Бухгалтерский учет и отчетность в бюджетных организациях

ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МОСКОВСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ

Кафедра бухгалтерского учета

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Тема: Бухгалтерский учет и отчетность в бюджетных
организациях

Дипломник: Фадеева (Шмакова) Надежда Евгеньевна
УС₆ – 337 – 97, 1 поток, 5 группа

Научный руководитель: К.Э.Н., ст. преподаватель Чувикова Вера Васильевна

Допущено к защите: зав. кафедрой бухгалтерского учета
Бархатов Анатолий Петрович __________________

Москва – 2001

Содержание

Введение 5

Глава 1. Организация бухгалтерского учета в бюджетных
организациях. 7

1.1. Основы организации бухгалтерского учета в бюджетных организациях. 7

1.2. Единство системы бюджетного учета. 12

1.3. Баланс и План счетов бухгалтерского учета исполнения смет доходов и расходов организаций, состоящих на бюджете. 14

1.4. Мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы ведения
бухгалтерского учета. 20

1.5. Первичные учетные документы и документооборот бюджетного учреждения. Регистры бухгалтерского учета. 24

Глава 2. Особенности ведения бухгалтерского учета в учреждениях непроизводственной сферы. 27

2.1. Общая характеристика бюджетного учреждения. 27

2.2. Учет денежных средств и расчетов в Департаменте Народного Образования. 29

2.2.1. Учет операций по расчетному счету. 29

2.2.2. Формы безналичных расчетов и их учет. 30

2.2.3. Учет кассовых операций. 32

2.2.4. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками. 34

2.2.5. Учет расчетов с подотчетными лицами. 35

2.2.6. Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами. 36

2.3. Учет оплаты труда в Департаменте Народного Образования. 38

2.3.1. Виды, формы и система оплаты труда, порядок ее начисления. 38

2.3.2. Аналитический учет оплаты труда. 41

2.3.3. Синтетический учет оплаты труда. 43

2.3.4. Учет расчетов по социальному страхованию и обеспечению. 45

2.4. Учет основных средств в Департаменте Народного Образования. 46

2.4.1. Задачи, состав и оценка основных средств. 46

2.4.2. Документальное оформление движения основных средств. 48

2.4.3. Аналитический учет основных средств. 49

2.4.4. Синтетический учет наличия и движения основных средств. 50

2.4.5. Учет износа, ремонта и выбытия основных средств. 53

2.4.6. Инвентаризация основных средств. 54

2.5. Учет материальных запасов в Департаменте Народного Образования. 55

2.5.1. Задачи и организация учета материалов. 55

2.5.2. Классификация и оценка материальных запасов. 56

2.5.3. Документальное оформление поступления и расходования материалов. 58

2.5.4. Учет материалов на складах и в бухгалтерии. 60

2.5.5. Синтетический и аналитический учет материалов. 61

2.5.6. Особенности учета малоценных предметов. 64

2.5.7. Инвентаризация материальных запасов. 66

Глава 3. Бухгалтерская отчетность Департамента Народного Образования. 67

3.1. Виды и назначение отчетности, порядок ее составления. 67

3.2. Состав бухгалтерской отчетности. 69

3.3. Баланс исполнения сметы доходов и расходов, отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам. 70

Заключение 77

Литература 78

Введение

К бюджетным относятся организации, основная деятельность которых полностью или частично финансируется за счет средств бюджета на основе смет доходов и расходов (бюджетной сметы). Обязательным условием является открытие финансирование по смете и ведение бухгалтерского учета и отчетности в порядке, предусмотренном для бюджетных организаций.

Особенности бухгалтерского учета в учреждениях непроизводственной сферы определяются законодательством о бюджетном устройстве и бюджетном процессе, Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях и организациях, утвержденной Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.99 г. №107н и зарегистрированной в Минюсте России 28.01.00 г., регистрационный №2064 т другими нормативными документами, содержащими указания по учету и отражению в балансе операций организаций и учреждений, состоящих на бюджете.

К особенностям бухгалтерского учета в бюджетных организациях относят:

организацию учета в разрезе статей бюджетной классификации;

контроль исполнения сметы расходов;

выделение в учете кассовых и фактических расходов;

отраслевые особенности учета в учреждениях бюджетной сферы (образование, здравоохранение).

Хорошо поставленный бухгалтерский учет позволяет не только выявить скрытые резервы, обнаруживать нарушение режима экономии плановой и финансово-бюджетной дисциплины, но и предупреждать и вовремя устранять возможные потери и необоснованные затраты.

Совершенствование бухгалтерского учета, усиление его контрольных функций за финансовой и хозяйственной деятельностью организации – основа укрепления финансово-бюджетной дисциплины.

Осуществляя сплошное и непрерывное отражение всех операций, связанных с исполнением сметы расходов по бюджету, бухгалтерский учет позволяет не только систематически сопоставлять их с утвержденными нормативами и сметами, но и устанавливать причины отклонений фактических расходов от утвержденных нормативов и смет, выявлять наиболее целесообразные нормы расходов и повышать уровень бюджетного и сметного планирования в целом. Чем точнее учет, тем выше качество планирования.

Используя информацию бухгалтерского учета, руководители учреждений могут оперативно принимать меры, по устранению просчетов и отклонений от утвержденных нормативов в ходе хозяйственной и финансовой деятельности. С помощью бухгалтерского учета в каждом учреждении устанавливаются систематическое наблюдение за сохранностью средств, контроль за их рациональным использованием.

По данным бухгалтерского учета можно вскрыть факты бесхозяйственности, расточительства, излишеств в использовании бюджетных средств, принять меры к сбережению живого и овеществленного труда.

Следовательно, бухгалтерский учет – это важнейшее звено системы управления учреждениями непроизводственной сферы.

Все вышеизложенное подтверждает актуальность темы настоящей работы, предопределило ее цель и задачи.

Целью дипломной работы является изучение особенностей бухгалтерского учета в бюджетных организациях.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

изучить по нормативным материалам и данным литературы основы ведения бухгалтерского учета в бюджетных организациях на современном этапе;

проанализировать отдельные аспекты учета хозяйственных средств в учреждениях непроизводственной сферы;

охарактеризовать бюджетное учреждение-базу выполнения практической части.

Практическая часть настоящей дипломной работы выполнена на базе Департамента Народного Образования. В работе использован отчетный материал за 2000 год.

Глава 1. Организация бухгалтерского учета в бюджетных
организациях. 1.1.Основы организации бухгалтерского учета в бюджетных организациях.

Организация и ведение бухгалтерского учета в бюджетных организациях регулируется Федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ (с изменениями и дополнениями от 23 июля 1998 года) и Инструкцией по бухгалтерскому учету учреждений и организаций, состоящих на бюджете, утвержденной Приказом Министерства финансов РФ от 30 декабря 1999 года №107н.

На бюджетные учреждения не распространяются:

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина России от 29 июля 1998 г. №34н);

ПБУ 1/98 "Учетная политика организации" (приказ Минфина России от 09 декабря 1998 года №60н);

ПБУ 5/98 "Учет материально-производственных запасов" (приказ Минфина России от 15 июня 1999 года №25н);

ПБУ 9/99 "Доходы организации" в части признания доходов от предпринимательской и иной деятельности (приказ Минфина России от 06 мая 1999 года №32н);

ПБУ 10/99 "Расходы организации" (приказ Минфина России от 06 мая 1999 года №33н).

Однако на них распространяются общие требования о порядке составления бухгалтерской и статистической отчетности, а также о порядке уплаты налогов и других отчислений.

В соответствии с законом "О бухгалтерском учете" основными правилами ведения бухгалтерского учета являются следующие:

бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ – в рублях;

имущество, являющееся собственностью организаций, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации;

бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации до ликвидации или реорганизации;

все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий;

основанием для записи в учетных регистрах являются первичные учетные документы, которые должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания и содержать обязательные реквизиты;

организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий План счетов бухгалтерского учета. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;

текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно.

Для обеспечения полного и своевременного поступления доходов и использования средств бюджета по целевому назначению требуется правильная организация бухгалтерского учета исполнения бюджета.

Бухгалтерский учет исполнения бюджета и смет расходов бюджетных учреждений называется бюджетным учетом.

Объектами бюджетного учета являются:

доходы и расходы бюджета;

материальные ценности бюджетных организаций;

денежная наличность, хранящаяся в банках;

средства в расчетах между бюджетами;

фонды и резервы, создаваемые в бюджетах в процессе их исполнения.

Бюджетный учет, выступая как средство контроля за исполнением бюджета, содействует рациональному использованию национального дохода в целях расширенного воспроизводства, соблюдению необходимых пропорций в развитии отраслей народного хозяйства, точному исполнению утвержденного бюджета.

К задачам бюджетного учета относят:

соблюдение бюджетно-финансовой дисциплины и строжайшего режима экономии в расходовании средств;

мобилизация средств в бюджет и выявление дополнительных доходов;

охрана имущества.

Бюджетный учет ведется в соответствии с существующим в стране бюджетным устройством. Организационное построение бюджетной системы РФ определено законом РФ "Об основах бюджетного устройства и бюджетного процесса в РФ" от 10 октября 1991 года №1734-1 (с изменениями и дополнениями от 05 ноября 1994 года, 31 июля 1995 года, 10 июля 1996 года).

Бюджетная система представляет собой основанную на экономических отношениях и юридических нормах совокупность республиканского бюджета РФ, республиканских бюджетов национально-государственных и административно-территориальных образований России. Составление бюджета производится в соответствии с прогнозами и программами социально-экономического развития территорий.

В бюджетную систему РФ в качестве самостоятельных частей включаются:

федеральный бюджет РФ;

республиканские бюджеты республик в составе РФ;

краевые, областные бюджеты в составе краев и областей;

городские бюджеты городов Москвы и Санкт-Петербурга;

областной бюджет автономной области;

окружные бюджеты округов;

городские бюджеты городов;

районные бюджеты районов;

районные бюджеты в районах городов;

бюджеты поселков и сельских населенных пунктов.

Такое построение бюджетной системы, когда всем местным администрациям предоставлено право иметь свой бюджет, способствует наиболее полному учету источников формирования бюджетных средств и их рациональному использованию.

Единство бюджетной системы обеспечивается общей правовой базой, использованием единых бюджетных классификаций, форм бюджетной документации, предоставлением необходимой статистической и бюджетной информации с одного уровня бюджетной системы на другой для составления консолидированного бюджета РФ и территорий, согласованными принципами бюджетного процесса, единой денежной системой.

Единство бюджетной системы РФ достигается взаимодействием бюджетов всех уровней, осуществляемым через использование регулирующих доходных источников, созданием целевых и региональных бюджетных фондов, их частичным перераспределением, а также через единую социально-экономическую, в т.ч. налоговую политику.

В ходе исполнения бюджета необходимо точно в определенные сроки и в установленных суммах мобилизовать запланированные доходы и произвести предусмотренные расходы. Непосредственное исполнение бюджета возложено на Федеральное казначейство РФ, которое создано в соответствии с указом Президента РФ "О Федеральном казначействе" от 08 декабря 1992 года №1556. На органы казначейства возложено решение следующих задач:

сбор, обработка и анализ информации о государственных (федеральных) внебюджетных фондах, а также о состоянии бюджетной системы РФ;

организация, осуществление и контроль за исполнением республиканского бюджета РФ, управление доходами и расходами этого бюджета на счетах казначейства, в банках исходя из принципа единства кассы;

осуществление краткосрочного прогнозирования объемов государственных финансовых ресурсов, а также оперативное управление этими ресурсами в пределах установленных на соответствующий период государственных расходов;

регулирование финансовых отношений между республиканским бюджетом РФ и государственными внебюджетными фондами, финансовое исполнение этих фондов, контроль за поступлением и использованием внебюджетных средств;

разработка методологических и инструктивных материалов, порядка ведения учетных операций по вопросам, относящимся к компетенции казначейства, обязательных для органов государственной власти и управления предприятий, учреждений и организаций, включая организации, распоряжающиеся средствами государственных внебюджетных фондов, подготовка проекта бюджетной классификации, ведение операций по учету государственной казны РФ.

Главное управление Федерального казначейства Министерства финансов РФ организует и осуществляет сводный, систематический, полный и стандартизированный учет операций по движению средств республиканского бюджета РФ, государственных внебюджетных фондов и внебюджетных средств на счетах казначейства; разрабатывает и утверждает инструктивные и методологические материалы; устанавливает порядок ведения учета и составления отчетности об исполнении смет расходов бюджетных учреждений.

При Министерстве финансов РФ, министерствах финансов республик, входящих в состав РФ, краевых, областных и городских финансовых министерствах и управлениях (отделах) созданы общественные методологические советы по бухгалтерскому учету. Они обобщают и доводят до исполнителей передовые формы и методы работы по совершенствованию бухгалтерского учета, обеспечению сохранности материальных и денежных средств, внедрению комплексной механизации. Важное место в деятельности методологических советов занимает распространение опыта работы централизованных бухгалтерий.

Учреждения, финансируемые в сметном порядке, называются бюджетными. Сюда относят ясли и детские сады, школы, высшие и средние специальные учебные заведения, профессионально-технические училища, научно-исследовательские организации, учреждения здравоохранения, социального обеспечения и др.

Потребность в средствах бюджетного учреждения отражается в смете расходов, которая представляет собой основной плановый финансовый документ. На основе утвержденной сметы бюджетные учреждения получают денежные средства для осуществления своей деятельности.

В соответствии с законом "О бухгалтерском учете" ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут их руководители, которые могут в зависимости от объема учетной работы:

вести бухгалтерский учет лично;

ввести в штат должность бухгалтера;

учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, бухгалтеру-специалисту, специализированной организации.

Бухгалтерский учет исполнения смет расходов учреждений осуществляется, как правило, централизованными бухгалтериями, создаваемыми при министерствах, а также при городских и районных учреждениях.

При централизации учета за руководителями обслуживаемых учреждений сохраняются права распорядителей ассигнованиями, в частности:

право заключать договора на поставку товаров и оказание услуг и на трудовые соглашения на выполнение работ;

получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды;

разрешать оплату расходов за счет ассигнований, предусмотренных системой;

расходовать в соответствии с установленными нормами продукты питания, материалы и другие материальные ценности на нужды учреждения;

утверждать документы по инвентаризации, акты на списание пришедших в негодность и ветхость материальных ценностей, авансовые отчеты подотчетных лиц.

Централизованная бухгалтерия представляет руководителям обслуживаемых учреждений необходимые им сведения об исполнении смет расходов в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих учреждений.

Учреждения расходуют государственные средства в соответствии с целевым назначением, согласно утвержденным сметам, строго соблюдая финансово-бюджетную дисциплину и максимальную экономию денежных средств и материальных ценностей.

Бухгалтерский учет должен обеспечить систематический контроль за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

Руководители бухгалтерских служб (главные бухгалтеры) в своей работе руководствуются законом РФ "О бухгалтерском учете", положениями о бухгалтерских службах и централизованных бухгалтериях, утвержденными в установленном порядке и другими нормативными документами.

Бухгалтерская служба учреждения должна выполнять следующие задачи:

организовывать бухгалтерский учет в соответствии и действующими нормативными актами;

использовать передовые формы и методы учета и обработки информации на базе широкого применения современной вычислительной техники;

осуществлять предварительный контроль за своевременным, правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций;

контролировать правильность, рациональность и бережность расходования средств в соответствии с открытыми кредитами и целевым назначением по утвержденным сметам расходов по бюджету;

осуществлять строгий контроль за рациональным и экономным использованием денежных, материальных и трудовых ресурсов, вести борьбу с расточительством, принимать меры к своевременному предупреждению негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявлять и мобилизовывать внутрихозяйственные резервы;

обеспечивать учет доходов и расходов по специальным средствам, а также операций по другим внебюджетным средствам;

организовывать формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности учреждения, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для ее использования поставщиками, заказчиками, финансовыми, налоговыми, банковскими и казначейскими органами;

своевременно организовывать начисление и выдачу заработной платы, стипендий, пособий;

вести учет и расчеты с дебиторами и кредиторами;

участвовать в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей; своевременно и правильно отражать в учете результаты инвентаризации;

периодически инструктировать материально-ответственных лиц по вопросам учета и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств, находящихся на их ответственном хранении;

составлять отчетность и предоставлять ее соответствующим органам в установленные сроки; обеспечивать достоверность отчетов и балансов;

соблюдать установленный порядок хранения бухгалтерских документов, регистров, смет расходов и расчетов к ним, а также других служебных документов; своевременно в установленном порядке сдавать их в архив.

В течение отчетного года в учреждении должна проводиться единая учетная политика отражения хозяйственных операций и оценки имущества. Изменение учетной политики по сравнению с предыдущим годом должно быть аргументировано в годовой бухгалтерской отчетности. Важно обеспечить в учете правильность отнесения доходов и расходов к соответствующим отчетным периодам.

Бухгалтерский учет должен систематически контролировать исполнение смет, состояние расчетов с дебиторами и кредиторами, сохранность денежных средств и товарно-материальных ценностей.

Руководитель учреждения обязан создать необходимые условия для правильной организации бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми структурными подразделениями и службами, работниками учреждения требований главного бухгалтера в части порядка оформления и сдачи в бухгалтерию необходимых документов.

Главный бухгалтер учреждения, централизованной бухгалтерии назначается или освобождается от должности руководителем учреждения и непосредственно ему подчиняется. Он обеспечивает контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых учреждением хозяйственных операций, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности; подписывает совместно с руководителем учреждения документы по финансово-расчетным операциям, а также документы, служащие основанием для выдачи товарно-материальных ценностей. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и не могут быть приняты к исполнению. Если работники учреждения передают главному бухгалтеру для исполнения документы по операциям, противоречащим законодательству и нарушающим финансовую и налоговую дисциплину, то главный бухгалтер обязан письменно сообщить об этом руководителю учреждения. При получении от руководителя письменного распоряжения об исполнении указанных документов главный бухгалтер выполняет его. В этом случае вся полнота ответственности за совершение незаконных операций возлагается на руководителя учреждения.

Главный бухгалтер визирует заявления, приказы о назначении на работу и перемещение материально-ответственных лиц (кассиров, кладовщиков).

При увольнении главный бухгалтер учреждения обязан передать дела по акту вновь назначенному главному бухгалтеру. Если кандидат на должность еще не подобран, то дела передаются работнику учреждения, назначенному для этого приказом руководителя учреждения.

В процессе сдачи-приемки дел проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных, наличия бухгалтерских документов и регистров, а также наличие дел в архиве.

1.2.Единство системы бюджетного учета.

Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях обеспечивает отражение всех операций, связанных с исполнением смет расходов по бюджетам, смет по специальным средствам и обобщение данных учета и отчетности. Своевременное, полное и достоверное отражение в балансе учреждения всех операций позволяет его руководителю принимать обоснованные управленческие решения, анализировать работу учреждения, осуществлять и контролировать целевое расходование средств на основе утвержденной сметы, выявлять незаконные затраты.

Для выполнения этих задач ведется бухгалтерский учет:

поступления и расходования специальных и внебюджетных средств;

кредитов (ассигнований) и расходов бюджетных средств;

расчетов с дебиторами и кредиторами;

сохранности и эффективности использования денежных средств, материалов, оборудования, продуктов питания и других ценностей.

Важными задачами бухгалтерского учета являются учет и контроль за расходованием фонда оплаты труда, а также составление в срок баланса и отчетности. Правильная постановка бухгалтерского учета в бюджетных организациях способствует более точному составлению смет расходов, а также выявлению неиспользованных внутрихозяйственных ресурсов.

Правильность учета доходов и расходов бюджета обеспечивается единством системы бюджетного учета, в основе которой лежит бюджетная классификация, предполагающая научно обоснованную, обязательную группировку доходов и расходов бюджета по однородным признакам, закодированным в определенном порядке. В настоящее время применяется бюджетная классификация РФ, утвержденная федеральным законом "О бюджетной классификации Российской федерации от 15 августа 1996 года №115-ФЗ".

Бюджетная классификация является группировкой доходов и расходов всех уровней с присвоением объектам группировочных кодов.

Доходы бюджетов в РФ формируются за счет налогов с юридических и физических лиц, платежей за пользование недрами и природными ресурсами, государственной пошлины, доходов от приватизации, лицензионных сборов за право производства и торговли спиртными напитками, средств, полученных из других бюджетов.

Расходы бюджетов РФ показывают направление средств на бюджетное финансирование народного хозяйства, конверсии военного производства, внешнеэкономической деятельности и народного образования, бюджетных ссуд, культуры, средств массовой информации и др.

Для классификации расходов учреждений, состоящих на бюджетном финансировании, применяется следующий перечень статей (согласно приложению 12 к указаниям о порядке применения бюджетной классификации в РФ, утвержденным приказом Минфина России от 25 мая 1999 года №38н):

Фонд оплаты труда;

Начисления на заработную плату;

Канцелярские и хозяйственные расходы;

Командировки и служебные разъезды;

Стипендии;

Расходы на питание;

Приобретение медикаментов и перевязочных средств;

Приобретение оборудования и инвентаря;

Приобретение мягкого оборудования и инвентаря;

Государственные капитальные вложения;

Капитальный ремонт;

Прочие расходы;

Государственная дотация;

Операционные расходы;

Платежи по ссудам.

По данным статьям выделяются и учитываются расходы в росписях республиканского бюджета, бюджетов автономных республик, краевых, областных, окружных, районных, городских бюджетов. Средства из бюджета на содержание учреждений и проведение мероприятий выделяются на основе утвержденных смет расходов.

Сметы расходов – основной плановый и финансовый документ, определяющий объем, целевое направление, поквартальное распределение средств, выделяемых из бюджета на содержание учреждений. Предусмотренные в сметах ассигнования являются предельными, и расходование сверх этих сумм не разрешается. Нельзя производить расходы, не предусмотренные сметой, если нет экономии средств.

Формы сметы, основные показатели, по которым она составляется, нормы и расценки для определения размера расходов сообщаются вышестоящими организациями. В типовой смете содержатся данные, общие для всех бюджетных учреждений. Она состоит из трех частей: в первой части указывается наименование и адрес учреждения, бюджет, из которого оно финансируется (раздел, параграф бюджетной классификации), и свод расходов по статьям с распределением по кварталам; во второй части отражаются показатели оперативного плана начало и конец года, а также среднегодовые; в третьей части приводятся расчеты и обоснования по каждой статье расходов и отдельным ее элементам.

В отраслевых сметах расходов статьи отражают специфику народного образования, культуры, здравоохранения и др. Расходы бюджетных учреждений подразделяются на капитальные вложения и текущее содержание учреждения. Последние состоят из административно-хозяйственных и операционных расходов. Административно - хозяйственные расходы включают затраты на содержание управленческого, хозяйственного и вспомогательного персонала, на командировки, приобретение инвентаря и т.д. Операционные расходы – это затраты, связанные стабильно с осуществлением деятельности учреждения (расходы на питание, учебные расходы, педагогический фонд заработной платы).

Расчет сумм расходов по смете на планируемый год производится, исходя из объема деятельности учреждения, определенного планом развития учреждения и фактического его исполнения за предшествующий период. Размеры операционных расходов определяются на основе нормы расходов, т.е. затрат на расчетную единицу. Установлены материальные (в натуральном выражении) и денежные (стоимостное выражение материальных расходов) нормы расходов. Правильно установленные типовые нормы расходов имеют важное значение для распределения бюджетных ассигнований на народное образование, здравоохранение, культуру, науку по отдельным регионам страны.

При составлении проекта сметы бюджетного учреждения для обоснования требуемых сумм расходов дают более подробную номенклатуру, выделяя внутри статьи отдельные расходы. К примеру, по статье "Канцелярские и хозяйственные расходы" выделяют:

канцелярские расходы;

расходы на вневедомственную охрану;

расходы на связь;

расходы на приобретение литературы;

расходы по содержанию и найму транспорта;

затраты на оплату информационно-вычислительных услуг.

Обоснование отдельных сумм расходов по смете приводится в приложении к ней. К примеру, приложение к смете расходов школы открывается сведениями о количестве классов и учащихся по состоянию на первое января и первое сентября планируемого года, затем следует расчет фонда заработной платы, а также расчеты по другим статьям классификации расходов. Заключают приложения к смете расходов общие сведения, используемые при расчетах (общая кубатура всех строений по наружному обмеру, внутренняя площадь здания, количество и площадь классных комнат).

Сметы расходов, составляемые бюджетными учреждениями по каждому параграфу классификации расходов, принято называть индивидуальными. При обслуживании учреждений централизованными бухгалтериями практикуется составление общих смет. В общих сметах расходы планируются в целом по группам однотипных учреждений (школ, детских яслей и садов). Для определения и финансирования затрат на проведение совещаний, приобретение литературы и другие мероприятия министерства, ведомства и управления местной администрации составляют сметы на централизованные мероприятия. Путем суммирования всех расходов на содержание министерства или ведомства, включаются все индивидуальные, общие расходы и сметы на централизованные мероприятия, составляется сводная смета.

Все расходы, включаемые в смету должны группироваться по видам и целевому назначению, при определении их сумм необходимо строго соблюдать режим экономии. При утверждении смет проверяются необходимость и целесообразность предусматриваемых расходов, соответствие их объема работы учреждения, соблюдение норм расходов. Утверждение сметы расходов бюджетного учреждения производится после утверждения соответствующего бюджета, из которого оно финансируется. Утверждение оформляется подписью руководителя организации, утвердившего смету, указывается дата утверждения и проставляется оттиск печати на всех экземплярах сметы с указанием в верхнем правом углу общей суммы расходов по смете с выделением фонда заработной платы работников штатного и нештатного состава.

1.3.Баланс и План счетов бухгалтерского учета исполнения смет доходов и расходов организаций, состоящих на бюджете.

Бухгалтерский учет исполнения смет доходов и расходов по бюджету и внебюджетным средствам в учреждениях, состоящих на федеральном бюджете, республиканских, краевых, областных, окружных, городских и районных бюджетах, а также в централизованных бухгалтериях при министерствах, ведомствах, местных администрациях и их управлениях ведется по двойной системе.

Учет может осуществляться по мемориально-ордерной, журнально-ордерной, журнал-главной формам. Использование ЭВМ создает возможность перехода от решения с помощью вычислительной техники отдельных трудоемких задач к общесистемной автоматизации, обработки учетной информации в целом и решению задач исполнения смет доходов и расходов.

В крупных бюджетных учреждениях бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме. Бухгалтерский учет исполнения смет доходов и расходов по бюджету и смет по специальным средствам, а также другим внебюджетным средствам в организациях, состоящих на бюджете, ведется на балансе по Плану счетов, предусмотренному инструкцией по бухгалтерскому учету в организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Минфина РФ от 30 декабря 1999 года №107н.

Бухгалтерский баланс бюджетного учреждения – отчетный документ, в котором отражены и обобщены в денежной оценке на определенную дату средства бюджетного учреждения по видам и использованию, а также по источникам их образования и целевому назначению. Бухгалтерский баланс по исполнению сметы доходов и расходов имеет форму таблицы, состоящей из двух частей: активы и пассивы.

Актив состоит из 10 разделов, а пассив из 5 разделов. В активе отражаются средства, которыми располагает учреждение и их размещение: основные средства и другие долгосрочные финансовые вложения, материальные запасы, малоценные предметы, готовая продукция, средства учреждений, расчеты, расходы; выполненные и сданные заказчиками продукция, работы, услуги; доходы, прибыли (убытки); расходы на капитальное строительство.

В пассиве отражаются источники образования средств: финансирование из бюджета, фонды и средства целевого назначения, расчеты; доходы, прибыли (убытки); финансирование капитального строительства.

В разделе 1 "Основные средства и другие долгосрочные финансовые вложения" актива баланса отражаются основные средства, принадлежащие учреждению; долгосрочные финансовые вложения на срок более одного года; нематериальные активы.

Объекты основных средств фиксируются в балансе по первоначальной стоимости. Изменение первоначальной стоимости объектов основных средств допускается лишь в случаях достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации, а также переоценки основных средств.

В разделе 2 "Материальные запасы" актива баланса отражается стоимость принадлежащих учреждению материалов, продуктов питания, горюче-смазочных материалов и других запасов по фактической стоимости.

В разделе 3 "Малоценные предметы" показывается стоимость принадлежащих учреждению малоценных предметов, белья, одежды, обуви, как на складе учреждения, так и по местам их использования.

В разделе 4 "Готовая продукция" на субсчете 080 этого раздела показывается стоимость остатка изготовленной в учреждениях и их подразделениях продукции и изделий по фактической стоимости, определенной по данным фактических расходов на ее изготовление.

В разделе 5 "Средства учреждений" на субсчетах показываются остатки бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников.

На субсчете 090 "Средства федерального бюджета для перевода учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя и на другие мероприятия" показываются остатки нераспределенного объема финансирования на лицевых счетах главного распорядителя, распорядителя бюджетных средств в органах федерального казначейства.

На субсчете 091 "Средства федерального бюджета на расходы учреждения" показываются остатки неиспользованного объема финансирования на лицевых счетах получателей бюджетных средств.

На субсчете 097 "Средства федерального бюджета в иностранной валюте" показывается остаток валютных средств бюджетного учреждения на валютном счете в кредитной организации в пересчете на рубли по курсу Центрального банка РФ на отчетную дату.

На субсчете 100 "Средства для перевода учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя и на другие мероприятия" показываются нераспределенные остатки средств бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов на счетах в кредитных организациях (органах федерального казначейства) главного распорядителя бюджетных средств.

На субсчете 101 "Средства на расходы учреждения" показываются неиспользованные остатки средств бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов учреждения на счете в кредитной организации учреждения.

На субсчете 102 "Средства бюджета субъекта РФ и местного бюджета в иностранной валюте" показываются остатки средств учреждения в иностранной валюте на счете в кредитной организации в пересчете на рубли по курсу Центрального банка РФ на отчетную дату.

На субсчете 110 "Целевые средства и безвозмездные поступления" показываются остатки целевых средств и безвозмездных поступлений; на субсчете 111 "Средства, полученные от предпринимательской деятельности" показываются остатки средств на счетах в кредитных организациях или органах федерального казначейства по средствам, полученным от предпринимательской деятельности; на субсчете 114 "Средства, поступившие во временное распоряжение учреждения" показываются остатки средств, поступившие во временное распоряжение учреждения"; на субсчете 115 "Средства, полученные от государственных внебюджетных фондов" показываются остатки средств, полученных от государственных внебюджетных фондов; на субсчете 118 "Средства в иностранной валюте" показываются остатки средств в иностранной валюте на валютных счетах в кредитных организациях в пересчете на рубли по курсу Центрального банка РФ.

На субсчете 120 "Касса" показывается остаток наличных денег в кассе учреждения, в том числе в иностранной валюте в пересчете на рубли по курсу Центрального банка РФ на отчетную дату в пределах лимитов, установленных кредитными организациями по согласованию с руководителями этих учреждений.

На субсчете "Прочие средства" показывается остаток денежных средств, находящихся в аккредитивах, лимитированных чековых книжках и других денежных документах. Остатки средств по аккредитивам и лимитированным чековым книжкам зачисляются на счет учреждения в кредитной организации или органе федерального казначейства как восстановление кассовых расходов по соответствующим кодам бюджетной классификации РФ.

На субсчете 133"Средства в пути" показываются денежные средства, перечисленные вышестоящими распорядителями, но полученные учреждениями в следующем месяце.

На субсчете 134 "Краткосрочные финансовые вложения" показываются суммы краткосрочных финансовых вложений учреждения сроком до 1 года, производимые за счет средств, полученных из внебюджетных источников в депозиты кредитных организаций, ценные бумаги и др.

В разделе 6 "Расчеты" актива баланса и в разделе 3 пассива баланса на субсчетах показываются суммы дебиторской и кредиторской задолженности: с поставщиками, подрядчиками и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги; с подотчетными лицами; с разными дебиторами и кредиторами; по оплате труда и стипендиям; по обязательному медицинскому страхованию и социальной защите населения. Все не законченные к концу года расчеты показываются в балансе раздельно: в активе – дебиторская задолженность, а в пассиве – кредиторская задолженность.

В разделе 7 "Расходы" на субсчете 200 "Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия" показываются суммы фактических расходов, произведенных за счет бюджетного финансирования за отчетный период. По окончании года расходы с кредита субсчета 200 списываются в дебет субсчета 140.

На субсчете 201 "Расходы за счет дополнительных источников бюджетного финансирования показываются фактические расходы, произведенные учреждениями за счет средств, полученных из дополнительных источников бюджетного финансирования по утвержденной смете доходов и расходов данного учреждения за отчетный период. По окончании года расходы с кредита субсчета 201 списываются в дебет субсчета 141.

На субсчете 210 "Расходы к распределению" показываются суммы остатков расходов будущих периодов.

На субсчетах 220 "Расходы от предпринимательской деятельности", 221 "Расходы по изготовлению экспериментальных устройств", 222 "Расходы по изготовлению и переработке материалов" на конец отчетного периода показываются суммы остатков расходов незавершенного производства только по продукции, находящейся в процессе производства, незавершенным работам и услугам, по субсчету 223 "Расходы за счет средств, формируемых из прибыли" на конец отчетного периода показываются фактически произведенные расходы за счет средств на материальное поощрение и социальные выплаты, средств на содержание и развитие материально-технической базы.

На субсчетах 225 "Расходы по целевым средствам на содержание учреждения и другие мероприятия", 227 "Расходы за счет средств родителей на содержание детского учреждения", 228 "Расходы за счет средств, полученных от государственных внебюджетных фондов" на конец отчетного периода показываются суммы произведенных расходов. На конец отчетного года остатков по этим субсчетам быть не должно.

В разделе 8 "Выполненные и сданные заказчикам продукция, работы и услуги" на субсчете 280 показывается по фактической стоимости сданная заказчикам произведенная продукция, выполненные работы и услуги и не оплаченные ими на отчетную дату.

В разделе 9 "Доходы, прибыли (убытки)" актива баланса и в разделе 4 пассива баланса по строкам 0540 и 0980 отражаются: суммы, начисленные заказчикам в соответствии с договорами и расчетными документами за выполненные и сданные ими продукцию, работы и услуги; суммы курсовых разниц, возникшие в связи с предварительной оплатой работ, услуг в иностранной валюте.

По строкам 0550 и 0990 показываются результаты, полученные от реализации продукции, работ и услуг; продажи в установленном порядке неиспользуемых имущественно-материальных ценностей; сдачи в аренду и субаренду имущества в соответствии с действующим законодательством; суммы разниц финансовых вложений учреждений в депозиты, ценные бумаги организаций, процентные облигации государственных и местных займов. По состоянию на 1 января по субсчету 410 остатка прибыли не должно быть.

В разделе 10 "Расходы на капитальное строительство" актива баланса отражаются расходы на капитальное строительство с выделением сумм стоимости оборудования к установке, строительных материалов для капитального строительства, сумм расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также расходов по бюджету на приобретение оборудования.

В разделе 1 пассива баланса "Финансирование из бюджета" отражаются объемы финансирования, полученные от главного распорядителя, и объемы дополнительного бюджетного финансирования.

В разделе 2 пассива баланса "Фонды и средства целевого назначения" показываются суммы фонда на материальное поощрение, фонда в основных средствах, нематериальных активах, малоценных предметах, целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия, средств на содержание и развитие материально-технической базы, средств родителей на содержание детского учреждения, заемные средства, износ основных средств.

В разделе 5 пассива баланса "Финансирование капитального строительства" на субсчете 150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" показывается кредиторская задолженность, образовавшаяся по расчетам за строительные материалы, конструкции, выполненные работы, приобретаемые за счет средств, выделенных на капитальное строительство.

На субсчете 143 "Расчеты по финансированию из бюджета на капитальное строительство" показывается остаток неиспользованного объема финансирования по незаконченным объектам строительства.

На субсчете 241 "Средства на содержание и развитие материально-технической базы" показывается остаток средств, направленных из прибыли по финансовым результатам за квартал на капитальное строительство.

На субсчете 270 "Целевые средства на содержание учреждений и другие мероприятия" на отчетную дату показывается остаток средств, поступивших от других органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и физических лиц на капитальное строительство.

Баланс бюджетного учреждения построен по односторонней форме.

Несмотря на отраслевые особенности бюджетных организаций, все они составляют балансы исполнения сметы доходов и расходов в строгом соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ от 29 июля 1998 года №34н и письмом Министерства финансов РФ от 15 февраля 1993 года №12 "О порядке составления годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности учреждениями и организациями, состоящими на бюджете" (с изменениями и дополнениями от 03 августа 1993 года, 25 июля 1994 года, 27 июня 1995 года, 26 августа 1997 года). Эти документы определяют единый порядок организации бухгалтерского учета, ведения счетов текущего учета, составления сводных годовых отчетов, заполнения форм годовой квартальной и месячной отчетности, а также единый порядок представления и утверждения бухгалтерских отчетов и балансов, оценки их статей и проведения инвентаризации статей баланса.

Баланс исполнения сметы доходов и расходов является основным отчетным документом, необходимым для управления финансовой и хозяйственной деятельностью бюджетного учреждения, ее анализа, контроля за исполнением по назначению предоставленных учреждению средств. По данным баланса можно определить, как уменьшаются материальные запасы, сокращается дебиторская задолженность, наличие которой указывает на несвоевременность платежей между организациями. В балансе виден размер фактически произведенных учреждением расходов по бюджету.

Составлением баланса и отчетности завершается цикл бухгалтерского учета, а сам баланс при этом является сводкой остатков средств и их источников, числящихся на конец отчетного периода на счетах бухгалтерского учета.

Бухгалтерский баланс составляется на основе проверенных бухгалтерских записей, подтвержденных оправдательными документами. До составления баланса обязательна сверка записей в учете оборотов и остатков по аналитическим счетам с оборотами и остатками по синтетическим счетам. Положением о бухгалтерском учете и отчетности предусматривается проведение инвентаризации основных средств, незавершенного производства (учебных) мастерских, капитального строительства и ремонта, МБП, материалов, продуктов питания и других ценностей. Должна быть проведена сверка расчетов с поставщиками, заказчиками, финансовыми органами, банком и другими дебиторами и кредиторами, а также инвентаризация денежных средств, бланков строгой отчетности и забалансовых статей.

Достоверные и своевременно предоставляемые бухгалтерские балансы, основанные на выверенных данных учета и подкрепленные данными инвентаризации, - важное средство систематического контроля за финансово-хозяйственной деятельностью бюджетных организаций и их финансовым состоянием.

При составлении баланса и отчетности необходимо обеспечить сопоставимость показателей учета и отчетности. Это достигается соблюдением единой методологии расчета плановых и отчетных данных. Все учреждения и организации, состоящие на бюджете (независимо от ведомственной подчиненности), а также централизованные бухгалтерии, включая учреждения, переведенные на новые условия хозяйствования, осуществляют бухгалтерский учет по Плану счетов, утвержденному Министерством финансов РФ (см. Инструкцию по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденную Приказом Министерства финансов РФ от 30 декабря 1999 года №107н).

План счетов служит основой организации бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Применение типовых бухгалтерских записей, предусмотренных Инструкцией и Планом счетов, обеспечивает правильность с сравнимость экономических показателей работы учреждения. действующий План счетов состоит из разделов, которые объединяют счета первого порядка (основные и синтетические) и счета второго порядка (субсчета), являющиеся подразделением счетов первого порядка. Содержание разделов Плана счетов соответствует экономической группировке имущества, его источников и хозяйственных процессов. Каждому синтетическому счету (счету первого порядка) присвоен двухзначный номер (условное числовое обозначение), а каждому субсчету (второго порядка) – трехзначный номер.

Разделы плана счетов расположены в определенной последовательности, определяемой характером участия имущества в его кругообороте. В начале Плана счетов отражены разделы со счетами имущества, необходимого для осуществления деятельности бюджетного учреждения (I,II,III). Затем показаны разделы со счетами издержек производства, денежных средств, расчетов и расходов бюджетных организаций. Таким образом, в первых восьми разделах сгруппированы счета имущества и расходов бюджетных организаций. Имущество отражено в разделах по принципу ликвидности – от трудно реализуемых к легко реализуемым. В последующих разделах отражены источники формирования имущества организации и покрытия расходов бюджетных организаций, финансовый результат от реализации продукции, доходы и результаты исполнения бюджета.

Порядок ведения аналитического учета бюджетные организации устанавливают сами исходя из Плана счетов и нормативных актов по объектам учета.

В Плане счетов предусмотрено применение забалансовых счетов, которые служат для учета арендованных основных средств; товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение; бланков строгой отчетности; списания задолженности неплатежеспособных дебиторов; материальных ценностей, оплаченных по централизованному снабжению; задолженности учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности; переходящих спортивных призов и кубков; путевок; переплаты пенсий и пособий вследствие неправильного применения законодательства о пенсиях и пособиях, счетных ошибок; учебных предметов военной техники; ссуд, выданных рабочим и служащим. Забалансовые счета не связаны с балансовыми счетами, поэтому учет средств и операций на них ведется по простой системе, без соблюдения метода двойной записи. Все забалансовые счета имеют только дебетовое сальдо. Если средства поступают в учреждение, то они отражаются по дебету, а при их возврате – по кредиту.

1.4.Мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы ведения
бухгалтерского учета.

Для учреждений непроизводственной сферы наиболее характерно ведение бухгалтерского учета по мемориально-ордерной и журнально-ордерной формам учета. Далее рассмотрим особенности каждой из названных форм.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, последовательностью связей между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, то есть использованием тех или иных технических средств. Бухгалтерский учет исполнения смет расходов осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете.

Состав учетных регистров и последовательность записи в них при мемориально-ордерной форме учета представлены на рисунке 1.

При мемориально-ордерной форме учета проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций и оформляются мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым присваиваются следующие постоянные номера:

мемориальный ордер 1 – накопительная ведомость по кассовым операциям (Ф.381);

мемориальный ордер 2 – накопительная ведомость по движению средств на бюджетных текущих счетах (Ф.381);

мемориальный ордер 3 – накопительная ведомость по движению средств на текущих счетах по внебюджетным средствам (Ф381);

мемориальный ордер 4 – накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных книжек (Ф.323);

мемориальный ордер 5 – свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям (Ф.405);

мемориальный ордер 6 – накопительная ведомость по расчетам с разными учреждениями и организациями (Ф.408);

мемориальный ордер 7 – накопительная ведомость по расчетам в порядке плановых платежей (Ф.408);

мемориальный ордер 8 – накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами (Ф.386);

мемориальный ордер 9 – накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств (Ф.438);

мемориальный ордер 10 – накопительная ведомость по выбытию и перемещению материальных и быстроизнашивающихся предметов (Ф.438);

мемориальный ордер 11 – свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания (Ф.398);

мемориальный ордер 12 – свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания (Ф.411);

мемориальный ордер 13 – накопительная ведомость по расходу материалов (Ф.396);

мемориальный ордер 14 – накопительная ведомость начисления доходов по специальным средствам (Ф.409);

мемориальный ордер 15 – свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей (Ф.406).

По остальным операциям составляются отдельные мемориальные ордера ф.274, которые нумеруются, начиная с 16 за каждый месяц в отдельности.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, все мемориальные ордера регистрируются в книге "Журнал – главная" (ф.308). Учет в книге "Журнал – главная", как правило, ведется по субсчетам, а по решению главного бухгалтера может вестись по счетам.

Книга "Журнал – главная" открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Записи в ней производятся по мере составления мемориальных ордеров и накопительных ведомостей – один раз в месяц. Сумма мемориального ордера записывается сначала в графу "Сумма по ордеру", а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы "Сумма по ордеру". Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.

Аналитический учет ведется в учетных регистрах (в книгах, карточках, накопительных ведомостях, машинограммах и др.). Порядок записей в регистрах учета изложен в соответствующих разделах Инструкции №107. Формы регистров приведены в альбоме форм бухгалтерской документации для учреждений и организаций, состоящих на бюджете.

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются: трудоемкость учета, отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, формы регистров порой не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;

отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

сокращение количества записей, благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов и запись в них производят ежедневно либо с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов.

В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Операции, по которым счета дебетуются, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала – ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим. Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу. Для проверки правильности записей в главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая схема записей при журнально-ордерной форме учета приведена на рисунке 2.

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, что облегчает составление отчетов.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

1.5.Первичные учетные документы и документооборот бюджетного учреждения. Регистры бухгалтерского учета.

Все хозяйственные операции, проводимые в бюджетном учреждении, оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Перечень первичных документов, используемых бюджетными учреждениями, определен в приложении №1 к Инструкции по бухгалтерскому учету. Первичные документы, не вошедшие в этот перечень, должны иметь обязательные реквизиты:

наименование документа (формы);

код формы;

дату составления;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственных операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций).

В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требования нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Лица, ответственные за составление первичных документов, а также за сроки их представления в бухгалтерию учреждения, определяются графиком документооборота (к примеру, табель использования рабочего времени предоставляется в бухгалтерию ежемесячно 1-го и 15-го числа, приходный кассовый ордер – по мере получения денежных средств, приказ о приеме на работу – по мере подписания, распоряжение о предоставлении отпуска – не менее чем за 5 дней до начала отпуска, авансовый отчет – в течение 3 дней после приезда из командировки или получения денег под отчет и др.).Первичные учетные документы составляются, как правило, на русском языке.

Записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются. В первичных учетных документах (как в текстовой части, так и в цифровых данных) подчистки не допускаются. Исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено" и подтверждено письменно лицами, подписавшими документ, с указанием даты исправления.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных документов несут ответственность лица, подписавшие эти документы.

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица, получившего эти ценности, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, – подписи о принятии результата работы ответственными лицами.

Все структурные подразделения бюджетного учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и др.).

Представление первичных учетных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения. Выписки из графика документооборота вручаются материально ответственным и другим должностным лицам, которые обязаны представлять в бухгалтерию первичные учетные документы.

Инструкция по бухгалтерскому учету устанавливает следующие правила хранения первичных оправдательных документов и регистров бухгалтерского учета. По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, накопительные ведомости вместе с относящимися к ним первичным документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-три месяца и более в одну папку. На обложке надписываются: наименование учреждения; название и порядковый номер папки; отчетный период – год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.

Сроки хранения документов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения.

Сроки хранения, согласно Единой государственной системе делопроизводства, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводства. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии.

Первичные учетные документы брошюруются по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующему субсчету. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель учреждения.

Изъятие первичных учетных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если же изымаются тома документов, не оформленные надлежащим образом (неподшитые, непронумерованные), то дооформить их должностные лица могут их с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих дознание. При пропаже или уничтожении первичных учетных документов руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов и др. Результаты работы комиссии оформляются актом, подписанным руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

Аналитический учет в бюджетных учреждениях ведется в регистрах бухгалтерского учета – на карточках, в накопительных ведомостях, в книгах.

Все карточки сначала регистрируются в специальных реестрах. Карточки для учета основных средств – в описи инвентарных карточек по форме №ОС-10, остальные – в реестре карточек по форме №279. Хранятся карточки в картотеках. Там их раскладывают по субсчетам, подразделяя по материально ответственным лицам. В централизованных бухгалтериях их классифицируют по обслуживаемым учреждениям.

До начала записей в бухгалтерских книгах должны быть пронумерованы все страницы (листы). На последней странице указывается количество пронумерованных листов за подписью главного бухгалтера. На каждой книге делается надпись, которая указывает наименование учреждения и год, на который открыта книга. В книге указывается оглавление открытых к ней субсчетов.

Записи в регистры бухгалтерского учета производятся с первичных учетных документов не позднее следующего дня после их получения. По окончании каждого месяца в регистрах бухгалтерского учета подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

Ошибка, обнаруженная за данный отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется следующим образом: тонкой чертой зачеркивается неверная сумма и текст, а рядом пишутся правильные сведения. Одновременно против исправления делается заверенная подписью главного бухгалтера оговорка "Исправлено".

Ошибка в мемориальном ордере, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса, в зависимости от ее характера исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу "красное сторно". Так же исправляются ошибки в случаях их обнаружения за отчетный период, за который баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "красное сторно" оформляются бухгалтерской справкой по форме №433. В ней делается ссылка на номер и дату исправляемого мемориального ордера, документа, обоснование внесения исправления. На основании бухгалтерской справки по форме №433 составляется мемориальный ордер по форме №274.

Если вышестоящей организацией при утверждении годового отчета сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения исправляются регистры бухгалтерского учета прошлого года (путем исправительной бухгалтерской записи) и регистры бухгалтерского учета текущего года (путем изменения входящих остатков).

Глава 2. Особенности ведения бухгалтерского учета в учреждениях непроизводственной сферы. Общая характеристика бюджетного учреждения.

Как было отмечено ранее, практическая часть настоящей дипломной работы выполнена на примере Департамента Народного Образования г .Мытищи.

Далее будет представлена характеристика организации, на материалах которой подготовлена данная работа.

Департамент Народного Образования (ранее Городской отдел народного образования, Управление Народного Образования) имеет Централизованную бухгалтерию, планово-экономический отдел, отдел питания. Всего штат сотрудников составляет 35 человек.

Централизованная бухгалтерия занимается обслуживанием 26 школ и 35 детских образовательных учреждений.

Централизованная бухгалтерия подразделяется на несколько групп:

группа расчетов по заработной плате;

группа расчетов за содержание детей в детских образовательных учреждениях;

группа по питанию;

материальная группа;

финансовая группа.

Бухгалтерский учет в организации ведется в валюте РФ – в рублях и копейках.

Ведение регистров в бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Бухгалтерская отчетность составляется в организации на основании данных аналитического и синтетического учета.

Бухгалтерский учет в организации осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета.

Израсходованные материальные ресурсы оцениваются в учете по средней стоимости, определяемой по окончании каждого месяца по однородным видам материальных ресурсов.

При переоценке основных средств используются коэффициенты пересчета, разработанные Госкомстатом России.

Инвентаризация проводится ежегодно по состоянию на 1 октября отчетного года. Инвентаризация продуктов питания проводится ежеквартально, библиотечного фонда – 1 раз в 5 лет, инвентаризация кассы – 1 раз в месяц.

Представление первичных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота. В частности, 1 раз в месяц предоставляются документы по учету материалов; 2 раза в месяц – документы по учету продуктов питания; табель использования рабочего времени – 1 и 15 числа и др.

С лицами, ответственными за хранение материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Получение материальных ценностей осуществляется лицом, полномочия которого подтверждаются доверенностью.

В нашей организации бухгалтерский учет является автоматизированным. Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса в соответствии с Планом счетов, предусмотренным Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях и типовыми проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители – выходные формы документов.

В нашей организации применяется интегрированный программный комплекс "Бухгалтерский учет от Экономико-Правовой Лаборатории" г.Воскресенск. Разработаны следующие программные модули:

учет банковских операций;

учет кассовых операций;

программа подготовки и печати платежных документов;

учет основных средств;

учет материалов и МБП;

учет оплаты труда и др.

Основными функциями данных программ являются:

интерактивный ввод исходной информации в базу данных: ежедневное (или по мере необходимости) пополнение базы данных на основе поступающих первичных документов;

автоматическое отслеживание изменений по всем взаимосвязанным структурам базы данных;

поддержание базы данных в рабочем состоянии и надежное хранение данных;

подготовка по мере необходимости различного вида выходных документов (разнообразных отчетов, ведомостей, справок и др.).

Это позволяет эффективно использовать программу в повседневной работе бухгалтерии:

обрабатывать первичные документы;

вести оперативный учет средств;

выполнять бухгалтерские проводки;

вести остатки по конкретному дебитору и кредитору, материально-ответственному лицу;

автоматически получать разнообразные формы отчетов (мемориальные ордера, оборотные ведомости и т.д.).

Поскольку все программные модули интегрированного программного комплекса "Бухгалтерский учет от Экономико-Правовой Лаборатории" используют для хранения информации единую базу данных, то изменения внесенные в нее при помощи одного модуля сразу становятся доступными другим. Иначе говоря, пользователь, эксплуатирующий весь интегрированный программный комплекс получает ряд преимуществ по оперативному контролю и анализу информации о движении средств. Кроме получения подобной интегральной информации пользователь, эксплуатирующий интегрированный программный комплекс в полном составе может при помощи программного обеспечения регламентировать и контролировать организацию документооборота.

Версии данных программ периодически обновляются и совершенствуются.

Отметим еще один момент, весьма существенный. В связи с тем, что переход на новый План счетов в бюджетных организациях требует определенного временного промежутка, то с разрешения местной администрации в нашей организации корреспонденция субсчетов по основным бухгалтерским операциям в 2000 году осуществлялась по старому Плану счетов, а баланс (квартальные, годовой) сдавались с учетом нового Плана счетов.

Учет денежных средств и расчетов в Департаменте Народного Образования. Учет операций по расчетному счету.

В соответствии с действующим законодательством все учреждения, предприятия и организации должны хранить временно свободные денежные средства (за исключением наличных денег в кассе в пределах установленного лимита) в банках.

Департамент Народного Образования имеет 3 расчетных счета и 3 специальных счета в разных банках: в Социальном городском банке г. Мытищи (расчетный счет и специальный счет); в Среднерусском банке г. Мытищи (расчетный и специальный счет); в кредитном банке г. Мытищи (расчетный и специальный счет).

Взаимоотношения между Департаментом Народного Образования и банком оформляются договором. По этому договору банк обязуется открыть учреждению расчетный и другие счета, зачислять на них поступающие клиенту суммы и по поручению клиента (а в ряде случаев, предусмотренных законодательством, и без такого поручения) списывать соответствующие суммы со счета учреждения для зачисления на счета кредиторов, принимать от клиента и выдавать ему наличные деньги и др.

Ежедневно или в другие установленные сроки банк выдает владельцу счета выписки со счетов, в которых указываются обороты и остатки. К выписке прилагаются первичные оправдательные документы. При обработке выписки в бухгалтерии учреждения нумеруются все указанные в ней операции и эти номера проставляются на соответствующих документах, подтверждающих данные операции; против каждой суммы проставляется номер корреспондирующего счета.

В бесспорном порядке со счетов производится списание сумм платежей, не внесенных в срок в государственный бюджет, а также сумм обязательных платежей во внебюджетные фонды и др.

Для учета операций на расчетном счете в бухгалтерии Департамента Народного Образования применяют активный субсчет 101 "Средства на расходы учреждения".

По дебету этого субсчета отражают операции по поступлению денежных средств в корреспонденции с кредитом счетов:

120 "Касса";

178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами";

230 "Финансирование из бюджета для перевода учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя и другие мероприятия".

По кредиту субсчета 101 учитываются операции, связанные с различными платежами, выдачей и перечислением денежных средств в корреспонденции с дебетом счетов:

120 "Касса";

173 "Расчеты по платежам в бюджет";

178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами";

179 "Расчеты в порядке плановых платежей";

183 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям на счета по вкладам и в кредитные организации";

185 "Расчеты с членами профсоюзов по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов";

187 "Расчеты по исполнительным и другим документам, прочие расчеты";

198 "Расчеты с Пенсионным Фондом РФ";

199 "Расчеты с Государственным Фондом занятости населения РФ";

200 "Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия".

Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в мемориальном ордере №2 (приложение 1). По окончании месяца итоги переносятся в Главную Книгу.

Формы безналичных расчетов и их учет.

Все расчеты с поставщиками и подрядчиками за полученные товары и оказанные услуги осуществляются в безналичном порядке по расчетным документам через учреждение банка. Средства со счета организации списываются по распоряжению владельца счетов в соответствии с установленной законодательством очередностью. Расчетные документы принимаются к исполнению независимо от суммы платежа. Они должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:

наименование расчетного документа;

номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки;

наименование банка плательщика;

наименование плательщика, номер его счета в банке;

наименование получателя средств, номер его счета в банке;

назначение платежа;

сумму платежа;

подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера;

оттиск печати.

Списание средств со счета плательщика допускается только на основании первого экземпляра расчетного документа.

Департамент Народного Образования перечисляет авансы следующим организациям:

предприятиям общественного питания на питание учащихся школьной и дошкольной системы образования – в размере 50% стоимости месячного питания учащихся;

предприятиям связи по подписке на газеты и журналы, за услуги связи, библиотечным коллекторам по подписке на политическую и художественную литературу.

По согласованию между организациями могут проводиться зачеты взаимной задолженности, минуя банки. В этом случае в банк представляются поручения, чек на незачтенную сумму.

Учет расчетов в централизованной бухгалтерии Департамента Народного Образования обеспечивает полноту и достоверность состояния расчетов с каждым поставщиком на данный момент, способствует недопущению образования неоправданной дебиторской и кредиторской задолженности.

В Департаменте Народного Образования применяются следующие формы безналичных расчетов: платежные поручения и чеки.

Платежные поручения – это распоряжения плательщику банку списать с его счета на счет получателя определенную сумму в погашение своих обязательств. Платежные поручения применяются для расчетов с поставщиками за товары и услуги, для погашения кредиторской задолженности, для платежей в бюджет, органам социального страхования.

Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки (день выписки в расчет не принимается). Они принимаются от плательщика к исполнению только при наличии денег на счете (приложение 2).

При равномерных и постоянных поставках между поставщиками и покупателями расчеты между ними могут осуществляться в порядке плановых платежей на основании договоров с использованием в расчетах платежных поручений. При этой форме расчетов плательщик производит оплату не каждой отдельной сделки, а путем периодического перечисления средств в сроки и в размерах, оговоренных договорами. Сумма плановых платежей определяется, исходя из периодичности платежей и объема поставки или оказания услуг. В платежных поручениях по плановым платежам плательщик в графе "Назначение платежа" указывает: "Плановый платеж по договору от ___________ 2000 год", а также срок платежа и целевое назначение перечисленных сумм (например, за предоставление учреждению автотранспорта).

Ежемесячно стороны уточняют свои расчеты на основании фактического отпуска товаров или оказания услуг за весь период и производят окончательный расчет.

Учет расчетов в порядке плановых платежей ведется на субсчете 179. По дебету этого субсчета отражаются суммы планового аванса, перечисленные поставщикам, а по кредиту – суммы, на которые получены ценности от поставщиков. Аналитический учет расчетов по субсчету 179 "Расчеты в порядке плановых платежей" ведется в мемориальном ордере №7 (накопительная ведомость по расчетам в порядке плановых платежей), в которой для каждого поставщика отводится необходимое количество строк для записи операции в течение месяца (приложение 3). Записи производят на основании документов (платежных поручений, счетов). В конце месяца подсчитываются итоги и выводятся остатки по каждому поставщику и в целом по всем поставщикам. Итоги переносятся в Главную Книгу.

При расчетах чеками владелец чека дает письменное поручение обслуживающему его учреждению банка о перечислении с его счета определенной суммы на счет получателя.

Чеки выписываются на специальных бланках, сброшюрованных в книжки. Они выдаются учреждениями банков по заявлениям организаций о выдаче лимитированных чековых книжек. Для получения лимитированной чековой книжки учреждение должно перечислить со своего расчетного счета на счет в банке необходимую сумму. В пределах этой суммы (лимита) учреждение банка имеет право выдавать книжки. Банк списывает сумму лимита со счета чекополучателя и зачисляет на его лицевой счет, то есть депонирует сумму лимита для обеспечения платежей по чекам.

На обложке лимитированной чековой книжки указывается общепредельная сумма лимита, на которую могут быть выписаны чеки из этой книжки. Лимитированные чековые книжки выдаются в следующих случаях:

для расчетов за продукцию, если плательщик не имеет спецссудного счета и не является участником децентрализованных зачетов;

за услуги транспортной связи, если плательщик не кредитуется под расчетные документы в пути или не пользуется правом расчетов за транспорт с указанных счетов;

если плательщик, имеющий специальный счет или являющийся участником децентрализованных зачетов, нарушает правила расчетов чеками из нелимитированных книжек или имеет просроченную задолженность более 30 дней, а также в том случае, если банк прекратил оплату документов со спецссудного счета плательщика.

Чеки из лимитированных чековых книжек подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером. При выдаче чека на месте получения товаров его может подписать должностное лицо учреждения, которому выдается доверенность на получение товаров. В доверенности оговаривается право на подписание чека и сумма, на которую разрешается приобретение товаров. На чеке перед подписью пишется: "По доверенности".

Лимитированные чековые книжки учитываются по каждому подотчетному лицу. Работники бухгалтерии строго контролируют использование расчетных чеков. При получении выписок банка с ними сверяются суммы корешков выданных чеков и чеков, оплаченных банком.

Суммы, депонированные по лимитированным чековым книжкам, а также расчеты по ним учитываются на субсчете 131 "Лимитированные чековые книжки". По дебету отражаются суммы, депонированные по лимитированным чековым книжкам, а по кредиту – суммы, оплаченные по чекам.

Аналитический учет по субсчету 131 "Лимитированные чековые книжки" ведется в мемориальном ордере №4. Записи производятся по каждому документу (платежному поручению, счету, чеку) по мере совершения операции, но не позднее следующего дня после поступления документов в бухгалтерию. В конце месяца подсчитываются итоги и выводится остаток свободного лимита на конец месяца, который должен соответствовать остатку лимита по лимитированным чековым книжкам. Итоги переносятся в Главную Книгу.

Учет кассовых операций.

К кассовым операциям относят операции, производимые учреждением наличными деньгами. К операциям с наличными деньгами относят: выдача заработной платы работникам, выдача авансов подотчетным лицам и др.

Задачи учета кассовых операций:

своевременно и полно оприходовать наличные деньги в кассу;

постоянный и строгий контроль за сохранностью наличных денег в кассе;

своевременность и полнота сдачи денежных средств в учреждения банка.

Кассовые операции, их оформление и учет должны осуществляться в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Письмом Центрального банка РФ от 04 октября 1993 года №18. Учреждения могут иметь наличные деньги в кассе в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями учреждений. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка денег в кассе учреждения обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с банком. Учреждение имеет право хранить в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в кассе.

Все кассовые операции ведет кассир, назначаемый на эту должность приказом руководителя учреждения. Кассир дает обязательство о полной материальной ответственности, которое хранится в его личном деле. В Департаменте Народного Образования выдача заработной платы производится раздатчиками, с которыми подписаны обязательства о полной материальной ответственности.

Наличные деньги из учреждения банка получают по чекам, которые выписываются на имя кассира. Поступление денег в кассу учреждения оформляется приходным кассовым ордером за подписью главного бухгалтера, а по исполнении – кассира. Лицу, сдавшему деньги в кассу учреждения, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подтверждающая факт сдачи денег. Квитанция содержит те же данные, что и приходный кассовый ордер. Она заверяется печатью учреждения.

Выдача наличных денег из кассы учреждения оформляется расходным кассовым ордером. Заработная плата, премии, стипендии выдаются по платежным ведомостям, которые содержат распорядительную надпись об оплате в трехдневный срок; по истечении этого срока фактически выплаченную сумму отражают по расходу кассы. Расходные документы подписывают руководитель учреждения, главный бухгалтер, а по исполнении – кассир.

При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир указывает "По доверенности". Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости. При выдаче из кассы наличных денег доверенным лицам учет таких выдач ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы.

Если из-за отдаленности обслуживаемого учреждения платежная или расчетно-платежная ведомость не может быть возвращена доверенным лицом в кассу централизованной бухгалтерии по истечении трех дней, выплата заработной платы должна производиться через подотчетное лицо. В этих случаях сумма, необходимая для выплаты заработной платы, выдается подотчетному лицу из кассы по расходному кассовому ордеру и относится на субсчет 160 "Расчеты с подотчетными лицами". При выдаче денег из кассы в подотчет нескольким лицам вместо индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир делает следующее:

в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, проставляет штамп или делает отметку от руки: "Депонировано";

составляет реестр депонированных сумм;

в конце платежной ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью;

записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и проставляет на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер №_______".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдают в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

После совершения операций приходные и расходные документы погашаются штампами "получено" или "оплачено". Приходные и расходные кассовые документы являются основанием для учета кассовых операций в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производят под копировальную бумагу в двух экземплярах. Первый экземпляр служит отчетом кассира (остается в кассовой книге), а второй – с приложенными кассовыми документами – передается в бухгалтерию. Записи в кассовую книгу делаются, как правило, ежедневно.

Учет кассовых операций ведется на активном счете 12 "Касса". Остаток показывает сумму наличных денег в кассе организации. По дебету отражают суммы денег, поступивших в кассу, по кредиту – выданные суммы денег. Ежедневно на основании отчета кассира делаются записи в мемориальный ордер №1 (приложение 4).

Помимо денег в подотчете кассира находятся аттестаты, дипломы и другие бланки строгой отчетности. Учет бланков ведется на забалансовом счете 04 "Бланки строгой отчетности". Аналитический учет ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в книге учета бланков строгой отчетности.

С целью контроля за сохранностью и использованием денежных средств в нашей организации проводятся внезапные ревизии кассы, как правило, не реже одного раза в месяц. Ревизию кассы проводит комиссия, назначенная руководителем учреждения.

Комиссия составляет акт, в котором фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными, и определяется недостача или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается членами комиссии. За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента РФ "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" от 23 мая 1994 г. №1006 (с изменениями и дополнениями от 21 марта
1995 г., 06 января 1998 г.) с организаций взимается штраф:

в 2-кратном размере произведенного платежа – за расчеты наличными денежными средствами с другими организациями;

3-кратном размере неоприходованной суммы – за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;

3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности – за несоблюдение действующего порядка хранения денежных средств, а также за накопление денег в кассе сверх лимитов.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Расчеты осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указаниями министерства финансов Российской Федерации. Учет расчетов ведется на счете 15 "Расчеты с поставщиками, подрядчиками и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги", который имеет следующие субсчета, применяемые в нашей организации:

150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

158 "Расчеты по выплате компенсаций населению";

159 "Расчеты по медицинскому страхованию".

Субсчет 150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" применяют для отражения расчетов с поставщиками за приобретаемые у них материалы, оборудование, МБП, а также с подрядчиками за выполняемые работы по капитальному строительству, за передаваемые строительные конструкции и детали. При расчетах с поставщиками по дебету субсчета 150 отражают суммы по оплаченным счетам за стройматериалы, материалы и прочие ценности с кредита субсчетов:

103 "Текущий счет на капитальные вложения" (если оплата производится за счет средств бюджетов административно-территориальных образований);

111 " Текущий счет по специальным средствам" (в случае оплаты за счет специальных средств).

При расчетах с подрядчиками по дебету субсчета 150 отражают суммы, перечисленные по расчетам за строительно-монтажные работы и переданные подрядчику конструкции и детали с кредита субсчетов: 040 "Оборудование к установке", 041 "Строительные материалы для капитального строительства", 111 "Текущий счет по специальным средствам". На стоимость материальных ценностей, полученных от поставщиков на склад дебетуют субсчета: 040 "Оборудование к установке", 041 "Строительные материалы для капитального строительства" и кредитуют субсчет 150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". На стоимость выполненных и принятых в установленном порядке от подрядчика строительно-монтажных работ дебетуют субсчет 203 "Расходы по бюджету на капитальное строительство и кредитуют субсчет 150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Аналитический учет по каждому поставщику и подрядчику ведется в карточках форма Ф.292-а.

На субсчете 158 Расчеты по выплате компенсаций населению учитываются расчеты с рабочими и служащими по выплате компенсаций на детей, возмещаемые из местных бюджетов. Начисление компенсаций отражается по дебету субсчета 158 " Расчеты по выплате компенсаций населению" и кредиту субсчета 180 "Расчеты с рабочими и служащими". При выплате денежных компенсаций дебетуют субсчет 180 "Расчеты с рабочими и служащими" и кредитуют субсчет 120 "Касса".

Поступления на счета организаций средств от финансовых органов отражаются по дебету соответствующих субсчетов учета денежных средств и кредиту субсчета 158 "Расчеты с рабочими и служащими". На субсчете 159 "Расчеты по медицинскому страхованию" учитываются расчеты на медицинское страхование рабочих и служащих организаций. Начисления в фонды обязательного медицинского страхования производят в размере 3.6% от суммы оплаты труда, причем 3.4% отчисляется в территориальный фонд, 0.2% в федеральный бюджет. Начисление средств на медицинское страхование отражается по дебету счета 211 "Расходы по специальным средствам" и кредиту субсчета 159 "Расчеты по медицинскому страхованию". При перечислении средств на медицинское страхование дебетуется субсчет 159 и кредитуются текущие счета денежных средств.

Учет расчетов с подотчетными лицами.

Работники организации могут получать из кассы наличные деньги по отчет на хозяйственные, представительские и командировочные расходы. Организация выдает наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителем по согласованию с банком, осуществляющим его кассовое обслуживание. При этом следует руководствоваться порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным указанным выше Письмом Центрального Банка Российской Федерации. Для получения денег под отчет работник подает заявление на имя руководителя организации, в котором указывает сумму и назначение аванса. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. При наличии задолженности по предыдущему авансу подотчетные суммы не выдаются. На заявление о выдаче аванса бухгалтер проставляет статью, на которую должен быть отнесен расход и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущему авансу. Подотчетные суммы расходуются только на те цели, на которые выдан аванс. Передача наличных денег, выданных под отчет одним лицом другому, не допускается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и провести окончательный расчет по ним. К авансовому расчету прилагаются оправдательные документы (квитанции, чеки), подтверждающие правильность произведенных расходов. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчет. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают их в кассу организации (приложение 5).

Бухгалтерия проверяет правильность оформления первичных документов, законность осуществления расходов по их назначению, а также производит арифметическую проверку. Проверяя законность расходования подотчетных сумм, бухгалтер против каждой суммы проставляет дебетуемые счета и статьи расходов. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации. В случаях, если подотчетное лицо не представило в бухгалтерию организации в установленный срок авансовый отчет или не возвратило неизрасходованные деньги, то руководитель удерживает эту задолженность из заработной платы подотчетного лица.

Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам. Установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировкой работников организаций (согласно Письма Минфина РФ от 13 августа 1999 года № 57н), действующие с 01 сентября 1999 года:

оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 270 рублей в сутки, при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 7 рублей в сутки;

оплата суточных - 55 рублей за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на пользование соответствующим транспортом).

В порядке исключения руководитель организации может разрешить произвести дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. При этом нужно иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работника и подлежат обложению подоходным налогом с физических лиц.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активном счете 16. На сумму выданных авансов подотчетным лицам делается бухгалтерская проводка: дебет счета 160 "Расчеты с подотчетными лицами", кредит счета 120 "Касса". На сумму фактических расходов, произведенных подотчетными лицами, согласно утвержденным авансовым отчетам составляется проводка: дебет счета 200 "Расходу по бюджету на содержание учреждений и другие мероприятия", 06 "Материалы и продукты питания", 07 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы", 12 "Касса" и кредит счета 160 "Расчеты с подотчетными лицами".

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому подотчетному лицу, сумме выданного аванса, суммам произведенных расходов, а также неиспользованным авансам в мемориальном ордере №8 (приложение 6).

Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами.

Под дебиторской задолженностью понимают задолженность других организаций, работников данной организации. Организации и лица, которые должны данной организации, называются дебиторами. Кредиторская задолженность – это задолженность данной организации другим организациям, работникам – кредиторам. Кредиторов, задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками, а кредиторов, задолженность которым возникла по другим операциям – прочими кредиторами.

В бухгалтерском балансе дебиторская и кредиторская задолженность отражаются по их видам.

Суммы кредиторской и депонентской задолженности, числящиеся на балансе, по которой истек срок исковой давности, остаются в распоряжении организации, кроме платежей в бюджет и расчетов с государственными внебюджетными фондами.

Суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, списываются с разрешения руководителя учреждения на уменьшение финансирования или фондов, а суммы задолженности по бюджету, государственным внебюджетным фондам, по которой истек срок исковой давности, подлежат возврату в соответствующий бюджет и фонды.

Задолженность по недостачам и хищениям материальных ценностей, во взыскании которой отказано судом, а также прочие долги, признанные безнадежными к получению, списываются на уменьшение финансирования и фондов. Эта задолженность должна учитываться на забалансовом счете 05 в течении пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Учет расчетов с дебиторами и кредиторами осуществляется на счете 172 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", который подразделяется на субсчета:

170 "Расчеты по недостачам";

171 "Расчеты по социальному страхованию";

172 "Расчеты по специальным видам платежей";

173 "Расчеты по платежам в бюджет";

177 "Расчеты с депонентами";

178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами";

179 "Расчеты в порядке плановых платежей".

Субсчет 170 "Расчеты по недостачам" – активный. По дебету его отражаются суммы недостач, растрат и хищений денежных средств и материальных ценностей, отнесенных на виновных лиц. По кредиту – суммы, внесенные в кассу организации в возмещение причиненного ущерба или поступившие на счет в учреждении банка. Аналитический учет ведется в книге учета счетов и расчетов по каждому виновному лицу, дате возникновения и сумме недостачи.

Субсчет 171 "Расчеты по социальному страхованию" - пассивный. Начисленные суммы в фонд социального страхования относят в дебет счета 211 "Расходы по специальным средствам" и кредит субсчета 171 "Расчеты по социальному страхованию".

Субсчет 172 "Расчеты по специальным видам платежей" – активный. Предназначен для учета расчетов с родителями за содержание детей в детских дошкольных учреждениях, музыкальных школах, расчетов с работниками за питание. По дебету показываются суммы начисленной платы за содержание детей, а по кредиту – суммы, поступившие от родителей или работников учреждения.

Исходными документами при расчете с родителями за содержание детей в дошкольных учреждениях являются табели ежедневной посещаемости детьми детских учреждений, извещения с пометкой учреждения сберегательного банка о приеме платы от родителей (приложение 7).

В оборотной ведомости по учету расчетов с родителями отражается общая сумма внесенной родителями платы, начисленная сумма за фактическое посещение детей детского учреждения и переходящие остатки. На основе данных ведомостей составляется мемориальный ордер №15 (приложение 8).

Субсчет 173 "Расчеты по платежам в бюджет" – пассивный. По кредиту его отражаются суммы, подлежащие перечислению в бюджет по удержанным налогам - подоходному налогу с физических лиц, а по дебету – перечисление этих сумм в доход бюджета. Аналитический учет ведется по каждому виду налогов в книгах учета.

На субсчете 177 "Расчеты с депонентами" учитываются суммы заработной платы, не полученные в установленный срок. Такие суммы записываются в кредит субсчета 177 "Расчеты с депонентами" и дебет субсчета 180 "Расчеты с рабочими и служащими". На суммы выданной депонентской задолженности дебетуют субсчет 177 "Расчеты с депонентами" и кредитуют субсчет 120 "Касса" или 160 "Расчеты с подотчетными лицами".

В дебет субсчета 177 "Расчеты с депонентами" записываются также суммы депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности, относящиеся на увеличение финансирования.

На субсчете 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" учитываются расчеты с прочими дебиторами и кредиторами. Бухгалтерские записи выглядят так: с дебетом субсчета 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" корреспондируют по кредиту такие субсчета как 101 "Средства на расходы учреждения", 200 "Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия"; по дебету субсчетов 013 "Машины и оборудование", 063 "Хозяйственные материалы и принадлежности", 070 "Малоценные предметы на складе", 071 "Малоценные предметы в эксплуатации", 073 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации", 101 "Средства на расходы учреждения", 120 "Касса", 200 "Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия" и кредиту субсчета 178 "расчеты с прочими дебиторами и кредиторами.

Аналитический учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами ведется в мемориальном ордере №6 (приложение 9).

По окончании месяца данные из мемориального ордера записывают в Главную Книгу.

На субсчете 179 "Расчеты в порядке плановых платежей" учитываются расчеты с поставщиками, осуществляемые не по каждой отдельной сделке, а путем периодического перечисления средств в сроки и размерах, заранее согласованных сторонами. Этот субсчет уже был рассмотрен нами в подпункте 2.2.2. данной работы.

2.3. Учет оплаты труда в Департаменте Народного Образования. Виды, формы и система оплаты труда, порядок ее начисления.

Основными задачами учета труда и его оплаты являются:

учет личного состава работников, отработанного ими времени и объема выполняемых работ;

правильное исчисление сумм оплаты труда и удержаний из нее;

учет расчетов с работниками организации, бюджетом, органами социального страхования, фондами обязательного медицинского страхования и Пенсионным фондом РФ;

контроль за рациональным использованием трудовых ресурсов, фонда оплаты труда и фонда потребления;

правильное отнесение начисленной оплаты труда и отчислений на социальные нужды на счета издержек производства и обращения и на счета целевых источников.

Оплата труда работников учреждений и организаций непроизводственной сферы, находящихся на бюджетном финансировании осуществляется на основе Единой тарифной сетки. Тарифные коэффициенты Единой тарифной сетки и тарифные ставки Единой тарифной сетки приведены в приложении к постановлению Правительства РФ от 18 марта 1999 года № 309.

Единая тарифная сетка имеет восемнадцать разрядов: для рабочих – с 1-го по 8-ой, для служащих – со 2-го по 18-й.

Каждому разряду соответствует тарифный коэффициент. Заработную плату по соответствующей должности определяют умножением ставки 1-го разряда на тарифный коэффициент.

Таблица 1

Единая тарифная сетка

Разряды оплаты труда	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
Тарифные коэффициенты	1,0	1,36	1,59	1,73	1,82	2,0	2,27	2,54	2,91	3,27	3,68	4,18	4,73	5,32	6,00	6,68	7,41	8,23
Тарифные ставки (оклады)	110	150	175	190	200	220	250	280	320	360	405	460	520	585	660	735	815	905

Ставки и оклады каждому работнику устанавливаются по результатам аттестации и тарификации. При этом за основу принимают выполняемые работником функции, конкретные должностные обязанности работников, их образовательный уровень. Также учитывают характер и содержание выполняемых работ, их разнообразие, руководство подчиненными, степень самостоятельности, уровень ответственности.

При аттестации и тарификации работников бюджетной сферы используют Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, требования которого увязаны с разрядами Единой тарифной сетки.

Различают основную и дополнительную оплату труда. К основной относится оплата, начисляемая работникам за отработанное время по тарифным окладам и ставкам. К дополнительной заработной плате относятся выплаты за неотработанное время, предусмотренные законодательством по труду: оплата очередных отпусков, перерывов в работе кормящих матерей, льготных часов подростков, выходного пособия при увольнении и др.

В нашей организации существует повременная оплата труда. Эта форма оплаты труда имеет две системы:

простая повременная;

повременно-премиальная.

При повременной форме оплата производится за определенное количество отработанного времени независимо от количества выполненных работ.

Заработок рабочих определяют умножением часовой или дневной тарифной ставки его разряда на количество отработанных им часов или дней. Заработок других категорий работников определяют следующим образом: если работник отработал все рабочие дни месяца, то его оплату составит установленный для него оклад; если же он отработал неполное число рабочих дней, то его заработок определяют делением установленной ставки на календарное количество рабочих дней и умножением полученного результата на количество оплачиваемых за счет организации рабочих дней.

При повременно-премиальной системе оплаты труда к сумме заработка по тарифу прибавляют премию в определенном проценте к тарифной ставке. Первичным документом по учету труда работников при повременной оплате являются табели.

Право на отпуск работникам предоставляется по истечении 11 месяцев непрерывной работы в данной организации. За работниками, находящимися в отпуске, сохраняют его средний заработок.

Пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются рабочим и служащим за счет отчислений на социальное страхование. Основанием для выплаты пособия являются больничные листки, выдаваемые лечебным учреждением. Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа работы работника и его среднего заработка:

при непрерывном стаже работы до 5 лет – 60% заработка;

от 5 до 8 лет – 80% заработка;

от 8 лет и более – 100% заработка.

Независимо от стажа работы пособие выдается в размере 100%:

вследствие трудового увечья или профессионального заболевания;

работающим инвалидам ВОВ и другим инвалидам, приравненным по льготам к инвалидам ВОВ;

лицам, имеющим на своем иждивении трех детей и более, не достигших 16 лет (учащиеся – 18 лет);

по беременности и родам.

Помимо указанных выше случаев средний заработок сохраняется:

за работниками, находящимися в медицинском учреждении на обследовании, обязанными проходить такое обследование;

за донорами в день обследования и в день сдачи крови, а также за предоставленный им день отдыха после каждого дня сдачи крови. По желанию работника этот день может быть приравнен к ежегодному отпуску;

при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине администрации – за все время вынужденного прогула;

при переводе работника на другую постоянную нижеоплачиваемую работу – в течение 2 недель со дня перевода;

при временном переводе на другую работу в случае производственной необходимости с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе;

при увольнении беременных женщин и женщин, имеющих детей, по причине полной ликвидации организации – на период их трудоустройства, но не выше 3 месяцев со дня окончания срочного трудового договора;

за женщинами, имеющими детей в возрасте до полутора лет, - при невозможности выполнения прежней работы и их перевода на другую работу с сохранением среднего заработка по прежней работе до достижения ребенком возраста 1,5 лет.

Для исчисления среднего заработка расчетным периодом являются три календарных месяца (с 1-го числа до 1-го числа), предшествующих событию, с которым связана соответствующая выплата.

Для определения средней заработной платы используется средний дневной заработок. Средний дневной заработок, кроме оплаты отпуска и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, определяется путем деления начисленной суммы заработной платы в расчетном периоде на количество рабочих дней исходя из нормальной или сокращенной продолжительности рабочего времени, установленной законодательством РФ по календарю 5-дневной рабочей недели.

Размер среднего заработка конкретного работника определяют умножением среднего дневного заработка на количество рабочих дней, подлежащих оплате.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска исчисляется делением суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество месяцев расчетного периода и на:

25,25 – среднемесячное число рабочих дней при оплате отпуска, установленного в рабочих днях;

29,60 – среднемесячное число календарных дней при оплате отпуска, установленного в календарных днях.

В нашей организации для оплаты отпусков применяется расчетный коэффициент 25,25.

Если каждый из месяцев расчетного периода отработан не полностью, отпуск оплачивается исходя из среднего дневного заработка, определяемого делением суммы начисленной заработной платы за проработанное время на:

количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время при предоставлении отпуска в рабочих днях;

количество календарных дней, приходящихся на отработанное время при предоставлении отпуска в календарных днях.

В случае, когда в расчетном периоде один или несколько месяцев отработаны не полностью, средний дневной заработок определяется делением суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на суммарное количество дней (рабочих, календарных), определенных для полностью отработанных месяцев, исходя из условий, установленных для полностью отработанного периода, и для не полностью отработанных месяцев, исходя из условий, установленных для не полностью отработанного периода.

Если в расчетном периоде в целом или в отдельных неделях месяцев расчетного периода отработано 1-5 дней при пятидневной рабочей неделе, то эти дни пересчитываются по графику шестидневной рабочей недели при предоставлении отпуска в рабочих днях:

1день = 6/5 = 1,2 дня;

2 дня = (6/5) * 2 = 2,4 дня;

3 дня = (6/5) * 3 = 3,6 дня;

4 дня = (6/5) * 4 = 4,8 дня;

5 дней = (6/5) * 5 = 6 дней.

При календарной неделе при предоставлении отпуска в календарных днях пересчет выглядит следующим образом:

1 день = 7/5 = 1,4 дня;

2 дня = (7/5) * 2 = 2,8 дня;

3 дня = (7/5) * 3 = 4,2 дня;

4 дня = (7/5) * 4 = 5,6 дня;

5 дней = (7/5) * 5 = 7 дней.

При определении среднего дневного заработка во всех случаях из расчетного периода исключаются нерабочие праздничные дни, установленные законодательством РФ.

При повышении размеров оплаты труда работников организации выплаты, учитываемые в расчетном периоде при исчислении среднего заработка, увеличиваются на коэффициент повышения тарифных ставок, должностных окладов в соответствии с правовыми актами РФ, субъектов РФ.

Если работник в расчетном периоде и до расчетного периода не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется исходя из суммы начисленной заработной платы, денежного вознаграждения за фактически проработанные дни до наступления события.

При отсутствии заработка в данной организации до наступления события средний заработок определяется из тарифной ставки установленного ему разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения.

Из расчетного периода для подсчета среднего заработка исключаются фактически выплаченные суммы, а также время, в течение которого работник:

освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты;

получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам.

В тех случаях, когда время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, премии, вознаграждения учитываются при подсчете среднего заработка пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.

Материальная помощь, оказываемая большинству сотрудников, учитывается при исчислении среднего заработка в размере 1/12 начисленной суммы с начала года на момент наступления события за каждый месяц расчетного периода.

В тех случаях, когда время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, материальная помощь при подсчете среднего заработка учитывается пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.

Во всех случаях средний заработок работника, отработавшего полностью определенную в расчетном периоде норму рабочего времени, не может быть менее установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.

Аналитический учет оплаты труда.

Для учета личного состава учреждения, начисления и выплат заработной платы используют следующие унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 года №71а:

приказ о приеме на работу (ф. № Т-1) – составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров. На оборотной стороне приказа руководитель подразделения, в котором будет работать новый работник, указывает, в качестве кого может быть использован новый работник, его оклад, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствующей службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации.

личная карточка (ф. № Т-2) – заполняется на каждого работника в одном экземпляре. В ней содержатся: общие сведения о работнике, сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, отпуске, аттестации и др. (приложение 10).

приказ о переводе на другую работу (ф. № Т-5) – составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителями соответствующих структурных подразделений и подписывается руководителем организации.

приказ о предоставлении отпуска (ф. Т-6) - применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов.

Приказ о прекращении трудового договора (ф. Т-8) – составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения организации и ее руководителем. В приказе указывают причину и основание увольнения.

Для осуществления табельного учета и контроля за трудовой дисциплиной применяют табеля учета использования рабочего времени (приложение 11). Табельный учет охватывает всех работников. Каждому присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины. Оформленные табеля сдаются в бухгалтерию.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии, инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Расчетные и платежные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц (приложение 12).

Аванс за первую половину месяца выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса определяют из расчета 40% заработка по окладам с учетом отработанных работником дней. В тех случаях, когда имеются неявки на работу в первой половине месяца, в бухгалтерию предоставляется справка на изменение планового аванса. Для получения аванса за первую половину месяца в банк представляют такие документы, как: чек, платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на социальные нужды (в государственные внебюджетные фонды).

Расчеты с работниками при уходе в отпуск или увольнении производят в записке-расчете. Выплаты в межрасчетный период производят по платежным ведомостям.

Платежные ведомости подписываются составившими и проверившими их работниками. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером. Поскольку в нашей организации есть централизованная бухгалтерия, то платежные ведомости составляются раздельно на каждое обслуживаемое учреждение.

Заработную плату выдают из кассы организации в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилии работников, не получивших заработную плату, делает пометку: "Задепонировано", составляет реестр невыданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками суммы заработной платы.

На выданные суммы заработной платы составляется расходный кассовый ордер, который оформляется в установленном порядке и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. На платежных ведомостях проставляется дата и номер расходного кассового ордера, по которому произведено списание денег по кассе.

Депонированные суммы на следующий после срока выдачи заработной платы день сдаются в банк и на сданные суммы составляется расходный кассовый ордер.

Выплаты, не совпадающие со временем общей выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и др.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку: "Разовый расчет по заработной плате".

В организации на каждого работника открывают лицевой счет, на лицевой стороне которого записываются сведения о работнике (оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), а на оборотной стороне – все виды начислений и удержаний за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

На основании расчетных и платежных ведомостей составляется мемориальный ордер №5 (приложение 13). К мемориальному ордеру прикладываются все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы (табели, выписки из приказов и др.).

Больничные листки подшиваются в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с начала года. На каждом листке проставляется номер расчетной ведомости, в которую он включен для начисления.

Синтетический учет оплаты труда.

Синтетический учет расчетов по оплате труда, пособиям по временной нетрудоспособности и по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, а также по стипендиям осуществляется на счете 18 "Расчеты по оплате труда и стипендиям". Этот счет подразделяется на субсчета:

180 "Расчеты по оплате труда";

181 "Расчеты со стипендиатами";

183 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям на счета по вкладам в кредитные организации";

184 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям взносов по договорам добровольного страхования";

185 "Расчеты с членами профсоюзов по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов";

187 "Расчеты по исполнительным и другим документам, прочие расчеты";

189 "Другие расчеты за выполненные работы".

Счет 18 "Расчеты по оплате труда и стипендиям" - пассивный. По кредиту счета отражаются начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий, а по дебету – удержания из начисленной суммы оплаты труда, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным выплатам.

На субсчете 180 "Расчеты по оплате труда" учитываются расчеты с работниками учреждений, состоящими и не состоящими в списочном составе по всем видам заработной платы, премиям, пособиям по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, ежемесячного пособия на детей в возрасте от полутора до шести лет, по выплате компенсаций на детей, осуществляемой за счет средств бюджета.

Начисления заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца.

Документами для начисления заработной платы являются: приказы о зачислении, перемещении и увольнении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табели учета использования рабочего времени и другие документы.

Операцию по начислению заработной платы отражают по дебету субсчета 211 "Расходы по специальным средствам", 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" и кредиту субсчета 180 "Расчеты по оплате труда и стипендиям".

Удержания из сумм начисленной оплаты труда списывают с кредита субсчета 173 "Расчеты по платежам в бюджет", 185 "Расчеты с членами профсоюзов по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов", 198 "Расчеты с Пенсионным фондом РФ" в дебет счета 18 "Расчеты по оплате труда и стипендиям".

Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью:

дебет счета 18 "Расчеты по оплате труда и стипендиям",

кредит счета 12 "Касса".

Не полученная в срок заработная плата оформляется бухгалтерской записью:

дебет счета 18 "Расчеты по оплате труда и стипендиям",

кредит счета 17 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 177 "Расчеты с депонентами".

Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра невыданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и делают отметки о выдаче.

Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по дебету субсчета 177 "Расчеты с депонентами" и кредиту счета 12 "Касса".

На субсчете 183 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям на счета по вкладам в кредитные организации" учитываются суммы, удержанные из заработной платы работника на основании письменного заявления работника.

На суммы, удержанные из заработной платы работника для перечисления на счета по вкладам, кредитуется субсчет 183 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям на счета по вкладам в кредитные организации" и дебетуется субсчет 180 "Расчеты по оплате труда".

На субсчете 185 "Расчеты с членами профсоюзов по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов" учитываются удержанные из заработной платы членские взносы при безналичной системе расчетов с профсоюзными организациями. Удержание членских профсоюзных взносов производится при наличии письменных заявлений членов профсоюзов с просьбой о приеме от них членских профсоюзных взносов путем безналичного расчета.

Суммы, удержанные из заработной платы в уплату профсоюзных взносов, записываются в кредит субсчета 185 "Расчеты с членами профсоюзов по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов" и дебет субсчета 180 "Расчеты по оплате труда".

Аналитический учет по субсчету 185 ведется по каждой профсоюзной организации в книге.

На субсчете 187 "Расчеты по исполнительным и другим документам, прочие расчеты" учитываются суммы, удержанные из заработной платы по исполнительным листам и другим документам.

Суммы, удержанные из заработной платы по исполнительным листам и другим документам, записываются в дебет субсчета 180 "Расчеты по оплате труда" и кредит субсчета 187 "Расчеты по исполнительным и другим документам, прочие расчеты".

Аналитический учет расчетов по исполнительным листам и другим документам ведется по каждому получателю с указанием фамилии или организации, номера, даты и срока действия исполнительного листа или другого документа, суммы удержания в книгах.

2.3.4. Учет расчетов по социальному страхованию и обеспечению.

С сумм начисленной оплаты труда организации производят отчисления в Пенсионный фонд – в размере 28% от суммы оплаты труда (для работающих граждан – в размере 1%), в фонды обязательного медицинского страхования – в размере 3,6%, в фонд социального страхования – в размере 5,4%, в фонд занятости населения – в размере 1,5%.

Кроме того, Федеральным законом от 02 января 2000 года №10-ФЗ "О страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на 2000 год" определена обязанность учреждений по производству отчислений на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В соответствии с Правилами отнесения отраслей экономики к классу профессионального риска бюджетные учреждения отнесены к первому классу профессионального риска, которому соответствует тариф взносов в размере 0,2%. Суммы отчислений на обязательное социальное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний зачисляются на счета фонда социального страхования РФ.

Начисленные суммы страховых взносов подлежат зачислению на счета соответствующих государственных внебюджетных фондов в полном размере, за исключением сумм отчислений в фонд социального страхования РФ, которые могут быть использованы учреждением на:

выплату пособий по государственному социальному страхованию (по временной нетрудоспособности; по беременности и родам; социальное пособие на погребение; в связи с рождением ребенка; по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет; женщинам, вставшим на учет в медицинские учреждения в ранние сроки беременности);

оплату дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом;

оплату путевок на санаторно-курортное лечение и отдых работников и членов их семей;

лечебное питание;

оплату проезда в санаторно-курортные учреждения и в учреждения отдыха;

частичное финансирование мероприятий по внешкольному обслуживанию детей.

Исходя из этого, перечислению по принадлежности в фонд социального страхования РФ подлежит остаток неиспользованных средств страховых взносов.

Для учета расчетов по взносам на социальное страхование, в Пенсионный фонд, в фонд занятости населения и на медицинское страхование используют субсчета:

171 "Расчеты по социальному страхованию";

159 "Расчеты по медицинскому страхованию";

198 "Расчеты по страховым взносам с Пенсионным фондом";

199 "Расчеты с фондом занятости населения".

Начисление сумм в фонды отражается следующей бухгалтерской проводкой:

дебет субсчета 211 "Расчеты по специальным средствам",

кредит субсчетов 171, 159, 198, 199.

Перечисление в фонды оформляют следующей бухгалтерской проводкой:

дебет субсчетов 171, 159, 198, 199,

кредит счетов учета денежных средств.

После 01 января 2001 года следует учитывать, что уплата отдельных взносов в фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ и фонды обязательного медицинского страхования заменена уплатой единого социального налога (регулируется частью второй НК РФ), а уплата взносов в государственный фонд занятости населения РФ отменена.

Из начисленной заработной платы работникам организации, оплаты труда по трудовым соглашениям, договорам подряда и по совместительству производят различные удержания, которые можно разделить на две группы: обязательные и удержания по инициативе организации.

Обязательными удержаниями являются подоходный налог, удержания в Пенсионный фонд РФ, по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц.

По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы работников могут быть произведены следующие удержания: долг за работником, ранее выданные аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период; в погашение задолженности по подотчетным суммам; квартплата, за содержание ребенка в дошкольных учреждениях, за товары купленные в кредит, перечисления в филиалы Сберегательного банка.

Подоходный налог взимается с дохода работников свыше установленного минимума заработной платы по установленным ставкам, размеры которых зависят от суммы дохода.

Подоходный налог с облагаемого совокупного дохода, полученного в году, взимается в следующих размерах:

Таблица 2

Ставки подоходного налога с физических лиц на 2000 год

Размер облагаемого совокупного дохода, полученного в календарном году	Ставка налога (налог полностью зачисляется в бюджеты субъектов РФ)
До 50.000 руб.	12%
От 50.001 до 150.000 руб.	6.000 руб.+20% с суммы, превышающей 50.000 руб.
От 150.001 руб. и выше	26.000 руб.+30% с суммы, превышающей 150.000 руб.

Налог исчисляется и удерживается ежемесячно с суммы совокупного дохода граждан с начала календарного года.

В соответствии с Федеральным законом РФ организация обязана перечислять в бюджет суммы исчисленного и удержанного с физических лиц налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на оплату труда.

Учет основных средств в Департаменте Народного Образования. Задачи, состав и оценка основных средств.

В соответствии с пунктом 32 Инструкции по бухгалтерскому учету к основным средствам бюджетных учреждений относятся материально-вещественные ценности, срок эксплуатации которых превышает 12 месяцев, а стоимость за единицу на дату приобретения – свыше 50-кратного минимального размера оплаты труда, установленного действующим законодательством.

Основными задачами бухгалтерского учета основных средств являются:

правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах поступления основных средств, их внутреннего перемещения и выбытия;

достоверное определение результатов от реализации и прочего выбытия основных средств;

полное определение затрат, связанных с поддержанием основных средств в рабочем состоянии (расходы на технический осмотр и ремонт, на проведение всех видов ремонта);

контроль за сохранностью основных средств, принятых к бухгалтерскому учету и эффективностью использования.

В составе основных средств учитываются: здания, сооружения, передаточные устройства, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная и оргтехника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и другие основные средства.

По степени использования основные средства подразделяют на находящиеся:

в эксплуатации;

в запасе;

в стадии достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации;

на консервации.

При оценке основных средств различают первоначальную, остаточную и восстановительную стоимость основных средств. В бухгалтерском учете основные средства отражаются, как правило, по первоначальной стоимости, которая определяется для объектов:

приобретенных за плату и других организаций – исходя из фактических затрат по приобретению этих объектов, включая расходы по доставке, монтажу и установке;

полученных от других организаций безвозмездно, а также неучтенных объектов основных средств – по рыночной стоимости на дату оприходования.

Фактические затраты на приобретение, сооружение и изготовление основных средств слагаются из:

сумм, уплачиваемых организацией в соответствии с договором поставки их поставщику, договором купли-продажи (продавцу);

невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением объекта основных средств;

вознаграждений, уплачиваемых посреднической организации, через которую приобретен объект основных средств;

иных затрат, непосредственно связанных с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств, и затрат по доведению их до состояния, в котором они пригодны к использованию.

Не включаются в фактические затраты на приобретение основных средств общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением основных средств.

При определении рыночной стоимости могут быть использованы:

данные о ценах на аналогичную продукцию, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей;

сведения об уровне цен, имеющихся у органов государственной статистики, торговых инспекций и организаций;

сведения об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе;

экспертные заключения о стоимости отдельных объектов основных средств.

Изменение первоначальной стоимости основных средств допускается в случаях достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации соответствующих объектов или проведении работ капитального характера.

Остаточная стоимость основных средств определяется вычитанием из первоначальной стоимости износа основных средств.

С течением времени первоначальная стоимость основных средств отклоняется от стоимости аналогичных основных средств, приобретаемых или возводимых в современных условиях. Для устранения этого отклонения необходимо периодически осуществлять переоценку основных средств и определять восстановительную стоимость.

Восстановительная стоимость – это стоимость воспроизводства основных средств в современных условиях.

Не чаще одного раза в год организации могут переоценивать полностью или частично объекты основных средств по восстановительной стоимости путем индексации их балансовой стоимости.

В соответствии с письмом Госкомстата РФ, Минэкономики РФ, Минфина РФ от 18 февраля 1997 года №ВД-1-24/336 увеличение стоимости основных средств отражается по дебету счета 01 "Основные средства" и кредиту счета 25 "Фонд в основных средствах и нематериальных активах".

Результаты дооценки оборудования отражают по дебету субсчета 040 "Оборудование к установке" и кредиту субсчетов 143 "Расчеты по финансированию из бюджета на капитальное строительство", 231 "Дополнительные источники бюджетного финансирования".

Уменьшение стоимости указанных объектов при переоценке отражается по кредиту счетов и субсчетов 01, 040 и дебету счетов и субсчетов 25, 143, 231.

Увеличение суммы износа основных средств при их переоценке отражают по дебету субсчета 250 "Фонд в основных средствах" и кредиту субсчета 020 "Износ основных средств". Уменьшение суммы износа при переоценке основных средств отражают обратной записью, т. е. дебетуют субсчет 020 и кредитуют субсчет 250.

Единицей учета основных средств является отдельный инвентарный объект, под которым понимают законченное устройство, предмет или комплекс со всеми приспособлениями и принадлежностями, выполняющими вместе одну функцию.

Каждому объекту, кроме библиотечных фондов, присваивается инвентарный номер, который состоит из восьми знаков. Первые три знака обозначают субсчет, четвертый – группу, последние четыре знака – порядковый номер предмета в группе. По тем субсчетам, по которым не выделены группы, четвертый знак обозначается нулем. Например, инвентарный номер 01380046 обозначает субсчет 013 "Машины и оборудование", группа 8 – прочие машины и оборудование, 0046 – порядковый номер объекта.

Когда инвентарный объект является сложным, т. е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющем их объекте.

Инвентарный номер на объекте обозначается краской. Этот номер сохраняется за объектом основных средств на весь период нахождения его в данном учреждении.

2.4.2. Документальное оформление движения основных средств.

Движение основных средств в организации связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации.

Поступающие основные средства принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт приемки-передачи основных средств (ф. ОС-1) на каждый объект в отдельности. Общий акт на несколько объектов можно составить лишь в том случае, если объекты однотипные, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.

В актах указываются наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткая характеристика объекта, первоначальная стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств.

После оформления акт приемки-передачи основных средств передают в бухгалтерию организации. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту.

На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств.

Акт утверждает руководитель организации. При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах (для сдающей и принимающей основные средства организаций).

Поступившее на склад оборудование для установки оформляют актом о приемке оборудования. В акте указывают наименование оборудования, тип, марку, количество единиц, стоимость, обнаруженные дефекты. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами приемной комиссии. В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад акт о приемке оборудования является предварительным, составленным по наружному осмотру.

На дефекты, выявленные в процессе ревизии, испытания оборудования составляется акт о выявленных дефектах оборудования. В нем указывают по каждому наименованию оборудования обнаруженные дефекты и мероприятия или работы для устранения выявленных дефектов.

Выдача основных средств со склада производится по накладным (ф.434), которые утверждаются руководителем учреждения. При этом накладная выписывается в одном экземпляре, если иной порядок не установлен министерствами и ведомствами РФ по согласованию с Министерством финансов РФ.

Для оформления списания пришедших в негодность основных средств применяются акты о списании основных средств в бюджетных учреждениях ф. ОС-4 бюдж. (приложение 14), акты о списании транспортных средств ф. ОС-4а, акты на списание инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря ф. 443, акты на списание исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях ф. 444 (приложение15). Акты составляются постоянно действующей комиссией, назначенной приказом по учреждению.

В актах о ликвидации основных средств указывают техническое состояние и причину ликвидации объекта, первоначальную стоимость, сумму износа, затраты по ликвидации, стоимость материальных ценностей (запасных частей, металлолома и др.), полученных от ликвидации объекта, результат от ликвидации.

Разборка и демонтаж основных средств до утверждения актов на списание не допускаются.

Стоимость материалов, полученных от разборки отдельных видов объектов основных средств и оставленных для хозяйственных нужд учреждений, относится на увеличение средств бюджетного финансирования или фондов.

Учет операций по выбытию и перемещению основных средств ведется в мемориальном ордере 9 (приложение 16). Записи производятся по каждому документу. При это в графе "Итого" записывается сумма выбывших и перемещенных материальных ценностей, которая должна равняться сумме записей по дебету субсчетов. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в Главную Книгу.

2.4.3. Аналитический учет основных средств.

Аналитический учет основных средств осуществляют в инвентарных карточках.

Карточка ф. ОС-6 предназначена для учета зданий, сооружений, машин и оборудования, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря, транспортных средств. В карточке указываются характерные признаки объектов: модель, тип, марка, заводской номер, дата выпуска, дата и номер акта ввода основных средств в эксплуатацию. Кроме того, записывается краткая индивидуальная характеристика объекта. В тех случаях, когда в составе оборудования, приборов, вычислительной техники и т.д. имеются драгоценные металлы, в разделе "Краткая индивидуальная характеристика объекта" указываются перечень деталей, в составе которых имеется драгоценный металл, наименование детали и масса металла, указанная в паспорте.

При перемещении основных средств внутри учреждения производится запись на оборотной стороне этой карточки (приложение 17).

Карточка ф. ОС-9 предназначена для группового учета белья, постельных принадлежностей, библиотечных фондов.

Записи в карточках производятся в количественном и суммовом выражении. Для библиотечных фондов открывается одна карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.

Инвентарные карточки заполняются на основе первичных документов (актов приемки-передачи, технических паспортов).

По месту нахождения основных средств для контроля за их сохранностью ведут инвентарные списки основных средств. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии (перемещении) – дата и номер документа и причина выбытия. Разрешено вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписывают в двух экземплярах и второй экземпляр передается по месту нахождения объекта. Учет объектов основных средств по месту нахождения осуществляют в разрезе лиц, ответственных за сохранность этих средств. Учет белья, постельных принадлежностей материально ответственные лица ведут в книге складского учета материалов ф. М-17.

Синтетический учет наличия и движения основных средств.

Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих организации на правах собственности, осуществляется на счетах:

01 "Основные средства" (активный);

02 "Износ основных средств" (пассивный);

25 "Фонд в основных средствах и нематериальных активах".

Счет 01 "Основные средства" предназначен для получения информации о наличии и движении принадлежащих организации на правах собственности основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации.

Счет 01 "Основные средства" подразделяется на субсчета:

010 "Здания";

011 "Сооружения";

012 "Передаточные устройства";

013 "Машины и оборудование";

015 "Транспортные средства";

016 "Инструменты, производственный (включая принадлежности) и хозяйственный инвентарь";

017 "Рабочий и продуктивный скот";

018 "Библиотечный фонд";

019 "Прочие основные средства".

На субсчете 010 "Здания" учитываются с выделением на отдельные группы здания учебных заведений, детских садов и др.

На субсчете 011 "Сооружения" учитываются стадионы, бассейны и др.

На субсчете 013 "Машины и оборудование" учитываются: силовые машины и оборудование, рабочие машины и оборудование, измерительные приборы, регулирующие приборы и устройства, лабораторное оборудование, вычислительная и оргтехника, медицинское оборудование, прочие машины и оборудование с выделением следующих групп:

номер 1 – силовые машины и оборудование;

номер 2 – рабочие машины и оборудование;

номер 3 – измерительные приборы – дозаторы, амперметры, барометры, ваттметры, вольтметры, кассовые аппараты и др.;

номер 4 – регулирующие приборы и устройства – пульты автоматического управления, линейные устройства диспетчерского контроля и др.;

номер 5 – лабораторное оборудование – микроскопы, термостаты, стабилизаторы, вытяжные шкафы и др.;

номер 6 – вычислительная техника, оргтехника – компьютеры и компьютерные локальные сети, принтеры, модемы, копировальные аппараты, электронно-вычислительные машины и др.;

номер 7 – медицинское оборудование – зубоврачебные кресла и др.;

номер 8 – прочие машины и оборудование – машины, аппараты и другое оборудование, не упомянутое в группах 1-7, 9. К прочим машинам и оборудованию относятся: оборудование спортивных помещений (в том числе спортивные снаряды и инвентарь), киноаппаратура, осветительная аппаратура, музыкальные инструменты, телевизоры, радиоаппаратура, стиральные и швейные машины, холодильники пылесосы и др.

На субсчете 015 "Транспортные средства" учитываются все виды средств передвижения, предназначенные для перемещения людей и грузов с выделением отдельных групп: автобусы, легковые автомашины и др.

На субсчете 016 "Инструменты, производственный (включая принадлежности) и хозяйственный инвентарь" учитываются с выделением на отдельные группы:

инструменты – механизированные и немеханизированные орудия труда общего назначения, а также прикрепляемые к машинам предметы, служащие для обработки материалов;

производственный инвентарь и принадлежности – предметы производственного назначения, которые служат для облегчения производственных операций во время работы: рабочие столы, верстаки; стеллажи; инвентарная тара;

хозяйственный инвентарь – предметы конторского и хозяйственного обзаведения, конторская обстановка, шкафы разные, пишущие машины, ручные множительные аппараты, кровати, ковры, портьеры и другой хозяйственный инвентарь.

На субсчете 018 "Библиотечный фонд" учитываются библиотечные фонды независимо от стоимости отдельных экземпляров и книг. В библиотечный фонд включаются: научная, художественная и учебная литература, специальные виды литературы и другие издания.

На субсчете 019 "Прочие основные средства" учитываются с выделением на отдельные группы: программы на технических носителях, учебные кинофильмы, магнитные диски; детские игры.

Оприходование приобретенных основных средств оформляется следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет счетов 013-019 "Основные средства"

Кредит счетов: 15 "Расчеты с поставщиками, подрядчиками и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги", 16 "Расчеты с подотчетными лицами", 17 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", 11 "Средства, полученные за счет внебюджетных источников".

Одновременно отражается увеличение вложений в фонд в основных средствах: дебет счета 200 "Расходы по бюджету", кредит счета 250 "Фонд в основных средствах и нематериальных активах".

Принятые в эксплуатацию вновь построенные здания, сооружения, работы по реконструкции зданий и сооружений, безвозмездно полученные основные средства и излишки основных средств, выявленных при инвентаризации, приходуются по дебету счета 01 "Основные средства" (соответствующие субсчета) с кредита субсчета 250 "Фонд в основных средствах". Сумма износа по безвозмездно поступившим основным средствам отражается по дебету счета 01 "Основные средства" и кредиту счета 02 "Износ основных средств".

По основным средствам, приобретаемым за счет бюджетных ассигнований, а также вводимым в эксплуатацию законченным капитальным строительством объектам, независимо от источника финансирования возмещение сумм налога на добавленную стоимость, уплаченных при их приобретении, не производится.

Суммы налога, уплаченные по таким основным средствам поставщикам, относят на увеличение их балансовой стоимости с отражением по соответствующим статьям расходов бюджетной классификации.

Учет сумм расходов по НДС ведется внесистемно на отдельном лицевом счете в книге ф. 294 по каждому документу на приобретение товарно-материальных ценностей и оплате услуг общей суммы, без разбивки по статьям расходов.

По выбывающим основным средствам первоначальная стоимость списывается с кредита счетов 010-019 в дебет счета 020 (на сумму износа основных средств) и в дебет счета 25 (на остаточную стоимость).

Списание основных средств оформляют следующими бухгалтерскими записями:

а/На остаточную стоимость основных средств

Дебет счета 250 "Фонд в основных средствах"

Кредит счетов 010-019 "Основные средства"

б/ На сумму износа основных средств

Дебет счета 020 "Износ основных средств"

Кредит счетов 010-019

в/На стоимость поступивших в результате ликвидации основных средств материалов

Дебет счета 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности"

Кредит счета 230 "Финансирование из бюджета для перевода учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя и на другие мероприятия".

При выявлении недостачи основных средств, помимо проводок на списание остаточной стоимости недостающих основных средств и суммы их износа, производят следующие бухгалтерские записи:

на суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц и зачислению в доход бюджета, по решению суда дебетуют субсчет 170 "Расчеты по недостачам" и кредитуют субсчет 173 "Расчеты по платежам в бюджет";

на суммы, оставляемые в распоряжении организации, дебетуют субсчет 170 "Расчеты по недостачам" и кредитуют субсчет 230 "Финансирование из бюджета для перевода учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя и на другие мероприятия".

При реализации излишнего, неиспользуемого оборудования, транспортных средств и других объектов составляют следующие бухгалтерские записи:

списывается остаточная стоимость основных средств (дебет счета 250, кредит счетов 010-019);

списывается сумма износа основных средств (дебет счета 020, кредит счетов 010-019);

отражается поступление денежных средств (дебет субсчетов 101 "Средства на расходы учреждения", 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами").

При переводе объектов основных средств в состав малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) первоначальную стоимость основных средств списывают с кредита счетов 010-019 в дебет счета 250 (в остаточной стоимости) и 020 (на сумму износа). Одновременно увеличение стоимости МБП отражается по дебету счета 07 "Малоценные предметы" и кредиту счета 260 "Фонд в малоценных предметах".

Перевод МБП в основные средства отражают по дебету счета 260 и кредиту счета 07 и дебету счета 01 и кредиту счета 250.

Учет износа, ремонта и выбытия основных средств.

Износ определяется и учитывается по зданиям и сооружениям, машинам и оборудованию, транспортным средствам, производственному и хозяйственному инвентарю.

Износ не определяется по следующим основным средствам:

по зданиям и сооружениям, являющимися уникальными памятниками архитектуры;

оборудованию, экспонатам, образцам, моделям действующим и недействующим, макетам и другим наглядным пособиям, находящимся в кабинетах и лабораториях и используемых для учебных целей;

библиотечным фондам и др.

Износ объектов основных средств определяется один раз за полный календарный год (независимо от того, в каком месяце отчетного года они были приобретены) в соответствии с установленными нормами.

В инвентарных карточках учета основных средств записывается годовая сумма износа в рублях, шифр годовой нормы износа и год, в котором последний раз начислялся износ.

Начисление износа не может производиться свыше 100% стоимости основных средств. Ежегодно из карточек сумма износа переносится в ведомость.

Для учета износа основных средств используют счет 020 "Износ основных средств". При начислении износа основных средств происходит уменьшение фонда в основных средствах. На общую сумму износа в последний рабочий день декабря составляется мемориальный ордер с отражением износа основных средств по дебету субсчета 250 и кредиту счета 020. Сумма износа по мемориальному ордеру записывается только в Главную Книгу.

По объему и характеру производимых ремонтных работ различают капитальный и текущий ремонты основных средств. Они отличаются объемом, сложностью и сроками выполнения. Ремонты основных средств могут осуществляться хозяйственным способом, т.е. силами самой организации или подрядным способом (силами сторонних организаций).

В обоих случаях на каждый ремонтируемый объект составляют ведомость дефектов, в которой указывают: работы, подлежащие выполнению, сроки начала и окончания ремонта, намечаемые к замене детали, сметную стоимость ремонта в постатейном разрезе.

Если капитальный ремонт выполняется хозяйственным способом, то на основании ведомости дефектов выписываются наряды-заказы. На основании ведомости дефектов и наряда-заказа выписываются документы на получение со склада необходимых запасных частей и материалов, рабочие наряды на изготовление, монтаж и реставрацию отдельных деталей и узлов.

Расходы по ремонту основных средств относят на затраты того периода, в котором они возникли.

Приемка отремонтированного объекта из капитального ремонта оформляется актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов. При поступлении акта в бухгалтерию в инвентарной карточке делают отметку о произведенных работах.

Расходы по ремонту основных средств отражают на счетах учета текущей хозяйственной деятельности.

Фактические расходы по капитальному ремонту основных средств, осуществляемому хозяйственным способом (стоимость израсходованных материалов, начисленная заработная плата ремонтным рабочим), отражают по дебету субсчета 200 "Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия" (статья "Капитальный ремонт"). В конце года общая сумма затрат списывается за счет финансирования на эти цели.

При осуществлении капитального ремонта подрядным способом предъявленная подрядчиком для оплаты сумма также отражается по статье "Капитальный ремонт" и в конце года списывается за счет финансирования капитального ремонта.

Стоимость выбывающего объекта основных средств подлежит списанию с бухгалтерского баланса. Выбытие объекта имеет место в случае продажи, безвозмездной передачи, списания в случае морального и физического износа, ликвидации при авариях и др.

Если списание объекта основных средств проводится в результате его продажи, то выручка от реализации принимается к бухгалтерскому учету в сумме, согласованной сторонами в договоре. Доходы, расходы и потери от списания с бухгалтерского баланса объектов основных средств отражаются в бухгалтерском учете в отчетном периоде, к которому они относятся.

При выбытии объектов основных средств по соответствующей карточке определяется общая сумма износа за время нахождения объекта в эксплуатации, и на эту сумму уменьшается износ.

Списание износа по выбывшему объекту основных средств отражают по дебету счета 020 "Износ основных средств" и кредиту счетов 010-019 "Основные средства".

Инвентаризация основных средств.

Инвентаризация основных средств проводится в нашей организации ежегодно, а также при смене материально-ответственных лиц.

Главные задачи инвентаризации основных средств:

выявление фактического наличия объектов основных средств;

контроль за сохранностью путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

выявление объектов, потерявших свои качества и не используемые в практической деятельности;

проверка соблюдения правил и условий хранения и эксплуатации;

проверка соблюдения правил организации материальной ответственности за объектами основных средств.

Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. Их состав утверждается руководителем учреждения.

Проведению инвентаризации основных средств должна предшествовать подготовительная работа:

проверяются наличие и состояние инвентарных карточек и описей;

наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации;

Если в бухгалтерском учете или технической документации будут установлены расхождения и неточности, то их уточняют и исправляют.

В процессе инвентаризации объектов основных средств комиссия проводит осмотр и заносит в инвентаризационные описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера, технические или эксплуатационные данные. При выявлении неучтенных объектов, а также объектов, по которым в записях бухгалтерского учета отсутствуют данные, характеризующие их, комиссия должна включить в инвентаризационные описи недостающие сведения и технические показатели по этим объектам, например по зданиям – указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общую и полезную), количество этажей, год постройки и др.

Неучтенные основные средства должны быть оценены по современной стоимости их воспроизводства, а износ установлен по действительному техническому состоянию объекта. Данные оценки и износа оформляют соответствующим актом.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. п. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (отправленные в ремонт машины и оборудование), инвентаризируются до момента их временного выбытия.

На не подлежащие восстановлению основные средства инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты в непригодность (порча, полный износ и др.).

Выявленные излишки основных средств приходуются по дебету счета 01 "Основные средства" с кредита счета 25 "Фонд в основных средствах и нематериальных активах".

При недостаче или порче объектов основных средств первоначальная их стоимость списывается с кредита счета 01 "Основные средства" в дебет счета 25 "Фонд в основных средствах и нематериальных активах" (в остаточной стоимости) и в дебет счета 02 "Износ основных средств" (на сумму износа).

При выявлении конкретных виновников недостающие или испорченные основные средства оцениваются по продажным ценам, действовавшим в данной местности на день причинения ущерба, и списывают в дебет субсчета 170 "Расчеты по недостачам" и кредиту субсчета 173 "Расчеты по платежам в бюджет", счета 23 "Финансирование из бюджета" (субсчет 230). Если конкретные виновники не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, списание недостающих и испорченных основных средств осуществляют на уменьшение финансирования (фондов).

Учет материальных запасов в Департаменте Народного Образования. Задачи и организация учета материалов.

Под материальными запасами понимают различные вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной деятельности в качестве предметов труда.

Учреждение непроизводственной сферы в процессе осуществления своей деятельности систематически приобретает и расходует различные материальные ценности: строительные и хозяйственные материалы, продукты питания, медикаменты, топливо, горючие и смазочные материалы, материалы для учебных целей, тару и т.д. Размеры материальных запасов определяются характером работы учреждения.

Экономное и рациональное использование всех этих материальных ценностей требует правильной организации их учета.

Основными задачами учета материалов являются:

контроль за сохранностью и движением их на складах, в кладовых и по местам непосредственного расходования;

правильное и своевременное документальное отражение операций по движению материальных ценностей;

контроль за соблюдением установленных норм запасов, выявление излишних и неиспользуемых материалов с целью мобилизации внутренних ресурсов;

контроль за бережным расходованием материальных ценностей и за соблюдением норм их расходования.

Бюджетная организация имеет определенные нормы запасов материальных ценностей, которые определяются в минимальных размерах, обеспечивающих бесперебойную работу учреждения. Нормы запасов материалов устанавливаются в днях или в процентах к их годовому расходу. Так, нормы запасов могут устанавливаться для следующих групп материалов: материалы для учебных целей, продукты питания, медикаменты, канцелярские и письменные принадлежности и др. Величина нормы запасов материалов зависит от норм и объема расхода, организации материально-технического снабжения и условий хранения. Контроль за правильностью расчета норм запасов материалов и их фактическим состоянием осуществляют финансовые органы и вышестоящие организации.

Выявление сверхнормативных запасов одних видов материалов не может служить оправдательным обстоятельством при недостатке норм запасов по другим видам.

Превышение установленных норм является нарушением бюджетной дисциплины, и вышестоящая организация имеет право уменьшить финансирование по соответствующим статьям на сумму превышения фактического остатка материалов против норм.

Для учета материальных ценностей необходима правильная организация складского хозяйства.

Систематизированный перечень всех материалов, используемых в учреждении, с точным их наименованием представляет единую номенклатуру.

Каждому наименованию материалов в этом перечне присваивается постоянный номенклатурный номер, устанавливается единица измерения. При наличии большого количества различных материалов для правильности их учета разрабатывается классификация с учетом характеристик, сортов, размеров и свойств материалов, т.е. деление их на группы и подгруппы. Для сокращения учетной номенклатуры материалов и упрощения учета, однородные и близкие по свойствам материалы могут объединяться под одним номенклатурным номером. Например, возможна такая структура номенклатурного номера: первые две цифры обозначают номер балансового счета, третья – номер группы, четвертая – номер подгруппы, две последние – порядковый номер материала в подгруппе. Присвоенный материалам номенклатурный номер проставляется во всех документах по учету наличия и движения материалов, что необходимо для их последующей обработки.

Материалы оцениваются в учете и в бухгалтерском балансе по ценам их приобретения. Транспортные расходы по доставке материалов списываются на соответствующие статьи расходов в зависимости от ассигнований, за счет которых приобретались материалы.

В организации установлен четкий порядок, обеспечивающий своевременный контроль за фактическим поступлением материалов. Принимая материальные ценности заведующий складом (кладовщик) обязан проверить соответствие количества, сорта и качества поступивших материалов по данным, указанным в документах.

Классификация и оценка материальных запасов.

Классификация материалов положена в основу их учета по синтетическим счетам. Для учета материальных запасов в нашей организации используют следующие счета:

06 "Материалы и продукты питания";

07 "Малоценные предметы".

Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения или учетным ценам. Фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется исходя из затрат на их приобретение, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ресурсов, наценки, комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, внешнеэкономическим организациям, стоимость услуг товарных бирж, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.

Исчисление фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда и времени. Поэтому фактическую себестоимость заготовления исчисляет лишь небольшая часть организаций по основным видам сырья или материалов.

В большей части организаций текущий учет материальных ценностей ведут по твердым учетным ценам – по средним покупным ценам, по плановой себестоимости и др. Отклонение фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов.

Определение фактической себестоимости материальных ресурсов разрешается производить следующими методами оценки запасов:

по средней себестоимости;

по себестоимости первых во времени закупок (метод ФИФО);

по себестоимости последних во времени закупок (метод ЛИФО).

Первый способ оценки материальных ресурсов является традиционным для нашей отечественной учетной политики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы списываются на производство, как правило, по учетным ценам, а в конце месяца – соответствующая доля отклонений фактической себестоимости материальных ресурсов от стоимости их по учетным ценам.

При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход – первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене первой закупленной партии, затем по цене второй партии и так далее в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

При методе ЛИФО применяют другое правило: последняя партия на приход – первая в расход. При этом правиле вначале списываются материалы по себестоимости последней партии, затем по себестоимости предыдущей и так далее.

Пример оценки расхода 100 единиц материалов по методам ФИФО и ЛИФО приведен ниже в таблице 3.

Таблица 3

Оценка материалов по методам ФИФО и ЛИФО

Показатели	Количество ед., шт.	Цена за единицу, руб.	Сумма, руб.
Остаток материалов на 01.03.2000.	20	10	200
Поступили материалы: первая партия вторая партия третья партия	30 20 40	10 12 15	300 240 600
Итого за месяц	90	х	1140
Расход материалов за месяц: а) по методу ФИФО первая партия вторая партия третья партия Итого за месяц б) по методу ЛИФО первая партия вторая партия третья партия Итого за месяц	50 20 30 100 40 20 40 100	10 12 15 х 15 12 10 х	500 240 450 1190 600 240 400 1240
Остаток материалов на 01.04.2000. а) по методу ФИФО б) по методу ЛИФО	10 10	15 10	150 100

Применение указанных методов оценки материальных ресурсов ориентирует организации на организацию аналитического учета материалов по отдельным партиям (а не только по видам материалов).

Единицей учета материальных ценностей является каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т. е. каждый номенклатурный номер.

Документальное оформление поступления и расходования материалов.

Первичные документы по приходу и расходу материальных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета.

Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и МБП. На поставку товаров организация заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения.

В этом отделе ведут ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и т. д. Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.

Поступающие в организацию материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные документы, накладные (приложение 18).

Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям.

При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов, составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

В случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет актом приемки материалов, который служит основанием для предъявления претензий поставщику. В состав комиссии приглашают представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации.

Акт составляют также при приемке материалов, поступивших в организацию без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Если перевозка материалов осуществляется автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в 4-х экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй – для оприходования материалов получателем; третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый – является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортные накладные применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной.

В случае наличия такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

Поступление на склад материалов, оставшихся от ликвидации основных средств оформляют односторонними или многосторонними накладными на внутреннее перемещение материалов.

Поступление на склад материалов может осуществляться через подотчетных лиц, которые приобретают материалы в организациях торговли за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт, составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены.

Подотчетное лицо отражает в акте также паспортные данные продавца товара. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Материалы отпускают со склада организации на хозяйственные нужды, на сторону и др.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организация осуществляет соответствующие организационные мероприятия.

Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела.

Все службы организации должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск материалов со склада, а также выдавать разрешение на вывоз материалов из организации.

Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны. Выдача материалов со склада производится по следующим документам:

накладная (требование) ф. 434, применяется при выдаче материалов со склада и перемещении материалов внутри учреждения. Накладная выписывается в одном экземпляре (приложение 19);

меню-требование ф. 299 применяется для выдачи продуктов питания со склада. Составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. С расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию не реже 2 раз в месяц (приложение 20);

ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф.410, применяется для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей в течение месяца. Записи в ведомости производят не в хронологическом порядке, а для каждого вида материалов оставляют определенное количество строк, с тем, чтобы в конце месяца по каждому из материалов можно было подсчитать общий итог (приложение 21);

путевой лист применяется для списания в расход автомобильного бензина. Бензин списывается по фактическому расходу, но не выше норм, установленных и утвержденных для отдельных марок автомобилей (приложение 22).

Списание материалов и продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам.

Возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, бутылки и т. п.), как свободная, так и находящаяся под материальными ценностями, учитывается по соответствующим группам или видам по ценам, указанным в счетах поставщиков.

При возврате или реализации тары разница между ценой приобретения и ценой, по которой тара реализована, относится на фактические расходы по соответствующей статье бюджетной классификации.

Учет материалов на складах и в бухгалтерии.

Для обеспечения деятельности соответствующими материальными ресурсами в организациях создаются специализированные склады для хранения материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Каждому складу присваивается определенный номер, который впоследствии указывается на документах, относящихся к операциям данного склада.

Склады обеспечиваются исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса.

Учет материалов на складе осуществляет кладовщик, являющийся материально-ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером. С кладовщиком по установленной форме заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если в штатном расписании организации отсутствует должность кладовщика, то его обязанности могут возлагаться на любого работника организации с его согласия с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик освобождается только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют на карточках складского учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому складской учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открываются в бухгалтерии, где в ней записывают номер склада, наименование материала, марку, сорт, единицу измерения, номенклатурный номер и др. После этого карточки передаются на склад и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Записи в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (накладных, требований) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.

Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Учет материальных ценностей на складе также может осуществляться материально-ответственным лицом в книге складского учета материалов ф. М-17.

Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также сверяет свои записи по учету материалов с записями, ведущимся на складе.

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию. При этом работники бухгалтерии осуществляют контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

В бухгалтерии осуществляется оперативно-бухгалтерский или сальдовый метод учета материалов. В установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточки складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются отдельно по приходу и расходу в разрезе складов.

По данным картотеки документов составляется ежемесячная статистическая отчетность о движении и остатках материалов и топлива.

Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

При использовании ЭВМ все регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах.

Аналитический учет материалов с применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка в этом случае со складским учетом осуществляется вручную. При этом сверяются остатки по карточке складского учета с ведомостями и выявляются отклонения между этими данными.

Синтетический и аналитический учет материалов.

В нашей организации для учета материалов используется счет 06 "Материалы и продукты питания". На этом счете учитываются материалы и продукты питания по их предметной характеристике.

Счет 06 "Материалы и продукты питания" подразделяется на субсчета:

060 "Материалы для учебных, научных и других целей";

061 "Продукты питания";

062 "Медикаменты и перевязочные средства";

063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности";

064 "Топливо, горючее и смазочные материалы";

065 "Специальные материалы";

066 "Тара";

067 "Прочие материалы";

068 "Материалы в пути";

069 "Запасные части к машинам и оборудованию".

На субсчете 060 "Материалы для учебных, научных и других целей" учитываются реактивы и химикаты, стекло, электроматериалы, прочие материалы для учебных целей.

На субсчете 061 "Продукты питания" учитываются продукты питания в учреждениях, в сметах доходов и расходов которых как бюджетных средств, так и средств, полученных за счет внебюджетных источников, предусмотрены ассигнования на эти цели.

Учет поступления продуктов питания ведется в накопительной ведомости по приходу продуктов питания. Ведомость составляется по каждому материально-ответственному лицу отдельно. Записи производятся на основании первичных документов в количественном и суммовом выражении. По окончании месяца в ведомости выводятся итоги.

Основанием для составления мемориального ордера 11 является накопительная ведомость или свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания – мемориальный ордер 11 (приложение 23).

Учет расходов продуктов питания ведется в накопительной ведомости по расходу продуктов питания. Эта ведомость составляется по материально-ответственным лицам. Записи в ней производятся на основании меню-требования на выдачу продуктов питания и других документов. По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги, которые служат для определения стоимости израсходованных продуктов питания. Одновременно сверяется число довольствующихся по детским учреждениям с данными посещаемости детей. Основанием для составления мемориального ордера 12 (приложение 24) является накопительная ведомость или свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания. В свод, кроме данных накопительных ведомостей, записываются данные других расходных документов на продукты питания (актов на недостачу продуктов питания, возврата на базу и др.).

Аналитический учет продуктов питания ведется по наименованиям, количеству, стоимости и материально-ответственным лицам в оборотных ведомостях по материальным запасам. Ежемесячно в оборотных ведомостях подсчитываются обороты и выводятся остатки на начало месяца.

На субсчете 062 "Медикаменты и перевязочные средства" учитываются медикаменты, где в сметах доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, предусмотрены ассигнования на эти цели.

На субсчете 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности" учитываются материалы и канцелярские принадлежности, используемые для текущих нужд учреждения (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), строительные материалы, предназначенные для текущего и капитального ремонта. Канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки), приобретенные и одновременно выданные на текущие нужды, могут списываться на фактические расходы с отражением их общей суммы по приходу и расходу на субсчете 063.

На документах, подтверждающих приобретение и получение этих ценностей должна быть расписка лица, получившего эти материалы.

На субсчете 064 "Топливо, горючее и смазочные материалы" учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов, находящихся на складах или кладовых (бензин, автол и др.), а также непосредственно у материально-ответственных лиц.

Субсчет 065 в нашей организации не применяется.

На субсчете 066 "Тара" учитывается возвратная или обменная тара (бочки, ящики, банки), как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями.

Субсчет 067 в нашей организации не применяется.

Аналитический учет материалов по субсчетам 060, 063-066 ведется по наименованиям, количеству, стоимости и материально-ответственным лицам на карточках.

На субсчете 068 "Материалы в пути" учитываются материалы, оплаченные учреждениями по иногородним поставкам, но не поступившие к концу месяца на склад. На этом субсчете учитываются также материалы, полученные на склады групп централизованного снабжения и хозяйственного обслуживания и не распределенные по учреждениям.

Аналитический учет материалов в пути ведется по отдельным поставщикам. Материалы, поступившие на склад групп централизованного снабжения и хозяйственного обслуживания, учитываются по наименованиям с указанием цены, количества и суммы на карточках.

На субсчете 069 "Запасные части к машинам и оборудованию" учитывают запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах, оборудовании, транспортных средствах (моторы, автомобильные шины, включающие покрышки, камеры и т. п.).

Аналитический учет запасных частей ведется по наименованиям запасных частей, количеству, стоимости и материально-ответственным лицам на карточке.

При этом двигатели, аккумуляторы, автомобильные шины и покрышки, выданные со склада для замены изношенных, в бухгалтерии учитываются на забалансовом счете 12 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных".

Учет операций по расходу материалов, кроме продуктов питания, ведется в мемориальном ордере 13 (приложение 25).

Записи производят по каждому документу и соответствующим субсчетам с выделением в т.ч. сумм по обслуживаемым учреждениям или материально-ответственным лицам.

По окончании месяца итоги по субсчетам записывают в Главную Книгу.

Далее переходим к рассмотрению бухгалтерских записей по учету материалов:

приобретение материалов и продуктов питания: дебет счета 060-069, кредит счета 101 "Средства на расходы учреждения", 160 "Расчеты с подотчетными лицами", 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами", 179 "Расчеты в порядке плановых платежей";

передача материалов и продуктов питания в переработку: дебет счета 222 "Расходы по изготовлению и переработке материалов", кредит счета 061 "Продукты питания", 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности";

оприходование материалов, поступивших от заготовки и переработки: дебет счета 061, 063 и кредит счета222;

оприходование излишков материалов, выявленных при инвентаризации по рыночной стоимости: дебет счетов 060-067, 069 и кредит счета 270 "Целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия", 400 "Доходы отчетного периода";

списание израсходованных материалов на основании оправдательных документов: дебет счета 200 "Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия", 227 "Расходы за счет средств родителей на содержание детского учреждения" и кредит счетов 060-067, 069;

реализация излишних и неиспользуемых материалов по балансовой стоимости: дебет счета 120 "Касса", 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" и кредит счета 060-067, 069;

списание естественной убыли материалов в пределах установленных норм, а также недостач и потерь от порчи, принятых за счет учреждения по балансовой стоимости: дебет счета 270 "Целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия" и кредит счета 060-067, 069;

списание недостач и потерь материальных запасов, отнесенных за счет виновных лиц по рыночной стоимости:

а) на сумму балансовой стоимости: дебет счета 170 "Расчеты по недостачам" и кредит счета 060-067, 069;

б) на сумму разницы между рыночной и балансовой стоимостью: дебет счета 170 и кредит счета 401 "Доходы будущих периодов".

Особенности учета малоценных предметов.

В соответствии с пунктом 32 Инструкции в составе малоценных предметов учитываются:

предметы сроком полезного использования менее 12 месяцев независимо от их стоимости;

предметы стоимостью на дату приобретения не более 50-кратного МРОТ за единицу (исходя из их стоимости, предусмотренной в договоре, независимо от срока их полезного использования, за исключением сельскохозяйственных машин и орудий, строительного механизированного инструмента, оружия, а также рабочего и продуктивного скота, которые относятся к основным средствам независимо от их стоимости).

Исходя из минимального размера оплаты труда, установленного Федеральным законом РФ от 19 июня 2000 года №82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда", стоимость предметов, которые могут быть отнесены к малоценным, по состоянию на 01 июля 2000 года составляет 4174 руб. 45 коп.

Кроме того, к малоценным предметам относятся следующие предметы независимо от их стоимости и срока полезного использования: специальная одежда, обувь, пастельные принадлежности и др.

Учет малоценных предметов ведется на счете 07 "Малоценные предметы", который подразделяется на субсчета:

070 "Малоценные предметы на складе";

071 "Малоценные предметы в эксплуатации";

072 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе";

073 "Белье, постельные принадлежности, одежда т обувь в эксплуатации".

В бюджетном учреждении в сумме стоимости малоценных предметов образуется фонд, который учитывается на счете 26 "Фонд в малоценных предметах". Этот счет корреспондирует с субсчетами 070-073. Суммы остатков по этим счетам всегда должны быть равны сумме фонда, что имеет контрольное значение.

Приобретение малоценных предметов отражается бухгалтерской записью:

дебет счета 070-073 "Малоценные предметы",

кредит счета 120 "Касса", 160 "Расчеты с подотчетными лицами", 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" и др.

Одновременно составляется вторая запись на увеличение фактических расходов и фонда в малоценных предметах, так как произошли не только кассовые, но и фактические расходы по исполнению сметы бюджетного учреждения:

дебет счета 200 "Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия",

кредит счета 260 "Фонд в малоценных предметах".

При передаче малоценных предметов в эксплуатацию уменьшается остаток по субсчетам 070, 072 и увеличивается остаток по субсчетам 071, 073.

Учет малоценных предметов на складе не отличается от учета материалов. Он ведется в книге складского учета материалов ф. №17. Выдача этих предметов со склада оформляется накладной ф. №434.

Аналитический учет малоценных предметов ведется по материально-ответственным лицам, наименованиям предметов, их количеству, стоимости.

Списание малоценных предметов производится по мере их фактического износа (с учетом нормативных сроков службы) или выбытия за непригодностью на основании актов. На сумму выбывших из эксплуатации малоценных предметов производится запись по кредиту субсчета 071 и дебету субсчета 260.

Учет операций по выбытию и перемещению малоценных предметов ведется в мемориальном ордере 10 (приложение 26).

На субсчете 072 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе" учитываются предметы с выделением отдельных групп по их наименованиям, количеству, материально-ответственным лицам в книге ф. №17:

белье (рубашки, халаты и др.);

постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни и др.);

обувь (ботинки, сапоги и др.);

спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки).

Указанные предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии руководителя учреждения и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения.

При выдаче предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи их со склада.

Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь по мере их приобретения отражаются по дебету субсчета 072 и кредиту счетов 160, 178 и др.

Одновременно производится запись по дебету субсчета 200 и кредиту субсчета 260.

Аналитический учет по субсчету 072 в бухгалтерии ведется на карточках по наименованиям, количеству, стоимости, группам и материально-ответственным лицам.

Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь при отпуске их в эксплуатацию до 1/20 лимита стоимости малоценных предметов за единицу отражаются по кредиту субсчета 072 и дебету субсчета 260; свыше 1/20 лимита стоимости – в дебет субсчета 073 и кредит субсчета 072.

На субсчете 073 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации" учитываются белье, постельные принадлежности, одежда и обувь, находящиеся в эксплуатации.

Аналитический учет ведется по наименованиям предметов, количеству, их стоимости, группам и материально-ответственным лицам на карточках.

Списание пришедших в негодность и ветхость белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится с учетом сроков службы, на основании утвержденного руководителем учреждения акта на списание по ф. №443 (приложение 27).

На сумму выбывших из эксплуатации белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится запись по кредиту субсчета 073 и дебету субсчета 260.

Инвентаризация материальных запасов.

Материальные запасы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных.

Инвентаризация материальных запасов проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опломбировывается, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносят в отдельную ведомость. В ней указывают дату поступления, наименование поставщика, дату и номер приходного документа, наименование товара, количество, цену и сумму. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в некоторых случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации могут отпускаться материально-ответственными лицами материальные запасы в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти запасы относят в отдельную опись под наименованием "Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие материальные запасы во время инвентаризации. В расходных документах делают отметку за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

Малоценные предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по местам их нахождения материально-ответственным лицом, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризацию проводят путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные предметы заносят по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Малоценные предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тару заносят в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и др.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи.

Учреждения непроизводственной сферы, как и все другие организации, в обязательном порядке составляют бухгалтерский баланс и отчеты, поэтому нами изучены конкретные вопросы, касающиеся особенностей их составления в бюджетных организациях. Данные вопросы будут рассмотрены в следующей главе.

Глава 3. Бухгалтерская отчетность Департамента Народного Образования. Виды и назначение отчетности, порядок ее составления.

Порядок составления и представления бюджетными учреждениями бухгалтерской отчетности регулируется Приказом Минфина России от 15 июня 2000 года №54н, которым утверждена Инструкция о годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности бюджетных учреждений, получающих финансирование из бюджета в соответствии с бюджетной росписью.

Отчетность учреждения представляет собой систему показателей, характеризующих условия и результаты его работы за определенный период. Составление отчетности – завершающий этап учетного процесса. Она составляется по данным бухгалтерского, статистического и оперативного учета.

В стандартах бухгалтерского учета в едином учетном процессе выделяются четыре стадии:

документирование хозяйственных операций;

сведение воедино отдельных учетных данных на основе счетов синтетического и аналитического учета;

формирование учетных форм;

анализ деятельности организации.

В бухгалтерской отчетности отражаются нарастающим итогом имущественное и финансовое положение учреждения, результаты деятельности за отчетный период.

Бухгалтерскую отчетность бюджетных организаций подразделяют на годовую, квартальную и месячную.

Отчетным годом для организации считается период с 01 января по 31 декабря включительно.

Годовые отчеты составляются по состоянию на 01 января, квартальные – на 01 июля и 01 октября, месячные – на первое число следующего за отчетным месяцем.

Бухгалтерская отчетность может быть правильно составлена при условии своевременного проведения всех подготовительных работ и выполнения установленных требований. Для этого необходимо:

соблюдать в течение всего отчетного года принятую методику отражения хозяйственных операций и оценки имущества, определенной исходя из существующих правил;

полнота отражения в учете за отчетный год всех хозяйственных операций, проведенных в этом году и результатов инвентаризации имущества и обязательств, правильность отнесения доходов и расходов к отчетному периоду.

Реальность и достоверность содержащейся в отчетности информации об имуществе и обязательствах учреждения, его финансовом положении и результатах деятельности в отчетном периоде зависят не только от правильности оформления документов и учетных регистров, но и от своевременности и полноты проведения годовой инвентаризации. Годовая инвентаризация имущества и финансовых обязательств – важный элемент процесса составления годового отчета, так как она позволяет вносить коррективы в данные бухгалтерского учета при составлении их с фактическими данными. Каждая статья баланса на конец отчетного года должна быть тщательно выверена на основе данных инвентаризации.

Составлению отчетности предшествует сверка оборотов и остатков на счетах аналитического учета с оборотами и остатками на счетах синтетического учета. Они должны быть тождественны. В случае несоответствия оборотов необходимо сверить записи на счетах, пересчитать итоги и устранить выявленные расхождения.

Остатки неиспользованных бюджетных средств учреждения, финансируемого из федерального бюджета, закрываются учреждениями банков 31 декабря. Другие остатки бюджетных средств учреждений, финансируемых из бюджетов административно-территориальных образований, по завершении года не закрываются, а переходят на следующий год и засчитываются в счет текущего финансирования.

Сэкономленные против установленных ассигнований по смете расходов и перечисленные не позднее 31 декабря на счета "Суммы по поручениям" средства остаются в распоряжении организации и при условии выполнения показателей деятельности в установленном порядке направляются на производственные и социальные нужды.

Размер экономии по смете определяется как разница между общей суммой уточненных сметных назначений и кассовым расходом за год.

При исполнении сметы расходов бюджетными учреждениями различают кассовые и фактические расходы.

Кассовые расходы – это суммы, выданные банком с бюджетных или текущих счетов бюджетных учреждений на их расходы. Однако по ним нельзя судить о фактическом использовании средств, так как отдельные суммы могут быть начислены, но не выплачены. Кассовые расходы показывают сумму средств, полученных учреждением из бюджета по отдельным сметам подразделений, что позволяет располагать данными о кассовом исполнении смет и об остатках неиспользованных кредитов на каждую конкретную дату. Учет кассовых расходов позволяет контролировать целевое расходование бюджетных средств.

Фактические расходы – это действительные расходы организации по исполнению сметы. Фактические расходы более полно свидетельствуют об окончательно произведенных расходах, чем кассовые. Их учет позволяет контролировать как ход фактического исполнения сметы расходов учреждения в целом, так и соблюдение установленных норм расходов по отдельным статьям и структурным подразделениям.

Централизованная бухгалтерия размер экономии по смете определяет в целом по данным ведомости наблюдений, которая ведется по статьям и видам учреждений.

На расчетные счета в установленном порядке поступают денежные средства, в том числе средства бюджетного финансирования. Кроме того, на расчетном счете хранятся средства единого фонда оплаты труда, фонда производственного и социального развития и др. Остатки средств на расчетных счетах в конце года не закрываются и переходят на следующий год.

Расчеты с дебиторами и кредиторами к концу года должны быть завершены. По расчетам с подотчетными лицами остатки неиспользованных средств должны быть возвращены, по неиспользованным средствам – составлены авансовые отчеты.

При составлении бухгалтерского баланса и заполнении отдельных форм данные предыдущего года берутся из отчета за прошлый год. При этом важно обеспечить сравнимость показателей отчетного периода и показателей прошлого года с учетом изменения методологии их составления. Допустим, если в отчетном году изменен порядок оценки или исчисления того или иного показателя, либо произошли структурные изменения в организации работы учреждения, то показатели отчетности прошлого года пересчитываются с учетом этих изменений.

Годовой и квартальные отчеты представляются в сброшюрованном виде с оглавлением. Страницы отчетов нумеруются. Баланс исполнения сметы расходов, все формы отчетности и объяснительные записки к годовому и квартальным отчетам подписываются руководителем учреждения, главным бухгалтером и руководителем планово-финансовой службы.

Кроме представления бухгалтерской отчетности действующее законодательство возлагает на бюджетную организацию обязанности по представлению государственной статистической отчетности. Порядок представления данной отчетности регламентируется положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в РФ, утвержденным постановлением Госкомстата России от 14 августа 1992 года №130.

Отчетность представляется по месту регистрации учреждения в территориальных органах государственной статистики в сроки и по формам, утверждаемым постановлениями Госкомстата России.

Состав бухгалтерской отчетности.

Образцы форм годового, квартального и месячных отчетов для бюджетных организаций и их содержание устанавливаются указаниями Минфина РФ и заполняются в точном соответствии с предусмотренными в них показателями.

Сметные показатели форм годового, квартального и месячных отчетов должны соответствовать утвержденным сметам расходов, сметам доходов и расходов (плану) с учетом внесенных в отчетном периоде изменений, оформленных в порядке, установленном Минфином РФ.

Годовой отчет Департамента Народного Образования включает следующие формы:

баланс исполнения сметы доходов и расходов – форма 1 (код 0503001) со справкой о движении сумм финансирования из бюджета (приложение 28);

отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам – форма 2 (код 0503004) – приложение 29;

отчет о движении основных средств – форма 5 (код 0503051) – приложение 30;

отчет о движении материальных запасов – форма 6 (код 0503053) – приложение 31;

отчет о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей в бюджетных учреждениях – форма 15 (код 0503078) – приложение 32;

справка о состоянии кредиторской задолженности в бюджетных учреждениях (код 0520117) — приложение 33.

Квартальная отчетность составляется по более узкому кругу показателей, характеризующих в основном финансовое положение учреждения. Она включает формы:

баланс исполнения сметы доходов и расходов – форма 1 со справкой о движении сумм финансирования из бюджета;

отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам – форма 2.

В составе годового и квартального отчетов централизованная бухгалтерия представляет также отчет по содержанию детских дошкольных учреждений – форма 3-дс (приложение 34).

К годовому и квартальным отчетам прилагается объяснительная записка, в которой перечисляются и анализируются основные факторы, повлиявшие на исполнение сметы; суммы недоиспользованных ассигнований в связи с невыполнением плана по штатам; данные о результатах инвентаризации; суммы начисленной заработной платы, относящейся ко второй половине декабря, выплата которой производится за счет ассигнований нового года; состояние расчетных статей баланса.

В форме 5 показывается стоимость основных средств на начало и конец года по субсчетам 010-019 из Главной Книги и общая стоимость всех основных средств.

Кроме того, в этой форме показывается движение основных средств с указанием источников их получения и причин выбытия.

В форме 6 показывается стоимость материалов и продуктов питания по субсчетам 060-069 на начало и конец года, а также стоимость материалов и продуктов питания, израсходованных на нужды учреждения в отчетном году.

В форме 15 по строке 010 проставляется остаток задолженности по недостачам и хищениям на начало года, который должен соответствовать сороке 060 этой формы за предыдущий год.

По строке 020 показывается сумма установленных недостач и хищений денежных средств и материальных ценностей, а также суммы потерь от порчи материальных ценностей, выявленных при ревизии, проверке и инвентаризации в отчетном году и отнесенные за счет виновных лиц.

По строке 030 проставляются суммы, взысканные с виновных лиц согласно решениям суда.

По строке 040 показываются суммы, взысканные с виновных лиц в возмещение причиненного ущерба.

По строке 050 проставляется сумма недостач, списанная за счет учреждения из-за неплатежеспособности виновных лиц и других причин.

По строке 060 указывается сумма остатка задолженности на конец года. Сумма остатков задолженности по строкам 010 и 060 должны быть равны суммам, указанным по субсчету "Расчеты по недостачам" баланса формы 1 в графах 3 и 4 соответственно.

В справке о состоянии кредиторской задолженности показана кредиторская задолженность на начало и конец года.

Форма 3-дс состоит из двух разделов: источники средств и расходы; показатели по штатам и контингентам.

По строке 010 показываются остатки средств на начало отчетного периода, перешедшие с отчета прошлого года.

В сумму остатка средств входят остатки денежных средств по выпискам банков, , материалов и продуктов питания и др.

По строке 040 проставляется вся сумма, поступившая на содержание детского учреждения за вычетом отозванных сумм.

По строке 080 проставляется общая сумма фактических расходов.

По строке 200 второго раздела отражается фактическое наличие постоянных детских учреждений на начало и конец года.

По строке 270 указывается всего детей в детских дошкольных учреждениях на начало и конец года.

По строке 350 показывается число штатных единиц всего на начало и конец года.

Баланс исполнения сметы доходов и расходов, отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам.

Для практического подтверждения изложенного теоретического материала рассмотрим баланс исполнения сметы доходов и расходов Департамента Народного Образования и отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам по образованию. Данные взяты из приложений 28 и 29.

Данные баланса формируются исходя из показателей субсчетов Плана счетов по состоянию на отчетную дату. Баланс составляется на основании сверенных счетов и оборотов по счетам бухгалтерского учета.

Основные средства, материальные запасы и малоценные предметы отражаются в балансе по фактической стоимости их приобретения.

Баланс исполнения сметы доходов и расходов Департамента Народного Образования будет представлен в таблицах 4 и 5.

Таблица 4

Структура актива баланса Департамента Народного Образования.

(тыс. руб.)

Наименование показателей	Код строки	На 01.01.2000	На 01.01.2001	Отклонение по сумме
1	2	3	4	5
Основные средства	0010	397636	473976	+76340
Материалы и продукты питания	0070	1318	1966	+648
Малоценные предметы	0080	17614	17998	+384
Белье, постельные принадлежности, одежда, обувь	0090	1460	1567	+107
Средства на расходы учреждения	0150	1	1	—
Целевые средства и безвозмездные поступления	0170	316	1124	+808
Касса	0220	1	3	+2
Расчеты с подотчетными лицами	0290	20	65	+45
Расчеты по недостачам	0300	86	190	+104
Расчеты по специальным видам платежей	0320	41	47	+6
Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами	0350	679	1421	+742
Расчеты по безналичным перечислениям	0370	2	79	+77
Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия	0430	25331	16279	-9052
Баланс	0620	444505	514716	+70211

Таблица 5

Структура пассива баланса Департамента Народного Образования.

(тыс. руб.)

Наименование показателей	Код строки	На 01.01.2000	На 01.01.2001	Отклонение по сумме
1	2	3	4	5
Фонд в основных средствах	0690	306485	377038	+70553
Фонд в малоценных предметах	0710	19074	19565	+491
Целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия	0720	33	58	+25
Износ основных средств	0760	91151	96938	+5787
Расчеты с подотчетными лицами	0800	—	2	+2
Расчеты по специальным видам платежей	0810	257	253	-4
Расчеты по платежам в бюджет	0820	281	501	+220
Расчеты с депонентами	0850	15	30	+15
Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами	0860	20380	16783	-3597
Расчеты по оплате труда	0870	1344	2843	+1499
Расчеты со стипендиатами	0880	7	9	+2
Расчеты с работниками по безналичным перечислениям	0890	10	18	+8
Расчеты с ФСС РФ	0930	361	32	-329
Расчеты с ФОМС РФ	0940	773	188	-585
Расчеты с ПФ РФ	0960	4026	379	-3647
Расчеты с государственным фондом занятости населения РФ	0970	308	79	-229
Баланс	1040	444505	514716	+70211

Рассмотрим актив баланса Департамента Народного Образования. Как следует из данных баланса по строке 0010 раздела 1 "Основные средства и другие долгосрочные финансовые вложения" стоимость основных средств на начало года составляла 397636 тыс. руб., а на конец отчетного года – 473976 тыс. руб. Увеличение стоимости основных средств связано с приобретением в 2000 году компьютерной техники.

По строке 0070 раздела 2 "Материальные запасы" стоимость материалов и продуктов питания возросла с 1318 тыс. руб. на начало года до 1966 тыс. руб. на конец года. Это связано с тем, что в 2000 году стабилизировалась поставка продуктов питания в детские учреждения, что позволяет им иметь запасы материальных ценностей, необходимых для нормального функционирования учреждения.

В разделе 3 "Малоценные предметы" показываются все принадлежащие организации малоценные предметы, включая и находящиеся на складе, по цене их приобретения.

Малоценные предметы по строке 0080 увеличились с 17614 тыс. руб. на начало года до 17998 тыс. руб. на конец года; такая же тенденция наблюдается и по стоимости белья и постельных принадлежностей, отраженной в строке 0090: на начало года стоимость 1460 тыс. руб., а на конец – 1567 тыс. руб.

По разделу 5 "Средства учреждений" по строке 0150 "Средства на расходы учреждения" показывается неиспользованный остаток средств местных бюджетов учреждения на счете в кредитной организации. В нашем случае данные совпадают на 01 января 2000 года и на 01 января 2001 года (1 тыс. руб.).

По строке 0170 показываются остатки целевых средств и безвозмездных поступлений. Причем на конец отчетного года эта сумма возросла с 316 тыс. руб. до 1124 тыс. руб.

По строке 0220 показывается остаток наличных денег в кассе учреждения: на начало года остаток составлял 1 тыс. руб., а на конец года – 3 тыс. руб.

Следует особо отметить, что в разделе 6 "Расчеты" актива и в разделе 3 "Расчеты" пассива баланса все не законченные к концу года расчеты показываются в балансе раздельно: в активе – дебиторская задолженность, а в пассиве – кредиторская задолженность.

По строке 0290 "Расчеты с подотчетными лицами" показана сумма задолженности подотчетных лиц по выданным им авансам. Причем к концу года сумма задолженности возросла на 45 тыс. руб. (65 тыс. руб. минус 20 тыс. руб.).

В то же время по субсчету 160 на конец года появился кредитовый остаток в размере 2 тыс. руб. Это говорит о том, что организация не выплатила перерасход подотчетному лицу.

По строке 0300 "Расчеты по недостачам" показываются суммы задолженности по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, а также суммы, подлежащие удержанию.

Как видно из таблицы, сумма возросла с 86 тыс. руб. на начало года до 190 тыс. руб. на конец года. Это связано с тем, что в истекшем году имело место хищение товарно-материальных ценностей.

По строке 0320 и по строке 0810 "Расчеты по специальным видам платежей" показываются суммы дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с родителями за содержание детей в детских учреждениях, с работниками по питанию, полученному по месту работы.

Данные по строке 0320 увеличились с 41 тыс. руб. на начало года до 47 тыс. руб. на конец года.

Данные по строке 0810 уменьшились с 257 тыс. руб. на начало года до 253 тыс. руб. на конец года. Это связано с тем, что оплата за содержание детей в детских учреждениях стало поступать достаточно полно.

По строкам 0350 и 0860 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" показываются суммы дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами.

По строке 0350 наблюдается увеличение суммы на конец года с 679 тыс. руб. до 1421 тыс. руб.

По строке 0860 наблюдается уменьшение сумм задолженности на конец года с 20380 тыс. руб. на начало года до 16783 тыс. руб. на конец года. Это связано с тем, что организация погасила часть своих долгов перед другими организациями и получила причитавшиеся ей средства.

По строке 0370 и по строке 0890 "Расчеты по безналичным перечислениям" показывается задолженность по удержаниям из заработной платы работников сумм членских профсоюзных взносов, сумм, удержанных по исполнительным листам.

По строкам 0370 и 0890 наблюдается увеличение сумм на конец года по сравнению с данными на начало года: с 2 тыс. руб. до 79 тыс. руб. и с 10 тыс. руб. до 18 тыс. руб. соответственно.

В разделе 7 "Расходы" мы видим уменьшение суммы по строке 0430 "Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия" с 25331 тыс. руб. до 16279 тыс. руб. По этой строке показываются данные по фактически произведенным расходам на содержание учреждения и другие мероприятия за счет бюджетного финансирования.

Данных по разделам 4 "Готовая продукция", 8 "Выполненные и сданные заказчикам продукция, работы и услуги", 9 "Доходы, прибыли (убытки)", 10 "Расходы на капитальное строительство" на начало и конец отчетного года нет. Сумма актива баланса на начало года составила 444505 тыс. руб., а на конец года 514716 тыс. руб.

Далее переходим к рассмотрению пассива баланса.

В разделе 2 пассива "Фонды и средства целевого назначения по строке 0690 показаны данные субсчета 250 "Фонд в основных средствах за вычетом износа. Сумма по субсчету 020 "Износ основных средств" отражена по строке 0760. Сложив данные по строкам 0690 и 0760, получим сумму основных средств, отраженных в строке 0010 "Основные средства".

По строке 0710 показывается сумма, равная стоимости малоценных предметов, находящихся в непосредственном распоряжении организации. Субсчет 260 "Фонд в малоценных предметах" отражает сумму малоценных предметов по субсчетам 070 и 071, а также по субсчетам 072 и 073.

Данные по строкам 0690 и 0710 на конец года возросли, как было отмечено ранее, в 2000 году были приобретены основные средства и малоценные предметы. Соответственно суммы по этим фондам увеличились.

По строке 0720 "Целевые средства на содержание учреждений и другие мероприятия" показаны на отчетную дату средства от реализации материальных ценностей, приобретенных за счет бюджетных средств и безвозмездных поступлений. Сумма по данной строке увеличилась с 33 тыс. руб. на начало года до 58 тыс. руб. на конец года.

В разделе 3 "Расчеты" по строке 0820 "Расчеты по платежам в бюджет" отражена сумма кредиторской задолженности по налогам в соответствии с действующим законодательством. Сумма по строке увеличилась с 281 тыс. руб. на начало года до 501 тыс. руб. на конец года.

По строке 0850 "Расчеты с депонентами" показана сумма заработной платы, не полученная в установленный срок. К концу года сумма по строке увеличилась с 15 тыс. руб. до 30 тыс. руб.

По строке 0870 "Расчеты по оплате труда" показана сумма начисленной, но не выплаченной заработной платы и материальной помощи.

По строке 0880 "Расчеты со стипендиатами показывается сумма начисленных и не выплаченных стипендий. Данные по строкам 0870 и 0880 имеют тенденцию к увеличению, соответственно с 1344 тыс. руб. на начало года до 2843 тыс. руб. на конец года и с 7 тыс. руб. на начало года до 9 тыс. руб. на конец года.

Что касается сумм по строкам 0930, 0940, 0960, 0970, то они показывают задолженность Департамента Народного Образования по взносам во внебюджетные фонды. По данным мы видим, что задолженность перед фондами к концу года заметно снизилась.

Данных по 4 разделу пассива баланса "Доходы, прибыли (убытки)" на начало и конец года нет.

Сумма пассива баланса на начало года составляет 444505 тыс. руб., а на конец года 514716 тыс. руб. и полностью совпадает с балансом актива.

Здесь же заполняется справка о движении сумм финансирования из бюджета по субсчетам 230 и 231 (140, 141, 143). Эта справка предназначена для сверки сумм бюджетного финансирования с данными вышестоящего учреждения.

Теперь перейдем к рассмотрению формы 2 "Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам". Форма составляется по разделам, главам и параграфам в разрезе статей бюджетной классификации.

В таблице 6 будет представлен отчет об исполнении сметы расходов и доходов по бюджетным средствам в целом по образованию.

Таблица 6

Отчет об исполнении сметы расходов и доходов по бюджетным средствам.

(тыс. руб.)

Наименование показателя	Утверждено бюджетных ассигнований на год	Фактические расходы	Отклонение по сумме
1	2	3	4
Основной оклад гражданских служащих	22819	19737	-3082
Надбавка к заработной плате	9965	13412	+3447
Оплата отпусков	4486	4149	-337
Взносы в ФСС, ФОМС, Государственный фонд занятости	4765	4064	-701
Взносы в ПФ	13120	9771	-3349
Канцелярские принадлежности, материалы	187	293	+106
Мягкий инвентарь	56	64	+8
Вещевое довольствие	485	478	-7
Приобретение продуктов питания	14832	17105	+2273
Прочие расходные материалы	173	123	-50
Оплата ГСМ	38	70	+32
Расходы на командировки	4	11	+7
Прочие транспортные услуги	437	841	+404
Оплата прочих услуг связи	220	317	+97
Оплата содержания помещений	350	295	-55
Оплата отопления	7832	7491	-341
Оплата электроэнергии	1044	1877	+833
Оплата водоснабжения	520	863	+343
Оплата аренды помещений	59	101	+42
Оплата льгот по коммунальным услугам	222	283	+61
Оплата текущего ремонта оборудования и инвентаря	670	961	+291
Оплата текущего ремонта зданий и сооружений	543	617	+74
Прочие текущие расходы	1852	1037	-815
Стипендии	39	38	-1
Прочие трансферты населению	10961	10021	-940

1	2	3	4
Приобретение непроизводственного оборудования	2361	2546	+185
Капитальный ремонт объектов непроизводственного назначения	4472	3543	-929
Итого расходов	102512	100108	-2404

Как следует из данных отчета в графе "Утверждено бюджетных ассигнований на год" показана сумма бюджетных ассигнований на год, которая составляет 102512 тыс. руб. с разбивкой по статьям.

В графе "Фактические расходы" показываются суммы фактических расходов Департамента Народного Образования по показателям. Всего эти расходы составили 100108 тыс. руб.

В целом фактические расходы ниже утвержденных бюджетных ассигнований на год.

Если рассматривать постатейно, то мы видим, что в ряде случаев фактические расходы превышают. Прежде всего это относится к таким статьям как, надбавки к заработной плате, приобретение производственного инвентаря, прочие транспортные услуги, оплата электроэнергии и водоснабжения и др.

Данный отчет заполняют на основании ведомости аналитического учета ассигнований, объема финансирования и кассовых расходов получателя бюджетных средств и ведомости аналитического учета ассигнований и ведомости аналитического учета ассигнований и фактических расходов получателя бюджетных средств.

Заключение

Бухгалтерский учет в Департаменте Народного Образования ведется в полном
соответствии с правилами организации учета в бюджетных учреждениях.

Однако в заключении необходимо дать оценку представленной документации.

Для этого рассмотрим документацию сразу с нескольких позиций, а именно:

полноты, правильности и аккуратности заполнения;

своевременности их представления в бухгалтерию;

тщательности проверки и правильности обработки в бухгалтерии.

Что касается полноты, правильности и аккуратности заполнения первичных документов, то в основном они отвечают предъявленным требованиям. Правда в некоторых документах отсутствует печать на месте утверждения документа (приложение 14, 15, 21, 22).

Если рассматривать оценку документации с точки зрения своевременности их представления в бухгалтерию, то документы предоставляются своевременно, согласно графика документооборота: 1 раз в месяц предоставляются документы по учету материалов, 2 раза в месяц предоставляются документы по учету продуктов питания, авансовые отчеты предоставляются в течение 3-х дней, табеля о детской посещаемости – 1-го числа месяца, следующего за отчетным и т. д.

Что касается тщательности проверки документов и правильности их обработки в бухгалтерии, то наблюдаются недочеты, а именно: в некоторых документах отсутствует цена за единицу материалов.

Что касается оформления мемориальных ордеров, то практически во всех них отсутствует подпись главного бухгалтера. В некоторых мемориальных ордерах (приложение 6, 26) отсутствует подпись исполнителя.

Однако надо заметить, что во всех первичных документах проставлена корреспонденция счетов, недостающие шифры (коды), проверены нормы.

Для улучшения учета необходимо:

своевременно утверждать документы руководителем организации;

главному бухгалтеру осуществлять проверку исполнения;

работникам бухгалтерии осуществлять тщательную проверку документов.

Чтобы усовершенствовать организацию бухгалтерского учета, следует повысить его оперативность и аналитичность. Для этого надо упорядочить, унифицировать и стандартизировать процесс документирования с учетом требований автоматизированной обработки на ЭВМ. Необходимо ликвидировать несоответствие системы документации средствам автоматизации учета, максимально упростить первичные документы, совместить их с машинными носителями, выбрать оптимальную периодичность их составления. Сокращение затрат времени и труда на сбор, регистрацию, накопление, хранение, обработку и передачу информации в условиях автоматизации достигается благодаря широкому применению новейших технических средств непосредственно в процессе совершенствования хозяйственных операций. Созданные средства вычислительной техники и разработанные специальные методики регистрации первичной информации позволяют осуществлять сбор исходных данных, минуя стадию выписки бумажного документа.

Автоматизация учета требует дальнейшего развития его методологии, применения более совершенных форм бухгалтерских регистров, разработки технологического процесса ввода и обработки экономических данных, сокращения документооборота, создания массивов постоянной информации.

Задачи и функции бухгалтерского учета будут успешно выполнены только при наличии высококвалифицированных кадров.

Литература

Гражданский кодекс РФ. Часть 1 и 2 – М.: Новая Волна, 2000. – 511 с.

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 23.07.98 №123-ФЗ. – Москва,
2001. – 14 с.

План счетов бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях и Инструкция по его применению, утвержденная Приказом Минфина РФ от 30.12.99 №107н. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 176 с.

О применении норм минимального размера оплаты труда в бухгалтерском учете бюджетных учреждений: Письмо Минфина РФ от 08.11.2000 г. №3-01-08/11-426 // Новое в бухгалтерском учете и отчетности. – 2000. – №24. – С. 18-19.

О применении инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.99 №107н: Письмо Минфина России от 27.03.2000 №03-01-12/11-110 // Новое в бухгалтерском учете и отчетности. – 2000. – №10. – С. 8-14.

О составлении годовой, квартальной отчетности бюджетных учреждений: Письмо от 20.07.2000 г. // Экспресс-закон. – 2000. – №32. – Ст. 295.

О внесении изменений и дополнений в инструкцию по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях: Приказ Минфина РФ от 10.07.2000 №65н // Экспесс-закон. – 2000. – №33. – Ст.311.

Белов А.Н. Бухгалтерский учет в учреждениях непроизводственной сферы. – 2-е издание, переработанное. – М.: Финансы и статистика, 1998. – 304 с.

Галанина Е.Н. Бухгалтер и налоги. – М.: Финансы и статистика. – 1998. – 360 с.

Козлова Е.П. Бухгалтерский учет в организациях. – М. – 1999. – 450 с.

Кондраков Н.П., Кондраков И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. – 2-е издание, переработанное и дополненное. – М.: Гроссбух, 1999. – 220 с.

Кузина Е.Л. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. – М.: Издательство ПРИОР, 1999. – 160 с.

Самойлов И.В. Бюджетные учреждения: бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность. – М.: Главбух, 2000. – 248 с.

Щуко Л.П. Амортизация имущества организаций, учет износа основных средств бюджетных организаций. – 2-е издание, переработанное и дополненное. – М.-СПб.: Герда, 2000. – 416 с.

Бухгалтерский учет и налогообложение бюджетных организаций: материалы к семинарам о бухгалтерской отчетности. ­– СПб.: Герда, 2000. – 288 с.

Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. – М.: Учебно-консультационный центр Бюджет. – 1999.

Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. – Нормативная база. – 4-е издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство ПРИОР, 2000. – 240 с.

Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ. – М.: Методический центр БЮДЖЕТ. – 1999.

Учет основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, материалов в бюджетных организациях. М.: Учебно-консультационный центр Бюджет. 1999.

Голубева М. Особенности учета имущества бюджетных организациях // Главбух. – 1999. – №12. – С. 22 – 28.

Земляченко С. Новый порядок бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях // Главбух. – 2000. – №5. – С. 41-55.

Земляченко С. Переход бюджетных организаций на новый план счетов // Главбух. – 2000. – №9. – С. 41-50.

О переходе на новый план счетов в бюджетных образовательных учреждениях // Главбух. – 2000. – №17.

Рецензия - отзыв
на дипломную работу

Студентки 6-го курса МУПК Фадеевой (Шмаковой) Надежды Евгеньевны

Тема: "Бухгалтерский учет и отчетность в бюджетных организациях"

В представленной дипломной работе рассмотрены разделы, касающиеся бухгалтерского учета в бюджетных организациях: учет денежных средств и расчетов, оплаты труда, основных средств, материальных запасов, отчетность.

Особое внимание заслуживает подробное рассмотрение методологии и организации бухгалтерского учета в бюджетных организациях.

В работе глубоко изучены и использованы новейшие нормативные документы по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях.

Студентка показала глубокие и разносторонние знания нормативной базы, применила их в практике.

Изучение указанной темы проводилось на базе Мытищинского Департамента Образования. В работе дана полная и достоверная характеристика данной организации.

Дипломная работа выполнена достаточно полно, грамотным языком, соответствует основным требованиям и может быть рекомендована к использованию в бухгалтерии других организаций.

Тема дипломной работы раскрыта. Дипломная работа рекомендуется к защите и заслуживает положительной оценки.

Начальник МДО Гуськова Ф.Т.

Зам. главного бухгалтера Шигонцева