Етапи контролю

1.3. Етапи контролю

Процес контролю – це діяльність об’єднаних у певну структуру суб’єктів контролю, спрямованих на досягнення найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних задач і застосування відповідних принципів, методів, технічних засобів і технології контролю. Процес контролю, модель якого наведена на рис. 1.1, поділяється на кілька послідовних етапів:

- визначення бажаного результату (стандарту);

- вимірювання фактичного результату виконання;

- оцінка результатів виконання;

- коригуючі дії.

Рис. 1.1- Модель процесу контролю

1. Встановлення бажаного результату (стандарту). Контрольна діяльність, як і вся управлінська праця, розпочинається з встановлення мети. Коли мета відома, необхідно відобразити бажаний результат у вимірюваних величинах, якщо це можливо.

Під час здійснення процесу контролю мета конкретизується, уточнюється, перетворюючись на норми функціонування – критерії, за якими оцінюється дія системи управління або хід виконання виробничого процесу.

Існує три форми норм функціонування: числова, шкальна і дескриптивна. При числовій формі контрольовані параметри вимірюються за повними числовими значеннями. Параметри (кількість продукції), періоди часу, як правило подаються у числовій формі. Але крім кількісних параметрів, досить часто зустрічаються якісні – дизайн, зручність в експлуатації тощо. Вони рангуються за допомогою бальної оцінки порівнянням аналогічних параметрів різних виробів чи моделей між собою. Норми часто встановлюються графічно. Норми функціонування, які не можуть бути визначені першим і другим способом, формулюються дескриптивне, описово.

До основних вимог, які ставляться до норм функціонування, належать: обґрунтованість, зручність, можливість порівняння та ін.

Під нормами розуміють максимально допустиму величину абсолютних витрат сировини, матеріалів, пального, енергії для виготовлення одиниці продукції (або виконання роботи встановленої якості при умовах виробництва планового періоду).

Нормативами називаються показники, що характеризують відносні величини (ступінь) використання засобів і предметів праці, їх розхід на одиницю площі, ваги та ін.

Також можна виділити такий елемент норм функціонування, як норма керованості. Це та кількість працівників, яка перебуває у безпосередній підлеглості одного функціонального керівника, її ще називають сферою, масштабом чи діапазоном контролю, зоною управління.

Основні види норм і нормативів:

- норми витрат живої праці;

- норми витрат предметів праці (витрати сировини і матеріалів, пального, енергії);

- нормативи використання засобів праці (виробничих потужностей, машин, обладнання та устаткування);

- норми і нормативи функціонування організації, виробництва (тривалість виробничого циклу, обсяг незавершеного виробництва).

Параметри контролю – це рівні досягнення норм функціонування, відображені у величинах, що підлягають виміру. Параметри контролю виконують дві функції: вони є мотиваційною метою, та використовуються у плануванні та контролі, як очікуваний результат.

Менеджери, звичайно використовують чотири основних методи вимірювання стану виконання роботи: особисті спостереження; статистичні звіти; усні звіти підлеглих. Кожний із зазначених методів має свої переваги і недоліки, тому їх спільне використання (комбінація) збільшує ймовірність отримання достовірної інформації. Особисті спостереження дозволяють отримати уявлення про реальну діяльність підлеглих без фільтрації інформації. Такі спостереження дають можливість побачити те, що недоступно для інших методів (ступінь задоволення чи незадоволення від роботи, ентузіазм при виконанні тощо). Нажаль, коли потрібна об’єктивна інформація, такий метод не завжди підходить, оскільки: на особисті спостереження значною мірою впливають особисті якості і почуття спостерігаю чого; особисті спостереження вимагають значних витрат часу; призводять до негативної реакції підлеглих, які розглядають особистий контроль менеджера як прояв недовіри і обмежують їх можливості самостійно приймати рішення.

Статистичні звіти набувають все ширшого застосування в управлінському контролі внаслідок використання комп’ютерних технологій. До переваг статистичних звітів слід віднести: згрупованість і упорядкованість наведеної в них інформації у вигляді розрахунків, таблиць, схем, рядів динаміки тощо. Проте, статистичні відомості завжди обмежені, вони, як правило, характеризують лише окремі, хоча і ключові сфери діяльності організації. Отримання інформації на нарадах, в особистих бесідах, розмовах по телефону – це все приклади усних звітів підлеглих. Переваги та недоліки цього методу подібні до методу особистих спостережень. При цьому виникає фільтрація інформації, для цього методу характерним є швидке отримання інформації, наявність гарного зворотного зв’язку, до останнього часу виникали труднощі з документуванням такої інформації для наступної звітності. Так само, як і статистична звітність, письмова звітність не така швидка і більш формальна. Письмова звітність легко каталогізується і на неї можна посилатися.

2. Вимірювання фактичного результату виконання. Процедура виміру фактичного результату виконання – це засіб отримання необхідної інформації для суб’єкта управління та контролю. Вимірювання результатів – найважчий і найдорожчий елемент контролю.

Другий етап процесу контролю проходить як співставлення з стандартами реальних результатів діяльності (порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами). На етапі порівняння встановлюється ступінь відхилення реального виконання від стандарту. На цьому етапі принципово важливим є визначення прийнятого (допустимого) рівня відхилень. Відхилення реального виконання, що перевищують допустимий рівень, і стають об’єктом діяльності менеджера. Діяльність на даному етапі полягає в: визначенні масштабів відхилень; вимірі результатів; передачі інформації та її оцінці. Таким чином, на етапі порівняння менеджер має приділяти особливу увагу розмірам і направленості відхилень.

Визначення масштабу допустимих відхилень – питання кардинально важливе. Якщо взяти занадто великий масштаб, то виникаючі проблеми можуть набути загрозливих контурів. Але якщо масштаб взятий занадто малий, то організація буде реагувати на дуже невеликі відхилення, що вельми руйнівно і потребує багато часу. Така система контролю може паралізувати, дезорганізувати роботу організації і буде скоріше перешкоджати, чим допомагати, досягненню цілей організації. В подібних ситуаціях досягається високий рівень контролю, але процес контролю стає неефективним. Для того щоб контроль був ефективним, він повинен бути економічним. Переваги системи контролю складаються із затрат часу, який витрачається менеджерами та іншими працівниками, на збір, передачу і аналіз інформації, а також із затрат на всі види обладнання, що використовується для здійснення контролю, і витрат на зберігання, передачу і пошук інформації, пов’язаної з питаннями контролю. Основна проблема полягає в тому, щоб визначити насправді важливі відхилення.

Те що тривіальне в одній ситуації, може мати зовсім різне значення в іншому контексті. Так, наприклад, для «Дженерал Моторс» нічого не значить, якщо об’єм тижневих продажів виявиться на 1 млн. дол. нижче запроектованої суми. Але якщо «Дженерал Моторс» не вдасться проконтролювати якість 50-центової деталі, вона буле змушена забрати на доопрацювання сотні тисяч вже проданих автомашин.

До основних типів виміру в процесі виробництва належать фізичний та динамічний виміри. Фізичний вимір відображає форму, розмір, зовнішній вигляд об’єкта контролю. Основні одиниці фізичного виміру – штуки, метри, тонни, гривні тощо. Динамічний вимір характеризує рівень використання тих чи інших ресурсів за відповідною якістю чи властивістю, наприклад, інтенсивність, темп, питома вага, повторюваність. Прикладами одиниць динамічного виміру можуть бути показники фондовіддачі, енергоозброєння, рівня продуктивності.

Для того щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов’язково довести до відома відповідних робітників організації як встановлені стандарти, так і досягнуті результати. Подібна інформація повинна бути точною, надходити вчасно і доводитися до відома робітників у вигляді, що дозволяє легко прийняти необхідні рішення і діяти. Зараз менеджер має можливість отримати важливу інформацію в синтезованому вигляді, з уже проведеним співставленням, майже в момент надходження вихідних даних. Деякі спеціалісти стверджують, що нові засоби обробки інформації з виключно високою швидкістю відкривають можливості створення гігантських організацій.

3. Оцінка результатів виконання. Стадія порівняння та оцінки фактичного та очікуваного результатів безпосередньо стосується ходу виконання господарської операції. При цьому відбувається не тільки оцінка контрольної ситуації, а й вироблення альтернативних рішень для застосування коригуючих дій.

На цій стадії менеджер повинен вирішити, чи отримана інформація є важливою і потрібною. Важлива інформація – це така інформація, яка адекватно описує досліджуване явище і суттєво необхідна для прийняття правильно рішення. Інколи оцінка інформації визначається політикою організації. Менеджери повинні давати особисті оцінки та інтерпретувати значення отриманої інформації і встановлювати кореляцію запланованих и фактично досягнутих результатів. При цьому менеджер повинен брати до уваги ризик та інші фактори, визначаючі вибір того чи іншого рішення.

Завдання третього етапу процесу контролю:

- визначення адресата тієї чи іншої інформації (кому призначається?);

- отримання інформації, що відповідає таким характеристикам – швидкість її передачі чи надходження, точність, достатність, надлишковість, регулярність, корисність та ін.;

- адекватне відображення отриманої інформації у звітності (звітах, доповідях, довідках).

4. Заключний етап процесу контролю – це реакція менеджера на результати порівняння (коригуючі дії). Контрольні звіти є індикаторами відхилень від плану. За результатами цих звітів досліджуються причини проблем, розробляються варіанти їх подолання і виправляється стан справ застосуванням коригуючих дій.

Існує два типи коригуючих дій:

1) за рахунок внутрішніх зусиль і резервів, без зміни показників затвердженого плану, виконання виробничої програми досягається в повному обсязі;

2) змінюються плани, їх обсяги, номенклатура продукції.

Корекція може бути негайною чи відстроченою. Якщо при порівнянні та оцінці результатів фактичний показник тільки порівнюється з нормою функціонування і знаходиться величина будь-якого відхилення, тобто контроль здійснюється автоматично, то встановлення значущості відхилень для діяльності підприємства – найважливіше завдання для особи, що здійснює контроль.

Обрати відповідну лінію поведінки при застосуванні коригуючих дій - значить визначити вид коригуючого впливу: нічого не робити; ліквідація відхилень; перегляд стандартів.

1) Нічого не робити. Головна ціль контролю полягає в тому, щоб добитися такого стану, при якому процес управління організацією дійсно змушував би її функціонувати у відповідності з планом. Якщо співставлення фактичних результатів з стандартами говорить про те, що встановлені цілі досягаються, краще всього нічого не робити. В управлінні неможна розраховувати на те що сталося один раз повториться знову. Навіть найбільш досконалі методи повинні піддаватися змінам. Так, наприклад, якщо система контролю показала, що в якомусь елементі організації все йде добре, необхідно продовжувати виміряти результати, повторюючи цикл контролю.

2) Ліквідація відхилень. Система контролю, що не дозволяє ліквідувати серйозні відхилення, перш ніж вони переростуть в крупні проблеми, не має змісту. Корекція, що проводиться, повинна концентруватися на ліквідації справжньої причини відхилень. В ідеалі стадія вимірювання повинна показувати масштаб відхилення від стандарту і точно вказувати на причину. Оскільки більша частина роботи в організації є результатом об’єднаних зусиль груп людей, то абсолютно точно визначити корені тієї чи іншої проблеми не завжди можливо. Значення корекції в усіх випадках полягає в тому, щоб зрозуміти причини відхилення і добитися повернення організації до правильного образу дій.

Здійснення корекції може бути досягнуто шляхом покращення значень внутрішніх змінних факторів даної організації, удосконалення функцій управління чи технологічних процесів. Важливо підкреслити, що причиною виникаючих проблем може бути будь-яка змінна величина і що вклад у відхилення отриманих результатів від бажаних може дати поєднання різних факторів. Тому менеджер не може обрати якусь одну корегуючу дію тільки тому, що він вирішує тільки-но виниклу проблему. Перш ніж вибрати коректуючу дію, необхідно зважити всі існуючі відношення до даної проблеми, внутрішні змінні та їх взаємозв’язки. Оскільки всі підрозділи організації пов’язані між собою, будь-які крупні зміни в одному з них зачепить всю організацію. Ось чому менеджер спочатку повинен переконатися, що прийнята ним коригуюча дія не створить додаткових труднощів.

3) Перегляд стандартів. Не всі помітні відхилення від стандартів потрібно ліквідувати. Інколи самі стандарти можуть виявитися нереальними, тому що вони базуються на планах, а плани – це лише прогнози майбутнього. При перегляді планів повинні переглядатися і стандарти.

Часто буває так, що система контролю показує на необхідність перегляду планів. Якщо, наприклад, майже всі комівояжери перевищать свої квоти на 50%, то, очевидно, це занадто низька квота, і вона не може служити стандартом прийнятої результативності. Успішно діючі організації часто повинні переглядати свої стандарти в бік підвищення. Крім того, інколи виявляється, хоч це і не повинно відбуватися занадто часто, що плани складені занадто оптимістично. Тому стандарти треба переглядати в бік зниження. Стандарти, вимоги яких виконати дуже важко, фактично роблять марними прагнення робочих і менеджерів досягти сформульованих цілей. Як і у випадку з коригуючими діями різних типів, необхідність радикального перегляду стандартів(в бік підвищення чи зниження) може бути симптомом проблем, виникаючих або в процесі контролю, або в процесі планування.

ІІ. ЕФЕКТИВНІСТЬ КОНТРОЛЮ В ОРГАНІЗАЦІЇ

 

2.1. Інструменти контролю

Існують різні підходи до класифікації засобів управлінського контролю. На практиці усю сукупність інструментів контролю поділяють на три групи:

1.         інструменти фінансового контролю;

2.         інструменти операційного контролю;

3.         інструменти контролю поведінки працівників в організації.

Складовими елементами фінансового контролю (рис. 2. 1) є:

·           фінансовий аналіз;

·           бюджетування;

·           аудит.

Рис. 2.1- Основні складові системи фінансового контролю

 

Фінансовий аналіз також можна розглядати як складну підсистему, де основними інструментами є:

·           аналіз фінансової звітності організації;

·           аналіз фінансових коефіцієнтів;

·           аналіз беззбитковості.

Аналіз фінансової звітності організації. Для оцінки та контролю діяльності організації широко застосовують такі документи фінансової звітності:

1.         баланс;

2.         звіт про прибутки та збитки;

3.         звіт про рух готівки.

Характеристика інструментів аналізу фінансової звітності наведена в табл. 2.1.

Таблиця 2.1 -Характеристика інструментів аналізу фінансової звітності

Назва інструменту	Сфери контролю
Аналіз балансу	·           попередня оцінка можливостей організації виконувати свої поточні зобов’язання; ·           визначення загального фінансового стану організації
Аналіз звіту про прибутки та збитки	·           зіставлення прибутків і збитків організації; ·           зміна прибутків і витрат поточного періоду проти попередніх
Аналіз звіту про рух готівки	·           контроль надходжень грошей в організацію з усіх джерел та їх виплат за зобов’язаннями організації; ·           попередні висновки щодо рівня ліквідності організації

 

Аналіз фінансових коефіцієнтів переслідує наступні цілі:

·           порівняння поточних фінансових результатів організації із попередніми, визначення змін, встановлення тенденцій;

·           порівняння результатів фінансової діяльності однієї фірми із відповідними результатами інших фірм галузі.

Для інтерпретації результатів діяльності організації використовують декілька груп фінансових коефіцієнтів, до найважливіших серед яких відносять:

1.         коефіцієнти ліквідності;

2.         коефіцієнти платоспроможності;

3.         коефіцієнти прибутковості (рентабельності).

Характеристика фінансових коефіцієнтів наведена у табл. 2.2.

Таблиця 2.2. - Характеристика фінансових коефіцієнтів

 

Аналіз беззбитковості проводиться для з’ясування, якими мають бути обсяги продажу продукції організації, щоб досягти прибутковості.

Бюджетування - один із основних засобів планування і контролю за діяльністю підрозділів в організації. Бюджетами визначаються як планові, так і фактичні показники витрат (грошові кошти, активи, сировина і ресурси, заробітна плата) структурних одиниць організації.

Цілі аналізу виконання бюджетів:

·           точне вимірювання дійсного стану справ;

·           порівняння результатів діяльності різних підрозділів і рівнів управління за різні проміжки часу.

Переваги бюджетного контролю:

1.         простота здійснення;

2.         можливість формалізації;

3.         широке залучення менеджерів до процесу контролю.

Недоліки бюджетного контролю:

1.         орієнтація переважно не на результати, а на витрати;

2.         можливість перевитрачання коштів запланованого бюджету.

Аудит – незалежна формальна верифікація (засвідчення) фінансових звітів і операційних видів діяльності організації. Розрізняють зовнішній і внутрішній аудит.

Зовнішній аудит проводиться зовнішньою незалежною аудиторською організацією і спрямований на перевірку фінансової звітності.

Внутрішній аудит окрім фінансової перевірки додатково оцінює операційну діяльність організації і опрацьовує рекомендації щодо її удосконалення.

Обов’язкові напрямки аудиторської перевірки:

·           грошові кошти (залишки на рахунках, аналіз процедур управління грошовими потоками);

·           надходження (перевірка гарантій сплати боргів споживачами, перевірка балансу);

·           запаси (перевірка матеріальних запасів на складах, порівняння оцінок з показниками балансу, оцінка фізичного зносу);

·           основні фонди (огляд, оцінка зносу, визначення адекватності страхування);

·           кредити (аналіз кредитних угод, узагальнення зобов’язань);

·           доходи і витрати (оцінка їх розподілу за термінами, доречності, сум).

Інструменти операційного контролю. На практиці широко використовують такі інструменти операційного контролю:

·           графіки Г. Гантта;

·           сітьові графіки;

·           метод оцінки та перегляду планів (PERT);

·           метод критичного шляху (CPM);

·           методи управління запасами;

·           методи контролю якості.

Графік Гантта – інструмент розробки графіків виробничих процесів і контролю за їх виконанням, що дає можливість швидко оцінити стан виробничого процесу (які процеси завершені, а які - ні). Графік Гантта показує кількість часу, який необхідний на виконання кожного елементу робіт.

Мережеві графіки. Мережеве планування та управління (МПУ) –специфічний метод планування та управління проектами шляхом застосування мережевих графіків. Система МПУ дозволяє:

·           формувати календарний план виконання комплексу робіт;

·           мобілізувати часові, трудові, матеріальні та грошові ресурси;

·           управляти комплексом робіт за принципом "провідної ланки" із прогнозуванням та попередженням можливих зривів у ході робіт;

·           підвищити ефективність управління шляхом чіткого поділу відповідальності між керівниками різних рівнів та виконавцями.

Метод оцінки та перегляду планів (PERT) – це метод складання виробничого графіку, при якому виробничий процес розбивається на окремі операції з наступним аналізом їх послідовності і ролі кожної в загальному процесі. Операції можуть здійснюватись як одночасно, так і послідовно. Далі визначається час, необхідний для виконання кожної операції. На основі цього складається таблиця. Найдовший шлях називають критичним шляхом, оскільки саме він визначає тривалість усього виробничого процесу. Знання критичного шляху необхідно для того, аби сконцентрувати зусилля на його удосконаленні, оскільки він показує найбільш важливі етапи процесу.

Метод критичного шляху (СРМ) на основі виробничого графіку дозволяє встановити критичну послідовність операцій, що обмежують швидкість здійснення будь-якого процесу. Як правило, це найбільш тривалий етап в процесі. Удосконалення критичного шляху дозволяє скоротити процес в цілому.

Таким чином, і в методі PERT, і в методі критичного шляху проекти розглядаються як мережі окремих подій та робіт. Основна розбіжність двох методів полягає в різному підході до оцінки тривалості операцій. Метод критичного шляху виходить з того, що тривалість операцій можна оцінити з достатньо високою мірою точності та визначеності, тоді як метод ПЕРТ базується на використанні імовірнісного підходу до визначення тривалості операцій і аналізує вплив невизначеності на тривалість робіт за проектом у цілому.

Техніка управління запасами. Основними системами управління запасами з незалежним попитом є система «з фіксованим часом» (періодичністю замовлення) та система «з фіксованою кількістю» (розміром замовлення). Графічна інтерпретація функціонування цих систем представлена на рис. 2.2.

Рис. 2.2 - Графічна інтерпретація функціонування систем управління запасами з незалежним попитом

У системі «з фіксованою кількістю» постійно контролюють рівень запасів. Коли кількість знижується до певного рівня (точки замовлення), видається чергове замовлення на поповнення запасів при чому замовляється завжди одна й та сама кількість. Фіксованими величинами в цій системі є рівень, за якого повторюється замовлення тобто – точка замовлення та обсяг замовлення.

У системі «з фіксованим часом» замовлення на поповнення запасів розміщуються з заданою періодичністю, наприклад, раз на два тижні. Обсяг, що замовляється, щоразу інший і залежить від залишку, який лишається на складі. Фіксованими величинами у цій системі є інтервал замовлення та максимальний рівень запасу на складі.

Інструментами контролю якості є статистичні методи контролю.

Цілі статистичного контролю якості:

·           встановлення відповідності продукції та процесів вимогам нормативно-технічної документації, зразкам-еталонам тощо;

·           отримання інформації про хід виробничого процесу та рівень його стабільності;

·           захист підприємства від постачання недоброякісних сировини та матеріалів;

·           виявлення дефектної продукції на якомога ранніх етапах її виготовлення;

·           запобігання випуску недоброякісної продукції.

Використовуються два підходи:

1.         Статистичний приймальний контроль – застосовується для контролю якості готової продукції або вхідних матеріалів.

2.         Статистичний контроль якості процесу – використовується для регулювання якості продукції у процесі її виготовлення.

Статистичний приймальний контроль - вибірковий активний контроль, в основу якого покладене застосування методів математичної статистики, що дозволяє оцінювати якість великої партії продукції за результатами контролю малої вибірки (проби).

Карта контролю технологічного процесу використовується в тих випадках, коли необхідно проконтролювати якість продукції або послуг у процесі виробництва. Мета полягає у визначенні моменту виходу процесу виробництва "з-під контролю" і випуску продукції з нестабільною якістю. При цьому можна одразу приймати необхідні заходи з коригування процесу.