Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации

6. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации

На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в каж­дом структурном подразделении организации по окончании делопроизводст­венного года составляют описи (рис. 3).

Опись дел структурного подразделения является прежде всего докумен­том, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обес­печивающего быстрый поиск документов[7].

При наличии в структурном подразделении дел, за несколько лет, со­ставляют общую опись за несколько лет.

Порядок составления описей структурных подразделений должен быть изложен в инструкции по ведению делопроизводства в организации.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей несут руководители структурных подразделений.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяют:

-         соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

-         правильность оформления и группировки документов в деле;

-         правильность оформления дел.

_____________________________________________________________наименование организации)

(наименование структурного подразделения или общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения (общественной

организации)

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ№______

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено ___________ дел с № _________ по №

в том числе:

литерные номера:

 пропущенные номера:

Наименование должности Расшифровка

составителя описи  Подпись

подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО

Наименование должности Протокол ЭК

руководителя службы делопроизводства структурного

организации подразделения

Подпись Расшифровка подписи от_____ №_________

Дата

Передал _________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

_____________________________________________ регистрационно-контрольных цифрами и прописью) картотек к документам[8]

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения (общественной Расшифровка

организации) Подпись подписи

Дата

Принял _________________________________________________ дел и

(цифрами и прописью)

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности Расшифровка

работника архива Подпись подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки о заведении дел, структурное подразделение принимает меры к розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсут­ствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.

Описи структурного подразделения составляют по установленной форме.

Описательная статья описи включает в себя следующие элементы:

-         порядковый номер дела (тома, части) по описи;

-         индекс дела (тома, части);

-         заголовок дела (тома, части);

-         дата дела (тома, части);

-         количество листов в деле (томе, части);

-         срок хранения дела;

-          примечание.

-        

При составлении описи соблюдают следующие правила:

-         дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенкла­туре;

-         каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номе­ром;

-         графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, выне­сенными на обложку дела;

-         в графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о на­личии копий, о физическом состоянии документов и т.д.;

-         при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок пер­вого дела пишут полностью; все остальные однородные дела обозна­чают словами "то же"; дополнительные сведения о деле пишут пол­ностью; заголовок воспроизводится в начале каждого нового листа также полностью.

Пример:

1	2	3	4	5	6	7
6 7	…01-06 01-06	Приказы руководителя организации по основной деятельности, т.1., с № 1 по № 60. То же, т.2, с № 61 по № 132	03.01.96 28.06.96 03.07.96 28.12.96	102 184	Постоянно Постоянно

За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую за­пись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел).

Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства орга­низации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за дело­производство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения[9].

При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утвержде­ния должна быть ею одобрена.

Составляют опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй - вместе с делами передают в архив организации.

Номера описям структурных подразделений присваивает архив органи­зации.

По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графитным карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

Заключение

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года ( или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:

-         систематизацию документов в делах;

-         проведение экспертизы ценности документов в делах;

-         оформление дел;

-         составление описи дел структурного подразделения.

Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сло­жился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают са­мый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.

Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние эк­земпляры, черновики и т.п.

В случае необходимости к данной работе привлекают членов эксперт­ных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (на­пример, при определении подлинности документа, принадлежности докумен­та к данному делу и т.п.).

Список литературы

1.  Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001

2.  ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

3.  ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989.

4.  Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

5.  Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001.

6.  Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 – 348 с.

7.  Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. посо­бие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.

8.  Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион­ные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.

9.  Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.

10.  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.

11.  Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 1990.

12.  Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000.

13.  Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.

14.  «Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С.45.

15.  Стопилкина П.Л. Документы. Делопроизводство. – М, 1998., Высш. шк. – С. 443.

16.  Организация службы делопроизводства. /Под ред. В.Л. Кудряева. - М.: Интел – Синтез,1999.

17.  Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература,1990

18.  Делопроизводство: Учебное пособие для вузов./Под ред. Р.Е. Головачева. – М., 2001.

19.  Оськина Р.Д. Оформление дел. – М., 1999. – Изд-во «Альфа».

20.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. – Тверь, 2000.

21.  Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.

22.  Справочник по делопроизводству и архивному делу/Под ред. Г.О. Орофеефа. – М., «ЮНИТИ», 2000.

23.  ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».

[1] Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.

[2] Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. – Тверь, 2000.

[3] Оськина Р.Д. Оформление дел. – М., 1999. – Изд-во «Альфа».

[4] При большом количестве таких документов (например, невостребованных трудовых книжек) их можно изъять из дел и составить на них отдельную опись.

[5] ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».

[6] Справочник по делопроизводству и архивному делу/Под ред. Г.О. Орофеефа. – М., «ЮНИТИ», 2000.

[7] Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.

[8] Передаются вместе с делами канцелярии.

[9] Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001.