Класифікація документів

План

Вступ

1.   Визначення призначення і сферу застосування ДКУД

2.   Характеристика структури ДКУД

3.   Практична робота. Види управлінських документів

 Висновок

Список літератури

Додатки

Вступ

Класифікація документів (від лат. Classic – ряд, група) – необхідна умова для проведення робіт з їх уніфікації, яка являється важливою основою документального забезпечення автоматизованих систем управління та для орієнтування в їх множині. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці чи схеми.

Класифікація являється одним із методів пізнання. Без неї не можливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити різницю між видами документів. Правильне складання, комплексна класифікація, відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагає орієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документ них системах, що має важливе значення для теорії документознавства та практичної документально - комунікаційної діяльності.

Для проведення класифікації документів особливо важливо враховувати, як мінімум, наступні положення:

Ø   ознака, за якою проводять ділення, називається основою ділення;

Ø   основою ділення при класифікації документів, перш за все, виступають ознаки, пов’язані з їх змістом;

Ø   ділення на класи має здійснюватися за однією певною основою ділення і не змінюватися в процесі ділення;

Ø   ділення має здійснюватися безперервно, тобто між членами ділення є відношення супідрядності;

Ø   члени ділення мають виключати один одного, тобто не може бути в різних місцях однакових класів;

Ø   у структурному відношенні класифікація має бути повною, тобто охоплювати увесь обсяг об’єктів, що класифікуються. З іншого боку, для всіх без винятку об’єктів мають бути оформлені класи, до яких можна було б зарахувати будь-який з об’єктів класифікації.

1.   Призначення та сфера застосування ДКУД

ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме -при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації. У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями.

Крім зазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.

ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

2.   Характеристика структури ДКУД

ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями:

Ø    організаційно-розпорядча документація - 02;

Ø    первинно-облікова документація - 03;

Ø    банківська документація - 04;

Ø    фінансова документація - 05;

Ø    звітно-статистична документація - 06;

Ø    планова документація - 07;

Ø    ресурсна документація - 08;

Ø    торговельна документація - 09;

Ø    зовнішньоторговельна документація - 10;

Ø    цінова документація - 13;

Ø    документація з праці, соціальних питань і соціального захисту
населення - 15;

Ø    документація з побутового обслуговування населення - 17;

Ø    бухгалтерсько-облікова документація - 18;

Ø    документація з Пенсійного фонду - 20;

Ø    словниково-довідкова документація - 21.

В ДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документації) -УФД (вид номіналу документа). На рівні конкретного документа, тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, ще два знаки - код підкласу УСД і три знаки - відповідний реєстраційний номер УФД. Наприклад, реєстраційно-контрольна картка в ДКУД має код 0202053, оскільки реєстраційний номер його форми 008 і вона входить до підкласу "Документація з організації процесів управління", що має код 0202 у класі "Організаційно-розпорядча документація" (код 02).

Наведемо фрагмент ДКУД (у графі "індекс" - абревіатура назви УФД):

Код	Назва УФД	Індекс
04	БАНКІВСЬКА ДОКУМЕНТАЦІЯ
0401	Документація щодо здійснення касових операцій
0401001	Об'ява на внесення готівки	Дод. 1
0401002	Приходний ордер	Дод. 2
0401003	Повідомлення	Дод. 3
0401004	Приходний касовий ордер	Дод. 4
0401005	Книга обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей)	Дод. 5
0401006	Довідка касира приходної каси про суму прийнятих грошей та кількості грошових документів, які надійшли до каси	Дод. 6
0401007	Типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність	Дод. 7
0401008	Супровідна відомість до сумки з грошовою виручкою	Дод. 8
0401009	Контрольний журнал на осіб, які допускаються до відкриття, закриття й опечатування грошових сховищ	Дод. 9
0401010	Книга обліку показів лічильників контрольного касового апарата і сум готівки, прийнятої вечірньою касою	Дод. 10
0401011	Супровідна відомість до сумки з валютними та іншими цінностями	Дод. 11
0401012	Явочна карта	Дод. 12
0401013	Журнал обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок	Дод. 13
0401014	Довідка про видачу інкасаторам сумок (мішків), явочних карт	Дод. 14
0401015	Довідка про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки	Дод. 15
0401016	Дорожня відомість на збирання виручки касою залізничних станцій	Дод. 16
0401017	Супровідна відомість до сумки з грошовою виручкою касою залізничних станцій	Дод. 17
0401018	Реєстр сумок з готівкою підприємств зв'язку, що були здані установі банку	Дод. 18
0401019	Контрольна відомість перерахування виручки	Дод. 19
0401020	Зведена відомість обліку перерахування готівки сумок каси станцій залізниць	Дод. 20
0401021	Контрольний лист касира-рахівника	Дод. 21
0401022	Картка обліку прорахунків, виявлених у сумках з виручкою магазину	Дод. 22
0401023	Картка обліку перерахунків, виявлених касиром банку в інкасаторських сумках	Дод. 23
0401024	Довідка про виявлені неплатіжні або фальшиві білети і монети	Дод. 24
0401025	Комплект позабалансових ордерів	Дод. 25
0401026	Пересильна відомість з роздавання порожніх грошових сумок	Дод. 26
0401027	Контрольний лист прийнятих і виданих цінностей	Дод. 27
0401028	Типовий договір на організацію каси банку при підприємствах	Дод. 28
0401029	Видатковий касовий ордер	Дод. 29
0401030	Видатковий ордер	Дод. 30
0401031	Книга обліку готівки оборотної (операційної) каси та інших цінностей банку	Дод. 31
0401032	Акт про недостачі (надлишки) грошових білетів у пачках	Дод. 32
0401033	Довідка касира видаткової каси про суму виданих грошей та суму, одержану під звіт	Дод. 33
0401034	Зведена довідка про касові обороти	Дод. 34
0401035	Загальні правила визначення ознак платіжних грошових білетів Національного банку України та грошових білетів в іноземній валюті і платіжних документів в іноземній валюті	Дод. 35
0401036	Заява про прийняття грошей на експертизу	Дод. 36
0401037	Опис грошових білетів, відправлених на експертизу	Дод. 37