Анализ и описание работы, разработка требований к кандидатам (на примере должности инспектора по кадрам ООО "Вита")

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра экономики труда и управления персоналом

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине "Управление персоналом организации" на тему:

"Анализ и описание работы, разработка требований к кандидатам

(на примере должности инспектора по кадрам ООО "Вита")"

Выполнила: студентка факультета ПЭФ

специальности "Экономики труда" 4 курса Липей Е.А.

Руководитель курсовой работы:

к. э. н., доцент Илюхина Л.А.

Самара - 2009

Содержание

 

Введение

Глава 1. Теоретические основы анализа и описания работы и рабочего места

1.1 Понятие анализа работы, его сущность и необходимость

1.2 Выбор и обоснование методики анализа

1.3 Составление описания работы и ее спецификации

1.4 Должностные инструкции

Глава 2. Анализ и описание работы инспектора по кадрам в ООО "Вита"

2.1 Краткая характеристика ООО "Вита"

2.2 Анализ работы инспектора по кадрам

2.3 Описание работы инспектора по кадрам

Глава 3. Определение требований к кандидатам

3.1 Понятие и методы определения требований к кандидатам

3.2 Требования к кандидатам на должность инспектора по кадрам

Заключение

Список используемой литературы

 

Введение

Достижение определенного результата деятельности отдельного работника, группы или организации в целом зависит от многих факторов. Одним из важных является выполняемая отдельным сотрудником работа, т.е. трудовая деятельность, которая имеет как содержательную сторону, так и процессуальную, технологическую сторону осуществления деятельности. Все это в совокупности позволяет выделить и описать тот или иной участок работы, который в данном контексте можно назвать рабочим местом.

Определение основных характеристик и требований к работе (или к рабочему месту) и к работнику осуществляется в ходе анализа работы и ее описания.

Данная тема актуальна, так как анализ работы и рабочего места необходим для выполнения многих функций по управлению персоналом.

Целью курсовой работы является углубленное изучение содержания работы на основе должности инспектора по кадрам через раскрытие таких вопросов, как анализ работы, описание работы, определение требований к кандидатам.

Исходя из поставленной цели, в работе решаются следующие задачи:

дать характеристику анализа работы;

изучить методы сбора информации для анализа работы;

исследовать процесс составления описания работы;

определить роль должностных инструкций при проведении анализа;

провести анализ работы инспектора по кадрам ООО "Вита" и произвести описание должности;

определить требования к кандидатам на исследуемую должность.

Предметом исследования в работе является анализ и описание работы и рабочего места.

Объект исследования - работа и рабочее место инспектора по кадрам ООО "Вита".

Глава 1. Теоретические основы анализа и описания работы и рабочего места 1.1 Понятие анализа работы, его сущность и необходимость

Основой любого предприятия является некоторое количество рабочих мест (производственных процессов) и операций, выполняемых её сотрудниками. Все эти процессы и операции должны быть согласованы, скоординированы и непосредственно увязаны с задачами предприятия. Поэтому анализ рабочих мест, процессов и операций является обязательной частью работы по управлению персоналом [7, с.115].

Существует несколько определений термина "анализ работы". Согласно исследованиям Британского института стандартизации анализ работы - это определение наиболее существенных характеристик работы. Американский департамент труда расширил это определение. Согласно его трактовке анализ работы определяется как "любой процесс упорядочения и оценки информации", связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы [9].

Анализ работы - это процесс систематического исследования работы по определению наиболее существенных её характеристик, а так же требований к исполнителям данной работы.

Таким образом, анализ позволяет получить данные о требованиях к работе, которые затем используются для описания работы (т.е. описания обязанностей, прав, ответственности) и составления личностной спецификации (т.е. требований к работнику).

Анализ работы может иметь два аспекта:

• анализ с ориентацией на задачу - для определения обязанностей, ответственности, методов выполнения работы и т.д.;

• анализ с ориентацией на работника - для определения характеристик поведения работника, требующихся для успешного выполнения работы.

Различие между аспектами, ориентированными на работу, и аспектами, ориентированными на работника, довольно очевидно. Первые являются описаниями содержания работы, которые связаны с технологическими аспектами выполнения работы и в общем виде отражают то, что делается работником. Аспекты с ориентацией на работника характеризуют связанное с этим обобщенное человеческое поведение [5, с.552].

В связи с этим, при анализе изучаются следующие аспекты работы:

Рабочая деятельность. Собирается информация о реальных видах рабочей деятельности, таких, как чистка, шитье или рисование. Иногда такой список содержит описание того, как, почему и когда работник выполняет каждый из видов работ.

Человеческое поведение. Может быть включена информация о человеческом поведении, таком, как чувственность, общение, принятие решений и творческие навыки. Сюда должна быть включена информация относительно требований, предъявляемых непосредственно к человеку, в терминах затрат человеческой энергии, необходимости ходить на длинные дистанции и т.д.

Механизмы, оборудование, инструменты и другие приспособления, используемые в работе. В этот раздел следует включить данные, касающиеся производимых продуктов, обрабатываемых материалов, знаний, которые должны применяться (такие, как знание законов физики), а также оказываемых услуг (таких, как консультирование или ремонт).

Нормы производительности. Собирается информация о нормах производительности (в терминах количества, качества или затрачиваемого времени на каждый вид работы), нормах и критериях, по которым будет оцениваться работа.

Рабочее окружение. В этот раздел следует включить информацию, касающуюся таких аспектов, как физические условия работы, расписание работы, а также организационное и социальное окружение - например, люди, с которыми работнику придется общаться в процессе работы. Также в этот раздел может быть включена информация о финансовых и нефинансовых стимулах.

Требования к человеку. Обычно приводится информация, касающаяся таких требований к потенциальному работнику, как знания и умения и требуемые личные характеристики (интересы, склонности, способности и т.п.).

Информация, полученная при анализе работы, используется как основа в различных взаимосвязанных видах деятельности по управлению персоналом:

Набор и отбор. Анализ рабочего места позволяет получить информацию о том, какой вид деятельности соответствует данному рабочему месту и каковы требования, предъявляемые к потенциальному работнику, который должен будет работать на этом рабочем месте. Эта информация является основой решения о приеме людей.

Компенсации. Требуется четкое понимание того, что является сутью работы, для того чтобы оценить затраты и назначить оплату. Оплата (зарплата и бонусы) обычно зависит от требуемых навыков, уровня образования, вредности - от всех факторов, которые определяются при анализе работы. Наличие этих факторов позволяет классифицировать работы по категориям для получения данных относительно стоимости каждого вида работы.

Оценка исполнения. Оценка исполнения работы подразумевает сравнение реального качества выполнения работы каждым работником с желаемым. Часто именно при анализе работы производственные инженеры и другие эксперты определяют нормы производительности труда и перечень выполняемых работ.

Обучение. Необходимо использовать информацию, полученную при анализе работы, для разработки программ обучения и повышения квалификации, так как анализ работы и основанное на нем описание работы показывают, какого типа навыки, а следовательно, и обучение требуются в данном случае [6, с.334].

1.2 Выбор и обоснование методики анализа

Проведение достоверного анализа рабочих мест - дело хорошо обученных профессионалов, которые должны понимать людей и рабочий процесс, иметь представление об общей организационной структуре предприятия и характере связей процедур управления персоналом с общей структурой предприятия.

Аналитик рабочего процесса должен избрать наилучшие способы и методы проведения анализа. Основой для этого выбора является предварительный обзор организации и взаимодействия отдельных служб, отделов и рабочих мест.

Информацию, необходимую для анализа рабочего процесса, можно получить при использовании следующих методов:

1) Интервью. Для сбора данных, необходимых для анализа работы, используется три типа интервью: индивидуальное интервью с каждым работником; групповое интервью с группой работников, выполняющих одни и те же обязанности, и опрос руководящих работников, которые хорошо осведомлены об анализируемой работе.

Интервью - самый распространенный способ определения обязанностей и ответственности, соответствующих рабочему месту, и его распространенность говорит о его преимуществах. Самое важное достоинство заключается в том, что опрос позволяет работнику рассказать о своем поведении и рабочей деятельности, которые иначе никогда бы не были обнаружены. Кроме того, опрос может помочь объяснить необходимость и функции анализа работы. Опрос также позволяет открыто выразить респонденту его взгляды и жалобы, которые в противном случае могли бы остаться не замеченными управляющим.

Основная проблема, связанная с данным методом, - это искажение информации вследствие как прямой фальсификации, так и честного ошибочного понимания. Анализ работы часто используется как первая ступень в изменении заработной платы. Поэтому работники склонны преувеличивать некоторые свои обязанности и преуменьшать другие. Получение корректной информации может, таким образом, оказаться медленным и полезным процессом.

2) Наблюдение. Когда работа является открытой, то прямое наблюдение того, что работник делает, может дать большую часть информации, требующуюся для ответа на вопросы о самой работе и для суждения о требованиях, предъявляемых к работнику.

Наблюдение может быть сплошным и выборочным, причем второе является более сложным, чем первое. При выборочном наблюдении за операциями, выполняемыми на рабочем месте, информация собирается в произвольные интервалы времени во время полного рабочего цикла. Целью каждого наблюдения является получение моментной картины того, что работник делает в исследуемом интервале, и фиксация частоты выполнения исследуемых операций. Метод наблюдения достаточно прост и эффективен.

3) Собеседование. Большинство собеседований представляют собой интервью "индивидуального" типа - прямой диалог между аналитиком и работником и его руководителем. Когда имеет место значительное число идентичных работ, то можно применить "групповые" интервью - собеседование с группой работников, выполняющих одну и ту же работу.

Одним из условий эффективного применения метода собеседования при анализе работы является четкое планирование собеседования заранее, его общей схемы, последовательности задаваемых вопросов. Полезно также при подготовке к собеседованию составить контрольные списки вопросов, предварительно разбив анализируемую работу на блоки, основные направления деятельности. Справочники, инструкции и таблицы помогают установить последовательность операций.

4) Опросные листы. В одних случаях вопросники представляют собой чрезвычайно структурированный опросный лист. Каждому работнику предлагают списки из различных обязанностей и заданий. Его просят ответить, выполняет ли он каждое задание из списка, и если да, то как много времени обычно тратит на каждое из них. В других вопросниках этот лист состоит из исключительно "открытых" вопросов и просит работника "описать основные обязанности, выполняемые на рабочем месте". На практике наилучший опросный лист представляет собой нечто среднее из этих двух крайних случаев.

Вопросники имеют то важное и очевидное преимущество, что они структурированы и могут быть составлены таким образом, чтобы охватить совокупность рабочих операций.

5) Ежедневник/журнал респондента. Работников можно попросить вести ежедневник/журнал респондента или составлять список заданий, которые они выполняют в течение дня. Для каждого мероприятия, в котором он принимает участие, работник записывает это мероприятие (и затраченное время) в журнал. Это позволит получить очень полную картину работы. Работник, может попытаться преувеличить количество некоторых видов работы и преуменьшить количество других. Однако сама суть подробного, с указанием затраченного времени, журнала будет препятствовать этому.

Интервью, опросные листы, наблюдение и ежедневник/журнал - наиболее популярные методы сбора информации для анализа работы. Они все обеспечивают достоверную информацию о том, что ответственный за данный вид работы реально делает на рабочем месте.

6) Количественные методы анализа работы. Большинство работодателей использует опросы, опросные листы, наблюдение или журналы для сбора информации, необходимой для анализа работы. Но есть много случаев, когда эти описательные методы не подходят. Например, когда необходимо для определения уровня оплаты сравнить виды работ. Тогда каждому виду необходимо присвоить определенное количество баллов. Такой "количественный" подход может оказаться наилучшим. Существует три наиболее популярных метода:

позиционный опросный лист для анализа должности,

процедура департамента труда

функциональный анализ работы.

Позиционный опросный лист для анализа (position analysis questionnaire (PAQ)) - это хорошо структурированный опросный лист. Он заполняется специалистом по анализу работы, который уже должен быть знаком с конкретной анализируемой работой.

Преимуществом PAQ является то, что он позволяет получить количественную оценку или выявить профиль любой работы в баллах, присваиваемых по пяти базовым позициям:

1) Принятие решений;

2) Профессиональные навыки;

3) Физическая нагрузка;

4) Управление транспортными средствами/оборудованием;

5) Обработка информации.

Основными достоинством PAQ является то, что он позволяет классифицировать работы, т.е. дать количественную оценку каждой работе, основываясь на таких ее характеристиках, как требования к принятию решений, выполнению действий, требующих профессиональных навыков, физической нагрузки, управлению транспортными средствами/оборудованием и обработке информации. Таким образом, вы можете использовать результаты, полученные с помощью PAQ, для того, чтобы сравнивать работы между собой и определять, например, какая из работ более престижная. Эта информация затем может быть использована для того, чтобы определить ставку или уровень заработной платы для каждой работы [1, с.114].

При выборе метода сбора информации для анализа необходимо учесть цели и задачи анализа, а так же специфику анализируемой деятельности. Лучшим подходом при проведении анализа работы является комбинация указанных методов.

1.3 Составление описания работы и ее спецификации

 

Описание работы - это фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах. Содержание работы - это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификационные требования к нему.

К параметрам работы относятся ее масштаб, сложность и отношения (связи). Описание работы составляется на основе информации, собираемой в ходе анализа работы. Последовательность и назначение анализа и описания работы показаны на рис.1.

Рис.1. Последовательность и назначение анализа и описания работы

Описание работы включает следующие типовые разделы:

а) наименование работы (рабочего места);

б) кому подчиняется работник;

в) за кого непосредственно отвечает работник;

г) общая цель работы;

д) основные направления деятельности и задачи (их число ограничено основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расход и т.п.);

е) условия работы и рабочая среда - температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.;

ж) рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные контакты данной работы (рабочего места) с другими как внутри организации, так и вне ее;

з) показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.).

Описания работы могут и должны использоваться в интересах всей организации и самого работника. Они используются организацией для определения задач отдельного исполнителя; изучения производительности труда; создания спецификации работника, пересмотра структуры организации; определения категории работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров; определения непригодности исполнителя и, если необходимо, его увольнения, аргументации в суде в случае трудового конфликта.

Работнику описания дают знание того, чего от него ожидают и по каким критериям будет оцениваться его деятельность; возможность принимать участие в определении стандартов (критериев) работы и решения проблем, связанных с его трудовой деятельностью.

Параметры работы определяются на основе ее анализа. Масштаб работы непосредственно связан с ее содержательной стороной и представляет собой количество задач или операций, которые работник, ответственный за эту работу, должен выполнить. Сложность работы носит преимущественно качественный характер. Она отражает степень самостоятельности в принятии решений и степень владения трудовым процессом. Под отношениями по работе понимается установление межличностных связей между исполнителями работы и другими работниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими видами работ в организации. Отношения по работе являются "мостиком" к формированию структуры организации, основным первичным элементом которой является "должность". Основой для составления по каждой должности должностной инструкции является анализ и описание работы по этой должности.

Считается, что ответственность за составление описания работы (рабочего места) должна лежать на исполнителе работы и его непосредственном начальнике. Здесь выделяют два подхода:

лучшим подходом является случай, когда исполнитель готовит сам проект описания своей работы, обсуждает и согласовывает его со своим непосредственным начальником. Затем с целью обеспечения согласованности с более широкими задачами проект должен быть рассмотрен и утвержден начальником следующего уровня;

когда исполнитель работы не может подготовить проект описания самостоятельно, проект составляется и согласовывается совместно исполнителем и его непосредственным руководителем, затем утверждается у руководителя следующего уровня [5, с.561].

Описание работы - это письменный документ, в котором содержится информация о том, что реально делает работник, выполняющий данную работу, как он это делает и в каких условиях выполняется данная работа. Эта информация затем используется при составлении спецификации работы, в которой изложены знания, способности и навыки, необходимые для удовлетворительного выполнения данной работы.

Таким образом, могут быть установлены характеристики человека, необходимые для выполнения работы. Этот метод более правильный, чем подход с субъективной точки зрения. Законодательство запрещает использование необоснованных критериев при оценке качества выполнения работы.

1.4 Должностные инструкции

Четкое описание трудовых функций позволяет определить, чего хотят руководители от того или иного работника в процессе трудовой деятельности, а работнику - понять свои задачи в конкретном трудовом процессе.

Должностная инструкция является основным документом, регламентирующим назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения. Они являются наиболее массовыми документами, т.к должны разрабатываться для каждой должности управленческого персонала.

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются: организационная структура, функциональная структура, классификатор функций управления, классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, нормативы управленческого труда, положения о структурных подразделениях, результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем организации.

Основными разделами должностной инструкции являются:

общая часть;

карта функциональных обязанностей;

права;

ответственность;

поощрение.

Должностные инструкции позволяют:

рационально распределить функциональные обязанности между работниками;

повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоёмкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;

улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

конкретизировать права работников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

повысить эффективность морального и материального стимулирования работников за счет использования методики комплексной оценки управленческого труда (КОУТ);

организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перезагрузками [2, с.296].

Должностная инструкция инспектора по кадрам представлена в Приложении 1.

Глава 2. Анализ и описание работы инспектора по кадрам в ООО "Вита" 2.1 Краткая характеристика ООО "Вита"

Компания "Вита" - одна из крупных российских аптечных сетей.

Основная деятельность - реализация лекарственных средств, изделий медицинского назначения и парафармацевтической продукции через аптеки в регионе Поволжья.

"Вита" работает на рынке лекарственных средств более 15 лет, непрерывно развивается и за многие годы обеспечила себе устойчивую репутацию надежного партнера с огромными возможностями.

Миссия аптечной сети "Вита": "Мы помогаем людям быть здоровыми, а значит счастливыми". Говоря о здоровье, мы имеем ввиду не только его медицинские аспекты, но и поддержание хорошей формы, здоровое питание и в целом умение вести здоровый образ жизни.

Ценности аптечной сети "Вита":

Общественные: свобода выбора, равноправие, доверие, справедливость, партнерство;

Духовное развитие: стремление к знаниям, профессионализму и развитию творческих способностей; инновативность вместо стереотипности.

Материальное благосостояние организации и всех сотрудников.

Фармацевтическая компания "Вита" была основана 17 февраля 1993 года в Самаре. Директор по стратегическому развитию - Карпачева Татьяна Александровна. Генеральный директор - Дурнев Константин Михайлович. Исполнительный директор - Карпунина Маргарита Борисовна.

На 1 января 2009 года аптечная сеть "Вита" объединяет более 300 аптек. Среди них: фарммаркеты, традиционные аптеки, социальные аптеки "Вита - Доброе сердце" . Собственный транспорт и склад, современное складское оборудование и холодильные установки обеспечивают правильное хранение и транспортировку лекарств от производителя до клиента. В компании создан свой отдел контроля качества, который помимо государственной сертификации осуществляет входной контроль качества медикаментов.

На сегодняшний день в различных отделениях компании трудится более 3000 человек.

Региональная сеть аптек "Вита" представлена в Поволжье: в Самарской, Саратовской, Ульяновской, Волгоградской областях.

"Вита" - лидер аптечного бизнеса не только по объемам закупок и реализации продаваемой продукции, но и по эффективности менеджмента и новаторству в области аптечного дела. Осознавая важность инвестирования в профессиональное развитие кадров, компания реализует различные программы профессиональной подготовки специалистов всех уровней: от управленческих и административных кадров до рядовых сотрудников различных подразделений. Консультанты аптек - высококлассные специалисты, постоянно совершенствующие свой профессиональный уровень знаний. Плановая, долгосрочная, целенаправленная работа с персоналом - главное конкурентное преимущество компании "Вита" на сегодняшний день.

Тематические лекции, семинары, конференции, постоянное сотрудничество с ведущими специалистами губернии и представителями фирм-производителей позволяют совершенствовать профессиональные навыки специалистов компании.

Одними из принципов, положенных в основу деятельности компании являются следующие:

Совершенствование образовательного уровня сотрудников в целях улучшения обслуживания клиентов.

Главной ценностью нашей компании являются люди, способные развивать, совершенствовать компанию и расти вместе с ней.

В сентябре 2002 года в компании "Вита" был создан центр по развитию персонала (ЦРП), основной задачей которого является профессиональное обучение и развитие сотрудников компании в целях повышения качества обслуживания клиентов.

Работа тренеров-консультантов ЦРП включает в себя:

набор и отбор кадров;

профессиональную адаптацию вновь принятых сотрудников;

организацию профессионального обучения и развития персонала;

периодическая оценка кадров;

формирование и обучение кадрового резерва;

научно-информационное обеспечение специалистов компании;

организацию отдыха и культурного досуга сотрудников компании;

профессиональную работу в регионах [10].

В данной курсовой работе будет рассмотрена должность работника одного из подразделений компании - отдела кадров. Согласно Положению об отделе кадров:

отдел кадров входит в состав Управления персоналом и непосредственно подчиняется начальнику Управления персоналом.

отдел кадров возглавляет начальник отдела.

отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением в составе Управления персоналом.

функциональная деятельность отдела кадров осуществляется в пределах прав, предоставленных начальнику отдела.

Основные задачи отдела кадров:

1. Обеспечение всех структурных подразделений предприятия рабочими, инженерно-техническими работниками и служащими в соответствии с требуемой квалификацией и специальностью и использование их в соответствии с номенклатурой должностей.

2. Организация работ по текущему и перспективному планированию потребности предприятия в кадрах.

3. Постоянное совершенствование форм работы с кадрами, повышения квалификации рабочих, ИТР и служащих, создания резерва кадров [8].

2.2 Анализ работы инспектора по кадрам

В данной курсовой работе для исследования должности инспектора по кадрам будет использоваться один из наиболее распространенных методов сбора информации - интервью, т.к. его распространенность говорит о его преимуществах: опрос позволяет работнику рассказать о своем поведении и рабочей деятельности, которые иначе никогда бы не были обнаружены. Существующий недостаток этого метода (возможность искажения информации вследствие преувеличения или преуменьшения некоторых своих обязанностей) не будет являться причиной недостоверной информации, т.к написание данной курсовой работы не повлечет за собой преобразований в практической деятельности опрашиваемого работника.

Для того чтобы интервью было эффективным, необходимо правильно обозначить цель этого интервью перед опрашиваемым исполнителем. В данной работе главной целью интервью является:

Анализ работы с ориентацией на задачу для определения обязанностей, ответственности, методов выполнения работы инспектора по кадрам;

Анализ работы с ориентацией на самого работника для определения характеристик работника, требуемых для успешного выполнения поставленных перед ним задач.

Вопросник структурированного собеседования для анализа исследуемой должности инспектора по кадрам оформлен в специальные формы для ответов. В таблице 1 приведена форма для фиксации общей информации по должности.

Таблица 1. Форма для фиксации общей информации по должности

Наименование работы (должности)	Инспектор по кадрам
Где работает	Отдел кадров
Вышестоящая должность	Руководитель отдела кадров
Нижестоящая должность	-

Для проведения интервью был составлен перечень вопросов, необходимых для выявления интересующей нас информации, которая будет основой нашего анализа и описания работы. Перечень вопросов и полученные ответы на них в ходе интервью представлены в таблице 2.

Таблица 2. Вопросник для проведения интервью

Вопросы	Ответы
Как называется Ваша должность?	Инспектор по кадрам
В каком отделе Вы работаете?	Отдел кадров
Какие должности работы непосредственно выше Вашей?	Генеральный директор, руководитель отдела кадров
Какие должности работы непосредственно ниже Вашей?	-
Кто является Вашим непосредственным руководителем?	Руководитель отдела кадров
Есть ли персонал, подчиняющийся Вам непосредственно?	-
Какой Вы себе представляете главную цель Вашей работы?	Осуществление персонифицированного учета и документального обслуживания сотрудников компании.
Каковы Ваши основные задачи и обязанности?	Оформлять прием, увольнение и перемещение сотрудников, а так же другие документы, связанные с их работой.
Должны ли Вы заполнять какие-либо формы или вести какие записи, отчеты, письма?	Ведение различных журналов регистрации (трудовых договоров, приказов, справок и др.), внесение данных и работа с программой ПОИСК, письма в компании и государственные учреждения, связанные с обслуживанием работников нашей фирмы или непосредственно самой фирмы. А так же отчеты по запросам руководителей структурных подразделений.
Приведите примеры и расскажите, как они заполняются?	В журналах регистрации фиксируются каждый оформленный приём, увольнение или перевод работников, каждое оформление разного рода приказов, выдача какой-либо справки и др. мероприятия, связанные с оформлением документов. Отчеты заполняются исходя из конкретных запросов руководителей структурных подразделений.
Кому Вы обычно пишите письма, служебные записки, отчеты?	Отправление писем и необходимых документов осуществляется в страховую компанию, Пенсионный Фонд, банк, обслуживающий компанию и в другие учреждения при необходимости. А так же отчеты руководителям подразделений внутри компании.
Каково обычно содержание этой письменной работы?	В основном это списки сотрудников, отобранных по какому-либо критерию, необходимые данные о них, их заявления, либо др. информация, касающаяся персонала.
Как часто приходится Вам их писать?	Ежемесячно
Какие расчеты Вам приходится выполнять?	Расчет стажа работников.
Какой Вам требуется самый высокий уровень математических, компьютерных знаний?	Математические и компьютерные знания на среднем уровне
Как часто Вы работаете с цифрами, компьютерными программами?	С компьютерными программами ежедневно
С какими программными обеспечениями Вы знакомы?	Знание компьютерных программ: офисного пакета Microsoft, ПОИСК, электронной почты.
Какие аспекты Вашей работы, если таковые имеются, требуют от Вас точности или аккуратности в работе?	Оформление приказов, заполнение журналов регистрации, работа с личными данными работников, составление отчетов.
Каковы были бы последствия, если бы Вы были не точны или неаккуратны в этих областях?	Ошибки в начислении заработной платы, её составных частей Ошибки могут привести к штрафам, пеням, налоговым санкциям.
Как много Вас контролируют?	Генеральный директор, руководитель отдела кадров
Сколько у Вас контактов с Вашим непосредственным руководителем?	Ежедневно, в течение всего рабочего дня
Как узнает Ваш руководитель, что Ваша работа по качеству ниже стандартных требований?	Ошибки в записях, нарушение порядка оформления документов, несвоевременное оформление приказов и др.
Сколько человек контролируете Вы?	-
В чем заключается этот контроль?	-
Что Вам приходится планировать или организовывать?	Организовывать свою работу с учетом поступающих документов и заявлений, а так же сроков исполнения.
Каким образом Вы определяете порядок выполнения своей работы (то есть она заранее определена или Вы свободно устанавливаете свои собственные приоритеты)?	Порядок выполнения работы определяется самостоятельно исходя из степени важности и срочности
С какими людьми в данной организации Вы контактируете?	Директор, секретарь директора, руководитель отдела кадров, руководители подразделений, работники отдела труда и заработной платы, бухгалтерии, а так же все работники как объекты учета инспектора по кадрам.
Насколько важен этот контакт с каждым из этих людей?	От этих людей получаю всю необходимую информацию по работе.
Как часто Вы вступаете в контакт с этими людьми?	Со многими ежедневно.
С какими людьми вне данной организации Вы вступаете в контакты? По какой причине?	С работниками Пенсионного Фонда, банка, страховой компании. Передача необходимых данных о работниках, получение услуг этих компаний для работников нашей компании.
Как часто Вы вступаете в контакты с каждым из этих людей?	По мере необходимости.
Участвуете ли Вы в каких-либо переговорах, собеседованиях, обучении, публичных выступлениях?	Практически никогда.
Каковы основные формы контактов (например, личное общение, по телефону, через письма, записки и т.д.)?	Формы контактов - личное общение, по телефону, через письма, служебные записки.
Насколько важны эти формы контактов?	Обмен необходимой информацией.
Большая часть Вашей работы выполняется в помещении или вне помещения?	Вся работа происходит в помещении
Со сколькими людьми Вы работаете большую часть времени?	Большая часть времени происходит в отделе кадров, который состоит из 5 человек
Каковы физические условия работы (например, освещение, температура, шум, площадь рабочего места и т.д.)?	Все в норме
Каковы перспективы дальнейшего развития?	Возможно расширение сферы деятельности организации и в связи с этим увеличение работы и заработной платы.
Какая требуется квалификация и опыт для выполнения работы?	Высшее образование без предъявлений требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.
Каковы условия найма, например, заработная плата, отпуск, рабочие часы, оплата больничных листов, пособия, льготы?	Оклад 10000 рублей. Отпуск 28 дней. Рабочий день с 9: 00 до 18: 00, обед с 12: 00 до 13: 00. Выходные суббота, воскресенье. Больничные листы оплачиваются в соответствии с КЗОТ. Пособий, льгот нет.

Получив необходимую информацию от самого работника и изучив его должностную инструкцию, можно вычленить его основные обязанности и задачи, а так же оценить их с точки зрения важности каждой из них и количества затрачиваемого времени на их исполнение. В таблице 3 показана форма для регистрации информации по каждой основной обязанности интервьюируемого работника. Оценка интересующих нас параметров (важность и количество затрачиваемого времени) носит балльный характер со шкалой значений от 1 до 4.

Таблица 3. Форма для регистрации информации по каждой основной обязанности работника

Основные обязанности	Важность (1 2 3 4)	Количество затрачиваемого времени (1 2 3 4)
Оформление приема сотрудников	4	2
Оформление увольнения сотрудников	4	2
Оформление переводов сотрудников	4	2
Оформление отпусков сотрудников	3	3
Оформление других приказов, связанных с работой (приказы о дисциплинарном взыскании, поощрении, выдаче материальной помощи, компенсации за обучение, совмещение должностей и др.)	3	2
Оформление листков нетрудоспособности	3	2
Оформлять командировки сотрудников	3	3
Выдача сотрудникам справки с места работы	2	1
Выдача сотрудникам копий документов, связанных с работой	2	1
Оформление полисов обязательного медицинского страхования.	3	2
Печатать приказы на поощрение в связи с юбилейной датой.	2	2
Подготовка документов для лицензирования	4	3
Оформление, составление и предоставление отчетов по индивидуальным сведениям в Пенсионный Фонд	3	4
Ведение работы по оформлению банковских карт сотрудникам.	3	4
Оформление изменений фамилии сотрудникам.	2	2
Составление отчетов по запросам руководителей структурных подразделений.	3	4
Внесение в программу ПОИСК кадровых данных сотрудников, работающих по договорам на оказание услуг.	3	2

В ходе проведенного анализа выяснилось, что работа инспектора по кадрам носит чисто исполнительский характер, с отсутствием каких-либо элементов творчества, что можно считать определенным минусом данной должности. Однако инспектор выполняет одну из важнейших функций в компании - ведет персонифицированный учет всех работников. Как видим, основная часть его рабочего времени приходится на документальное облуживание работников.

2.3 Описание работы инспектора по кадрам

1) Название должности. Инспектор по кадрам, относится к категории служащих. Дата составления описания - 4, 5, 6 декабря 2009 г.

2) Подразделение. Отдел кадров, непосредственно подчиняется генеральному директору.

3) Цель работы. Производит персонифицированный учет всех работников компании, осуществляет их документальное обслуживание.

4) Виды деятельности.

Оформление приема, увольнения, переходов сотрудников и др. приказов и документов, связанных с работой;

Выдача справок и копий документов сотрудникам, связанных с их работой;

Составление отчетов по запросам руководителей структурных подразделений.

5) Функции, обязанности и ответственность по каждому виду деятельности.

Таблица 4

Виды деятельности	Функции, обязанности и ответственности
1. Оформление приема, увольнения, переходов сотрудников и др. приказов и документов, связанных с работой	1.1 Оформление приема сотрудников 1.2 Оформление увольнения сотрудников 1.3 Оформление переводов сотрудников 1.4 Оформление отпусков сотрудников 1.5 Оформление других приказов, связанных с работой (приказы о дисциплинарном взыскании, поощрении, выдаче материальной помощи, компенсации за обучение, совмещение должностей и др.) 1.6 Оформление листков нетрудоспособности 1.7 Оформлять командировки сотрудников 1.8 Оформление полисов обязательного медицинского страхования. 1.9 Печатать приказы на поощрение в связи с юбилейной датой. 1.10 Подготовка документов для лицензирования 1.11 Оформление, составление и предоставление отчетов по индивидуальным сведениям в Пенсионный Фонд 1.12. Ведение работы по оформлению банковских карт сотрудникам 1.13. Оформление изменений фамилии сотрудникам 1.14. Внесение в программу ПОИСК кадровых данных сотрудников, работающих по договорам на оказание услуг
2. Выдача справок и копий документов сотрудникам, связанных с их работой	2.1 Выдача сотрудникам справки с места работы 2.2 Выдача сотрудникам копий документов, связанных с работой
3. Составление отчетов по запросам руководителей структурных подразделений

6) Распределение времени между видами деятельности.

Таблица 5

Вид деятельности	Затраты времени, % к итогу
1. Оформление приема, увольнения, переходов сотрудников и др. приказов и документов, связанных с работой, работа с базой данных	75
2. Выдача справок и копий документов сотрудникам, связанных с их работой	10
3. Составление отчетов по запросам руководителей структурных подразделений	15

 

7) Отношения с другими людьми, возникающие при выполнении функций. Взаимодействует с директором, секретарем директора, руководителем отдела кадров, работниками отдела труда и заработной платы и бухгалтерии, а так же со всеми работниками как с объектами учета.

8) Условия труда и окружающая среда. Исходя из гигиенических критериев, условия труда на рабочем месте инспектора труда относятся к оптимальным условиям труда, при которых сохраняется здоровье работающего и создаются предпосылки для поддержания высокого уровня работоспособности. Оптимальные нормативы производственных факторов установлены для микроклиматических параметров и факторов трудового процесса. К вредным производственным факторам, которые могут воздействовать на работающего и вызвать профессиональное заболевание, относится только постоянное пребывание его за монитором компьютера, что наносит вред зрению. Такие физические факторы, как температура, влажность, тепловое, электромагнитное излучение, уровень шума, естественное, искусственное освещение находятся в норме. Факторы трудового процесса, характеризующие напряженность труда: интеллектуальные, эмоциональные нагрузки, режим работы, соответствуют гигиеническим нормативам условий труда.

Глава 3. Определение требований к кандидатам 3.1 Понятие и методы определения требований к кандидатам

Чтобы заполнить вакантную должность в компании, необходимо определить требования к кандидатам на эту должность. Если список требований, предъявляемых к ним слишком велик, то поиск подходящего специалиста может стать сверхсложной, а порой и невыполнимой задачей. Максимальное смягчение требований, их обобщенность и расплывчатость также затрудняют подбор кадров, вынуждая рекрутера использовать в качестве критериев только психологические характеристики кандидата и делать выводы о его соответствии или несоответствии предлагаемой должности, руководствуясь собственной интуицией.

Требования работодателя к кандидату в большинстве случаев касаются:

• половозрастных признаков;

• образования;

• специальных навыков (знание определенных компьютерных программ, степень владения иностранным языком и пр);

• опыта (стаж работы в конкретной должности, определенной сфере бизнеса, фирме-конкуренте или, наоборот, фирме, не являющейся конкурентом);

• медицинских показаний (противопоказания к условиям труда, возможные аллергии, физическая выносливость, отношение к курению);

• психологических данных (темперамент, способности, совместимость с коллегами и пр.);

• социальных характеристик (место проживания, семейное положение, национальная принадлежность и пр.).

В каждом конкретном случае из этого списка выбираются те позиции, которые важнее всего для конкретной должности и организации, и добавляются к ним специфические качества, которыми должен обладать претендент на эту конкретную должность. Отбирая важнейшие качества для определения требований к кандидатам на ту или иную должность, следует отличать качества, которые необходимы при поступлении на работу, и качества, которые можно приобрести достаточно быстро, освоившись с работой после назначения на должность [5, с 321].

Существует три основных метода определения требований к кандидатам на должность:

Использование результатов анализа и описания работы

Экспертные оценки

На основе статистического анализа

Анализ и описание работы - это основа разработки требований к кандидатам. Однако использовать только этот метод нельзя, т.к в его основе лежит субъективное мнение исполнителя. Очевидно, что человек, не имеющий специального образования, будет утверждать, что для выполнения его работы неоценим опыт. И наоборот, молодой специалист будет утверждать, что для успешного выполнения его заданий крайне важны знания. Таким образом, при определении требований к кандидатам обязательно используются анализ и описание работы, однако необходимо применять и другие методы, позволяющие сформулировать требования к знаниям, навыкам, опыту и к характеру кандидатов.

Метод экспертных оценок основан на субъективном мнении эксперта. Суть его заключается в том, что, основываясь на результатах анализа работы, эксперты должны дать ответ на вопрос: "Какие требования предъявляются к образованию, интеллекту, навыкам и т.п., для того, чтобы делать эту работу хорошо?" Совершенно очевидно, что для обеспечения сопоставимости мнений экспертов по поводу конкретной работы структура требований к кандидатам должна быть задана заранее. В качестве примера можно привести следующую структуру требований:

Интеллект

Эрудиция (общая, экономическая и правовая)

Профессиональные знания и навыки

Организаторские способности и навыки

Коммуникативные способности и навыки

Личностные способности (психологический портрет)

Здоровье и работоспособность

Внешний вид и манеры

Мотивация (готовность и заинтересованность выполнять предлагаемую работу в данной организации).

Определение требований к кандидатам с использованием статистического анализа - это очень точный, но одновременно и очень дорогостоящий метод. В его основе лежит гипотеза, что поведение в будущем зависит от образа действий и опыта в прошлом. Если удается идентифицировать основные моменты биографии, то можно образовывать большие группы претендентов со сходными предварительными данными, для которых всегда вероятно прогнозировать одинаковые показатели деятельности. Использование данного метода оправдано и окупает себя только тогда, когда количество сотрудников большое и часты новые приемы на работу, а так же в тех случаях, когда критерии успеха определяются относительно просто.

Требования к кандидату могут эффективно использоваться в практике управления персоналом только при соблюдении ряда условий:

недопущение неоправданного раздувания требований;

полнота требований;

достаточная определенность требований;

соблюдение законодательства.

Таким образом, все требования работодателя должны быть обоснованы предыдущим анализом работы [3, с.34].

3.2 Требования к кандидатам на должность инспектора по кадрам

В качестве основы разработки требований к кандидатам в данной курсовой работе будет использоваться проведенный анализ и описание работы инспектора по кадрам. Требования к кандидатам оформлены в виде таблицы с выделением разделов и подразделов, а также традиционным подходом к описанию работы и определению требований к исполнителю является составление должностной инструкции (Табл.6).

Таблица 6. Требования к претендентам на должность инспектора по кадрам

Требования к претендентам	Градация по важности 1 - очень важно 2 - важно 3 - желательно
1. Профессиональная подготовка
1.1 Высшее экономическое образование	3
1.2 Опыт работы с документами	2
1.3 Профессиональное знание российского трудового законодательства	3
1.4 Знание офисных компьютерных программ	1
1.5 Владение английским языком	3
2. Опыт профессиональной деятельности в следующих областях:
2.1 Стаж работы с персоналом не менее 1 года	2
3. Личностные предпосылки:
3.1 Самостоятельность, навыки планирования	3
3.2 Аккуратность	1
3.3 Внимательность	1
3.4 Исполнительность, организованность	2
3.5 Стрессоустойчивость	1
3.6. Умение доводить порученное дело до конца	2
3.7. Коммуникабельность, бесконфликтность	1
4. Возможные другие предпосылки:
4.1 Трудоголик;	2
4.2 Умение выполнять любые задания с высоким качеством, без ошибок;	1
4.3 Обладать хорошим здоровьем и работоспособными качествами	3
4.4 Обладать достаточным жизненным и производственным опытом, чтобы справляться с порученным делом	3
4.5 Обладать широким кругозором, эрудицией, общительностью, склонностью к убеждению, лидерству	3

В общем виде в должностной инструкцию можно указать следующие квалификационные требования:

На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявлений требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.

Дополнительные требования:

личные качества: внимательность, аккуратность, коммуникабельность, стрессоустойчивость.

дополнительные знания и навыки: знание компьютера (офисный пакет).

Заключение

Анализ работы - это процесс систематического исследования работы по определению наиболее существенных её характеристик, а так же требований к исполнителям данной работы.

Таким образом, анализ позволяет получить данные о требованиях к работе, которые затем используются для описания работы (т.е. описания обязанностей, прав, ответственности) и составления личностной спецификации (т.е. требований к работнику).

Описание работы - это фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах. Содержание работы - это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификационные требования к нему.

К параметрам работы относятся ее масштаб, сложность и отношения (связи). Описание работы составляется на основе информации, собираемой в ходе анализа работы. Описания работы могут и должны использоваться в интересах всей организации и самого работника. Они используются организацией для определения задач отдельного исполнителя; изучения производительности труда; создания спецификации работника, пересмотра структуры организации; определения категории работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров; определения непригодности исполнителя и, если необходимо, его увольнения, аргументации в суде в случае трудового конфликта.

И в процессе данной курсовой работы были достигнуты поставленные цели и задачи: был проведен анализ работы на примере должности инспектора по кадрам, на основе этого анализа проведено описание работы и разработаны требования к кандидатам на эту должность.

Информация, полученная при анализе работы, используется как основа в различных взаимосвязанных видах деятельности по управлению персоналом.

Список используемой литературы

1.   Десслер Г. Управление персоналом / Г. Десслер. - Пер. с англ. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2004. - 799 с.

2.   Егоршин А.П. Управление персоналом: Учебник для вузов. - 4-е изд., испр. - Н. Новгород: НИМБ, 2003.720 с.

3.   Соловьев Д.П. Управление персоналом (анализ работы и подготовка требований к кандидатам на должность): Учеб. пособие. - Самара: Изд-во Самар. гос. экон. акад., 2003. - 80 с.

4.   Управление персоналом для современных руководителей / Е.А. Борисова. - СПб.: Питер, 2003. - 445 с.

5.   Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 638 с.

6.   Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2005. - 560 с.

7.   Управление персоналом предприятия: Учеб. пособие для вузов / Под ред. А.А. Крылова, Ю.В. Прушинского. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 495 с.

8.   Положение об отделе кадров ООО "Вита".

9.   http://www.rosbuh.ru

10.      http://www.vita-samara.ru