Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов

5. Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов

Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни документов. Перечни, утвержденные Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в них сроки хранения обязательны. Главное назначение перечней состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на государственное хранение.

Существуют два вида перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов по срокам хранения делятся на две группы: перечни типовых документов, называемые обычно типовые перечни, и ведомственные перечни. Перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения.

В типовые перечни, как правило, не включаются документы специфические, характерные для какой-то определенной отрасли народного хозяйства (например, документы медицинские, военные, судебные и т.п.). На основании типовых перечней министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни, включающие и типовые документы, и документы, специфические для данной отрасли, т.е. охватывающие всю документацию учреждений данной отрасли от высшего органа до низовой организации. Сроки хранения типовых документов соответствуют срокам, указанным в типовых перечнях (включая отметку ЭПК). Сроки хранения специфических документов, создаваемых в результате выполнения учреждениями и предприятиями отрасли специальных отраслевых функций, определяются путем тщательного изучения состава и содержания этих документов на основе принципов и критериев экспертизы ценности документов. После прохождения всех стадий обсуждения и согласования ведомственные перечни утверждаются руководством соответствующего ведомства и ведущим учреждением государственной архивной службы.

В 1967 г. был издан перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов. Этот перечень, а также два перечня документов по личному составу (с указанием сроков хранения, издания 1963 г. и подлежащих приему на госхранение, издания 1976 г.).

Перечисленные перечни охватывают документы, образующиеся в процессе управленческой деятельности и характерные для подавляющего большинства учреждений, организаций и предприятий страны. Но во многих учреждениях и на большинстве предприятий создается также техническая документация, поэтому были изданы два типовых перечня технической документации: с указанием сроков и мест ее хранения и подлежащей приему в государственные архивы.

Для удобства пользования в 1989 г. эти перечни были доработаны и объединены в один перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения. Этот перечень включал две части: традиционная управленческая документация, присущая всем управленческим аппаратам, и типовая научно-техническая документация.

Для районных и сельских организаций были изданы другие типовые перечни: Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных, городских, поселковых и сельских учреждениях, предприятиях и организациях Союза ССР с указанием сроков хранения материалов; Перечень документальных материалов, образующихся в колхозах, с указанием срока хранения материалов.

Перечни документов, как всякий справочник, состоят из самого перечня (статей) и вспомогательного справочного аппарата. Вспомогательный справочный аппарат обычно состоит из указаний по применению перечня, указателя видов документов и оглавления, которое является одновременно схемой классификации статей перечня. Некоторые перечни снабжены приложениями.

Рассмотрим в качестве примера состав и методику пользования перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов (в дальнейшем тексте — Перечень типовых документов). Методика применения перечня не имеет принципиальных отличий отныне действующего. Названный перечень начинается с рекомендаций по применению перечня, в которых даны пояснения, как на его основе составлять ведомственный перечень и как им пользоваться в практической работе при определении сроков хранения дел, включенных в номенклатуру, и при непосредственном изучении дел при экспертизе их ценности (в перечне даются не заголовки дел, как в номенклатурах, а названия категорий документов, сроки хранения дифференцированы по двум группам учреждений). Заканчиваются указания объяснением порядка проведения экспертизы и оформления отбора документов на хранение и уничтожение. Далее идет сам перечень категорий документов по статьям.

Статьей перечня называется совокупность сведений об одной или нескольких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером.

Сведения о каждой статье в перечне обозначаются по графам. В Перечне типовых документов пять граф:

Форма

Как видно из приведенной формы, каждая статья перечня содержит три обязательных элемента и один дополнительный. Обязательные элементы (составные части) статьи по перечню: порядковый номер, который является поисковым и ссылочным номером (гр. 1); название видов документов: одного (планы) или нескольких (счета, наряды и требования) или обобщенное название (материалы) (гр. 2); срок хранения (гр. 3, 4). Дополнительным элементом, присущим не каждой статье, является примечание (гр. 5).

Схема классификации перечня производственно-отраслевая, т.е. в ее основу положены направления деятельности, характерные для большинства учреждений. Эта схема отражена в названиях разделов перечня.

I. Руководство и контроль.

II. Организационные вопросы.

III. Планирование.

IV. Финансирование.

V. Учет и отчетность.

VI. Кадры.

VII. Труд,

VIII. Вопросы внешних сношений.

IX. Вопросы производства.

X. Вопросы строительства, реконструкции и капитального ремонта.

XI. Качество продукции, технический контроль, стандартизация.

XII. Вопросы научно-исследовательской работы.

XIII. Вопросы просвещения и образования, культурно-массовая работа.

XIV. Социально-бытовые вопросы.

XV. Правовые вопросы и арбитраж.

XVI. Материально-техническое снабжение и складское хозяйство.

XVII. Административно-хозяйственные вопросы. XVII]. Издательство.

XIX. Делопроизводство, архив.

XX Вопросы работы первичных профорганизаций.

Примерно такая же схема и у многих ведомственных перечней.

Схема типового перечня дает возможность разыскать нужную статью, исходя из логических посылок. Например, в подразделении в декабре появился документ, не предусмотренный номенклатурой дел: Акт обследования организации труда районным комитетом народного контроля. Секретарь должен найти этому акту место в номенклатуре и определить срок хранения (в дальнейшем появится план мероприятий по устранению недостатков, отчет о его выполнении и другие документы, но это будет в дальнейшем, а пока у секретаря один акт).

Просмотрев классификационную схему перечня, в разделе I "Руководство и контроль" находим подраздел 2 "Контроль" (с. 15). Здесь всего семь статей. Отмечаем (отбираем) нужную статью: "25. Материалы ревизий и обследований учреждений органами Советской власти, народного и финансового контроля". Срок хранения — постоянный или десять лет {в зависимости от категории учреждения). Конкретный заголовок будет таким, как указан выше, лишь с небольшим уточнением: Акт обследования организации труда в отделе Кировским районным комитетом народного контроля (в каком отделе — не пишется, так как название отдела указано в начале номенклатуры и на обложке дела и отражено в индексе дела).

Просматривая схему, секретарь мог бы обратить внимание и на раздел VII "Труд", подраздел 3 "Организация и производительность труда, трудовая дисциплина" (учреждение проверяли именно по вопросу организации труда). Находим в перечне этот подраздел (с. 51). Здесь 19 статей, но в них речь идет о трудовых договорах, научной организации труда, качестве руководства, графиках производственных процессов, табелях и пр. В ст. 349 говорится об обследованиях: "Анкеты, акты обследования и переписка по вопросу применения и состояния условий труда женщин и подростков на производстве". Но здесь конкретная и узкая тема, а в нашем документе вопрос стоит шире, да и в ст. 25 говорится именно о проверках органами народного контроля. Так что правильным было отнесение документа к ст. 25.

Как же научиться правильно находить статью? В основе схемы лежит функциональный признак. В рассмотренном примере — документ, освещающий проверку, проведенную контролирующим органом. Могла быть проверка и других сторон деятельности учреждения, но в любом случае место этого акта было бы здесь, исходя из функции контроля. Некоторые работники предпочитают искать нужную статью не по классификационной схеме, а по указателю видов документов, полагая, что это гораздо проще и надежнее. Но это ошибочное представление. Многие виды документов в указателе дают отсылку к десяткам статей. Например, планы имеют 35 разновидностей по указателю и дают отсылки к 66 статьям, постановление — 17 разновидностей, отсылки к 23 статьям, переписка — 56 разновидностей, отсылки к 258 статьям. Искать среди такого множества материалов труднее. А в приведенном примере просто нельзя найти статью по виду документа, так как статья, к которой относится наш документ, называется не акты, а материалы (понятие, включающее разные виды документов) и в указателе видов документов идет под этим названием.

В гр. 2 записаны не заголовки дел, а названия документов, часто нескольких в одной статье (с указанием либо категорий учреждений-авторов, либо вопроса), или обобщающее наименование — материалы, также с указанием вопроса. Например: постановления, протоколы, стенограммы собраний активов министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий (ст. 13); материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48).

В гр. 3 и 4 заносятся сведения о сроках хранения документов по категориям учреждений. I категория — учреждения, от которых материалы поступают в госархивы, II категория — учреждения, от которых материалы в госархив не принимаются. Сроки хранения документов одинакового названия у них разные. Такое различие сроков хранения в зависимости от категории учреждений называется дифференциацией по звеньям. Согласно перечню в учреждениях II категории не создается документов постоянного срока хранения, в гр. 4 максимальный срок хранения — десять лет (за исключением некоторых документов по личному составу и о несчастных случаях, срок хранения которых выше). Например:

82. Задания плановых органов ведомствам и переписка по освоению новых видов промышленной продукции

Пост.

10 лет

Многие категории документов в учреждениях II категории не образуются. Так, уже упоминавшиеся материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48) имеют срок хранения только для учреждений II категории: в гр. 3 — пост., в гр. 4 — прочерк. Таких статей в перечне немало.

В ряде случаев дифференциация сроков хранения производится не только по категориям учреждений, но и по месту создания документов. Например:

5. Заключения на законопроекты проекты постановлений:

а) по месту разработки проекта

б) в других учреждениях

Пост.

3 года

3 года

Некоторые статьи имеют примечания, конкретно указывающие, в каких учреждениях должны храниться размноженные документы.

39. Утвержденные штатные расписания и документы об их изменении

Пост.¹

10 лет

Примечания об условиях, которые влияют на отбор документов для постоянного хранения:

4. Постановления, решения и распоряжения местных Советов депутатов трудящихся и их исполнительных комитетов; материалы по разработке постановлений, решений, распоряжений:

а) по месту принятия (подлинники) Пост. 2 года

б) в других учреждениях 5 лет 5 лет

Ряд статей предусматривает сроки хранения только в период их потребности в практической работе в обоих звеньях:

Похожие работы

Зарождение, становление и развитие экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Скачать

123142

1

0

... , проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации. Глава 3. Становление и развитие экспертизы ценности документов   Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. ...

Экспертизы ценности документа, принципы, критерии

Скачать

17254

0

5

... осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории. 1.         Принципы, критерии экспертизы ценности документов Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями ...

Экспертиза научной и практической ценности документов

Скачать

57091

2

0

... документов к последующему хранению и использованию, отбору их на постоянное хранение начинается в ходе текущей работы организации с документами. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: экспертизу научной и практической ценности документов; оформление дел; обеспечение сохранности документов; передачу дел в архив организации. Экспертиза ценности документов - ...

Принципы и критерии оценки ценности документов

Скачать

62240

3

2

... 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых вопросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы[6]. 2. Оценка ценности документов 2.1 Основные критерии экспертизы ценности Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, ...