Основы делопроизводства

План

 

1. Особенности оформления и значение реквизитов

2. Значение, состав реквизитов, особенности составления и оформления справочно-информационных документов – протоколов

3. Этапы работы исполнителя с документом. Требования, предъявляемые к обработке исходящих документов.

 

1. Особенности оформления и значение реквизитов:

 

-           Государственный герб РФ;

-           Наименование организации-автора документа;

-           Регистрационный номер документа;

-           Адресат.

Большая часть документов оформляется на бланках организации.

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.

Реквизит – это элемент официального документа, наиболее часто используемых в практике оформления документов и управлении.

В действующем ГОСТе указан перечень из 29-и реквизитов:

01 — государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации;

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — название вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии предложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.

Схема расположения реквизитов на документе представлена ниже:

Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины.

Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения.

Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

Реквизит «Герб»

Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Положением о Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например:

Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», например:

На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.

Реквизит «Наименование организации-составителя документа»

Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сначала указывается полное наименование организации на русском языке, а затем, ниже, сокращенное (в скобках или без них) или иноязычное, например:

Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций – субъектов РФ.

При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования предприятия, например:

Реквизит «Регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа – это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. Каждый вид документов имеет свою индикацию. Система индикации разрабатывается на предприятии.

Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются одной строке левой половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа:

11.10.2001г. №______

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа, которые располагаются строкой ниже.

Общий вид записи:

На №_____ от_____._____._____г.

Реквизит «Адресат»

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительной падеже, например:

Муниципальное

предприятие «Контакт»

Министерство образования РФ

Управление образовательных

программ

Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк».

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

АОЗТ «Стройдеталь»

Главному специалисту

А.С. Смирнову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору завода

«Эталон»

И.Н. Иванову

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

Директорам

машиностроительных

заводов

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, например:

Директору предприятия

«Янтарь»

О.Н. Петрову

ул. Миры, д. 7,

г. Пермь, 413425

Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например:

А.Ю. Красовой

ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,

г. Химки Московской обл.,

148012

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Генеральному директору

ЗЛО «Контакта

Д.И. Преображенскому

Ректору

Московского университета

экономики и права

проф. Аникину С.А.

При адресовании служебных документов неизбежно встает вопрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в Методических рекомендациях ВНИИДАД, первая форма обращения устарела, а вторая не является общепринятой, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30—97, обращаясь к должностному лицу, указывают инициалы и фамилию.

Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движения документов в организации-получателе при их обработке.