Служебные коммандировки в пределах республики Беларусь

Служебные командировки в пределах Республики Беларусь

Командировки давно стали неотъемлемой составной частью деловой жизни. Встречи с партнерами по бизнесу, открытие филиалов, поиск поставщиков или подрядчиков, продвижение собственной продукции - все это и многое другое требует поездок по Республике Беларусь и за границу, именуемых "на языке" трудового законодательства служебными командировками.

Для бухгалтера служебная командировка связана в первую очередь с тем фактом, что командированным работникам должны быть компенсированы затраты на проезд, проживание в гостинице и некоторые другие произведенные во время таких поездок расходы, а также выплачены суточные. Определение состава и размеров этих затрат, которые любой наниматель должен возместить при направлении своих работников "в путешествие" по нашей стране, регламентируется Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35), которая несколько месяцев назад была изложена в новой редакции постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.02.2008 № 29 (далее - Постановление № 29).

А может ли работник отказаться от служебной командировки? По общему правилу - не может, если только в его трудовом договоре прямо не указано, что в командировки он ездить не будет. В то же время Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее - ТК) установлены ограничения для направления в служебные командировки для некоторых категорий работников.

Во-первых, в соответствии со ст. 263 ТК нельзя отправлять в служебную командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, а имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов - до 18 лет) женщины могут направляться в служебную командировку только с их согласия. Последнее относится и к работникам-инвалидам, которые также должны дать свое согласие на направление в служебную командировку (ст. 287 ТК).

Во-вторых, командирование работника, работающего по совместительству, разрешено только в свободное от его основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы (например, в виде справки), а заработная плата командированному работнику сохраняется только в той организации, в которой он работает по совместительству. Если же работник направляется в служебную командировку одновременно и по основному месту работы, и по месту работы по совместительству, то сохранение заработной платы производится у обоих нанимателей, а расходы по оплате командировки они "делят" между собой по договоренности.

Направление в служебную командировку

Необходимым условием направления работника в служебную командировку является приказ или распоряжение нанимателя, в котором должны быть указаны такие обязательные реквизиты, как цель командировки, пункт назначения (наименование организации и город), количество дней командировки (не забудьте, что дни отъезда и приезда считаются днями командировки) и период, на который командируется работник. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение при служебных командировках в пределах Республики Беларусь установленной формы, которая приведена в приложении 1 к Инструкции № 35.

Порядок направления в служебную командировку руководителя юридического лица определяется собственником имущества, уполномоченным им органом или органом, которому предоставлено право заключения трудового договора (контракта) с руководителем. Решение собственника (собственников) может быть оформлено, например, в виде протокола собрания участников хозяйственного общества, распоряжения учредителя унитарного предприятия, либо руководитель, являющийся одновременно и собственником имущества юридического лица, сам должен издать приказ о своем командировании.

При направлении в служебную командировку работнику рекомендуется оформлять письменное задание на командировку, в котором указываются цель командирования, время командирования, план встреч (переговоров) с представителями организаций и т.п. Задание подписывается (утверждается) руководителем и командированным работником. Однако при командировании работников в пределах Беларуси оформление данного документа не является обязательным (в отличие от командировок за границу).

Регистрация всех работников, отбывающих в служебную командировку, должна вестись в специальном журнале учета работников, выбывающих в командировки, оформленном согласно приложению 3 к Инструкции № 35. Для этого необходимо назначить работника, ответственного за ведение данного журнала.

Продолжительность служебной командировки

Срок пребывания в служебной командировке определяется нанимателем с учетом времени, необходимого для выполнения служебного задания, и отражается в приказе о направлении в командировку. При этом необходимо иметь в виду, что согласно ст. 94 ТК направление в командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника. Кстати, если срок пребывания в служебной командировке достаточно велик, то наниматель должен по просьбе работника переслать ему заработную плату по месту командирования, естественно, за счет организации, которая его туда направила.

Фактический срок пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания. Если работник командирован в разные населенные пункты, то подобные отметки следует делать в каждом из них отдельно, причем все они должны быть заверены печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы.

А как быть с определением дня выбытия при отправлении транспортного средства в так называемое "пограничное" время (близкое к полуночи)? В этом случае бухгалтер должен быть очень педантичным: если выезд (не фактический, а по времени, указанному в билете) произошел до 24 часов включительно (например, в 23 часа 59 минут или ровно в полночь), то днем выбытия считаются текущие сутки, но уже в 0 часов 1 минуту работник, направленный в служебную командировку, "потеряет" один день при расчете суточных, потому что под днем выбытия согласно ст. 94 ТК в этом случае будут пониматься следующие сутки. Аналогичным образом определяется и день прибытия из служебной командировки.

Определение времени окончания работы в день выбытия в служебную командировку является прерогативой нанимателя (вернее, оно должно быть с ним согласовано). Точно так же решается вопрос о времени выхода на работу в день прибытия из служебной командировки, если работник вернулся к месту постоянной работы до окончания рабочего дня.

Если работник командируется на незначительное расстояние от постоянного места работы, то определять, имеет ли он возможность ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего постоянного жительств или нет, также должен наниматель. Дело в том, что критерий незначительности расстояния в действующем законодательстве отсутствует, а п. 5 Инструкции № 35 всего лишь определено, что при решении данного вопроса в каждом конкретном случае следует учитывать расстояние до места командирования, условия транспортного сообщения и характер выполняемого задания, а также такую "мелочь", как создание работнику условий для полноценного отдыха. В любом случае принятое решение должно быть оговорено в приказе (распоряжении) нанимателя.

Гарантии при служебных командировках в пределах Республики Беларусь

Основная гарантия при направлении работника в служебную командировку установлена ст. 95 ТК: это сохранение места работы (должности) и заработной платы в течение всего срока командировки не ниже его среднего заработка.

Следовательно, у работника сохраняются трудовые отношения с нанимателем по основному месту работы, и в личный состав организации, в которую направлен командированный работник, он не включается. Что касается сохранения заработной платы, то оплата работнику за дни командировки может производиться согласно установленным на предприятии формам и системам оплаты труда (например, по должностному окладу и премии), но при условии, что ее размер не будет ниже оплаты, исчисленной по среднему заработку.

Расчет среднего заработка для исчисления оплаты в течение срока служебной командировки производится в общем порядке, установленном Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47 (по состоянию на 27.03.2006).

В соответствии со ст. 92 ТК на работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный в той организации, в которую они командированы, но их средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику их постоянного места работы.

Если же работник по распоряжению нанимателя выезжает в служебную командировку в государственные праздники, праздничные и выходные дни, то по возвращении из служебной командировки ему по договоренности с нанимателем предоставляется другой день отдыха.

Возможны ситуации, когда работник специально направляется в командировку для работы в государственные праздники, праздничные и выходные дни. В этом случае оплата за каждый час такой сверхурочной работы в соответствии со ст. 69 ТК производится не ниже чем в двойном размере часовых ставок (окладов) сдельных расценок (для работников с повременной оплатой труда, а также получающих должностные оклады) или не ниже двойных сдельных расценок (для работников со сдельной оплатой труда). При этом для работников, получающих месячный оклад, оплата производится в размере не ниже одинарной часовой тарифной ставки (оклада) сверх месячного оклада, если работа производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не ниже двойной часовой тарифной ставки (оклада) сверх месячного оклада, если работа производилась сверх месячной нормы. Премия за работу в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дни начисляется на заработок по одинарным сдельным расценкам или на одинарную тарифную ставку.

Если по основному месту работы командированному был установлен режим гибкого рабочего времени, то во время служебной командировки он не применяется, а учет рабочего времени ведется как при обычном режиме работы.

Компенсация расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь

Статьей 95 ТК определен перечень связанных со служебными командировками расходов, подлежащих компенсации, особенности возмещения которых определены Инструкцией № 35. К их числу относятся расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно. При командировках в пределах Республики Беларусь в соответствии с п. 6.1 Инструкции № 35 расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Кроме того, командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов и за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах, но только при наличии подтверждения их оплаты (нам не очень понятно, как подобное подтверждение удастся получить в реальной поездке. Будем брать необходимые справки, не имеющие никакой юридической силы, у проводников?). Напомним, что аналогичной нормой старой редакции Инструкции № 35 (п. 7.1) устанавливалось прямо противоположное - право на получение возмещения расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах без представления подтверждающих документов.

Как и ранее, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда, но только с разрешения нанимателя (до вступления в силу Постановления № 29 в этом положении уточнялось, что подобная компенсация возможна в исключительных случаях). Возмещению подлежат также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Кроме того, Инструкция № 35 дополнена положением, согласно которому стоимость выдаваемого в поездах международного сообщения набора питания, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит;

2) по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути). Данные расходы оплачиваются в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более) (п. 6.2 Инструкции № 35). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) (было - в номерах "люкс") допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником.

До 20 марта 2008 г. командированный работник мог поселиться в номере "люкс" только в исключительных случаях и опять-таки после получения соответствующего разрешения нанимателя. Кроме того, расходы по найму жилого помещения ранее оплачивались только в размере стоимости подлинных оплаченных счетов или квитанций, и никакие "другие документы" в качестве подтверждения понесенных затрат на проживание в командировке не принимались. Не было в Инструкции № 35 и точно установленного ограничения на величину данной компенсации - "не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более)".

Как и прежде, работнику должны быть возмещены расходы по бронированию мест в гостинице (необходимы подтверждающие документы), а также стоимость дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (пользование телевизором, холодильником и другими "принадлежностями" современных гостиничных номеров), но только при условии представления подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг (в старой редакции Инструкции № 35 говорилось просто о представлении подтверждающих документов). К сожалению, завтрак, пусть даже и включенный в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, в число таких дополнительных услуг по-прежнему не входит, и его стоимость командированному работнику не будет возмещаться, какие бы документы он ни представил, отчитываясь по командировке.

Известно, что при отсутствии подтверждающих документов возмещение расходов по найму жилого помещения при служебных командировках в пределах нашей страны производится в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь *. Постановлением № 29 данная норма уточнена, и теперь подобное возмещение запрещено в случаях, когда принимающая командированного работника сторона предоставляет ему жилое помещение за свой счет либо когда расходы на проживание оплачиваются нанимателем "по безналу". А чтобы не возникало вопросов при определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения, в Инструкцию № 35 введено правило, согласно которому время, составляющее менее половины суток, исключается из расчета, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Еще одно нововведение напрямую затрагивает интересы водителей грузовых автомобилей и работников, командированных вместе с ними. В случае если они в соответствии с графиком движения должны останавливаться в пути следования на отдых и при этом не могут представить оплаченные счета (в "дальнобойных" рейсах иногда приходится останавливаться, "где ночь застанет", например, "на постой" в какой-нибудь деревенской избе), то расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат им возмещению на общих основаниях;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные). Суточные возмещаются за все календарные дни пребывания в командировке по нормам, установленным Министерством финансов Республики Беларусь. На сегодняшний день согласно Постановлению № 197 они составляют 15 000 руб. за каждый день командировки (7 500 руб. - при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда можно ежедневно возвращаться к месту жительства). За время нахождения в пути суточные выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.

Исключение из данного правила составляют случаи, когда принимающая командированного работника сторона обеспечивает его за свой счет питанием либо расходы на питание оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления. Тогда суточные положены работнику только за время нахождения в пути, да и то если в эти дни питание ему не предоставлялось.

В случае, когда бесплатное питание во время нахождения в командировке предоставляется один в день, то суточные выплачиваются в размере 70% установленной законодательством нормы. Двухразовое бесплатное питание дает право только на 30% от установленной нормы суточных.

Не изменилось правило, согласно которому использование командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания никак не учитывается при компенсации ему понесенных за эти дни расходов: оплата проезда производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Также осталась "нетронутой" и норма (п. 6.4 Инструкции № 35), разрешающая возмещать командированному работнику расходы по международным телефонным переговорам, но только в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания. Расходы оплачиваются на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Для нанимателей, в коллективном договоре (соглашении) которых определены свои собственные размеры возмещения командировочных расходов (а такое право дает им ст. 95 ТК), напомним, что они не могут быть ниже установленных Министерством финансов Республики Беларусь размеров.

ПОРЯДОК расчетов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь

Согласно п. 10 Инструкции № 35 наниматель обязан не позже чем за день до отъезда в служебную командировку выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных. Следует отметить, что это правило зачастую нарушается (преимущественно в организациях негосударственной формы собственности), особенно если расходы на служебную командировку составляют не очень значительные суммы. Другими словами, работник отправляется в командировку "за свои", о организация потом возмещает ему понесенные расходы "по факту".

В свою очередь, работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 (а при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15) рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке, а также другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

   - командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке;

   - проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

   - оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

   - отчет о проделанной работе (как уже упоминалось выше, этот документ не является обязательным при командировках в пределах Республики Беларусь, однако наниматель может ввести правило представления такого отчета своим приказом).

Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета по ранее полученным суммам.

За нарушения, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет и сдачей неизрасходованного их остатка в кассу организации, законодательством Республики Беларусь установлена ответственность. Если должностное лицо (кассир юридического лица) или индивидуальный предприниматель нарушает порядок ведения кассовых операций (а выдача и возврат любых подотчетных сумм регламентируются именно этим порядком), то в соответствии со ст. 11.7 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях его ожидает штраф в размере от 4 до 20 базовых величин. Подобное повторное нарушение, совершенное в течение одного года после наложения указанного административного взыскания, наказывается уже штрафом в размере от 20 до 30 базовых величин.

В соответствии с ч. 2 ст. 107 ТК удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению последнего, в том числе и для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку, правда, только если работник не оспаривает основания и размер подобного удержания. При этом необходимо помнить, что наниматель должен сделать распоряжение о таком удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения аванса.

Приведем пример расчета по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь (стоимость железнодорожных билетов и проживания в гостинице, а также время отправления поездов условные).

Пример 1

Приказом по организации, расположенной в г. Минске, работник направлен в служебную командировку в г. Брест сроком на 4 дня. Ему было определено задание по командировке и выдано командировочное удостоверение с отметкой о выбытии из г. Минска 14 апреля 2008 г. Возвратиться в г. Минск работник должен был 17 апреля 2008 г. вечером.

Работнику был выдан денежный аванс из следующего расчета:

- 2 билета на поезд стоимостью 30 000 руб. каждый, всего - 60 000 руб.;

- 3 дня проживания в гостинице (одноместный номер) стоимостью 70 000 руб. за день, всего - 210 000 руб.;

- суточные за 4 дня по нормам, установленным Постановлением № 197, всего - 60 000 руб. (15 000 х 4 дня).

Общая сумма аванса составила 330 000 руб. (60 000 + 210 000 + 60 000).

Как и планировалось, работник выехал в командировку 14 октября 2008 г. Однако в связи с тем что служебное задание он выполнил раньше запланированного срока, его возвращение в г. Минск состоялось не 17, а 16 октября 2008 г. Кроме того, свободных мест в гостиницах г. Бреста не было, и работник остановился на проживание у своих родственников.

По возвращении из командировки работник 18 октября 2008 г. (трехдневный срок сдачи авансового отчета об израсходованных в служебной командировке денежных суммах не был нарушен) представил в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:

- билет на пассажирский поезд № 659 "Минск - Брест" (купейный вагон), дата отправления из г. Минска - 14 октября 2008 г., время отправления - 23.43, дата прибытия в г. Брест - 15 октября 2008 г., время прибытия - 9.33, стоимость - 30 000 руб.;

- билет на скорый поезд № 28 "Брест - Минск" (купейный вагон), дата отправления из г. Бреста - 16 октября 2008 г., время отправления - 19.30, время прибытия в г. Минск - 23.41 в тот же день, стоимость - 40 000 руб.

Несмотря на тот факт, что командированный работник брал в поезде № 659 "Минск - Брест" постельные принадлежности, документов, подтверждающих их оплату, у него не было, поэтому данные расходы ему не могут быть возмещены.

Расходы, возмещаемые по данному авансовому отчету:

- оплата за проезд - 70 000 руб. (30 000 + 40 000);

- суточные в пределах Республики Беларусь - 45 000 руб. (15 000 х 3 дня);

- расходы по найму жилого помещения в пределах Республики Беларусь без представления подтверждающих документов в соответствии с Постановлением № 197 - 9 000 руб. (4 500 х 2 дня).

Общая сумма возмещаемых расходов по рассматриваемой служебной командировке составляет 124 000 руб. (70 000 + 45 000 + 9 000).

Неиспользованные в служебной командировке денежные средства в размере 206 000 руб. (330 000 - 124 000) были возвращены работником в кассу организации.

Налогообложение командировочных расходов

Налог на прибыль.

Согласно п. 4-2.35 ст. 3 Закона Республики Беларусь "О налогах на доходы и прибыль" (далее - Закон о налоге на прибыль) к затратам по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемым при налогообложении, относятся расходы на командировки в соответствии с нормами, установленными в порядке, определенном ТК. К учитываемым при налогообложении расходам на командировки также относятся расходы, связанные с оформлением заграничных паспортов и других выездных документов, уплатой государственной пошлины, сборов иностранных представительств, а также комиссионных при обмене чеков в банке на иностранную валюту.

В п. 7.7-1 ст. 3 Закона о налоге на прибыль уточнено, что расходы на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК, при расчете облагаемой налогом прибыли не учитываются.

В свою очередь, в ст. 95 ТК содержится отсылочное положение: порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках должны определяться Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Напомним, что согласно действующему до сих пор постановлению Кабинета Министров Республики Беларусь от 18.10.1994 № 126 "О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов" нормы расходов на командировки устанавливаются Министерством финансов Республики Беларусь. Как мы уже упоминали выше, в настоящее время действуют нормы расходов на командировки в пределах Беларуси, определенные Постановлением № 197.

Таким образом, затраты на командировки в пределах Беларуси, связанные с производством и реализацией продукции, относятся к прочим затратам по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), уменьшающим налогооблагаемую прибыль, но только в пределах норм, установленных Постановлением № 197.

Связанные же со служебными командировками дополнительные выплаты работникам, производимые сверх норм возмещения, установленных законодательством Республики Беларусь, в большинстве случаев производятся в виде исключения по решению руководителя и осуществляются за счет внереализационных расходов, не учитываемых при налогообложении.

Отдельно следует остановиться на вопросах исчисления налога на прибыль при направлении работников организации в служебные командировки на легковом автомобиле.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.05.1999 № 638 "О расходах на содержание служебного легкового автотранспорта" (по состоянию на 15.09.2004) установлено, что юридические лица и их обособленные подразделения включают в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении, расходы на содержание только одной единицы служебного, кроме специального, или используемого для служебных поездок личного легкового автотранспорта в пределах установленных норм. При этом к расходам на содержание служебного легкового автотранспорта, кроме специального, в соответствии с совместным разъяснением Министерства экономики от 05.09.2001 № 13-13/4898 и Министерства финансов Республики Беларусь от 05.09.2001 № 15-9/700 "О порядке включения в себестоимость продукции (работ, услуг) затрат по специальным и служебным легковым автомобилям" (далее - Разъяснение) относятся:

   - стоимость горючесмазочных материалов (ГСМ);

   - расходы на проведение всех видов ремонта;

   - расходы на проведение технического осмотра и технического обслуживания транспортного средства.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.06.2001 № 851 "Об упорядочении использования служебных и специальных легковых автомобилей" (по состоянию на 15.09.2004) установлено, что юридические лица, в том числе имеющие обособленные подразделения, и индивидуальные предприниматели с учетом специфики производственного процесса, выполнения работ, оказания услуг определяют количество специальных легковых автомобилей с лимитом пробега не более 2 тыс. км в месяц, затраты по которым включаются в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении. При этом к специальным легковым автомобилям относятся автомобили, укомплектованные специальным технологическим оборудованием, имеющие специальные световые и (или) звуковые сигналы, надписи и (или) цветографическую окраску, и легковые автомобили оперативного назначения. Перечень специальных легковых автомобилей утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 21.09.2001 № 1398 (по состоянию на 29.07.2006).

Еще одним постановлением Совета Министров Республики Беларусь - от 22.08.2001 № 1268 (по состоянию на 16.07.2007) утвержден Перечень специальных легковых автомобилей, на которые не распространяется лимит пробега не более 2 тыс. километров в месяц, к которым относятся автомобили скорой медицинской помощи, инкассации, учебные, газотехнические, испытательные, милиции, ГАИ, государственной службы медицинских судебных экспертиз, Министерства по чрезвычайным ситуациям, государственной инспекции охраны животного и растительного мира при Президенте Республики Беларусь и медицинской помощи.

Согласно Разъяснению в случае, когда у организации (индивидуального предпринимателя) имеется в наличии несколько единиц специальных легковых автомобилей, затраты по их содержанию, учитываемые при ценообразовании и налогообложении, включаются в расчет в пределах общего лимита пробега по этим специальным легковым автомобилям с учетом имеющегося в наличии их количества.

Кроме того, говоря о включении в состав расходов на содержание служебного легкового автотранспорта стоимости ГСМ, необходимо отметить, что согласно п. 2.6.8 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) (далее - Основные положения по составу затрат), стоимость топлива включается в состав затрат только в пределах установленных норм его расхода. Такими нормами являются линейные нормы расхода топлива, установленные Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь для конкретной марки автомобиля. Для определения же точных норм расхода топлива на конкретные марки автомобилей и коэффициентов корректирования линейных норм расхода топлива в зависимости от условий эксплуатации следует руководствоваться Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 16.06.2005 № 28 (по состоянию на 09.01.2008).

Подоходный налог.

В соответствии с п. 1.3 ст. 12 Закона Республики Беларусь "О подоходном налоге с физических лиц" (далее - Закон о подоходном налоге) не подлежат налогообложению все виды предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь и постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику), в том числе связанных с возмещением командировочных расходов.

При оплате нанимателем плательщику расходов на командировки как на территории Беларуси, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных Министерством финансов Республики Беларусь, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, связанные с командировками. К таким расходам, в частности, относятся расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке и (или) небанковской кредитно-финансовой организации на наличную иностранную валюту или с получением наличной иностранной валюты с использованием банковской пластиковой карточки.

При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных Министерством финансов Республики Беларусь. Суммы же превышения этих размеров облагаются подоходным налогом в общеустановленном порядке.

Обязательные взносы по государственному социальному страхованию.

Говоря об обязательных отчислениях по государственному социальному страхованию, следует отметить, что в соответствии со ст. 2 Закона Республики Беларусь "Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь" объектом для начисления обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее - Фонд) являются все виды выплат в денежном и (или) натуральном выражении, начисленных в пользу работников по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных перечнем видов выплат, на которые не начисляются обязательные страховые взносы в Фонд, утверждаемым Советом Министров Республики Беларусь.

Такие освобождаемые от обложения обязательными страховыми взносами выплаты установлены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115 "Об утверждении Перечня видов выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие "Белгосстрах"" (по состоянию на 26.04.2007). Согласно п. 6 этого нормативного акта не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, а также по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в "Белгосстрах" на суммы, выплачиваемые в возмещение расходов, компенсации (в том числе надбавки и компенсации взамен суточных), выплачиваемые работникам в пределах норм, установленных законодательством Республики Беларусь, а также суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей.

Служебные командировки напрямую связаны с выполнением работниками своих трудовых обязанностей, поэтому все возмещаемые нанимателем командировочные расходы в пределах норм, установленных законодательством Республики Беларусь, а также дополнительные расходы, связанные с командировками (например, расходы по телефонным переговорам при условии, если они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем и т.п.), освобождаются от обложения обязательными страховыми взносами в Фонд и взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в "Белгосстрах".

Экологический налог.

Указом Президента Республики Беларусь от 07.05.2007 № 215 "О ставках налога за использование природных ресурсов (экологического налога) и некоторых вопросах его взимания" (по состоянию на 02.09.2008) (далее - Указ № 215) установлены ставки экологического налога за выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух согласно приложению 2 к данному законодательному акту. При этом согласно п. 2-1.1 Указа № 215 определено, что не облагаются экологическим налогом только объемы выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух от передвижных источников, рассчитанные исходя из количества израсходованного топлива на передвижение за пределами территории Республики Беларусь.

Следовательно, при служебных командировках на автомобильном транспорте в пределах нашей страны необходимо исчислять и уплачивать экологический налог в части налога за выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух. При этом не имеет значения, на каком автомобиле осуществляется поездка: принадлежащем организации, взятом в аренду или безвозмездное пользование либо на личном автомобиле работника, используемом для нужд нанимателя.

Для расчета налога за выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух от передвижных источников выбросов в зависимости от видов используемого моторного топлива к ставкам налога, указанным в приложении 2 к Указу № 215, необходимо применяются следующие коэффициенты: дизельное топливо - 0,8, сжиженный и сжатый газ - 0,3, биодизельное топливо - 0,6 (п. 3.2 Указа № 215).

Лимиты на выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух от передвижных источников не устанавливаются, а значит, вся сумма исчисленного налога за выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух включается в себестоимость и в затраты, учитываемые при налогообложении.

Особенности исчисления налога на добавленную стоимость по расходам, связанным с осуществлением командировочных расходов, читайте на с. ХХ.

Бухгалтерский учет служебных командировок

В соответствии с п. 2.2.10.3 Основных положений по составу затрат в себестоимость продукции (работ, услуг) затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются в полном объеме. При этом к расходам на служебные командировки, кроме затрат на проезд к месту командировки, по найму жилья и суточных, относятся в том числе и фактические расходы по оформлению заграничных паспортов (других выездных документов), уплате государственной пошлины, сборы иностранных представительств, а также комиссионные при обмене чеков в банке на иностранную валюту.

Согласно пояснениям к сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89 (по состоянию на 13.11.2003) (далее - Инструкция по применению Типового плана счетов), этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы (а значит, и по командировочным выплатам тоже).

В зависимости от целей служебной командировки для списания расходов на нее могут быть использованы различные счета бухгалтерского учета, например:

·  07 "Оборудование к установке" - для приобретения и доставки оборудования, требующего монтажа;

·  08 "Вложения во внеоборотные активы" - для приобретения и доставки основных средств, приобретении нематериальных активов и других внеоборотных активов;

·  10 "Материалы" - для приобретения и доставки сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей;

·  15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" - для заготовления и приобретения оборудования и материальных ценностей, относящихся к оборотным активам;

·  20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на реализацию" - при отнесении расходов на служебные командировки, связанные с хозяйственной деятельностью организации (для заключения договоров на поставку продукции (товаров), выполнение работ, оказание услуг, проверки деятельности филиалов и других обособленных подразделений, участия в выставках, ярмарках, семинарах, изучения рынков сбыта и т.п.);

·  41 "Товары" - для приобретения товаров.

Рассмотрим порядок бухгалтерского учета расходов на служебные командировки на условном примере.

Пример 2

Возьмем исходные данные примера 1. Напомним, что работник был направлен в служебную командировку из г. Минска в г. Брест, и ему был выдан денежный аванс общей суммой 330 000 руб. При этом фактические расходы по командировке составили всего 124 000 руб.

Предположим, что часть аванса в размере 206 000 руб. (330 000 - 124 000), которую работник должен был возвратить в кассу организации как неиспользованную, он истратил, находясь в командировке, и смог внести в кассу только 100 000 руб.

Руководитель организации издал приказ об удержании оставшейся части аванса, выданного на командировку, в размере 106 000 руб. (206 000 - 100 000) из заработной платы работника, который был ознакомлен с приказом и подписал его. Заработная плата работника составляет 1 000 000 руб. Так как неизрасходованная по назначению сумма аванса меньше 20% от заработной платы, причитающейся к выплате работнику ((1 000 000 - 1 000 000 х 9%) х 20% = 182 000 руб.), то ее можно удержать из его заработной платы сразу.

Для упрощения примера предположим, что заработная плата сотрудника облагается подоходным налогом по ставке 9%, стандартные налоговые вычеты не учитываются, а уплата обязательных страховых взносов в Фонд и налога на добавленную стоимость по железнодорожным билетам не принимаются во внимание.

В бухгалтерском учете организации указанные хозяйственные операции отражаются следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма
выдан аванс на служебную командировку	71	50	330 000 руб.
включены в себестоимость командировочные расходы в пределах норм, установленных законодательством Республики Беларусь (оплата за проезд, суточные и расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов)	20, 25, 26, 44	71	124 000 руб. (70 000 + 45 000 + 9 000)
возвращена в кассу часть неиспользованного аванса на служебную командировку	50	71	100 000 руб.
отражена задолженность работника по невозвращенной в установленные сроки в кассу организации части неиспользованного аванса на служебную командировку	94	71	106 000 руб.
начислена заработная плата работнику за октябрь 2008 г.	20, 25, 26, 44	70	1 000 000 руб.
начислен подоходный налог, подлежащий уплате в бюджет	70	68	90 000 руб. (1 000 000 х 9%)
удержана невозвращенная часть аванса из причитающейся к выплате заработной платы	70	94	106 000 руб.
выдана заработная плата работнику	70	50	804 000 руб. (1 000 000 - 90 000 - 106 000)

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. / Минск « Беларусь» 1997.

2. Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года / Мн.: Амалфея 1999. – 240с.

3. Закон Республики Беларусь «О пенсионом обеспечении» от 17 апреля 1992г. № 1596-XII. (Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1992г., №17, ст. 275) (с учетом изменений на 11.07.2007г.).

4. Дмитрук В. Н. Трудовое право. / Учебное пособие. – Мн.: Амалфея, 2000.

5. Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г.А. Издательство Амалфея. / 2003. – 1120с.

6. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А. Василевич и др.; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2001 - 592с.

7. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.

8. Трудовое и социальное право: Учебник/под общей редакцией В.И. Семенкова. Мн.: Амалфея, 1999.-664с.

9. Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. – 3-е изд.; перераб. и доп. – Мн.: Амалфея, 2006с.

10. Трудовое право Республики Беларусь: Практическое пособие / Важенкова Т.Н. – Мн.: УП «Молодежное», 2003.

11. Трудовое право Республики Беларусь, Краткое изложение курса / В.А. Круглов. – Мн.: Дикта 2004. – 75с.