Подход к принятию решений, основанный на фактах

7. Подход к принятию решений, основанный на фактах.

Эффективные решения основываются только на достоверных данных. Источниками таких данных могут быть результаты внутренних проверок системы качества, корректирующих и предупреждающих действий, жалоб и пожеланий заказчиков и т.д. Также информация может основываться на анализе идей и предложений, поступающих от сотрудников организации и направленных на повышение производительности, снижение расходов и т.д.

8. Взаимовыгодные отношения с поставщиками.

Так как организация тесно связана со своими поставщиками, целесообразно налаживать с ними взаимовыгодные отношения с целью дальнейшего расширения возможностей деятельности. Необходимо устанавливать документированные процедуры, обязательные для соблюдения поставщиком на всех этапах сотрудничества. Этот принцип, суть которого в простейших случаях очевидна, необходимо реализовывать по отношению как к внешним, так и к внутренним поставщикам.

Принципы менеджмента качества представляют собой единую взаимосвязанную систему. Невозможно, применяя часть принципов, обеспечить качество деятельности. Только использование всех вместе в едином подходе дает эффект и приводит к гарантированному обеспечению всеобщего качества. При этом минимизация потерь, связанных с некачественной работой, обеспечивает возможность предлагать продукцию за меньшую цену при прочих равных условиях. Стандартом работы системы менеджмента качества является отсутствие дефектов, или – принцип «делай правильно с первого раза».

Подготовка и реализация системы менеджмента качества проводится в соответствии с вышеизложенными принципами и, как правило, состоит из нескольких этапов:

•           анализа потребностей, и ожиданий потребителей и заинтересованных сторон;

•           разработки политики и целей организации в области качества;

•           выделения процессов и ответственности для обеспечения качества;

•           выделения приоритетов и ресурсов для обеспечения качества;

•           определения методов оценки качества на каждом этапе производства, реализации;

•           применения методов оценки качества для анализа эффективности и результативности;

•           анализа несоответствий, причин несоответствий и их устранения, предупреждения появления несоответствий;

•           организации системы контроля, управления качеством и совершенствования.

Такой подход также применим для поддержания в рабочем состоянии и улучшения имеющейся системы менеджмента качества. Организация, реализующая указанный выше подход к управлению качеством, создает доверие к возможностям своих процессов и качеству своей продукции, а также обеспечивает основу для постоянного улучшения. Это приводит к росту удовлетворенности потребителей, других заинтересованных сторон и к успеху организации.

2. Контроллинг

Для понимания сущности контроллинга рассмотрим ситуацию, которая возможна на предприятии, где не знакомы с методами контроллинга, и в которой часто оказывались российские предприятия при переходе от плановой экономики к рыночной.

Пример: предприятие запланировало и произвело 5 тыс. шт. изделий в текущем году. Себестоимость одного изделия – 40 у.е. Оптовая цена одного изделия – 50 у.е. Отдел сбыта сумел продать 3,5 тыс. шт. изделий. Какую прибыль получило предприятие?

Плановую: 5000 х 50 – 5000 х 40 = 50 тыс. у.е.

Или фактическую: 3500 х 50 – 5000 х 40 = – 25 тыс. у.е.

Избегать подобных результатов помогает контроллинг.

Слово контроллинг произошло от английского to control «контролировать, управлять», которое в свою очередь происходит от французского слова, означающего «реестр, проверочный список». Но по иронии судьбы в англоязычных источниках термин контроллинг практически не используется: в Велико­британии и США укоренился термин управленческий учет (managerial accounting, management accounting), хотя работ­ников, в чьи должностные обязанности входит ведение управлен­ческого учета, там называют контролерами (controller). Собственно термин контроллинг принят в Германии, откуда он и пришел в Россию. Поскольку отечественная терминология пока не устоялась, в России используют оба термина: и контроллинг, и управленческий учет. Однако термин контроллинг более ин­формационно емкий, он передает характер этого современного явления в управлении и включает в себя не только чисто учетные функции, но и весь спектр управления процессом достижения ко­нечных целей и результатов фирмы.

Контроллинг — новое явление в теории и практике современного управления, это новый тип управления: он интегрирует учет, контроль, планирование, экономический анализ, бюджетирование и другие операции менеджмента для достижения оперативных и стратегических целей организации.

Контроллинг включает в себя установление цели предпри­ятия, текущий сбор и обработку информации для принятия управленческих решений, осуществление функций контроля от­клонений фактических показателей деятельности предприятия от плановых, а также, что наиболее важно, подготовку рекомендаций для принятия управленческих решений. Он осуществляет информационное обеспечение процесса при­нятия решений в целях оптимального использования имею­щихся возможностей, объективной оценки сильных и слабых сторон предприятия. Координируя, интегрируя и направляя деятельность всей системы управления предприятием на достижение поставленных целей, контроллинг выполняет функцию «управления управлением» и является синтезом плани­рования, учета, контроля, экономического анализа, организации информационных потоков и многого другого.

Контроль как функция управления в основном направлен на выполненное, достигнутое и полученное, он занимается фиксированием фиксированием и оценкой уже свершившихся фактов в дея­тельности предприятия. В отличие от этого, контроллинг, занимая особое место в системе управления предприятием, как система, развивающая традиционный подход к контролю, направлен на будущее, он нацелен на перспективу и совершенствование этой перспективы. В контроллинге выявляются ожидания организации, прогнозируется ее будущее состояние, и планируются действия для достижения желаемого состояния. Контроллинг можно определить как систему контроля экономического будущего организации, контроля процессов получения прибыли организацией. Но контроллинг применяется не только для контроля прибыльности – система котроллинга направлена на обеспечение эффективного достижения всех коммерческих целей предприятия, хотя все коммерческие цели и ведут к увеличению прибыльности.

Следует учитывать, что контроллинг, как часть системы управления предприятием, по-новому реализует контрольные функции, развивая подход к организации контроля и изменяя его содержание.

ЦЕЛИ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО КОНТРОЛЯ:

• контроль целей (правильно ли поставлены цели, кор­ректно ли построено дерево целей предприятия, не про­тиворечат ли разные цели друг другу, насколько адек­ватно количественные критерии отражают качественные цели предприятия);

• контроль прогнозов (насколько они реалистичны, обос­нованы, информативны, как они помогают предприятию решить стоящие задачи);

• контроль разрыва между целевым и прогнозируемым значениями (насколько прогноз развития событий не соответствует целям);

• контроль ограничений (какие внешние или внутренние ус­ловия мешают предприятию достичь поставленных целей, какие тенденции существуют в развитии этих условий);

• контроль планов (насколько различные планы пред­приятия оптимальны с точки зрения достижения его целей, не противоречат ли различные планы друг другу и т. д.);

• бюджетный контроль (контроль над затратами подразде­лений предприятия путем разработки бюджетов).

ЦЕЛИ ТЕКУЩЕГО КОНТРОЛЯ:

• контроль и мониторинг внешней среды предприятия с целью выявления «слабых сигналов»;

• мониторинг внутренней среды с целью раннего обнару­жения проблем.

ЦЕЛИ ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОГО КОНТРОЛЯ:

• контроль выполнения планов (расчет отклонений фак­тических значений от плановых, анализ причин этих от­клонений).

Находясь на пересечении учета, информационного обеспече­ния, контроля и координации, контроллинг занимает особое ме­сто в управлении предприятием: он связывает воедино все эти функции, интегрирует и координирует их, причем не подменяет собой управление предприятием, а лишь переводит его на качест­венно новый уровень. Объединяя различные функциональные направления работы системы управления предприятием в структуре этих направлений, контроллинг обрабатывает экономическую информацию. В системе контроллинга производится сопоставление целевых, плановых, фактических и ожидаемых показателей для разработки и коррекции стратегических, оперативных и тактических управленческих решений. С учетом сложившейся си­туации, а также будущих возможностей и опасностей кон­троллинг определяет, какие альтернативы действий есть у предприятия в настоящее время, и оценивает эти альтерна­тивы с точки зрения достижения целей предприятия.

Основная цель контроллинга – ориентация управленческого процесса на достижение всех целей, стоящих перед предпри­ятием. Для этого контроллинг обеспечивает выполнение сле­дующих функций:

•           координация управленческой деятельности по достижению целей предприятия;

•           информационная и консультационная поддержка принятия управленческих решений;

•           создание и обеспечение функционирования общей информационной системы управления предприятием ;

•           обеспечение рациональности управленческого процесса.

Прибыль является главной экономической целью для руководителей предприятия. Для управления прибылью не нужно рассматривать доходы и расходы как неделимую величину. Необходимо разделить их на составляющие, что даст возможность управлять прибылью. Контрол­линг должен заботиться о создании информационной системы, помо­гающей планомерно регулировать достижение этой цели, поэтому недостаточно просто зафиксировать целевую прибыль в виде опре­деленного годового показателя. Подобного рода количественная ин­формация ничего не говорит о том, что необходимо сделать для увеличения прибыли. Однако смысл организуемого системой кон­троллинга управленческого учета как раз и заключается в том, чтобы с помощью экономических показателей подготовить мероприятия по увеличению прибыли. Это означает, что проекты бюджетов в организации должны быть проанализированы для по­иска возможностей их улучшения и, кроме того, должен быть разра­ботан механизм реагирования на отклонения фактических результа­тов от плановых показателей.

Прибыль предприятия – это превышение выручки от продажи продукции над затра­тами на ее создание. Задача определения прибыли для налогово-фискальных органов должна быть отделена от задачи выявления показателей прибыльности для подготовки и реализации управленческих решений. При планировании производства, оборота продукции и затрат на ее изготовление, а следовательно, и прибыли, акцент в контроллинге делается на формировании целей по прибыли, целей по покрытию затрат, позволяющих показать направления использования и поступления финансовых средств.

Классификация затрат – средство для решения задач управления: принимая решение, руководитель должен четко представлять себе все его последствия. Чтобы принять пра­вильное решение, руководителю важно знать, какие затраты и выгоды оно за собой повлечет.

Контроллинг однозначно и полностью отрицает необходимость планирования и учета всех затрат на производство и сбыт. Он базируется на систе­ме, основанной на группировке затрат в зави­симости от их связи с объемом производства и реализации изделий и услуг, количеством отработанного времени и другими показателями, характеризующими степень использования произ­водственных мощностей, возможностей предприятия и резервов.

Такая группировка издержек предприятия требует существен­ного изменения методологии их нормирования, планирования и учета. При определении норм и смет затрат необходимо прини­мать во внимание эластичность расходов, а главная задача учета состоит не только в выявлении отклонений от нормативов (смет) и исчислении фактической величины затрат, но и в определении величины покрытия затрат выручкой (оборотом) от реализации.

Вся система учета в контроллинге построена на понятии превышения порога прибыльности. Точка пороговой прибыли (точка безубыточности) – точка равновесия в экономическом состоянии предприятия, или точка полного покрытия затрат. Находясь в этом состоянии, предприятие не получает ни прибыли, ни убытка: они равны нулю, поэтому это состояние называют также нулевой точкой. Сумма вкладов из выручки в этом состоянии равна сумме издержек на получение продукции.

Цены в условиях рыночной экономики формируются под воздействием спроса и предложения. Степень покрытия затрат получается разной, изменяющейся и по видам продукции (покупателям, клиентам), и по группам расходов, и по отчетным периодам. Иногда такого покрытия может и не быть совсем.

В умении спрогнозировать хозяйственную и коммерческую ситуацию и определить заданные суммы покрытия, выявить при­чины отклонений фактических расходов от нормативных, свое­временно скорректировать эти отклонения и оптимизировать соотношения затрат и результатов и заключается искусство эко­номического управления. Контроллинг – один из механизмов, инструментов и одновременно одна из составляющих этого ис­кусства.

Итак, основная задача контроллинга – нацеливать систему управления предприятием на достижение поставленных целей. Поэтому контроллинг является сложной конструкцией, объе­диняющей в себе столь различные элементы, как установле­ние целей, планирование, учет, контроль, анализ, управление информационными потоками и выработку рекомендаций для принятия управленческих решений. Вследствие своей интегрированности контроллинг обеспечивает синтетический, целост­ный взгляд на деятельность предприятия в прошлом, настоя­щем и будущем, комплексный подход к выявлению и решению встающих перед предприятием проблем.

Одна из важнейших задач контроллинга – управление при­былью предприятия, поэтому в фокусе внимания контрол­линга находятся затраты: их виды, места возникновения и принципы управления ими. За размеры затрат на предприятии отвечают руководители различных служб и подразделений («центров ответственности», согласно терминологии кон­троллинга).

В рамках системы контроллинга информация аккумулирует­ся и анализируется не по предприятию в целом, а по центрам ответственности.

Центр ответственности – это сегмент внутри предприятия, во главе которого стоит ответственное лицо, принимающее ре­шения.

Существуют четыре вида центров ответственности:

- центр затрат – это подразделение, руководитель которого отвечает только за затраты. Примером может служить цех по ремонту энергетического оборудования. Можно считать, что центр затрат – самое мелкое подразделение, а остальные цен­тры ответственности состоят из центров затрат;

- центр выручки – это подразделение, руководитель кото­рого отвечает только за выручку, но не за затраты (строго говоря, он же отвечает за затраты, но в ограниченном объе­ме); например, отдел сбыта, который отвечает не за всю себестоимость реализуемой продукции, а лишь за затра­ты на ее реализацию;

- центр прибыли – это подразделение, руководитель кото­рого отвечает как за затраты, так и за прибыли; например, предприятие в составе крупного объединения. Центр прибыли может, в свою очередь, состоять из несколь­ких центров затрат. Например, предприятие, входящее в со­став объединения, в свою очередь, состоит из цехов и под­разделений. Примером может служить одиночное предпри­ятие в составе объединения;

- центр инвестиций – это подразделение, руководитель кото­рого отвечает за капиталовложения, доходы и затраты; например, новый строящийся производственный объект, пред­приятие в составе объединения.

Структура центров ответственности предусматривает их разделение по уровням управления (центр ответственности первого уровня, второго уровня и т.д.) в зависимости от их подчинённости, целей и задач планирования и контроля. Эффективность работы центров определяется сравнением плановых и фактических показателей. В рамках системы учёта по центрам ответственности строятся бюджеты и оценивается их исполнение. Так как бюджетирование не имеет смысла без контроля за исполнением бюджетов и регулирования деятельности центров ответственности по результатам контроля, то этот процесс и является стержнем контроллинга. Он содержит определение форм контроля за составлением бюджетов, сравнение фактических показателей с плановыми и анализ отклонений.

Основным критерием действенности системы управления является эффективное использование финансовых, материальных и людских ресурсов. Контроллинг обеспечивает для этого необходимый механизм, позволяя комплексно рассмотреть вопросы планирования, контроля и регулирования отдельных видов деятельности и всей организации в целом.