Прием, обработка, распределение и хранение документов на различных материальных носителях

3. Прием, обработка, распределение и хранение документов на различных материальных носителях

3.1 Бумажные носители информации

Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки корреспонденции. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, адресованные руководству организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.2 Документы, передаваемые по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы)

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Большинство телеграмм представляет собой сообщения информационно-справочного характера. Фактически это разновидность переписки, используемой в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на одной стороне чистого листа бумаги.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по каналам телефонной связи и записывается получателем. Телефонограммы используются для передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения).

Текст телефонограммы содержит не более 50 слов. В тексте не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму, четко проговаривая текст, с паузами для возможности его точной записи.

После передачи телефонограммы получатель повторно читает текст отправителю для подтверждения верности записи. Фамилии и труднопроизносимые слова передаются по буквам, допущенные неточности исправляются.

Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы, указанием должности, Ф.И.О. лица, отправившего телефонограмму, личной подписью лица, принявшего телефонограмму, и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, предприятий, которым ее направляют, с номерами телефонов, по которым она должна быть передана.