1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
ООО «Автопробег» дорожит своей репутацией на рынке и работает в основном с несколькими оптовыми компаниями, с которыми заключены долгосрочные соглашения о сотрудничестве, составлены планы закупок и определены размеры скидок. Однако компания растет и развивается, а значит, ищет новые рынки сбыта и новых поставщиков. Тем не менее компания осуществляет закупку на условиях предоплаты, поскольку, во-первых, такая форма оплаты наиболее удобна для поставщиков, а во-вторых, не является высокорискованной операцией, т. к. все поставщики тщательно проверяются сотрудниками отдела оформления и контроля договорных отношений с поставщиками. Учет себестоимости приобретенного товара согласно рекомендациям отдела методологии ведется бухгалтерами по методу FIFO (метод оценки запасов по себестоимости первых по времени закупок, «first in - first out» - «первым поступил, первым использован»). В процессе принятия решения о закупке товара менеджер по закупкам сначала формирует черновик заявки, отражающий потребность ООО «Автопробег» в товаре. После согласования с поставщиком заявка может быть скорректирована, например, из-за отсутствия товара на складе у поставщика. После того как заявка согласована с поставщиком и внутри компании, менеджер по закупкам формирует заказ на поставку продукции.
Доставленный товар размещается на складе с указанием зоны (сектора) и ячейки хранения.
При продаже товара менеджеры по продажам сначала принимают от клиентов заявки на товар, проверяют наличие товара на складе в требуемом количестве и его цену с учетом скидки, после чего заявка клиента может быть скорректирована. После согласования заявки клиент делает заказ на товар, и товар считается зарезервированным для данного клиента и уже не может быть включен в другой заказ. Оплата заказов осуществляется на условиях предоплаты.
На текущий момент компания не применяет системы управления предприятием, однако активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации существуют:
- электронная почта;
- факс;
- доставка курьером;
- обычная почта.
Для автоматизации деятельности ООО «Автопробег» были выделены следующие бизнес-процессы:
- закупки;
- складской учет;
- продажи;
- бухгалтерский учет.
Эти процессы являются ключевыми для ООО «Автопробег», и планируется, что именно их автоматизация принесет основную выгоду от внедрения информационных технологий в управление предприятием.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Схема декомпозиции общего бизнес-процесса приведена в приложении 15. Входом для общей работы магазина являются товар, поступивший от поставщиков, и сопроводительные документы с ним, а также заказы клиентов на товар. Управление осуществляется на основе существующего законодательства и, сложившейся на данный момент, ситуацией на рынке. В качестве механизмов рассматриваются сотрудники и оборудование. Результатом торгово-закупочной деятельности фирмы являются,в первую очередь, проданный товар, прибыль, деньги поставщику за предоставленный товар и оказанные услуги по транспортировке, а также размещение заказов, отчетность и налоги в государственную казну.
Приведем подробное описание описание следующих процессов:
PRSA01. Поиск клиентов
Описание бизнес-процесса:
Данный бизнес-процесс включает в себя поиск новых клиентов, работу с клиентами, с которыми уже заключены договоры, отправку информации о товаре потенциальным клиентам, а также сбор и анализ запросов на товар.
На шаге «PRSA01.01. Выбор клиентов, с которыми заключены договоры» производится проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров. Клиенты, с которыми имеются действующие договоры, заносятся в список для отправки им информации о новом товаре. По каждому клиенту в списке должна быть отражена следующая информация:
- полное наименование;
- контактное лицо (желательно с должностью);
- юридический адрес;
- контактный адрес;
- имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом;
- выбранный информационный канал для отправки коммерческого предложения;
- адрес (в выбранном информационном канале).
При выполнении шага «PRSA01.02. Поиск новых клиентов» проводится поиск потенциальных клиентов при помощи различных информационных каналов, а также анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью поиска клиентов для возобновления сотрудничества. Найденные клиенты и их реквизиты добавляются в список для отправки им информации о новом товаре, а также в общий список клиентов. Общий список должен содержать следующую информацию о клиенте:
- полное наименование;
- краткое наименование;
- юридический адрес;
- контактный адрес;
- телефон (с кодом страны и города);
- список контактных лиц клиента;
- имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом;
- данные по индивидуальным скидкам для клиента (как постоянного клиента);
- дату последнего изменения информации о клиенте;
- все существующие адреса клиента (в различных информационных каналах).
На шаге «PRSA01.03. Ввод новых клиентов в справочник» происходит ввод информации, полученной при выполнении шага процесса «PRSA01.02 Поиск новых клиентов».
Затем, на шаге «PRSA01.04. Подготовка сводного списка возможных клиентов», подготавливается сводный список возможных клиентов, с которыми будет вестись дальнейшая работа.
На шаге «PRSA01.05. Отправка возможным клиентам информации о предлагаемом товаре» информация о предлагаемом товаре отправляется в форме рекламного информационного письма. Как правило, описание предлагаемого товара содержит:
- полное наименование товара;
- артикул товара;
- назначение товара, его технические характеристики, характеристики габаритов; указываются преимущества данного товара перед аналогами, рассказывается о примененных инновациях при разработке и производстве товара;
- описание ассортимента товара (цвет, форма и проч.);
- сведения о производителе товара.
На шаге «PRSA01.06. Получение запросов на товары» ООО «Автопробег» получает запросы на товар от клиентов. Запрос на товар представляет собой сообщение поставщику о заинтересованности и/или потребности в конкретном товаре (часто с точностью до артикула или номера серии). В запросе указывается следующая информация:
- номер запроса;
- дата отправки;
- серия/артикул товара;
- предполагаемое количество товара, которое будет заказано;
- просьба о дополнительном разъяснении заявленных характеристик товаров;
- вопросы о наличии товаров с другими характеристиками.
Запросы, полученные от возможных клиентов, анализируются с целью изучения потребностей на рынке; также происходит проверка на наличие запрашиваемого товара в доступном для продажи ассортименте, а реквизиты возможных клиентов, приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список для отправки им коммерческих предложений.
Далее на шаге «PRSA01.07. Составление списка клиентов, приславших запросы» составляется список клиентов, которые прислали запросы.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за работу с клиентами;
- Ответственный за работу с заказами.
Входящее событие процесса:
- Необходимость предприятия осуществлять свою основную деятельность.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Список клиентов.
Исходящее событие бизнес-процесса:
- В результате выполнения процесса должен быть создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Список клиентов;
- Запросы на товары.
PRSA02. Отправка коммерческих предложений
Описание бизнес-процесса:
Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление и отправку коммерческих предложений потенциальным клиентам.
На шаге «PRSA02.01. Подготовка коммерческих предложений» на запрос клиента создается коммерческое предложение. Оно содержит следующую информацию:
- наименование товара;
- доступное количество товара;
- краткое описание товара;
- предварительные сроки исполнения заказа на товар;
- условия скидок (например, в зависимости от приобретаемого количества);
- информация по сопутствующим и заменяющим товарам;
- условия оплаты товара, валюта оплаты;
- возможность получения дополнительных скидок в дальнейшем, после выполнения данного заказа;
- срок действия коммерческого предложения.
Далее на шаге «PRSA02.02. Оформление коммерческих предложений» созданное предложение оформляется должным образом. Для этого в его позициях указываются следующие атрибуты:
- идентификационный номер коммерческого предложения;
- содержание коммерческого предложения;
- просьба выслать подтверждение о получении.
При выполнении шага «PRSA02.03. Согласование коммерческих предложений» подготовленное и оформленное соответствующим образом предложение согласуется внутри компании и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения (например, по условиям предоставления скидок).
На шаге «PRSA02.04. Отправка коммерческих предложений» коммерческое предложение отправляется посредством выбранного информационного канала. Данные об отправке заносятся в журнал регистрации исходящих коммерческих предложений:
- дата отправки;
- идентификационный номер коммерческого предложения;
- ответственный сотрудник;
- наименование получателя;
- информационный канал;
- адрес получателя (в выбранном информационном канале).
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за подготовку коммерческих предложений.
Входящее событие бизнес-процесса:
- Создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Список клиентов.
Исходящее событие бизнес-процесса:
В результате выполнения процесса коммерческие предложения должны быть отправлены всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки предложений.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Коммерческие предложения.
PRSA03. Обработка заказов
Описание бизнес-процесса:
Данный бизнес-процесс включает в себя получение, согласование и регистрацию заказов.
На шаге «PRSA03.01. Получение заказа от клиента» от клиентов, которым были отправлены коммерческие предложения и с которыми заключены договоры, принимаются заказы.
В позициях заказа указывается:
- идентификационный номер заказа;
- наименование клиента;
- юридический адрес клиента;
- контактный адрес клиента;
- дата принятия заказа;
- товар;
- количество;
- цена;
- общая сумма заказа;
- условия поставки;
- валюта.
На шаге «PRSA03.02. Согласование заказа» на основании дополнительных условий (например, наличие дополнительных скидок для клиента или же наличие необходимого товара на складе) в заказ вносятся необходимые изменения, и заказ согласуется с клиентом.
При выполнении шага «PRSA03.03. Регистрация заказа» происходит регистрация заказа.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за работу с заказами.
Входящее событие бизнес-процесса:
- Коммерческие предложения отправлены.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Список клиентов;
- Заказ.
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Получены заказы от клиентов.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Заказ
PRSA04. Выставление счета-фактуры клиенту
Описание бизнес-процесса:
Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление, согласование и отправку счетов-фактур.
На шаге «PRSA04.01. Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом» в соответствии с заказом клиента и условиями договора подготавливается счет-фактура.
Счет-фактура формируется согласно к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914 (в редакции Постановления № 283 от 11.05.2006 г.), и в него включается следующая информация:
Заголовок:
- № счета-фактуры;
- дата выставления счета-фактуры;
- наименование продавца;
- адрес продавца;
- ИНН/КПП продавца;
- наименование покупателя;
- адрес покупателя;
- ИНН/КПП покупателя;
- номер договора.
Сроки и итог:
- наименование товара;
- единица измерения;
- количество;
- цена за единицу измерения;
- стоимость товара, всего без налога;
- налоговая ставка;
- сумма налога;
- стоимость товара, всего с учетом налога;
- страна происхождения;
- номер таможенной декларации;
- всего (общая сумма к оплате по счету-фактуре).
Подписи:
- руководитель организации;
- главный бухгалтер.
Далее на шаге «PRSA04.02. Оформление счета-фактуры» происходит оформление счета-фактуры.
На шаге «PRSA04.03. Согласование счета-фактуры» подготовленный счет-фактура соответствующим образом согласуется (в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения, если, например, клиенту понадобилось большее или меньшее количество товара).
Согласованный счет-фактура на шаге «PRSA04.04. Отправка счета-фактуры клиенту» отправляется клиенту по выбранному каналу связи.
На шаге «PRSA04.05. Регистрация отправки счета-фактуры клиенту» отправленные счета-фактуры регистрируются в журнале счетов-фактур, куда заносится следующая информация:
- номер счета-фактуры;
- клиент;
- товар;
- цена единицы товара;
- количество;
- сумма к оплате;
- дата отправки.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за подготовку счета-фактуры
Входящее событие бизнес-процесса:
- Заказы клиентов должны быть зарегистрированы.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Заказ
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Счет-фактура
PRSA05. Выполнение обязательств по договору
Описание бизнес-процесса:
Данный бизнес-процесс включает в себя оплату клиентом товара и передачу распоряжения на отгрузку товара.
На шаге «PRSA05.01. Получение от клиента уведомления о выполнении условий по оплате» ответственный за работу с клиентами получает от клиента уведомление о выполнении условий по оплате, регистрирует его в журнале оплат и осуществляет контроль выполнения клиентом обязательств по оплате.
В журнал оплат заносится следующая информация:
- номер счета-фактуры;
- клиент;
- дата отправки;
- сумма;
- дата оплаты;
- дата получения уведомления.
После получения от клиента уведомления о выполнении условий об оплате на шаге «PRSA05.02 Отправка клиенту уведомления о готовности к отгрузке» происходит отправка уведомления о готовности к отгрузке.
Далее на шаге «PRSA05.03 Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате» происходит контроль выполнения клиентом обязательств об оплате и отправка распоряжения на склад об отгрузке товара.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за работу с клиентами;
- Ответственный за расчеты с клиентами.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Уведомление о готовности к оплате;
- Банковская выписка;
- Договор.
Исходящее событие бизнес-процесса:
- На склад передано распоряжение об отгрузке.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Уведомление о готовности к отгрузке.
PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар
Описание бизнес-процесса:
Процесс «PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар» включает в себя задачи по определению потребности в товаре, ведение справочника товаров и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период.
При выполнении шага «PRPU01.01. Определение потребности в товарах» происходит определение потребности в товаре исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок.
На шаге «PRPU01.02. Проверка наличия товара в справочнике» необходимо проверить наличие товаров, которые нужно заказать в общем справочнике. Если товар не найден, необходимо перейти к шагу «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник», иначе - к шагу «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар».
На шаге «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник» необходимо занести информацию по новому товару в общий справочник. Нужно внести в систему следующие данные:
- название;
- единица измерения;
- цена единицы;
- себестоимость единицы;
- наименование поставщика.
При выполнении шага «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар» на основании проекта заявки на товар составляется список товаров, которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать:
- код товара;
- количество товара;
- дату заказа.
На шаге «PRPU01.05. Согласование заявки на товар» исполнитель, подготовивший заявку на товар, согласует ее содержание с руководителем функционального отдела. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом случае необходимо перейти к шагу «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар», иначе - к шагу «PRPU01.06. Оформление заявки на товар».
На шаге «PRPU01.06. Оформление заявки на товар» согласованную заявку необходимо оформить в соответствии с внутренними правилами компании.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за определение потребности в товарах;
- Ответственный за работу с заявками;
- Ответственный за согласование заявок.
Входящее событие бизнес-процесса:
Наступление плановой даты формирования заявок или появление необходимости в закупке товаров или услуг.
Входящие документы бизнес-процесса:
- План потребностей в товарах.
Исходящее событие бизнес-процесса:
В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на приобретение товаров или услуг.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Заявка на товар
- Справочник товаров
PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений
Описание бизнес-процесса:
В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.
На шаге «PRPU02.01. Поиск поставщиков» происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернете, отраслевых справочниках, каталогах и т. д. Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков», иначе - к шагу «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник».
На шаге «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник» необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация:
- название;
- адрес;
- индекс;
- город;
- контактное лицо;
- закупщик.
При выполнении шага «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков» на основании полученной заявки на товар ответственный составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.
Далее, на шаге «PRPU02.04. Отправка запроса в соответствии с заявкой», в соответствии с заявкой на товар, ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию:
- наименование товара;
- количество;
- сроки доставки.
Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с ответственным за согласование запроса, и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки.
Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на товар отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи. Отправка запроса фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую информацию:
- номер запроса;
- дату отправки;
- отправителя/составителя запроса.
На шаге «PRPU02.05. Получение коммерческих предложений от поставщиков» происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных поставщиков.
Далее, на шаге «PRPU02.06. Регистрация коммерческих предложений», полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть следующая информация:
- заголовок документа;
- название поставщика;
- дата поступления;
- номер запроса;
- строки документа;
- название товара;
- количество;
- цена;
- срок доставки;
- дополнительные условия.
При выполнении шага «PRPU02.07. Выбор подходящих поставщиков» на основании полученных коммерческих предложений, включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за работу с поставщиками.
Входящее событие бизнес-процесса:
Поступление согласованной заявки на приобретение товаров или услуг.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Заявка на товар;
- Справочник поставщиков;
- Коммерческое предложение.
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Список поставщиков подготовлен.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Справочник поставщиков;
- Коммерческое предложение;
- Список поставщиков.
PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа
Описание бизнес-процесса:
В рамках данного процесса проверяется наличие соглашений на поставку с теми поставщиками, которые на данный момент могут удовлетворить потребности на товары или услуги данной фирмы. Если с поставщиком такое соглашение не заключено или просрочено, то ведется работа по возобновлению отношений с поставщиком. После этого на основании заявки создается заказ на приобретение товаров или услуг и отправляется поставщику.
На шаге «PRPU03.01. Проверка наличия соглашения с поставщиком» ответственный за работу с поставщиками должен проверить наличие действующих соглашений с выбранными для выполнения заказа (заказов) поставщиками. Если такое соглашение отсутствует, необходимо перейти к шагу «PRPU03.03. Оформление заказа», в противном случае - к шагу «PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком».
При выполнении шага «PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком» необходимо заключить или продлить соглашения с теми поставщиками, содержащимися в списке поставщиков, с которыми не заключены соглашения. Если необходимо заключить соглашение, нужно в справочнике поставщиков найти соответствующую запись и указать номер соглашения, заключенный с поставщиком.
В соглашении необходимо указать следующую информацию:
- номер соглашения;
- название поставщика;
- описание;
- дату заключения соглашения.
Если соглашение было ранее заключено, но просрочено, то нужно поменять дату заключения соглашения.
На шаге «PRPU03.03. Оформление заказа» ответственный должен на основании выбранного списка поставщиков, коммерческих предложений и согласованной заявки оформить заказ поставщику. В создаваемом документе необходимо заполнить следующую информацию:
Заголовок документа:
- номер заказа;
- номер поставщика из общего справочника;
- название поставщика;
- контактное лицо;
- адрес поставщика;
- дата заказа;
- дата документа.
Строки документа:
- номер товара;
- описание товара;
- количество;
- единица измерения;
- плановая дата поставки.
После оформления заказа его необходимо отправить на согласование.
Далее на шаге «PRPU03.04. Согласование заказа» оформленный заказ нужно согласовать с ответственным сотрудником. Если в ходе этой работы были найдены какие-либо ошибки, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU03.03. Оформление заказа», иначе - к шагу «PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику».
На шаге «PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику» согласованный заказ отправляют поставщику. Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в специальном журнале и внести следующую информацию:
- номер заказа;
- ФИО отправителя;
- дату отправки.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за работу с поставщиками;
- Ответственный за работу с заказами;
- Ответственный за согласование заказов.
Входящее событие бизнес-процесса:
Данный процесс возникает при необходимости закупки определенных товаров и услуг. Важным условием возникновения процесса является подготовка списка возможных поставщиков, которые могут выполнить этот заказ.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Список поставщиков
- Заявка на товар
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Отправка подготовленного заказа поставщику.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Заказ
- Договор
PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате
Описание бизнес-процесса:
В рамках данного процесса происходит получение счета-фактуры на отправленный заказ. Если документ не содержит ошибку, тогда необходимо зарегистрировать его поступление в журнале входящих счетов-фактур, в противном случае связаться с поставщиком и исправить обнаруженные ошибки. На основании полученного счета-фактуры производится оплата заказа и отправка уведомления поставщику. В завершение процесса нужно получить подтверждение поставщика о готовности к отгрузке.
На шаге «PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом» ответственный за работу с заказами должен получить счет-фактуру от поставщика в соответствии с отправленным ранее заказом. При получении счета-фактуры в журнале входящих документов заполняют следующие поля:
- номер счета-фактуры;
- номер заказа;
- дата получения счета-фактуры;
- ФИО сотрудника, получившего документ.
Далее на шаге «PRPU04.02. Проверка счета-фактуры» ответственный за работу с заказами должен сверить полученный счет-фактуру с согласованным заказом. Необходимо сверить следующую информацию:
Заголовок документа:
- номер заказа;
- номер поставщика из общего справочника;
- название поставщика;
- контактное лицо;
- адрес поставщика;
- дата заказа;
- дата документа.
Строки документа:
- номер товара;
- описание товара;
- количество;
- единица измерения;
- плановая дата поставки.
Если в полученном документе расхождений не найдено, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры», в противном случае - к шагу «PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика».
На шаге «PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры» полученный и проверенный счет-фактуру нужно согласовать с ответственным. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу «PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика», иначе - к шагу «PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа».
При выполнении шага «PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика» все расхождения, найденные на предыдущих шагах, должны быть согласованы с поставщиком. В случае необходимости могут быть изменены позиции заказа или даже сделан запрос на повторную отправку счета-фактуры. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу «PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа», иначе - к шагу «PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом».
Далее на шаге «PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа» ответственный за расчеты с поставщиками должен на основании согласованного счета-фактуры и договора с поставщиком произвести оплату заказа.
Шаг «PRPU04.06. Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате» включает в себя отправку уведомления об оплате заказа поставщику. Факт отправления уведомления должен быть зафиксирован в журнале, в который необходимо внести следующую информацию:
- номер уведомления об оплате;
- номер счета-фактуры;
- ФИО отправителя;
- дата отправки.
Формат отправки уведомления согласуется с поставщиком и может быть как в письменной, так и в устной форме.
Шаг «PRPU04.07. Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке» включает в себя регистрацию поступления уведомления о готовности к отгрузке от поставщика. Ответственный должен внести в журнал полученных уведомлений следующую информацию:
- номер уведомления о готовности к отгрузке;
- номер счета-фактуры;
- ФИО получившего;
- дату получения.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за работу с поставщиками;
- Ответственный за работу с заказами;
- Ответственный за согласование счетов-фактур;
- Ответственный за расчеты с поставщиками.
Входящее событие
- Заказ на приобретение товаров согласован и отправлен поставщику.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Счет-фактура;
- Уведомление о готовности к отгрузке.
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Получение уведомления от поставщика о готовности к отгрузке.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Уведомление об оплате
PRWH01. Приемка товара
Описание бизнес-процесса:
В рамках данного процесса ответственный за приемку товаров получает документы основания (в данном случае зарегистрированные заказы на покупку), которые служат источником для формирования приходных накладных и заданий на размещение товаров работникам склада.
При выполнении шага «PRWH01.01. Получение документов оснований» ответственный за прием товаров получает список выпущенных заказов на покупку.
После этого, на шаге «PRWH01.02. Формирование приходной накладной», ответственный формирует приходную накладную, в которой должна содержаться следующая информация:
Заголовок документа:
- номер документа;
- информация по складу;
- дата учета.
Строки документа:
- ссылка на документ-основание;
- описание товара;
- количество для получения;
- принятое количество;
- дата выполнения.
Далее, на шаге «PRWH01.03. Формирование инструкции на размещение», ответственный за приемку товара формирует инструкцию работнику склада на размещение товара, в которой указывает следующую информацию:
Заголовок документа:
- номер документа;
- информация по складу.
Строки документа:
- ссылка на документ-основание;
- информация по товару;
- количество для размещения;
- указание по перемещению товара.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за прием товаров.
Входящее событие бизнес-процесса:
- Получение распоряжение на прием товара.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Документ-основание
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Отправка распоряжения на размещение товара на складе.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Приходная накладная;
- Инструкция на размещение.
PRWH02. Отгрузка товара
Описание бизнес-процесса:
В рамках данного процесса ответственный за отгрузку товаров получает документы-основания (в данном случае зарегистрированные заказы на продажу), которые служат источником для формирования расходных накладных и заданий на подбор товаров работникам склада.
При выполнении шага «PRWH02.01. Получение документов оснований» ответственный за отгрузку товаров получает список выпущенных заказов на продажу.
После этого, на шаге «PRWH02.02. Формирование инструкций на подбор», ответственный формирует инструкцию работнику склада на подбор товара, в которой указывает следующую информацию:
Заголовок документа:
- номер документа;
- информацию по складу.
Строки документа:
- ссылка на документ-основание;
- информация по товару;
- количество для подбора;
- указание по подбору товара.
Далее, на шаге «PRWH02.03. Формирование расходной накладной», ответственный за приемку товара формирует расходную накладную, в которой указывает следующую информацию:
Заголовок документа:
- номер документа;
- информация по складу;
- дата учета.
Строки документа:
- ссылка на документ-основание;
- описание товара;
- количество для отгрузки;
- отгруженное количество;
- дата выполнения.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за отгрузку товаров.
Входящее событие бизнес-процесса:
- Получение распоряжения на отгрузку товара.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Документ-основание.
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Отправка распоряжения работнику склада.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Инструкция на подбор
- Расходная накладная
Раздел:
Маркетинг Количество знаков с пробелами: 137439
Количество таблиц: 15
Количество изображений: 0
0 комментариев