Планирование персонала как часть стратегического плана предприятия

Содержание

Введение

1. Планирование персонала как часть стратегического плана предприятия

1.1 Сущность, цели и задачи кадрового планирования

1.2 Определение потребности в персонале

2. Характеристика рекрутинга в г. Омске

2.1 Разработка методик поиска и отбора специалистов для предприятия

Список источников и литературы

Введение

Основой эффективного управления предприятием является всесторонняя оценка бизнеса. Рассмотрению и анализу подвергаются следующие "области результатов": изделия (услуги); рынки (потребители, конкуренты и каналы сбыта); соотношение вклада "областей результатов" в части доходов и долей расходов, которые они вызывают; позиция руководства и перспективы каждой "области результатов"; выделение каждой области основных ресурсов. Основная часть решений, касающихся производства, сбыта продукции, установления контактов с поставщиками и клиентами переходит в компетенцию организаций. Кроме того, появляются такие новые факторы, как интернационализация экономики, множество конкурентов во всех сферах деятельности, изменение правил функционирования организаций. Сама организация несет ответственность за создание ресурсов, обеспечивающих возможность ее развития и удовлетворения запросов коллективов и отдельных личностей.

В 90-х годах ХХ в. в теории управления организациями происходит изменение общей парадигмы управления. Персонал начинает рассматриваться как основной ресурс фирмы, определяющий в первую очередь успех деятельности всей организации. Одновременно усиливается внимание к стратегическим вопросам управления деятельностью организаций. Ведь для того чтобы добиться оптимального функционирования, предприятие должно выбрать наиболее приемлемую и адаптированную стратегию, которая, в свою очередь, должна строиться на сильных позициях и использовании возможностей. Одной из главных стратегических задач предприятия является проблема выбора сфер бизнеса, в где оно намерено осуществлять свою деятельность, что связано с обеспечением равновесия между кратко- и долгосрочной прибыльностью.

Управление персоналом признается одной из наиболее важных сфер жизнедеятельности предприятия, способной многократно повысить его эффективность. Методологически - это сфера управления кадрами и социальным развитием коллектива. Большую часть объема работ по управлению кадрами выполняют линейные руководители. Новые службы управления персоналом создаются, как правило, на базе традиционных служб: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности. Задачи новых служб заключаются в реализации кадровой политики по управлению трудовыми ресурсами в организации. В связи с этим они начинают расширять круг своих функций и от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным движением, предотвращению конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов.

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что стратегическое управление персоналом в такой ситуации приобретает особую значимость: оно позволяет обобщить и реализовать целый спектр вопросов адаптации этих ценностей. Обобщение опыта отечественных и зарубежных организаций позволяет сформировать главную цель системы управления персоналом: обеспечение кадрами, организация их эффективного использования, профессионального и социального развития.

Отсюда вытекает одна из основных задач при разработке стратегии предприятия - планирование персонала с целью обогащения труда и производственного развития работников предприятия.

Методологической основой структуры работы и логической связи в ней вопросов найма и отбора персонала предприятия в современных условиях послужили разработки отечественных и зарубежных ученых в области стратегического и финансового менеджмента, психологии управления, маркетинга и менеджмента, теории анализа хозяйственной деятельности. При написании работы использовались учебные пособия и учебники, монографии и научные статьи в периодических изданиях.

1. Планирование персонала как часть стратегического плана предприятия 1.1 Сущность, цели и задачи кадрового планирования

Концепцию долгосрочной, ориентированной на будущее кадровой политики, учитывающей все "человеческие" аспекты, можно реализовать с помощью кадрового планирования. Этот метод управления персоналом позволяет согласовывать и уравновешивать интересы работодателей и работополучателей в рамках реализации стратегии предприятия.

Цель кадрового планирования заключается в том, чтобы предоставить работающим рабочие места в нужное время и в необходимом количестве в соответствии как с их способностями и склонностями, так и с требованиями производства. Рабочие места с точки зрения производительности и мотивации должны позволить работающим оптимальным образом развивать свои способности, обеспечивать эффективность труда и отвечать требованиям создания условий труда и обеспечения занятости.

Кадровое планирование осуществляется как в интересах организации, так и в интересах ее персонала. Для организации важно располагать в нужное время, в нужном месте, в нужном количестве и с соответствующей квалификацией таким персоналом, который необходим для решения производственных задач, достижения целей организации. Кадровое планирование должно создавать условия для мотивации более высокой производительности труда и удовлетворенности работой. Одной из задач кадрового планирования является учет интересов работников организации.

Важно иметь в виду, что кадровое планирование эффективно тогда, когда оно интегрировано в общий процесс планирования в организации.

Кадровое планирование реализуется посредством осуществления целого комплекса взаимосвязанных мероприятий, объединенных в оперативном плане работы с персоналом. Для разработки оперативного плана работы с персоналом необходимо с помощью специально разработанных анкет собрать следующие данные: о постоянном составе персонала (имя, отчество, фамилия, место жительства, возраст, время поступления на работу и т.д.); о структуре персонала (квалификационная, половозрастная, национальная структура; удельный вес инвалидов, удельный вес рабочих, служащих, квалифицированных рабочих и т.д.); о текучести кадров; о потере времени в результате простоев, по болезни; о продолжительности рабочего дня (полностью или частично занятые, продолжительность отпусков); о зарплате рабочих и служащих (структура зарплаты, дополнительная заработная плата, надбавки, оплата по тарифу и сверх тарифа); об услугах социального характера, предоставляемых государством и правовыми организациями [11.149 - 158].

Анкеты следует составлять таким образом, чтобы наряду с производственными целями они могли служить и кадровому планированию.

Информация о персонале представляет собой совокупность всех оперативных сведений, а также процессов их обработки для кадрового планирования. Информация о персонале должна отвечать требованиям:

простоты - это значит, что информация должна содержать столько данных и только в том объеме, сколько необходимо в данном конкретном случае;

наглядности - сведения должны дать возможность быстро определить главное, например таблицы, графики, цветное оформление материала;

однозначности - сведения должны быть ясными, в их толковании должна быть семантическая, синтаксическая и логическая однозначность;

сопоставимости - сведения должны приводиться в сопоставимых единицах;

преемственности - сведения о кадрах, подаваемых за разные временные периоды, должны иметь одну методику подсчетов формы представления;

актуальности - сведения должны быть свежими, оперативными и своевременными, т.е. представляться без задержек.

Планирование потребности в персонале является начальной ступенью процесса кадрового планирования. Оно базируется на данных об имеющихся и запланированных рабочих местах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей. При определении потребности в персонале рекомендуется участие руководителей соответствующих подразделений.

Задачей планирования привлечения персонала является удовлетворение в перспективе потребности в кадрах за счет внутренних и внешних источников (табл. 1). Одна из проблем работы с персоналом в организации при привлечении кадров - планирование трудовой адаптации, основа которого - постепенная врабатываемость работника в новых профессиональных и социально-экономических условиях труда. Следует отметить наличие различных подходов к решению проблемы удовлетворения потребности в персонале на предприятиях разных стран.

В Японии наем персонала осуществляют, как правило, на низшие должности. Это связано с доминирующей на многих японских предприятиях политикой "пожизненного найма", а также с некоторыми особенностями японской системы образования, при которой будущий сотрудник какой-либо фирмы готовится как специалист "широкого профиля", обладающий в большей степени общемировоззренческой, а не узкоспециализированной подготовкой. Считается, что овладение конкретными навыками труда - это прерогатива конкретной японской фирмы, а не учебного заведения. Отсюда покрытие потребности в персонале низших должностей на японских предприятиях осуществляется за счет внешних источников, а потребности в персонале более высоких должностей - за счет внутренних источников.

Западноевропейские (в частности, германские) предприятия во многих случаях отдают предпочтение внутренним источникам покрытия потребности в персонале, хотя формально условия конкурса за замещение вакантной должности равнозначны как для внешних претендентов, так и для собственных сотрудников предприятия. Американские фирмы не делают различия по значимости внутренних и внешних источников покрытия потребности в персонале, предоставляя равные возможности при отборе на вакантную должность как своим сотрудникам, так и внешним претендентам.

Таблица 1 - Преимущества и недостатки внутренних и внешних источников привлечения персонала

Преимущества привлечения	Недостатки привлечения
Внутренние источники привлечения персонала
появление шансов для служебного роста (повышение степени привязанности к организации, улучшение социально-психологического климата на производстве)	возникновение напряженности или соперничества в коллективе в случае появления нескольких претендентов на должность руководителя
претендентов на должность хорошо знают в организации	ограниченные возможности для выбора кадров
претендент на должность знает данную организацию	появление панибратства при решении деловых вопросов, так как еще вчера претендент на должность руководителя был наравне с коллегами
сохранение уровня оплаты труда, сложившегося в данной организации (претендент со стороны может предъявить более высокие требования к оплате труда, существующие на рынке труда)
быстрое заполнение освободившейся штатной должности, без длительной адаптации	нежелание отказать сотруднику, имеющему большой стаж работы в данной организации
низкие затраты на привлечение кадров
рост производительности труда (если переход на новую должность совпадает с желанием претендента)	снижение активности рядовых работников, претендующих на должность руководителя, по причине того, что автоматически преемником становится заместитель руководителя
высокая степень управляемости сложившейся кадровой ситуацией
освобождение занимаемой должности для роста молодых кадров данной организации	количественно перевод на новую должность не удовлетворяет потребность в кадрах
"прозрачность" кадровой политики
возможность целенаправленного повышения квалификации персонала	удовлетворяется потребность только качественная, но через переподготовку или повышение квалификации, что связано с дополнительными затратами
появление возможности избежать всегда убыточной текучести кадров
решается проблема занятости собственных кадров
повышение мотивации, степени удовлетворенности трудом
Внешние источники привлечения кадров
более широкие возможности выбора появление новых импульсов для развития организации новый человек, как правило, легко добивается признания в коллективе прием на работу покрывает абсолютную потребность в кадрах	более высокие затраты на привлечение кадров высокий удельный вес работников, принимаемых со стороны, способствует росту текучести кадров ухудшается социально-психологический климат в организации высокая степень риска при прохождении испытательного срока плохое знание организации длительный период адаптации блокирование возможностей служебного роста для работников организации

Планирование высвобождения или сокращения персонала имеет существенное значение в процессе кадрового планирования. Вследствие рационализации производства или управления образуется избыток рабочей силы. Планирование высвобождения персонала позволяет избежать передачи на внешний рынок труда квалифицированных кадров и создания для них социальных трудностей. Данное направление деятельности по управлению персоналом практически не получило до последнего времени развития в отечественных организациях. Планирование работы с увольняющимися сотрудниками базируется на классификации видов увольнений. Критерием классификации выступает степень добровольности ухода работника из организации (по инициативе работника, по инициативе работодателя, в связи с выходом на пенсию). Ввиду важности такого события, как уход из организации, главной задачей службы управления персоналом при работе с увольняющимися работниками является максимально возможное смягчения перехода в иную производственную, социальную, личностную ситуацию. Отношение организации к пожилым сотрудникам является мерилом уровня культуры управления и цивилизованности экономической системы.

Планирование использования кадров осуществляется посредством разработки плана замещения штатных должностей. Наряду с учетом квалификационных признаков при определении места работы необходимо учитывать психические и физические нагрузки на человека и возможности претендента в этой области. При планировании использования персонала следует предъявлять к нему такие требования, которые бы не становились причиной профессиональных заболеваний, наступления ранней инвалидности, производственного травматизма. Необходимо обеспечить условия труда, достойные человека. Особое внимание следует уделять вопросам занятости молодежи, женщин, пожилых работников, лиц с ограниченными физическими и психическими возможностями. Эти категории работников особенно важно использовать в соответствии с их квалификацией и реальными возможностями [11.149 - 158].

В организациях существует потребность в обучении, включающем переподготовку и повышение квалификации работников. Планирование обучения персонала охватывает мероприятия по внутриорганизационному, внеорганизационному обучению и самоподготовке, позволяет использовать собственные производственные ресурсы работающих без поиска новых высококвалифицированных кадров на внешнем рынке труда. Кроме того, такое планирование создает условия для мобильности, мотивации и саморегуляции работника. Оно ускоряет процесс адаптации работника к изменяющимся условиям производства на том же самом рабочем месте.

Расходы на персонал являются основой разработки производственных и социальных показателей организации. Доля расходов на персонал в себестоимости продукции имеет тенденцию к росту, что обусловлено: отсутствием прямой зависимости между затратами на персонал и производительностью труда; внедрением новых технологий, которые предъявляют более высокие требования к квалификации персонала (он становится более дорогим); изменением законов в области трудового права, появление новых тарифов и общее повышение цен.

При планировании расходов на персонал следует иметь в виду следующие статьи затрат: основная и дополнительная зарплата; отчисления на социальное страхование; расходы на командировки и служебные разъезды; расходы на подготовку и повышение квалификации; расходы, на жилищно-бытовое и культурное обслуживанием, здравоохранение, отдых, приобретение спецодежды. Следует планировать расходы на охрану труда, создание более благоприятных условий труда, здорового психологического климата. Если в организации большая текучесть кадров, то появляются дополнительные расходы, связанные с поисками новой рабочей силы, ее инструктажем и освоением работ. При высокой текучести кадров растут размер оплаты сверхурочных работ, брак и простои, повышается уровень заболеваемости и т.д. Все это ведет к увеличению расходов на персонал.

По мере развития рыночных отношений появляется необходимость учитывать новые виды затрат, связанные с участием работников в прибылях и капитале организации.

 

1.2 Определение потребности в персонале

Определение потребности в персонале - одно из важнейших направлений маркетинга персонала, позволяющее установить на заданный период времени качественный и количественный состав персонала.

Качественная потребность, т.е. потребность по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификационных требований к персоналу, рассчитывается исходя из:

профессионально-квалификационного деления работ, зафиксированных в производственно-технологической документации на рабочий процесс;

требований к должностям и рабочим местам, закрепленным в должностных инструкциях или описаниях рабочих мест;

штатного расписания организации, где фиксируется состав должностей;

документации, регламентирующей различные организационно-управленческие процессы с выделением требований по профессионально-квалификационному составу исполнителей.

Расчет качественной потребности по профессиям, специальностям и т.п. сопровождается одновременным расчетом количества персонала по каждому критерию качественной потребности. Общая потребность в персонале находится суммированием количественной потребности по отдельным качественным критериям. Качественная потребность в специалистах и руководителях может быть определена путем последовательной разработки следующих организационных документов: системы целей как основы оргструктуры управления; общей организационной структуры, а также организационных структур подразделений; штатного расписания; должностных инструкций (описаний рабочих мест) специалистов и руководителей.

Задача определения количественной потребности в персонале сводится как к выбору метода расчета численности сотрудников, так и к установлению исходных данных для расчета и непосредственному расчету необходимой численности работников на определенный временной период.

Следует отметить, что принципиальных отличий в подходах к определению численности персонала, принятых в отечественной и зарубежной практике, не наблюдается. Можно выделить несколько основных методов расчета количественной потребности в персонале [11.149 - 158].

Метод, основанный на использовании данных о времени трудового процесса. Данные о времени процесса дают возможность рассчитать численность рабочих-сдельщиков или рабочих-повременщиков, количество которых определяется непосредственно трудоемкостью процесса. Количество рабочих мест может быть определено дифференцированно по профессиональным видам работ, по квалификационной сложности работ при выделении исходных данных о времени изготовления изделия в соответствии с качественными параметрами потребности в персонале.

Метод расчета по нормам обслуживания. В зарубежной литературе принято название "агрегат-метод", показывающее зависимость рассчитываемой численности от количества обслуживаемых машин, агрегатов и других объектов.

Метод расчета по рабочим местам и нормативам численности. Данный метод следует рассматривать как частный случай использования метода норм обслуживания, так как и необходимое число работников по числу рабочих мест, и нормативы численности устанавливают, исходя из норм обслуживания. В качестве специфического случая применения метода норм обслуживания следует рассматривать определение численности руководителей через нормы управляемости. В качестве общих рекомендаций по их установлению можно принять следующие:

для руководящих должностей в подразделениях со значительным удельным весом работ творческого нестандартного характера, высокой квалификации или частыми отклонениями от заранее намеченной технологии процесса норма управляемости должна лежать в пределах 5-7 человек;

для руководящих должностей в подразделениях с достаточно устоявшимся характером работ, в значительной мере определяемым стандартными организационно-управленческими процедурами, норма управляемости должна лежать в пределах 10-12 человек;

в любом случае норма управляемости не должна превышать 15-17 человек, иначе коллектив становится неуправляемым.

Применяемый в расчетах по всем методам определения численности коэффициент пересчета явочной численности в списочную позволяет учесть вероятное отсутствие персонала на рабочих местах в учение планового промежутка времени из-за: болезни; очередного или дополнительного отпуска; отпуска по учебе; прочих уважительных причин. Указанный коэффициент пересчета можно определить, исходя из баланса полезного фонда времени одного работника для планового календарного промежутка времени, через отношение числа фактических рабочих дней к общему числу календарных рабочих дней.

Для расчета численности персонала можно использовать также некоторые статистические методы. Их условно делят на две основные группы: стохастические методы; методы экспертных оценок.

Стохастические методы расчета основываются на анализе взаимосвязи между потребностью в персонале и другими переменными величинами (например, объемом производства). При этом в расчет принимаются данные за предшествующий период и предполагается, что потребность в будущем будет развиваться по аналогичной зависимости. Как правило, для расчета используются такие факторы, которые не требуют сложных математических действий, но дают вполне приемлемые результаты. Наиболее часто применяются следующие методы: расчет числовых характеристик; регрессионный анализ; корреляционный анализ.

Расчет числовых характеристик применяется, как правило, в том случае, когда потребность в персонале в значительной мере связана с каким-либо фактором и эта связь достаточно стабильна. Например, при расчете численности ремонтного персонала используются следующие данные: объемы производства за прошедший год; трудоемкость ремонта за этот период. На основе таких данных рассчитывается показатель трудоемкости ремонта на единицу выпуска продукции, исходя из которого определяется объем ремонтных работ на плановый период.

Регрессионный анализ предполагает установление линейной зависимости между численностью персонала и влияющими на нее факторами. Корреляционный анализ устанавливает тесноту связи между несколькими параметрами. Это может быть зависимость, определяющая степень влияния какого-либо параметра (например, объема производства или услуг) непосредственно на численность персонала. В другом случае это может быть зависимость, определяющая тесноту связи одного или нескольких параметров с другими параметрами, значительное влияние которых на численность персонала установлено. Теснота связи между параметрами выражается коэффициентом корреляции. Взаимосвязь тем выше, чем выше коэффициент корреляции.

Применение методов экспертных оценок производится с использованием опыта специалистов и руководителей. Эти методы подразделяются на: простую оценку; расширенную оценку, включающую как однократную, так и многократную экспертную оценку.

При простой оценке потребность в персонале оценивается руководителем соответствующей службы. Метод не требует каких-либо существенных затрат, однако его недостаток состоит в том, что эта оценка достаточно субъективна. Расширенная экспертная оценка проводится группой компетентных работников (экспертов). В зависимости от характера опроса различают однократную и многократную экспертные оценки. В процессе однократной экспертной оценки планируемая потребность в персонале оценивается каждым членом экспертной группы вот дельности и затем согласовывается между всеми ее членами. Недостатком здесь является то, что при определенных обстоятельствах Групповая оценка может быть искажена под воздействием более авторитетного члена группы экспертов.

С целью обеспечения объективности групповой оценки проводится многократная экспертная оценка, известная в практике как метод Дельфи. Суть ее состоит в том, что первичная экспертная оценка потребности в персонале обобщается и доводится до сведения всех членов группы. Обобщенный результат второй экспертной оценки закладывается в прогноз потребности персонала на предстоящий период.

При расчете потребности в кадрах следует учитывать, что она формируется по трем основным направлениям:

потребность на планируемый объем производства или услуг (в условиях заданной или меняющейся технологии) с учетом имеющейся численности работающих;

покрытие предполагаемого (планового) выбытия персонала;

покрытие внепланового выбытия персонала.

К плановому выбытию персонала относятся:

сокращение численности работников в связи с уменьшением объемов производства или услуг;

направление сотрудников в длительную командировку (на обучение, стажировку и т.п.);

уход на длительный период в отпуск по уходу за детьми и т.п.

В этих случаях выбытие персонала можно с той или иной точностью прогнозировать и заблаговременно принять меры по приему или перестановке работников.

Большую сложность для планирования представляет выбытие персонала по внеплановым причинам. К ним относятся, как правило, причины увольнения работника по собственному желанию. В этом случае планирование выбытия кадров может производиться на основе статистических данных о численности работников, уволенных по указанным причинам за последние 3-5 лет [11.149 - 158].

2. Характеристика рекрутинга в г. Омске

Омск - один из крупнейших промышленных городов России, мегаполис с почти миллионным населением.

В отраслевой структуре промышленного комплекса города ведущая роль принадлежит машиностроению и металлообработке, пищевой, легкой промышленности и производству строительных материалов.

По официальным данным, количество свободных рабочих мест и вакантных должностей на сегодня составляет более 13 тысяч.

Более всего в Омске востребованы разнорабочие, строители и работники промышленности. Остро стоит проблема в квалифицированных кадрах IT-области, финансов и транспорта, управленцах среднего и высшего звена. Одной из уникальных систем, направленных на быстрый и эффективный поиск работы в Омске, является JOBS.ru. Этот ресурс пользуется достаточным авторитетом, что обеспечивает большой поток вакансий от работодателей и резюме от соискателей.

Вакансии в Омске по данным сайта JOBS.ru.

WEB-специалисты (25) Бухгалтерия, банк, финансы, аудит (63) Временная работа, работа на дому (6) Дизайн, оформление, креатив (7) Производство, рабочие специальности (24) Компьютерные технологии, IT (120) Медицина, фармация (12) Менеджеры среднего звена (55) Образование, наука, воспитание (8) Офисный персонал, HR (38) Полиграфия, издательство (6) Работа за рубежом (18)

Разное (20) Реклама, маркетинг, PR (34) Ресторанный бизнес, кулинария (9) Руководство, топ-менеджмент (31) Служба безопасности, охрана (6) СМИ, редактирование, переводы (11) Строительcтво, недвижимость (34) Сфера услуг (4) Телекоммуникации, связь (2) Торговля, продажи (89) Транспорт, автосервис (9) Туризм, спорт (4) Юриспруденция, страхование (19)

В Омске работает 12 высших учебных заведений (включая Омский государственный университет).

Широко развита сеть профессиональных курсов по бизнесу, изучению иностранных языков, по овладению компьютерными технологиями и т.д.

В системе среднего и высшего образования укрепляется роль лицеев. Их сегодня 6, и они ведут подготовку специалистов по широкой тематике. В Омске хорошо развита и общеобразовательная сеть, насчитывающая 183 общеобразовательных школы, включая лицеи, гимназии и специализированные заведения.

Рассмотрим кадровую политику в контексте найма и отбора персонала на примере одного из крупных предприятий г. Омска - ГУ УФПС Омский почтамт. Сильное влияние оказывает на кадровую политику Омского почтамта внешняя среда, её факторы. Прежде всего - это рынок труда г. Омска. Его состояние не позволяет на настоящий период времени удовлетворить потребности предприятия в высококвалифицированных кадрах рабочих профессий. При проведении мониторинга уровня оплаты труда персонала предприятий города Омска в марте 2006 года были сделаны выводы и о состоянии рынка труда по интересующим предприятие специалистам. Из "Аналитической справки" от 2006 года: "На данный момент времени рабочие профессии не престижны, хотя спрос на них велик.

Специалисты с высокой квалификацией имеют возможность получать высокую заработную плату, иногда выше, чем специалисты с высшим образованием. Для заполнения вакансий необходимо поднять нижний порог заработной платы выше, чем на предприятиях города.

Оплата труда по многим профессиям и должностям не соответствует прожиточному минимуму работника. Поэтому человек предпочитает случайные заработки постоянной мало оплачиваемой работе".

Такая ситуация на рынке труда сложилась в связи с рядом обстоятельств:

упал престиж рабочих профессий;

сократилось число профессионально-технических училищ, сократился качественный состав преподавателей, устарела производственная база;

высококвалифицированные работники периодически работают в Москве, в связи с чем возрастает их стоимость.

Анализируя потребности предприятия в управленческих кадрах среднего звена, специалисты отдела управления персоналом пришли к выводу о том, что потребность в таких кадрах может возникнуть через 5-7 лет, Приведу выдержку из справки по руководящему составу предприятия от 2006 года, определившей задачу привлечения специалистов-управленцев: "Усилить работу по подбору выпускников профильных учебных заведений, учитывая требования и запросы молодых специалистов, создать бытовые условия для их проживания, так как в большинстве своём выпускники будут иногородние по причине отсутствия профильных учебных заведений в городе".

Для описания обязанностей кадровой службы воспользуемся информацией отдела по кадрам.

Задачи отдела:

Организация работы по обеспечению подбора, расстановки, изучения и использования рабочих кадров и специалистов, участие в формировании стабильного коллектива, создание кадрового резерва и работа с ним; служащими, руководящими работниками и специалистами;

Разработка текущих и перспективных планов комплектования предприятия кадрами с учетом изменения внешней и внутренней среды предприятия;

Анализ состава, деловых и других качеств специалистов предприятия с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей, входящих в номенклатуры руководителя предприятия,

Представление руководству предприятия предложения по улучшению расстановки и использованию рабочих кадров;

Подготовка и систематизация материалов на работников при собеседовании и реализации совместно с соответствующими подразделениями предприятия решений аттестационной комиссии;

Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с Трудовым Кодексом РФ;

Изучение текучести движения кадров, причин текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению;

Принятие мер по трудоустройству высвобождающихся специалистов;

Осуществление систематического контроля и инструктажа работников по учету кадров.

Общее описание рабочего процесса:

Ведущий инженер выполняет ответственную работу по управлению деятельностью организации. Он несет ответственность за разработку кадровых программ, которые включают прием на работу, конкурсное собеседование, оценку работников и назначение их на должности, проведение аттестации, составление рекомендаций по изменению статуса работников организации, а так же создание системы распределения информации среди работников.

Ведущий инженер работает под общим контролем начальника отдела по управлению персоналом, при этом он может проявить инициативу и иметь независимое мнение по выполнению возложенных на него задач. Кроме того, он выполняет следующие функции:

Зачисляет на должность работников, прошедших испытательный срок; перемещает по должности и увольняет постоянных работников;

Организует тестирование работников;

Разрабатывает системы обучения персонала;

Разрабатывает систему оценки деятельности и обучает руководителей методам оценки деятельности подчиненных;

Организует и координирует работу по ведению кадровой документации;

Выполняет управление персоналом, включая отбор, назначение на должности и оценку работников.

Степень ответственности: отвечает за разработки, проводимые отделом кадров, специализирующемся на управлении персоналом.

Отдел по управлению персоналом должен решать: какие источники могут быть использованы при привлечении кандидатов на работу. Необходимо использовать внутренние и внешние источники.

При наборе персонала из внутренних источников, необходимо использовать такие методы, как проведение внутреннего конкурса, совмещение профессий, ротация. При проведении внутреннего конкурса, служба персонала извещает все подразделения об открывшихся вакансиях, о возможности привлечения знакомых, друзей требовать максимальных результатов от вновь-принятого работника в первые месяцы работы не стоит.

Если организация находится в стадии интенсивного роста целесообразно использование внутренних источников комплектования управленческих кадров путем перемещения руководителей. Например, повышение или понижение в должности с расширением или уменьшением круга должностных обязанностей, увеличением или уменьшением прав и повышением или понижением уровня деятельности. Одной из важнейших задач службы управления персоналом является полное раскрытие потенциала сотрудников и создание благоприятных условий для его реализации. И здесь не обойтись без серьезного кадрового резерва. Опыт других организаций показывает, что сотрудников, зачисленных в резерв, наблюдается: повышение уровня профессиональных знаний и профессионального мастерства; целенаправленное и систематическое обновлений знаний; способность к использованию оптимальных решений.

Еще одним способом поиска персонала является самостоятельный поиск персонала через средства массовой информации. Необходимо правильно оценить те средства массовой информации, к которым происходит обращение. Целесообразно дать объявление в газету, обычно такие объявления предприятие дает в газету "Омский рабочий", в службу занятости Советского района г. Омска. Прежде чем принимать решения о подборе новых сотрудников, менеджер по персоналу должен оценить, все ли средства, являющиеся своеобразной альтернативой найму, использованы в организации. К ним относятся: сверхурочная работа, повышение интенсивности труда; структурная реорганизация. Решение во многом зависит от того, кто использует метод, или того, кого он привлекает в качестве эксперта. Для достижения наибольшей эффективности управлению Омского почтамта необходимо придерживаться следующих правил:

объективно - вне зависимости от какого-либо частного мнения или отдельных суждений;

надежно - относительно свободно от влияния ситуативных факторов (настроения, погоды, прошлых успехов и неудач, возможно случайных);

процесс оценивания и критерии оценки должны быть доступны не узкому кругу специалистов, а понятны оценщикам, наблюдателям, оцениваемым;

проведение оценочных мероприятий должно не дезорганизовывать работу коллектива, а встраиваться в общую систему кадровой работы в целом. В них должна запрашиваться информация наиболее необходимая для выяснения производительности будущего претендента. Эта информация должна касаться прошлой работы, склада ума, ситуаций, с которыми приходилось сталкиваться, но так, чтобы на их основе можно было бы провести стандартизированную оценку претендента. Вопросы анкеты должны быть нейтральны и предполагать любые возможные ответы, включая возможность отказа от ответа. Пункты должны вытекать один из другого.

Третьей ступенью является беседа по найму (интервью). Именно на основе этого этапа отбора принимаются основные решения по отбору кандидатуры. Для опытного интервьюера такая беседа - огромный источник информации. Следующим этапом может явиться тестирование. Источник информации, который может дать сведения о профессиональных способностях, психологической устойчивости и умениях кандидата. Описать как потенциальные установки, ориентации человека, так и те конкретные способы деятельности, которыми он уже фактически владеет. Следующей ступенью является медицинский осмотр. Кандидату необходимо предоставить медицинскую справку установленной формы. Делается это по следующим причинам - необходимо знание физического состояния заявителя в момент найма в случае подачи работниками жалоб по поводу компенсаций;

При описании рабочего места необходимо изложить суть рабочего процесса, обязанности работника и степень его ответственности, сведения об условиях работы. Предприятию Омский почтамт необходимо предъявлять к своим работникам следующие качества: исполнительность, аккуратность, профессионализм, ответственность.

 

2.1 Разработка методик поиска и отбора специалистов для предприятия

Почта в традиционном понимании - это доставка газет и писем, прием посылок, переводов, заказных отправлений. Но это были раньше. Новые веяния и технологии затронули почтовую связь не меньше, чем другие отрасли. Появились новые услуги - коллективные пункты доступа в Интернет, продажа товаров народного потребления, автострахование, ксерокопирование и другое. Новые технологии изменили привычные почтовые операции. Так, на смену почтовым переводам пришли электронные переводы. Новые услуги и технологии изменили требования к подбору кадрового состава. Если раньше было достаточно неполного среднего и среднетехнического образования, то теперь необходимо средне - специальное и высшее образование. Компьютеризация контрольно-кассовых аппаратов потребовала не только новых знаний и умений от операторов и руководства ОПС, но и от технического персонала, обслуживающего контрольно-кассовые аппараты. Всем им необходимо знание компьютерных программ и основам технического обеспечения.

На почте появились факсы и копировальные машины, ремонт и обслуживание которых также требует более высоких знаний.

Еще 10-15 лет назад на почте работали женщины старше 40 лет, практически не было мужчин, и молодежь не шла работать на почту. Теперь картина меняется. На предприятие приходит достаточно много молодежи, которой интересно работать на почте, несмотря на невысокую зарплату. Кроме того, работа на почте стабильна и будет всегда, потому что всегда люди будут писать письма, подписываться на газеты и журналы. С развитием новых технологий Почта России стала нуждаться в технических специалистах: программистах, электромеханиках по обслуживанию электронной техники, - а это мужские специальности, - и соотношение между мужчинами и женщинами стало меняться. Почта идет своим путем. Причем, очень быстро. В июле этого года завершилось объединение, и теперь центральный аппарат почты управляет 84 филиалами. При этом во ФГУП "Почта России" уже ввели на уровне пилотных проектов единую систему оплаты труда, провели первый этап конкурса кадрового резерва, первыми в отрасли ввели аттестацию руководящих кадров.

Структура организации как система норм и статусов становятся рабочим компонентом предприятия только после насыщения ее сотрудниками, усилиями которых реализуются цели организации, создаются ее продукты. Обеспечение качественного комплектования кадрами и осуществление контроля соответствия кадрового состава организации стоящим перед ней целями - задачи службы персонала. Публикации по управлению человеческими ресурсами свидетельствуют, что в настоящее время усиливается стратегический подход к управлению персоналом. Ориентированная на долгосрочную перспективу HR - политика использует множество рычагов воздействия, например, оплату труда, проектирование работы, отбор, обучение и тренинги, а также условия труда.

Был рассмотрен анализ процесса и технологии отбора и найма персонала, рассмотрен опыт решения задач качественного комплектования кадрами организации, в том числе показан конкретный пример на службе персонала предприятия Омский почтамт. В числе безусловных достижений можно назвать внедрение единой системы оплаты труда (ЕСОТ), которая позволяет предприятию повысить производительность и качество труда, а сотрудникам - увеличить доходы пропорционально их вкладу в общее дело.

Среди нефинансовых способов мотивации персонала можно отметить проведение профессиональных конкурсов, в том числе Конкурса кадрового резерва, позволяющего талантливым сотрудникам подниматься по карьерной лестнице. Профессиональному посту почтовиков способствуют разработанные на предприятии программы повышения квалификации работников всех уровней, а также возможность получать профильное образование в отраслевых средних и высших учебных заведениях.

Именно эти три составляющие: грамотная система оплаты труда, возможность обучения и повышения квалификации и, как следствие, возможность карьерного роста, позволяют предприятию выглядеть привлекательно в глазах потенциальных работников и повысить престиж труда почтовиков. Общие подходы к предлагаемой системе оплаты труда:

1. Переход от использования отраслевой тарифной сетки, при расчете должностных окладов на оценочное установление размеров оплаты труда работников в зависимости от иерархического уровня занимаемой должности и уровня ключевых компетенций работника.

2. Отказ от минимальной тарифной ставки рабочего 1-го разряда в качестве расчетной базовой ставки, определяющей размер оплаты труда всех остальных категорий работников. Взамен предлагается установление окладов в зависимости от:

категории филиала почтамта

класса отделения почтовой связи

иерархического уровня должности

объема и качества выполняемых работ

уровня профессионализма и квалификации работников

клиентоориентированности работника, умения оказать услугу

отношения к труду и уровня коммуникативных качеств.

3. Увеличение доли поощрительной (переменной части заработной платы с установлением премирования в зависимости от трудового вклада работников и результатов деятельности подразделений.

Ожидаемый эффект от введения ЕСОТ:

1. Нивелирование отрицательного эффекта от использования ныне действующих систем оплаты труда.

2. Повышение производительности труда в связи с увеличением стимулирующей (переменной) составляющей заработной платы. Рост уровня заработной платы примерно на 20% за 2006 год и 30% за 2007 год, обусловленный повышением производительности и доходов предприятия.

Главное и принципиальное отличие новой системы - это то, что каждый работник, который реально влияет на результат своего труда, твердо знает, что если он приложит больше усилий, то получит больше денег.

Исследование технологии отбора и найма на предприятии Омский почтамт позволяет сделать вывод о достаточной эффективности и обоснованности применения конкретных источников, методов и критериев отбора персонала в соответствии с HR - стратегией организации. Отдел по управлению персоналом предприятия четко выделены задачи и этапы деятельности по комплектованию кадрами предприятия, учтены все основные аспекты организации и осуществления отбора и найма персонала, начиная с анализа потребности в кадрах, построения "Профессионального портрета" кандидата для каждой позиции (должности, вида деятельности) и выбора источника поиска персонала, заканчивая методами оценки профессиональных, личностных и мотивационных характеристик соискателей. Разработана система приоритетов при выборе конкретных вариантов действий, связанных как с определением источников привлечения кадров, так и с отбором персонала в соответствии с критерием ресурсов времени, стоимости, качества.

Отбор персонала включен в список важнейших задач управления человеческими ресурсами, он рассматривается как неотъемлемая составляющая практики комплексного управления качеством, так как выполнение работы персоналом оценивается с позиции его вклада в реализацию стратегических целей организации. Важно создать в коллективе атмосферу работы без страха, помогающую работникам чувствовать ответственность не только за свою работу, но и предприятия в целом. Очевидно, что при разработке методик по поиску и отбору специалистов существует необходимость планирования потребности в персонале. Успех кадровой политики зависит от решения следующих вопросов:

повышения внутренней мотивации;

каким образом обеспечить условия для развития персонала;

каких затрат потребуют запланированные мероприятия;

Оценка потребности организации в персонале может носить количественный и качественный характер. Количественная оценка потребности прогноза, поскольку вслед за анализом, аналогичным для целей количественной оценки, должны учитываться ценностные ориентации, уровень культуры и образования, профессиональные навыки и умения того персонала, который необходим организации.

Особую сложность представляет оценка потребности в управленческом персонале. В этом случае необходимо учесть, организационного и финансового планов укомплектования, включающих:

разработку программ мероприятий по привлечению персонала;

разработку или адаптацию методов оценки кандидатов;

расчет финансовых затрат на привлечение и оценку персонала;

реализацию оценочных мероприятий.

Для подбора персонала существует много методов: через друзей и родственников; путём объявлений в газетах, на радио, телевидении; расклеиванием объявлений; с помощью агентства по трудоустройству. С каждым кандидатом проводится подробное собеседование, можно использовать письменное тестирование. В итоге выясняется пригодность для соответствующей должности и отбирается наиболее подходящий.

Условия, на которых принимается на работу подобранный работник, излагаются в трудовом договоре с указанием прав и обязанностей обеих сторон. Каждый сотрудник, прежде чем приступить к работе, должен расписаться в документе, содержащем все условия найма и работы в данной должности. Этот документ впоследствии может защитить работника и работодателя от претензий в случае возникновения спора.

В процессе выбора кандидатов выбор падает на наиболее квалифицированных и опытных работников. Трудно рассчитывать, что новички сразу освоят профессию, да и работающим необходимо обновлять свои знания в привязке к выполняемой работе. Возникает потребность в обучении кадров, которое позволяет решить следующие задачи: персонал больше узнаёт о своём предприятии; работники знакомятся с новыми разработками, техникой, программами; повышается удовлетворённость коллектива, поскольку люди чувствуют, что их ценят. Обучение может проводиться в различных формах: на рабочем месте; короткие консультации в процессе работы; организованные курсы обучения в течение какого-то времени; краткосрочные курсы с отрывом от производства.

На предприятии Омский почтамт обучение учеников операторов производится в специальном классе до шести месяцев. Занятия с ними проводит старший инструктор по эксплуатационно-техническим вопросам отдела эксплуатации почтовой связи. Практику они проходят в ОПС первой группы №35. По окончании обучения с ними проводится собеседование, затем они сдают экзамен на 1-3 классы.

Для того чтобы оценить эффективность существующей кадровой политики необходимо произвести оценку обеспеченности предприятия персоналом для чего используют: план экономического и социального развития предприятия, статистическую отчетность по труду, данные табельного учета и отдела по управлению персоналом по категориям и профессиям с плановой потребностью.

Подготовка и обучение руководящих кадров осуществляется следующим образом:

Направление на курсы повышения квалификации, организованные при Московском университете связи и информатики;

Обучение в высших и среднеспециальных учебных заведениях;

В случае внедрения новой техники и технологий составляются классы обучения персонала в каждом подразделении и организуется приём экзаменов.

Выводы по результатам диагностики:

Структура организации как система норм и статусов становится рабочим компонентом предприятия только после насыщения ее сотрудниками, усилиями которых реализуются цели организации, создаются ее продукты (услуги). Обеспечение качественного комплектования кадрами и осуществление контроля соответствия кадрового состава организации стоящим перед ней целям - задачи службы персонала.

Анализируя ситуацию, можно сделать следующие выводы по поводу работа отдела по управлению персоналом. Естественно, что на предприятии Омский почтамт никто не занимается прогнозом кадровых потребностей, не проводится оценка производительности труда и персонала. Отсутствует диагностика кадровой ситуации в целом. Руководство организации не пытается понять ситуацию, руководство сводится к прямому указанию директора предприятия на определенный способ реагирования на то или иное событие. Во-вторых, организация готова принять на работу любого специалиста, если он обладает соответствующей квалификацией, без учета работы в этой или родственных ей организациях.

В данный момент проводится массовое обучение операторов работе по приему электронных переводов на ЗПТО, передачи их по сети. Внедрение программы ЕСОТ, централизованного начисления зарплаты и других. Потребность в кадрах достаточно велика - полный комплект штата присутствует только на уровнях руководства.

Руководство Омского почтамта на данном этапе развития предприятия все большее значение придает построению единой корпоративной системы обучения, повышению профессиональной квалификации и переподготовки персонала в рамках единых учебных программ. Специфика Почты России, как крупного и географически распределенного предприятия, создает предпосылки для поиска новых форм обучения. Активное развитие предприятия и трудности с контролем качества на местах, потребность в постоянном переобучении и аттестации, а также в дополнительной мотивации персонала - это те причины, которые создают основу для внедрения в деятельность Почты России системы дистанционного обучения (СДО), решающей задачи:

Снижение издержек связанных с обучением персонала.

Увеличение количества проходящих обучение.

Создание дополнительной мотивации сотрудников.

Аттестация и тестирование персонала.

Планирование учебных процессов.

Управление расходами на обучение.

Анализ эффективности всех видов обучения.

Формирование кадрового резерва.

В 2006 году на предприятии проведена аттестация. На основании аттестации проводится карьерное планирование работников. Оказывается, что гораздо проще выращивать собственные кадры, чем приглашать откуда-то со стороны. Показавший хорошие результаты аттестации руководитель может быть переведен на управление более сложным участком. Что, естественно, послужило бы более эффективному достижению стратегической цели предприятия в целом, если бы на всех остальных участках управления персоналом не было бы постоянных затруднений и сложностей.

Сейчас активизировалась работа наших вузов - особенно, Санкт - Петербургского государственного университета телекоммуникаций имени профессора М.А. Бонч-Бруевича, Московского технологического университете связи и информатики. Планируется открытие новых направлений - в области инфокоммуникаций разработка программ обучения.

Среди нефинансовых способов мотивации персонала можно отметить проведение профессиональных конкурсов, в том числе Конкурса кадрового резерва, позволяющего талантливым сотрудникам подниматься по карьерной лестнице. Профессиональному росту почтовиков способствуют разработанные на предприятии программы повышения квалификации работников всех уровней, а также возможность получать профильное образование в отраслевых средних и высших учебных заведениях.

Именно эти три составляющие: грамотная система оплаты труда, возможность обучения и повышения квалификации и, как следствие, возможность карьерного роста, позволяют предприятию выглядеть привлекательно в глазах потенциальных работников и повысить престиж труда почтовиков. Предложения:

1. Отделу по управлению персоналом необходимо провести работу, направленную на то, чтобы повернуть создание работающих по оказанию услуг к потребителю, а не к начальнику и прибыли.

2. Администрации предприятия необходимо решать вопросы о приобретении путевок "мать и дитя".

3. Коллектив предприятия молодой и отделу по управлению персоналом следует рассматривать вопрос о продвижении их по служебной лестнице.

4. Для сплочения коллектива необходимо проводить курсы профессионального мастерства, победившим в конкурсе (1-3 место) устанавливать надбавку к должностному окладу в размере 10%

5. Рекламировать новые технологии применяемые на почте в СМИ, печати (Интернет, внедрение ЕМS - Почта России (надежная курьерская доставка срочных документов и грузов по принципу "от двери до двери"), "Отправление 1 класса", внутриобластная курьерская служба "Регион-курьер") с целью привлечения молодых специалистов (в том числе мужчин для обслуживания программного обеспечения техники)

Список источников и литературы

1.         Армстронг М. Стратегическое управление человеческими ресурсами/пер. с англ. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 328 с.

2.         Баркер А. Как еще лучше управлять людьми - М.: ФАИР ПРЕСС, 2002. - 272 с.

3.         Башмарин И.В. Современные требования к использованию трудовых ресурсов. // Кадры. - М.: 2004, №1. - с.15-18.

4.         Веснин В.Р. Менеджмент: Учеб. - М.: ТК Велби, 2004. - 504 с.

5.         Виссема Х. Стратегический менеджмент и предпринимательство. - М.: Финпресс, 2000. - 272 с.

6.         Виханский О.С. Стратегическое управление. - М.: Гардарики, 2001. - 296 с.

7.         Волкогонова О.В. Стратегический менеджмент: учеб. - М.: ИД "ФОРУМ" ИНФРА-М, 2007. - 256 с.

8.         Дж. ван Маурик Эффективный стратег/пер. с англ. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 208 с.

9.         Егоршин А.П. Управление персоналом: учеб. для вузов. - 3-е изд. - Н. Новгород: НИМБ, 2001. - 720 с.

10.      Завадский В. Нематериальная мотивация или как удержать сотрудника не повышая зарплаты // Кадровик №8 2004, С. 19-27

11.      Кибанов А.Я. Основы управления персоналом - М.: ИНФРА-М, 2006. - 304 с.

12.      Карташова А.В. Управление человеческими ресурсами - М.: ИНФРА-М, 2005. - 236 с.

13.      Комисарова Т.А. Управление человеческими ресурсами: учеб. пособие - М.: Дело, 2002. - 312 с.

14.      Лапыгин Ю.Н. Стратегический менеджмент: учеб. пособие - М.: ИНФРА-М, 2007. - 236 с.

15.      Маркова В.Д. Стратегический менеджмент: курс лекций - М.: ИНФРА-М, 2001. - 288 с.

16.      Марьянов Н.Л. Управление персоналом организаций - М.: Академический проект, 2005. - 464 с.

17.      Пелл А. Как управлять людьми - М.: Изд-во АСТ, 2005. - 355 с.

18.      Персональный менеджмент: Учеб. /под ред. Резника С.Д. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 622 с.

19.      Пугачев В.П. Руководство персоналом организации. - М.: Аспект-Пресс, 2003. - 279 с.

20.      Резник С.Д. Управление личной карьерой: учеб. пособие. - М.: Логос, 2005. - 288 с.

21.      Сотникова С.И. Управление карьерой: учеб. пособие - М.: ИНФРА-М, 2001. - 408 с.

22.      Смолкин А.М. Менеджмент: основы организации: Учеб. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 248 с.

23.      Стратегический менеджмент/под ред. Петрова А.И. - СПб.: Питер. 2006. - 496 с.

24.      Столяренко Л.Д. Психология управления: Учебное пособие/Л.Д. Столяренко. - Изд.2-е. Ростов н/Д: Феникс, 2005. - 512с.

25.      Управление персоналом: Учеб. для вузов/ под ред.Т.Ю. Базарова - М.: ЮНИТИ, 2006. - 560 с.

26.      Управление персоналом: Учеб. / под общ. ред.А.И. Турчинова - М.: Изд-во РАГС, 2003. - 488 с.

27.      Фатхутдинов Р.А. Стратегический менеджмент. Учеб. для вузов. - М.: ЗАО Бизнес-школа, 1998. - 416 с.

28.      Цыпкин Ю.А. Управление персоналом - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 446 с.

29.      Яхонтова Е.С. Эффективные технологии управления персоналом - М.: "Экономистъ", 2006. - 358 с.