Кадрова служба і її функції

1.2 Кадрова служба і її функції

Робота є статистичною одиницею, що класифікується відповідно до кваліфікації, необхідної для її виконання. Кваліфікація визначається рівнем освіти і спеціалізацією.

На кадрові служби покладеш наступні функції:

·          управління персоналом;

·          кадрове діловодство.

Під управлінням персоналом необхідно розуміти діяльність, спрямовану на підвищення ефективності роботи підприємства за рахунок підвищення ефективності роботи з його працівниками. Ця робота складається з наступних розділів:

·          формування системи керування персоналом;

·          планування кадрової роботи;

·          проведення маркетингу персоналу;

·           визначення кадрового потенціалу і потреби організації в персоналі.

Серед завдань, що стоять перед службою управління персоналом, І найм, оцінка і відбір персоналу. Основним завданням служби персоналу є задоволення попиту підприємства на працівників в якісному і кількісному відношенні. Є два варіанти поповнення підприємства необхідними працівниками: внутрішній і зовнішній.

З метою забезпечення підприємства необхідними кадрами виконують планування роботи з кадрами, суть якої полягає в наданні людям робочих місць у потрібний момент часу і необхідної кількості відповідно до їх здатностей, нахилів та потреб виробництва. Робочі місця з точки зору продуктивності і мотивації повинні дозволяти працюючим оптимально розвивати свої здібності, підвищувати ефективність праці, відповідати вимогам створення гідних людини умов праці і забезпечення зайнятості.

Кадрове планування здійснюється як в інтересах організації, так і в інтересах її персоналу. Кадрове планування повинно створювати умови для мотивації більш високої продуктивності праці і задоволення роботою.

1.3 Завдання кадрового діловодства

Кадрове діловодство є однією з основних частин спеціального діловодства. Ведеться кадрове діловодство за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства, згідно з вимогами Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД).

Кадрове діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами, що містять інформацію про особовий склад суб'єкта господарювання, а саме про прийняття на роботу, переведення та звільнення працівників тощо.

Правильна організація кадрового діловодства мас вирішальне значення при дотриманні конституційних прав громадянина на працю і соціальне забезпечення. В документації з особового складу зазначається діяльність суб'єкта господарювання з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження та пенсійного забезпечення кадрів.

Службові документи з особового складу є підставою для надання документів, що засвідчують особу працівника, посаду та фах, а також є основою для отримання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги. Крім цього, особові документи мають довідкове значення. На підставі документації з особового складу видаються різного роду довідки за вимогою працівників.

Суб'єктом кадрового діловодства є кадрові служби, які є різними за напрямами роботи та за кількістю працюючих в них залежно від специфіки конкретного суб'єкта господарювання.

 

2. Документування механізмів прийняття працівника на роботу, звільнення та переведення.

 

2.1 Прийняття працівників на роботу

Прийняття працівника на роботу здійснюється за такою схемою:

·          Написання особистої заяви(Додаток А)

·          Оформлення наказу(Додаток Б)

·          Укладання контракту(Додаток В)

·          Заведення трудової книжки (заповнення її)

·          Заведення особової картки

·          Відкриття рахунку працівника по заробітній платі в бухгалтерії

·          Заведення особової справи

Написання особової заяви здійснюється на трафаретному бланку або чистому аркуші паперу.

Реквізити заяви:

·          Адресат

·          Адресант

·          Назва виду документа

·          Текст

·          Підстава

·          Дата

·          Власноручний підпис

Заява пишеться від руки в одному примірнику. В тексті заяви краще відображати не «прийняття на роботу», а «прийняття на посаду», якщо в подальшому з працівн6иком не буде укладено контракт. На заяві після її написання повинен з’явитися ще один реквізит – «резолюція», яка може мати вигляд такого напису: «До наказу у відділ кадрів» з підписом керівника та датою написання резолюції.

Заява або контракт стають підставою для оформлення наказу по прийняттю працівника на роботу.

Порядок прийняття на роботу і звільнення працівників

Працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної праці шляхом укладення трудового договору з одним або одночасно з декількома роботодавцями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Для прийняття на роботу працівник подає:

·          заяву про, прийняття на роботу;

·          паспорт;

·          трудову книжку, оформлену у встановленому порядку, а якщо особа приймається на роботу вперше — довідку про останнє заняття, видану за місцем проживання відповідною житлово-експлуатаційною організацією, органом місцевого самоврядування, вуличним комітетом (довідка, видана вуличним комітетом, має бути засвідчена виконавчим комітетом відповідної ради); звільнені з лав Збройних Сил України подають військовий квиток;

·          свідоцтво про обов'язкове державне соціальне страхування:

·          довідку про присвоєння ідентифікаційного коду.

Прийняття на роботу без подання зазначених документів не допускається. Якщо робота вимагає спеціальних знань, то роботодавець має право зажадати від працівника подання диплома або іншого документа про здобуту освіту або професійну підготовку в навчальному закладі відповідного рівня акредитації.

Забороняється вимагати документи, подання яких не передбачено законодавством, а також відомості про прописку.

Прийняття на роботу оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця, що оголошується працівнику під розпис. У наказі (розпорядженні) має бути зазначено найменування роботи (посади) відповідно до Класифікатора професій, умови оплати праці та інші істотні умови трудового договору.

Фактичне допущення працівника до роботи роботодавцем або з його відома іншою посадовою особою вважається укладенням трудового договору незалежно від того, чи було прийняття на роботу оформлено належним чином.

На всіх працівників, які працюють понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню, ведуться трудові книжки.

Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу.

Наказ про прийняття на роботу

Прийняття працівників на роботу оформлюється виданням наказу, в якому зазначають:

·          прізвище, ім'я, по батькові працівника;

·          посаду (спеціальність, кваліфікацій!, розряд);

·          місце роботи;

·          умови оплати праці;

·          початок роботи.

В окремих випадках у наказі про прийняття працівника на роботу можуть бути передбачені додаткові умови, а саме: випробування з метою перевірки відповідності працівника дорученні роботі; терміни дії трудового договору; тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний робочий день або тиждень; оплата витрат у зв'язку з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість; звільнення працівника від направлення у відрядження при роз'їзному характері роботи тощо. Перед підписом робиться посилання на підстави видання наказу.

Після підписання наказу керівником суб'єкта господарювання з ним ознайомлюють працівника, роблять відповідний запис у трудовій книжці, заповнюють особову картку, вносять відомості про працівника до штатнопосадової книги (алфавітної книги).

Прийняття працівників на роботу здійснюється в порядку, який визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку або статутом (положенням) суб'єкта господарювання незалежно від форми власності.

Накази оформляються не менше як у двох примірниках на фірмовому бланку або на чистому аркуші формату А-4.

Перший примірник наказу підшивається в справу, а другий примірник направляється в бухгалтерію, де відкривається рахунок на ім’я працівника по заробітній платні.