Внешние коммуникации

3.1 Внешние коммуникации

Любая деятельность вовне начинается с корпоративного имиджа – образа компании. Миссия агентства «Бренд» определяется как оказание качественных, эффективных и безопасных рекламных услуг потребителям, как тем кто заказывает рекламный продукт, так и тем на кого он направлен. Корпоративные ценности – различные ритуалы – как-то принятие в коллектив и выход из него, проведение корпоративных праздников. Фирменным стилем агентства является в первую очередь - витрины, указатели, входные группы и другие элементы внешнего и внутреннего оформления торговых предприятий.

Репутация – это тот же корпоративный имидж, только работающий вовне. Поэтому в целях бережного отношения к репутации вновь принятые сотрудники проходят проверку – своего рода тестирование на проф пригодность, и информацию о прежнем месте работы. Также поскольку рекламному агентству необходимо реализовывать свои проекты посредством других организаций, то руководство старается при заключении контрактов иметь дело с проверенными долгим сотрудничество организациями или известными фирмами с положительной репутацией. Также положительно на репутацию влияет доступность определённой информации об агентстве широкому кругу потребителей рекламных услуги способность в экстремально сжатые сроки выполнять большой объем работ.

Для более оперативного привлечения клиентов работники рекламного отдела пишут в Средства массовой информации различные пресс-релизы, инициируют информационные поводы, изучают редакционные планы и предлагать аналитику и обзорные материалы по рынку. Телепросмотр, чтение газет и радиослушание становятся сферами все более тщательного выбора. Основную массу населения интересуют обстоятельства повседневной жизни, потому выбор совершается в пользу региональных СМИ, по которым предоставляется соответствующая информация. Причем преимущество отдается эстетической информации, т.к. это является основным аспектом деятельности рекламного агентства и служит как бы "клеем" между однажды выработанным коллективным опытом и эмоциональным настроем аудитории, способным направить массы в нужном направлении. Эстетическая информация при этом должна быть созвучна эмоционально-психологическим переживаниям того кому эта реклама предназначена.

«Бренд» - многократный призёр и участник многих отраслевых выставок, а также входит в состав такого уважаемого на рекламном рынке профессионального объединения как "Национальная рекламная ассоциация". Придавая особое значение качеству услуг, оказываемых клиентам, компания «Бренд» прошла добровольную сертификацию по программам «Реклама - качество» и «Московское качество» и дипломирована по ним по высшей категории.

Агентство имеет свой сайт в Интернете www.latec.ru, именно посредством Интернета завязывается большинство деловых связей.
Интернет приводит к образованию новых форм коммуникативного поведения в среде, где господствуют горизонтальные связи и отсутствуют территориальные, иерархические и временные границы, информационная функция - обеспечивает хранение, механизмы поиска и доступа к имеющейся информации, экономическая - направлена на получение коммерческой прибыли и на дальнейшее стимулирование развития глобальной информационной инфраструктуры.

Интернет-технологии позволяют агентству использовать в своей работе:

- электронная почта;

- Интернет форумы;

- группы новостей;

- списки рассылки;

-синхронная конференц-связь:

- быстрые сообщения;

- чаты;

- видео конференции;

- голосовые конференции;

По роду своей деятельности было бы грешно не воспользоваться такими внешними коммуникациями как создание буклетов, видеофильмов для ский отдел Рекламный отделОперативный отделХозяйственный отделСвязь, между которыми осуществляется как по городской телефонной сети, так и по внутренней, т.к. была установлена мини-АТС, как с целью экономии денежных средств, так и для более оперативной связи внутри офиса. Также работники оперативного одела, по сути выполняющие функцию менеджеров которые занимаются разработкой рекламного проекта для клиента, реализацией заказа через типографию либо другую организацию, оказывающую необходимые услуги для успешной реализации конкретного проекта и в целях более оперативной связи между руководством, клиентом, художником, и прочими техническими лицами обеспечен бесплатной мобильной связью с выходом в Интернет. Также каждому сотруднику с телефоном выдаётся телефонный справочник, структурированныйенной проблематике, способствуют глубокому рассмотрению темы и обучению специальным навыкам, и проводятся в аудитории с относительно небольшим количеством участников. Конференции – это постановка актуальных вопросов и обсуждение тенденций, обмен опытом, встречи, публичное представление лидеров направления и наиболее успешных кейсов ведущих российских и международных компаний.

3.2 Внутренние коммуникации

Поскольку штат на данный момент достаточно молодой, хорошо образован, амбициозен и карьерно ориентирован и большинство из них женщины, Поэтому сотрудники хотят, как правило, чтобы внутренние коммуникации несли для них следующую информацию:

• Что должно произойти в нашей организации?

• Что и почему происходит в нашей организации?

• Что значат персонально для меня изменения в нашей организации, в том числе ее достижения?

Какие решения принимаются в нашей организации и почему?

Для чего была разработана следующая система коммуникаций

Существующая структура организации представляет собой деление на отделы:

Руководитель

Зам директора

Бухгалтерия

Канцелярия (секретари, юристы)

Художественный отдел

Технический отдел

 Рекламный отдел

Оперативный отдел

Хозяйственный отдел

Связь, между которыми осуществляется как по городской телефонной сети, так и по внутренней, т.к. была установлена мини-АТС, как с целью экономии денежных средств, так и для более оперативной связи внутри офиса. Также работники оперативного одела, по сути выполняющие функцию менеджеров которые занимаются разработкой рекламного проекта для клиента, реализацией заказа через типографию либо другую организацию, оказывающую необходимые услуги для успешной реализации конкретного проекта и в целях более оперативной связи между руководством, клиентом, художником, и прочими техническими лицами обеспечен бесплатной мобильной связью с выходом в Интернет.

Также каждому сотруднику с телефоном выдаётся телефонный справочник, структурированный по подразделениям с обязательным указанием мобильных телефонов сотрудников оперативного отдела.

В случае оперативной передачи информации от руководства к подчинённому канцелярия практикует SMS-рассылки.

Периодически проводятся информационные собрания для сотрудников по мере необходимости – получение крупного контракта, но чаще 1 раз в неделю, от этой формы коммуникаций руководители «Бренд» не собираются уходить, т.к.живое человеческое общение ничто не заменит. Так же проводятся общие собрания (например, 1 раз в квартал) – сотрудники должны знать друг друга в лицо и иметь возможность высказать своё мнение и быть услышанным.

В агентстве разработана программа мотивирования сотрудников. Помимо процента от заказа и премий за выполнение крупного заказа, получение больших прибылей руководство дарит туристическую путёвку работнику, чтобы он имел возможность отдохнуть после напряжённого труда.

Полгода назад создана еженедельная корпоративная газета «Бренд», где публикуются новости о новых проектах, достижениях, технологиях, итогах, планах руководства, которая периодически вывешивается на информационный стенд. В планах рекламного агентства на ближайшую перспективу создание внутреннего сайта с информацией о подразделениях, новостями предприятий, форумом, вместе с этим появится возможность транслировать ход различных рекламных акций и презентаций проходящих как в стенах агентства так и вне его.

Наряду с газетой работниками самого агентства создаются корпоративные видеофильмы на различные темы, в том числе и как память о проведённых корпоративных праздниках.

Корпоративные праздники с приглашением гостей и руководства компании, включая всех работников агентства. Корпоративные праздники чаще всего - это просто совместное питие и танцы, Однако на Новогодний праздник сотрудники ряда отделов подготовили программу, где с богатой фантазией и выдумкой рассказали как различные сказочные персонажи, ассоциирующиеся с деятельностью их отдела могут отпраздновать Новый год и поздравляли весь коллектив от лица этих сказочных героев, это было очень интересно и полезно. На перспективу планируется приглашать для проведения таких акций специалистов со стороны.

Выводы по главе

В целом как внешние и внутренние коммуникации рекламного агентства «Бренд» эффективны, к сожалению, я не располагаю статистическими данными, чтобы сделать более конкретные выводы. Однако, руководствуясь теоретической базой, изученной литературой, материалом, изложенным в курсовой работе можно сделать вывод, что коммуникационная система развита – в ней используются различные организационные технологии – собрания, корпоративные праздники, которые укрепляют единство коллектива и его корпоративный дух, что впрочем сейчас малосвойственно современным коллективам. И информационные технологии - корпоративная газета, телефония, свой сайт в Интернете, который широко используется как в рекламных целях, в целях обучения (поиск семинаров и направление на них сотрудников), так и как средство позволяющее сделать необходимые заказы и выполнить их и переслать уже готовую работу по электронной почте. Агентство широко использует в своей работе мультимедийные средства, графические программы и программы по проектированию.

Существует мотивационная система, где помимо премирования существует система поощрений в виде путёвок. Также определён свой фирменный стиль – в оформление витрин и прочей наружной рекламы. Выделен сегмент рынка преимущественно с которым работает агентство – магазины, бутики и проч.

Имея определённые связи, помещает рекламу в местных СМИ, а также проводит экскурсии и отсылает своих работников на семинары и конференции.

Рекомендации, которые можно дать, в первую очередь касаются реализации уже намеченных планов

Развивать рекламу в Интернете

На мой взгляд, нет особой необходимости в корпоративной газете, т.к. эта форма больше приемлема для очень крупных кампаний с представительствами в различных регионах. Лучше реализовать проект внутреннего корпоративного сайта, создать свою внутреннюю сеть, которая к тому же позволит избавиться от телефонных справочников, в которых информация быстро устаревает.

Также на корпоративные праздники действительно лучше приглашать специалистов по корпоративным вечеринкам, т.к. всем сотрудникам хочется отдохнуть, а не развлекать своих коллег, ну а кто захочет выступить – это будет только приветствоваться.

Таким образов в целом система коммуникаций в рекламном агентстве «Бренд», при численности работников 1500 человека построена, на мой взгляд, на достаточно высоком уровне

Заключение

 

Таким образом, можно сделать несколько выводов:

Для поддержания лидирующих позиций, конкурентоспособности фирмы службы PR проводят созидательную работу по «наведению мостов» с различными кругами деловой общественности, руководствуясь основными принципами организации работы средств массовой информации.

Комплекс рыночных коммуникаций представляет совокупность возникающих отношений между субъектами рынка, возникающих из непосредственного взаимодействия друг с другом на базе активного использования информативного массива и сложившихся каналов средств связи.

Информатизационная система формируется и развивается как целостная система с учетом факторов влияния макро- и микросреды на базе развития всех процессов информатизации общества.

Особую значимость в комплексе информационных услуг, используемых специалистами паблик рилейшнз, приобретают представительские услуги в области рекомендаций по подбору выгодных партнеров, заключению контрактов, организации деловых встреч, переговоров и проведению широких консультаций.

Создание системы коммуникаций требует соблюдения следующих принципов: активизации адаптационных возможностей трудового коллектива, контроля коммуникационного взаимодействия на всех этапных отношений, целевой ориентации на конкретные группы потребителей товаров и услуг, развития корпоративной социальной ответственности, создания единых стандартов качества обслуживания потребителей, стимулирования труда, а также создания фирменного стиля.

В современных условиях развития коммуникаций на компьютерном рынке лидирующее место занимает всемирная сеть — Интернет и мультимедийные технологии. Интерне становится эффективной во всех областях предпринимательства — от рыночных исследований, управления материальным потоком до формирования комплектов документов на каждом этапе продвижения продукции от изготовителей до конечного потребления.

Таким образом, вышесказанное полностью подтверждает выдвинутую гипотезу, о том что система внешних и внутренних коммуникаций образуют единое информационное пространство предприятия, что влияет на уровень доходов.

Библиографический список

Основная литература:

1.         Алешина,И.В. Паблик Рилейшнз для менеджеров / И.В.Алешина. – М.: Экмос, 2003. – 480 с.

2.         Королько,В.Г. Основы паблик рилейшнз / В.Г.Королько. - М.: Рефл-бук: Ваклер, 2005. – 312 с.

3.         Почепцов,Г.Г. Паблик рилешнз для профессионалов / Г.Г.Почепцов. – 2-е изд. – М.: Рефл-бук: Ваклер, 2005. – 227 с.

4.         Синяева,И.М. Паблик Рилейшнз в коммерческой деятельности / е

Электронные ресурсы:

5.Литвинов, В. Дизайн: магазин, витрина / В.Литвинов. Режим доступа [http://www.brend.ru/items/147 27.05.2008]