Формы, содержание, документирование хозяйственных операций

5.2 Формы, содержание, документирование хозяйственных операций

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, фиксирующими факт совершения хозяйственной операции, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц и их расшифровки. В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Пример: АКТ сдачи – приёмки оказанных услуг (приложение №8)

6. Взаимодействие подразделения с другими подразделениями организации

6.1 Взаимодействие отдела ОТ и ЗП с другими подразделениями организации

Отдел ОТиЗП взаимодействует с главной бухгалтерией:

Получает: сведения о фактически начисленной заработной плате по категориям рабочих и хозрасчетным подразделениям; сведения об использовании фонда материального поощрения; сведения о натуральных и денежных выплатах сверх фонда оплаты труда.

Представляет: утвержденный план использования фонда материального поощрения; утвержденные положения о премировании рабочих из фонда оплаты труда, а также рабочих, специалистов и служащих из фонда материального поощрения.

С техническими и функциональными отделами:

Получает: технически обоснованные нормы затрат времени; проекты штатных расписаний; предложения о наиболее рациональной расстановке рабочих на основных и вспомогательных операциях и на подсобных работах; более совершенную технологию производства; план мероприятий по механизации тяжелых и трудоемких процессов; необходимые материалы по вопросам организации нормирования труда и заработной платы.

Представляет: консультации по трудовым вопросам; положения о порядке премирования работников отделов и служб из фонда материального поощрения; материалы хронометражных наблюдений и фотографий рабочего дня для разработки мероприятий по устранению выявленных недостатков; утвержденные штатные расписания.

Основное взаимодействие идёт с финансовым отделом: направляет в финансовый отдел периодические отчёты, касающиеся компетенции ОТиЗП; получает разъяснения (уточнения/исправления), связанные с возникающими вопросами по отчётным документам.

Издаёт в пределах своей компетенции инструктивные документы (письма, памятки и т.п.), обязательными для исполнения структурными подразделениями Общества.

С линейными производственно-диспетчерскими (далее – ЛПДС) и перекачивающими станциями (далее – ПС):

Направляет на ЛПДС и ПС регламентирующие и прочие организационные документы, касающиеся деятельности отдела ОТиЗП;

Получает от ЛПДС и ПС любую статическую информацию, периодические отчёты, касающиеся компетенции отдела ОТиЗП; разъяснения (уточнения/исправления), связанные с возникающими вопросами по отчётным документам.

6.2 Документооборот и его правила, график документооборота

Начальник документооборота назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора Общества по представлению начальника отдела и Заместителя генерального директора по экономике и финансам, по согласованию с Начальником Управления по работе с персоналом ОАО "АК "Транснефтепродукт".

 Должностные лица документооборота назначаются на должность и освобождаются от нее приказом генерального директора Общества по представлению начальника отдела и Заместителя генерального директора по экономике и финансам.

 Структура и штатная численность документооборота утверждается приказом Генерального директора по представлению начальника отдела и Заместителя генерального директора по экономике и финансам, в рамках утверждения организационной структуры Общества.

 На должность начальника документооборота назначается специалист, имеющий высшее образование, знания в области делопроизводства и документооборота, а также имеющий управленческий опыт либо не менее 1 года опыта работы на аналогичной либо замещающей должности. Остальные требования, предъявляемые к руководителю документооборота, детально описаны в ДИ данного работника.

 При возникновении расхождений в области квалификационных либо иных требований к работнику Документооборота имеющим силу считается требование, имеющее более позднюю дату утверждения. Выявление такого расхождения в обязательном порядке инициирует процесс внесения изменений в подлежащий актуализации нормативный документ.

Во время отсутствия начальника документооборота (отпуск, болезнь, командировка, обучение и прочие случаи, предусмотренные ТК РФ и трудовым договором) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несёт ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

- таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

- группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

- контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

7. Взаимодействие подразделения с другими организациями и предприятиями

7.1 Связь подразделения ООТиЗП с другими предприятиями и организациями

Отдел ОТиЗП взаимодействует:

С ООО "Транснефть финанс": направляет в ООО "Транснефть финанс" и получает от ООО "Транснефть финанс" документы в соответствии с Договором о возмездном оказании услуг № 983/07/08 от 01.10.2008 г.

С Федеральной службой государственной статистики расположенной по адресу: Орджоникидзе, 3 по вопросам передачи периодических отчётов, касающихся компетенции отдела ОТиЗП; разъяснения (уточнения/исправления), связанного с возникающими вопросами по отчётным документам.

7.2 Отношение со сторонними организациями, составление договоров

Что касается отношений со сторонними организациями, то хочу сказать у отдела ОТиЗП, его нет, и платежи в бюджет и внебюджетные фонды отдел не осуществляет. Есть договорные отношения с физическими лицами. Одно из таких договорных отношений отдела ОТиЗП с физическим лицом о Возмездном оказание услуг, я хочу показать на примере: (приложение № 11)

8. Заключение

Если говорить об организации в целом, то это давно сплочённый и отлаженный механизм, который постоянно совершенствуется, то есть уходят старые сотрудники, работники приходят, новые привнося, что-то своё, новое, может не всегда совершенное, но новое, с чем организации приходиться мириться, подстраиваться и перестраиваться:

То, что касается персонала, эффективности его работы – это структуризация.

То, что касается формы оплаты труда, то она напрямую зависит от его результатов.

То, что касается разработки управленческого решения, то это - нaличиe пoэтaпнoгo плaнa и мeтoдoв peшeния, a тaкжe иx инфopмaциoннoe oбecпeчeниe.

Сам же отдел организации труда и заработной платы, в моём понимании больше, чем просто отдел по зарплате, каким я его видел до прохождения практики. Я увидел, что в отделе сосредоточенно много всего, и он занимает, лидирующее, на мой взгляд, положение в организации так как. На отдел возлагается больше, чем контроль применения форм и систем заработной платы и организация работ по нормированию труда, расчёту норм. В широком смысле это:

- системный подход к решению комплекса задач по организации труда;

- планомерность, предусматривающая планирование количественного и качественного состава трудового коллектива, нормативной базы;

- научная обоснованность, заключающаяся в использовании научной рекомендации по работе с кадрами, всесторонние обосновании нормативной базы и заработной платы, учитывающие технические, экономические, организационные, психофизические и социальные факторы;

- заинтересованность работников в результате своего труда, предусматривающая создание четкой системы материального и морального стимулирования;

- создание на всех уровнях хозяйствования условий, необходимых для установления строгой зависимости заработной платы от конечных производственных результатов;

- повышения уровня оплаты труда на основе роста его производительности и внедрении действенного механизма, обеспечивающего опережающий рост производительности труда по сравнению с заработной платой;

- обеспечения динамичности системы нормирования труда и ее восприимчивости к проявлениям научно-технического прогресса.

Хочу добавить, про организацию труда, в целом или организационные отношения — это форма, в которой реализуются экономические результаты трудовой деятельности. Поэтому организация труда рассматривается как составная часть экономики труда.

С позиции социального критерия, в ООТиЗП оценивается привлекательность для работника сконструированной формы организации труда, а именно степень содержательности труда, его разнообразия, ответственности, условий для развития и т. п.

Важное значение при выборе форм организации труда имеют психофизические факторы.

В связи с этим сочетание трудовых функций должно быть оптимальным в отношении физических и нервных нагрузок, не должно вызывать отрицательных последствий. А это значит, что наряду с экономическими и социальными критериями совершенствования форм организации труда необходимо принимать во внимание физиологические и психологические критерии.

И важным последним фактором организации труда на производстве или самой организации, является организация заработной платы. Т.к. она является наиважнейшим стимулом, и влияет на организационный и производственный процесс в целом.

9. Список использованной литературы

1. Web-сайт ОАО "АК "Транснефтепродукт" http:// www.transnefteproduct.ru/news/news130.html.

2. Устав, должностные инструкции и документация ОАО "Сибтранснефтепродукт".

3.  Е. А. Кобец, М.Н.Корсаков Организация, нормирование и оплата труда на предприятиях отрасли Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006.

4.  Первичный учет документов. Хозяйственные операции ПОЛОЖЕНИЕ ПО ВЕДЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 24.03.2000 № 31н) (выдержка).

5.  В.С. Мингалев «Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. - М.: МГИАИ, 1983.

6. Корпоративные стандарты: разработка положения о структурном подразделении веб – сайт http://www.intertrust.ru/analytics/we_in_smi/149/.

7. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом. М. 2003. - 190 с.