Автоматизация конторского труда

§1. Что такое автоматизация

(параграф, необходимый для понятия термина и истории его использования)

Термин «автоматизация» стал появляться в печати вскоре после конца второй мировой войны, однако это слово не нашло места в словарях до конца 50-х годов. Затем, этому термину было дано универсальное, на мой взгляд определение: «автоматически контроли-руемое действие машины, процесса или системы, особенно с помо-щью контролирующих устройств». Эта характеристика охватывает автоматизацию как на промышленном предприятии, так и в конторе.

Этот термин был впервые употреблён в 1947 г. Д. С. Хардером из «Форд мотор компани» на заседании, посвящённом планировке и оборудованию нового завода. После этого термин «автоматизация» сразу же был признан в качестве удобного выражения для автоматических устройств и стал общеупотребительным в автомобильной и металлообрабатывающей промышленности. Далее этот термин стал употребляться практически во всех сферах производства, а что касается применения этого слова в связи с обработкой данных и канцелярской работой, то первый человек, который якобы употребил его, был Джон Диболд из компании «Джон Диболд».

В настоящее время, благодаря интенсивному развитию компью-терной технологии, автоматизация производства используется прак-тически всюду, как в промышленной сфере, так так и в конторах (офисах).

В следующих параграфах рассматривается автоматизация в конто-рах и подчеркивается её отличие от автоматизации на промышлен-ных предприятиях: комплексная обработка информации (КОИ), об-работка данных с помощью ПЭВМ, автоматизированная обработка данных (АОД) и современные методы обработки данных (СОД), степень автоматизации, оценка используемого оборудования и дости-жения в технологии обработки данных.

§2. Автоматизация в конторах и на предприятиях

(основные отличия между автоматизацией в офисах и на промышленных предприятиях)

Автоматизация на заводе или на фабрике влечет за собой «кон-тролируемое действие аппарата или машины». Это значит, что для регулирования и контроля за действиями машины используются различные электронные или механические устройства. Автоматизированный завод вчерашнего дня становится ещё более автоматизи-рованным. На фабрике, где в течение длительного времени все ра-боты выполнялись машинами, во главу угла ставится совершенство-вание оборудования или машин.

Напротив, автоматизация в конторе зависит главным образом от контролируемого действия самой системы по обработке офисных документов, называющейся комплексной обработкой информации (КОИ). Для того чтобы повысить уровень автоматизации, необходимо прежде всего провести ряд мероприятий по совершенствованию самих систем, потому что без предварительного анализа и наведения порядка в системах и методах работы переход к автоматизации попросту привел бы к быстро прогрессирующему беспорядку и неразберихе.

Простые определения терминов, выделенных курсивом таковы: система - это «серия функций, действий или операций, ведущих к желаемому результату», в то время как метод представляет собой «дейстсия системы в её деталях». Основная цель, которая привела к созданию системы комплексной обработки информации, состояла

в том, чтобы найти эффективные и дешевые средства или метод упрощения и контроля повторяющихся канцелярских операций. Это очень похоже на использование так называемых «процедур» во мно-гих языках программирования, когда одна и та же процедура может использоваться по ходу программы неограниченное число раз и при этом её тело написанно только один раз. Используя наиболее крат-кое определение, комплексная обработка информации является сре-дством «упрощения и ликвидации повторяющихся канцелярских операций, совершаемых вручную». Система комплексной обработки информации в отдельно взятой компании должна предназначаться для удовлетворения специальных нужд этой компании, которые в свою очередь определят потребность в оборудовании или в различ-ных комбинациях используемого оборудования.

Комплексная обработка информации в полном смысле слова является той главной идеей, которая лежит в основе понятия систем и без которой автоматизация конторского труда и применение тех-нических средствдля обработки данных в конторе были бы невоз-можны. Безусловно, комплексная обработка не представляет собой совершенство процесса автоматизации, но является очень важным шагом в достижении автоматичности. КОИ даёт логическую основу для обработки потока коммерческих данных. Благодаря этому появ-ляется возможность установить в офисе ПЭВМ и «нагрузить» маши-ну выполнением этой работы. Важным заключением является то, что комплексная обработка информации есть первый шаг к автоматизации, без использования КОИ не могло бы быть достигнуто подлинной автоматизации канцелярской работы. Говоря попросту, в конторском труде (обработке документов, подсчету, распределению прибылей etc.) используются повторяющиеся операции, для которых может быть найден «общий множитель». При этом такой процесс может быть автоматизирован.

Автоматизация в конторе не является синонимом вычислительной машины или любого типа быстродействующего оборудования для обработки данных. Вычислительная машина (ПЭВМ) представляет собой механизм или устройство, которое позволяет применить методы комплексной обработки информации в любой компании незави-симо от сложности и размеров её операций.

§3. Новая технология обработки данных

(рассматривает новые достижения в процессе обработки данных)

Как было сказанно в §2, новые достижения в процессе обработки данных стали возможны лишь в результате двух огромнейших технических достижений - комплексной обработки информации и изо-бретению быстродействующих электронно-вычислительных машин. Эти два, на мой взгляд грандиознейших достижения, заставили ответственных руководителей (менеджеров) фирм уделять больше внимания канцелярской работе и тем расходам которые с ней связанны.

Итак, комплексная обработка информации связанна как с автома-тизацией конторского труда, так и с обработкой данных с помощью ЭВМ. Попробуем дать определение зтому термину:

Комплекснаяобработка информации представляет собой эффективный способ получения скоординированного и непрерывного потока важных данных, необходимых руководству для принятия каких-либо решений, контролю и планированию. Другое определе-ние, рассматривает комплексную обработку информации «как про-цедуру, с помощью которой информация может быть зафиксирован-на на магнитной ленте или карте с тем, чтобы она неоднократно могла воспроизводиться полностью или частично на различных ма-шинах, пригодных для работы с лентами или картами*, на которых находится информация». Это определение очень похоже на данное в §2 определение процедуры (функции) алгоритмических языков. Это определение показывает существенное различие между КОИ и традиционными методами обработки. Это определение связанно с процессами выполнения работы, то есть с системой. Что касается первого определения, то оно представляет КОИ как идею, а не как систему. Необходимо заметить, что этот термин является старей-шим, возникшим в коммерческой терминологии до изобретения вы-числительных машин, для обозначения как идеи, так и системы, основанной на этой идее.

Обработка данных с помощью ПЭВМ делает упор на один элемент, используемый для достижения целей КОИ, - реальную экономию времени и труда. Этот термин стал широко употребим лишь пос-ле того как деловой мир стал применять компьютеры, потому что тели на гибких или жестских магнитных дисках, ячейки в «чипах» электронной памяти (ленты и барабаны)

* В настоящее время вм есто накопителей на магнитных лентах и перфокартах, используются накопители на гибких магнитных дис-ках типа (НГМД) и магнитных дисках типа «винчестер» (НМД).

нельзя вести обработку данных с помощью ЭВМ, не создав комп-лексной системы, которая в свою очередь использует необходимое оборудование, большинство компонентов которого является электронным. Автоматизированная обработка данных и обработка данных современными методами являются более широкими понятиями. Коммерческие центры, которые оказывают услуги по обработке данных, используют: первичные данные, либо данные внесённые в какое-нибудь запоминающее устройство - это могут быть накопители.

Перфокарты и барабаны из-за невысокого быстродействия, громоздскости, неэффективности и неспособности хранить много информации, потихоньку отживают свой век). Эти центры по-видимому используют термины автоматизированная обработка данных и обработка данных современными методами.

Влияние новых достижений. Введение автоматизации в конторах в некоторых отношениях представляет собой процесс роста промыш-ленной стандартизации с перенесением места действия из цеха в контору.

В как отмечал журнал «Dun's Review», в котором были опуб-ликованны результаты научно-технического исследования, управляющие конторами шли «в направлении электронной эры». При таком обследовании эксперты обнаружили, что лишь немногие компании применяли эффективные методы конторской работы. Менее половины из них измеряли производительность канцелярского труда, 32% имели программу контроля методов записей и форм, 25% имели программу изучения методов работы конторы и только 4% применяли схемы последовательности операций.

Но начиная с 1954 происходит резкий рост автоматизации конторского труда. 200 крупных вычислительных машин и более 800 средних стали применяться в коммерческом деле. В конце 1962 года использовалось уже более 11 тысяч вычислительных машин и было заказанно еще 7 тысяч.

Из сводок, опубликованных компанией «McKinsey», которая в начале 1961 года занималась исследованием по вопросам применения ЭВМ: «фактически трудно найти крупную корпорацию, кото-рая не имеет и не пользуется по крайней мере одной электронно-вычислительной машиной», и также «становится все трудней найти среднюю и мелкую корпорацию, которая не имеет хотя бы скромных собственных установок или не пользуется время от времени услуга-ми бюро электронно-вычислительных машин».

Степень автоматизации. В конторе, как и на промышленном пред-приятии, существуют разные степени автоматизации. Среди систем по обработке данных можно выделить четыре вида, приведённые ниже:

Система	Степень автоматизации	Материалы и используемое оборудование
Ручная канцелярская	низшая	карандаш и бумага, пишущие машинки
Машины, приводимые в действие человеком	средняя	клавишные, бухгалтерские машины, арифмометры и клавишные счетные машины.
Машины, производящие одну операцию	средняя	перфокарта и машина, выполняющие одну функцию.
Машины, выполняющие многие функции	высокая	Электронные машины, обрабатывающие данные с магнитной ленты или магнитного барабана*

* В настоящее время машины, использующие магнитные ленты и барабаны не используются в конторах и оффисах ввиду низкого быстродействия при считывании и записи информации. Эти нако-пители постепенно отживают свой срок, уступая место более совре-менным накопителям (на ГМД и МД типа «винчестер»).

Отношение конторского оборудования к рабочей силе и производи-тельность этого оборудования есть показатель степени автомати-зации.

4. Машины в процессе автоматизации.

(какие компьютеры встречаются)

Электронно-вычислительные машины были созданны для того чтобы минимизировать ручной труд. Минимальное количество ручного трудавот одна из главных особенностей применения ЭВМ. Но все-таки машина есть машина, и она не может обрабатывать «сырую информацию», в неизвесном формате. Поэтому если компания пла-нирует покупку и установку вычислительной техники, то ответст-венный руководитель должен прежде всего определить зачем нужна эта машина - предварительно спланировать вид задач, который бу-дет решаться на на этом компьютере. Планирование заключается программировании машины - составления специализированного па-кета программ, для работы компьютера в данной отрасли (в конк-ретной деятельности компании). Я считаю, что также должен быть разработанно распоряжение ответственного руководителя о «машин-ном времени», технике безопасности, уходом и проверкой машины. К сожалению, среди российских бизнесменов по-прежнему немало таких, которые на рабочем месте используют машину для своих собственных целей и нужд (отправить факс за счет фирмы, связы-ваться по модему с лицами, не имеющими отношения к деятель-ности фирмы), либо, что вообще удивительно, использовать ПЭВМ для развлечения, компьютерных игр. В этом случае менеджеру фир-мы необходимо пересмотреть вопрос о применении машины в офисе.

Нужно добавить, что в современной деловом офисе обработка всех документов обязательно связанна с применением компьютерной тех-ники. Многими западными фирмами разработанно множество моде-лей ПЭВМ, благодаря которым предприниматель получает реальную возможность эффективно трудиться. В часности фирмами Dell, IBM, Hewlett-Packard и другими лидерами в области производства ком-пьютеров, перефирийных устройств и другой вычислительной тех-ники были выпущены машины имеющие характеристики от которых у владельца конторы 60-х годов захватило бы дух. Машины на базе процессоров Intel™ и Cyrix™ 486DX2 с тактовой частотой 66Mhz имеющие огромное количество оперативной памяти, огромное коли-чество оперативной памяти (до 32 Mb) и огромный жесткий диск (до 2 Gb) с фантастическим быстродействием. В марте 1993г. фирма Texas Instruments выпустила модель 486DX4-75Mhz. В целом, для более эффективного функционирования, компьютер должен иметь следующие характеристики: большой объем ОЗУ, наличие большого жесткого диска и высокое быстродействие (тактовая частота).