Навигация
Збір та обробка матеріалу
35427
знаков
0
таблиц
0
изображений
5. Збір та обробка матеріалу
Окремо розглянемо проблему збору та обробки необхідного матеріалу як одну з найважливіших проблем організації інформаційно-аналітичного процесу. Щоб робота була повноцінною, необхідно зібрати максимальну інформацію, яка буде сприяти всебічному розкриттю теми. Перш за все потрібно використати опубліковані письмові джерела інформації - наукові монографії, спеціальні статті, енциклопедії, довідники, спеціальні (галузеві) словники. Необхідно визначити початкове коло таких видань, а потім поступово його розширювати. Не можна обмежуватися лише недавно виданою літературою, корисно також використовувати видання середини ХХ ст., дореволюційні та іноземні видання. Шукаючи необхідну інформацію, необхідно спочатку створити список термінів-понять, у словникових визначеннях яких може міститися якась цінна інформація, а потім, читаючи ці визначення, потрібно робити необхідні виписки, паспортизуючи їх та вказуючи сторінки видань. Краще розпочати роботу з підручників, монографій з даної сфери знань, так як вони містять більше відомостей з теми, а потім лише доповнювати роботу інформацією з менш джерело-містких видань. Способи фіксації та систематизації відомостей, отриманих з цих джерел, - конспектування (реферування), картографування, ксерокопіювання та помітки.
Інші письмові джерела інформації - юридична література, установча документація, відомчі видання, видання для службового користування, архіви.
Джерелом інформації можуть бути письмові матеріали, отримані від замовника (керівника). Якщо придатність цих матеріалів невелика, краще повідомити про це керівника відразу (особливо якщо він сам вручив ці матеріали), обґрунтувавши причину повернення.
Крім письмових джерел доцільно використовувати й усні (усно-писемні), до яких відносять опитування, інтерв'ю, анкети, тести.
Одним із найбільш надійних джерел інформації є складений власноручно банк даних.
Після збору інформації можна приступити до обробки матеріалу.
Первинна обробка матеріалу заснована на попередньому аналізі явища, проблеми і установлення їх зв'язків з різними сторонами та явищами суспільної дійсності. Вторинна обробка заснована на аналізі основних зібраних матеріалів. Необхідний синтез обох обробок. Намагаючись знайти нові аспекти теми, потрібно розширювати, поглиблювати і по-новому тлумачити відомі всім проблеми.
Крім того, важливо встановити зв'язки між окремими частинами одного і того ж явища, їх взаємозалежність, теоретичне і практичне значення цих зв'язків. Виявлення великої кількості різних аспектів одного явища, їх взаємозв'язків - запорука різностороннього, всебічного висвітлення теми чи проблеми.
Наступний етап обробки - класифікація, тобто розподіл, логічна систематизація явищ за класами, розрядами, групами, типами на основі їх подібних і різних ознак. У роботі ця класифікація відтвориться у вигляді позицій, рубрик, підрубрик, пунктів і підпунктів.
При складанні класифікації потрібно дотримуватися наукових, логічних правил систематизації, частково єдиного принципу поділу. Згідно з цим принципом декілька однорідних понять обов'язково повинні бути об'єднані в одне, близьке для них родове поняття і розглядатися як його види, різновиди.
Логічність класифікації необхідно поєднувати з її практичними зручностями, тобто вона повинна достатньо легко сприйматися на слух.
Вироблення авторської позиції, тобто головної основоположної ідеї, - це визначення провідного орієнтира для всіх інших положень, роздумів, оцінок. Можна прийняти чужу концепцію за свою (прямо заявивши про це), попередньо ретельно проаналізувавши її і не знайшовши в ній суттєвих недоліків. Можна прийняти відому концепцію за основу, трохи змінивши її ( теж заявивши про це). Якщо існуючі концепції не задовольняють, необхідно виробити власну концепцію. Означена концепція повинна прослідковуватися у всій роботі. Вироблена концепція допоможе при написанні роботи, обґрунтує її логіку.
Далі передбачаються констатуючі, аналітичні компоненти змісту, власні оцінки і рекомендації. Слід дотримуватись принципу їх оптимального розміщення та поєднання в даній роботі з урахуванням жанру і теми, а також інших обставин.
Перш ніж оцінювати, рекомендувати, потрібно щось констатувати, тобто встановити факт, наявність чого-небудь і повідомити про це. Констатація факту повинна складатися із одного або декількох речень.
Аналітичні компоненти змісту - це спостереження та роздуми, засновані на логічному аналізі та синтезі. Тут буде доречним поділ об'єкта на частини та визначення їх значущості; встановлення зв'язків з іншими явищами; порівняння з іншими явищами; протиставлення явищ; підведення слів-термінів, які позначають явище, до якогось родового поняття; узагальнення різних явищ; визначення ознак явищ; формування поняття про них.
Оцінні змістові компоненти - це судження про важливість явища, його переваги та недоліки, труднощі, особливості, можливості практичного використання, ступені перспективності.
Рекомендуючі змістові компоненти - це висновки та судження, які містять в собі поради, побажання, а також вимоги по здійсненню чого небудь, що підлягало аналізу та отримало оцінку.
Висновки
У процесі виконання контрольної роботи було розглянуті такі питання:
- поняття інформації та її функції;
- класифікація інформації;
- джерела інформації;
- суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу;
- збір та обробка матеріалу
Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.
Важливе місце в діловодстві займає документообіг, та придбання інформації - тому секретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.
Література
1. Блощииська В. А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.
2. Вербіщька Т. С, Чіішікова В. П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.
3. Гордієнко. К. Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.
4. Задорожный Э. М, Задорожный С. Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.
5. Кондратюкова Л. К., Ткачева Л. Б., Акулина Т. В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.
6. Кульицький С. П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.
7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.
8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н. П. Осипова, В. Д. Воднік, Г. П. Клімова та ін. За ред. професора Н. П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.
9. Палеха Ю. І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.
10. Палеха Ю. І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.
11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.
12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.
13. Сорока М. Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.
14. Стенюков М. Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.
15. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка, 2004. - 592 с.
16. Шейнов В. П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.
17. Шепель В. М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. - 382 с.
18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник – К., Кондор, 2008-212 с.
Похожие работы
... і дій. Із переліку задач можна побачити, що інформаційна технологія управління направлена на створення різних видів звітів. Основні види звітів, що розроблюються з використанням інформаційної технології управління - регулярні та спеціальні звіти: · Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їх створіння, наприклад місячний аналіз продаж компанії. ...
... успішно працювати і приносить прибуток своїм господарям. Головним стратегічним напрямком компанія ВЕК вибрала забезпечення високої якості обладнання та послуг. 2. Інформаційні потреби управлінського апарату підприємства Інформаційні системи, як і інформація і інформаційні технології, існували з моменту появи суспільства, оскільки на будь-якій стадії його розвитку є потреба в управлінні. А ...
... рідною мовою. Крім того, надається широкий набір засобів підтримки системи й консультаційних послуг. 4. Характеристика змін в системі управління в результаті впровадження обраної інформаційної системи управління Проаналізувавши запропоновані інформаційні системи керівництво обрало систему Галактика. Після впровадження цієї системи організація управління установою значно поліпшилася. Так, ...
... ERP програм. Цей програмний продукт автоматизує майже весь спектр виробничо-економічних і фінансово-господарських функцій корпорації, у тому числі й маркетингову діяльність. Окремі функції управління маркетингом здійснюються в таких функціональних модулях: ¾ виробниче планування (РР). Модуль використовується для організації планування та контролю виробничої діяльності підприємств. ...
0 комментариев