Делопроизводство в туризме

Содержание

Введение

Регистрация документов и контроль исполнения

Заключение

Список литературы

Введение

Развитие туристской инфраструктуры притягивает трудовые ресурсы, вовлекая их в обслуживание туристов. Однако необходимо учитывать природу занятости в туризме — неполный рабочий день, сезонность и др.

Таким образом, туризм — это непроизводственная сфера экономики, эффективно удовлетворяющая рекреационные потребности населения в виде предоставляемых услуг через систему индустрии туризма, куда входят

Ø  предприятия по размещению туристов: гостиницы, мотели, кемпинги и т. п.;

Ø  предприятия питания, связи, транспорта, бюро обмена валюты, туристические фирмы;

Ø  рекламно-информационные, научные, проектные, культурно-зрелищные и лечебные учреждения и предприятия.

Современное толкование дается Всемирной туристической организацией:

туризм — вид деятельности населения в свободное время, связанный с временной миграцией и пребыванием вне постоянного места жительства с целью отдыха, лечения, физического и духовного развития, сопровождающегося потреблением природных, экономических и культурных ценностей и услуг. К туристам следует относить лиц, временно находящихся вне постоянного места жительства с целью отдыха, ознакомления с природными, культурными, архитектурными достопримечательностями[1].

Цель данной работы – изучить регистрацию документов и контроль их исполнения в туризме.

Регистрация документов и контроль исполнения

Туристическая организация, как и любая другая обязана вести учет всей документации, которая имеет хождение в организации.

Основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

Для оптимизации маршрутов движения отдельных категорий документов разрабатываются маршрутные схемы, которые включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления организацией в целом или отдельного структурного подразделения.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

— прием входящих документов;

— первоначальная (экспедиционная) обработка;

— предварительное рассмотрение и распределение подразделениям и исполнителям;

— регистрация;

— рассмотрение документов руководством;

— передача документов в подразделения и исполнителям;

— исполнение резолюций руководства.

Регистрация документа определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения»[2] [6]. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы:

Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы по всем документам организации.

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют важнейшие внутренние документы — приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень, утверждаемый руководителем организации.

Специализированную документацию — учетно-финансовую, арбитражную, и в том числе кадровую — регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Регистрацией документов в кадровой службе должен заниматься опытный специалист. Для этого надо знать делопроизводственный процесс, функции должностных лиц и структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации и своей службе, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т. д.[3]

В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов — журнальная и карточная. В настоящее время внедряется современная автоматизированная форма регистрации.

Журнальная форма применяется как для регистрации документов, так и для учета личного состава.

Для регистрации документов ведется журнал приказов (распоряжений).

При всей простоте и надежности журнальной формы более гибкой считается карточная форма регистрации. Копии регистрационных карточек могут использоваться для контроля исполнения и прохождения документов, их можно систематизировать по любому признаку (виду документа, содержанию и др.), что облегчает поиск необходимой информации.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ заносится в электронную карточку, выводящую на экран компьютера, как традиционные реквизиты, так и ряд дополнительных.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить внутреннюю опись документов, дать любую справку о состоянии движения документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют незначительные отличия. Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов приведена на рис 1[4].

Рис. 1. Форма регистрационной карточки

Таким образом, мы можем увидеть, что регистрация документов имеет типовую структуру и типовую форму контроля. В карточке изначально ставится ответственное лицо, которое следит за исполнением.

Заключение

Наряду с вербальными и невербальными видами общения менеджер использует в своей служебной деятельности разнообразные документы, или специальные средства, предназначенные для передачи и хранения информации.

Документ есть доказательство, свидетельство.

Этикет, высокую культуру необходимо соблюдать во всех видах делового общения, в том числе и в письменных, т.е. в служебной документации. В зависимости от цели, содержания, формы, направлений использования и других факторов выделяются несколько разновидностей письменных документов, с которыми работает менеджер:

— директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и муниципальных;

— внутренняя организационно-распорядительная информация;

— внутренняя информационно-справочная, методическая документация;

— документы, связанные с оформлением трудовых отношений;

— финансово-бухгалтерская документация.

Деловые документы организаций подразделяются на «документы постоянного хранения» и «документы временного пользования». Это различие зависит от ценности того или иного документа. Документы временного хранения по истечении срока действия уничтожаются. Документы постоянного хранения через определенный промежуток времени передаются в архивы.

Общие принципы работы с документами следующие: составление, согласование, визирование, утверждение и подписание, регистрация, контроль исполнения, подготовка к передаче в архив и архивное хранение. Они соответствуют этапам их прохождения.

Список литературы

1.         Волков Ю.Ф. Введение в гостиничный и туристический бизнес. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.

2.         Делопроизводство. / Под ред. Басакова М.И. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.

3.         Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

4.         Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.

[1] Волков Ю.Ф. Введение в гостиничный и туристический бизнес. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004. – с.-183.

[2] Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

[3] Делопроизводство. / Под ред. Басакова М.И. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.

[4] Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.