1.1 Структура Инструкции
Инструкция может включать различные разделы, основными из которых являются:
· общие положения;
· состав документов организации;
· подготовка документов, организация документооборота;
· информационно-поисковая система организации;
· контроль исполнения документов;
· организация документов в делопроизводстве;
· передача документов на архивное хранение.
В «Общих положениях» указывается, в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние и совершенствование делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами. Здесь же устанавливается порядок ввода Инструкции в действие и внесение в нее изменений и дополнений.
В разделе «Состав документов организации» называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций. Создание документов, т.е. документирование принимаемых управленческих решений, является обязательной составляющей процесса управления любой организации.
Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку Федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица.
Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т.е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам. Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т.п.
При работе с такой документацией предусматриваются:
· своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств;
· заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;
· внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью «привязки» их к особенностям деятельности конкретной организации.
Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, «жесткой» регламентации по форме и содержанию и ежедневно создаются в каждой организации в большом количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы, связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком оформления. Для организации процессов документирования прежде всего следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и других ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений. Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержании документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм документов – (далее – Табель), в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям.
1.2 Табель форм документов
Цель подготовки Табеля – определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно или несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.
Форма Табеля определяется самой организацией. С Табель могут входить сведения:
· о наименовании формы документа;
· о присвоенном этой форме коде;
· о наличии общегосударственной формы документа;
· об условиях ее составления (периодичность; лицо, ответственное за подготовку документа и др.);
· о степени ограничения доступа к документу.
Наименования форм документов могут располагаться в Табеле по алфавиту, либо по функциональной принадлежности, что предпочтительнее.
Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) – например, канцелярией – на основе материалов, представленных структурными подразделениями организации. Проект Табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации. Вступивший в силу Табель под расписку доводится до ответственных исполнителей – специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов. Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в Табель. Следует отметить, что специалисты служб документационного обеспечения управления, кадровых служб и др., далеко не всегда выбирают оптимальные способы документирования при возникновении тех или иных управленческих ситуаций. Это приводит в одних случаях к составлению лишней документации, а в других – к ее нехватке. Требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель, излагаются в разделе «Подготовка документов, организация документооборота» Инструкции. Здесь рассматриваются состав реквизитов документов и правила их написания, виды бланков документов, особенности подготовки отдельных групп документов (например, организационных, распорядительных, информационно-справочных и т.д.), порядок придания документам юридической силы. Отдельно должен быть затронут вопрос о согласовании проекта документа как с ответственными работниками организации, так и с представителями других организаций (внутреннее и внешнее согласование). В самостоятельный подраздел желательно выделить требования к языку и стилю служебных документов. Обязательным дополнением (приложением) к данному разделу Инструкции должны стать Альбом форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов.
... , что должны соответствовать закону, если это предполагается самим законом или вытекает из требования практики управления общественными делами. Особой разновидностью являются локальные нормативно-правовые акты, которые создаются, чтобы действовать в конкретных организациях, учреждениях и на предприятиях, либо предназначены для опр.» деленного круга лиц, на определенной территории. Например, ...
... нормативно-правовой акт. Итак, Нормативно правовой акт - властное предписание государственных органов, которое устанавливает, изменяет или отменяет нормы права. Он является основным источником права в РФ и европейских государствах. Нормативно правовые акты образуют стройную систему, основанную на их юридической силе[7]. По юридической силе нормативные акты подразделяются на две большие группы: ...
... нашего исследования можно сделать вывод, что в Российской Федерации, правовая система которой, относится к романо-германской семье, большое значение придаётся нормативному правовому акту как источнику права. Нормативный правовой акт в нашей стране регулирует многие социально – экономические, политические, гражданско-правовые, трудовые и иные правоотношения. Мы исследовали понятие «источник ...
... могут встречаться кодификационные акты (кодекс, устав и др.) и акты текущего правотворчества (тематические федеральные законы и т.д.). Существует достаточно важная классификация нормативных правовых актов по их действию во времени (постоянные, временные, исключительные), в пространстве (на всей территории России, на территории какого-либо субъекта федерации, муниципального образования), по ...
0 комментариев