Ефективність комунікаційного процесу в процесі управління підприємством

Вступ

 

Предметом досліджень є аналіз комунікацій на підприємстві. Об’єктом досліджень є приватне підприємство «Компік». Мета і завдання курсової роботи: дослідити ефективність комунікацій на прикладі конкретного підприємства – ПП «КОМПІК» (м. Івано-Франківськ) і визначити недоліки та можливі шляхи покращення комунікацій на підприємстві. Актуальність дослідження: метою комунікації є розуміння, осмислення переданої інформації. Без інформаційного обміну неможливе повноцінне функціонування будь-якої організації, тому вивчення проблем і шляхів вдосконалення комунікацій в системі менеджменту є вкрай важливим завданням. Комунікація не обмежується простим передаванням інформації. Вона має здійснюватися таким чином, щоб надіслана інформація впливала на поведінку того, кому вона адресована, мотивувала його до певних дій. А це можливо у тому випадку, коли обидві сторони впевнені у тому, що рішення і відповідні дії на основі даної інформації змінять ситуацію на краще. Комунікації є невід'ємним атрибутом процесу управління. Вони зв'язують окремі елементи організації у єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання тощо; з'єднують її із зовнішнім середовищем – дозволяють отримувати інформацію про стан ринку та поведінку на ньому суб'єктів господарювання, повідомляти партнерів по бізнесу і споживачів про свої наміри та впливати на їх поведінку. Отже, організаційні комунікації мають відбуватися у різних напрямках – всередину організації і назовні, в межах одного управлінського рівня (горизонтальні) і між рівнями (вертикальні), здійснюватися по діагоналі, якщо у обговорення шляхів усунення проблеми включаються суміжні підрозділи, а також бути вільними від усяких обмежень і відбуватися неформальним чином (через поширення чуток). Кожен із зазначених видів комунікацій переслідує свою задачу і здійснюється за певними правилами чи процедурами, дотримання яких забезпечує їх ефективність. Різке ускладнення системи виробництва і збуту (по наявних підрахунках, складність господарських зв’язків зросла за останні 30 років у 150–200 разів), інформаційний вибух (кількість інформації, необхідної для вирішення об’єктивно виникаючих завдань, зростає по експоненті з періодом подвоєння біля 5 років), – вимагають вирішення проблеми переходу до нових технологій управління, буз яких неможливо забезпечити реалізацію інноваційних процесів, підвищення конкурентоздатності. В останні десятиліття в діловому світі по-справжньому осмислено значення технологічних сторін управління – як головної зв’язкової ланки між цілями, принципами керівництва і економічним механізмом. Без технологічного забезпечення, котре внаслідок впровадження комп’ютеризації повинно бути радикально змінено, не можуть суттєво впроваджуватись в життя ефективні рішення. Звідси рішуче відкидається погляд на процедури, регламенти, документи як на «дрібницю», що не заслуговує уваги науки і технології. В даній роботі будуть розглянуті такі питання як: поняття і види комунікацій, загальний огляд підприємства, яке досліджується, вивчення його комунікативної системи та визначення ефективності комунікаційного процесу на підприємстві, визначення шляхів вдосконалення комунікацій з метою підвищення ефективності управління підприємства. Структура роботи: робота складається зі вступу, чотирьох розділів, висновків. В роботі наявні блок-схеми та інші ілюстрації, які дозволяють краще розкривати досліджувані питання. При написанні роботи були використані різноманітні підручники, спеціалізовані дослідження, періодичні видання та практичні матеріали з роботи досліджуваного підприємства.

1. Загальна характеристика підприємства

 

1.1 Історія діяльності підприємства та характеристика продукції

 

ПП «Компік» створене в 2002 р. Засновник Корнінко Ю.П.

Вид діяльності: роздрібна торгівля продуктами. Підприємство використовує орендоване приміщення. Підприємство організоване з метою продажу комп’ютерної техніки. Засновник вирішив працювати в цій галузі, тому що тривалий час працював на іншому підприємстві, де отримав навички у роботі та обслуговуванні даного виду продукції. Спочатку коли було створене підприємство, техніки не було. Тому техніка закуплялася. Відбувався такий процес: (попередня домовленість) пропонувався прас-листв якому був перелік товарів з ціною. Тоді клієнт обирав товар і замовляв, при цьому давав певний задаток. Тоді через декілька днів приходив за покупкою товару. (Товар замовлявся в постачальника -> постачальник доставляв товар фірмі). Тоді клієнт розраховувався і забирав товар.

Спочатку був 1 комп`ютер з якого роздруковувався прайс-лист, а товару в наявності не було на фірмі, тому цей товар замовлявся у постачальників. По мірі накопичення коштів фірма змогла закупити товар. Так як виручка була невисока, товар закуплений у постачальника був недорогий(дрібний) – CD-диски, шнури, подовжувачі, мишки, килимки, чорнило для принтера, папір, флешки, дискети, навушники, клавіатура. Через деякий час, коли фірма вже мала більше коштів, то її засновники стали закупляти товари дорожчі, попит на який був більшим – відео карточки, материнські плати, оперативна пам'ять, блоки живлення. Спочатку на фірмі був тільки засновник, тому що коштів на оплату роботи працівників ще не було. Згодом з`явилася потреба у додаткових людях.

Організація є формальною, дрібною, органі стичною, яка має ресурси (людей, капітал, матеріали, технологію, інформацію), залежить від зовнішнього середовища, здійснює торгівельну діяльність.

Використовуючи дане підприємство можна описати формування функцій на підприємстві:

1)         Функція планування. Спочатку відбувається встановлення цілей та завдань відповідно до місії (зосередження на продажі комп`ютерів із складовими які обере покупець), потім розробляється корпоративна стратегія і плани щодо досягнення цілей підприємства, тоді відбувається розгляд ефективності використання ресурсів.

2)         Функція організації. Функція організування реалізується в формуванні завдань та видів діяльності підприємства. На підприємстві сформувався заступник, тобто особа нижчестояща по посаді, яка отримувала нові повноваження через делегування, завдяки чому директору стало легше працювати.

3)         Мотивація. Функція мотивації теж не була пропущена і навіть більше: часто працівники на підприємстві та навіть самі покупці були задоволені. Працівники були мотивовані як через внутрішню, так і через зовнішню винагороду. Зовнішньою слугувала не тільки зарплата, а за перевищену кількість проданого товару за норму, працівник заслуговував на премію: наприклад знижка працівнику на купівлю цього ж товару.

4)         Функція контролю. Контроль проходив у такий спосіб: людина яка продавала товар, записувала який товар та на яку суму було продано в зошит. Тоді власник матиме нагоду завжди перевірити, чи все продане записано, перерахувавши кількість товарів що залишилась і кількість товару що залишилась. Їх сума повинна складати початкову закупівельну кількість товару.

Керівництво діяльністю спільного підприємства здійснює Правління, на чолі якого стоїть Голова Правління.

Виключною компетентністю Правління є:

·           затвердження нормативних документів, включаючи положення про персонал;

·           визначення структури підприємства, затвердження посадового розпису, розподіл посад між представниками учасників і порядок їх заміщення;

·           визначення спеціальності, кваліфікації, кількості та умов залучення до роботи на підприємстві іноземних спеціалістів;

·           затвердження структури дирекції і функціональних обов’язків її членів, призначення та звільнення Генерального директора, його першого заступника, директорів, а також головного бухгалтера;

·           створення інших органів, необхідних для виконання завдань та функцій підприємства;

·           визначення режиму формування та використання фондів, включаючи амортизаційний фонд і подання пропозицій Генеральній Асамблеї щодо розподілу прибутку, визначення порядку покриття збитків;

·           питання про створення та припинення діяльності філіалів та представництв;

·           затвердження правил процедури правління;

·           прийняття рішень про надання послуг і реалізацію продукції в країнах учасників, а також в третіх країнах;

·           прийняття рішень про одержання довгострокових кредитів;

·           розгляд питань, пов’язаних з вибуттям учасників та ліквідацією підприємства;

·           делегування повноважень прийняття рішень з питань, що знаходяться в компетенції Правління, окремим членам Правління або уповноваженим.

На засіданні Правління вибирають Генерального Директора шляхом голосування. Генеральний директор, його перший заступник, директори, а також головний бухгалтер є членами Дирекції, яка здійснює керівництво поточною діяльністю підприємства. Членами дирекції не можуть бути члени Правління. Члени дирекції одержуються винагороду, розмір якої визначається Правлінням. Дирекція підзвітна Правлінню. Персональну відповідальність за керівництво дирекцією підприємства несе Генеральний директор.

В свою чергу, Генеральний директор має наступні повноваження:

·           керує діяльністю підприємства;

·           забезпечує виконання поточних та перспективних планів підприємства;

·           приймає на роботу та звільняє з роботи працівників, за винятком тих, призначення котрих входить у виключну компетенцію Правління;

·           організовує щоденне виробництво та реалізацію продукції підприємства;

·           розпоряджається майном підприємства, включаючи грошові засоби, в межах повноважень, наданих йому Правлінням;

·           приймає до працівників міри заохочення та накладає на них стягнення;

·           в межах влади, наданої йому Правлінням, діє без доручення від імені підприємства, презентує його в усіх закладах, організаціях і підприємствах як на Україні, так і за її межами, укладає угоди та інші юридичні акти, видає доручення, відкриває в банках розрахункові та інші рахунки підприємства;

·           організовує виконання рішень Правління;

·           розробляє та вносить на розгляд Правління пропозиції по вдосконаленню управління діяльністю підприємства;

·           виконує інші функції згідно зі статутом ПП «КОМПІК»

В прямому підпорядкуванні Генерального директора знаходяться три служби: служба управління підприємством, завод та комерційна служба.

В свою чергу, завод складається з наступних відділів: виробництво, постачання, енергомеханічна служба, ливарне та складське господарство. Виробництво складається з таких цехів: ливарний, механічний, штампувальний, малярний та цех складання. Кожний цех підпорядковується безпосередньо бригадиру, який одержує завдання на кожний день від комплектувальника. Комплектувальник одержує матеріали із центрального складу по спеціальній вимозі і на кожний вид матеріалу заводить картку складського обліку, в якій відображається прихід, розхід та наявна кількість матеріалів на складі.

Складське господарство є складовою допоміжної служби. Поступлення матеріалів на склад супроводжується накладною, де вказується постачальник, кількість та повна назва матеріалу. Дані з накладної переносяться в прихідний ордер, який зберігається на складі. Накладна поступає на підприємство в трьох екземплярах: перший – залишається на складі, другий – подається в бухгалтерію, третій – залишається у постачальника. Дані про кожен вид матеріалу заносяться в картку складського обліку. При поступленні готової продукції з цеху на склад оформляється накладна на здачу готової продукції в чотирьох екземплярах: перший екземпляр залишається на складі, другий – в цеху, два останніх по одному прямують в бухгалтерію та комерційну службу. В кінці кожного місяця завскладом центрального складу складає звіт про витрачання матеріалів за місяць, в якому вказується залишок на початок місяця, фактичні витрати, які включають в себе продаж на сторону, списання актом, видачу по вимозі та залишок на кінець місяця. Копія звіту подається в бухгалтерію.

Служба постачання складається з трьох чоловік: начальник служби постачання, інженер постачання та водій-експедитор. Інформація про наявність матеріалів на складах постійно надходить у відділ. Служба планування подає приблизний проект плану випуску-продаж на рік, розбитий поквартально, і, виходячи з наявних коштів, служба постачання повинна забезпечити виробництво всіма необхідними матеріалами та деталями. На основі даного плану служба постачання укладає договори з постачальниками в Україні та за кордоном. Для оплати матеріалів відділ подає рахунки в бухгалтерію. В більшості випадків здійснюється попередня оплата.

Енергомеханічна служба встановлює нововведене обладнання та слідкує за його роботою. Керує роботою служби начальник енергомеханічної служби, в підпорядкуванні якого інженер-технолог, інженер по техніці безпеки та обслуговуючий персонал (сантехніки, електрики, слюсари-механіки).

Узагальнюючи, можна виділити наступну інформаційну інфраструктуру, яка стосується виробничого процесу заводу:

·           табель робочого часу, подається в економічну службу;

·           дані про наряди;

·           зміни технологічного процесу;

·           накладні на випуск готової продукції;

·           листки тимчасової непрацездатності;

·           інформація про бюджетні потреби в грошових засобах;

Якщо вся попередня інформація подається в економічну службу, то наступні дані прямують в центральну бухгалтерію;

·           дані по складу готової продукції (копія документу направляється ще й в комерційну службу);

·           матеріальний звіт по складах;

·           зміни норм розходу матеріалів;

·           акти про незавершене виробництво;

·           звіт про списання допоміжних матеріалів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, а також спецодягу;

·           матеріальний звіт основного виробництва;

·           подача прихідних ордерів з вказанням цільового списання матеріалів;

·           звіти про використання транспорту;

·           накладні на випуск виготовлених деталей (копія прямує ще і в відділ центральної бухгалтерії).

Що стосується терміну подачі документів, то табель робочого часу і дані про наряди подаються що десять днів. Зміни до технологічного процесу і зміни норм розходу матеріалів надаються поточно. Накладні на випуск готової продукції мають надходити щоденно. А ось подача прихідних ордерів з вказанням цільового списання матеріалів подається по мірі надходження. Два рази в тиждень готуються дані по складу готової продукції.

До служби управління відносяться служба розвитку, центральна бухгалтерія, служба економіки та служба якості.

Служба розвитку є однією з найважливіших служб на спільному підприємстві. Цією службою керує технічний директор. В підпорядкуванні якого – інженер-технолог та інженер-конструктор. Служба розвитку розробляє конструкторську документацію на нові вироби, проводить сертифікацію на нові вироби, проводить сертифікацію продукції, також здійснює авторський нагляд за серійним виробництвом, забезпечує виробництво комплектуючими деталями. Крім того завданням служби розвитку є підготовка до виробництва нових виробів (технологічне спрацювання деталей і вузлів). Також ця служба займається пошуком та впровадженням новинок і кращих світових досягнень у області освітлювальної техніки на підприємстві.

Найбільший зв’язок служба розвитку має зі службою економіки та з заводом. Наприклад, економічній службі необхідно отримувати вчасно (це означає за місяць до впровадження) інформацію про нормативні потреби в матеріалах на нові вироби. Також для нормального забезпечення поточної діяльності даного відділу, він має регулярно подавати бюджетні потреби в грошових коштах щомісячно і щоквартально.

Завод, в свою чергу, підтримує зв’язок з службою розвитку через отримання інформації про хід підготовчої діяльності нових виробів, графіки підготовки виробництва, забезпечення конструкторською документацією, нормативною технологією, нормами розходу матеріалів. Останні дані мають поступати по мірі впровадження. Значення належної діяльності даного відділу переоцінити важко, тому що керівництво спільним підприємством має за головну мету – відповідати потребам ринку (і не тільки українського), а це означає – постійно покращувати продукцію, зменшувати собівартість її виготовлення за рахунок економії матеріалу та часу, одночасно, ніщо не має зашкодити якості виробу. Генеральний директор здійснює особливу координацію рішень стосовно підготовки виробництва нової чи покращеної продукції і, в загальному, проблем науково-технічного розвитку підприємства.

Наступна важлива функція служби розвитку – ціноутворення, включаючи розрахунок цін на продукцію власного виробництва, розрахунок нормативної собівартості, також контроль цін по імпортних операціях та розрахунок експортних цін. Вся ця інформація, а також дані по цінах продажу подається поточно до відділу центральної бухгалтерії. Функція нормування праці, заробітної плати містить у собі дані про заробітну плату, розподіл, відомості, а також про калькуляцію заробітної плати по рахунках і довідки про роботи по сумісництву та угодах. Вся ця інформація подається у відділ центральної бухгалтерії, але термін різний. Наприклад, термін подачі документів про заробітну плату, розподіл та відомості – восьме число наступного місяця, калькуляція заробітної плати по рахунках має надійти до десятого числа наступного місяця, а довідки про роботи по сумісництву та угодах – до п’ятнадцятого числа наступного місяця.

Інформація про розрахунок роялті, виконаний економічною службою, так само, як і дані про бухгалтерський облік основних матеріалів – розрахунок амортизації основних засобів, їх валютна оцінка – подаються у відділ центральної бухгалтерії до дванадцятого числа наступного місяця.

Також у повноваження економічної служби входить оформлення документів про заснування спільного підприємства, ведення протоколів засідань, правлінь, та інші. Ці дані подаються щомісячно Генеральному директору. Що стосується статистики щодо персоналу – це теж компетентність робітників відділу економічної служби. Вона, як і попередня інформація, надається Генеральному директору. А ще він кожного десятого числа наступного за звітним місяцем має отримувати аналіз ефективності використання людських ресурсів (персоналу), а детальний аналіз ефективності використання кредитних засобів керівник отримує поточно, а якщо існує нагальна потреба, то й по вимозі. Саме остання зазначена функція і є своєрідним вінцем, що включає в себе і сплітає у виді складових більшість функцій економічної служби, тим самим забезпечуючи взаємозв’язок і обік необхідної інформації.

Наступний відділ, що входить в службу управління підприємством, – центральна бухгалтерія на чолі із головним бухгалтером. Зрозуміло, що основна діяльність цього відділу – ведення фінансового і управлінського бухгалтерського обліку. Це загальне твердження, а, зокрема, функції центральної бухгалтерії включають:

·           калькуляцію собівартості (подається у відділ економічної служби терміном до п’ятнадцятого числа наступного місяця за звітним);

·           складання балансу (прямує для аналітичної обробки у службу економіки);

·           списання матеріалів, малоцінних та швидкозношуваних предметів (подається економічній службі до десятого числа наступного місяця за звітним);

·           ведення бюджету кредиторської заборгованості (місячний бюджет кредиторської заборгованості подається у відділ служби економіки кожних десять днів, а квартальний бюджет – до двадцятого числа останнього місяця в кварталі);

·           подання даних про поступлення платежів на розрахунковий рахунок комерційній службі (подається поточно);

·           поточна передача інформації про попередню оплату у відділ комерційної служби;

·           збирання інформації про залишки на складах для передачі на завод (строк – до шостого числа наступного місяця);

·           звірка залишків для підписання (подається на завод до восьмого числа наступного місяця з звітним);

·           звірка карток та представлених результатів (прямує на завод, останній строк подачі – п’ятнадцяте число наступного місяця за звітним);

·           надання інформації про собівартість продукції Генеральному директору строком до п’ятнадцятого числа наступного місяця за звітним.

Як бачимо, діяльність відділу центральної бухгалтерії можна охарактеризувати не тільки як просто ведення бухгалтерського обліку, а ще і сортування необхідної інформації, що базується на бухгалтерії, і направлення її в відповідний відділ. Найтісніший і повний взаємозв’язок бухгалтерія має із економічною службою; звичайно, неможливо виключити з ланцюжка заваду та комерційної служби. Що ще слід додати про бухгалтерію підприємства, так це те, що бухгалтерський облік на СП «Ватра» ведеться не тільки по українським стандартам, але і відповідно бельгійській системі. Звичайно, що це може викликати деякі труднощі, але ведення подвійного бухгалтерського обліку – необхідний атрибут повномірної і чесної співпраці двох сторін.

Що стосується служби якості, то вона представлена інженером-технологом, його асистентом та обслуговуючим персоналом. Діяльність працівників цього відділу полягає у слідкуванні за якістю на всіх етапах виробництва продукції.