Система автоматизации документооборота. Электронный документ

Содержание

Введение

1. Понятие электронного документа и его отличия от иных видов документов

2. Правовой режим электронного документа и документооборота

3. Процедуры разрешения конфликтов

Заключение

Список литературы

Введение

Сегодня применение системы автоматизации документооборота - важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е. руководителей организации. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.

До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась в первую очередь как инструмент повышения эффективности делопроизводственных служб, занятых составлением, перемещением, учетом и хранением бумажных документов.

Однако в последнее десятилетие заметный прогресс в области офисной автоматизации привел к тому, что авторы могут сами с помощью персональных компьютеров составлять документы, а нажатия нескольких клавиш достаточно для отправки любого числа копий документа адресатам независимо от их местонахождения.

Таким образом, цель написания данного реферата проанализировать понятие электронного документа, выявить его юридическую силу.

1. Понятие электронного документа и его отличия от иных видов документов

Современные текстовые процессоры позволяют создавать документы трех типов.

Во-первых, это печатные документы, которые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства.

Второй тип - электронные документы в формате текстового процессора, например Microsoft Word. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. В большинстве случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей и т.п.). Набор разрешенных средств в данном случае, как правило, минимален и определяется заказчиком.

В настоящий момент законодатель под электронным документом понимает - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Третий тип - Web-документы. Предполагается, что в этом качестве они останутся навсегда, и их преобразование в печатные документы не планируется. В Web-документах большую роль играет управление цветом.

Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления. [1]

2. Правовой режим электронного документа и документооборота

Основным нормативным документом, регламентирующим вопросы электронного документооборота в России, является Федеральный закон от 10.01.02 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ). [2]

В Законе N 1-ФЗ провозглашаются общие положения "правил игры" на электронных рынках в части вопросов признания электронной цифровой подписи (ЭЦП) в электронном документе равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Закон N 1-ФЗ принят в соответствии с модельным законом "Об электронной цифровой подписи", принятым в г. Санкт-Петербурге 9 декабря 2000 г. постановлением на 16-м пленарном заседании Межпарламентской ассамблеи государств - участников СНГ. Следует отметить, что, несмотря на добровольный порядок принятия соответствующих законодательных актов на внутригосударственном уровне, авторитет данного модельного закона чрезвычайно высок - помимо России уже многие страны СНГ (например, Украина) приняли соответствующую стратегию за базовую. Резкая критика Закона N 1-ФЗ некоторыми представителями российского рынка представляется не совсем обоснованной, поскольку концепция принятия документов общего характера, регулирующих вопросы электронного документооборота, принята во многих других государствах.

Технологии ЭЦП использовались задолго до принятия Закона N 1-ФЗ. В частности, приказом Банка России от 21.09.93 г. N 02-159 был введен в действие государственный стандарт "Подпись цифровая электронная". Кроме того, в 1993 г. известен пример судебного разбирательства, связанного с использованием ЭЦП, одной из существенных особенностей которого является тот факт, что дело изначально было передано для рассмотрения не в арбитражный суд, где могли возникнуть сложности с допустимостью доказательств, а в суд третейский. [3]

В письме Банка России от 3.02.04 г. N 16-Т содержатся рекомендации по информационному содержанию и организации WEB-сайтов кредитных организаций, в частности в п.3.8 указывается, что электронный документооборот между кредитными организациями и клиентами через операционный WEB-сайт целесообразно осуществлять с использованием средств аутентификации электронных сообщений (в том числе средств электронной цифровой подписи). [4]

Законодательство об ЭЦП является правовой основой использования, эксплуатации и развития Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", что закреплено в ст.3 Федерального закона от 10.01.03 г. N 20-ФЗ. В частности, в ст.12 данного Закона предусмотрено, что электронные документы, подготовленные с использованием ГАС "Выборы", приобретают юридическую силу после его подписания ЭЦП соответствующих должностных лиц. Протокол, сводная таблица о голосовании и иные сводные документы, подготовленные в электронном виде, приобретают юридическую силу только после обязательной проверки с помощью открытых ключей ЭЦП подлинности всех исходных электронных документов, на основе которых готовится сводный электронный документ. [5]

Вопросы, касающиеся создания системы электронного документооборота, поднимаются и в ряде концептуальных российских документов, в которых определены основные тенденции социально-экономического развития. Например, Основные направления единой государственной денежно-кредитной политики на 2003 год, одобренные советом директоров Банка России 16 ноября 2002 г., содержат положения о дальнейшем расширении сферы применения электронных платежных документов, используемых при осуществлении безналичных расчетов, унификации правил электронного документооборота, стандартизации форматов электронных сообщений, совместимых с соответствующими форматами, применяемыми в международной практике.

О необходимости перехода на электронный документооборот государственных органов, а также электронную обработку и анализ информации, разработки и внедрения электронных административных регламентов и завершения создания системы правительственных порталов с доступом к открытой части таких регламентов, согласования программ информатизации органов государственного управления с задачами и приоритетами административной реформы говорится в Программе социально-экономического развития Российской Федерации на среднесрочную перспективу (2003-2005 гг.), утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.08.03 г. N 1163-р. [6]

Однако реальной "подвижкой" в развитии внедрения систем электронного документооборота на уровне государственных органов стало принятие ряда федеральных целевых программ. В первую очередь это касается Федеральной целевой программы "Электронная Россия (2002-2010 годы)", утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 28.01.02 г. N 65 (в ред. от 8.10.02 г). [7]

В течение 2005-2010 гг. (третий этап реализации Программы) планируется обеспечить комплексное внедрение системы электронной торговли в сфере поставок продукции для государственных нужд на федеральном уровне и уровне субъектов Российской Федерации, стандартизированного документооборота и систем обеспечения информационной безопасности. В результате внедрения данной Программы предполагается довести долю электронного документооборота в общем объеме документооборота до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном документообороте.

Электронный документооборот используется и в органах судебной власти. Причем действующее законодательство предусматривает не только решение глобальных проблем информатизации судебных органов, но и внедрение систем электронного документооборота на уровне обычных районных судов.

Электронный документооборот "проникает" и в сферу налоговых отношений. В начале 2002 г. вступили в силу поправки в Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ), касающиеся соответствующих форм отчетности в электронной форме. Изменения предусматривают то, что налоговая декларация может быть направлена налогоплательщиком в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае налоговый орган обязан передать налогоплательщику квитанцию о приемке в электронном виде. Причем днем представления декларации по телекоммуникационным каналам связи считается день представления отчетности в электронном виде (см. Федеральный закон от 28.12.01 г. N 180-ФЗ "О внесении изменения в статью 80 части первой Налогового кодекса Российской Федерации").

Спустя несколько месяцев (в апреле 2002 г) вступили в силу поправки в Федеральный закон от 23.11 96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", согласно которым организация имеет право представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде.

Новеллы в Законе "О бухгалтерском учете" и НК РФ наиболее полно конкретизируются в приказе МНС России от 10.12.02 г. N БГ-3-32/705@ "Об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи". [8]

В частности, в документе раскрываются такие вопросы, как: требования к программно-аппаратным средствам представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи; процедура сопровождения налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде; требования к специализированным операторам связи; правила использования средств ЭЦП и средств шифрования; порядок электронного документооборота при представлении налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде.

Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден приказом МНС России от 02.04.02 г. N БГ-3-32/169. [9]

В частности, налогоплательщик обязан придерживаться следующих требований к обороту сведений в интерактивном режиме с налоговыми органами:

после подготовки информации, содержащей данные налоговой декларации, налогоплательщик подписывает ее ЭЦП уполномоченного лица налогоплательщика и отправляет в зашифрованном виде в налоговый орган по месту учета;

в течение суток в адрес налогоплательщика налоговый орган высылает квитанцию о приеме декларации в электронном виде. После проверки подлинности ЭЦП уполномоченного лица налоговым органом налогоплательщик сохраняет документ в своем архиве.

В заключение следует остановиться на вопросах, связанных с дальнейшим развитием электронного документооборота на корпоративном уровне.

Федеральный закон от 27.12.02 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" позволяет организациям легитимизировать методологию и технологию электронного документооборота, которые они фактически используют. [10]

Это осуществляется посредством утверждения стандартов организаций. Стандарты организаций в соответствии со ст.17 Закона N 184-ФЗ могут разрабатываться и утверждаться организациями самостоятельно исходя из необходимости их применения в целях совершенствования производства и повышения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг. Стандарты организаций могут утверждаться и в целях распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок.

Одним из первых стандартов организаций в России является стандарт регионального благотворительного общественного фонда "Право и Интернет" - "Телемедицина. Общие положения" от 29.12.02 г. N 1-2512/2002. [11]

 

3. Процедуры разрешения конфликтов

Для нормального функционирования систем электронного документооборот (ЭДО) необходимо разработать процедуры разрешения возможных конфликтов. Стороной таких конфликтов (кроме участников ЭДО и фирмы-провайдера) может быть и фирма-разработчик программного обеспечения.

При описании всех процедур предполагается, что договор с фирмой-разработчиком учитывает наличие эталонного образца программного обеспечения (ПО), который может храниться только у фирмы-провайдера или у всех участников системы ЭДО, но при этом требуется выполнение двух основных условий.

Должно быть документально подтверждено, что каждому участнику системы ЭДО (включая фирму-провайдер) установлено программное обеспечение, соответствующее эталонному образцу. Хранение эталонных образцов организуется таким образом, чтобы исключить возможность изменения эталонного образца программного обеспечения без ведома сторон: участника, у которого данное ПО установлено, разработчика и фирмы-провайдера. Указанный режим может быть обеспечен, например, системой нескольких ключей, когда носитель с эталонным образцом хранится в конверте, опечатанном всеми заинтересованными сторонами, либо в сейфе с несколькими различными ключами.

Опишем теперь процедуры разрешения конфликтов, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем ЭДО.

1. Одна из сторон отказывается от принятия на себя обязательств по документу, заверенному ее действующей цифровой подписью, причем последняя признается подлинной программой проверки другой стороны.

В этом случае проверяется целостность программного обеспечения сторон путем сравнения используемого программного обеспечения с эталонным образцом. Далее возможны следующие варианты:

а) если будет выяснено, что программное обеспечение одной из сторон отличается от эталонного, то вся ответственность (включая возмещение возможных убытков) лежит на данной стороне;

б) если же программное обеспечение сторон соответствует эталонным образцам, то повторно проверяется подлинность цифровой подписи с помощью программного обеспечения, соответствующего эталону. Если подпись признается действительной в результате повторной проверки эталонным ПО, а сторона, чьей подписью заверен документ, отказывается принять на себя обязательства по документу, то назначается экспертная комиссия, которая на основании изучения спорного документа на магнитном носителе, распечатки этого документа вместе с цифровой подписью под ним на бумажном носителе, образца цифровой подписи ответчика (открытого ключа), заверенного его личной подписью и мастичной печатью, выносит заключение о подлинности цифровой подписи и ее соответствии техническому описанию используемых алгоритмов.

2. Одна из сторон отказывается от приема и рассмотрения документа на основании того, что цифровая подпись другой стороны под документом воспринимается как фальшивая.

Тогда сторона, отказавшая в приеме документа, заверяет свой отказ от рассмотрения документа личной подписью и мастичной печатью, а вторая сторона повторно подписывает документ цифровой подписью и направляет его первой стороне.

Если новая подпись опять признается программой проверки первой стороны недействительной, то проверяется сохранность (соответствие эталонному образцу) программного обеспечения сторон. Здесь возможны следующие варианты:

а) нарушено программное обеспечение у автора документа - тогда отказ другой стороны от рассмотрения документа является правомерным;

б) разрушено программное обеспечение у стороны, отказавшейся от приема документа, - в данном случае она обязана возместить убытки, возникшие вследствие ее отказа от рассмотрения документа; основанием для привлечения к ответственности служит официальный отказ от приема документа.

Важное значение для нормального функционирования систем ЭДО имеет разработка процедур определения случаев, когда наступает ответственность разработчика программного обеспечения.

Алгоритмы, используемые в программном обеспечении ЭЦП, признаются ненадежными, если доказана практическая возможность за приемлемый срок:

а) либо подделать подпись под документом;

б) либо определить по образцу подписи и подписанным документам секретный ключ;

в) либо изменить документ, не нарушив подлинности подписи.

Программное обеспечение ЭЦП признается не соответствующим техническому описанию используемых алгоритмов, если документ, подписанный с использованием программного обеспечения, соответствующего эталонному образцу, одной стороной, воспринимается как фальшивый соответствующим эталонному образцу программным обеспечением другой стороны (при условии, что обе стороны используют действующие ключи подписывания).

Когда в системе ЭДО некоторые типы документов обрабатываются в автоматическом режиме, для них должны быть установлены жесткие требования по их структуре и определены действия, выполняемые при обработке документа каждого типа (операционные условия). В таких системах обычно вводится понятие допустимого документа, т.е. документа, удовлетворяющего описанным в системе форматам. Кроме упомянутых ранее процедур необходимо описать еще и процедуры, применимые при конфликтах по вопросам о допустимости документов и правильности их обработки.

Программа проверки допустимости документов считает нестандартным правильно оформленный документ, если:

эталонная программа проверки допустимости документа признает его таковым на основании несоответствия его требуемому для данного типа документов формату;

экспертиза установила, что документ удовлетворяет требованиям, предъявляемым формату документов этого типа.

Операции, выполненные по стандартному документу программой обработки документов, признаются не соответствующими операционным условиям, если экспертизой будет установлено, что:

обрабатываемый документ соответствует одному из допустимых форматов; для указанного формата операционными условиями предусмотрено выполнение однозначно определенных операций;

операции, выполненные по документу программой обработки документов, не соответствуют описанным в операционных условиях.

Операции, выполненные по нестандартному документу программой обработки документов, признаются не соответствующими операционным условиям, если экспертизой будет установлено, что:

обрабатываемый документ не соответствует ни одному из допустимых форматов;

операции, выполненные по документу программой обработки документов, не предусмотрены для нестандартных документов операционными условиями. [12]

Заключение

Таким образом, в настоящий момент законодатель под электронным документом понимает - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Основным нормативным документом, регламентирующим вопросы электронного документооборота в России, является Федеральный закон от 10.01.02 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

В государстве давно стоит задача перехода на электронный документооборот государственных органов, а также электронную обработку и анализ информации, разработки и внедрения электронных административных регламентов и завершения создания системы правительственных порталов с доступом к открытой части таких регламентов.

Подводя итоги изложенному, можно сказать, что в настоящее время существует правовая основа для широкого применения систем электронного документооборота.

Вместе с тем отдельные ведомственные акты (например, упоминавшееся ранее Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации) предполагают бумажный носитель документов. Недостаточно проработан законодателем вопрос об использовании электронных документов в качестве доказательств

Список литературы

1.     Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" // Собрание законодательства Российской Федерации от 14 января 2002 г., N 2, ст.127

2.     Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" // Собрание законодательства Российской Федерации от 30 декабря 2002 г. N 52 (часть I) ст.5140

3.     Федеральный закон от 10 января 2003 г. N 20-ФЗ "О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы" // Собрание законодательства Российской Федерации от 13 января 2003 г. N 2 ст.172

4.     Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. N 65 "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы)" // Собрание законодательства Российской Федерации от 4 февраля 2002 г. N 5 ст.531

5.     Распоряжение Правительства РФ от 15 августа 2003 г. N 1163-р // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 августа 2003 г. N 34 ст.3396

6.     Приказ МНС РФ от 10 декабря 2002 г. N БГ-3-32/705@ "Об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" // Учет. Налоги. Право - Официальные документы, от 22 января 2003 г. N 2

7.     Приказ МНС РФ от 2 апреля 2002 г. N БГ-3-32/169 "Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" // Финансовой газете, май 2002 г., N 22

8.     Указание оперативного характера ЦБР от 3 февраля 2004 г. N 16-Т "О Рекомендациях по информационному содержанию и организации WEB-сайтов кредитных организаций в сети Интернет" // Вестник Банка России, от 11 февраля 2004 г. N 11

9.     Информатика для юристов и экономистов / Под ред. С.В. Симоновича - Спб., 2006.

10.  Косовец А.А. Правовой режим электронного документа // Вестник Московского университета, Серия 11, Право, 1997, N 5

11.  Кутузов Т. Электронный документооборот в России: юридический аспект // Финансовая газета, 2004, №29

12.  Электронный документооборот в России: юридический аспект (Т. Кутузов, "Финансовая газета", N 29, июль 2004 г)

[1] Информатика для юристов и экономистов / Под ред. С.В. Симоновича – Спб., 2006.

[2] Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" // Собрание законодательства Российской Федерации от 14 января 2002 г., N 2, ст. 127

[3] Кутузов Т. Электронный документооборот в России: юридический аспект // Финансовая газета, 2004, №29

[4] Указание оперативного характера ЦБР от 3 февраля 2004 г. N 16-Т "О Рекомендациях по информационному содержанию и организации WEB-сайтов кредитных организаций в сети Интернет" // Вестник Банка России, от 11 февраля 2004 г. N 11

[5] Федеральный закон от 10 января 2003 г. N 20-ФЗ "О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы" // Собрание законодательства Российской Федерации от 13 января 2003 г. N 2 ст. 172

[6] Распоряжение Правительства РФ от 15 августа 2003 г. N 1163-р // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 августа 2003 г. N 34 ст. 3396

[7] Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. N 65 "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы)" // Собрание законодательства Российской Федерации от 4 февраля 2002 г. N 5 ст. 531

[8] Приказ МНС РФ от 10 декабря 2002 г. N БГ-3-32/705@ "Об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" // Учет. Налоги. Право - Официальные документы, от 22 января 2003 г. N 2

[9] Приказ МНС РФ от 2 апреля 2002 г. N БГ-3-32/169 "Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" // Финансовой газете, май 2002 г., N 22

[10] Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" // Собрание законодательства Российской Федерации от 30 декабря 2002 г. N 52 (часть I) ст. 5140

[11] Электронный документооборот в России: юридический аспект (Т. Кутузов, "Финансовая газета", N 29, июль 2004 г.)

[12] Косовец А.А. Правовой режим электронного документа // Вестник Московского университета, Серия 11, Право, 1997, N 5