МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики

Институт международного туризма и менеджмента

Кафедра «Управление предпринимательской деятельностью»

Проверил: __________________________________

    Реферат

Тема: «Организация работы с документами»

Предмет: «Документальное обеспечение управления»

 

 

 

Выполнила: Пархачева Людмила Алексеевна

Специальность 061100

Шифр у.о. 06-133

 

Сыктывкар 2006


Содержание

 

1. Введение
2. Регистрация и учет документов
2.1 Порядок обработки поступающих документов.
2.2 Порядок обработки отправляемых документов
2.3 Передача документов внутри организации
2.4 Учет количества документов
2.5 Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации
2.6 Правила регистрации и индексирования документов
3. Организация контроля за исполнением документов
4. Хранение документов, составление номенклатуры дел
5. Примерный трудовой договор
6. Примерная должностная инструкция
7. Примерный протокол
8. Примерное письмо
9. Примерное положение о структурном подразделении
10. Примерный АКТ
11. Примерное штатное расписание
12. Примерный приказ
13. Литература

 


1. Введение

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.


2.        Регистрация и учет документов

 

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

2.1 Порядок обработки поступающих документов.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.


2.2 Порядок обработки отправляемых документов.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.


Информация о работе «Организация работы с документами»
Раздел: Бухгалтерский учет и аудит
Количество знаков с пробелами: 39066
Количество таблиц: 7
Количество изображений: 0

Похожие работы

Скачать
14223
2
0

... Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшей место явлении или факте, о выполнении работы. 2.2 Организация работы с документами в бухгалтерии Бухгалтерия, как структурное подразделение, выполняет специфические функции ведения бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу может выполнять один человек – ...

Скачать
48339
6
0

... работы с документами; ·          обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами; ·          сокращение документооборота; ·          разработка и внедрение нормативных и ...

Скачать
37108
4
0

... и/или полученных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляются без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с российским законодательством.   Заключение Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного хранения докумен

Скачать
28292
2
0

... считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны хранится ещё год после окончания текущего года. В ...

0 комментариев


Наверх