Экономическая информационная система предприятия ООО "Дайджекс Технолоджи"

Содержание

 

Введение

1. Характеристика предприятия «Дайджекс Технолоджи»

1.1 Направление деятельности предприятия «Дайджекс Технолоджи»

1.2 Организационная структура предприятия «Дайджекс Технолоджи»

1.3 Информационные потоки на предприятии ООО «Дайджекс Технолоджи»

2. Информационная система предприятия

«Дайджекс Технолоджи»

2.1 Информационная система ФОЛИО

2.2 Общие сведения о системе

2.3 Работа в программе Фолио

3. Недостатки существующей информационной системы предприятия «Дайджекс Технолоджи»

4. Совершенствование информационных потоков в системе управления

4.1 Диагностический анализ информационных связей между функциональными подразделениями предприятия

4.2 Построение графической и матричной модели документооборота

Заключение

Список литературы

Введение

Прохождение практики осуществлялось в фирме ООО «Дайджекс Технолоджи», которая занимается продажей сантехники оптом.

Сегодня основным условием стабильного функционирования компании на рынке становится совершенствование информационных систем. В частности, разработка более эффективных информационных систем.

На базе современных компьютерных технологий создано поколение систем управления. Такие системы предоставляют возможность работать на интегрированном информационном поле множеству удаленных пользователей, что обеспечивает максимальный эффект при управлении крупными производствами и корпорациями.

Интеграция автоматизированных систем управления предприятием до сих пор является одним из наиболее рискованных шагов, на которые руководство решается вовсе не из-за преклонения перед могуществом высоких технологий, а в силу жизненной необходимости. Прежде всего, нельзя отстать о конкурентов, а значит, нужны новые способы обеспечения прозрачности финансовых потоков и контроля над технологическими бизнес-процессами. Последние тенденции рынка тоже нельзя оставлять без внимания, а чтобы обратить себе на пользу любые изменения, требуется провести хотя бы минимальную замену маркетинговой стратегии компании, что невозможно без привлечения IT.

В основе подхода лежит управление качеством выпускаемой продукции, которое должно быть направлено не только на существующие потребности покупателя, но и на его будущие нужды. То есть потребитель становится наиважнейшим звеном производственной линии, а потому, чтобы достичь соответствующего уровня качества, необходимо постоянно совершенствовать производственные процессы.

Целью преддипломной практики является ознакомление со структурой информационной системы ООО «Дайджекс Технолоджи» и сбор материала для выполнения дипломного проекта.

В первой главе приводится характеристика предприятия ООО «Дайджекс Технолоджи», в форме обобщенной модели объекта управления, системы управления и существующей экономической информационной системы.

Во второй главе приводится структура управления предприятия ООО «Дайджекс Технолоджи».

В третьей главе приводится характеристика информационной системы существующей на данном предприятии. В заключение главы приводится обобщенная информационная модель ЭИС предприятия «как есть».

В заключение данной работы проводится критический анализ обобщенной модели экономической информационной системы предприятия ООО «Дайджекс Технолоджи» «как есть» и определяются недостатки существующей экономической информационной системы в целом.

1. Характеристика предприятия «Дайджекс Технолоджи» 1.1  Направление деятельности предприятия «Дайджекс Технолоджи»

Предприятие ООО «Дайджекс Технолоджи» занимается продажей сантехники оптом, и предлагаем своим клиентам не только гибкие цены и большой ассортимент сантехники, но и бесплатные консультации, дополнительный сервис по доставке и возможность формировать заказы. Сантехника включает в себя несколько тысяч наименований: смесители для ванны, смесители для кухни, шаровые краны, вентили, фитинги резбовые, фитинги полипропиленовые (PPR), фитинги для металлопластиковых труб, гибкая и сильфонная подводка для воды и газа, сифоны, гофры, арматура для унитаза, системы канализации, сантехнический фаянс для ванны и туалета, мойки и комплектующие к ним, подстолья и мебель для ванных комнат, элементы и комплектующие для металлопластиковых и полипропиленовых трубопроводов, радиаторы, полотенцесушители, системы очистки воды и многое-многое другое.

1.2 Организационная структура предприятия «Дайджекс Технолоджи»

Организационная структура предприятия ООО «Дайджекс Технолоджи» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Организационная структура ООО «Дайджекс Технолоджи»

Опишем приведенную организационную структуру предприятия подробнее:

-      директор осуществляет общее руководство деятельностью предприятия;

-      заместитель директора распределяет указания директора и следит за работой филиалов;

-      операторы дают задания для водителей по поводу заказов, а водители, в свою очередь, берут с собой грузчиков для загрузки и разгрузки и едут на выполнение заявок.

1.3 Информационные потоки на предприятии ООО «Дайджекс Технолоджи»

На предприятии в основном используется программное обеспечение компании Microsoft.

Информационные потоки на предприятии ООО «Дайджекс Технолоджи» представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Информационные потоки на предприятии ООО «Дайджекс Технолоджи»

2. Информационная система предприятия «Дайджекс Технолоджи» 2.1 Информационная система ФОЛИО

Создана в мае 1993 г.

Специализируется на разработке складских, финансовых и бухгалтерских компьютерных программ. Имеет более 15000 зарегистрированных пользователей.

После загрузки программы и выбора склада для работы пользователь попадает в Главное окно склада, где видит заголовки Главного меню (cветлая полоса в верхней части экрана) и рабочее поле (темная часть экрана), в которое будут загружаться окна (панели) ввода данных. Пункты меню раскрываются щелчком левой клавиши мыши. Подчеркнутая буква в названиях пунктов Главного меню, как и всегда в Windows, является «Горячим ключом (клавишей)», т.е. позволяет осуществить вызов данного пункта путем нажатия на клавиатуре сочетания клавиш Alt и указанной буквы. Главное меню программы представлено на рисунке 3.

Рисунок 3. Главное меню программы. Меню "Ввод"

2.2 Общие сведения о системе

Как обычно в Windows-приложениях, в программе ФОЛИО-WinСклад управление отображением размеров, сворачиванием и закрытием окон производится стандартными кнопками в правом верхнем углу панели ().

В программе задействованы стандартные меню управления окнами, вызываемые щелчком по логотипу программы в левом верхнем углу панелей. Стандартным способом (наведением курсора, принимающего форму двунаправленной стрелки, при нажатой левой клавише мыши на край или угол панели) можно изменять общие, горизонтальные и вертикальные размеры панелей программы Перемещать панели целиком можно курсором, установленным на заголовке окна (выделен цветом) при нажатой левой клавише мыши. Горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки появляются в окнах программы автоматически, по мере необходимости. Главное окно программы и меню окна представлено на рисунке 4.

Рисунок 4. Главное окно программы. Меню Окна

При работе с окнами, представленными в виде таблиц, можно изменять ширину отображаемых на экране колонок, перетаскиванием курсора, установленного на границу колонки (он принимает форму двунаправленной стрелки, разделенной по середине двойной вертикальной чертой), при нажатой левой клавише мыши. Имеется возможность сортировки колонок, т.е. изменение положения данной колонки относительно других. Для этого, наводят курсор на заголовок колонки и нажимают левую клавишу мыши. Левая граница колонки выделяется цветом. Затем, удерживая нажатой левую клавишу мыши, перетаскивают колонку в нужную часть панели.

Управление расположением открытых окон программы, а также настройка общих элементов окон в т.ч. вывода панелей функциональных клавиш в окнах, панели быстрого доступа производится из п. Окна Главного меню программы.

В целях экономии места названия функциональных клавиш в окнах программы часто являются сокращенными. Полное название функции, вызываемой такими клавишами, можно прочитать наведя курсор на клавишу. Через 2 секунды появится соответствующее всплывающее сообщение.

В большинстве окон и панелей программы, за исключением Главного, помимо экранных меню и панелей функциональных клавиш реализована функция вызова всплывающего меню, содержащего все доступные функции и опции окна. Меню вызывается щелчком правой клавиши мыши.

2.3 Работа в программе Фолио

Справочник товаров

Окно справочника товаров представлено на рисунке 5.

Рисунок 5. Окно справочника товаров.

Вызов: Из Главного меню, пункт справочники, подпункт Товары. Из п. Товар меню Отбор Главного меню и при вводе складских документов (НовТвр).

Быстрый вызов из любого места программы - Ctrl+O.

Назначение: ввод и просмотр данных о товарах. Выбор товаров для отбора в Реестрах и Отчетах, а также при вводе документов.

Справочник «Комплекты товаров»

Вызов: Пункт Справочники Главного меню, подпункт Комплекты товаров или кнопка Компл при вводе любого складского документа.

Назначение: передача товаров целыми комплектами в формируемый документ. Товары из комплекта могут принадлежать к разным группам и подгруппам. Один товар может входить в неограниченное число комплектов. Справочник комплектов является общим для всех складов.

Техника использования: для передачи комплекта товаров в документ используют кнопку Выбор.

При выборе комплекта, он попадает в документ не в виде отдельного товара, а как список комплектующих в количестве и по ценам, указанным в Справочнике комплектов. Для создания комплекта и передачи его в Справочник товаров, как самостоятельного товара, используется Накладная сборки с предварительным созданием в Справочнике товаров комплекта, как самостоятельного товара. Окно справочника комплектов товаров представлено на рисунке 6.

Рисунок 6. Панель «Справочник комплектов товаров».

Настройка содержания комплектов

Для ввода нового комплекта щелкните по кнопке НовКомпл. Вам предоставляется возможность создания совершенно нового комплекта или копирования из имеющегося с последующей его корректировкой.

Для коррекции наименования имеющегося комплекта, а также для добавления новых товаров в комплект нажмите кнопку КорКомпл. (см. Рис. 3-6). В верхнем окне панели коррекции комплекта товаров (см. Рис. 3-7) - поле для ввода (коррекции) названия комплекта, ниже - Справочник товаров, отсортированный одним из трех способов (устанавливается в нижней части экрана). Товары, уже выбранные для комплекта выделяются серым цветом. Ввод товара – двойным щелчком или клавишей Enter. Окончание выбора товаров для комплекта - щелчок по кнопке Ok.

Окно панели коррекции комплекта товаров представлена на рисунке 7.

Рисунок 7. Окно панели коррекции комплекта товаров

В панели названий комплектов выделяют нужный комплект и для каждого из товаров, выделив щелчком ячейку Количество указывают требуемое значение (см. Рис. 3-6). Для перехода к следующей товарной позиции нажимают Enter или производят щелчок на другой требуемой ячейке. Вводимые данные сразу заносятся в Справочник. Цены для комплектующих вызываются автоматически из Справочника товаров и не подлежат коррекции в этом режиме. Отпускная цена всего комплекта автоматически формируется на их основе. Никаких дополнительных команд для сохранения сделанных записей не требуется. Завершение работы со Справочником – по клавише Выход.

Для ввода комплекта в документ служит клавиша Выбор. Клавиша активна только при вызове Справочника из режима ввода складских документов. При вызове Справочника из главного меню – она выключена.

Для удаления товара из комплекта или комплекта из Справочника, щелкните по кнопке Удалить или нажмите клавиши Ctrl+Del

В зависимости от того, в какой части панели Справочника был расположен курсор в момент вызова операции, происходит удаление либо комплекта (курсор в таблице комплектов), либо товаров (курсор в таблице товаров).

Справочник партий:

Быстрый вызов Alt+A.

Вызов: из меню Справочники: Справочник партий (серий) товара или при вводе документа при вызове ввода партии.

Назначение.

Выбор партии при вводе складского документа. Контроль наличия товаров каждой партии и срока годности.

Техника использования

Информация, выводимая в колонки Справочника, настраивается клавишей Форма. Из предлагаемых характеристик партий рекомендуется вывести: Артикул, Наименование товара, Партия, Срок годности, Остатки. Колонки начальных учетных рублевой и валютной цен, а также начальные количества могут быть заполнены только в результате перехода на новый Отчетный период и недоступны для коррекции вручную.

Товары Справочника партий по умолчанию отсортированы по артикулу, дополнительно внутри артикула они могут сортироваться (см. Рис. 3-8) по партиям, срокам годности и остаткам, а также по поставщику, если он указан в Справочнике товаров. В последних версиях возможен сквозной отбор по партии, причем как по полному значению, так и по частичному включению.

Для ввода данных в документ реализован отбор (кнопка Отбор) товаров из Справочника по артикулу, диапазону сроков годности, диапазону остатков (причем 2-й и 3-й отбор являются альтернативными), а также по поставщику (отбор по полному и частичному совпадению). Окно Панели "Организации" (Справочник организаций). Закладка "Мои фирмы" панели коррекции комплекта товаров представлена на рисунке 8.

Рисунок 8. Окно панели "Организации" (Справочник организаций). Закладка "Мои фирмы" панели коррекции комплекта товаров

 

Справочник организаций

Вызов. Главное меню Справочники Организации или при вводе складских и платежных документов (кнопка Орг-ции, либо двойной щелчок в поле организаций (Кому/От кого/ Через кого), а также при отборе по организации (Из Главного меню Отбор Организации).

Быстрый вызов из любого места программы

клавиши Shift+F8.

Окно Панели "Организации" (Справочник организаций). Закладка "Мои фирмы" представлена на рисунке 9.

Рисунок 9. Панель "Организации" (Справочник организаций). Закладка "Мои фирмы"

Назначение

Просмотр организаций в зависимости от типа деятельности, их поиск, использование платежных и других реквизитов для выписки документов.

Техника использования

Если Справочник организаций вызван для передачи имени организации в складской, платежный документ или для отбора, то после нахождения нужной организации, необходимо щелкнуть по кнопке Выбор в окне Справочника или нажать "Enter" на клавиатуре или сделать Двойной щелчок по названию организации.

Как и в других окнах программы, экранное меню (нижняя строка клавиш и переключатель настройки сортировки экрана) дублируется и вызывается щелчком правой клавиши мыши.

Показ полной/краткой информация о каждой организации во время просмотра Справочника переключается кнопкой Смотр в окне Справочника или клавишей F3 на клавиатуре. Кроме большого числа различных платежных, адресных и других данных в этом случае будет видна и дополнительная информация об организации, имеющаяся в свободной форме во встроенном редакторе панели.

Как и окно Справочника товаров, окно (панель) Справочника организации не модально, т.е. нет необходимости закрывать его при работе с другими окнами.

Панель ввода складских документов

Вызов

Из Главного меню, пункт Ввод, подпункты Приходная накладная, Расходная накладная, Счет, Накладная сборки или пункт

Окна, подпункт Ввод складских документов.

Быстрый вызов из любого места программы.

Расходная накладная Ctrl+K. Счет Ctrl+J. Приходная накладная Ctrl+L.

Назначение:

Заполнение, сохранение и печать складских документов - накладных и счетов. Данные этих первичных документов определяют движение товаров и учитываются при расчете остатков товаров, учетных цен и долгов. Накладные (как учитываемые, так и не учитываемые) списывают (расходные) или добавляют (приходные) товар на складе, при коррекции количеств и удалении накладных фактические остатки на складе соответственно корректируются. Накладная сборки включает в себя как пункты прихода, так и расхода. С ее помощью удобно учитывать создание нового товара (изделия) из нескольких (комплектующих); при этом одни товары расходуются (отрицательное количество), другие прибывают (положительное количество). Счета могут быть учитываемыми и не учитываемыми, в отличие от накладных они не влияют на фактический остаток товара и по разному влияют на свободный. Учитываемые счета резервируют товар, не изменяя его фактическое количество на складе (т.е. в Справочнике товаров), неучитываемые – не влияют ни на свободный, ни на фактический остаток.

В программе по желанию пользователя сохраняются архивные складские документы, не участвующие в учете товара, но оставленные как источники полезной информации. Это счета по полученным (отпущенным) товарам и сохраненные копии удаленных накладных. Доступ к архивным документам - из соответствующих Реестров по клавише Архив.

Техника использования

Необходимо выбрать один из подпунктов указанных в Главном меню, пункт Ввод: Счет, Расходная накладная, Приходная накладная, Накладная сборки или войти через пункт Окна Главного меню, подпункт Ввод документов. Результат этих действий - открытие четырехстраничной панели ввода складских документов (Ввод накладных и счетов). Интерфейс панелей ввода документов сходен. Панель ввода счета имеет два дополнительных поля Директор и Гл. Бухгалтер. Однако, значения этих полей (Директор и Бухгалтер) доступны при печати ВСЕХ первичных складских документов (не только счетов).

Для изменения типа вводимого документа следует щелкнуть мышью по корешку (закладке) страницы документа. Можно вводить несколько разных типов документов одновременно, а также обращаться к другим окнам программы во время ввода данных.

Панель ввода документа состоит из:

1) заголовки (верхняя часть панели), поля которой могут заполняться как вручную, так и автоматически с использованием данных различных Справочников;

2) таблицы ввода товаров, заполняемой строго из Справочника товаров;

3) двух строк состояния (иначе – статусных строк), размещенных под таблицей ввода товаров и предназначенных для вывода дополнительной информации о документе. Позиция и содержание информации, выводимой в нижней строке состояния, задается в меню, всплывающем по правой клавише мыши при установке курсора в одно из трех полей строки : на статусную строку можно вывести итоговые суммы по документу и суммы налогов в рублях и валюте, общее количество по документу в единицах измерения и фасовках.

3. Недостатки существующей информационной системы предприятия «Дайджекс Технолоджи»

В качестве недостатков существующей экономической информационной системы в целом можно отметить следующее:

1.   Безопасность. Данная система передает информацию через модем, что небезопасно с точки зрения нарушения конфиденциальности;

2.   Сложность понимания. Система сложна для понимания, потому что построена на системе sql server;

3.   Медлительность. Передача информации через модем происходит со скоростью 56 кбит в секунду и длится не менее 2 часов, что не устраивает данное предприятие.

4. Совершенствование информационных потоков в системе управления

 

4.1 Диагностический анализ информационных связей между функциональными подразделениями предприятия

Анализ потоков информации – важнейший этап в рационализации существующей системы управления, который должен обеспечить выполнение целевых задач проектирования и уяснения особенностей существующей практики планирования.

Анализ существующих процессов управления может быть осуществлен прежде всего на базе исследования информационной системы предприятия, которая характеризуется наличием существующей схемы документооборота, системы экономических показателей деятельности предприятия, структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.

Обработанные материалы обследования позволяют провести анализ системы планирования и управления как в отдельных подразделениях управляющей системы, так и на предприятии в целом, а также создать предпосылки для построения стройной системы обработки данных.

Деятельность любого подразделения, связанная с управлением, выражается в создании различных форм документов и показателей. Получение необходимых материалов для анализа информационных потоков весьма трудоемкий процесс и требует для облегчения и ускорения этих работ использования различных вычислительных средств.

4.2 Построение графической и матричной модели документооборота

Система документооборота на предприятии является отображением его производственно-хозяйственной деятельности. По мере совершенствования производства меняется документооборот. Это изменение выражается в появлении новых (или ликвидации существующих) форм документов и изменение маршрутов их движения.

Хотя между подразделениями и существуют тесные взаимосвязи, которые усложняют (запутывают) процесс движения документации при решении задач, все же основной поток данных поступает из ПЭО в финансовый отдел. Важно отметить, что необходимо наличие не только связей между функциональными подразделениями, но и так называемых обратных связей. Это объясняется следующими факторами:

- обособленностью подразделений в решении планово-экономических задач;

- децентрализованным использованием нормативов для решения задач различных уровней планирования.

Заключение

Проведенное исследование показало, что на предприятии «Дайджекс Технолоджи» информационная система ФОЛИО значительно снижает экономический эффект, основанный на повышении качества продукции, снижении затрат на контроль качества продукции, уменьшении количества рекламаций, ускорении и обеспечении комплектности отгрузки, повышении эффективности работы смежных систем автоматизации.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что рассмотренная существующая система не удовлетворяет современным требованиям.

Большинство подразделений на различных предприятиях нуждается в реинжиниринге информационных систем, реорганизации производства. Построение моделей производственных процессов, отражающих текущее состояние процессов “как есть”, и разработка моделей процессов “как должно быть” позволяют проводить реорганизацию с целью повышения эффективности производственных процессов в соответствии с определенными критериями.

Список литературы

1.         Кузякин В. И. «Теория экономических информационных систем» - Екатеринбург: НОУ УрИБ, 2004

2.         Кузякин В. И., Липатников А. С. «Основы теории и проектирования ЭИС» - Екатеринбург: ГОУ ВПО УПИ, 2004

3.         Кузякин В.И., Хохлов И. А. «Информационные технологии в экономике» - Екатеринбург: НОУ УрИБ, 2004

4.         Руководство администратора по программному комплексу ФОЛИО.

5.         Руководство пользователя по программному комплексу ФОЛИО.