Разработка системы автоматизированного электронного документооборота для предприятия

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Характеристика предметной области

1.2. Организация предметной области

1.3. Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач

1.4. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационное обеспечение комплексных задач

2.2. Технологическое обеспечение

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Базы данных играют особую роль в современном мире. Все, с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером, а специалисты в этой области никогда не окажутся безработными.

Данная база данных может применяться в различных учебных заведениях, имеющих в наличии тренажерные залы. Для обеспечения надежности системы управления данными необходимо выполнить следующие основные требования:

·     целостность и непротиворечивость данных,

·     достоверность данных,

·     простота управления данными,

·     безопасность доступа к данным.

Целесообразно остановиться на вопросах эффективности проектирования, разработки и использования в реальных условиях базы данных «Система учёта занятий в тренажерном зале АГПК».

Курсовой проект преследует цель оценить уровень подготовки студентов по общепрофессиональным и специальным дисциплинам, полученные ими теоретические знания, приобретенные навыки самостоятельной работы, умение синтезировать полученные знания и применять их к решению практических задач.

Выполнение КП является одним из завершающих и наиболее значимым этапом обучения студентов по дисциплине «Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем». Его конечным результатом является представление и защита оформленной соответствующим образом работы, в которой отражается содержание изучаемой дисциплины и качество подготовки специалистов этого направления.

Конечной целью КП является выявление уровня подготовки студента, степени готовности его к усвоению профессиональных знаний.

Основными задачами выполнения КП является:

1.   выявление понимания студентом основных проблем и перспектив развития технологии проектирования автоматизированных информационных систем;

2.   выявление понимания студентом значимости своей будущей профессиональной деятельности, умения приобретать новые знания, особенно в области современных информационных технологий;

3.   выявление умения работать с технической и нормативной документацией, а также четко излагать свои мысли;

4.   выявление навыков решать поставленные практические задачи с использованием теоретических знаний;

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ   1.1. Характеристика предметной области

В последнее время внимание АГПК было обращено на вопросы рационального использования тренажерных устройств в развитии способностей студентов АГПК. Применение тренажерных устройств и других технических средств в тренировочном процессе позволяет получать более объективные и достоверные данные о количественных и качественных характеристиках движений, об уровне развития физических качеств и технической подготовленности студентов АГПК.

Благодаря использованию тренажеров становится возможным более эффективно развивать физические качества и совершенствовать техническую подготовленность студентов АГПК. Одно из несомненных преимуществ тренажерных устройств состоит в том, что они позволяют повысить избирательность воздействия на нервно-мышечный аппарат спортсмена путем использования различных сочетаний упражнений динамического и статического характера при уступающем и преодолевающем режимах работы мышц с сохранением структуры движений основного соревновательного упражнения.

Тренажерные устройства позволяют при выполнении упражнений сохранить, с одной стороны, высокую степень сопряженности с основным соревновательным упражнением, а с другой - избирательно воздействовать на развитие необходимых физических качеств студентов АГПК. В последние десятилетия сконструированы тренажерные устройства для развития почти всех физических качеств, особенно скоростных, скоростно-силовых, силовых качеств.

В настоящее время практически во всех сферах человеческой деятельности используются базы данных. В том числе решение перечисленных задач позволит достигнуть цели, а именно, реализовать базу данных «Система учёта занятий в тренажерном зале АГПК», что позволит следить за прохождением занятий в тренажерном зале АГПК.

Необходимость программировать всегда сдерживала широкое внедрение баз данных в малом бизнесе. Крупные предприятия могли позволить себе сделать заказ на программирование специализированной системы «под себя». Малым предприятиям зачастую не по силам было не только решить, но и даже и правильно сформулировать эту задачу.

На рисунке 1 приведена схема организации обучения и повышения квалификации персонала в нотации методологии функционального моделирования BP-win, как подмножества IDEF0.

На рисунке 2 приведена декомпозиция организации обучения в нотации методологии функционального моделирования BP-win, как подмножества IDEF0.

Для того чтобы документировать механизмы передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации.

При построении диаграммы потоков данных используются следующие элементы:

Поток данных - это информация которая передаются и требует обработки, на схеме обозначается стрелкой .

Процесс - это преобразование входных данных в выходные по определенному правилу, обозначает некоторое действие обрабатывающее входной поток. На схеме обозначается окружностью .

Внешняя сущность - это объект являющийся внешним по отношению к моделируемому объекту и обменивается с ним потоками данных. На схеме обозначается прямоугольником .

Хранилище данных - место хранения используемой информации, на схеме обозначается параллельными линиями .

1.2. Организация предметной области

 

Методика применения тренажеров и устройств должна ориентироваться на общие закономерности, определяемые теорией и методикой физического воспитания при развитии силовых качеств.

Так, при выполнении упражнений для развития силовых способностей, одной из наиболее важных задач является выбор величины сопротивления или отягощения (см. табл. 1).

Таблица 1

Выбор величины сопротивления или отягощения

Число возможных повторений в одном подходе	Вес (сопротивление)
1 2 – 3 4 – 7 8 – 12 13 – 18 19 – 25 свыше 25	предельный околопредельный большой умеренно-большой средний малый очень малый

Тренажерные устройства могут использоваться на каждом этапе обучения в зависимости от технических характеристик тренажеров и поставленных задач. Так как большинство желающих применяют тренажеры для здоровья в индивидуальных занятиях, необходимо придерживаться основополагающих принципов и правил.

Принцип постепенности нагрузки.

Сущность этого принципа заключается в том, что увеличивать отягощения надо постепенно – по мере того, как мышцы адаптируются к нагрузке, и упражнение перестает оказывать эффективное тренирующее воздействие. Практически, если вы можете преодолеть вес какого-то отягощения больше 10 раз, можно и нужно увеличить отягощение, но незначительно, с шагом в 2,5 кг.

Принцип увеличения объема мышц.

Чтобы объем мускулов быстрее увеличивался, соблюдайте следующее правило: выполняйте 3 – 4 серии по 5 – 7 повторений – для верхней половины тела; для ног – 3 – 4 серии по 10 – 14 повторений. Вес отягощения должен быть таким, чтобы последние два повтора упражнений были выполнены с максимальным усилием.

Принцип приобретения мышечного рельефа.

Правило на этот счет можно сформулировать следующим образом: для верхней части тела – 6 – 8 серий по 12 – 16 повторений, для ног – 6 – 8 по 20 – 24 повторения.

Дыхание

При выполнении упражнений дыхание должно быть спокойным и ритмичным, без задержек. Вдох должен производиться при расширении грудной клетки, выдох при ее сжатии. Обычно акцентированную часть упражнения, например выжимания, следует сопровождать вдохом.

Правильно дышать - это, значит, дышать свободно, глубоко, включая в работу все дыхательные мышцы, вдох и выдох делать через нос.

Особое значение для человека имеет дыхание через нос. Человек всегда должен стараться дышать через нос.

С помощью носового дыхания можно контролировать величину физической нагрузки. Если во время оздоровительного бега дышать через нос невозможно и приходится дышать через рот, значит, нагрузка на организм является выше предельно-допустимой. В этом случае необходимо снизить скорость бега. Если после снижения скорости бега дышать через нос все же трудно, то следует перейти на ходьбу.

У некоторых людей дыхание через нос вызывает значительные затруднения, особенно во время физической нагрузки. В этом случае во время бега можно дышать через нос и полуоткрытый рот одновременно.

Интервал отдыха между сериями (подходами).

Обычная длительность паузы между подходами составляет от 30 с до 2 мин. При выполнении упражнений с большой амплитудой движений (например, приседание) со значительным отягощением интервал отдыха надо несколько увеличить.

Интервалы отдыха между занятиями зависят от величины тренировочной нагрузки. Они должны обеспечивать полное восстановление работоспособности до исходного уровня или же до фазы суперкомпенсации (сверхвосстановления). Оздоровительная тренировка в фазе недовосстановления недопустима для занимающихся оздоровительной физической культурой, так как адаптационные возможности людей среднего возраста ограничены. Чем больше величина тренировочной нагрузки, тем более продолжительными должны быть интервалы отдыха. При 3-разовой тренировке с использованием средних по величине нагрузок (30-60 мин.) продолжительность отдыха 48ч. обеспечивает полное восстановление функций. При малых нагрузках (15—З0 мин.) восстановление работоспособности завершается в течение нескольких часов, поэтому тренировки могут проводиться 5-6 раз в неделю. Однако, например, ежедневный бег с использованием малых нагрузок менее эффективен, поскольку вызывает значительно меньшие функциональные сдвиги в организме.

Длительность тренировочного занятия.

Длительность тренировочного занятия зависит от уровня подготовленности занимающихся. Продолжительность тренировочного занятия у новичков от 40 мин до 1 ч; для подготовленных – 1,5 ч.

При соблюдении этих правил и принципов, как показывает практика и анализ контрольных нормативов по троеборью (жим, приседание, становая тяга), где из 105 человек занимающихся выполнили контрольные нормативы 78 человек (75%), улучшили результаты на 2 кг 21 человек (20%), на 5 кг – 6 человек (6,3%).

Анализируя полученные данные, можно сделать следующие выводы.

Использование тренажеров, как вид деятельности, является эффективным и разносторонним средством физических и волевых качеств.

Высокая эффективность позволяет рассматривать тренажеры, как одно из средств укрепления здоровья, снижение заболеваемости, хорошее средство профилактики и устранения дисгармонии в мышечном развитии.

1.3. Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач

Наименование задачи: автоматизация данных о занятиях в тренажерном зале АГПК.

	Тренажерный зал
	Оператор ЭВМ

Рис.1. Движение информационных потоков в контексте решаемой задачи

На рисунке 1 приведена схема испытаний продукции предприятия в нотации методологии функционального моделирования BP-win, как подмножества IDEF0, на рис. 2 представлена декомпозиция данной задачи.

Для того чтобы документировать механизмы передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации.

При построении диаграммы потоков данных используются следующие элементы:

Поток данных - это информация которая передаются и требует обработки, на схеме обозначается стрелкой .

Процесс - это преобразование входных данных в выходные по определенному правилу, обозначает некоторое действие обрабатывающее входной поток. На схеме обозначается окружностью .

Внешняя сущность - это объект являющийся внешним по отношению к моделируемому объекту и обменивается с ним потоками данных. На схеме обозначается прямоугольником .

Хранилище данных - место хранения используемой информации, на схеме обозначается параллельными линиями .

Рассмотрим схему информационных потоков данных (рис.3).

Решение данной цели имеет целью разработку информационной системы, предназначенной для автоматизации сведений о занятиях в тренажерном зале АГПК.

Данная задача решается в реальном времени, при котором обеспечивается доступ к базе данных по мере необходимости.

Решение данной задачи предназначено для оператора ЭВМ тренажерного зала АГПК.

Информационная взаимосвязь специалиста представлена на рис.1/

Автоматизированное решение перечисленных задач позволить достичь следующих целей:

- достижение улучшения ряда экономических показателей (увеличение числа обслуживаемых клиентов);

- улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности);

- увеличение скорости обработки информации.

1.4. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.

Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты – идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. В качестве такого объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

Переход к преимущественно безбумажному делопроизводству дает возможность наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде, получить целостную картину исполнения документов и поручений по всем уровням управления, проводить согласование документов в электронной форме, контролировать все операции с электронным документом и внедрить единые процедуры безопасности.

Так как автоматизированная система затрагивает организацию процессов делопроизводства, необходимо тесное сотрудничество представителей служб делопроизводства и информационных технологий при внедрении систем. И что немаловажно — необходима поддержка проекта высшим руководством организации или предприятия.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 2.1. Информационное обеспечение комплексных задач

Рассмотрим проектирование БД на примере тренажерного зала АГПК.

Рассмотрим вариант, который ориентирован на конкретные задачи или функциональные потребности пользователей, а с другой стороны, учитывает возможность наращивания новых приложений.

Пусть необходимо построить базу данных, содержащую информацию о тренажерном зале АГПК:

·          списки студентов АГПК;

·          перечень выполняемых упражнений;

·          список тренажерных устройств;

·          сведения о занятиях;

·          результаты сдачи экзаменов (зачетов) по каждому из проведенных занятий.

В результате анализа предметной области выявляются документы – источники данных для создания базы данных.

Документы справочной информации. Справочная информация содержится в документах «Список студентов АГПК», «Список тренажерных устройств», «Перечень выполняемых упражнений».

Документы учетной информации. Учетная информация может быть представлена в планах проведения занятий в группах на текущий семестр, содержащих перечень занятий, а также в заполненных ведомостях.

Особо отметим, что документы предметной области не только дают возможность выявить структуру данных, но и являются основой для разработки форм ввода/вывода, отчетов для печати документов.

Список студентов группы № _________

Номер студента	Фамилия И.О.	Год рождения

Список тренажерных устройств

Таб. номер	Наименование	Вес (сопротивление)

Вся информация вводится через экранную форму. Описание входной информации содержит файлы и справочники. Структура данных документов представлена в таблицах 2-7 соответственно.

Таблица 2

Список студентов

Наименование реквизита	Идентификатор	Значение реквизита
Номер зачетной книжки	KOD	key
Фамилия, имя, отчество	FIO	Text
Год рождения	GR	Date
Тип показаний	TIP

Таблица 3

Перечень тренажерных устройств

Наименование реквизита	Идентификатор	Значение реквизита
Табельный номер	TAB	key
Наименование	N	Text
Вес (сопротивление)	V	Number

Таблица 4

Перечень выполняемых упражнений

Наименование реквизита	Идентификатор	Значение реквизита
Код упражнения	TIP	key
Наименование	N	Text
Вес (сопротивление)	V	Number

Выходная информация включает в себя отчет, запросы и файлы. В данном проекте главной выходной формой будет следующая таблица, реализованная программно, она является выходным файлом, на основе которого формируются запросы.

Таблица 5

Перечень тренажерных устройств
Табельный номер	Наименование	Вес (сопротивление)
1	Велотренажер	предельный
10	Миостимулятор	малый
11	Степпер	малый
12	Степпер	малый
13	Эллиптическая дорожка	околопредельный
14	Эллиптическая дорожка	околопредельный
15	Гребной кардиотренажер	околопредельный
16	Гребной кардиотренажер	околопредельный
17	Силовой тренажер	средний
18	Силовой тренажер	средний
2	Велотренажер	предельный
3	Беговая дорожка	предельный
4	Беговая дорожка	предельный
5	Кардиотренажер	средний
6	Кардиотренажер	средний
7	Райдер	средний
8	Райдер	средний
9	Миостимулятор	малый

Таблица 6

Перечень упражнений
Код упражнения	Наименование	Табельный номер
1	Бег	1
2	Ходьба простая	3
3	Ходьба усложненная	5
4	Лежа	7
5	Сидя	9
6	Стоя	11

Таблица 7

Список студентов АГПК
Номер зачетной книжки	ФИО	Год рождения	Код упражнения
1	Иванова ИИ	1988	1
2	Петров ПП	1987	2
3	Алексеев АА	1986	3
4	Соколов СС	1985	4
5	Орлов ОО	1989	3
6	Ивушкина АВ	1987	2
7	Лоза ЮД	1986	5

  2.2. Технологическое обеспечение

Технологическое обеспечение включает описание организации технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации и отражает последовательность операций, начиная от способа сбора первичной информации, включающей два типа документов (документы, данные из которых используются для корректировки НСИ и документы, представляющие оперативную информацию, используемую для расчетов) и заканчивая формированием результатной информации, ее передачи и мероприятиям по переходу на новую отчетную дату. Затем приводится схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации и инструкционные карты основных операций технологического процесса, отражающие пооперационное описание технологии.

В реляционных БД даталогическое или логическое проектирование приводит к разработке схемы БД, то есть совокупности схем отношений, которые адекватно моделируют абстрактные объекты предметной области и семантические связи между этими объектами. Основой анализ корректности схемы являются так называемый функциональные зависимости между атрибутами БД. Некоторые зависимости между атрибутами отношений являются нежелательными из-за побочных эффектов и аномалий, которые они вызывают при модификации БД. При этом под процессом модификации БД мы понимаем внесение новых данных в БД или удаление некоторых данных из БД, а также обновление значений некоторых атрибутов.

Однако этап логического или даталогического проектирования не заканчивается проектированием схемы отношений. В общем случае в результате выполнения этого этапа должны быть получены следующие результирующие документы:

·     Описание концептуальной схемы БД в терминах выбранной СУБД.

·     Описание внешних моделей в терминах выбранной СУБД.

·     Описание декларативных правил поддержки целостности базы данных.

·     Разработка процедур поддержки семантической целостности базы данных.

·     Однако перед тем как описывать построенную схему в терминах выбранной СУБД, нам надо выстроить эту схему.

·     Мы должны построить корректную схему БД, ориентируясь на реляционную модель данных.

Модель предметной области разрабатываемой системы должна быть представлена в терминах модели данных концептуального уровня выбранной конкретной СУБД. Эту стадию называют логическим (или даталогическим) проектированием базы данных, а ее результатом является концептуальная схема базы данных, включающая определение всех информационных элементов (единиц) и связей, в том числе задание типов, характеристик и имен.

Для работы с программным продуктом используется простой, интуитивно понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формы определяется доступностью командных кнопок, целостность данных определяется набором используемых в программе проверок.

Переход от одного объекта формы к другому осуществляется при нажатии клавиш Enter, Tab или щелчком мыши по соответствующему объекту.

После запуска программы на экране появляется главная форма.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления.

Результатом данного курсового проекта являлась разработка системы автоматизированного электронного документооборота для заданного предприятия, позволяющая оптимизировать движение документов в соответствии с рациональной организацией труда.

Использование данной системы в реальных условиях позволит повысить эффективность работы, уменьшить издержки, снизить трудоемкость выполняемых операций.

Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с ними (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны.

АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т. д.

Использование данной автоматизированной системы электронного документооборота в реальных условиях приведет к улучшению ряда экономических показателей:

- улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени автоматизации получения первичной информации);

- увеличение числа обслуживаемых клиентов.

К составляющим эффективность при использовании данной системы электронного документооборота можно отнести также следующее:

- во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

- организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

- система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

- создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

- минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих мест, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.

- качественный выигрыш достигается организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем — в повторном вводе реквизитов текстов полученных документов.

Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.   Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 1983. – 320 с.

2.   Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989. – 351 с.

3.   Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352 с.

4.   Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. -М.: Мир, 1991. – 252 с.

5.   Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер, 2002. – 304 с.

6.   Кириллов В.В. Структуризованный язык запросов (SQL). – СПб.: ИТМО, 1994. – 80 с.

7.   Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 158 с.

8.   Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. – М.: Финансы и статистика, 1984. – 196 с.

9.   Мартьянова А.Е. Методическое пособие по проектированию баз данных; Астрахань, 2003 г., 143 с.

10.      Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных. – М.: Мир, 1984. – 294 с.