Проектный метод управления внедрением ERP системы на предприятии

4.2 Проектный метод управления внедрением ERP системы на предприятии

Основная рекомендация по внедрению ERP систем – это то, что такого рода нововведения должны рассматриваться и управляться как специальный проект, что необходимо для этого создать проектную группу и назначить менеджера проекта, который будет целиком отвечать за его выполнение. Сил одного IT-отдела часто недостаточно.

Группа стратегического планирования должна состоять из трёх типов специалистов: руководителей верхнего звена, имеющих опыт работы и знающих существующий бизнес "от и до", молодых администраторов верхнего (или при их отсутствии) среднего звена, назначенных на должности не более 2-3 лет назад. Третий тип людей - это так называемые "подснежники", лица без административных полномочий, но приближенные к руководству верхнего уровня для подготовки различных документов и высказывания нестандартных идей.

Первое, что необходимо для успешной работы – это 100-процентное выделение специалистов предприятия в проектную группу, то есть функциональные специалисты предприятия, выделенные для участия в проекте внедрения, должны все свое рабочее время посвящать этому проекту. Вариант, когда специалист, в основном, занят своей профильной производственной деятельностью и периодически отвлекается от нее для работы в проекте, как правило, ведет к риску срыва сроков внедрения и другим проблемам.

Во-вторых, специалисты предприятия должны работать в проекте, а не надзирать за ним. Именно на это необходимо ориентировать заказчика, так как внедрение ERP-системы – это совместная с заказчиком работа.

Аудит проекта тоже полезен, но заказывать его целесообразно сторонней организации. Лучше всего – поставщику системы, который заинтересован в успешном выполнении проекта и будет стремиться обнаружить ошибки, чтобы оперативно их исправить. Заказ аудита проекта организации, конкурирующей с компанией-консультантом, не может быть эффективным, поскольку конкурирующая компания стремитсяне столько к тому, чтобы проект был успешно завершен, а к тому, чтобы вытеснить своего соперника из проекта и занять его место.

В-третьих, чтобы успешно пройти этап обследования на предприятии должны быть назначены руководители направлений, выделенные для работы по проекту. Если таких руководителей направлений нет, возникает проблема итерационности согласований. Консультанты проводят интервью, осуществляют обследование, оформляют результаты и представляют их руководству. Руководство предприятия – заказчика вносит свои замечания, которые учитываются, документы исправляются и снова представляются руководству. На новом этапе возникают новые замечания... Процесс затягивается до бесконечности, но этого можно избежать, если обследование и подготовка документов проводятся консультантами совместно с руководителями направлений. Правда, такой руководитель должен не только хорошо знать свое направление, но и быть достаточно влиятельной фигурой на предприятии, с мнением которого руководство считается.

Необходимо сразу определить ответственность руководителя направления от предприятия за организацию проекта. Этот специалист должен помогать проектной группе оперативно решать возникающие проблемы.

Наконец, с самого начала можно избежать определенных рисков, назначив функционального архитектора системы со стороны предприятия.

Практически невозможно найти человека, который одновременно разбирается и в тонкостях бизнеса предприятия, и в системе, которая планируется к внедрению, и в ее технической архитектуре, и в особенностях сетевой архитектуры предприятия. Поэтому, как правило, в проекте есть технический архитектор и функциональный архитектор системы. Последний понимает комплексность системы, ее бизнес-значение, логику, и в будущем, при эксплуатации системы на предприятии, именно этот человек будет принимать решение о ее развитии. Этот специалист должен с самого начала участвовать в проекте внедрения и является критичной фигурой проекта.

Проблема сопротивления персонала и проблема отсутствия в компании специалистов необходимого уровня и квалификации частично решается за счет обучения.

Обучение почти единогласно получило первое место по недооценке расходов среди профессионалов прошедших через внедрение ERP. Затраты на обучение высоки, так как сотрудникам приходится обучаться работать с новыми процессами, а не только с новым интерфейсом программы. Что ещё хуже - независимые компании, специализирующиеся на обучении не могут полноценно помочь. Они специализируются только на объяснениях, как использовать программы, а не на методах управления процессами предприятия.

Заказчику необходимо быть готовому самостоятельно разработать свою обучающую программу по этим вопросам.

Необходимо помнить, что работники финансового отдела будут использовать одно и то же программное обеспечение ERP, что и на складе, вводя информацию важную для обеих сторон. Чтобы делать это наиболее корректно, они должны хорошо представлять, как в других в других подразделениях компании используют введенные ими данные.

В качестве основных рекомендаций по внедрению ERP систем на российских предприятиях можно выделить следующие:

1. Разработка современного внутрихозяйственного механизма для российских предприятий и доведения его до хозяйствующих субъектов;

2. Совершенствование российской налоговой системы;

3. Переход российской бухгалтерии на учет в соответствии с требованиями ГААП;

4. Разработка современной системы оплаты труда для промышленных предприятий;

2.         Доработка ERP- систем модулем, обеспечивающим получение конструкторской и технологической документации в соответствии с требованиями ЕСКД И ЕСТД

Таким образом, внедрение ERP систем на предприятии является существенным, коренным изменением всей деятельности предприятия и поэтому при управлении этими изменениями должен применяться проектный метод, т.к. он обеспечивает комплексный подход ко всем направлениям изменений, а для осуществления изменений должны создаваться проектная группа во главе с руководителем, который бы взял на себя большую часть ответственности за этот проект.

Заключение

В быстро меняющейся, турбулентной окружающей среде современные организации вынуждены непрерывно трансформироваться. Чаще всего эти изменения осуществляются реактивно, что нередко ведет к потере конкурентных преимуществ, а иногда и к гибели организаций. Проактивное (упреждающее) осуществление изменений требует знания основных закономерностей этого процесса, источников сопротивления организационным изменениям и методов их преодоления.

Организационные изменения — это процесс перехода системы в качественно иное состояние в соответствии с нашим представлением о желаемом будущем. Они, как правило, связаны с преобразованием стратегии бизнеса, например с выходом на новые рынки сбыта, со слиянием и поглощением других компаний, что весьма характерно для российского бизнеса на настоящем этапе его развития. Организационные изменения направлены на повышение эффективности управления.

Управление проектами — тщательно спланированная и организованная система мер, направленных на решение определенной задачи (например, строительство дома или создание новой компьютерной системы)

Хозяйственный реинжиниринг - это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование предприятия и его важнейших процессов. Результатом является резкое (на порядок) улучшение важнейших количественно измеряемых показателей издержек, качества, обслуживания и сроков. Согласно этой концепции речь должна идти о глубинной реорганизации предприятия по всей цепочке создания стоимости. Радикальной реорганизации также подлежит процесс удовлетворения потребностей клиента. реинжиниринг бизнес-процессов — это системный подход к улучшению деятельности организации, призванный оптимизировать систему ценностей организации в течение определенного периода времени.

Под организационным развитием подразумевается концепция планирования, инициирования и осуществления процессов изменения социальных систем с привлечением широкого круга участников.

Организационное развитие определяется как долгосрочный, тщательный, всеобъемлющий процесс изменения и развития организации и работающих в ней людей. Процесс основывается на обучении всех сотрудников путем прямого взаимодействия и передачи практического опыта. Цель изменений заключается в одновременном повышении производительности организации и качества труда

Бесконфликтное внедрение изменений в условиях сотрудничества всего коллектива является скорее исключением, чем правилом Под сопротивлением изменениям понимаются любые поступки работников, направленные на противодействие осуществлению перемен в организации, их дискредитацию. Носителями сопротивления являются сотрудники, которые боятся не изменений, они боятся быть измененными. Большое влияние на то, в какой мере руководству удается устранить сопротивление изменениям, оказывают методы преодоления сопротивления. Набор этих методов различен – от мягких (косвенное воздействие на сотрудников) до жестких (принуждение). Использовать их следует после анализа сложившейся в данной организации ситуации, с учетом целей, задач, сроков, характера изменений, сложившегося баланса сил.

Проектный метод управления изменениями применим и в случае такого глобального, всеобъемлющего изменения в организации как, например, внедрение ERP системы.

Приложения

Приложение 1 Сопоставление основных методов управления изменениями[36]

Критерий	Хозяйственный реинжиниринг	Организационное развитие
Происхождение метода	Инженерные науки, консультационная практика по менеджменту	Социальная психология, консультационная практика по социологии
Основная идея	Радикальное переосмысление и перепроектирование предприятий или производственно-хозяйственных процессов	Долгосрочное, всеобъемлющее изменение и развитие организации и ее членов
Принципиальная позиция менеджеров	Мышление дискретными категориями (например, разрыв с прежними структурами) Четкая постановка вопроса "почему нужны перемены" Привлечение к участию убежденных сторонников перемен	Сохранение членов организации на своих местах Расчет на собственные силы Привлечение к участию сотрудников, затрагиваемых переменами Демократизация, ликвидация иерархии
Отношение к персоналу	Предоставление дополнительных полномочий Формирование профессионалов	Опора на сотрудников, способных к обучению и готовых взять на себя ответственность
Характер изменений	Глубокие и всеохватывающие перемены Прерывность процесса Изменения крупными скачками	Длительный процесс обучения и развития Непрерывность процесса Изменения мелкими шагами
сроки реализации проекта	Несколько лет с упором на быстрый успех, измеряемый в количественных показателях	В течение длительного времени с расчетом на терпение и открытость
Объект изменений	Предприятие в целом или ключевые процессы	Предприятие в целом или его части
Цели	Значительное и стабильное повышение рентабельности (экономической эффективности)	Повышение рентабельности (экономической эффективности), гуманизация труда (социальная эффективность)
Вид кризиса	Кризис ликвидности Кризис успеха	Кризис успеха Стратегический кризис
Стратегия изменений	Стратегия "сверху вниз"	Стратегия "сверху вниз" Стратегия "снизу вверх" Биполярная стратегия Стратегия "клина" Стратегия "многих точек"
Методические аспекты	Реорганизация ключевых процессов в соответствии с принятой рыночной стратегией Адаптация организационных структур и должностных инструкций Изменение ценностных представлений (например, ориентация на процесс создания стоимости или клиентуру) Внедрение современной информационной технологии Развитие персонала и новые методы оплаты труда	Структурный и кадровый подход (новые формы организационных структур, изменение взглядов и моделей поведения сотрудников, квалификационные мероприятия для отдельных лиц и групп)
Ключевые роли	Лидер ("властный покровитель") "Хозяин процесса" (в роли его куратора) Группа реинжиниринга Управляющая комиссия (в составе "властного покровителя" и специалистов) "Шеф реинжиниринга" (специалист)	"Агенты изменений" (в составе специалистов и "хозяина процесса" в роли консультанта) "Система клиента" (реорганизуемая область) "Катализатор изменений" ("властный покровитель")
Сильные стороны	Возможность радикального обновления Шансы на явное повышение рентабельности Быстрота изменений Концептуальное единство мероприятий Значительное расширение компетенции специалистов	Социальная приемлемость в связи с естественным ходом изменений Учет способности к развитию членов системы Стимулирование самоуправления и самоорганизации Долгосрочная перспектива Отсутствие (снижение) сопротивления изменениям
Слабые стороны	Нестабильность в фазе изменений Ограничения во времени и действиях в связи с желанием быстро улучшить результаты Исключение альтернатив стратегии перемен (только "сверху вниз") Низкая социальная приемлемость	Недостаточная скорость реакции Завышенные требования к социальной компетенции участников процесса организационного развития Необходимость поиска компромиссов Недостаточная возможность реализации непопулярных, но необходимых решений

Список литературы

1.         Ансофф И. Стратегическое управление. Пер. c англ. - М.: Экономика, 1989 - 536 С.

2.         Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента. Пер. с англ. / Под. ред. Ю.Н. Каптуревского. - СПб: Питер, 1999. - 816 с.

3.         Валдайцев С. В. Оценка бизнеса и инноваций – М.: «Филинъ», 1997 – 516 с.

4.         Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник / Институт международного права и экономики - М.: Триада ЛТД, 1997 - 384 с.

5.         Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - М.: Гардарика, 1998 - 528 с.

6.         Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник для студентов вузов - 2-е изд.- М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995 - 480 с

7.         Грейнер Л.Е., Метцгер P.O. Консультирование по управлению // Обществ. науки за рубежом. Сер. 2, Экономика: РЖ. - М.: ИНИОН, 1984. - N 6. - С. 113-118. Реф. на кн.: Greiner L.E., Metzger R.O. Consulting to management. - En glewood Cliffs (N.Y.): Prentice-Hall, 1983. - XIII, 367 p.

8.         Гуияр Ф., Келли Дж. Преобразование организации. М., 2000.

9.         Дафт Р. Организации. Учебник для психологов и экономистов. М., 2001.

10.      Дж. Стюарт Тренинг организационных изменений

11.      Джини Даниэль Дак Монстр перемен. Причины успеха и провала организационных преобразований – М.: Альпина Паблишер, 2003. – 320 с.

12.      Ефремов В.С. Стратегическое управление в контексте организационного развития Менеджмент в России и за рубежом №1 / 1999

13.      Инновационный менеджмент / Под ред. Л.Н. Оголевой - М.: ИНФРА-М, 2001. -238с

14.      Инновационный менеджмент: / С.Д. Ильенкова, Л.М. Гохберг, С.Ю. Ягудин и др.;Под ред. С.Д. Ильенковой. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1997. - 327 с.

15.      Кантер Р. Рубежи менеджмента (книга о современной культуре управления). М., 1999.

16.      Коллинз Дж. От хорошего к великому. СПб., 2001.

17.      Кондратьев В., Краснова В. Реструктуризация управления компанией: 17-модульная программа для менеджеров “Управление развитием организации”. Модуль 6. М., 1999.

18.      Коробейников О. П. Интеграция стратегического и инновационного менеджмента // Менеджмент в России и за рубежом. 2001. № 4. с.25 – 37.

19.      Лапидус В. Всеобщее качество (TQM) в российских компаниях. М., 2000.

20.      Маринец И.Н. Содержание и классификация рганизационных изменений // Вестник СевКавГТУ. Серия «Экономика». № 2 (10), 2003

21.      Масленникова С. .Внедрение нововведений в коллективе //ЭКО, 2002, №9, с.94-95.

22.      Медынский В.Г. Инновационный менеджмент - М.: ИНФРА-М, 2002. - 295 с.

23.      Мескон М.Х. и др. Основы менеджмента: Пер. с англ. / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М.: Дело, 1998 - 800 с.

24.      Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации. СПб., 2001.

25.      Посадский А.П. Консультационные услуги в России -М., 1995

26.      Пригожин А.И., «Нововведения: стимулы и препятствия». - М.: Экономика, 1998г.

27.      Робсон М., Уллах Ф. Практическое руководство по реинженирингу бизнес-процессов. М., 1997.

28.      Семь нот менеджмента. /под. ред. Красновой В., Привалова А. М. 2001.

29.      Том Н. Управление изменениями. // Проблемы теории и практики управления. - 1998. - №1.

30.      Управление проектами / Мазур И.И., Шапиро В.Д. и др. Справочное пособие / Под ред. И.И. Мазура и В.Д. Шапиро – М.: Высшая школа, 2001

31.      Хаммер М., Чампи Дж. Реинжениринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. СПб., 1997.

32.      Харрингтон Дж., Эсселинг К.С., Нимвеген Х.В. Оптимизация бизнес-процессов. СПб., 2002.

33.      Хентце Й. , Каммель А. Как преодолеть противодействие запланированным организационным изменениям // Менеджмент и маркетинг 1997 № 3

34.      Шилов С. Роль службы управления персоналом в осуществлении организационных изменений/// Журнал "Персонал-Микс" 2001,№3

35.      Kotter J.P. Leadind Change: Why Transformation Efforts Fail//Harvard Business Review, 1995, Vol. 73, № 2.

36.      Burke W.W. Organization Development: A Process of Learning and Changing. 2 ed. Reading, MA: Addison-Wesley Publishing Company, 1994.

[1] Джини Даниэль Дак Монстр перемен. Причины успеха и провала организационных преобразований – М.: Альпина Паблишер, 2003. – 320 с.

[2] Джини Даниэль Дак Монстр перемен. Причины успеха и провала организационных преобразований – М.: Альпина Паблишер, 2003. – 320 с.

[3] Burke W.W. Organization Development: A Process of Learning and Changing. 2 ed. Reading, MA: Addison-Wesley Publishing Company, 1994.

[4] Маринец И.Н. Содержание и классификация организационныхизменений // Вестник СевКавГТУ. Серия «Экономика». № 2 (10), 2003

[5] Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента. Пер. с англ. / Под. ред. Ю.Н. Каптуревского. - СПб: Питер, 1999. - 816 с.

[6] Гуияр Ф.Ж., Келли Д.Н. Преобразование организации. Пер. с англ. - М.: Дело,

2000. - 376 с.

[7] Хентце Й. , Каммель А. Как преодолеть противодействие запланированным организационным изменениям // Менеджмент и маркетинг 1997 № 3

[8] Том Н. Управление изменениями. // Проблемы теории и практики управления. - 1998. - №1.

[9] Грейнер Л.Е., Метцгер P.O. Консультирование по управлению // Обществ. науки за рубежом. Сер. 2, Экономика: РЖ. - М.: ИНИОН, 1984. - N 6. - С. 113-118. Реф. на кн.: Greiner L.E., Metzger R.O. Consulting to management. - En glewood Cliffs (N.Y.): Prentice-Hall, 1983. - XIII, 367 p.

[10] Lewin, K. (1951) Field Theory in Social Science, Harper & Row.

[11] Там же

[12] Посадский А.П. Консультационные услуги в России -М., 1995

[13] Посадский А.П. Консультационные услуги в России -М., 1995

[14] Там же

[15] Цит. по: Хентце Й. , Каммель А. Как преодолеть противодействие запланированным организационным изменениям // Менеджмент и маркетинг 1997 № 3

[16] Хентце Й. , Каммель А. Как преодолеть противодействие запланированным организационным изменениям // Менеджмент и маркетинг 1997 № 3

[17] Ансофф И. Стратегическое управление. Пер. c англ. - М.: Экономика, 1989 - 536 С.

[18] Хаммер М., Чампи Дж. Реинжениринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. СПб., 1997.

[19] Там же

[20] Ефремов В.С. Стратегическое управление в контексте организационного развития Менеджмент в России и за рубежом №1 / 1999

[21] Хаммер М., Чампи Дж. Реинжениринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. СПб., 1997.

[22] Кантер Р. Рубежи менеджмента (книга о современной культуре управления). М., 1999.

[23] Ефремов В.С. Стратегическое управление в контексте организационного развития Менеджмент в России и за рубежом №1 / 1999

[24] Хентце Й. , Каммель А. Как преодолеть противодействие запланированным организационным изменениям // Менеджмент и маркетинг 1997 № 3

[25] Lewin, K. (1951) Field Theory in Social Science, Harper & Row.

[26] Шилов С. Роль службы управления персоналом в осуществлении организационных изменений/// Журнал "Персонал-Микс" 2001,№3

[27] Шилов С. Роль службы управления персоналом в осуществлении организационных изменений/// Журнал "Персонал-Микс" 2001, №3

[28] См. пример использования этого метода в главе 4 настоящей работы

[29] Джини Даниэль Дак Монстр перемен. Причины успеха и провала организационных преобразований – М.: Альпина Паблишер, 2003. – 320 с.

[30] Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе. – М.: Юристъ, 2003. – 495 с.

[31] Там же

[32] Цит. по: Хентце Й. , Каммель А. Как преодолеть противодействие запланированным организационным изменениям // Менеджмент и маркетинг 1997 № 3

[33] Там же

[34] Kotter J.P., Schlesinger C.A. Choosing Strategies for Cnange//Harvard Business Review, 1979, vol. 57, № 2. - P.111. Цит. по: Хентце Й. , Каммель А. Как преодолеть противодействие запланированным организационным изменениям // Менеджмент и маркетинг 1997 № 3

[35] Цит. по: Хентце Й. , Каммель А. Как преодолеть противодействие запланированным организационным изменениям // Менеджмент и маркетинг 1997 № 3

[36] Том Н. Управление изменениями. // Проблемы теории и практики управления. - 1998. - №1.