Место информатики в процессах управления

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

КАФЕДРА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Информатика»

на тему «Место информатики в процессах управления»

Исполнитель:

Специальность:

Группа:

№ зачетной книжки:

Руководитель:

Москва 2008

Оглавление

Введение

Теоретическая часть. Предмет и задачи информатики, ее место в процессе управления

Введение

Информатика и управление

Информационные системы

Улучшение работы предприятия с помощью информационных технологии

Практическая часть. Решение задачи средствами MS Excel. Вариант 3

Общая характеристика задачи

Описание алгоритма решения задачи

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Стремительный рост и дифференциация спроса на все виды информации, в том числе научную, техническую и в большей степени экономическую, а также повышение требований к содержанию и формам представления данных являются серьезными стимулами развития рынка информационных и коммуникационных технологий. Именно владение достоверной и актуальной информацией вместе с умением эффективно применять адекватные методы и средства ее сбора, преобразования и передачи служит основой успешной деятельности любых предприятий и организаций, независимо от их организационно-правовой формы.

В настоящей курсовой работе описаны вопросы взаимосвязи информатики и управления, а также роль, которая отводится информатике в процессах управления.

В практической части курсовой работы приведено решение экономической задачи с помощью табличного процессора Microsoft Excel о проценте брака изготовленных деталей на заводе «Красный Октябрь».

Теоретическая часть. Предмет и задачи информатики, ее место в процессе управления   Введение

Коренные преобразования в экономической среде, переход от административно-командных к экономическим методам управления, развитие предпринимательской деятельности и рыночных структур, а также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в потоках информации, организационных формах и методах обработки и представления данных. Большинство пользователей отказались от услуг, предоставляемых крупными вычислительными центрами. С появлением персональных компьютеров, удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными в силу ряда причин, в том числе организационных, технических и экономических.

Информация осознана современным обществом как необходимое условие для любой целесообразной деятельности. Она становится важнейшим стратегическим ресурсом. Изучает информацию наука «информатика»

Термин "информатика" (франц. informatique) происходит от французских слов information (информация) и automatique (автоматика) и дословно означает "информационная автоматика".

Инфоpматика — это основанная на использовании компьютерной техники дисциплина, изучающая структуру и общие свойства информации, а также закономерности и методы её создания, хранения, поиска, преобразования, передачи и применения в различных сферах человеческой деятельности

Инфоpматика — комплексная научная дисциплина с широчайшим диапазоном применения. Её приоритетные направления:

·           pазpаботка вычислительных систем и пpогpаммного обеспечения;

·           теоpия инфоpмации, изучающая процессы, связанные с передачей, приёмом, преобразованием и хранением информации;

·           математическое моделирование, методы вычислительной и прикладной математики и их применение к фундаментальным и прикладным исследованиям в различных областях знаний;

·           методы искусственного интеллекта, моделирующие методы логического и аналитического мышления в интеллектуальной деятельности человека (логический вывод, обучение, понимание речи, визуальное восприятие, игры и др.);

·           системный анализ, изучающий методологические средства, используемые для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам различного характера;

·           биоинформатика, изучающая информационные процессы в биологических системах;

·           социальная информатика, изучающая процессы информатизации общества;

·           методы машинной графики, анимации, средства мультимедиа;

·           телекоммуникационные системы и сети, в том числе, глобальные компьютерные сети, объединяющие всё человечество в единое информационное сообщество;

·           разнообразные приложения, охватывающие производство, науку, образование, медицину, торговлю, сельское хозяйство и все другие виды хозяйственной и общественной деятельности.

Информатика и управление

Информатика в широком смысле представляет собой единство разнообразных отраслей науки, техники и производства, связанных с переработкой информации.

Информатику в узком смысле можно представить как состоящую из трех взаимосвязанных частей.

Информатика как отрасль народного хозяйства состоит из однородной совокупности предприятий разных форм хозяйствования, где занимаются производством компьютерной техники, программных продуктов и разработкой современной технологии переработки информации. Специфика и значение информатики как отрасли производства состоят в том, что от нее во многом зависит рост производительности труда в других отраслях народного хозяйства. В настоящее время около 50% всех рабочих мест в мире поддерживается средствами обработки информации.

Информатика как фундаментальная наука занимается разработкой методологии создания информационного обеспечения процессов управления любыми объектами на базе компьютерных информационных систем. В Европе можно выделить следующие основные научные направления в области информатики: разработка сетевой структуры, компьютерно-интегрированные производства, экономическая и медицинская информатика, информатика социального страхования и окружающей среды, профессиональные информационные системы.

Информатика как прикладная дисциплина занимается:

·           изучением закономерностей в информационных процессах (накопление, переработка, распространение);

·           созданием информационных моделей коммуникаций в различных областях человеческой деятельности;

·           разработкой информационных систем и технологий в конкретных областях и выработкой рекомендаций относительно их жизненного цикла: для этапов проектирования и разработки систем, их производства, функционирования и т.д.

Главная функция информатики заключается в разработке методов и средств преобразования информации и их использовании в организации технологического процесса переработки информации.

Задачи информатики состоят в следующем:

·           исследование информационных процессов любой природы;

·           разработка информационной техники и создание новейшей технологии переработки информации на базе полученных результатов исследования информационных процессов;

·           решение научных и инженерных проблем создания, внедрения и обеспечения эффективного использования компьютерной техники и технологии во всех сферах общественной жизни.

Информатика существует не сама по себе, а является комплексной научно-технической дисциплиной, призванной создавать новые информационные техники и технологии для решения проблем в других областях. Комплекс индустрии информатики станет ведущим в информационном обществе. Тенденция к большей информированности в обществе в существенной степени зависит от прогресса информатики как единства науки, техники и производства.

Понятия "управление" и "информатика" тесным образом связаны между собой. Объекты, изучаемые информатикой, имеют много общего с объектами, изучаемыми теорией управления. Для того чтобы осмыслить связь теории управления с информатикой, необходимо выделить основную категорию управления - цель. В определении информатики в явной форме не содержатся цели алгоритмизации, анализ, принятие и выработка решений, контроль по принципу обратной связи и оценка "качества" достижения цели. С учетом вышеизложенного информатика и управление определяются как единство понятий "цель - модель - алгоритм - программа" (рис.1). Такое единство облегчает синтез и развитие средств и методов из данных отраслей наук. Первичным в цепи определения является цель, формулируемая человеком, и модель (моделирование), вторичным - алгоритм и компьютерная программа, реализующая этот алгоритм.

Рис. 1 Связь информатики и управления[1]

 

Современные информационные технологии (виртуальные технологии) определяются как симбиоз, синтез технологий информатики и управления посредством организованного интеллектуального, когнитивного (основанного на знаниях) диалога человека с компьютером для достижения поставленной цели (рис.2). Информационные технологии в качестве нового инструментария влияют на общество, обеспечивая высокопроизводительные условия для работы человека.

Рис. 2. Современные информационные технологии - симбиоз технологий информатики и управления посредством организованного интеллектуального, когнитивного диалога человека с компьютером для достижения поставленной цели

Процесс внедрения и расширения сферы применения информатики в управлении характеризуется рядом нерешенных проблем и противоречий. Там, где не учитывается человеческий фактор, где модели и алгоритмы управления сложны, информатизация не дает ожидаемого экономического эффекта.

Сложные, требующие больших затрат на разработку, модели, если даже адекватны процессам, а наше осознание этих моделей не адекватно, не дают практической пользы. Необходимы модели, адекватные сознанию.

Имеет место и другое противоречие. Расширение сферы применения информатики требует совершенной технологии управления. Одновременно технологизация управления предполагает необходимость дальнейшего развития информатики. Информационные технологии - это совершенные технологии управления.

В то же время, виртуальные, когнитивные (основанные на знаниях интерактивно-графические технологии) – это совершенные (современные) информационные технологии.

Решение проблем состоит в том, чтобы разработать новые диалоговые модели и алгоритмы управления, в основу которых будут заложены процессы, поддающиеся компьютеризации. По существу самое главное это проблемы когнитивного диалога, поскольку весь процесс автоматизированного управления представляет специальным образом организованный диалог с компьютером для достижения поставленной цели.

"Безбумажную" информационную технологию целесообразно вводить там, где алгоритм управления достаточно прост и технически осуществим с относительно небольшими затратами. Это относится в первую очередь к простым и средней сложности задачам управления.

Простые задачи относятся к массовым. Для автоматизации их решения необходимы разделенные вычислительные средства, простые и доступные экономико-математические модели, т.е. массовое внедрение персональных компьютеров, интеллектуальных терминалов и т.д.

Для задач средней сложности требуются компьютерные рабочие места управленческих работников, руководителей, позволяющие производить большие объемы вычислений, хранить многомерные массивы информации, а также развитая периферия для ввода-вывода данных, различные каналы и линии связи, средства телекоммуникации - теледоступа к базам и банкам данных и знаний, к территориальным информационным ресурсам, региональным и отраслевым вычислительным центрам и сетям.

Сложные задачи требуют более сложные модели, обобщенные вычислительные ресурсы на уровне регионов и страны. Такие задачи встречаются тем больше, чем выше уровень управления, чем сложнее проблемы, стоящие перед субъектом управления, но в целом их значительно меньше, чем задач простых и средней сложности. Т.е. на каком-то уровне их суммарные объемы вычислений становятся примерно одинаковыми.

В условиях рыночной экономики, демократизации, повышения самостоятельности коллективов предприятий, объединений и организаций наблюдается ускоренный рост объемов вычислений для задач простых и средней сложности. А это означает, что эффективность и результативность управления в целом будет зависеть от эффективности и результативности решения задач простых и средней сложности.

Таким образом, совершенствование управления в современный период должно идти по пути массовой разработки и применения экономичных, простых, удобных и доступных, легко адаптируемых компьютерных моделей на всех уровнях управления. На высших уровнях они будут выступать и в качестве своеобразных виртуальных "посредников" между сложными когнитивными моделями и руководителями

  Информационные системы

Для наиболее эффективного управления работой предприятия необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменение ситуации. Для этого руководитель предприятия и другие ответственные лица должны постоянно иметь свежую и достоверную информацию. Возникает необходимость организации управления работой предприятия таким образом, чтобы обеспечить быструю и надежную связь между различными служащими для их наиболее четко слаженного взаимодействия.

Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены лишь при помощи современных средств автоматизации управления. Опыт показывает, что в наше время для решения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их служебную информацию.

Для наиболее слаженной работы различных служб предприятия компьютеры наиболее удобно объединять в так называемые локальные вычислительные сети, позволяющие осуществлять связь между различными пользователями этой сети, находящимися на некотором расстоянии друг от друга (обычно в разных помещениях одного здания).

Однако такие сети требуют для своей работы соответствующего программного обеспечения, необходимого для обеспечения работ вообще подобной сети и отражающего специфику работы данного предприятия. Кроме того, к программному обеспечению предъявляются такие требования, как удобство доступа к необходимой информации, простота в обращении и защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также защита от порчи различного рода программными вирусами.

Компьютерные сети, периферийное оборудование и программное обеспечение вместе являются составными частями информационной системы.

В самом общем виде информационная система (ИС) - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияют два фактора:

1) уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии;

2) люди и существующая в организации культура.

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет зависеть первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных ИС, и, наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача ИС для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.

В разряд ИС входят также и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Большой объем данных предоставляет глобальная сеть Интернет.

Миссия информационных систем - производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технической среды для осуществления управления организацией.

Как соотносятся информационная технология и информационная система? Как только у Вас возникнет потребность, Вы начнете управлять своей информацией. Вам нужно будет разбить ее на части, например, ценовая информация, информация о клиентах, о сырье. Вы должны будете подумать о способах сбора, хранения, обработки и распространения информации в каждой части. Все, что Вы будете делать с информацией, и сама информация – всё это и есть Ваша ин-формационная система. Информационная технология реализуется в рамках информационной системы. Информационная технология - это Ваш способ преобразования информации.

В информационной системе могут использоваться много таких технологий (табл.1). Эта система является средой для реализации технологии. Однако информационная технология шире, чем информационная система. Она может существовать вне её. Например, информационная технология обработки текстов, которую используют для написания различных текстовых документов, часто не являются частью информационной системы и реализуется вне такой системы.

Информационная система как объект управления

Таблица 1.

Объект управления	Оперативный уровень управления	Тактический уровень управления	Стратегический уровень управления
Информационная система организации	Персонал информационной системы, менеджеры подразделений и функциональных служб		Корпоративный совет директоров и главные менед-жеры информа-ционной системы
Применяемые информационные технологии	Персонал информационной системы		Главные менеджеры информа-ционной системы

  Улучшение работы предприятия с помощью информационных технологий

ПК и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, повысить производительность труда служащих и снизить затраты.

Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может ускорить ведение дел. Кроме рационализации работы, сетевые технологии позволяют добиться улучшения рентабельности предприятия, повышения производительности труда, снижения расходов на аппаратные средства и снижения административных расходов.

Изменения в использовании времени, вызванные применением информационных технологий[2]

Таблица 2.

Распределение времени торгового представителя	До внедрения ИТ	После внедрения
Время, затрачиваемое на продажи: эффективное использование неэффективное использование	18 18	40 10
Прочее время: обслуживание административная деятельность профессиональная деятельность	39 19 6	25 15 10

Практическая часть. Решение задачи средствами MS Excel. Вариант 3.   Общая характеристика задачи

Предприятие ООО «Красный Октябрь» осуществляет деятельность, связанную с выпуском различных видов деталей для промышленного оборудования. Для анализа качества выпускаемой продукции ежемесячно производится учет бракованной продукции. Данные учета бракованных деталей приведены на рис. 3.

1.Построить таблицы по приведенным ниже данным.

2.Выполнить расчет процентного отношения бракованных изделий к общему количеству выпущенных изделий, подвести итоги за месяц.

3.Результаты вычислений представить в виде консолидированной таблицы, содержащей сводные данные о выпуске бракованных изделий за квартал, и в графическом виде.

4.Сформировать и заполнить форму сводной ведомости по учету некачественной продукции (рис. 4).

Ведомость учета изготовленных деталей за январь 2006 г.

Код станка	Количество выпущенных деталей, шт.	Количество бракованных деталей, шт.	% брака
1	2600	35
2	3500	57
3	1890	26
4	2780	72
ИТОГО

Ведомость учета изготовленных деталей за февраль 2006 г.

Код станка	Количество выпущенных деталей, шт.	Количество бракованных деталей, шт.	% брака
1	2980	26
2	3470	45
3	2100	12
4	3150	56
ИТОГО

Ведомость учета изготовленных деталей за март 2006 г.

Код станка	Количество выпущенных деталей, шт.	Количество бракованных деталей, шт.	% брака
1	2700	42
2	3720	35
3	3140	39
4	3200	26
ИТОГО

Рис. 3. Данные о выпуске бракованной продукции по месяцам

ООО «Красный Октябрь»

Расчетный период
с	по
__.__.20__	__.__.20__

 

Сводная ведомость качества изготавливаемой продукции

Код станка	Количество выпущенных деталей, шт.	Количество бракованных деталей, шт.	% брака
1	2700	42
2	3720	35
3	3140	39
4	3200	26
ИТОГО

Главный технолог_________________________________

Рис. 4 Сводные данные о выпуске бракованной продукции за квартал

Описание алгоритма решения задачи

1)         Запустить табличный процессор Microsoft Excel.

2)         Создать книгу с именем «Красный Октябрь».

3)         С помощью команды Вставка->Лист добавить в рабочую книгу рабочий лист с названием «Сводная форма».

·     По умолчанию книга Excel имеет три рабочих листа, которые называются Лист1, Лист2, Лист3. Необходимо переименовать их с помощью двойного щелчка левой кнопкой мыши на названии листа в «Январь», «Февраль», «Март».

4)         Отформатируйте ячейки под ввод длинных заголовков:

·     Выделите нужный диапазон ячеек

·     Выполните команду Ячейки в меню Формат

·     Выберите закладку Выравнивание

·     В группе опций Отображение установите флажок опции Переносить по словам

5)         Заполнить лист «Январь» данными, исходя из структуры таблицы, описанной выше:

6)        

 

Рис. 6. Таблица «Январь»

·     Отформатировать ячейки B2:B6 и C2:C6 для ввода числовых значений:

·           Выделите ячейки

·           Выберите команду Ячейки меню Формат

·           Выберите закладку Число

·           Выберите формат Числовой и Число десятичных знаков – 0

·           Нажмите ОК

·     Отформатировать ячейки D2:D6 для ввода формул аналогично описанному выше, выбрав Процентный формат

·     Ввести значения формул: =C2/B2 в ячейку D2 и растянуть с помощью маркера автозаполнения на ячейки D3:D5

·     Ввести значения функций: =СУММ(B2:B5) в ячейку B6 для подсчета суммы и растянуть на ячейки C6 и D6.

7)         Аналогично заполнить листы «Февраль», «Март»

Рис. 7. Таблица «Февраль»

Рис. 8. Таблица «Март»

На рабочем листе «Сводная ведомость» создать таблицу, в которой будет подсчитываться процент брака выпускаемых деталей за январь, февраль, март:

·     Заполнить графы «Код станка», «Количество выполненных деталей», «Количество бракованных деталей» следующим образом: в ячейке A7 записать формулу =январь!A2, которая скопирует данные с листа январь. Аналогично, с помощью маркера автозаполнения растянуть на A8:A10. Таким же образом, нужно поступить и с графами «Количество выполненных деталей», «Количество бракованных деталей»

·     Ввести значения формул: =C7/B7 в ячейку D7 и растянуть с помощью маркера автозаполнения на ячейки D8:D10

·     Ввести значения функций: =СУММ(B7:B10) в ячейку B11 для подсчета суммы и растянуть на ячейки C11 и D11.

Рис. 9. Лист «Сводная ведомость»

8)         На рабочем листе «Сводная форма» создать сводную ведомость учета качества изготовляемой продукции.

9)         Путем создания межтабличных связей заполнить созданную форму полученными данными из таблицы «Сводная ведомость учета качества изготовляемой продукции»

Рис. 10. Лист «Сводная форма»

10)      С помощью команды Вставка->Диаграмма по полученной сводной ведомости построить график процента брака, выдаваемого каждым станком:

Рис. 11. График «Процент брака»

Заключение

Как видно из всего вышесказанного, значение информатики в управлении велико. В ближайшие 10 лет мир изменится сильнее, чем за предыдущие 50. И от того, насколько правильно мы сможем организовать свою жизнь, сможем четко ей управлять, зависит очень многое.

Стратегический курс на ускорение социально-экономического развития страны предполагает интенсификацию производства на базе научно-технического прогресса и внедрения эффективных форм управления. Это выдвигает новые задачи, связанные с разработкой современных методов и средств исследования и проектирования объектов различной природы и назначения.

Несмотря на достигнутые в настоящее время успехи в области автоматизации проектирования, процесс создания новых конструкций, машин и механизмов не может обойтись без творческого участия человека. Поэтому от того, насколько тщательно проведено моделирование исследуемого объекта современными математическими методами на этапе проектирования, зависит качество реализации. Практика показывает, что не выявленные на этом этапе ошибки проекта дорого обходятся заказчику и пользователям систем.

Список использованной литературы

1.  Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике. М.: Вузовский учебник, 2006.

2.  Информационные технологии управления / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2003.

3.  Одинцов Б.Е. Обратные вычисления в формировании экономических решений. М.: Финансы и статистика, 2004.

4.  Экономика организаций (предприятий): Учебник / Под ред. В.Я. Горфинкеля, проф. В.А. Швандара. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.

5.  Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем. М.: ИНФРА-М, 2005. С. 34-46.

6.  Колесников А. Excel 2000. К.: группа BHV, 1999.

[1] Ваганян Г.А., Ваганян О.Г. Виртуальные технологии менеджмента, Ереван, Нжар, - 2005.

[2] Источник: Поппель Г., Голдстайн Б. Информационная технология миллионные прибыли. - М.: Экономика, 1990.