Телефонный этикет на работе и в быту

1. Этикет делового общения: телефонный этикет на работе

Постарайтесь не вести со службы долгих и бессодержательных телефонных разговоров. Это - пустая трата времени, которое принадлежит фирме, а не ее отдельному сотруднику, хотя короткие звонки личного характера естественны и вполне допустимы. Помимо всего прочего, болтовня нарушает деловую атмосферу, отвлекает и раздражает других сотрудников, которые невольно слышат разговор во всех подробностях.

1.1 Как вести себя с настырным клиентом

Поскольку не все звонящие так вежливы, как хотелось бы, иногда возникают довольно неприятные ситуации, в которых следует вести себя осмотрительно.

Если звонящий настаивает, чтобы его соединили с боссом, попробуйте ответить так: «Как я уже говорила вам, мисс Роджерс сейчас взять трубку не может. Я с удовольствием передам ей ваше послание, а если вы введете меня в курс дела, попрошу ее позвонить вам». Или: «Простите, мисс Роджерс не разговаривает с теми, кого не знает, пока ей не сообщат, о чем пойдет речь». Если звонящий с подозрительным упорством требует, к примеру, домашний телефон кого-то из служащих учреждения, вам следует сказать: «Извините, давать подобные сведения я не имею права. Позвоните нужному вам человеку завтра по служебному телефону». Как бы ни был настойчив звонящий, вы не должны уступать ему. Если вы не хотите видеть звонящего или беседовать с ним, не говорите об этом напрямик. Вам проще будет сказать: «В ближайшие несколько недель я очень занят - у меня не будет ни единой свободной минуты. Оставьте мне ваш телефон, я свяжусь с вами позже». Подобная отсрочка иногда может решить дело. Коль скоро потенциальный посетитель продолжает настаивать на встрече, из уважения к тому, кто его направил, вы все же можете его принять.

Если же вы не считаете себя обязанным сделать это, по-прежнему ссылайтесь на отсутствие времени. Когда звонящий проявляет враждебность, вы должны попытаться успокоить его. Скажите, например: «Простите, если я что-то сделала не так и рассердила вас, но ничем помочь вам, к сожалению, не могу». Если вы работаете в сфере услуг, негодующие звонки могут раздаваться ежедневно. Одним из лучших способов «погасить» конфликт может стать такая, например, фраза: «Я отлично понимаю ваши чувства и приношу вам наши извинения за доставленные неудобства. Мы обязательно разберемся во всем и накажем виновных».

«Кто последний»?

Среди сотрудников обоего пола иногда бывает распространена игра, которую можно назвать: «Кто последний»? Некто просит свою секретаршу соединить его с коллегой. Секретарша последнего снимает трубку и отвечает: «Мистер Джонс говорит по другому телефону и освободится через несколько минут». Победившим считается тот сотрудник, секретарша которого добьется от секретарши того, кому звонят, ответа: «Минутку, соединяю вас с мистером Блэком». Для сведения всех более или менее ответственных клерков хочется сообщить, что игра эта – удел людей, не уверенных в своем праве отдавать распоряжения, а также в прочности своего положения, ибо чем более влиятельную позицию занимает чиновник, тем охотней он связывается с нужным ему человеком напрямую, минуя секретарей.

1.2 «Электронный секретарь»

В наши дни все шире практикуется сокращение численности персонала и установка компьютеризованных систем – «электронных секретарей». Набрав нужный вам номер, вы услышите заранее записанный на магнитофон голос, который не ответит на ваши вопросы, а назовет телефоны различных отделов или сотрудников, сообщит, что для связи с коммутатором либо для записи вашего сообщения следует набрать «О». Положение ваше незавидно - вам остается только внимательно слушать.

Самое неприятное случится тогда, когда, выслушав инструкции в течение по меньшей мере двух минут, и набрав, наконец, номер того, кто вам нужен, вы услышите короткие гудки. Что я могу посоветовать в такой ситуации? Сразу записать номер и дозваниваться по нему, минуя «электронного секретаря», а когда вам это наконец удастся, - обойтись без совершенно бессмысленных упреков, поскольку ваш собеседник не виноват в установке этой системы. Такие упреки не вызовут ничего, кроме раздражения, которое успеху разговора способствовать не будет.

Навыки телефонного общения являются одним из важнейших аспектов создания положительного имиджа компании. Сотрудники умеющие управлять собственным голосом, создают позитивную «визитную карточку» Вашей компании.

2. Этикет телефонного разговора

Бывает, что собираясь в гости, вам необходимо сообщить кому-либо номер телефона квартиры, где вы будете находиться. Это значит, что по приходе в дом следует сразу извиниться и предупредить об этом хозяев. Тот, кто потом будет вам звонить, должен подчеркнуто вежливо просить хозяев об одолжении вас пригласить и недолго занимать телефон. Звонящий поступит правильно, если в начале разговора спросит, не помешал ли он и могут ли ему посвятить несколько минут.

Аргументы: «Я смотрю телевизор, поэтому не могу сейчас говорить», «Не могу пригласить мужа, он смотрит телевизор» — могут обидеть. Лучше сказать: «Он не может сейчас подойти к телефону» или: «Извини, я освобожусь через час», ничего не объясняя.

Правила общения по телефону таковы, что если телефон механически отключился, перезванивает тот, кто звонил. Заканчивает разговор тот, кто его начинал.

При отсутствии личного телефона передавать знакомым номер телефона соседей можно только с их согласия. Даже если таковое и получено, нужно постараться, чтобы вам звонили не слишком часто. Если вы сами звоните к соседям ваших знакомых, то никогда не делайте этого после 22 часов.

Старайтесь не беспокоить их также по выходным дням и всегда говорите коротко. Знакомым тоже не стоит звонить слишком поздно, даже из другого города. Без крайней необходимости не следует звонить сослуживцам по делам в выходной день.

Если на пятый-шестой сигнал вам не отвечают, вешайте трубку.

И конечно же, перед тем, как зайти к знакомым, лучше им позвонить.

Телефонный этикет в быту: 4 главных "нельзя"

- Нельзя, если вы "не туда попали", спрашивать: "А какой это номер?" Просто уточните: "Это 555-3456?".

- Нельзя, сняв трубку и ответив, сейчас же говорить: "Минутку!" и заставлять звонящего ждать, пока вы справитесь со своими делами. Если вы решительно никак не можете разговаривать, например, потому, что должны открыть дверь, скажите: "Я перезвоню вам через несколько минут" и не забудьте выполнить данное обещание.

- Нельзя, чтобы трубку снимали маленькие дети - слишком много времени тратит звонящий, пытаясь объяснить ребенку, кто он и что ему нужно. Если в трубке установилась бесконечная пауза, это вовсе не значит, что малыш отправился звать маму к телефону - может быть, он просто играет со своей собакой.

- Нельзя, если вы звоните кому-то, класть трубку, не услышав, по крайней мере, шесть длинных гудков. Очень досадно бывает выскочить из-под душа и обнаружить, что трубку уже положили.