Этикет написания письма в современном бизнесе

2. Этикет написания письма в современном бизнесе

Особо хотелось остановиться на этикете письма в современном бизнесе. Здесь существуют определенные каноны написания письма, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Бумага для письма должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной. Желательно иметь фирменный знак письма с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, телефаксом и банковскими реквизитами.

Служебное письмо печатается на машинке на лицевой стороне без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора – два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов. В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма. Сокращения дат типа 16.10.2004г. в международной переписке не употребляется. Необходимо писать полностью число, месяц и год. Наименование фирмы или фамилия и адрес лица, куда направляется письмо, проставляется на левой стороне, чуть ниже строки с датой. Еще ниже, на левой стороне листа с отдельной строки пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов по-русски «Уважаемый господин (мистер)» и фамилия адресата.

Если вы пишете своему партнеру впервые, необходимо начать с представления фирмы, ее целей и задач. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст должен быть на языке вашего партнера. Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение.

15.05.2007

Уважаемый господин Смит!

Мы узнали Ваше имя во время пребывания представителя нашей фирмы в Германии. Наш агент посетил туристическую контору города Дюссельдорфа в связи с организацией экскурсий в Германию российских школьников на период летних и зимних каникул, и сотрудники конторы любезно предоставили ему всю необходимую информацию, касающуюся Вас и Вашей фирмы. Нам стало известно, что Вы уже несколько лет успешно занимаетесь организацией экскурсий для учащихся немецких учебных заведений по странам Европы и Латинской Америки, и мы уверены, что Вас заинтересует наше предложение – организовать путешествия ваших школьников по нашей стране.

Наша фирма, которая в этом году отмечает свой юбилей – 10 лет успешной деятельности, - является крупнейшим туристическим агентством в Москве и у нас есть конторы и представительства во всех крупных городах России. Мы уже организовали путешествия французских и итальянских учителей и школьников по России и полагаем, что имеет смысл обменяться нашим опытом в этой сфере деятельности и заключить договор о сотрудничестве на взаимовыгодных условиях.

Представитель нашего экскурсионного бюро будет находиться в Германии с 1 по 10 июня и будет рад встретиться с Вами для обсуждения вопросов, связанных с заключением предполагаемого договора о сотрудничестве. Мы будем весьма признательны Вам, если Вы заблаговременно сообщите нам по факсу, какая дата и время наиболее подходит для Вас. Очень надеемся на общее сотрудничество.

С уважением, директор фирмы А.А. Иванов

3. Отношение к переписке в прошлом веке

В своем реферате мне хотелось бы написать о том, как относились к переписке в прошлом веке. Уверена, что основные ее положения приемлемы и сейчас, в 21 веке. Есть смысл перенять и некоторые правила, бытовавшие тогда. Потому что значительная часть хороших манер – это не дань моде, не сиюминутные веяния, а отшлифованные временем правила, следование которым избавляет нас от неудобств, принося радость от общения. В книге «Жизнь в свете, дома и при дворе» сказано:

1.   Молодая девушка никогда не пишет мужчине, даже от имени своих родителей, который не приходится ей сродни;

2.   Женщина не должна переписываться с мужчиной, который ей не муж;

3.   Дети, в каком бы возрасте они ни были, находясь в разлуке с родными, должны писать родителям в Новый год, в именины и в дни рождения их. Письмо служит для детей отрадным утешением в разлуке с родителями, так как дает им возможность хотя и заочно, но все–таки лично выразить те чувства, которыми исполнено их сердце.

Письма к отцу и матери должны быть полны привязанности и покорного доверия;

4.   Когда молодая особа пишет к своим подругам, она может принять шутливый тон и предаться излияниям дружбы; но в письме ее не должно быть того смирения, которым отличается письмо к старшим;

5.   Когда кто-нибудь берет на себя обязательство передать кому-либо письмо, он обязан передать его нераспечатанным;

6.   Вежливость предписывает не задерживать ответного письма, чего всеми силами надо избегать;

7.   Каждое письмо состоит из четырех частей.

1)   Обращение начинается титулом, когда обращаемся к лицу титулованному или просто именем, отчеством и фамилией.

2)   Выступление начинается с какой-нибудь любезности, пожелания.

3)   Изложение о предметах, интересующих адресата.

4)   Заключение состоит в заявлении чувств преданности и почтения.

Постскриптум: при законченном уже письме иногда вспомнится то, что в него не вошло, а упомянуть непременно следует. Тогда в конце письма, обыкновенно под подписью, ставится знак «PS» и за ним приписывается забытое. Это добавление употребляется с короткими знакомыми, но избегается с высшими особами. Переписка ведется на почтовой бумаге белого цвета. Приличие требует, чтобы письмо было написано четко, во избежание затруднения читать его. Особенно внятно, без ненужных росчерков, должно писать свою фамилию. Часто случается – получивший письмо не может догадаться, от кого оно, и поэтому оставляет его без ответа. Конверты употребляются соответственно формату бумаги. В каждом письме ставится дата, т.е. значение месяца, числа, а иногда и года.

В моем реферате много рассуждений об этикете русского письма. Но очень бы хотелось привести конкретные примеры эпистолярного жанра прошлого века. Личные письма, благодарности, поздравления, приглашения… В них столько такта и благородства, достоинства и души!