Получение и кодирование поставляемой продукции

2.5. Получение и кодирование поставляемой продукции

Важное значение в реализации плана закупок имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка каче­ства и количества товара.

1. Приемка продукцииВ первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: — нужного качества;— в нужном количестве; — от своего поставщика; — в обусловленное время; — за оговоренную цену.

В целях экономии времени, усилий и соответственно денег сле­дует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места раз­грузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений.

Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгру­зочных работах составьте график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Предусмотрите при этом, чтобы основное сырье по­ставлялось в строго определенные дни, а другие виды материалов — по мере необходимости.

Такие меры позволя т, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.

2. Документальное оформление поставок

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отра­жающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение-потре­битель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фак­тически поступившего товара. При проверке используют и специфи­кации (описание товара).

Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки.

Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставлен­ную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для вашей фирмы.

Документ доставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:

—  название и адрес отправителя;

—  описание продукции;

—  количество мест;

—  масса (вес) продукции;

 — особенности транспортировки;

 — название доставщика.

Подтверждение получения поставки используют для информиро­вания подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказан счета.

В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводитель­ного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров.

Некоторые фирмы не используют приведенные виды уведомле­ний о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо про­явить предусмотрительность и сохранить какие-то письменные до­кументы.

Не будет лишним в отдельном документе фиксировать брак и другие недостатки поставленного товара, так как это поможет отде­лу закупок принять необходимые меры.

Глава 3. Выбор поставщика

 Получение и оценка предложений

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее рас­пространенными и эффективными являются:

1. Конкурсные торги.

2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосроч­ные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потреби­тель совмещает решение проблем получения требуемого предложе­ния и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1. Реклама.

2. Разработка тендерной документации.

3. Публикация тендерной документации.

4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.

5. Оценка тендерных предложений.

6. Подтверждение квалификации участников торгов.

7. Предложение и присуждение контракта. Организация конкурсных торгов — сложная и многоплановая работа. Здесь мы дадим лишь краткую ее характеристику, необходи­мую для ознакомления с этой широко используемой в развитых странах мира возможностью налаживания высокоэффективных вза­имоотношений поставщиков и потребителей.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно: инструктирует участников торгов о процедуре торгов, дает описание закупаемых товаров или услуг, устанавливает критерии для оценки предложе- ний, определяет условия будущего контракта. Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

— предварительное назначение членов тендерного комитета, про­водящего оценку предложений;

— рассмотрение только тех предложений, которые отвечают тре­бованиям, изложенным в тендерной документации;

— безусловное следование объявленным в тендерной документа­ции процедурам оценки;

— отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов. Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных пред­ложений, в котором должно быть показано, как оценивались тен­дерные предложения, обоснованы причины отклонения предложе­ния и даны рекомендации по присуждению контракта.

Победителем конкурсных торгов признается участник, предста­вивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требо­ваниям тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потен­циального поставщика могут быть письменные переговоры между по­ставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает офи­циальное предложение на поставку товаров от потенциального по­ставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца то­вара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны пред­ложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурс­ных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложе­ний строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты: наименование товара, количество и качество товара, цену, условия и срок поставки, условия платежа, характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными). Твердая оферта направляется только одному покупателю с указа­нием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если покупатель принимает предложение, то он направляет про­давцу в пределах срока дей.ствия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте.

Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным парт­нерам. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств про­давца по отношению к покупателю. Она может высылаться неогра­ниченному числу потенциальных потребителей и включать как пе­речисленные выше реквизиты, так и рекламно-информацион- ные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров меж­ду поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необ­ходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, ус­ловия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая по­явится в ответном предложении.

В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потреби­телю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высшее качество в сочетании с мини­мальной ценой.

Глава 4. Правовые основы закупок

Грамотное ведение закупочных операций требует отдельных зна­ний основ хозяйственного права, касающихся заключения контрак­та как основы закупок, поставки товаров и их оплаты.

4.1. Основные элементы контракта

1. Предложение и принятие предложения

Контракт оформляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной его цене и на других условиях поставки, а другая сторона принимает это предложение.

В большинстве случаев контракты бывают письменными, но воз­можны и устные, которые часто выполняются не менее тщательно, чем письменные.

Редкое применение устных контрактов связано прежде всего с тем, что отсутствие документа затрудняет доказательство наличия контракта в судебных инстанциях.

2. Финансовые условия

Контракт должен иметь стоимость, т. е. он становится контрак­том в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.

3. Право заключать контракты

Такое право имеют только определенные должностные лица (ди­ректор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и дейст­вующие от ее имени.

4. Законность

Контракт обязан быть законным, т. е. всецело отвечать юридиче­ским нормам страны. Например, незаконным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законода­тельством.

Штрафы — действенное средство заставить поставщика выпол­нить условия контракта. В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т. д. 1 Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в .срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от Поставщика, то в контракте следует установить соответствующее Условие — форс-мажор.