1.2 Закупівельна логістика
Закупівельна логістика – управління матеріальними потоками в процесі забезпечення підприємства матеріальними ресурсами.
Значним елементом мікрологістичної системи є підсистема закупівель, організуюча вхід матеріального потоку в логістичну систему. Управління матеріальними потоками на даному етапі має відому специфіку, що пояснює необхідність виділення закупівельної логістики в окремий розділ дисципліни, що вивчається.
Кожне підприємство має службу що займається закупівлею, зберіганням та збутом:
елементом, що забезпечує зв'язки і реалізацію цілей макрологістичної системи, в якові входити підприємство;
елементом мікрологістичної системи, тобто одним з підрозділів підприємства, що забезпечує реалізацію цілей цього підприємства;
самостійною системою, що має елементи, структуру і самостійні цілі.
Логістична інтеграція із постачальниками досягається за рахунок комплексу заходів економічного, технологічного, технічного і методологічного характеру. В основі інтеграції повинна лежати орієнтація на хороші партнерські стосунки, орієнтація на готовність зробити зустрічний крок навіть тоді, коли це не приносити жодного прибутку. В логістиці відношення з постачальниками повинні будуватися на наступних принципах:
Поводитися з постачальниками також, як і з клієнтами фірми
Не забувати на ділі демонструвати спільність інтересів
Знайомити постачальника зі своїми завданнями і бути в курсі його ділових операцій
Проявляти готовність допомогти в разі виникнення проблем в постачальника
Дотримувати перейняті на собі зобов'язання
Враховувати в діловій практиці інтереси постачальника
Завдання закупівельної логістики
Основні питання, на які слід відповісти в процесі забезпечення підприємства предметами праці, традиційні і визначаються логікою постачання:
що купити;
скільки купити;
у кого купити;
на яких умовах купити.
До традиційного переліку логістика додає свої питання:
як системно зв'язати закупівлі з виробництвом і збутом;
як системно зв'язати діяльність підприємства з постачальниками.
Позначеній круг питань закупівельної логістики визначає склад вирішуваних в даної функціональної області завдань і характер виконуваних робіт.
Розглянемо завдання і роботи, що відносяться до закупівельної логістики:
Визначення споживи в матеріальних ресурсах. У процесі визначення споживи в матеріальних ресурсах необхідно ідентифікувати внутрішньо фірмових споживачів матеріальних ресурсів. Потім виконується розрахунок споживи в матеріальних ресурсах. При цьому встановлюються вимоги до ваги, розміру і інших параметрів постачань, а також до сервісу постачань. Далі розробляються плани – графіки і специфікації на кожну позицію номенклатури і (або) номенклатурні групи. Для споживаних матеріальних ресурсів може вирішуватися завдання «Зробити або купити», розглянута в пункті 2.1. цього параграфа.
Дослідження ринку закупівель. Дослідження ринку закупівель починають з аналізу ринку постачальників. При цьому необхідно індифікувати всіх можливих постачальників. Далі слідує оцінка всіх можливих джерело заготівельних ресурсів, а також аналіз ризиків, пов’язаних з виходом на конкретний ринок.
Вибір постачальників. Включає пошук інформації про постачальників, пошук оптимального постачальника, оцінку результатів роботи з вибраними постачальниками (детальніше завдання вибору постачальника розглядається в пункті 2.2. даного параграфа).
Здійснення закупівель. Реалізація даної функції починається з проведення переговорів, які повинні завершитися оформленням договірних стосунків, тобто укладенням контракту. Договірні відношення формують господарські зв'язки, раціоналізація яких також є завданням логістики. Здійснення закупівель включає вибір методу закупівель, розробку розумів постачання і сплати, а також організацію транспортування матеріальних ресурсів. При цьому складаються графіки постачання, здійснюється експедиція, можливо, організовуються митні процедури. Завершуються закупівлі організацією приймального контролю.
Контроль постачань. Одним із значимих завдань контролю постачань є контроль якості постачання, тобто облік кількості рекламацій і браку. Контроль постачань включає також вистежування термінів постачання (кількість ранніх постачань або запізнень), вистежування термінів оформлення замовлення, термінів транспортування, а також контроль стану запасів матеріальних ресурсів.
Підготовка бюджету закупівель. Істотною частиною закупівельної діяльності є економічні розрахунки, так необхідно точно знать, в що обходяться ті або інші роботи і рішення. При цьому визначають наступні види витрат:
витрати на виконання замовлення після основних видів матеріальних ресурсів;
витрати на транспортування, експедиція і страхування;
витрати на вантажопереробку;
витрати по контролю за дотриманням розумів договору постачання;
витрати на приймання і перевірку матеріальних ресурсів;
витрат на пошук інформації про потенційних постачальників.
В рамках проведення економічних розрахунків до завдань закупівельної логістики слід віднести розрахунок витрат із-за дефіциту матеріальних ресурсів.
7. Координація і системний взаємозв'язок закупівель з виробництвом, збутом, складуванням і транспортуванням, а також з постачальниками. Це специфічне завдання закупівельної логістики, що вирішується, як було відмічено вищим, за допомогою організації системного взаємозв'язку закупівель з виробництвом і збутом, а також тісних зв'язків з постачальниками в області планерування, економіки, техніки і технології.
Завдання «зробити або купити»
В закупівельній логістиці до завдання типа «Зробити або купити» відноситься прийняття одне з двох альтернативних рішень:
самостійно формувати асортимент, купуючи ресурси безпосередньо у заготівника;
купувати товарні ресурси в посередника, який спеціалізується на розукрупненні виробничих партій, формуванні широкого асортименту і постачаннях його споживачам в скомплектованому вигляді.
Розглянемо можливі заподій, по яких закупівля в посередника може виявитися вигіднішою, ніж безпосередньо у виробника:
Купуючи товарні ресурси в посередника, підприємство, як правило, має можливість придбати широкий асортимент невеликими партіями. У результаті скорочується потреба в запасах, складах, зменшується об'єм договірної роботи із заготівниками окремих позицій асортименту.
Ціна товару в посередника може виявитися нижче, ніж в заготівника. Передбачимо, виробник реалізує товар за наступними цінами:
а) для дрібнооптових покупців – 10 грн. за одиницю;
б) для оптових покупців – 8 грн. за одиницю.
Посередник, купивши партію по 8 з 12% націнкою, то 8,96. Виробник повинний продавати малі партії по ціні 10 а не по 8,96
3. Виробник товару може розташовуватися територіально на віддаленій відстані, ніж посередник. Додаткові транспортні витрати в цьому випадку можуть перевищити різницю в цінах виробника і посередника.
Завдання вибору постачальника
Одній з основних проблем, що виникають при закупівлі товару є вибір постачальника. Важливість її пояснюється не лише тим, що на сучасному ринку функціонує велика кількість постачальників однакових товарів, але головним чином тим, що постачальник має бути надійним партнером фірми в реалізації її логістичної стратегії.
Розглянемо основні етапи вибору постачальника.
Визначення і оцінка вимог покупців до кількості, якості, термінів постачання і сервісу, що додається до товару.
Визначення типа закупівель: сталі (постійні) закупівлі, модифіковані закупівлі (в яких міняється постачальник або параметри товарів, що купуються), нові закупівлі (закупівлі, пов'язані із зміною кон'юнктури ринку).
Аналіз поведінки ринку. Постачальник може функціонувати в різному ринковому середовищі і типові ринку: монополістичному, високо конкурентному. Знання і аналіз ринку постачальників допомагають логістичному персоналу фірми визначити кількість можливих постачальників, позицію на ринку, професіоналізм і інші чинники, що дозволяють правильно організувати закупівлі.
Ідентифікація всіх можливих постачальників і їх попередня оцінка.
Після відбору найбільш відповідних постачальників продукції відбувається остаточний вибір постачальника. При цьому використовується метод багатокритерійної оцінки, що включає такі показники як рівень ціни, надійність постачань, якість супутнього сервісу і ін.
Реалізація процесу постачань конкретної номенклатури товарів від постачальника посередницькій фірмі: оформлення договірних стосунків, передача прав власності на продукцію, транспортування, вантажопереробка, зберігання, складування і тому подібне
Контроль і оцінка виконання закупівель. Після завершення процесу доставки має бути організований вхідний контроль якості продукції (дана процедура для надійних постачальників, особливо при вживанні технології JIT, може бути відсутнім). Ефективність управління закупівлями оцінюється в результаті безперервного контролю і аудиту виконання розумів договорів по термінах, цінах, параметрах постачань, якості продукції і сервісу.
Системи постачань «Точно в час» і «Kanban»
Розподіл програм виробництва, постачання і збуту, що працюють строго по графіку («Канбан» і «Точно в строк»), – це результат вдосконалення методів виробництва товарів і доставки їх на ринок. Взаємозв'язок і взаємозалежність всіх логістичних елементів, включаючи транспорт, зумовили необхідність комплексного підходу до їх подальшого розвитку, на базі якого і відбувалося формування інноваційних транспортних систем збору і розподілу матеріальної продукції. Підготовка до впровадження вищезгаданих програм полягала в таких заходах, як: налагодження високоякісного і надійного виробництва; перепланування виробничих приміщень і налаштування їх на ефективну роботу (включаючи поліпшення роботи по збору замовлень споживачів): впровадження сучасних інформаційних систем, що забезпечують поточне управління і контроль всього логістичного процесу в реальному масштабі часу, і, нарешті, забезпечення надійного транспортування вантажів.
Перші три пункти підготовчих заходів зазвичай здійснюються виробничими і рідше посередницькими фірмами. Перевезення ж повністю або частково виконуються транспортними підприємствами загального користування. Оскільки всі елементи логістичних каналів, що функціонують по вищезгаданих програмах, повинні працювати майже ідеально, аби уникнути зупинки виробничого процесу або вичерпання запасів в споживачів, оскільки безпосередній контроль за рухом товарно-матеріальних цінностей є основним об'єктом пильної уваги. Цього виходить же, що транспорт є важливою оленицею логістичної системи: він повинний володіти поруч необхідних властивостей і задовольняти певним вимогам в цілях створення інноваційних систем збору і розподілу вантажів. Перш за все, транспорт має бути досить гнучким, аби забезпечувати перевізний процес, що піддається щотижневою або навіть щоденною коректуванню, гарантувати часту і цілодобову доставку вантажів в розкидані і віддалені пункти, надійно обслуговувати клієнтуру з метою уникнення зупинки роботи підприємства або дефіциту в замовника. Одночасно транспорт повинний володіти здатністю перевозити невеликі партії вантажів через короткі інтервали годині відповідно до змінних запитів користувача і розумів дрібносерійного виробництва. Основними організаційними структурами, що відповідають вищезгаданим вимогам, стали регіональні транспортні компанії по збору і розподілу вантажів, що забезпечують перевезення на невеликі відстані до торгівельної зони. Такі компанії зазвичай здійснюють перевезення вантажів малими партіями і дають економію витрат за рахунок використання власного терміналу по збору і розподілу вантажів замість розподільного центру промислової фірми, обслуговуючого деякий регіон і що несе витрати за змістом запасів.
Прагнення мати логістичні системи з вищим рівнем обслуговування і низьким рівнем запасів товарно-матеріальних цінностей на довгих лініях постачання привело до виникнення різних варіантів управління цими системами, а саме: до зміни традиційних способів консолідації вантажів, виконанню операцій на поблизу розташованих складах, здійсненню нового вигляду послуг із збору і розподілу вантажів, а також об'єднання систем постачальників і виробників. При традиційних способах надання послуг скорочення годині доставки вантажів досягається шляхом комбінування швидкого обслуговування клієнтури транспортними компаніями загального користування і спеціальної прискореної обробки вантажів в пунктах їх об'єднання.
Позитивна сторона (для постачальників і виробників) даного способу обслуговування полягає в простоті зміни вигляду послуг і розміру партій вантажів, що доставляються транспортними фірмами і можливості пристосовувати логістичні операції до потреб підприємства в постачаннях на повсякденній основі.
Найсучасніший варіант логістичного обслуговування клієнтури за програмою «Точно в рядків» (при далеких відстанях перевезень вантажів) – це інтегровані системи постачання постачальника і виробника, що з'явилися завдяки впровадженню в господарську практику фірм електроніки. В таких системах є новітні типи ЕОМ, пов'язані з центральною ЕОМ розподілу, яка видає дані про наявність запасів товарно-матеріальних цінностей, в тому числі в пунктах укрупнення партій вантажу і на всій дорозі дотримання.
Не дивлячись на тих, що окремі елементи логістичної системи (транспорт, пункти обробки вантажів, засоби зв'язку і так далі) могли б належати постачальникам і виробникам на індивідуальній або спільній основі, фактично в перші роки зародження системи сучасних послуг за більшістю елементів зберігалася колишня власність, а їх діяльність координувалася за допомогою електронної техніки, загальною власністю, що є. Надалі стала виявлятися тенденція до спільного володіння постачальниками і виробниками деякими елементами логістичних систем, що працюють за програмою «Точно в рядків» (або здійсненню спільного контролю). Особливо це стало характерним для корпорацій з вертикально інтегрованими філіями, що поставляють матеріали іншим дочірнім фірмам, а також партнерам спільних підприємств, що беруть доля в розробці новітніх технологій.
Таким чином, дослідження нових логістичних систем збору і розподілу вантажів показали, що сморід набули широкого поширення в розвинених країнах з ринковою економікою, ставши з точки зору витрат і рівня обслуговування ефективними альтернативами колишнім системам транспортного сервісу.
Автоматизація планування закупівель
Ефективність управління підприємством багато в чому залежить від уміння правильно розпорядитися обмеженими оборотними коштами. Це особливо актуально в сучасних умовах стабільності економіки, що лише налагоджується. Найважливішою стороною управління оборотними коштами є можливість приймати своєчасні і оптимальні рішення по планеруванню закупівельної діяльності, ефективному підстроюванню її під пакет замовлень покупців з врахуванням динаміки майбутніх постачань, прогнозованого рівня продажів, потокового стану складів і вже сформованих замовлень на постачання.
В умовах невеликого підприємства відповідні рішення відносно нескладно приймати “з голови”, ґрунтуючись на здоровому глузді і загальному розумінні стану справ на власному підприємстві. Проте на крупних підприємствах, що мають безліч замовлень широкого асортименту від великого числа споживачів, така інформація вже не може уміщатися навіть в найсвітлішій голові. Для ефективного управління стає необхідним угрупування замовлень по номенклатурі, їх розподіл в часі і по постачальниках, що досить складно і при рішенні традиційними методами може наводити до того, що розпиляло і неефективному використанню оборотних коштів, не говорячи вже про можливі зриви постачань, що часто спричиняють за собою істотні штрафні санкції. Тут при ухваленні рішень на допомогу можуть прийти засоби автоматизації: комп'ютерна техніка і спеціальне програмне забезпечення. Багато західних економістів, ґрунтуючись на аналізі відповідної статистики, саме їм відводять найважливішу роль при здійсненні цілеспрямованої діяльності по коректуванню рівня запасів і їх оптимізації.
На шкода, на даний момент в більшості представлених на російському ринку систем автоматизації доки досить успішний вирішуються лише завдання потокового оперативного і бухгалтерського обліку, що відображають рух фінансових і товарних потоків підприємства лише за фактом їх здійснення. У кращому разі підтримується лише відносно невеликий перелік завдань бюджетування. Функції ж планерування, особливо планерування закупівель товару доки в більшій частині розробок залишаються збоку.
В зв'язку з цим певний інтерес представляють системи, що підтримують західні стандарти MRP1, MRP2, відповідно до яких інформаційні системи повинні не лише підтримувати функції обліку вже доконаних фактів руху товару, але і забезпечувати планерування процесу закупівель необхідних товарів у постачальників, ґрунтуючись на рівні запасів товару, що є в наявності, замовлень покупців, прогнозованих продажів, виробничих потужностей.
Як приклад комплексного вирішення завдань логістики розглянемо систему “КОНКОРД” (Concord XAL), що представляється на російському ринку фірмою Columbus IT Partner. Вона містить необхідні функції по автоматичному формуванню пропозицій на закупівлю товару і внесенню змін в існуючі замовлення на закупівлі в постачальників, а також може надавати користувачеві інформацію для аналізу існуючих замовлень покупців і оцінки можливостей їх своєчасного виконання.
При проведенні оцінки потреб система дозволяє враховувати, чи слід поповнювати запаси виходячи з оцінки загальної потреби за вказаний користувачем період, чи потрібно формувати окремі пропозиції по кожному зареєстрованому в системі замовленню, чи слід обмежувати постачання досягши встановленого мінімуму (максимуму) запасу товару, вибирати термін ініціації закупівлі і так далі
Слід зазначити, що “КОНКОРД” дозволяє готувати пропозиції організаційного характеру. Наприклад, система може порекомендувати скоротити термін постачання, прискорити виконання оформлених закупівель, збільшити об'єм вже зроблених закупівель замість створення додаткових і ін. При ряду умов можуть бути сформовані пропозиції по коректуванню постачань і виробничих планів, а також вказівки на доцільність пошуку інших постачальників товарно-матеріальних цінностей.
Этапи планування закупівель
Завдання автоматичного розрахунку потреб до системі “КОНКОРД” передбачає виконання наступних основних етапів:
завдання схеми планерування;
проведення розрахунку потреб;
використання результатів розрахунку потреб у формуванні закупівель.
Для автоматичного розрахунку потреб використовуються зведення про рівень товарних запасів із складської картотеки, а способи розрахунку регулюються параметрами управління автоматичного розрахунку потреб, що встановлюються в підсистемі автоматизації складського обліку. На результаті обробки цих даних за допомогою спеціальних функцій розрахунку потреб для одного або групи товарів модуля “Склад” автоматичний формуються пропозиції на закупівлю товарів і великий набір екранних форм і звітів за результатами розрахунку потреб. У результаті їх аналізу користувач приймає рішення схвалити або не схвалювати сформовані системою пропозиції.
Основною інформаційною базою для виконання розрахунків є набір параметрів, що зіставляються з шкіряною номенклатурною одиницею. Відповідно до них система розраховує споживи в закупівлях, необхідних для виконання сукупності замовлень. Оцінюючи потребу в товарі (сировині, комплектуючих і т. д.), система здійснює інтегральний аналіз наявності даного товару на складі, розмірів замовлень, що поступили від клієнтів, очікуваних постачань товару, його очікуваного вжитку як виробничий компонент і тому подібне.
Схемі планерування і способи їх регулювання
“КОНКОРД” допускає вживання декількох різних схем планерування, що дозволяють оптимізувати процес закупівель відповідно до критеріїв, що цікавлять користувача.
Можна виділити наступні основні схеми управління планеруванням формування пропозицій на закупівлю:
по потребах;
звідне по періодах;
мінімум/максимум;
по потребах з врахуванням мінімуму закупівлі;
по потребах з врахуванням мінімуму числа пропозицій.
Параметрізація розрахунків
Схеми планерування визначаються за допомогою набору великого числа параметрів, що дозволяють тонко управляти порядком розрахунку. Основними регулювальниками є:
загальні параметри, що задаються в картці товару;
параметри, що визначають розрахунок потреб на рівні окремого складу;
глобальні параметри управління розрахунком потреб.
Автоматичный розрахунок потреб і формування пропозицій на закупівлю
На підставі вибраної схеми планерування і параметрів, що уточнюють її, до системі “КОНКОРД” виробляється автоматичний розрахунок потреб в товарах. Ця функція реалізована як на рівні окремого товару, так і як періодична операція для діапазону товарів і дат. Завдяки цьому можна гнучко регулювати порядок формування пропозицій на закупівлю для шкіряного конкретного випадку.
Аналіз результатів планування
Для перегляду і аналізу результатів планування в системі “КОНКОРД” передбачений великий набір спеціалізованих форм і звітів, що представляють інформацію для різних аспектів планерування. Форми дозволяють переглядати на екрані комп'ютера окремо різні версії сформованих пропозицій. Вони забезпечені фільтрами, що дозволяють відображувати рядки, відібрані по необхідним користувачеві критеріям.
Форма “Дії” зводить оглядовий список закупівель, пропозицій і виробництв, по яких запропоновані які-небудь дії при останньому розрахунку потреб.
Форма “Ф'ючерси” дозволяє проглянути список рухів товарів, по яких сформовані ф'ючерси.
Форма “Крітічній рівень запасів” призначена для перегляданню критичного рівня запасів, який виявлений в результаті проведення розрахунку потреб.
Окрім вказаних форм в системі підтримуються та інші, рухи товару, що дозволяють проводити багатоаспектний аналіз.
Адаптація системи при нестандартній організації бізнес-процесів
Як випливає з приведеного вище матеріалу, в системі “КОНКОРД” реалізований вельми гнучкий і потужний механізм планерування закупівельної діяльності, що дозволяє організувати многовариантые схеми розрахунків, засновані на різних припущеннях і критеріях оптимізації. Проте важливою і вельми привабливою рисою системи “КОНКОРД” є наявність в ній розвинених інструментальних засобів, включаючи вбудовану мову програмування XAL рівня 4GL, завдяки яким вона може бути адаптована до самих екзотичних і нетрадиційних схем організації бізнес-процесів, які зустрічаються на підприємствах, так або інакше пов'язаних з оптовими постачаннями товарів або продукції власного виробництва.
Технологія проведення бізнес процесу закупівель
Технологія проведення бізнес процесу закупівлі складається з наступних стадій:
Підготовка і оформлення заявки на матеріал:
Визначення споживи в матеріалі
На даному етапі відбувається визначення споживи в матеріалі, виходячи з ППМ (Планерування Споживи в Матеріалі). Визначаються базові характеристики необхідного матеріалу, можливі від них відхилення, необхідне його кількість і терміни постачання для передачі інформації у відділ закупівель у вигляді заявки на матеріал.
Підготовка і оформлення заявки на матеріал
Заявка на матеріал є внутрішнім повідомленням відділу закупівлі про потребу в матеріалі. В певній позиції вказується вигляд заявки на матеріал. Вигляд заявки на матеріал визначає призначення матеріалу. Заявки бувають наступних видів:
Звичайна консигнація;
Виробництво;
Постачання третій особі;
Переміщення запасів.
У заявці на матеріал функціональний відділ повідомляє базові характеристики необхідного матеріалу, можливі від них відступи у вигляді ідентифікатора матеріалу або групи матеріалів, необхідну кількість і терміни постачання. У позиціях, окрім ідентифікатора, може бути присутнім короткий опис матеріалу або групи матеріалів.
Узгодження заявки на матеріал
На даному етапі виконавець, що готував і оформляв заявку на матеріал погоджує її вміст з керівником функціонального відділу. Таке узгодження може проводитися в допомогою поставляння реквізиту "візи" у визначеному місці бланка заявки. Якщо в процесі узгодження потрібно було внести зміни, в такому разі виконавець проводити повторну підготовку, оформлення і узгодження заявки на матеріал.
Вбір постачальників:
Підготовка списку можливих постачальників
На даному етапі, на підставі отриманої заявки на матеріал, співробітник відділу закупівель складає список можливих постачальників, що складається з постійних постачальників, з якими поміщені договори на довгострокову співпрацю і, можливо, нових, виявлених за допомогою різних інформаційних каналів, в тому числі в результаті аналізу раніше отриманих комерційних речень.
Відправка запиту, відповідно до заявки на матеріал:
Організація або відновлення листування з можливими постачальниками
На даному етапі з можливими постачальниками організовується або поновлюється листування за допомогою вибраного засобу зв'язки, яким може бути:
Традиційна пошта;
Засобі факсимільного зв'язку;
Електронна пошта;
Особиста доставка представником Виконавця (Замовника)
Підготовка і оформлення запиту відповідно до заявки на матеріал
Відповідно до даної заявки на матеріал Відділом Закупівель готується запитий на матеріал, який є проханням до постачальника на постачання матеріалу ідентифікатор, необхідна кількість і терміни постачання якого вказані у відповідних позиціях форми запиту. Підготовленій і оформлень відповідним чином запитий узгоджується з керівником Відділу Закупівель і в разі споживи, до нього вносяться коректування.
Відправка запиту на матеріал
Підготовленій і відповідним чином оформлень запитий на матеріал вирушає можливим постачальникам за допомогою вибраного засобу зв'язки, яким може бути:
Традиційна пошта;
Факсимільній зв'язок;
Електронна пошта;
Особистою доставкою представником.
Реєстрація відправки запиту можливим постачальникам
На підставі записів про відправку запиту (зроблених при його відправці) і інформації з документів, підтверджуючих його здобуття, робляться необхідні записи в реєстраційних формах.
Вбір постачальників
Здобуття комерційних пропозицій від можливих постачальників
При здобутті комерційних пропозицій від можливих постачальників виробляється їх реєстрація в установленому порядку. Ціні і умови постачання можливих постачальників реєструються до відповідного запиту. Для зареєстрованих пропозицій може бути складений порівняльний список цін і розумів постачання.
Узгодження отриманих пропозицій
При виникненні питань по отриманих від можливих постачальників комерційних пропозиціях, проводитися узгодження по позиціях, що вимагають пояснення або додаткової інформації.
Реєстрація здобуття пропозицій
При здобутті комерційних пропозицій від можливих постачальників виробляється їх реєстрація в установленому порядку. Ціні і умови постачання можливих постачальників реєструються до відповідного запиту. Для зареєстрованих пропозицій може бути складений порівняльний список цін і розумів постачання.
Вбір найбільш відповідних постачальників
На основі порівняльного списку цін і розумів постачання для зареєстрованих і погоджених комерційних пропозицій від можливих постачальників, факту наявності або відсутності в даний момент з ними довгострокових договірних стосунків, а також на основі додаткової інформації про компанію - можливого постачальника виробляється вибір найбільш відповідних постачальників.
Обробка замовлень
Оформлення і відправка замовлення
Підготовка замовлення
При підготовці замовлення на матеріал, в його позиціях мають бути вказані:
Ідентифікаційний номер замовлення;
Дата відправлення замовлення.
Ідентифікатор матеріалу, що замовляється, або групи матеріалів;
Короткий опис матеріалу, що замовляється, або групи матеріалів;
Вибрані умови постачання.
Позиції визначаються відповідно до запиту на матеріал і вибраної пропозиції.
Перевірка на наявність довгострокових договорів з Постачальником
На даному етапі перевіряється наявність договорів на довгострокову співпрацю з вибраним постачальників. У разі відсутності раніше укладеного договору, або закінчення терміну його дії, відповідно здійснюється процедура висновку або продовження.
Оформлення або продовження договору з Постачальником
На даному етапі в разі відсутності договору з постачальником або закінченням терміну його дії, виробляється процедура його висновку або продовження, відповідно.
Оформлення замовлення
При оформленні замовлення в нім у відповідних позиціях повинне бути вказано:
Ідентифікаційний номер замовлення;
Дата відправлення замовлення.
Ідентифікатор матеріалу, що замовляється, або групи матеріалів;
Короткий опис матеріалу, що замовляється, або групи матеріалів;
Відірані умови постачання.
Оформлене замовлення узгоджується і у разі виявлення неточностей готується і оформляється заново.
Відправка замовлення вибраному Постачальникові
Підготовлене, оформлене і погоджене відповідним чином замовлення вирушає вибраному постачальникові за допомогою відданого перевага каналу зв'язку, яким може бути:
Традиційна пошта;
Факсимільній зв'язок;
Електронна пошта;
Особистою доставкою представником.
Реєстрація відправки замовлення
При відправці замовлення постачальникові робиться відмітка у відповідній реєстраційній книзі.
Виконання зобов'язань по оплаті замовлення
Здобуття інвойсу відповідно до замовлення
Відповідно до відправленого замовлення, від постачальника має бути отриманий інвойс, в якому визначені умови виконання процедури закупівлі. В позиціях інвойсу мають бути вказані наступні дані:
Ідентифікаційний номер інвойсу;
Дата відправки інвойсу;
Ідентифікатор матеріалу, що замовляється, або групи матеріалів;
Кількість матеріалу;
Умові сплати згідно з догодою з вказівкою реквізитів рахунку;
Ідентифікатор розрахункової валюти.
Отриманій інвойс відповідним чином реєструється в реєстраційній книзі.
Узгодження отриманого інвойсу|
У разі виникнення питань по отриманому інвойсу, сморід узгоджуються з постачальником і в разі споживи можуть бути змінені позиції замовлення і зроблений запитий на висилку повторного інвойсу.
Виконання зобов'язань по оплаті замовлення
На даному етапі виробляється виконання зобов'язань по оплаті замовлення, відповідно до інвойсом і розумів договору.
Відправлення повідомлення про виконання зобов'язань по оплаті
Як тільки зобов'язання по оплаті виконані, Замовник за допомогою вибраного засобу зв'язку інформує про це постачальника, відправляючи повідомлення про виконання зобов'язань по оплаті згідно з догодою.
Здобуття повідомлення про терміни готовності до відвантаження
Постачальник, при здобутті повідомлення про виконання Замовником зобов'язань по оплаті, згідно з догодою, відправляє повідомлення, в якому вказані терміни, в які він готовий виробити відвантаження (постачання матеріалу), згідно умовам постачання за договором, при підтвердженні виконання зобов'язань по оплаті зі свого боку.
Контроль виконання розумів договору:
Вистежування місцезнаходження вантажу в процесі доставки
На даному етапі Виконавець з Відділу Закупівель компанії Замовника контролює місцезнаходження і стан вантажу (матеріалу) в процесі його доставки аж до кінцевого пункту, згідно з догодою. Контроль починає вироблятися після здобуття замовником повідомлення, що матеріал відвантажений із складу постачальника. Виконавець фіксує всі відступи від контрольних дат за договором і всі факти порушення його пунктів і розумів.
Реєстрація відступів від контрольних дат за умовами постачання
Відступи від контрольних дат, згідно з угодою, і факти порушення його пунктів і умові, відмічені Виконавцем з Відділу Закупівель компанії Замовника, відповідним чином реєструються, аби служити як матеріал для можливого подальшого виставляння претензій Постачальникові.
Вступ матеріалу:
Організація прийому вантажу у встановленому місці
Відповідно до розумів постачання за договором, компанія Замовник приймає вантаж (матеріал) в міру вступу у встановленому договором місці. Виробляється контроль фактично отриманого вантажу.
Зіставлення характеристик і якості отриманого матеріалу із заявленими Постачальником
Після здобуття матеріалу, фахівцями Функціонального Відділу компанії Замовника проводитися перевірка відповідності характеристик, якості і комплектності отриманого матеріалу із заявленими Постачальником і реєструються виявлені відхилення.
Виставляння претензій за фактом відступу від розумів договору
У разі невиконання Постачальником окремих розумів і пунктів договору, або відхилень від них, що викликають збитки або іншу втрату Замовника, відповідно до договору, здійснюється процедура виставляння претензії, відповідно до зареєстрованого невиконання розумів договору або відхилень від них.
Оприбутковування матеріалу
Після приймання вантажу Замовником виробляється процедура оприбутковування матеріалу. На даному етапі вантаж розміщується на складах Замовника і у спеціально заведену картку матеріалу заносяться наступні дані:
Ідентифікатор матеріалу;
Дата постачання і ідентифікаційний номер договору, по якому була вироблена закупівля.
Кількість;
Короткий опис матеріалу;
Цілі закупівлі (Внутрішній або зовнішній вжиток).
Контроль рахунків
На даному етапі виробляється перевірка правильності руху фінансових потоків в процесі виконання договору на Закупівлю, виконання податкових відрахувань, числення митних зборів і інших витрат, вироблених в рамках цього бізнес, - процесу.
0 комментариев