Бюрократическая модель организации. Методы управления

СОДЕРЖАНИЕ

1. Бюрократическая модель организации: достоинства и недостатки

2. Экономические, организационно-распорядительные и социально-психологические методы управления

3. Практическое задание

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бюрократическая модель организации: достоинства и недостатки

Огромный вклад в развитие управленческой мысли внес Макс Вебер, разработавший теорию бюрократического построения организации и системы управления, в частности. Если Тейлор пытался найти ответ на вопрос, как сделать так, чтобы рабочий работал как машина, то Вебер искал ответ на вопрос, что нужно сделать, чтобы вся организация работала как машина. Ответ на данный вопрос Вебер видел в разработке правил и процедур поведения в любой ситуации, а также правил и обязанностей каждого работника. Личность отсутствовала в веберовской концепции организации. Процедуры и правила определяли все основные виды деятельности, карьеру работников и конкретные решения и деятельность руководства.

Вебер считал, что бюрократическая система организации должна обеспечить скорость, точность, порядок, определенность, непрерывность и предсказуемость. Однако бюрократия имеет различные значения. В одних случаях это понятие характеризует правления с жестко отработанными правилами и процедурами. В других – бюрократией обозначаются негативные последствия деятельности больших организаций. В исследовании Вебера бюрократия относится к социологическим представлениям о рационализации коллективной деятельности. Он описывает форму или схему организации, которая гарантирует предсказуемость поведения наемных работников

Итак, рациональная бюрократия, по М. Веберу, рассматривалась как некая идеальная модель организационной структуры, к которой следует стремиться при создании организационной структуры в организациях самого разного профиля и вида деятельности.

Необходимо отметить, что принципы построения организации, сформулированные М. Вебером, ранее в реальной управленческой практике фактически не встречались. Впоследствии во многих (если не сказать в большинстве) создаваемых организациях бюрократическая структура нашла широкое воплощение. Можно сказать, что это как раз тот счастливый случай, когда высказанная ученым управленческая идея была воплощена в жизнь управленцами-практиками.

Назовем основные элементы построения организации по Веберу:

• Положения законной власти

• Скорость

• Точность

• Порядок

• Построение организации

• Характеристика организации

• Тезисы структуры законной власти

• Определенность

• Непрерывность

• Предсказуемость

Положения законной власти в организации:

• могут быть установлены такие легитимные законы, которые могут действовать с согласия части членов организации;

• закон есть система абстрактных правил, применяющихся в частном случае. Администрация соблюдает интересы организации в рамках закона;

• исполнительная власть также подчиняется этим правилам;

• член организации подчиняется правилам только в этом качестве;

• подчинение касается не лица, осуществляющего власть, а безличного порядка.

Тезисы структуры законной власти в организации:

• служебные обязанности установлены на постоянной упорядоченной основе;

• обязанности подразделяются по различным функциональным сферам, каждая из которых обеспечивается необходимой властью и санкциями;

• должности учреждаются по иерархической шкале, где их взаимные полномочия на контроль и обжалование тщательно обозначены;

• правила, согласно которым должна выполняться работа, могут быть либо техническими, либо юридическими. В обоих случаях требуется квалифицированный персонал;

• ресурсы организации четко отделены от ресурсов, которыми располагают индивиды;

• должностное лицо не может присвоить должность;

• администрация основывается на письменных документах, что превращает контору (бюро) в центр современной организации;

• система законной власти может принимать многочисленные формы, но в наиболее чистом виде – это бюрократическая административная группа служащих.

Приведем основные характеристики идеальной организационной структуры, именуемой Вебером рациональной бюрократией.

1. Четкое разделение труда, приводящее к появлению высококвалифицированных специалистов на всех участках деятельности организации.

2. Наличие иерархических уровней управления с четкой системой подчинения и контроля нижестоящего уровня вышестоящему.

3. Система общепринятых формальных правил и стандартов, согласованных друг с другом и обеспечивающих однородность задач, обязанностей и координацию действий сотрудников при решении различных задач.

4. Независимость должностных обязанностей от исполняющих их лиц, иными словами – обезличенность выполнения обязанностей должностными лицами.

5. Прием на работу сотрудников, соответствующих предъявляемым к ним квалификационным требованиям. Увольнение также в первую очередь по причинам должностного несоответствия либо по другим объективным причинам.

Ориентационное развитие бюрократии жизненно важно для наведения порядка в организации. Однако преимущества бюрократии – точность, постоянство, дисциплина, аккуратность и достоверность – отвлекают внимание от ее ориентации на саму себя. С ее стороны был полностью утрачен контакт с потребителями, поскольку последние существовали для бюрократии, а не наоборот. Предприимчивость, гибкость и творчество рассматриваются ею как помехи для системы. Следует заметить, что стремление к власти привело к тому, что в центре внимания оказались отношения между людьми внутри организации, а не взаимодействие с окружающим миром или рынком. Власть убивает динамизм, и предпосылки для рыночных сделок исчезают.

В настоящее время помимо заметного роста эффективности обмена информацией и компетенции в принятии управленческих решений как одного из результатов этого процесса люди совершенно не отвечают за эффективность деятельности организации, так как они должны выполнять решения, которые приняты другими, отвечающими за решения лишь теоретически.

Исходя из того, что концепция Вебера не ведет к созданию эффективной организации в динамичной окружающей среде, некоторые исследователи пытались модифицировать концепцию.

По мнению многих специалистов в области управления, бюрократическая структура М. Вебера до сих пор остается уникальным и наиболее значительным описанием сущности современных организаций.

Бюрократическая структура организации явилась одним из наиболее значительных вкладов в развитие управленческой науки и практики и способствовала становлению организации в современном ее понимании.

Она позволила систематизировать организационную структуру в соответствии с основными принципами управления, сделать ее надежным инструментом реализации стратегических и тактических решений, принимаемых руководством организации.

Однако бюрократическая структура не является идеальной и не лишена недостатков.

К числу недостатков следует отнести в первую очередь недостаточную гибкость этой структуры, с которой приходится сталкиваться как сотрудникам организации, так и ее клиентам.

Недостаточная гибкость обусловлена жесткой регламентацией деятельности персонала специальными нормами и правилами.

В начале века внешняя среда, в которой функционировало большинство предприятий, менялась незначительно, и лишь последующие потрясения и бурное развитие промышленности и техники привели к тем ситуациям нестабильности и жесткой конкуренции, с которыми приходится иметь дело современной организации.

От современной организации нередко требуются принципиально новая адекватная реакция на изменения ситуации, принципиально новые управленческие решения.

Сегодня трудно однозначно сказать, что принципы рациональной бюрократической структуры затрудняют возможность быстрого реагирования, что в бюрократической структуре больше недостатков, чем достоинств.

Высокий уровень организованности, четкости при распределении обязанностей и внутренней дисциплины, присущий бюрократической структуре, является скорее положительным, чем отрицательным, фактором в нестабильной конкурентной ситуации, в которой приходится функционировать современной организации.

Однако настоятельный поиск путей повышения эффективности деятельности организаций затронул и организационные структуры и привел к возникновению принципиально новых их видов, подтвердивших свою жизнеспособность.

Поэтому, формируя заново или изменяя структуру организации, руководителю надо четко представлять те возможности и недостатки, которые присущи каждой из используемых сегодня организационных структур.

  2. Экономические, организационно-распорядительные и социально-психологические методы управления

Метод управления – совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения целей.

Слово «метод» имеет греческое происхождение, дословно переводится как «исследование», имеет два значения: первое – способ исследования явлений природы, подход к изучаемым явлениям, планомерный путь научного познания и установления истины; второе – прием, способ или образ действия.

В менеджменте существует очень большое разнообразие методов управления и их классификаций. Наиболее широкое распространение получила классификация методов управления в зависимости от их содержания, направленности и организационной формы, что отражает административное, экономическое и социальное воздействие на управляемую систему.

Направленность методов управления ориентирована на систему (объект) управления. Это может быть как предприятие в целом, так и отдельное его подразделение (отдел, департамент и т.п.). Также это может быть функция предприятия (производство, маркетинг, инновация, финансы, информация) либо функция менеджмента (планирование, организация, мотивация и контроль).

Содержание методов управления – это специфика приемов и способов воздействия.

Организационная форма методов управления – воздействие на конкретно сложившуюся ситуацию. Оно может быть прямым (непосредственным) или косвенным (постановка задачи и создание стимулирующих условий).

В связи с вышеизложенным выделяются следующие методы управления:

·     Организационно-распорядительные методы;

·     Экономические методы;

·     Социально-психологические методы.

Организационно- распорядительные – это методы, с помощью которых менеджер как субъект власти воздействует на персонал. Это методы принуждения. В свою очередь, они также подразделяются на классы. Обозначим их содержание.

Методами организационно-стабилизующего воздействия являются, например, штатное расписание, положение о внутреннем трудовом распорядке, должностные инструкции, производственные инструкции, планы работ и т.п.

Среди способов распорядительного воздействия можно выделить приказ, распоряжение, указание, контроль и т.п.

Также существуют методы дисциплинарного воздействия (поощрения, взыскания).

Можно сказать, что достоинство методов организационно-административного воздействия состоит в их возможности обеспечивать четкость, организованность, согласованность, ответственность и трудовую дисциплину. Они оказывают прямое воздействие на организацию и позволяют быстро реагировать на управленческую ситуацию.

Экономические методы управления – предполагают учет и использование экономической заинтересованности трудового коллектива и каждого работника в результатах своего труда.

Содержание экономических методов сводится к постоянному оперированию менеджером такими экономическими категориями, как ограниченные ресурсы и неограниченная потребность.

В управленческой практике экономические методы руководства чаще всего выступают в следующих формах:

·  Экономическое планирование (использование экономических показателей в оценке результатов труда);

·  Экономическое стимулирование (использование стимулирующей системы оплаты труда);

·  Хозрасчет (хозяйственная самостоятельность подразделений и организации в целом);

·  Источники финансирования (бюджетные и внебюджетные);

·  Ценообразование.

Особо стоит отметить развивающийся класс экономико-математических методов управления. Они включают:

·  экономическое прогнозирование и программирование;

·  математическое моделирование;

·  теория игр;

·  управление запасами;

·  исследование операций и др.

В деятельности практикующего высокопрофессионального менеджера экономический анализ и экономический аспект в целом играют основополагающую роль. По мнению некоторых специалистов по менеджменту, непрофессиональные менеджеры базируют свою деятельность на основе психологического подхода, а профессионалы – экономического. Не умаляя значимость психологических методов управления, следует сказать, что в настоящее время все более актуальной становится проблема экономической психологии – специального направления в психологической науке, изучающего экономическое поведение человека в организации, а также факторов, определяющих такое поведение.

Социально-психологические методы – совокупность специфических способов и средств воздействия на личностные отношения и социальные процессы, возникающие в трудовых коллективах.

Известно, что результаты труда во многом зависят от целого ряда психологических факторов. Менеджер должен уметь учитывать такие факторы и с их помощью целенаправленно воздействовать на отдельных работников, что поможет сформировать коллектив с едиными целями и задачами. Социологические исследования свидетельствуют, что успех деятельности хозяйственного руководителя на 15% зависит от его профессиональных знаний и на 85% – от умения работать с людьми.

Зная особенности поведения, характер каждого отдельного человека, можно прогнозировать его поведение в нужном для коллектива направлении. Каждой группе свойственен свой психологический климат. Поэтому существенное условие образования и развития трудовых коллективов – соблюдение принципа психофизиологической совместимости. Японские социологи утверждают, что от настроения, желания человека работать и морально-психологической обстановки в коллективе производительность труда может увеличиться примерно в 1,5 раза (а может в несколько раз уменьшиться).

В качестве задач использования социально-психологических методов управления выступают:

·  Планирование социального развития коллектива;

·  Повышение производственной и творческой активности сотрудников;

·  Создание благоприятного психологического климата;

·  Сплочение трудового коллектива;

·  Управление конфликтами;

·  Формирование групп (команд);

·  Сохранение и развитие традиций;

·  Изучение и учет индивидуальных социально-психологических особенностей сотрудников;

·  Управление мотивацией сотрудников.

Для того чтобы воздействие на коллектив было наиболее результативным, необходимо не только знать моральные и психологические особенности отдельных исполнителей, социально-психологические характеристики отдельных групп и коллективов, но и осуществлять управляющее воздействие. Для этих целей и применяются социально-психологические методы, которые представляют собой совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы, протекающие в них. Они основаны на использовании моральных стимулов к труду, воздействуют наличность с помощью психологических приемов в целях превращения административного задания в осознанный долг, внутреннюю потребность человека. Это достигается посредством приемов, которые носят личностный характер (личный пример, авторитет).

Основное средство воздействия на коллектив – убеждение. Убеждая, руководитель должен максимально полно учитывать природу человеческого поведения и человеческих отношений в процессе совместной деятельности. Понимание руководителем внутреннего мира личности помогает ему подобрать наиболее эффективные формы сплочения и активизации коллектива.

Необходимость использования в практике управления организацией социально-психологических методов руководства очевидна, так как они позволяют своевременно учитывать мотивы деятельности и потребности работников, видеть перспективы изменения конкретной ситуации, принимать оптимальные управленческие решения.

Успех деятельности руководителя зависит от того, насколько правильно применяет он различные формы социально-психологического воздействия, которые в конечном счете сформируют здоровые межличностные отношения.

Итак, методы управления, или воздействия, в процессе управления являются важным разделом в менеджменте. Среди них основными являются организационно-распорядительные, или организационно-административные, экономические и социально-психологические. В последнее время приобретают значение и социологические методы. Важно то, что все эти методы управления не могут действовать изолированно друг от друга, так как представляют совокупность способов воздействия управляющей системы на управляемую для достижения определенной цели.

  3. Практическое задание

Сразу заметим, что одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого – вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода. Деловые беседы, деловые совещания и телефонные разговоры можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации. Они отличаются друг от друга целями, ради которых проводятся, формой контакта и числом участников, что предопределяет социально-психологические особенности их организации и проведения.

Трудности на переговорах часто происходят из-за различий в национальных культурах участников переговоров. При совпадении интересов сторон национальные различия не замечаются, но стоит возникнуть конфликту, как они начинают играть очень важную роль.

Японский стиль ведения переговоров может повергнуть в смятение представителя западного бизнеса. Японцы трудолюбивы, привержены традициям, дисциплинированы, вежливы и аккуратны. С детства воспитываются в духе «групповой солидарности», учатся подавлять свои индивидуалистические порывы, сдерживать амбиции, не выпячивать свои сильные качества. Японская мораль считает узы взаимной зависимости основой отношений между людьми. Поэтому японские предприниматели привыкли судить о партнере прежде всего по его принадлежности к той или иной группе или группировке.

Японцы отличаются пунктуальностью и практически никогда не опаздывают на встречу. Они чрезвычайно щепетильны и очень ответственно относятся к принимаемым на себя обязательствам. Рукопожатие в Японии не принято.

Считается, что базовые правила таковы: на переговорах необходимо вести себя честно и откровенно, поддерживая атмосферу позитивных отношений и доверия. Японцы не любят спешки: вы должны завоевать доверие, прежде чем с вами будут иметь дело. Ограничиться телефонным звонком, как обычно делается в США, здесь не получится. Идеальный вариант – если первичный контакт устанавливается с помощью третьей стороны.

Японцы обычно работают в команде, где у каждого члена есть своя особая функция. Численностью такая команда может значительно превосходить вашу. Не стоит вести переговоры в одиночку, лучше тоже подобрать хорошо скоординированную команду.

В Японии обращают большое внимание на статусно-иерархический аспект деловых отношений: переговорный процесс должен проходить «на должном уровне». Подготовительный этап обычно занимает много времени: дотошно изучаются все детали предстоящей сделки, которые лучше изложить в письменном виде, с привлечением разнообразных документов, таблиц, диаграмм и пр. При решении важных вопросов для японцев главное – сбор максимально полной информации. Следует быть готовым к тому, что придется ответить на массу вопросов, прежде чем партнеры решат, что вам можно доверять. Нередко к одному и тому же вопросу приходится возвращаться несколько раз. От вас требуется соблюсти тонкий баланс между почтительностью и настойчивостью. Не стоит вносить в свое предложение стратегических изменений без крайней нужды: излишняя гибкость будет восприниматься как непоследовательность.

Отличительная черта японских менеджеров – умение общаться. Они прекрасно владеют искусством невербальной коммуникации, безошибочно улавливая настрой собеседника. Чтобы достичь успеха, надо уметь не столько убедительно говорить, сколько внимательно слушать. При этом, если вас слушают почтительно, не перебивая, это не значит, что с вами согласны. Западных партнеров часто сбивает с толку эта черта: когда в разговорах возникают долгие паузы, они чувствуют потребность заполнить их и начинают много говорить. Такая активность совершенно не требуется: красноречивее слов о достоинствах вашего предложения скажут факты, которые вы представите.

Важный принцип японского менталитета – общество важнее отдельного человека. В случае возникновения конфликта интересов приоритет отдается групповой точке зрения. Топ-менеджеры не правят единолично: они советуются с менеджерами среднего звена и вырабатывают совместные решения. Не стоит ожидать, что решение родится на первой встрече, да и на второй тоже. Терпение – традиционная японская добродетель. Партнерам потребуется время, чтобы достичь консенсуса. Кроме того, они будут постоянно связываться с головным офисом: важные решения обычно не принимаются непосредственно на переговорах. После того как решение будет достигнуто, сообщить о нем вам поначалу могут в непрямой форме. Японцы нередко избегают прямо говорить «да» или «нет». Чаще звучит фраза: «Мы подумаем об этом». Беседа строится так, чтобы каждый участник мог «сохранить лицо», если речь заходит о щекотливых вопросах.

Первичное предложение с японской стороны не предполагает больших возможностей для торга. Обычно в нем содержатся те условия, которые ваш партнер считает оптимальными для обеих сторон. Если вы не согласны, не следует выражать протест в категорической форме. Лучше попытаться достичь компромисса. Если вы рассчитываете на уступки, надо предложить свои уступки первыми.

Сделав первичное предложение, следует терпеливо ждать ответа. Стадия обсуждения и согласования возможных уступок обычно занимает у японцев много времени. До поры до времени вы, возможно, ничего определенного не услышите: для осторожных японцев никакие договоренности не вступают в силу до тех пор, пока сделка полностью не завершена. До самого конца идет сбор информации и исследуются все возможности. Лучше заранее отвести на переговоры дополнительное время, учитывая, что могут возникнуть и непредвиденные бюрократические сложности, обычные для Японии.

Не следует всеми силами стараться произвести впечатление, что вы пытаетесь «победить» партнера. Необходимо поддерживать дружественную атмосферу, соблюдать принцип равенства сторон и стремиться к обоюдной выгоде. Стоит приберечь главные уступки до конца сделки. На завершающей стадии переговоров японские партнеры могут смягчить свою позицию.

Форма составления контракта понимается в Японии и на Западе по-разному. Европейские и американские бизнесмены обычно предлагают партнерам проект договора, в котором подробно прописаны все условия, с тем чтобы в дальнейшем вести переговоры по каждому пункту. Японцы предпочитают держать детальный план при себе, а под первоначальным предложением понимают принципиальное соглашение о будущем взаимном сотрудничестве.

Оно обычно бывает кратким и лишенным деталей.

По достижении неких формальных договоренностей японцы обычно устраивают официальный обед. Эта церемония, нередко сопровождаемая обменом подарками, чрезвычайно важна, на ней могут присутствовать топ-менеджеры с обеих сторон.

Имея дело с японцами, необходимо учитывать, что большинство действующих на национальном рынке средних и мелких фирм ведут переписку лишь на родном языке, поэтому контакты с ними требуют переводчика.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.   Бюрократическая теория организации [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://partnerstvo.ru/lib/to/node/13

2.   Драчева Е.Л., Юликов Л.И. Менеджмент. – М.: Издательство «Мастерство», 2006.

3.   Лигинчук Г.Г. Менеджмент: Учебный курс / Г.Г. Лигинчук. – М.: МИЭМП, 2008.

4.   Переговоры с японцами: молчание – золото // Ведомости. – 2007. – №28(170).

5.   Рациональная бюрократия [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.bbest.ru/razryprresh/kadrresh/orgstr/razbur/

6.   Соловьев Э.Я. Национальные особенности переговоров [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.rb-edu.ru/articles/sale/article6796.html