Обоснование целесообразности автоматизации функций

1.2 Обоснование целесообразности автоматизации функций

Для принятия решения об автоматизации продажи услуг связи необходимо учитывать ряд аспектов. Рассматривая работу отдела продаж ТЦПУ № 2, важно отметить, что на сегодняшний день база абонентов по физическим лицам составляет 11000 абонентов, и около 200 юридических лиц. Легко представить насколько трудоемкой является работа по обслуживанию и обработке базы абонентов. Ответственность за весь процесс продажи и предоставление услуги доступа к ТфОП несет непосредственно менеджер отдела продаж. Поэтому для работы на данном участке ОАО "Центральный телеграф" необходима внимательность, аккуратность и точность при учете и обработке таких больших объемов информации, а также при оформлении договоров, внесении платежных реквизитов, паспортных данных и технических параметров. Менеджеру необходимо ежемесячно отслеживать произведенные платежи за пользование абонентской линией, а также отслеживать дебиторскую задолженность, что практически невозможно произвести вручную.

Использование базы данных значительно облегчает процесс обслуживания абонентов, потому как информация вводится один раз и может многократно редактироваться, выходные формы можно отправлять по электронной почте либо распечатывать, а поиск необходимой информации осуществлять за несколько секунд. Автоматизация процесса позволяет осуществить переход от безбумажной технологии обработки информации.

Необходимо также отметить, что автоматизированная обработка информации обеспечивает облегчение труда менеджеров отдела продаж, повышение его производительности и качества. А является важным аспектом при оценке экономических показателей компании, увеличения его прибыли за счет увеличения объема продаж услуг связи, а также повышение конкурентоспособности на рынке и улучшение имиджа компании за счет качества предоставляемых услуг и сервисного обслуживания абонентов.

2.                ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Техническое задание

Объектом автоматизации является отдел продаж ТЦПУ ОАО "Центральный телеграф".

Основными задачами проектируемой автоматизированной системы являются:

·        формирование договора и дополнительного соглашения на оказание услуг связи.

·        формирование наряда на выполнение технических работ.

·        формирование платежных документов за предоставленные услуги связи.

·        формирование отчетов по контролю и снижению дебиторской задолженности.

·        формирование ежемесячных извещений на оплату за услуги связи.

Надежность системы должна обеспечиваться слаженной работой технических средств, программного обеспечения, контролем входной информации, а также ее достоверностью, возможность отказа от текущего действия, возможностью исправления ошибок ввода.

Особое внимание нужно уделить вводу информации в систему. Обеспечить ввод информации наиболее удобными способами, с наименьшими затратами времени, для этого необходимо использовать адресные справочники, перечень предоставляемых и дополнительных услуг.

Все данные, используемые в автоматизированной системе должны быть достоверными, точными и полными.

Перечень автоматизированных функций проектируемой системы приведен в таблице 2.1.

Таблица 2.1. Описание автоматизированных функций

Рис. 2.1. Схема технологического процесса обработки информации

Рис. 2.2. Схема взаимосвязи автоматизируемых функций

2.2 Постановка и алгоритм решения комплекса задач

2.2.1 Характеристика комплекса задач

Модуль данной автоматизированной системы функционирует следующим образом:

1.                При обращении абонента в отдел продаж ТЦПУ, на основании его адреса проживания и паспортных данных, заполняется письменное заявление с указанием выбранных услуг связи

2.                На основании письменного заявления абонента, заключается договор на оказание услуг связи и формируется платежный документ и наряд на выполнение технических работ

3.                На основании наряда и наличии технической возможности, абоненту подключаются дополнительные виды обслуживания либо устанавливается дополнительное оборудование, при этом оплата за данные услуги производится ежемесячно и выставляется в счете-извещении

4.                При выборе услуги "Бронирование телефонного номера" в договоре указывается данная услуга, а в счет-извещение включается абонентская плата

5.                После предоставления услуг связи абоненту ежемесячно формируются счет-извещения за предоставленные услуги связи с указанием всех выбранных услуг

6.                Контроль дебиторской задолженности и отключение от ТфОП производится ежемесячно, в случае неоплаты абонентом счета за услуги связи.

2.2.2 Выходная информация

Выходная информация должна удовлетворять следующим требованиям:

·                   Достоверность

·                   Оперативность

·                   Полнота

·                   Доступность для восприятия

Описание структурных единиц информации выходных сообщений приведено в таблице 2.2.

Таблица 2.2. Описание СЕИ выходных сообщений

Таблица 2.3. Описание выходных сообщений

Похожие работы

Разработка информационной технологии организации электронного документооборота

Скачать

74278

6

9

... для них месте. Заключение В процессе дипломного проектирования достигнута поставленная цель: «Повышение уровня обслуживания клиентов за счет разработки информационных технологий управления документооборотом, обеспечивающих повышение эффективности работы сотрудников организации и ее клиентов». Решены все задачи, сформулированные в соответствии с этой целью: Проведен анализ используемых в ...