Навигация
Информационные материалы выставки, условия и правила участия
30710
знаков
1
таблица
1
изображение
8. Информационные материалы выставки, условия и правила участия.
Участником выставки можно стать, направив в адрес организатора почтой, по факсу или по электронной почте заполненную, подписанную и заверенную печатью заявку на участие.
Участник выставки имеет право демонстрировать на арендованной у организатора выставочной площади свои выставочные образцы, заключать договоры и коммерческие сделки согласно законодательству и таможенным правилам России, обязан выполнять требования Госсанэпидемнадзора, Государственной инспекции противопожарного надзора.
Участники выставки, желающие заниматься розничной торговлей, должны вести ее в соответствии с правилами торговли РФ и Законом РФ "О защите прав потребителей".
Заявка на участие в выставке направляется Организатору не позднее, чем за 15 дней до начала работы выставки. Экспонент оплачивает участие в выставке на основании выставленного организатором счета. Экспонент, не оплативший участие, к участию в выставке не допускается.
Стоимость участия в выставке складывается из стоимости аренды выставочной площади, дополнительного оборудования, регистрационного сбора, налоговых отчислений.
В стоимость регистрационного сбора входит: общая реклама выставки, размещение информации об участнике в каталоге (7 машинописных строк), 1 экземпляр каталога, предоставление бейджей, пакета информационных материалов, изготовление фриза с названием фирмы, внесение информации о предприятии на сайт организатора, заказ номера в гостинице. В случае участия нескольких фирм на одном стенде, каждая дополнительная фирма оплачивает регистрационный взнос отдельно.
Стоимость кв. метра оборудованной площади включает в себя: построение стандартного стенда, ковролиновое покрытие, общее освещение, стандартное выставочное оборудование (стол, 2 стула, корзина для мусора, розетка (не евростандарт), охрана во внерабочее время, уборка).
Стоимость кв. метра необорудованной площади включает в себя: предоставление на выставке 1 стола, 1 стула, общее освещение, охрана и уборка во внерабочее время. Стоимость заочного участия включает в себя: размещение информации участника в каталоге выставки, на специальном стенде "Заочное участие", предоставление одного экземпляра каталога. По желанию участника на выставке распространяются рекламные и информационные материалы.
Программа проведения официальных мероприятий - "круглых столов", презентаций, конференций, семинаров, показов моделей одежды и др. - формируется к началу работы выставки на основе предварительных заявок, направленных в оргкомитет выставки не позднее, чем за 15 дней до начала работы выставки.
Обязательства сторон:
УЧАСТНИК:
производит оплату за участие в выставке не позднее, чем за 10 дней до начала ее работы.
обязуется предоставлять все необходимые информационные материалы для включения в каталог не позднее, чем за 10 дней до начала работы выставки с копией платежного поручения об оплате.
в дни работы выставки обязуется произвести выверку взаимных расчетов с Устроителем.
в последний день работы выставки сдает все оборудование в исправном состоянии.
в случае повреждения и порчи выставочного оборудования, Участник обязуется оплатить их полную стоимость.
обязуется до официального закрытия выставки не закрывать экспозицию стенда.
УСТРОИТЕЛЬ:
предоставляет в полном объеме оплаченные услуги, указанные в заявке.
обеспечивает сохранность экспонентов и уборку выставочных площадей во внерабочее время. Устроитель не несет ответственность за пропажу или повреждение экспонатов во время работы выставки.
Как обязательные элементы информационных материалов выставки используются 3 вида информационных писем: адресованные экспонентам (фирмам-участницам), посетителям и VIP-персонам.
9. Мероприятия рекламной и PR кампании выставки и способы приглашения посетителей на выставку.
3 дня работы выставки - только десятая часть общего процесса организации выставки. Реклама и продвижение до начала выставки являются основными мероприятиями всего процесса организации выставки.
У каждого посетителя есть свой повод прийти на выставку. Разрабатывая и внедряя новые услуги и продукты, рекламируя их, в т. ч. на выставках организаторы должны отчетливо представлять, кто будет их пользователем. В преддверии выставки можно довольно точно определить профиль идеального потребителя, выяснив ряд вопросов: пол, семейное положение, возраст, финансовое положение, образование, наличие компьютерной сети и т. п, а затем направить все усилия именно на такого потребителя. Имея профиль своих главных потребителей, организаторы этой выставки находится в более выгодном положении, чем другие, предлагающие аналогичную продукцию организации, и сможет более целенаправленно привлекать их на свою экспозицию выставки.
Самым эффективным способом привлечения потенциальных клиентов на выставку является персональное приглашение. Это верно для любого сегмента рынка: экспоненты, посетители, продавцы, клиенты. Лучший способ привлечь их на выставку - персональное письмо с обращением к конкретному сотруднику с вескими доводами, почему он должен посетить ее. Определяется целевая аудитория и готовятся списки с названиями организаций и почтовыми адресами постоянных и потенциальных клиентов, для чего применяются различные справочники, базы данных, поисковые машины в интернете, издания профессиональных ассоциаций или информационные каталоги выставки. Списки составляются за 2-3 месяца до открытия выставки. Персональные приглашения отправляются от имени руководителя выставки. В приглашении указываются название выставки, сроки и время ее проведения, выставляемые продукты и/или услуги, раскрывается польза, которую клиент сможет извлечь из визита на нее, место ее расположения, а также имя, фамилия и номер телефона, у которого можно будет получить дополнительную информацию. Важно то, что письма персональные, потенциальный клиент чувствует, что о нем заботятся и причисляют к солидной публике. Предварительные договоренности и встречи часто являются успешными в деятельности выставки, но они срабатывают не всегда. Второе письмо может содержать план выставки с указанием точного местоположения. Вместе с третьим письмом отправляется пара стелек, на которых вышит логотип или что-то другое оригинальное, практическое, определенным образом соприкасающееся с выставкой. Пользуясь этими подарками, потенциальные клиенты всякий раз, надевая или снимая туфли и т.д., будут видеть логотип и все лучше запоминать выставку. Довершают кампанию приглашений персональные звонки за две недели до открытия выставки.
Телемаркетинг - делается 2 звонка - предварительный с уведомлением и повторный с приглашением.
Прямые почтовые рассылки - вместо звонков отправляются два-три почтовых сообщения за три месяца до открытия выставки с промежутком в две-три недели, в которые вкладываются небольшие подарки (карандаши, календари, значки и т.п.).
Чем больше бюджет, тем шире спектр предложений и возможностей организаторов. Неплохая идея, например, - аудиокассета со звуковым приглашением потенциального клиента посетить экспозицию, если почтовую открытку просто выкидывают в мусорное ведро, то вряд ли это произойдет автоматически с кассетой, присланной по почте.
При рассылке факсимильных сообщений:
1) сообщение должно быть кратким, не более страницы (факс занят не долго, потенциальный клиент избавляется от чтения "простыни");
2) сообщение отправляют вечером и тем самым разгружают рабочее время клиента, кроме того, возможно именно сообщение библиотеки будет первым документом на столе клиента утром.
Преимущество электронной почты состоит в том, что это не отнимает ни денег, ни времени, но существуют значимый недостаток: приглашается массовка, а не индивидуальный и нужный клиент. Если страничка выставки в Интернете хорошо посещается, то ее нужно непременно использовать для приглашений, здесь же размещаются фотографии новых продуктов и описание новых услуг, которые будут представлены на экспозиции, помещается карта местности и месторасположение выставки.
В периодике лучше напечатать серию небольших рекламных объявлений в течение нескольких месяцев до открытия выставки, чем целый разворот в специальном выпуске, приуроченном к открытию выставки, т к их чаще всего читают после проведения выставки.
На крупных общенациональных и международных выставках часто можно видеть щиты и биллборды (очень большие щиты). Это - имиджевая реклама, рассчитанная на проезжающих мимо, но не на целевую аудиторию. Тратить деньги на эти огромные щиты бесполезно, есть более достойные способы вложения рекламного бюджета. Но при желании можно использовать и их.
Необходимо изготовить специальные путеводители для посетителей с информацией о том, куда пойти, что можно осмотреть в городе проведения выставки.
Оригинальные приглашения в виде флажков, талисмана выставки, символа выставки и т.п. с указанием даты проведения выставки, месторасположения, а также - с кратким описанием экспонируемых продуктов и услуг можно вложить во все почтовые отправления за три месяца до открытия выставки.
Рекламные сувениры поддерживают торговую марку выставки. На каждом рекламном сувенире должны быть напечатаны либо логотип, либо рекламное сообщение при помощи шелкографии, штамповки, гравировки, термопечати и т.д. Помимо этого на сувенире можно попробовать выгравировать имя получателя (современные лазерные технологии легко справляются с такой задачей). Это льстит клиенту, кроме того, люди редко выбрасывают то, на чем напечатано их имя. Кроме маек, кепок, ножичков, кофейных чашечек и т.д., в список выставочных сувениров можно включить специальные куртки, яркие зонты, рюкзаки, другие практичные вещи, получить которые захочет каждый. Такие вещи должны быть в небольшом количестве и раздаваться узкому кругу клиентов как специальный приз. Организаторы должны уметь преподнести подарок, навязывать подарок недопустимо. Посетителей нужно непременно уважать, даже если они откажутся от презента.
Похожие работы
... -релизы. Компании могут проводить коллективные экспозиции, получив поддержку правительственных структур, торговых ассоциаций. В Англии, например, правительство поощряет выставочную деятельность, способствующую экспорту английских товаров. Организация собственной выставки компании требует выполнения всех организационных работ самой компанией: генерирование и разработка идеи экспонирования; ...
... и потенциалов рынка проектных услуг приведена в таблице 1 Приложения 6. Согласно проведенному анализу оказание проектных услуг и работ на рынке целесообразно, поскольку текущий потенциал (20 ед.) больше страхового (5,8ед.). На начальном этапе своего создания «Мастер окон» (первый год деятельности) при оказании услуг планирует охватить только столицу, т.е. город Минск, непосредственно в котором ...
... Поиск источников финансирования делового проекта. Виды и формы кредитов, предоставляемых предпринимателю. Новый формат сотрудничества банков и других кредитных организаций с фирмами Дефицит денежных средств делает невозможным собственное финансирование и приводит к необходимости поиска внешних источников финансирования. Определение потребности компании в финансировании начинают с разработки ...
... как взрывом искореженными линиями, приобретает почти скульптурную выразительность образа трагического дня в жизни нашей Родины — дня начала войны. Глава 2 МЕТОДИКА ОРГАНИЗАЦИИ ТЕМАТИЧЕСКИХ ВЫСТАВОК В ШКОЛЕ § 1 Выбор темы Определение темы, содержания выставки — отправной, решающий момент во всем процессе ее создания. Никакое талантливое, ...
0 комментариев