Электронная почта

Введение

Компьютерные сети врываются в жизнь людей – как в профессиональную деятельность, так и в быт – самым неожиданным и массовым образом. Знания о сетях и навыки работы в них становятся необходимыми множеству людей.

Компьютерные сети породили существенно новые технологии обработки информации – сетевые технологии. В простейшем случае сетевые технологии позволяют совместно использовать ресурсы – накопители большой емкости, печатающие устройства, доступ в Internet, базы и банки данных. Наиболее современные и перспективные подходы к сетям связаны с использованием коллективного разделения труда при совместной работе с информацией – разработке различных документов и проектов, управлении учреждением или предприятием и т.д.

Компьютерные сети и сетевые технологии обработки информации стали основой для построения современных информационных систем. Компьютер ныне следует рассматривать не как отдельное устройство обработки, а как «окно» в компьютерные сети, средство коммуникаций с сетевыми ресурсами и другими пользователями сетей.

Глобальные информационные сети – одно из основных достижений человечества в области информационных технологий, главная примета вхождения в эпоху информационного общества. Делая возможным оперативное общение на огромных расстояниях (в разных странах и даже на континентах), глобальные сети уже изменили для многих людей характер и возможности образования и профессиональной деятельности. Потенциальные возможности глобальных сетей пока используются лишь в малой мере, но эта область прикладной информатики является самой динамичной [1].

Цель данной работы – рассказать об информационных технологиях в экономике, в частности об электронной почте. Для достижения данной цели решим следующие задачи: расскажем о ее возможностях электронной почты, способах передачи информации, программном обеспечении, которое используется для приема, отправки и обработки передаваемой информации.

 

1. Общие сведения об электронной почте   1.1 Возможности электронной почты

Развитие технических средств передачи сообщений не могло не затронуть и такую область, как почта. В результате появился принципиально новый вид коммуникации, названный электронной почтой.

Электронная почта (Electronic mail, или сокращенно E-mail) – это способ отправки и получения сообщений с помощью компьютерной сети [2].

E-mail работает по принципу обычной почты. Аналогом письма в этом случае является электронное сообщение, аналогами почтовых отделений – почтовые серверы, а транспорта – компьютерная сеть.

Каждый абонент, подключенный к почтовому серверу, имеет свой электронный адрес или, образно говоря, почтовый ящик. Доступ к этому ящику защищен паролем абонента. Благодаря электронному адресу можно идентифицировать любого абонента в сети (все адреса должны быть оригинальными). Абонент и сервер для обмена сообщениями используют кабель (если абонент подключен к ЛВС с почтовым сервером) или обычную телефонную линию (в случае удаленного соединения).

Сообщение, прежде чем попасть с одного сервера на другой, может проходить ряд промежуточных серверов. Почтовые серверы обмениваются сообщениями в автоматическом режиме, причем маршрут движения сообщения в сети рассчитывается специальной программой – маршрутизатором.

Когда сообщение прибывает на сервер назначения, адресат при очередном соединении с сервером получает уведомление о поступлении почты. Таким образом, чтобы получить сообщение, пользователю не нужно постоянно держать включенным свой компьютер. Включить компьютер и подключиться к сети он сможет в любой момент, когда пожелает получить или отправить сообщения. Такой режим работы, как известно, называется off-line.

Электронная почта зародилась для обмена текстовыми сообщениями через сети большой протяженности. Сейчас средства электронной почты позволяют передавать и принимать любые файлы – исполняемые, графические, звуковые, видео. Услуги E-mail стали реальной альтернативой обычной бумажной почте. Произошло это благодаря высокой скорости и надежности передачи сообщений. За считанные минуты сообщение электронной почты попадает к адресату, который может находиться в том же городе или за океаном.

Скорость передачи сообщений ограничивается в основном пропускной способностью линий связи между компьютерами. Если компьютер подключается к сети через модем и телефонную линию, то самым существенным фактором ограничения скорости обмена будет качество отечественной телефонной линии. В результате скорость обмена может колебаться от 28800 бит/с (для крупных городов и современных АТС) до 2400 бит/с (для устаревших линий связи) [2].

  1.2 Адрес электронной почты, имя почтового сервера

Чтобы сообщение электронной почты нашло своего адресата, необходимо правильно указать адрес (E-mail). Почтовый адрес состоит из двух частей, разделенных знаком @. Левая часть адреса – это локальное имя пользователя (имя почтового ящика), а правая часть – имя домена. Значок @ обозначает предлог at («в», «при») и называется попросту «собака» или «обезьяна». То есть адрес

nora@krok.net.ua

можно прочитать буквально: ящик nora в домене krok.net.ua.

Имя домена разбивается точками на отдельные слова – поддомены. Имена поддоменов следуют слева направо в порядке возрастания уровня иерархии. Справа, на самом верхнем уровне, находится название страны: ua – Украина, ru – Россия, fr – Франция, uk – Великобритания, su – код, сохранившийся для городов бывшего Советского Союза. При рассмотрении имен доменов в WWW отмечалось, что на верхнем уровне не всегда находится код страны. Могут встречаться поддомены верхнего уровня: com, edu, gov и др.

Левее расположено имя поддомена, уточняющего положение сервера в домене верхнего уровня, например, поддомены kiev.ua, msk.ru, spb.su, odessa.ua отвечают городам. Еще левее может располагаться имя поддомена организации.

Исходя из имени домена, можно восстановить имя почтового сервера провайдера. Обычно оно получается добавлением через точку слова mail к имени домена, например, mail.stcu.kiev.ua или mail.cargo.relcom.ru.

  1.3 Программы электронной почты

Чтобы пользователь мог посылать и получать электронные сообщения, на его компьютере должно быть установлено ПО клиента электронной почты. Существуют различные почтовые программы, обладающие разными возможностями и предназначенные для работы в различных ОС. Широко распространены почтовые программы Microsoft Exchange, Outlook Express, Microsoft Outlook, Internet Mail, Eudora, Exchange Mail и др. Часто эти программы включаются в состав ОС: Microsoft Exchange устанавливается на компьютер вместе с Windows 95, а Outlook Express – вместе с Windows ХР. Программы, способные работать с электронной почтой, входят также в пакеты приложений, чему пример универсальная программа Microsoft Outlook 2000 в составе Microsoft Office 2000 [4].

Функциями почтовых программ являются получение и чтение сообщений, подготовка и отправка сообщений, ведение адресной книги.

2. Почтовая программа Outlook Express   2.1 Запуск программы

Рассмотрим работу с электронной почтой с помощью программы Outlook Express.

После запуска Outlook Express начнется процесс соединения с компьютером провайдера – об этом известит диалог Удаленное соединение. Вы можете подключиться к Интернету либо выбрать автономный режим работы.

  2.2 Окно Outlook Express

Окно Outlook Express разделено на несколько областей. Слева находится вертикальная панель ярлыков Outlook Express, правее – список Папки. Сразу после запуска в правой части окна будет отображаться содержимое папки Outlook Express (Электронная почта, Группы новостей, Контакты), а также текстовая колонка с советами дня.

Размер каждой области окна можно регулировать. Для этого наведите указатель мыши на границу области, дождитесь, пока он примет форму двойной линии с двусторонней стрелкой, и перетяните границу в нужное положение.

Список папок можно убрать щелчком мыши по крестику справа от заголовка Папки. При этом заголовок текущей папки превращается в заголовок-кнопку.

  2.3 Рабочие папки электронной почты

Все сообщения, с которыми работает пользователь, хранятся в нескольких папках.

Входящие – в эту папку попадают все поступающие сообщения. Список сообщений находится в правой части окна. В этом списке обычно отображаются поля От, Тема, Получено, а также поля особых отметок (важность сообщения, вложенные файлы). Сообщения хранятся в папке Входящие до тех пор, пока пользователь их не удалит или не переместит в другую папку.

Исходящие – папка для временного хранения сообщений, которые пользователь отправил, но еще не переслал на почтовый сервер. Сообщения из этой папки могут отсылаться автоматически либо отсылаться по команде Отправить (Получить).

Отправленные – это папка, содержащая копии отправленных сообщений. Удобство папки Отправленные заключается в том, что пользователь может уточнить дату отправления письма, освежить в памяти его содержание, а также при необходимости отправить письмо повторно.

Удаленные – в эту папку автоматически перемещаются объекты, удаленные из других папок. Эти объекты могут быть восстановлены из папки Удаленные на прежнее место. Чтобы совсем удалить объект, его нужно удалить из данной папки.

Черновики – папка, в которой содержатся все незаконченные и неотправленные сообщения. Пользователь может открыть сообщение в этой папке, доработать его и затем отправить.

 
3. Работа с сообщениями   3.1 Получение сообщений

Работа программы Outlook Express после запуска и подключения к Интернету начинается с проверки поступления почты. В дальнейшем программа автоматически проверяет поступления почты (по умолчанию каждые 30 минут).

Для ручного извлечения писем с сервера щелкните по кнопке Доставить почту, расположенной на панели инструментов. При этом также будут отправлены все сообщения из папки Исходящие. Доставку почты можно задать и с помощью меню Сервис – Доставить почту.

При появлении новых сообщений в правом нижнем углу окна Outlook Express появляется значок конверта. Можно задать и звуковое оповещение о приходе почты. Для этого выберите команду меню Сервис – Параметры и включите соответствующий флажок во вкладке Общие.

  3.2 Чтение и обработка сообщений

Чтобы узнать список поступивших в ваш адрес писем, достаточно щелкнуть по значку папки Входящие на панели Папки. Выберите интересующее вас письмо, пользуясь представленным списком в этой папке.

Сообщения можно отсортировать по какому-либо столбцу – для этого необходимо щелкнуть по его названию в списке сообщений. Например, щелчок по столбцу От приведет к сортировке сообщений по отправителям [3].

Заголовки писем, которые еще не прочитывались, отображаются полужирным шрифтом. После того как письмо прочитано, шрифт заголовка меняется на обычный. Количество непрочитанных сообщений указывается в скобках рядом с названием папки. Все это позволяет легко ориентироваться при просмотре почты.

Чтобы вывести интересующее вас письмо на экран, щелкните мышью по значку письма в списке сообщений (вывод содержимого письма в область просмотра) либо сделайте двойной щелчок на заголовке письма (вывод в отдельное окно).

Перечислим операции, которые можно выполнить над полученным письмом.

·           Копирование либо перемещение письма в другую папку.

·           Копирование всего текста письма в буфер обмена.

·           Сохранение в файл.

·           Удаление письма в папку Удаленные.

·           Поиск фрагмента текста.

·           Печать.

·           Сведения о письме.

·           Пометить как прочитанное или как непрочитанное.

  3.3 Ответ на сообщение

Если вы собираетесь ответить на полученное письмо, то проще всего это сделать следующим образом.

• В списке папки Входящие выделите сообщение, на которое хотите ответить и нажмите кнопку Ответить на панели инструментов.

• В появившемся окне редактирования в поле Кому уже будет подставлено имя получателя, а в поле Тема – тема сообщения, на которое готовится ответ.

• Наберите текст сообщения, расположив его над почтовыми реквизитами полученного сообщения.

• Нажмите кнопку Отправить, после чего сообщение должно попасть в папку Исходящие. Окно редактирования будет закрыто, и активным станет окно Outlook Express. В списке папок в позиции Исходящие в скобках появится цифра 1 или какая-либо другая цифра, отвечающая количеству отправляемых сообщений.

• Щелкните по кнопке Доставить почту на панели инструментов. Если вы не подключены к Интернету, появится сообщение «Вы работаете в автономном режиме. Хотите подключиться к сети?» Нажмите кнопку Да, после чего откроется информационное окно Outlook Express и поверх него – диалог Удаленное соединение.

• Подключитесь к Интернету. Сообщение будет отправлено на почтовый сервер сразу после подключения.

При отправке ответа на любое сообщение, данные об адресате автоматически будут занесены в адресную книгу. В этом состоит еще одно преимущество использования режима ответа на сообщение перед режимом создания нового сообщения.

  3.4 Составление нового сообщения

Остановимся теперь подробнее на различных способах составления письма. Выполнять эту работу лучше заранее в автономном режиме, чтобы не тратить в Интернете оплачиваемое время. Схема действий по подготовке сообщения может быть такой.

·   Щелкните по кнопке Создать сообщение (или выполните команду меню Сообщение – Создать) – в ответ откроется окно редактора, в котором вы можете составить письмо в формате обычного текста или текста HTML.

·   В текстовые поля Кому и Копия введите почтовые реквизиты. Щелкнув по кнопкам с такими же названиями, вы сможете воспользоваться адресной книгой. Дополнительные адреса указываются в полях Копия и Слепая. Получатели, указанные в поле Копия, получив сообщение, будут извещены об остальных получателях этого же сообщения. Получатели, отмеченные в строке Слепая, также получат сообщение, но в списке получателей они фигурировать не будут.

·   Введите краткое описание сообщения в поле Тема. Тогда адресат еще до открытия сообщения будет иметь представление о его содержании.

·   Наберите текст сообщения в рабочей области окна редактора. При этом можете пользоваться вставками содержимого из буфера обмена.

·   Вставьте, если это нужно, вложенные файлы. Для этого в меню Вставка выберите опцию Вложение файла либо Текст из файла. Выберите файл и щелкните по кнопке Вложить.

  3.5 Вложенные файлы

Сообщения могут содержать Вложенные файлы (текстовые, графические, звуковые, видео). С помощью таких файлов в письме можно размещать большие массивы информации. Однако перед тем, как вкладывать большой файл в отправляемое письмо, поинтересуйтесь у получателя, действительно ли ему нужны эти данные.

Если в полученном сообщении имеются вложенные файлы, то в заголовке будет изображена скрепка. В самом сообщении также будет показана скрепка, по которой можно щелкнуть, и появится список вложенных файлов с указанием их размеров. Если в этом списке щелкнуть по названию файла, то появится диалог, содержащий предупреждение об открытии файла. В этом диалоге нужно указать, что вы намереваетесь сделать с файлом: открыть его или сохранить на диске [5].

Заключение

Целью данной работы было рассказать об информационных технологиях в экономике, в частности об электронной почте, ее возможностях, способах передачи информации, программном обеспечении, которое используется для приема, отправки и обработки передаваемой информации.

Считаю, что в данной работе поставленная цель полностью достигнута. Мною раскрыты такие понятия как электронная почта, электронный адрес (рассмотрен конкретный пример), почтовый сервер, домен (уровни доменов), прикладная почтовая программа.

Проанализированы возможности электронной почты. Рассмотрены способы приема, отправки и обработки различного рода информации.

Мною были получены знания по работе с почтовой программой Outlook Express (запуск программы, интерфейс, рабочие папки электронной почты), а также умение работать с почтовыми сообщениями (получение, чтение и обработка, ответ на сообщение, составление нового сообщения, вложенные файлы).

С этими знаниями отрываются новые возможности применения информационных технологий в экономике.

Это позволяет рационально организовать рабочее время, тем самым повысить производительность своего труда.

Список литературы

 

1.Драгунова Л.С., Морозова Г.А. Глобальная компьютерная сеть Интернет: Учебное пособие. – Новосибирск; Сибирский университет потребительской кооперации, 2003. – 47 с.

2.Евдокимов В.В. Экономическая информатика. 3 части. – СПб.: Питер, 1992.

3.Информатика: Учебник для вузов / Под ред. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 768 с.

4.Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996.

5.Симонович С.В. и др. Информатика: Базовый курс. – СПб: Питер, 2001.