Документальне оформлення операцій з запасами

Лекція

Тема: Документальне оформлення операцій з запасами

План

1. Організація первинного обліку операцій з надходження запасів

2. Організація первинного обліку операцій з прибуття (списання) запасів

3. Документальне оформлення операцій з малоцінними та швидкозношуваними предметами

 

1. Організація первинного обліку операцій з надходження запасів

Методологічні основи формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси, регламентовані П(С) БО-9 «Запаси».

З метою організації первинного обліку запаси можна розділити на такі групи:

- сировина, основні і допоміжні матеріали, що комплектують вироби, покупні напівфабрикати, призначені для виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг і адміністративних потреб;

- малоцінні предмети і предмети, що швидко зношуються;

- готова продукція, виготовлена на підприємстві для продажу;

- товари, придбані торговим підприємством з метою подальшого продажу.

Первинні документи з обліку названих вище запасів можна розділити на:

-           документи з оприбуткування запасів з боку і відпуску на сторону;

-            документи із складського обліку і внутрішнього переміщення запасів;

-           документи з відпуску (списання) сировини, матеріалів на виробництво і власні потреби.

Усі матеріальні цінності, що прибувають на підприємство, повинні бути своєчасно оприбутковані відповідними складами. У будівельних організаціях оприбуткування масових будівельних матеріалів допускається проводити поза складом.

Запаси, що надходять на склади підприємства (будівництва) повинні підлягати реальній перевірці щодо відповідальності їх асортименту (кількості, вазі, об’єму, рахунку-фактурі) і якості, вказаних у супровідних документах.

Приймання і оприбуткування матеріалів, що надходять із сторони від постачальників, оформляється відповідними складами підприємства шляхом складання типової форми № М-4 «Прибутковий ордер (дод.7), який виписується на підставі рахунка-фактури постачальника та інших супровідних документів. На масові однорідні вантажі (вугілля), що прибувають від одного і того самого постачальника декілька разів протягом дня, дозволяється складати прибутковий ордер у цілому за день. При встановлені невідповідності матеріальних цінностей, що надійшли, їх асортименту, якості і кількості, вказаних у рахунках-фактурах та інших документах постачальника, складається типова форма №7 «Акт про приймання матеріалів (дод. 2)». Акт складається у двох примірниках: один є підставою для оприбуткування цінностей комірником; другий передається до юридичного відділу для впорядкування претензій постачальнику.

Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника автомобільним транспортом, оприбутковуються на склад на підставі товарно-транспортної накладної, одержаної від вантажовідправника (дод.2). Товарно-транспортна накладна складається з трьох самостійних розділів: відомості про вантаж, вантажно-розвантажувальні роботи та інша інформація. Перший розділ накладної служить для списання матеріалів у вантажовідправника і оприбуткування на склад.

У разі надходження вантажу на склад без документів, відділ постачання виписує наказ складу про прийом вантажу без документів. Завідуючий складом здає накази до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.

Для одержання матеріалів від іногороднього постачальника, покупець повинен видати експедитору (або представнику відділу постачання) Довіреність т. ф. № М2 (або 4) (дод. 5), зареєстровану у журналі реєстрації довіреностей. Необхідно вести суровий контроль за своєчасним оприбуткуванням матеріалів та повернення невикористаних доручень.

Поряд з іншими первинними документами з оприбуткування матеріалів використовується податкова накладна (дод.1). Податкова накладна є підставою для нарахування суми податкового кредиту покупцем і суми податкового зобов’язання постачальником. Податкова накладна складається в момент виникнення податкових зобов’язань продавця у двох примірниках. Оригінал надається покупцю, друга копія залишається у продавця. При цьому видається товарний чек, інший розрахунковий або платіжний документ, що підтверджує передачу товарів або прийняття платежу із зазначенням суми податку. Дані податкових накладних покупцем записуються до Журналу реєстрації податкових накладних.

2. Організація первинного обліку операцій з прибуття (списання) запасів

Відпуск сировини і матеріалів у виробництво – це відпуск їх безпосередньо для виготовлення продукції, а також на ремонтні та господарські потреби. Основними документами, що відображають відпуск матеріалів із складу для внутрішньогосподарських потреб є накладна-вимога (ПФ № М-11 дод.14). Типова форма № М-11 Накладна-вимога на відпуск матеріалів випускається при надходженні матеріалів невикористаних із цехів свого підприємства у двох примірниках: один примірник залишається у здавальника, другий – у одержувача.

Відпуск матеріалів, що повторюються, можна оформлювати лімітно-забірними картками, які об’єднуюють у собі як розпорядчий документ, який містить ліміт відпуску та накопичувальний виправдний документ, який підтверджує багаторазовий відпуск із складу матеріалів. Лімітно-забірні картки форми N М-8 та М-9, М-28 та М-28а) (дод. 9) заповнюються планово-виробничим відділом напередодні одержання матеріалу і візуються відділом постачання. Лімітно-забірна картка форми N М-8 та М-9, М-28 та М-28а) Використовуються для оформлення відпуску матеріалів, що систематично витрачаються при виготовленні продукції, а також для поточного контролю за додержанням встановлених лімітів відпуску матеріалів на виробничі потреби та є виправдувальним документом для списання матеріальних цінностей зі складу.

Лімітно-забірні картки виписуються відділом постачання або плановим відділом на одне або декілька найменувань матеріалів (номенклатурних номерів) у двох примірників. Один примірник до початку місяця передається цеху (дільниці) — споживачу матеріалів, другий — складу або кладовій цеху (дільниці). Відпуск матеріалів у виробництво здійснюється складом при пред’явленні представником цеху свого примірника лімітно-забірної картки. Комірник відмічає в обох примірниках дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок ліміту за кожним номенклатурним номером матеріалів. В лімітно-забірній картці цеху (дільниці) розписується комірник, а в лімітно-забірній картці складу — представник цеху (дільниці).

Для скорочення кількості первинних документів, там, де це доцільно, рекомендується оформляти відпуск матеріалів безпосередньо в картках складського обліку. В цьому випадку видаткові документи на відпуск матеріалів не оформлюються, а сама операція здійснюється на основі лімітних карток, які виписуються в одному примірнику та не мають характер бухгалтерських документів. Ліміт відпуску можна вказати і в самій картці. Представник цеху при одержанні матеріалів розписується безпосередньо в картках складського обліку, а в лімітно-забірній картці розписується комірник.

По лімітно-забірній картці ведеться також облік матеріалів, що не були використані у виробництві (повернення). При цьому інших додаткових документів не складається.

Понадлімітний відпуск матеріалів та заміна одних видів матеріалів іншими допускається тільки з дозволу керівника підприємства (організації), головного інженера або осіб, ними на те уповноважених.

При цьому виписується акт-вимога (форма N М-10).

Зміна ліміту здійснюється тими ж особами, яким надано право його встановлення.

Відпуск матеріальних цінностей здійснюється з тих складів, які позначені в лімітно-забірній картці. Комірник відмічає в лімітно-забірній картці дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок ліміту з кожного номенклатурного номера матеріалів. Здача складом лімітно-забірних карток в бухгалтерію здійснюється після використання ліміту.

Бланк лімітно-забірної картки з частковим заповненням реквізитів може бути складено за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Лімітно-забірна картка призначена:

Форма N М-8 - для багаторазового відпуску одного номенклатурного номера матеріалів на один місяць. Форма N М-9 - для чотирьохразового відпуску лімітованих матеріалів, що відносяться на один вид витрат (замовлення на один місяць та на різноманітні види витрат (замовлень). В останньому випадку заповнюється графа "Кореспондуючий рахунок". Форма N М-28 для відпуску матеріалів на будівельні об'єкти ведеться протягом усього період будівництва і знаходиться у виконавця робіт. Одночасно складається щомісячна лімітно-забірна картка за формою N М-28а, що знаходиться на складі. При відпуску матеріалів зі складу комірник розписується в лімітно-забірній картці форми N М-28, а одержувач - в лімітно-забірній картці форми N М-28а.

Відпуск матеріалів на сторону виконується на підставі договорів, нарядів та інших документів і письмового розпорядження керівника підприємства. Відпуск матеріалів оформляється також товарно-транспортною накладною.

Внутрішнє переміщення матеріалів із складу на складу оформляється Накладною-вимогою типової форми №М- 11 (дод. 14) як і здачу відходів виробництва на склад і повернення невикористаних у виробництві матеріалів.

Складський облік виробничих запасів на складі здійснюється за допомогою карток за типовою формою № М-12 (дод.12). Записи в картках ведуть матеріально-відповідальні особи на підставі первинних документів, що підтверджують рух запасів і складаються у день здійснення операції. Завідуючий складом щоденно записує до складської картотеки всі операції надходження і витрат матеріалів за їх номенклатурними номерами по порядку з початку року чи кварталу. Реєстр приймання-здачі документів (форма N М-13)

Застосовується для реєстрації прибутково-видаткових документів, які здаються до бухгалтерії.

Реєстр складається в одному примірнику матеріально відповідальною особою та здається до бухгалтерії підприємства (організації) разом з первинними документами та необхідними додатками.

Відомість обліку залишків матеріалів на складі (форма N М-14)

Ведеться на підприємствах (в організаціях), які обліковують матеріали за оперативно-бухгалтерським методом. Відомість обліку залишків заповнюють за данними карток складського обліку, перевірених бухгалтерією. Вірогідність перенесення залишків до відомості підтверджується підписом особи, яка перевіряє.

Акт про приймання устаткування (форма N М-15)

Форма N М-15 використовується для оформлення устаткування, що надійшло на склад для встановлення.

При здійсненні монтажних робіт підрядним способом до складу приймальної комісії входить також представник підрядної монтажної організації. В цьому випадку складається окремий акт на передачу устаткування на відповідальне збереження, уповноважений представник монтажної організації розписується безпосередньо в акті, і йому передається копія акту.

У випадку неможливості забезпечити якісне приймання устаткування при його надходженні на склад, “Акт про приймання устаткування” (форма N М-15) є попереднім, що складається за зовнішнім оглядом.

Акт приймання-передачі устаткування до монтажу (форма N М-15а)

Якщо в момент надходження устаткування монтажу організація ще не намічена або не приступила до роботи, наступна передача їй обладнання офомляється “Актом приймання-передачі обладнання до монтажу” (форма N М-15а).

Матеріальний ярлик (форма N М-16)

Матеріальний ярлик призначений для характеристики матеріалів кожного номенклатурного номера, що знаходиться в місцях зберігання.

Бланк ярлика заповнюється зав.складом на кожний номенклатурний номер матеріальних цінностей. Заповнений усіма необхідними даними ярлик прикріплюється до місця зберігання матеріальних цінностей та служить для них паспортом.

Акт про виявлені дефекти устаткування (форма N М-17)

На дефекти, що виявляються в процесі ревізії, монтажу або випробування устаткування, складається “Акт про виявлені дефекти устаткування” (форма N М-17).

Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу (форма N М-18)

Використовується для контролю за відхиленням фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу і для контролю залишків матеріалів, що знаходяться без руху.

Довідка складається в одному примірнику завідуючим складом (комірником), який повинен своєчасно повідомити відділу постачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановленої норми запасу та про залишки матеріалів, що знаходяться без руху.

Довідка заповнюється на підставі даних складського обліку матеріалів (типова форма N М-18).

Критерій для вкючення даних у довідку встановлює відділ матеріально-технічного постачання підприємства (організації).

Матеріальний звіт (форма N М-19)

Застосовується в будівельних організаціях у тих випадках, коли матеріально відповідальною особою є начальник дільниці (виконавець робіт).

Матеріальні звіти складаються матеріально відповідальними особами тільки у кількісному виразі та в одному примірнику і подаються до бухгалтерії по закінченню місяця. Розцінка надходження та використання матеріалів проводиться бухгалтерією безпосередьо у матеріальному звіті.

До матеріальних звітів, як правило, повинні включатися усі матеріали, які були та є у наявності на складі (коморі), незалежно від того був чи не був рух цих матеріалів за звітний місяць.

Разом із матеріальним звітом до бухгалтерії подаються усі первинні документи на прибуток та видаток матеріалів з вказівками про кількість документів та їх номерів окремо за прибутком та видатком.

Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма N М-21)

Складається при знятті натуральних залишків в товарно-матеріальних цінностей по кожному окремому складу, дільниці, об’єкту, які знаходяться у матеріально-відповідальних осіб.

В опису вказуються: найменування матеріалів, їх номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші ознаки відмінності. В кінці інвентаризаційного опису підписуються усі члени комісії та матеріально-відповідальні особи.

Акт про витрату давальницьких матеріалів (форма N М-23)

Застосовується для оформлення витрат матеріалів відкритого зберігання, які належать замовнику, але витрачаються будівельною або монтажною організацією, яка виконує роботи.

Картка обліку устаткування для установлення (форма N М-26)

Картку складають у відділі обладнання або бухгалтерії підприємства, яке будується (або у відділі капітального будівництва діючого підприємства).

3. Документальне оформлення операцій з малоцінними та швидкозношуваними предметами

До малоцінних предметів і швидкозношуваних предметів, що включаються в запаси, належать предмети, які використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він триває більше року. Одиницею обліку МШП, як і інших запасів, є їхнє найменування або однорідна група. Оформлення надходження МШП на підприємство, облік їхнього руху на складі проводиться так, як і інших запасів, та регламентується положенням Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів №145

Видача малоцінних предметів (інструментів, пристосування, спецодягу) із складу в експлуатацію – в цехи, виробництва тощо, проводиться оформлення накладної на внутрішнє переміщення типової форми № М-11 (дод. 14).

Відомість форми № МШ-1 (дод. 25) застосовується для обліку зміни запасу інструментів у цехових інструментальних коморах, де облік ведеться за методом встановлення постійного запасу обмінного фонду. Відомість складається в двох примірниках, один примірник знаходиться в планово-виробничому відділі, другий у цеху. Дані відомості вносяться у картки складського обліку матеріалів типові форми № М-12.

Картка форми № МШ-2 (дод. 25) застосовується для обліку МШП, виданих робітникам підприємства в індивідуальне користування. При поверненні на склад з експлуатації предметів, придатних для подальшого використання, вони знову оприходуються, що відбивається в графах 6, 7, 8 форми № МШП-2 (дод. 25). При поломці й з інших причин неможливості їхньої експлуатації, вони списуються оформленням акта на списання форми № МШП-8 (дод. 28).Форма № МШШ-3 застосовується на тих підприємствах, де ремонт інструментів проводиться проводиться в централізованому порядку. (дод. 26). Форма складається у двох примірниках. Один примірник залишається в комірника з розпискою виконавця, другий передається разом з інструментом у ремонтний цех. Після загострення комірник робить оцінку у своєму примірнику про повернення інструмента і розписується в примірнику ремонтного цеху.

Акт вибуття форми № МШ-4 (дод. 26) складається в одному примірнику майстром або начальником цеху. При поломці, псуванні або втраті МШП з вини робітників акт складається в двох примірниках. Другий примірник направляється до бухгалтерії для відшкодування у встановленому порядку з винної особи.

Форма № МШ-5 застосовується для оформлення списання інструментів і обліку їх на придатні на тих підприємствах, де облік проводиться за методом обмінного фонду (дод. 27). Форма складається в одному примірнику комісією цеху на підставі разових актів вибуття. Після видачі складом інструментів акт передається до бухгалтерії, де відповідно до цього акта проводиться списання інструментів зі складу без відбитку їхнього руху по роздавальних цехах.

Форма № МШ-6 (дод. 28) застосовується для обліку спецодягу, спецвзуття, захисних засобів, видається робітникам підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами. Карта ведеться в одному примірнику. У випадку втрати одержаних предметів в особистій картці за формою № МШП-6-го порядку втраченого предмета в розділі «Повернуто» робиться запис: «Акт вибуття № дата». Черговий одяг (той що видається на час виконання певних робіт) записується на окремі картки з позначкою «чергова » і зберігається в коморах під відповідальність майстрів.

Форма № МШП-7 (дод. 29) застосовується для обліку прийнятих від працівника підприємства спецодягу, спецвзуття та інших захисних засобів для прання, дезінфекції, ремонту, літнього зберігання та повторної видачі для користування. Відомість заповнюється у двох примірниках. У графі 11 форми робітник розписується за здавання або прийняття спецодягу, а комірник внизу форми (під графічною частиною) розписується про прийняття або видачу захисних засобів.

Форма № МШ-8 (дод. 30) застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання інструментів, спецодягу, захисних засобів після закінчення терміну використання і передання їх до комори для утилізації. На різні види МШП (інструменти, пристосування, спецодяг, спецвзуття і захисні засоби) акти на списання складаються окремо.