Опыт внедрения и автоматизации управленческого учета

ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ И АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Вторым этапом внедрения и автоматизации управленческого учета является разработка специфических программных модулей. Как уже упоминалось в статье предыдущего номера, за базу была выбрана программа "1С: Предприятие 7.7" и, соответственно, для этого продукта было решено создавать надстройку.

На заметку. Распространена такая точка зрения на программное обеспечение: дешевле купить максимально "навороченную" программу и ее внедрить, чем взять "1С:" и отдельные блоки и написать надстройку под конкретную компанию. Почти в 100 процентах случаев это заблуждение. К примеру, что дешевле - купить пустую квартиру и сделать в ней ремонт по своему вкусу или приобрести квартиру с евроремонтом и встроенной мебелью и пытаться переделать ее под свой вкус свои запросы? Ответ очевиден. Так и с автоматизацией: большинство компаний на белорусском рынке пытаются продать свои надстройки и их внедрить, а не взять программу и блоки и построить систему управленческого учета.

Причины изменений

С момента предоставления первоначального технического задания (ТЗ) программистам разработанная консультантами система управленческого учета, как и само ТЗ, претерпела некоторые изменения. На причинах подобных изменений остановимся более подробно.

Несмотря на наличие нескольких десятков специализированных учебных заведений, выпускающих специалистов в области написания программного кода, курсов, обучающих специалистов конкретным технологиям либо языку программирования, на рынке IT-технологий наблюдается острый дефицит высококвалифицированных кадров. Данный факт приводит в уныние компании по разработке ПО, поскольку, во-первых, возникает необходимость переманивания специалистов из фирм-конкурентов, используя в качестве основного средства мотивации предложение большей зарплаты и лучших условий труда, а во-вторых, возникает ощутимое снижение качества конечного продукта и реальные задержки в сроках выполнения заказов. С данным явлением столкнулись и авторы данной статьи.

Перед тем как составлять подробное и детальное техническое задание, консультантов поставили перед фактом, что оно должно быть понятно обычному рядовому программисту "1С:", не имеющему никакого понятия об управленческом и бухгалтерском учетах. Конечно, тут же возникает вопрос, понимает ли программист вообще, что он кодирует?

Итак, в подробном техническом задании появились следующие документы:

   План счетов с аналитикой (табл. 1). По настоянию разработчиков из плана были убраны почти все субсчета, кроме действительно необходимых - товаров на складе и в рознице. Чтобы компенсировать потерю субсчетов, консультанты увеличили количество рабочих субконто до четвертых. Этого оказалось вполне достаточно, чтобы получать полную и оперативную аналитику в любых разрезах.

  

Таблица 1

План счетов УУ

Код	Наименование	Субконто 1	Субконто 2	Субконто 3	Субконто 4
00	Вспомогательный
01	ОС и НА	ОСНА	ЦФО
02	Амортизация ОС и НА	ОСНА	ЦФО
10	Материалы	Материалы
20	Затраты	Элементы затрат	ЦФО	Виды деятельности
26	Затраты прямо нераспределенные	Элементы затрат	ЦФО
41	Товары	Товары	ЦФО	Места хранения	Виды деятельности
50	Касса
51	Средства на счетах	Банковские счета	ЦФО
53	Средства на прочих счетах	Банковские счета	ЦФО
55	Аккредитивы	Банковские счета	ЦФО
57	Переводы в пути	ЦФО
60	Расчеты с поставщиками	Контрагенты	ЦФО
62	Расчеты с клиентами	Контрагенты	ЦФО
66	Займы и кредиты полученные	Контрагенты	ЦФО
68	Расчеты по налогам и сборам	Вид налога
69	Расчеты по соцстрахованию	Сотрудники	ЦФО
70	Расчеты с персоналом по оплате труда	Сотрудники	ЦФО
71	Расчеты с подотчетными лицами	Сотрудники	ЦФО
73	Расчеты с персоналом по прочим операциям	Сотрудники	ЦФО
75	Расчеты с акционерами	Акционеры	ЦФО
76	Расчеты с дебиторами и кредиторами	Контрагенты	ЦФО
80	Уставной фонд	Акционеры
81	ФА	Акционеры
82	Резервный фонд
84	Нераспределенная прибыль(непокрытый убыток)	ЦФО
86	Фонд развития
90	Реализация товаров, услуг	Виды деятельности	ЦФО	Сотрудники
91	Операционные доходы и расходы	Операционные доходы/расходы	ЦФО	Контрагенты	Виды деятельности
92	Внереализационные доходы и расходы	Внереализационные доходы/расходы	ЦФО	Контрагенты	Виды деятельности
93	Реализация и выбытие ОС и НА	ОСНА	ЦФО	Виды деятельности
97	Расходы будущих периодов	Расходы будущих периодов	ЦФО
99	Балансовая прибыль	Виды деятельности	ЦФО	Сотрудники

Справочники (табл. 2, 3). В описание каждого справочника входили следующие параметры: какая структура связей между данными (один к одному, один ко многим), что, соответственно, определяет наличие вложенной структуры и разных таблиц, набор атрибутов (с указанием типов данных для каждого) для каждой таблицы.

Таблица 2

Справочники

Тип данных	Название атрибута	Атрибуты вложенной структуры 1
Контрагенты:
строка	контрагенты
строка	полное наименование
справочник "Банковские счета"	р/с
число	УНН
Материалы:
число	№ номенкл.
строка	наименование
справочник "Единица Измерения"	ед. измерения
цена в EUR	цена
ОСНА:
число	инвентарный номер
строка	группа ОСНА
строка		объект ОСНА
цена в EUR		первоначальная стоимость
в годах		срок службы
Места хранения ТМЦ:
строка	наименование
Типы цен:
строка	наименование (покупная и т.д.)
строка	вид цены (оптовая и т.д.)
строка	комментарий
Виды деятельности:
строка	наименование
справочник Сотрудники		МОЛ
ЦФО:
строка	ЦФО
справочник "Сотрудники"		МОЛ
Расходы будущих периодов:
строка	наименование
план счетов УУ	счет затрат
Внереализацонные расх./дох.:
строка	наименование
Затраты, прямо не распределенные:
строка	наименование
справочник "Элементы затрат"	группа затрат
справочник "Базы распределения"	база распределения
Единицы измерения:
строка	единицы измерения
Наценки:
строка	вид наценки
Акционеры:
строка	акционеры
%	% акции
Валюты:
строка	валюта
строка	наименование
число	кратность
число	округление
число	курс Нацбанка РБ
число	собственный курс
Банковские счета:
справочник "Контрагенты"	контрагент
строка	наименование
число	номер
строка	банк
справочник "Валюты"	валюта
Сотрудники:
строка	ФИО
справочник ЦФО	ЦФО
день, месяц, год	дата принятия на работу
строка	должность
Операционные расходы/доходы:
строка	наименование
Налоги:
строка	вид налога
строка		налог
Базы распределения:
справочник "Элементы затрат"	прямо не распределяемый элемент затрат
справочник "Виды деятельности"		виды деятельности
число		коэффициент распределения

Таблица 3

Справочники

Тип данных	Название атрибута	Атрибуты вложенной структуры 1	Атрибуты вложенной структуры 2
Элементы затрат:
строка	группа затрат
строка		вид затрат
строка			элемент затрат
Товары:
строка	товарная группа
строка		брэнд
строка			наименование
цена в EUR			первая цена

1. Так же были использованы некоторые нестандартные подходы для решения технологических вопросов, такие как внесение собственной организации в справочник контрагентов в виде константы, что позволяет оперировать данными гораздо быстрее и исключает лишние справочники и связи.

После уточнения ТЗ разработчик предоставил для тестирования первичную версию программного обеспечения. В ходе тестирования возник ряд вопросов и замечаний, которые оформлялись протоколами претензий и передавались разработчику.

Пример записей в протоколе:

30.04

1) Во всех справочниках, имеющих древовидную структуру, проверить, чтобы папки имели в названии внесенные слова, а не код (1, 2 и т.д.). То же касается и момента, когда вносятся данные в таблицу из других справочников в форму (см. форму для заполнения значений для справочника "Базы распределения" в строчке "Виды деятельности").

2)   Справочник "Налоги" - не вводится название группы налогов.

3)   Справочник "ЦФО" - отсутствуют МОЛ.

4)   Справочник "Виды деятельности" - отсутствуют МОЛ.

5)   Справочник "ОСНА" - где вносится "объект ОСНА". Обязательно указать в сроке службы, что он в годах. Отсутствует группа ОСНА для названия папочек.

6)   Справочники "ОСНА", "Товары", "Элементы затрат", "ЦФО" - неправильные таблицы. Смысл в следующем: внешняя таблица должна отражать дерево папок слева (как у Вас и сделано, причем внимание на название папок там должно быть словесным, а не код) и таблицу с атрибутами только для этой папки справа. Например, для ОСНА: папки (название группы ОСНА) - слева, таблица с атрибутами "инвентарный номер", "группа ОСНА" - справа. При открытии какой-либо папки: слева те же папки, только развернутое дерево (как у Вас и есть), а справа - таблица уже для внесения объектов ОСНА с атрибутами "объект ОСНА", "Первоначальная стоимость", "Срок службы (лет)".

Третий этап внедрения и автоматизации управленческого учета

Третий этап внедрения управленческого учета связан с постановкой технического задания для отчетности и основных документов. Параллельно с этим было проведено восстановление отчетности за 2003 год (годовой отчет о прибылях и убытках) и 2004 год (ежемесячные отчеты о прибылях и убытках). Для полного восстановления отчетности планируется провести всеобъемлющую инвентаризацию.

Обратите внимание! При ведении записей о доходах и расходах необходимо четко формулировать, на что были потрачены средства предприятия, поскольку зачастую сами заказчики не могут вспомнить цели расходования тех или иных сумм. Четко и правильно сформулированные пояснения - залог минимальных искажений вашей отчетности и, соответственно, максимальной эффективности поставленного управленческого учета.

На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда исходя из записей о расходах невозможно было правильно определить, к какой статье расходов относятся определенные суммы. Более того, первоочередные трактовки некоторых записей были настолько далеки от реальности, что это приводило к повторным перепроверкам отчетов с целью устранить возможные ошибки. Подобные действия неизбежно приводят к дополнительной потере времени клиента на объяснение и уточнение тех или иных записей.

Что касается технического задания по отчетности, то для большей гибкости дальнейшего формирования результатов хозяйственной деятельности в выбранных периодах названия статей расходов вносятся самим пользователем и могут быть изменены в случае необходимости. Это позволяет и исключить потенциально нулевые, и добавить какие-либо новые статьи расходов и доходов.

При разработке основных документов за основу были взяты стандартные документы надстройки компании-разработчика. Специфика разрабатываемого консультантами учета позволяет использовать более универсальные документы для ввода информации, которые совмещают реквизиты сразу нескольких стандартных бухгалтерских документов и могут использоваться для ряда дополнительных операций. Все это дает возможность значительно сократить количество основных документов.

Обратите внимание! Уровень квалификации персонала компании-разработчика программного обеспечения можно определить из требований, предъявляемых им к постановке технического задания. Если приемлемым уровнем техзадания для документации является полное описание конструкции документа, включая типы данных, определения основных терминов и назначения документа, - стоит задуматься о правильности сделанного выбора. Профессионал никогда не станет переписывать код "с нуля" для модулей, базирующихся на его собственных разработках.

В нашем случае для ускорения процесса внедрения автоматизации были разработаны документы по подробному формату, перечисленные ниже.

Описание документа "Товарно-транспортная накладная" для системы управленческого учета

ТТН НА ПОСТУПЛЕНИЕ ТОВАРА Шапка

- Номер документа.

- Дата документа.

- Склад (из справочника складов).

- Поставщик (из справочника контрагентов).

- Валюта (по умолчанию - Константа Базовая валюта).

Табличная часть

- Товар (из справочника товаров).

- Количество.

- Цена.

- % скидки (наценки).

- Цена со скидкой (= Цена по прайсу х (1 - - % скидки / 100)).

- Сумма со скидкой (= Количество х Цена со скидкой).

- Сумма по учетному курсу ( = Сумма со скидкой х Валюта. Курс учетный).

Проводки документа

Дт	Кт	Сумма	Текст	Субконто Дт	Субконто Кт	Количество	Валюта	Сумма в валюте
41	60	Контрактная цена	Текст проводки	Брэнд	Контрагенты	Количество	Валюта	Итог ("Сумма в валюте")
				Товар	Условия расчетов
				Партия	Товар, услуга
				ЦФО	ЦФО

ТТН НА РЕАЛИЗАЦИЮ ТОВАРА Шапка

- Номер документа.

- Дата документа.

- Склад (из справочника складов).

- Покупатель (из справочника контрагентов).

- Валюта (по умолчанию - Константа Базовая валюта).

Табличная часть

- Товар (из справочника товаров).

- Количество.

- Вариант цены (из справочника вариантов цен).

- Цена по прайсу (из справочника товаров).

- % скидки (наценки).

- Цена со скидкой (= Цена по прайсу х (1 - - % скидки / 100)).

- Сумма со скидкой (= Количество х Цена со скидкой).

- Сумма по учетному курсу ( = Сумма со скидкой х Валюта. Курс учетный).

Для реализации ОС и материалов воспользуемся ручной операцией.

Проводки документа

Дт	Кт	Сумма	Текст	Субконто Дт	Субконто Кт	Количество	Валюта	Сумма в валюте
62	90	Итог ("Сумма по учетному курсу")	№ ТТН + Покупатель	Покупатель	Вид деятельности	Количество	Валюта	Итог ("Сумма в валюте"
90	41	Себестоимость	"Себестоимость товара"	Вид деятельности	Склад	Количество	Валюта	Итог ("Сумма в валюте"
					Номенклатура

ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА "ВЫПИСКА БАНКА" ДЛЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА Шапка

- Номер документа.

- Дата документа.

- Валюта (из справочника валют, по умолчанию - валюта РБ).

Табличная часть

- Вид движения (приход / расход).

- Корреспондентский счет (из плана счетов).

- Субконто 1, субконто 2, субконто 3 (аналитика корреспондентского счета).

- Сумма в валюте операции.

- Сумма в учетной валюте.

- Назначение платежа (текст).

- Максимальное количество субконто - 4.

Вид движения	Дт	Кт	Сумма в валюте операции	Сумма в учетной валюте	Текст	Субконто Дт	Субконто Кт
Приход/расход	51 (приход); корсчет (расход)	51 (расход); корсчет (приход)	Сумма операции	Сумма операции в учетной валюте	Назначение платежа	Субконто 1	Субконто 1
						Субконто 2	Субконто 2
						Субконто 3	Субконто 3

ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА "ВЫПИСКА ИЗ КАССЫ" ДЛЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА Шапка

- Номер документа.

- Дата документа.

- Валюта (из справочника валют, по умолчанию - валюта РБ).

Табличная часть

- Вид движения (приход / расход).

- Корреспондентский счет (из плана счетов).

- Субконто 1, субконто 2, субконто 3 (аналитика корреспондентского счета).

- Сумма в валюте операции.

- Сумма в учетной валюте.

- Назначение платежа (текст).

- Максимальное количество субконто - 4.

На данный момент осуществляется тестирование программных разработок управленческого учета и разработка вторичных документов.

Вид движения	Дт	Кт	Сумма в валюте операции	Сумма в учетной валюте	Текст	Субконто Дт	Субконто Кт
Приход/расход	50 (приход); корсчет (расход)	50 (расход); корсчет (приход)	Сумма операции	Сумма операции в учетной валюте	Назначение платежа	Субконто 1	Субконто 1
						Субконто 2	Субконто 2
						Субконто 3	Субконто 3

Напомним, что данная статья является заключительной в серии материалов, посвященных постановке и автоматизации управленческого учета. Нижепубликуемый материал представляет собой описание четвертого (заключительного) этапа этого процесса. Автоматизация проходила одновременно по бухгалтерскому и управленческому учету в реально существующей небольшой фирме (сфера ее деятельности - торговля и оказание двух видов услуг).

ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ И АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА *

Четвертый этап внедрения и автоматизации управленческого учета

На четвертом - заключительном - этапе постановки управленческого учета были разработаны основные специфические документы, а также сделаны необходимые исправления в предыдущей разработке.

Специфическими документами явились акт выполненных работ, отчет мастера и отчет администратора. Дадим более полную характеристику этим документам.

АКТ выполненных работ

Акт выполненных работ - специфический документ учета оказанных услуг и использованных при этом материалов. Документ состоит из двух частей. Первая часть - учет оказанных услуг по прейскуранту, с которых начисляется сдельная зарплата основному персоналу (рис. 1).

 

_{Рисунок 1. Первая часть акта выполненных работ}

Вторая часть - прикрепленная накладная на списание используемых товаров и материалов в процессе оказания тех или иных услуг. Расход материалов производится по граммам и миллилитрам, поэтому для справочника "Товары" были созданы единицы пересчета из базовых в дополнительные. Таким образом,здесь имеет место дробное списание товара (например, 1/10 штуки) (рис. 2).

_{Рисунок 2. Вторая часть акта выполненных работ}

Отчеты мастера и администратора

Отчет мастера является одновременно и разработкой для внутренней отчетности мастера перед бухгалтером по количеству использованного материала, и базой для начисления ему заработной платы. Ставки процентов для начисления заработной платы указываются для каждого мастера и администратора в справочнике "Сотрудники". Таким образом, заработная плата для основного персонала рассчитывается автоматически (рис. 3).

 

_{Рисунок 3. Отчет администратора}

Кроме заработной платы, отчеты мастера и администратора включают другую полезную информацию, позволяющую оценить эффективность работы сотрудника в целом. Это процент использования материалов, среднее время, потраченное на одного клиента, средняя прибыль с одного клиента, коэффициент полезного действия работы. К тому же имеется возможность отслеживать постоянных клиентов и заносить их в списки контрагентов, имеющих постоянную скидку (рис. 4).

 

_{Рисунок 4. Отчет мастера}

В довершение ко всему были доработаны документы на начисление амортизации по пробегу (для группы основных средств - автопарк) и закрытие месяца. На данный момент финальная версия программы проходит последнее тестирование, после чего можно приступить к инвентаризации и вводу остатков.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1.   Ансофф И. Стратегическое управление. - М.: Экономика,1999.

2.   Виханский О. С. - Стратегическое управление - М.: Гардарики, 2003.

3.   Виханский О. С. Наумов А. И. - Менеджмент - М.: Гардарики, 2003.

4.   Герчикова И. Н. Менеджмент: учебник для вузов. М.: ЮНИТИ «Банки и биржи», 1999.

5.   Гусев Ю.В. Стратегия развития предприятий.- СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 2002.

6.   Кохно П. А. / Микрюков В.А./ Коморов С. Е. Менеджмент. М.: Финансы и статистика, 1997.

7.   Любинова Н. Г. Менеджмент - путь к успеху. М.: ВО Агропромиздат, 1999.

8.   Петров А.Н. Стратегическое планирование развития предприятия: учебное пособие. - СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 1993.