Проанализировать направления деятельности ПР в данной организации с заполнением таблицы 1

1.         Проанализировать направления деятельности ПР в данной организации с заполнением таблицы 1.

Таблица 1. Направления деятельности ПР

№ п/п	Наименование	Ответственный
1	Основные вопросы ПР -      формирование и поддержание имиджа фирмы как активного жизнерадостного участника общественной жизни (фирма неравнодушна к различным социальным проблемам и культурной жизни города) -      поддержание имиджа фирмы – производителя высококачественной продукции (забота о здоровье потребителей), здесь образ фирмы накладывается на образ продукции	Менеджер по рекламе ИП «Салют»
2	Работа с основными группами общественности 1.    Потребители продукции – жители Хабаровска -      постоянное размещение рекламы продукции фирмы на ТВ: образ жизнерадостных и дружных семей, которые «Превращают любой день в праздник» с помощью тортов от ИП «Салют» -      проведение презентаций продукции фирмы на выставках-ярмарках, а также специальных презентаций в магазинах и кафе, приуроченных к праздничным дням -      участие и спонсорство (выпечка заказных тортов) в различных культурных мероприятиях, в основном детских (утренники, концерты), освещение своего участия в СМИ 2. Органы власти, общественные организации -      социальная благотворительность (помощь детским домам, различным детским объединениям) -      участие в благотворительных и социально значимых акциях городской и краевой администрации (вручение призов победителям олимпиад и т.п.) 3. СМИ -      регулярное оповещение СМИ о новостях фирмы (рассылка пресс-релизов) -      обязательное приглашение журналистов на все проводимые фирмой мероприятия -      поздравление главных редакторов, ведущих журналистов с профессиональными праздниками и т.д. 4.    Сотрудники фирмы -      право приобретать продукцию фирмы для собственных нужд с большой скидкой -      именные торты в подарок на день рождения сотрудникам и их детям	Менеджер по рекламе ИП «Салют» Директор ИП «Салют» Менеджер по рекламе ИП «Салют» Директор ИП «Салют», секретарь
3	Средства внутриорганизационных коммуникаций -      ежемесячные общие собрания с обсуждением текущих дел и проблем фирмы (высказаться может каждый) -      доска объявлений в комнате отдыха сотрудников -      проведение корпоративных вечеринок, дней именинника	Секретарь ИП «Салют»
4	Комплексные направления -      благотворительность, спонсорство детских праздников, концертов детских коллективов, различных фестивалей и конкурсов: популяризация продукции, возвышение имиджа фирмы, появление информации в СМИ, укрепление контактов с представителями власти и общественных организаций	Директор и менеджер по рекламе ИП «Салют»
5	Специальные события -      проведение предпраздничных презентаций продукции фирмы в магазинах города -      презентация продукции фирмы на выставках-ярмарках	Менеджер по рекламе ИП «Салют»
6	Ваши предложения -      Можно порекомендовать уделять большее внимание идее экологичности, высокого качества продукции, технологиям производства в материалах СМИ

2. Построить организационную структуру ПР в данной организации (предполагаемую, если служба ПР в данной организации отсутствует)

В ИП «Салют» нет специальной службы ПР, но есть менеджер по рекламе, который отвечает как за рекламу продукции фирмы, так и за ПР (контакты со СМИ, участие в выставках, проведение благотворительных мероприятий). Основная нагрузка по ПР лежит на нем. Внутренний ПР (контакты с сотрудниками фирмы, организацию дней рождения, праздников и т.п.) осуществляет секретарь фирмы. Контакты на высшем уровне (общение с представителями власти, руководителями общественных организаций, детских организаций и т.п.) осуществляет директор ИП «Салют». Данная структура доказала свою эффективность.

Структура ПР-службы в ИП «Салют»

3. Оформить должностную инструкцию для работника отдела ПР (в соответствии с организационной структурой отдела и ГОСТ Р 6.30 – 2003). Элементы должностной инструкции представлены в таблице 2

ИП «Салют» Утверждаю: директор ИП «Салют» ____________Иванов А.А.

2. 03. 2003 г.

Должностная инструкция

менеджера по рекламе и ПР ИП «Салют»

1.         Общие положения

1.1.      Менеджер по рекламе и ПР относится к категории специалистов компании, принимается и увольняется работодателем.

1.2.      Основной задачей менеджера по рекламе и ПР является организация и поддержание контактов с представителями различных групп общественности и СМИ, организация и проведение рекламных и ПР-мероприятий.

1.3.      В своей работе менеджер по рекламе и ПР руководствуется положениями Федерального закона «О рекламе» (1995 г.).

1.4.      Менеджер по рекламе и ПР подчиняется непосредственно директору компании.

1.5.      На должность менеджера по рекламе и ПР принимаются лица с высшим образованием, творческими способностями, коммуникабельные.

1.6.      Менеджер по рекламе и ПР должен владеть навыками:

-            опытный пользователь ПК;

-            составление текстов любого предназначения и содержания;

-            публичные выступления;

-            ведение переговоров (в т.ч. по телефону);

-            организация рабочего процесса.

1.7.      Для менеджера по рекламе и ПР устанавливается рабочий день с 9.00 до 18.00. Менеджер по рекламе и ПР при необходимости привлекается к работе в выходные и праздничные дни.

1.8.      Для менеджера по рекламе и ПР устанавливается должностной оклад в размере согласно приложению к трудовому договору №18 надбавки за работу в выходные и праздничные дни согласно ТК РФ.

2.         Функции

2.1.      Установление и поддержание контактов со СМИ и представителями общественности согласно общим стратегическим задачам компании.

2.2.      Планирование, организация и проведение рекламных и ПР-мероприятий.

2.3.      Контроль за исполнением имиджевой политики предприятия.

2.4.      Своевременное предоставление отчетности в установленной работодателем форме.

3.         Должностные обязанности

Менеджер по рекламе и ПР обязан:

3.1.      Устанавливать и поддерживать контакты с представителями СМИ и общественных организаций.

3.2.      Своевременно обеспечивать контактных лиц информацией о компании согласно утвержденному плану рекламной и ПР-кампании.

3.3.      Оперативно информировать СМИ и представителей общественности о внеплановых новостях и мероприятиях компании, которые могут иметь общественный резонанс.

3.4.      Готовить и контролировать контакты со СМИ других сотрудников компании.

3.5.      Везде и всегда поддерживать высокий имидж компании, ее руководства и сотрудников.

3.6.      Обеспечивать конфиденциальность и секретность внутрифирменной информации.

3.7.      Ежемесячно предоставлять отчеты о проделанной работе работодателю.

3.8.      Соблюдать график работы установленной формы.

4.         Права сотрудника

Менеджер по рекламе и ПР имеет право:

4.1.      Получать любую информацию, в том числе составляющую коммерческую тайну, от работодателя и любого сотрудника компании.

4.2.      Свободно выбирать форму и стиль создаваемых им информационно-рекламных материалов.

4.3.      Самостоятельно отбирать, размещать в СМИ и переправлять другим контактным лицам ПР-информацию, не содержащую коммерческой тайны.

5.         Ответственность сотрудника

5.1.      Менеджер по рекламе и ПР несет ответственность за достоверность и лояльность информации, предоставленной в СМИ, административные органы и любые общественные организации.

6.         Взаимоотношения (связи по должности)

6.1.      Менеджер по рекламе и ПР находится в служебных отношениях с директором компании, секретарем компании, главным бухгалтером компании.

6.2.      Менеджер по рекламе и ПР взаимодействует с представителями сторонних организаций (клиентов, партнеров, СМИ, администрации края и др.) на уровне руководителей, заместителей руководителей организаций и начальников отделов.

Директор ИП «Салют»

Иванов А.А.

С инструкцией ознакомлен

___________________Сергеев Н.Н.

4. Проанализировать целесообразность создания отдела по связям с общественностью в данной организации (м.б. лучше воспользоваться такой службой со стороны). Для этого заполнить таблицу 3.

Таблица 3. Преимущества и недостатки использования различных служб по связям с общественностью

Структурное подразделение по связям с общественностью в организации		Сторонняя консультационная фирма по связям с общественностью
преимущества	недостатки	преимущества	недостатки
1. Отличное знание специфики деятельности фирмы, внутрифирменного распорядка, секретов и тонкостей 2. Гарантия конфиденциальности сведений, закрепленная трудовым договором 3. Налаженное взаимодействие со СМИ, общественными организациями и т.д., четкое направление информационных потоков. 3. Дружеское взаимодействие с подразделениями и сотрудниками фирмы, использование их советов и оценок	1. Затраты на содержание сотрудников отдела (зарплата, налоги, отдельное помещение для них и т.д.) 2. «Узкая специализация» сотрудников отдела, зацикленность только на своей фирме – ограничение профессионального опыта 3. Тяготение к привычным, проверенным методам работы	1. Богатый разнообразный опыт ПР-деятельности в различных сферах бизнеса, высокая креативность, нестандартные решения 2. Независимость ПР-специалистов, «взгляд со стороны» на положение фирмы 3. Экономия средств на ПР-деятельность, т. к. сторонняя фирма а) выполняет разовое задание за определенную сумму и б) знает, как сэкономить на рекламных публикациях, представительской продукции и др.	1. Необходимость тратить время и силы на изучение (обучение) сторонними специалистами специфики деятельности фирмы-заказчика, ее индивидуальных проблем 2. Возможна утечка конфиденциальной информации (что невозможно доказать) 3. Отсутствие контакта с сотрудниками фирмы, общение только с руководством, что снижает качество информации и фирме-заказчике 4. Иногда – высокие однократные затраты на оплату услуг привлеченных специалистов

Структура ПР-деятельности, созданная в ИП «Салют» (см. п. 2 настоящей работы) оптимальна для данного предприятия. Менеджер по рекламе ИП «Салют» успешно справляется с необходимым объемом работы, очень компетентен, пользуется уважением и доверием директора и сотрудников предприятия. Обращение в стороннюю ПР-фирму нецелесообразно, в этом нет нужды.

5. Сформулировать правила, предъявляемые к пресс-релизу, и составить его для данной организации

Требования к пресс-релизу:

1.         Краткость (не более 500 слов)

2.         Новизна и важность информации.

3.         Адресность (указание Ф.И.О. конкретного адресата – журналиста, редактора)

4.         Эффектный заголовок

5.         Максимальная информативная насыщенность первого абзаца.

6.         Четкость изложения информации.

7.         Оригинальность подачи информации с учетом специфики издания, в которое направлен пресс-релиз.

8.         Наличие цитаты – ключевого высказывания главного действующего лица события, о котором сообщается в пресс-релизе.

9.         Обязательно указать дату, источник информации, данные о фирме (адрес, телефон, Ф.И.О. директора или контактного лица)

Пресс-релиз ИП «Салют»

«Шапка»: фирменный бланк с логотипом, названием и адресом фирмы.

В редакцию газеты «Тихоокеанская звезда»

Главному редактору Л.Г. Болдыревой

От пирогов не толстеют!

(Карлсон, который живет на крыше)

Предубеждение о том, что торты и пирожные создают нам проблемы с лишним весом, собираются разбить в пух и прах кондитеры-технологи ИП «Салют». Их ноу-хау – легкий сливочный крем – отличается не только изысканным вкусом, нежностью и пышностью, но и рекордно низким содержанием калорий.

Новинка запатентована в апреле текущего года, и в самое ближайшее время низкокалорийные торты и пирожные появятся в продаже в магазинах города. Попробовать новую продукцию и оценить ее качество все желающие смогут на презентациях-дегустациях ИП «Салют», которые пройдут в рамках ежегодной выставки-ярмарки «ХабПродМаркет» с 14 по 18 декабря. Директор отдела продаж ИП «Салют» сообщил, что для презентации готовятся 14 наименований новой продукции общим весом 60 кг (!), и по калорийности это равносильно тому, чтобы съесть столько же йогуртов.

На презентациях гости познакомятся и с технологий приготовления новинок, секретами кондитерского мастерства.

Дополнительную информацию можно получить по тел. 222–555.

Контактное лицо – Никита Сергеев, менеджер по рекламе ИП «Салют»

6.         Проанализировать ПР-документы организации с заполнением таблицы 4

Таблица 4. Базовые документы по ПР

Вид издания	Наименование	Основные цели		Типовая структура		Периодичность
Корпоративные издания	Журнал	отсутствует
	Газета	отсутствует
Базовые ПР-документы в организации	Пресс-релиз	Информирование прессы о событиях фирмы, привлечение журналистов на проводимые мероприятия	Краткая информация на фирменном бланке с обязательным приглашением на мероприятие		По мере проведения мероприятий
	Информационное письмо	Обеспечение СМИ, представителей общественных организаций, партнеров основной информацией о фирме	Информация о предприятии в целом, о его продукции, производственной и общественной деятельности (на одну страницу А4)		1 – 2 раза в год, по мере обновления информации
	Издания вашей организации	отсутствуют