Управление дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью

Успешно вести бизнес и не предоставлять коммерческие кредиты практически невозможно в силу объективных причин: высокой конкуренции, дефицита денежных средств и пр. Тем не менее предприятие должно стремиться снижать уровень дебиторской задолженности и повышать ее оборачиваемость, чтобы обезопасить себя от потери ликвидности.

Управление дебиторской задолженностью требует особого внимания, поскольку находится на стыке юриспруденции и управления финансами.

Этапы управления дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность относится к высоколиквидным активам предприятия, обладающим повышенным риском. Большой объем просроченной и безнадежной дебиторской задолженности существенно увеличивает затраты на обслуживание заемного капитала, повышает издержки организации и как следствие отрицательно сказывается на финансовой устойчивости предприятия, увеличивая риск финансовых потерь. В то же время эффективно организованные денежные потоки являются важнейшим признаком "финансового здоровья" предприятия.

Зачастую причиной высокого уровня дебиторской задолженности становится абсолютное незнание предприятием своих контрагентов. В результате предприятие, имея деньги, не может рассчитаться по своим обязательствам, оказываясь на пороге кризиса.

В условиях кризиса компания должна пересмотреть работу по следующим направлениям управления кредиторской задолженностью:

1. Формирование кредитной политики предприятия.

2. Знакомство с клиентом.

3. Планирование дебиторской задолженности.

4. Оформление договорных отношений.

5. Исполнение своих обязательств.

6. Контроль исполнения обязательств клиентом.

7. Досудебное урегулирование спора.

8. Рассмотрение спора в суде.

9. Исполнительное производство.

Формирование кредитной политики

Устанавливая политику кредитования покупателей продукции, предприятие должно определиться по таким ключевым вопросам, как:

·     срок кредита (чаще всего в компании существует несколько типовых договоров, предусматривающих предельный срок оплаты продукции);

·     стандарты кредитоспособности (критерии, по которым оценивается финансовая состоятельность клиента и вытекающие отсюда варианты оплаты);

·     система скидок;

·     процедуры взаимодействия с покупателем в случае нарушения условий оплаты.

При формировании кредитной политики также необходимо определить предельно допустимый размер дебиторской задолженности как в целом для предприятия, так и по каждому клиенту (кредитный лимит). Каких-то универсальных правил в данном случае не существует. Каждое предприятие самостоятельно определяет для себя эти цифры, ориентируясь, в первую очередь, на свою стратегию. Например, стратегия, направленная на завоевание новых рынков сбыта, предполагает больший размер дебиторской задолженности, нежели стратегия удержания рынка.

Не стоит забывать о том, что как бы ни была эффективна кредитная политика предприятия, в ходе взаимодействия компании с покупателями не исключаются всевозможные накладки, поэтому предприятие должно обязательно организовать систему контроля за исполнением покупателями платежной дисциплины (иными словами проводить мониторинг дебиторов). Это позволит заблаговременно увидеть кризисные явления и предпринять меры для их устранения.

Таким образом, в целях оптимизации политики продаж с отсрочкой платежа у предприятия должны быть разработаны следующие положения и регламенты:

·     Кредитная политика, включающая принципы кредитования клиентов.

·     Регламент работы с дебиторской задолженностью.

·     Регламент заключения договоров.

·     Положение о скидках.

·     Должностные инструкции, предусматривающие права, обязанности и ответственность персонала.

·     Формы договоров.

Что нужно знать о клиенте

Второй этап работы по управлению дебиторской задолженностью - знакомство с клиентом, подразумевающее оценку его платежеспособности. Каждое предприятие самостоятельно определяет критерии оценки клиентов и способы ранжирования их по группам. Поскольку использование метода оценки финансового состояния клиента, основывающегося на анализе финансовой (бухгалтерской) отчетности, на практике ограничено из-за того, что либо отчетность компании искажена, либо вообще недоступна, предприятие может воспользоваться иными способами определения кредитоспособности покупателя.

В этой ситуации мы рекомендуем уделить особое внимание таким моментам, как:

1. Год основания предприятия (о предприятиях, которые существуют на рынке уже не один год, можно собрать гораздо больше полезной информации, в том числе попробовать получить сведения от конкурентов, старых партнеров этих компаний и др.).

2. Виды деятельности (так как осуществление некоторых видов деятельности подвержено повышенным предпринимательским рискам, это необходимо учитывать при заключении контракта).

3. Репутация на рынке.

4. Наличие собственного имущества (так, в случае невыполнения покупателем обязательств по оплате имущество можно взыскать).

5. Состояние конъюнктуры товарного рынка, на котором клиент осуществляет свою хозяйственную деятельность.

Особое внимание следует уделить сбору информации о контрагентах-нерезидентах. В случае непоступления валютной выручки со стороны контролирующих органов к предприятию могут быть применены экономические санкции, а к руководству - уголовная ответственность.

В обязательном порядке требуйте от нерезидента предоставления легализованной выписки из торгового реестра страны местонахождения клиента и доверенность представителю нерезидента с апостилем компетентного органа государства, в котором этот документ был выдан, а также копии учредительных документов с нотариально удостоверенным переводом.

Планирование дебиторской задолженности

После "знакомства с клиентом" и подготовки к оформлению договорных отношений необходимо осуществить планирование дебиторской задолженности в разрезе видов задолженности, сроков погашения, сумм по классам контрагентов и договоров, видов готовой продукции (товаров) и др. Данный этап имеет отношение к бюджетному процессу предприятия, так как связан с созданием таких плановых документов, как бюджет запасов, бюджет закупок, бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс и, конечно, бюджет дебиторской и кредиторской задолженности.

Дебиторскую задолженность нужно рассматривать в различных срезах (табл.1).

Таблица 1

Виды дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность
Вид среза	Возрастная структура дебиторской задолженности	Клиентская структура дебиторской задолженности	Дебиторская задолженность по каналам сбыта
Функции	Требуется для расчета коэффициентов инкассации, которые используются при расчете поступлений денежных средств от реализации продукции и дебиторской задолженности	Требуется для выработки оперативных решений по снижению дебиторской задолженности по основным задолжникам	Необходима для расчета оборотных средств, требуемых для работы в каждом канале сбыта, а также для выработки кредитной и ценовой политики по каждому каналу сбыта

Структурирование дебиторской задолженности (выделение групп покупателей по срокам погашения, определение размера задолженности по каждому покупателю) позволяет значительно усилить контроль за ее объемом. Кроме того, руководству будет легче принимать решения по устранению проблемных ситуаций, связанных с дебиторской задолженностью (например, определить методы взыскания задолженности, способы воздействия на дебиторов и т.д.).

Выстраивать свои расчеты с дебиторами следует с учетом планового движения денежных средств, которое отражается в соответствующем документе - бюджете движения денежных средств. Денежные потоки необходимо сбалансировать по объему и срокам поступления, при этом конечное сальдо должно быть положительным (кассовый прирост). При возникновении дефицита денежных средств и отрицательного конечного сальдо необходимо пересмотреть расчеты с дебиторами и выстроить взаимоотношения с контрагентами так, чтобы ликвидировать этот дефицит.

Расчеты с дебиторами отражаются в бюджете дебиторской задолженностей, который формируется на основе планируемого поступления средств от дебиторов с учетом задолженности на начало периода планирования. Бюджет дебиторской и кредиторской задолженностей может иметь многоуровневую структуру в зависимости от размеров предприятия и детализации основных функций.

К примеру, сводный бюджет дебиторской и кредиторской задолженностей крупного производственного предприятия может включать в себя: бюджет дебиторской задолженности за готовую продукцию, бюджеты дебиторской и кредиторской задолженностей за товары, услуги, по коммерческим расходам, за энергоресурсы, за основное сырье, за товарно-материальные ценности, по внереализационным расходам и т.д.

Особое внимание при управлении дебиторской задолженностью надо уделять изменению таких параметров, как общий объем задолженности, задолженность отдельных дебиторов, оборачиваемость. Постоянное наблюдение за этими параметрами позволит в случае их неблагоприятных изменений своевременно принять меры.

Способы минимизации рисков невыполнения обязательств

Повышенный кредитный риск, связанный с тем, что предприятие не всегда имеет возможность собрать полную информацию о своем контрагенте, можно минимизировать на этапе оформления договорных отношений.

Существует много способов обеспечения исполнения обязательств:

1. Поручительство.

2. Гарантия, в том числе банковская.

3. Залог.

4. Залог товара, проданного в кредит.

5. Страхование рисков.

6. Удержание.

7. Задаток.

8. Неустойка.

9. Факторинг.

10. Резервирование права собственности.

11. Различные варианты расчетов.

Немаловажным аспектом, который влияет на выбор того или иного инструмента обеспечения исполнения обязательств, является политика предприятия в области продаж. Если предприятие реализует излишки товаров, то можно использовать менее сложные в оформлении инструменты, такие как задаток, платежное требование с предварительным акцептом. Когда же в получении товара сильно заинтересован контрагент, можно применять и более сложные в оформлении и влекущие дополнительные расходы инструменты. В этом случае все затраты на оформление можно возложить на клиента.

Выбор инструмента (или инструментов) также зависит от уровня кредитного риска, от оценки перспективности клиента и выбора плана взаимоотношений с ним, а также от стоимости дополнительных расходов, связанных с оформлением. Например, использование таких инструментов, как страхование предпринимательских рисков или банковской гарантии, позволяет значительно снизить риск неоплаты за отгруженный товар (выполненную работу, оказанную услугу). Неслучайно в целях защиты интересов отечественных субъектов хозяйствования постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.08. 2003 № 153 предусмотрено осуществление авансового платежа в пользу нерезидента на сумму, превышающую 3 000 000 долл. США в эквиваленте при наличии банковской гарантии, либо резервного аккредитива, либо договора страхования предпринимательских рисков.

Поскольку в соответствии с белорусским законодательством расходы на страхование предпринимательских рисков должны производиться из прибыли, этот инструмент предприятия используют редко. Исключение сделано только для компаний, осуществляющих экспорт белорусских товаров (работ, услуг) либо инвестиционную деятельность на территории иностранных государств. Они включают страховые взносы по договорам страхования экспортных рисков с поддержкой государства, заключенным в соответствии с Положением о страховании экспортных рисков с поддержкой государства, утвержденным Указом Президента РБ от 25.08. 2006 № 534, с Белорусским республиканским унитарным предприятием экспортно-импортного страхования "Белэксимгарант", в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении.

На практике в отношениях между резидентами Республики Беларусь банковская гарантия используется также крайне редко (из-за высокой платы, взимаемой банками республики за выдачу банковской гарантии). Как правило, она применяется в расчетах по договорам с нерезидентами в силу повышенного кредитного риска.

Наиболее компромиссным вариантом, который можно использовать в качестве инструмента обеспечения исполнения обязательств по оплате за отгруженные товары, (выполненные работы, оказанные услуги), является аккредитивная форма расчетов. Ее целесообразно применять в случае, когда покупатель и продавец сомневаются в надежности друг друга: продавец требует предварительной оплаты, а покупатель не решается ее сделать из-за своих сомнений. Как показывает практика, данная форма оплаты, так же как и банковская гарантия или страхование рисков, используется в основном в расчетах по договорам с нерезидентами, хотя ничто не мешает ее применять в отношениях между резидентами.

Такие формы расчетов, как оплата платежного требования с предварительным акцептом и постоянно действующее платежное поручение, также могут использоваться белорусскими предприятиями. Например, постоянно действующее платежное поручение целесообразно применять при поставках товара партиями. Чтобы застраховаться от недобросовестного поведения контрагента, в договоре необходимо предусмотреть ответственность клиента за невыполнение условий по предоставлению в банк заявления об использовании вышеуказанных форм расчетов.

Некоторые инструменты обеспечения исполнения обязательств белорусские предприятия не хотят применять из-за сложности их оформления. Например, передача в залог недвижимости влечет за собой регистрацию залога в органах, осуществляющих государственную регистрацию недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним, а передача в залог имущественных прав законодательно не урегулирована, поэтому на практике возникают проблемы, связанные с оформлением такого залога. На практике широко используется "залог товаров в обороте". Применяется он компаниями, у которых есть возможность постоянно восполнять реализованный товар (например, торговыми и производственными).

Не требует особых обременений использование таких инструментов, как поручительство или гарантии. Например, банки широко используют эти инструменты, когда речь идет об обеспечении исполнения обязательств по возврату выданных кредитов. В этом случае наряду с платежеспособностью клиента придется оценить кредитоспособность поручителя (гаранта).

Еще одним инструментом обеспечения обязательств является удержание. В случае неисполнения должником в срок обязательства по оплате вещи или возмещению кредитору связанных с нею издержек и других убытков кредитор, у которого находится эта вещь, вправе удерживать ее до тех пор, пока соответствующее обязательство не будет исполнено. Удержанием вещи могут обеспечиваться также требования, хотя и не связанные с оплатой вещи или возмещением издержек на нее и других убытков, но возникшие из обязательства, стороны которого действуют как предприниматели.

Например, при неисполнении заказчиком обязанности уплатить установленную цену либо иную сумму, причитающуюся подрядчику в связи с выполнением договора подряда, подрядчик имеет право на удержание в соответствии со ст.666 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК). В качестве предмета удержания в данном случае может выступать результат работ, а также принадлежащие заказчику оборудование, переданная для обработки (переработки) вещь, остаток неиспользованного материала и другое оказавшееся у подрядчика имущество заказчика. Вещь может удерживаться подрядчиком до уплаты заказчиком соответствующих сумм.

Учитывая простоту оформления, отсутствие дополнительных расходов, задаток как инструмент обеспечения исполнения обязательств можно использовать при заключении любой сделки, даже если речь идет о небольших суммах. Достаточно в договоре предусмотреть использование определенной суммы в качестве задатка. В случае возникновения сомнения в отношении того, является ли сумма, уплаченная в счет причитающихся со стороны по договору платежей, задатком, эта сумма считается уплаченной в качестве аванса, если не доказано иное. Отличие задатка от аванса состоит в том, что аванс не выступает в качестве способа обеспечения исполнения обязательства и не удостоверяет заключение договора.

Не все субъекты хозяйствования знают, что определение момента перехода права собственности на товар можно использовать в целях управления дебиторской задолженностью. Например, в договоре купли-продажи может быть предусмотрено, что право собственности на переданный покупателю товар сохраняется за продавцом до оплаты товара или наступления иных обстоятельств. Это означает, что покупатель не вправе до перехода к нему права собственности отчуждать товар или распоряжаться им иным образом. Заключая договор на таких условиях, покупатель отдает себе отчет в том, что это не его товар, он не может им свободно распоряжаться до тех пор, пока не оплатит его стоимость.

В договоре рекомендуется указать:

·     право собственности на товар сохраняется за Продавцом до момента полной оплаты товара;

·     товар находится во владении Покупателя правомерно лишь срок, предусмотренный настоящим договором для оплаты;

·     риск случайной гибели или порчи товара переходит от Продавца к Покупателю в момент поступления товара во владение покупателя;

·     в случае неоплаты товара в срок, установленный договором, Покупатель обязуется в срок _____ дней с даты начала просрочки платежа за свой счет возвратить товар Продавцу, а также произвести оплату за пользование товаром в размере.

Однако, используя такой инструмент, необходимо учитывать то обстоятельство, что товар должен оставаться на балансе продавца до его полной оплаты, а это не всегда удобно.

Проблему краткосрочного финансирования с целью покрытия кассовых разрывов, возникающих из-за необходимости предоставить своим контрагентам коммерческий кредит, можно решить с помощью факторинга. Предметом уступки по договору факторинга может быть как право на получение денежных средств, которое возникнет в будущем (будущее требование), так и денежное требование, срок платежа по которому уже наступил (существующее требование). На практике банки не хотят предоставлять финансирование под уступку существующего требования. К тому же этот способ финансирования является достаточно дорогим, и белорусские предприятия им пользуются редко.

Такой инструмент, как неустойка, в наименьшей степени выполняет функцию обеспечения исполнения обязательств, а служит мерой удовлетворения требований кредитора. Если у должника отсутствуют денежные средства для того, чтобы исполнить свое обязательство - оплатить товар (работы, услуги), - то неустойка не решит проблемы кредитора, какой бы большой она ни была.

Помимо выбора формы расчетов, большую роль играет определение срока предоставления коммерческого кредита покупателям. При определении отсрочки можно воспользоваться простым правилом: отношение дебиторской задолженности к периоду ее оборачиваемости должно быть равным отношению кредиторской задолженности к сроку погашения. То есть срок предоставления коммерческого кредита должен быть меньше срока погашения кредиторской задолженности. Например, если предприятие получает кредит в банке на 30 дней, а своим клиентам отсрочку платежа предоставляет на 40 дней, то в этом случае существенно возрастает риск возникновения дефицита денежных средств.

Контроль за исполнением обязательств и способы взыскания дебиторской задолженности

На этапе контроля за исполнением обязательств клиентом и анализа фактического состояния дебиторской задолженности важное значение приобретают наличие надлежащего управленческого учета на предприятии, имеющиеся регламенты работы с дебиторской задолженностью. Осуществление постоянного мониторинга дебиторской задолженности позволяет отслеживать темпы ее роста, выявлять просрочки по оплате со стороны дебиторов и принимать своевременные управленческие решения.

В случае если покупатель свои обязательства надлежащим образом не исполнил, сначала рекомендуется использовать досудебный порядок взыскания задолженности. Практика показывает, что примерно 40% дебиторской задолженности погашаются на этом этапе.

Выбор той или иной тактики поведения с дебитором зависит от причины, по которой он отказывается платить. Могут быть следующие причины неисполнения обязательств.

1. Нет средств.

2. Средства есть, но они направляются на исполнение других обязательств.

3. Есть претензии к качеству поставленного товара (выполненным работам, оказанным услугам).

4. После отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) у покупателя отпала потребность в данном товаре (выполненных работах, оказанных услугах).

Когда речь идет о взыскании задолженности, необходимы и важны как юридические способы решения проблемы, так и психологическое воздействие. При этом хотелось бы заметить, что чем больше у кредитора информации о должнике, тем больше вариантов для воздействия на него.

Во втором и четвертом случаях необходимо использовать жесткую тактику переговоров. Если есть претензии к качеству поставленного товара (выполненным работам, оказанным услугам), сначала выясняется обоснованность претензий. Рекомендуется требовать у покупателя документ, подтверждающий проведение экспертизы на соответствие товара надлежащему качеству. Если претензии обоснованы, надо попытаться найти с дебитором компромисс, в противоположном случае - использовать жесткую тактику переговоров.

Мы рекомендуем предприятиям максимально задействовать свои внутренние силы на проверку платежеспособности покупателей, потому что использование неденежных способов прекращения обязательств существенно ограничено Указом Президента РБ от 15.08. 2005 № 373 "О некоторых вопросах заключения договоров и прекращения обязательств на территории Республики Беларусь" 1.

Если переговоры с должниками ни к чему не привели, необходимо обращаться в суд. Однако даже положительное решение суда не гарантирует быстрого поступления взысканных сумм.

Список использованных источников

1.      Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г.

2.      Банковский кодекс Республики Беларусь от 25 октября 2000г. № 441-З Принят Палатой представителей 3 октября 2000 года. Одобрен Советом Республики 12 октября 2000 года. (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 17.11. 2000, N 106, рег. № 2/219 от 31.10. 2000).

3.      Гражданский кодекс Республики Беларусь от 7 декабря 1998 г. № 218-З. Принят Палатой представителей 28 октября 1998 года. Одобрен Советом Республики 19 ноября 1998 года. (Ведомости Национального собрания Республики Беларусь, 1999 г., № 7-9, ст.101).

4.      Годунов В.Н. Комментарий к Гражданскому кодексу Республики Беларусь с приложением актов законодательства и судебной практики (постатейный): В 3 кн. Кн.2. Разд. III. Общая часть обязательственного права. Раздел IV. Отдельные виды обязательств (главы 30-50) / Отв. ред. и руководитель авторского коллектива В.Ф. Чигир. – Мн.: Амалфея, 2005.

5.      Гражданское право: Учебник Автор: Алексеев С.С., Гонгало Б.М. М.: 2006г. – 480с.

6.      Гражданское право. Автор: "Фоков А.П., Попонов Ю.Г., Черкашина И.Л. и др. " Издательство: "КноРус". 2008.

7.      Журнал. Юстиция Беларуси, №3 2004. Хозяйственное право.

8.      Колбасин Д.А. Гражданское право. Общая часть. - Мн.: ПолиБиг. По заказу общественного объединения "Молодежное научное общество". 1999. - 360с.

9.      Комментарий к Гражданскому кодексу Республики Беларусь: в 2 кн. Кн.1. /Отв. Ред. В.Ф. Чигир. – 2-ое изд. - Мн.: Амалфея, 2000.544с.

10.    Правовое регулирование хозяйственной деятельности: Учебник / В.В. Авдеев, А.В. Ананько, Н.Л. Бондаренко и др.; Под общей редакцией В.А. Витушко, Р.И. Филипчик. – Мн.: Книжный дом, 2004. – 832с.

11.    Практический журнал для бухгалтера, кадровика, юриста и руководителя. В курсе правового дела №19 от 1.09. 2008г.

12.    Производственно-практический журнал "Юридический журнал" №2 2007г.

13.    Хозяйственное право Республики Беларусь: Практическое пособие / С.С. Вабищевич. – Мн.: Молодежное науч. об-во, 2002. – 398с.

14.    Хозяйственное право Республики Беларусь. Особенная часть. Практ. пособие – Мн.: "МНО", 2001. – 318с.

15.    Экономическая газета. Выпуск №74 от 23.09. 2008г.