Снижение уровня дебиторской задолженности – правовые аспекты (взгляд юриста)

Галина Ермолова, ведущий специалист

Все чаще организации и индивидуальные предприниматели сталкиваются с проблемой невозврата долгов со стороны недобросовестных контрагентов. При этом, многие компании по-прежнему считают, что работа с должником начинается только с момента просрочки платежа. На предварительный же этап работы с клиентом, в силу огромной заинтересованности в сделке, отсутствия квалифицированных специалистов или по иным причинам, как правило, не хватает времени и сил.

Вместе с тем, этот этап работы очень важен при построении эффективной системы управления долгами. Он начинается уже при первой встрече продавца и клиента, на которой наблюдательный специалист может установить будет ли этот покупатель своевременно платить, либо он постарается максимально эффективно использовать ваши деньги в качестве льготного (беспроцентного) кредита. Именно на этом этапе целесообразно юристу предприятия подключиться к деятельности работников службы сбыта и финансистам. Ведь не зря народная мудрость гласит: «Одна голова хорошо, а две, а тем более три, еще лучше».

Первый этап работы – знакомство с клиентом.

На основании информации, предоставленной коллегами, юрист готовит необходимый проект договора, оценивая и максимально снижая риски коммерческого кредита. Например, информацию о потенциальном клиенте можно получить исходя из анализа данных его бухгалтерской отчетности, изучения его методов работы, когда сам клиент представляет эти сведения, и тем самым показывает свою готовность и заинтересованность в тесном и взаимовыгодном сотрудничестве. Также для получения такой информации до заключения договора можно попытаться связаться с контрагентами потенциального клиента, проанализировать СМИ и Интернет-ресурсы.

В этом вопросе не помешает воспользоваться опытом работы кредитных организаций. Так, чтобы предоставить кредит банки, используя скоринговую систему (система оценки заемщиков), максимально минимизируют свои риски, связанные с не возвратом выданных кредитов. При этом, оценивается любая информация о заемщике, вплоть до наличия высшего образования, не говоря уже о владении имуществом, достаточным для удовлетворения требования банка в случае ненадлежащего исполнения обязательств.

Еще один совет. Целесообразно до подписания договора, обратиться в соответствующие государственные органы и организации (так называемые, третьи лица, владеющие информацией и не заинтересованные в совершении сделки) в целях получения сведений о потенциальном клиенте, содержащейся в единых государственных базах данных.

Так, в соответствии со ст. 6 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 г. №129-ФЗ содержащиеся в государственных реестрах сведения и документы являются открытыми и общедоступными, за исключением[1]:

 сведения о номере, о дате выдачи и об органе, выдавшем документ, удостоверяющий личность физического лица;

 сведения о банковских счетах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Содержащиеся в государственных реестрах сведения и документы о конкретном юридическом лице или индивидуальном предпринимателе предоставляются в виде:

 выписки из соответствующего государственного реестр (выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП);

 копии документа (документов), содержащегося в соответствующем государственном реестре;

 справки об отсутствии запрашиваемой информации.

Что касается документов бухгалтерской отчетности по контрагентам – акционерным обществам, то их можно также запросить в отделениях статистики. Для этого необходимо подготовить и направить в эти учреждения письменный запрос. Предоставление вышеуказанных сведений осуществляется на платной основе. Счет на оплату выставляется соответствующим отделением статистики, после представления письменного запроса.

В запросе целесообразно указать:

 какого рода информация о контрагенте должна быть представлена;

 в каких целях запрашивается эта информация.

Не стоит забывать о том, что на сайте www.nalog.ru в общедоступном порядке (бесплатно) можно получить сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ или ЕГРИП и уточнить:

 точное наименование контрагента;

 ИНН, КПП, ОГРН;

 точный юридический адрес;

 в каком налоговом органе состоит на учете;

 когда и по какому поводу вносились сведения в единый государственный реестр.

Как уже отмечалось, если у потенциального контрагента действительно имеется интерес во взаимовыгодном и искреннем сотрудничестве, он сам до заключения сделки может предоставить запрашиваемые юристом организации сведения и документы. В противном случае юрист, в целях максимальной защиты интересов своей компании, должен поставить в качестве обязательных условий сделки для контрагента – предоставление дополнительных гарантий оплаты счетов, например, путем:

 поручительства;

 перечисления задатка;

 представления банковской гарантии;

 использования аккредитивной формы расчетов;

 представления ликвидного имущества в залог;

 возможности удержания имущества;

 штрафных санкций;

 иных инструментов, обеспечивающих исполнение договорных обязательств.

Таким образом, чем больше юрист будет знать о контрагенте, тем эффективней он сможет защитить интересы своей организации.

Второй этап работы – превентивные мероприятия.

В целях совершенствования контроля за сохранностью активов организации рекомендуется в адрес контрагента за три рабочих дня до наступления сроков оплаты, направить письменное уведомление[2] о необходимости исполнить обязательства в сроки, предусмотренные договором (напоминание об оплате), в котором целесообразно отразить:

 указание на основание возникновения денежного обязательства (договор, соглашение, накладные, акты выполнения обязательств и др.);

 указание на общую сумму задолженности по договору;

 указание на порядок оплаты;

 указание о наступлении сроков исполнения обязательств со стороны контрагента и необходимости оплатить задолженность в эти сроки;

 указание на возможную систему бонусов, скидок, действующих в отношении лояльных контрагентов.

К уведомлению также должен быть приложен акт сверки взаиморасчетов, в котором содержатся следующие сведения:

 наименование организаций;

 место составления и дата составления;

 период времени, за который производится сверка расчетов;

 суммы оплаты (задолженности) по календарным датам (срокам);

 основания оплаты (номер и дата договора);

 номер и дата документов, подтверждающих факт отгрузки (оплаты),

 общая сумма задолженности по указанным основаниям,

 подписи руководителей и главных бухгалтеров, скрепленные печатями организаций.

Акты сверки взаиморасчетов передаются на подпись непосредственно контрагентам, либо направляются в их адреса заказными письмами с уведомлением о вручении почтовой корреспонденции. После получения, акты сверок взаиморасчетов регистрируются в соответствии с принятым в организации документооборотом и прошиваются в специальные папки для хранения[3].

Помимо вышеуказанного письма, рекомендуется провести с контрагентом, так называемые, предварительные переговоры еще до наступления сроков платежа, в целях заблаговременного выяснения его позиции по оплате долга, и эффективного напоминания об этом и о себе. Например, при встрече или в процессе переговоров целесообразно спросить у контрагента:

 получен ли счет на оплату;

 есть ли необходимость представить дополнительные документы;

 проверил ли бухгалтер правильность составления счета;

 нет ли трудностей с оплатой долга;

 у кредитора формируется список лояльных контрагентов, для которых

предусматриваются скидки и бонусы, есть ли желание у контрагента быть

включенным в данный список;

 включен ли кредитор в график платежей контрагента;

 есть возможность поставить в адрес контрагента дополнительное оборудование, но

для этого необходимо своевременно оплатить выставленный счет.

Третий этап работы – процесс переговоров.

В случае неоплаты контрагентом задолженности в сроки, установленные договором, работники службы сбыта или финансисты должны поставить юриста в известность о данном факте, с тем, чтобы он приступил к следующему этапу работы с дебиторской задолженностью – переговоры с должником. В противном случае контрагент может подумать, что сумма задолженности для кредитора не важна или незначительна, у кредитора не налажен надлежащий контроль за долгами, или кредитор не хочет портить взаимоотношения с ним. Эти выводы позволят ему халатно отнестись к своей обязанности оплатить долг и постараться на долго задержать платеж.

Для выбора действенной тактики проведения переговоров с должником, прежде всего, необходимо выяснить, почему он не платит. В зависимости от установленных фактов и должны быть проведены переговоры с должником, с использованием основных инструментов «давления».

Так, типичными причинами неплатежей могут быть:

 мотив должника обеспечить себе более комфортные условия ведения бизнеса (получить, так называемый, беспроцентный кредит);

 финансовые трудности должника;

 у должника «страдает» система документооборота;

 кредитор добровольно никогда не платит.

Если Ваш должник относиться к последней категории, то не стоит терять время, ожидая, когда его обещания исполнятся, и перейти к претензионному и судебному порядку взыскания задолженности, а также штрафных санкций за несвоевременное исполнение обязательств.

При подготовке претензионного письма особое внимание следует уделить психологическому моменту. У должника должно сформироваться убеждение о том, что у кредитора в распоряжении имеются все необходимые документы для обращения в суд с исковым заявлением либо, исковое заявление уже подготовлено и будет направлено в суд по истечению определенного (минимального) промежутка времени. В тексте претензионного письма должно быть:

 указание о том, что на протяжении длительного периода складывались партнерские отношения между Вашими организациями, которые интересно сохранить в будущем;

 указание на основание возникновения денежного обязательства (договор, соглашение, счета-фактуры, накладные, акты выполнения обязательств и др.), при наличии документации сделать ссылку на подтверждение должником суммы своей задолженности актом сверки взаимных расчетов, либо иными документами (соглашение о порядке погашения долга, деловая переписка и др.);

 указание на подготовленное исковое заявление о взыскании суммы задолженности и процентов за пользование чужими денежными средствами (неустойки);

 предупреждение о подаче данного заявления в арбитражный суд в случае не оплаты долга в установленные в претензии сроки;

 указание на негативные последствия для должника в случае рассмотрения дела судом (судебные расходы, в том числе, оплата государственной пошлины, возмещение расходов на представителя, исполнительский сбор, расходы по совершению исполнительных действий и др.);

 указание на то, что самым важным приоритетом для Вашей компании является решение всех вопросов путем переговоров и в рамках мировых соглашений, доводить дело до судебного процесса это не стиль Вашей деятельности;

 ссылку на готовность рассмотреть предложения должника о порядке и сроках погашения задолженности с указанием всех контактных телефонов;

 перечень приложений, в том числе копия доверенности представителя.

Для того, чтобы претензионное письмо было действительно прочитано должником рекомендуется направлять его в ярком конверте, на котором можно разместить наклейки с предупреждением о необходимости срочно погасить задолженность. При этом также можно использовать различные метки, например, красные линии различной толщины по краям письма или, вообще, распечатать письмо на бумаге не стандартной формы (например, не на бумаге формата А4, а на бумаге формата А3). Тогда должник обязательно заметить претензионное письмо кредитора, ознакомиться с ним и примет соответствующие меры.

Четвертый этап работы – судебное взыскание долга.

Если должник в добровольном порядке задолженность не погасил, целесообразно приступить к судебному этапу взыскания задолженности. Естественно, и при указанном развитии событий необходимо, опять же совместно с финансистами, провести соответствующий расчет и ответить на вопрос - покроет ли взысканная с должника сумма все судебные издержки. После этого анализа юрист может подготовить и направить в суд исковое заявление или предложить контрагенту один из способов прекращения обязательств:

 подписать соглашение об отступном или новации обязательства;

 уступить право требования задолженности третьей стороне;

 уведомить должника о зачете взаимных требований.

Одновременно с подготовкой искового заявления рассчитывается сумма штрафных санкций (договорная неустойка или проценты за неправомерное пользование чужими денежными средствами) и проводится работа по подготовке пакета документов, который будет приложен к исковому заявлению. При этом, необходимо:

а) ознакомиться с основным заключением по делу (при его наличии), материалами дела, уяснить правовую ситуацию, определить подлежащие применению нормы материального права с учетом сложившейся судебной практики, выявить существующие в деле проблемы и продумать пути их решения;

б) установить обстоятельства, подлежащие доказыванию по делу;

в) проанализировать материалы дела с точки зрения допустимости, относимости и достаточности доказательств, запросить недостающие доказательства;

г) определить круг лиц, участвующих в деле (истец, ответчик, третьи лица, не заявляющие самостоятельных требований), оценить возможность вступления в дело третьих лиц, заявляющих самостоятельные требования;

д) установить подведомственность и подсудность дела;

е) установить, должен ли истец согласно закону, иному нормативному правовому акту или договору до обращения в суд обращаться в банк или иное кредитное учреждение за получением задолженности с ответчика, имеются ли в материалах дела доказательства такого обращения, распространяется ли на данный спор претензионный порядок его урегулирования и соблюден ли он истцом;

ж) проверить возможность соединения исковых требований (если их несколько) в одном исковом заявлении (соединение нескольких требований может иметь место, когда они связаны между собой по основаниям возникновения или представленным доказательствам (в частности, о взыскании невозвращенного кредита, процентов за пользование кредитом и неустойки; о признании недействительным акта и о возврате сумм, уплаченных на основании этого акта; о взыскании стоимости недостачи, полученной по нескольким транспортным документам и оформленной одним актом приемки или оплаченной по одному расчетному документу);

з) выяснить, кто будет подписывать исковое заявление, получить документы, подтверждающие полномочия данного лица;

и) установить, какие ходатайства и заявления должны быть заявлены при подаче искового заявления, в частности:

n ходатайство об истребовании доказательств;

n заявление об обеспечении иска;

n ходатайство об объединении дел в одно производство;

n ходатайство о предоставлении отсрочки в уплате госпошлины;

n ходатайство о рассмотрении дела в порядке упрощенного производства;

n ходатайство о рассмотрении дела в отсутствии стороны по делу;

к) установить, какие документы должны быть приложены к данным ходатайствам (заявлению). Запросить недостающие документы у третьих лиц.

И в заключении хотелось бы отметить, что в процессе взыскания задолженности в судебном порядке нет мелочей. Отсутствие опыта и инициативы при формировании своей позиции может привести к трудно обратимым последствиям и невозможности взыскания задолженности даже в судебном порядке.

Подготовка к процессу и участие в нем - весьма специфическая деятельность, требующая обширных теоретических знаний в области права, экономики, психологии, навыков ораторского искусства и большого практического опыта участия в судебных разбирательствах. Поэтому, необходимо оценить возможности юриста организации, и, в случае необходимости, привлечь внешних консультантов, действительных профессионалов в своей деятельности.

[1] Также в соответствии со ст.ст. 32, 102 НК РФ налоговым органам запрещается предоставлять третьим лицам документацию финансово-хозяйственной деятельности другого предприятия (в том числе бухгалтерских балансов) как относящуюся к налоговой тайне.

[2] Указанное уведомление не является претензией, так как оно направляется в адрес контрагента до наступления сроков оплаты по договору. Поэтому при взыскании задолженности в судебном порядке, оно не будет рассматриваться судом в качестве доказательства соблюдения досудебного порядка урегулирования споров.

[3] Надлежащим образом оформленный и подписанный руководителями организаций акт сверки взаиморасчетов признается документом, подтверждающим совершение обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга, что служит основанием, в том числе, для прерывания течения срока исковой давности (ст. 203 ГК