Організація тимчасового зберігання документів, підготовка до передавання справ до архіву

Контрольна робота

з дисципліни: "Організація роботи з документами"

на тему:

"Організація тимчасового зберігання документів,

підготовка до передавання справ до архіву"

Зміст

Вступ. 3

1. Правила формування справ. 4

2. Підготовка й передання справ до архіву установи. 6

3. Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах установи 9

4. Підготовка справ до зберігання та використання. 10

Висновок. 13

Використана література. 14

Вступ

Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання і використання включає в себе:

- експертизу наукової і практичної цінності документів;

- оформлення справ;

- опис справ;

- передачу справ до архіву ОДПС.

Експертиза цінності документів - це визначення науково-історичної та практичної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання та відбору документів зберігання.

Робота з організації і проведення експертизи цінності документів повинна проводитись постійно діючою експертною комісією (ЕК), яка утворюється наказом керівника ОДПС з числа найбільш кваліфікованих працівників у складі не менше 3-х осіб (у т. ч. завідувач архіву).

Експертиза цінності документів повинна проводитись щорічно. Відбір документів постійного й довготривалого (понад 10 років) зберігання проводиться на підставі закритих номенклатур справ з обов’язковим поаркушним переглядом справ. Підлягають вилученню із справи дублюючі примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів, документи з тимчасовими термінами зберігання.

Виділення документів до знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти підписуються особами, що проводили експертизу цінності, розглядаються на засіданні ЕК та затверджуються керівником ОДПС.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та справи особового складу.

1. Правила формування справ

Складовою організації роботи зі службовими документами є система їх зберігання, яка становить сукупність засобів, способів та прийомів обліку, систематизації документів із метою їх пошуку та використання в поточній діяльності установи. Ключовим поняттям у системі зберігання документів є групування документів у справи та їх використання в діяльності установи.

Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ, що погоджена та затверджена в установленому порядку і систематизуються усередині справи.

Примірною інструкцією з діловодства визначено: "Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ".

Групування документів проводиться, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах установ із великим обсягом документообігу протягом діловодного року і централізовано (в канцелярії, секретаря) в установах із невеликою кількістю вхідних та вихідних і внутрішніх документів.

Виконані документи у 15-денний термін виконавець має здавати, залежно від ухваленої системи ведення діловодства, в службу діловодства або особам, відповідальним за організацію діловодства в структурних підрозділах, для формування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає керівник структурного підрозділу або виконавець відповідно до номенклатури справ.

Контроль за правильним формуванням справ здійснюється службою діловодства.

Установлюється такий порядок групування документів у справи:

у справи вміщуються тільки оригінали документів або, в разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);

документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;

документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, зокрема тривалого (понад 10 років) зберігання формуються в різні справи.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої - тимчасового зберігання;

до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщується ініціативний документ, а відтак документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання;

документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів, групуються в справи на загальних підставах.

Якщо документи за змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та терміну зберігання в діючу номенклатуру справ.

2. Підготовка й передання справ до архіву установи

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів установи за рішенням її керівника.

Оформлення справ. Документи установи, що групуються у справи після закінчення діловодного року, потребують оформлення.

Оформлення справи - підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає комплекс робіт із нумерації аркушів у справі, складання (в разі потреби) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання й по особовому складу. Повне оформлення справи передбачає: оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису справи; складання, в разі потреби, внутрішнього опису документів справи; підшивання оформлення обкладинки справи; внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки справи. Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

Оформлення справ проводиться співробітниками служби діловодства й відповідних структурних підрозділів, із питань діяльності яких відбувається формування справ, за методичною допомогою архіву установи.

Нумерація аркушів справ. Із метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів підсумкового напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Складання внутрішнього опису документів справи. Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", особові, су-дово-слідчі справи тощо. Потреба складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства установи.

Внутрішній опис (додаток 1.3.1) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їхні індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх вилучення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються у графі "Примітки" із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Складання засвідчувального напису справи. Засвідчувальний напис справи складається для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей

Оправлення справ. Справи постійного, тривалого зберігання та з особового складу оправляються у тверду палітурку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

Оформлення обкладинок справ. Обкладинки справ постійного, тривалого, тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою.

На титульному аркуші справи зазначаються реквізити: назва підприємства, організації, установи; назва структурного підрозділу; індекс справи; заголовок справи; дата справи (тому, частини); кількість аркушів у справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи.

Реквізити, що проставляються на палітурці справи, оформляються: назва підприємства, організації, установи зазначається в називному відмінку повністю з вказівкою офіційно ухваленого скороченого найменування, яке зазначається в дужках (або без них) після повної назви; назва структурного підрозділу - записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури; індекс справи - проставляється цифрове позначення справи за номенклатурою справ; заголовок справи - переноситься з чинної номенклатури установи; дата справи - зазначається рік (роки) початку й закінчення справи в діловодстві.

Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).

На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.

У разі зазначення точних календарних дат вказуються число, місяць і рік. Число та рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться літерами.

На обкладинці справи проставляється її номер за описом і, за погодженням з архівом установи, номер опису та номер архівного фонду.

У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі вміщення у справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

3. Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах установи

Згідно із Законом України "Про інформацію" зберігання інформації - це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Документи, а отже, і їх змістовна складова - інформація, потреба зафіксувати яку є основною метою їхнього створення, зберігаються за місцем формування справ від моменту надходження (створення) й до передання їх до архіву установи згідно із затвердженою номенклатурою. У невеликих установах справи зберігаються централізовано в службі діловодства.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах їх збереженість забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство в зазначених підрозділах. У робочих кімнатах справи мають зберігатися в шафах і столах, що зачиняються.

Надання справ у тимчасове користування іншим структурним підрозділам установи або іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи (додаток 1.4 1), в якій зазначаються: назва справи, індекс за номенклатурою, дата видавання, кому справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Для забезпечення схоронності документів справи мають зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці й коробці роблять відмітку про дату засідання та час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їхню схоронність.

Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

4. Підготовка справ до зберігання та використання

Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання мають здаватися до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником.

Підготовка документів до передавання в архівний підрозділ установи включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передачу справ до архівного підрозділу установи й забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів в установах. Експертиза цінності документів передбачає всебічне вивчення цих документів для оцінки їх наукового, історико-культурного значення. Висновки експертизи цінності документів є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду України або виключення документів з нього, а також для встановлення термінів тимчасового зберігання документів.

Опис справ структурного підрозділу установи складається в двох примірниках, перший з яких передається разом зі справами до архіву установи, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

Описи справ структурних підрозділів установи є підставою для складання зведеного опису справ установи.

Передавання справ до архіву установи. До архіву установи передаються справи постійного, тривалого зберігання та з особового складу. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

Підготовка справ структурного підрозділу для передання до архіву установи включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій керівником установи.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

У разі відсутності справ структурних підрозділів, які обліковуються в описах, уживаються заходи щодо їх пошуку, що вже наводилися.

Прийняття кожної справи проводить працівник архіву установи в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву установи, номери справ, яких не вистачає, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

Справи до архіву установи доставляють працівники її структурних підрозділів.

Висновок

Установи, що передають документи Національного архівного фонду на державне зберігання, складають річні розділи зведено-о опису справ постійного зберігання в чотирьох примірниках, які подаються на затвердження ЕПК відповідного державного архіву.

Один із них після затвердження повертається установі й зберігається в її архіві як недоторканий, а другий залишається в державному архіві, що затвердив цей розділ. Третій і четвертий примірники розділу опису використовують архів та служба діловодства установи для поточного пошуку справ, і після їх передавання на державне зберігання вони надходять до відповідного державного архіву.

Установи, що зберігають документи Національного архівного фонду України постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках, перший з яких (затверджений керівником установи та схвалений її ЕК), зберігається в архіві, а другий - у

Передача справ до архіву здійснюється, як правило, за графіком, складеним архівом і затвердженим керівником ОДПС.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передачі до архіву не підлягають і повинні зберігатися, як правило, у структурних підрозділах. У виняткових випадках за рішенням керівника ОДПС вони можуть бути передані до архіву за описом або номенклатурою справ.

У кінці опису в кожному його примірнику цифрами та прописом вказують кількість фактично прийнятих до архіву справ, дата прийому-передачі справ, а також ставляться підписи співробітника архіву та особи, яка передала справи.

При прийнятті особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі.

Використана література

1.         Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи [зі змінами] " від 13 грудня 2001 р. № 2888-ІІІ // Відомості Верховної Ради України. - 2002. - № 11. - Ст.81.

2.         Закон України "Про інформацію" [із змінами] " від 02.10 1992 № 2658-XII // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 48. - Ст.650.

3.         Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" // Офіційний вісник України. - 1998. - № 48. - Ст.1764.

4.         Наказ Держархіву України "Про затвердження Змін до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" від 23 жовтня 2001 р. № 82 // Офіційний вісник України. - 2001. - № 45. - Ст. 2034.

5.         Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-ге вид., перероб., доп. - К.: Либідь, 2000. - 384 с.

6.         Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.

7.         Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: Навч. посіб. Для дистанційного навчання / За наук. ред.В. В. Бездрабко. - К.: Університет "Україна", 2006. - 244 с.