Основы делопроизводства

ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СИБИРСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ

Факультет заочного образования

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»

Выполнил студент

ПАВЛОВ П.Н.

Шифр Э – 02 – 76 - М

Специальность 0060800 «Экономика и управление на предприятии»

НОВОСИБИРСК

2005

ОГЛАВЛЕНИЕ

1             Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации

2             Практические задания

Используемая литература

 

1 Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации

 

Систематизация документов

В любой организации решение проблем документационного обеспечения возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. эффективность труда сотрудников службы делопроизводства зависит от квалификации, от степени технической оснащенности, от учета технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых при работе с документами.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Организационный аспект включает разработку оптимальной структуры службы делопроизводства.

Практика выработала три формы организации работы с документами – централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения или одного сотрудника. Эта форма является наиболее рациональной, так как позволяет улучшить организацию труда работников, эффективно использовать оргтехнику. Однако полная централизация возможна только в небольших учреждениях.

 При децентрализованной форме организации каждое структурное подразделение создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов. Эта форма характерна для тех учреждений, где аппарат территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.

Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном звене выполняются операции по созданию, систематизации, хранению документов.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в документах. Они являются основными средствами передачи информации, отражают планы, программы учреждения, выступают как предмет и результат труда.

Документы классифицируются по ряду признаков:

·         по месту составления – внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция);

·         по содержанию – организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу;

·          по особенностям происхождения - служебные и личные;

·         по срочности – срочные (доверенности, командировочные удостоверения, телеграммы, телефонограммы, документы с пометкой « срочно») и несрочные;

·         по стадиям создания документа – черновики, подлинники, копии, дубликаты, выписки и отпуски;

·         по степени сложности – простые (содержат один вопрос) и сложные (два и более);

·         по способу фиксации – письменные, графические, акустические, фото и кинодокументы;

·         по видам – типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные;

·         по наименованию – устав, приказ, договор, акт, план и т.д.;

·         по степени гласности – обычные, секретные и для служебного пользования;

·         по срокам хранения – долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения;

·         по юридической силе – подлинные и подложные документы;

·         по роду деятельности документы классифицируются на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.

Система документации – это совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Имеются межотраслевые, отраслевые системы документации, в которых отражается специфика той или иной деятельности.

Распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения) формируются в отдельные дела по видам документов и хронологии.

Документы коллегий группируются в два дела: