Организационные документы. Требования к составлению и оформлению

2. Организационные документы. Требования к составлению и оформлению

 

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать: [8, c. 94]

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

• местонахождение (почтовый адрес);

• предмет и цель деятельности;

• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

• порядок распределения прибыли;

• порядок образования учреждения (организации, предприятия);

• порядок управления и прекращения деятельности;

• органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

• для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

• для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

• Общие положения.

• Акционерный капитал (уставной фонд).

• Порядок деятельности.

• Управление.

• Учет и отчетность, распределение прибыли.

• Прочие накопления.

• Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

• наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);

• наименование вида документа – УСТАВ;

• дата;

• регистрационный номер, место издания (город);

• гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

• текст;

• подпись.

Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы:

• Общие положения;

• Цели и задачи;

• Функции;

• Права и обязанности;

• Руководство;

• Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

• Общие положения;

• Должностные обязанности;

• Права;

• Ответственность;

• Взаимоотношения.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

• статус коллегиального или совещательного органа;

• порядок планирования работы;

• порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

• внесение материалов на рассмотрение;

• порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

• ведение протокола заседания;

• оформление решений коллегиального или совещательного органа;

• порядок доведения решений до исполнителей;

• материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

• наименование учреждения (организации);

• вид документа;

• заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

• вид документа;

• дата;

• место составления;

• гриф утверждения;

• текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

 

3. Практическое задание

 

1. Исходящее деловое письмо:

ООО « СТАРТ» Директору 115218, г. Минск Выставочного Центра ул. Новая, 28 «Экспо-Бизнес» тел.__________________ г-ну Страхову Ю.В. факс_________________ 110020, г. Минск р/счет________________ ул. Вострякова, 118 15.09.08г. № 25/08-15 На № ______ от ________ Об участии в выставке Уважаемый Виктор Сергеевич! Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в №5 «Экономической газеты» от 10.09.08г., направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра. Просим включить наше предприятие в число участников выставки. Приложение: на 3л. в 2 экз. Директор предприятия Подпись О.Н.Некрасов Петров 181 07 09

 

2. Приказ по личному составу

Министерство образования Республики Беларусь Белорусский государственный университет П Р И К А З 20.09.2008 г. № 25-л г. Минск О приеме на работу О переводе Об увольнении с работы 1. ПРИНЯТЬ: 1.1. Егорова Александра Михайловича на должность экономиста с 25.09.2008г. с должностным окладом … рублей в месяц согласно заключенному контракту. Основание: контракт № ______ от _______________ С приказом ознакомлен: Личная подпись Дата 1.2. Иванову Нину Петровну на должность кассира управления бухгалтерского учета и финансов с трехмесячным испытательным сроком с должностным окладом … рублей в месяц. Основание: заявление Ивановой Н.П., трудовой договор С приказом ознакомлена: Личная подпись Дата 2. ПЕРЕВЕСТИ: Глебова Николая Петровича, бухгалтера управления бухгалтерского учета и финансов, на должность ведущего бухгалтера этого же управления с 20.09.2008г. с должностным окладом в размере … рублей в месяц. Основание: заявление Глебова Н.П., докладная записка начальника управления бухгалтерского учета и финансов Ефимовой Н.А., трудовой договор С приказом ознакомлен: Личная подпись Дата 3. УВОЛИТЬ: Соколову Нину Павловну, делопроизводителя канцелярии 20.09.2008г. в связи с истечением срока контракта (п.2 ст.35 ТК Республики Беларусь). Основание: контракт №_____ от _______ С приказом ознакомлена: Личная подпись Дата Ректор университета Подпись А.В.Соколов Визы согласования

Таким образом, данные документы оформлены в соответствии с требованиями с использованием необходимых реквизитов.

Список использованной литературы

 

1.         СТБ 6.38.2004 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2.         Гавриленко В.Г. Делопроизводство - Мн., 1999. – 143 с.

3.         Гавриленко В.Г. Порядок ведения делопроизводства. - Мн.: Право и экономика, 1998. – 92 с.

4.         Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция - Ростов н/Д.: Март, 2002. – 271 с.

5.         Михальченко А.Н. Пособие по делопроизводству. - Мн., 1993. – 330 с.

6.         Москалев В.А. Современное делопроизводство. - М.: Инфра–М, 2000. – 214 с.

7.         Паневчик В.В. Делопроизводство и машинопись. - Мн.: Выш. шк., 1999. – 142 с.

8.         Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция. - Мн.: БГЭУ, 2002. – 252 с.