Информирование

1. Информирование

2. Информирование и убеждение.

Составление доклада – мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада.

Исходя из цели доклада, проводят логическое построение материала. Например, постановка проблемы, анализ проблемы, возможные решения, план действия, выводы.

В докладе должны присутствовать следующие элементы:

- вступление (наглядно и доступно излагают цели и назначение доклада);

- основная часть (изложение основных фактов, использование материала для доказательства и убеждения);

- выводы (представляются в виде положений);

- рекомендации (предложение действий, вытекающих из выводов).

Текст доклада должен состоять из коротких предложений, так как длинные предложения плохо воспринимаются на слух. Предложение должно быть не более 20 слов. Для использования в докладе цифр, нужно найти эффективный способ подачи, чтобы слушающий или читающий доклад пришли к нужному Вам выводу.

Текст доклада пишут через два интервала. Указывают название документа – ДОКЛАД, тему доклада. Если доклад является приложением, то в правом верхнем углу нужно сделать пометку.

  2.3.9.Телеграмма

Телеграмма – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.

Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.

Телеграмму строят из двух частей, разделенный чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

- отметку о категории или особом виде телеграммы (при необходимости);

- адресат;

- текст;

- фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму (сокращенное или условное, если они неизвестны адресату).

Вторая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

- наименование организации-отправителя телеграммы (с указанием адреса);

- подпись лица, от имени которого телеграмма исходит (указание должности);

- печать;

- дата.

По срочности доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категорию не указывают.

При указании адреса в телеграммах, как правило, пишут сокращенный (телеграфный) адрес получателя. Если ранее он не был известен, тока в первый раз адрес указывается полностью. Может быть указано условное наименование адресата, зарегистрированное предприятием связи.

Текст телеграммы должен быть предельно кратким (рис.26)

Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка), зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки). Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение – НР).

Тест ответных телеграмм (рис.27) надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы. Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.

Цифровые данные, в том числе, даты, в тексте часто указывают словами, чтобы избежать искажений при передаче.

Реквизит «подпись»

 Во второй части телеграммы (под чертой)

 Обязательно заверяют печатью организации или специальной печатью «Для телеграмм».

Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителями (по принадлежности вопроса).

Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.

В совместных телеграммах, принадлежащих нескольким отправителям, печатями заверяют каждую подпись.

При отправке телеграмм в счет внесенного аванса на ней должна стоять специальная авансовая печать или отметка о номере авансового счета.

Телеграмму печатают на чистом листе бумаги ли на бланке в трех экземплярах на одной стороне листа (первый экземпляр передают на телеграф, второй подшивают в дело канцелярии, третий передают в бухгалтерию).

При наличии телетайпа телеграмму оформляют в двух экземплярах и в бухгалтерию не передают.

Верхнюю часть телеграммы (над чертой) печатают крупным шрифтов (кроме знаков препинания), через два интервала. Каждый реквизит (адресат, текст, подпись) начинают с новой строки без абзаца. Адресат от текста отделяют 3-4 интервалами. Переносы слов и исправления не допускаются.

Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Телеграмма, адресуемая в разные пункты назначения, имеет свои особенности оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат» указывают только один из пунктов назначения, остальные указывают в тексте телеграммы.

2.3.10. Международные телеграммы

Международные телеграммы печатают на русском языке и латинским шрифтом. Текст оформляют аналогично простой телеграмме. Адрес включает: отметку о категории, наименование адресата, название пункта или страны назначения. Текст подписывает руководитель. Его подпись заверяют печатью. Под чертой указывают: номер, дату, фамилию исполнителя, номер служебного телефона.

  2.3.11. Телефонограмма

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

Рекомендации для передачи телефонограммы:

- передавать только краткую и срочную информацию;

- проверять правильность записи повторным чтением;

- не передавать сложные тексты (текст должен содержать не более 50 слов);

- не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;

записывать их в специальный журнал, или оформлять на пишущей машине с последующей регистрацией (применять специальные бланки целесообразно при значительном объеме телефонограмм). Если телефонограмму передают нескольким адресатам, тока к ней прилагают список учреждений и адресатов и номера телефонов, по которым ее передают.

Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение.

Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.

Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.

Образец телефонограммы представлен на рис. 28.

  2.3.12. Факс

Факс получает в последнее время все более широкое распространение для быстрой посылки информации. Он очень удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Техника факса рассчитана в основном на листы бумаги формата А4. любой документ может быть послан с помощью факса. Поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного – он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. На рис. 29 приведен один из вариантов факса.

  2.4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений, организаций.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.

2.4.1. Приказ по личному составу

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

- прием на работу;

- перемещение по работе;

- увольнение с работы;

- установление должностных окладов;

- отпуска;

- командировки;

- изменения фамилии;

- поощрения;

- взыскания и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Особенности приказа по личному составу:

1. Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами.

2. Номер (индекс) пишут с большой буквы «К», что означает приказ по кадрам.

3. Заглавие – «По личному составу».

4. Констатирующая часть в приказе может отсутствовать.

5. Распорядительные пункты оформляют в последовательности:

- прием на работу;

- перевод или перемещение по работе;

- установление разрядов;

- установление разрядов;

- установление категорий служащим и рабочим;

- возложение временного исполнения обязанностей;

- предоставление отпусков;

- установление неполного рабочего дня;

- изменения фамилии;

- увольнение с работы;

- изменение фамилии;

- увольнение работы;

- прекращение работы в связи со смертью.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и т.д. В организации, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

6. Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

7. В пункте приказа (приказе) при приеме на работу следует указывать:

- на какую должность;

- в какое подразделение;

- с какой оплатой;

- с какого числа;

- вид работы – постоянная с испытательным сроком; со стажировкой; временная на срок…; по совместительству…;

- особые условия работы – с принятием материальной ответственности; с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:

- вид и причину перевода;

- устанавливаемый оклад;

- длительность, в случае временного перевода;

- в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;

- при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.

При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – на докладную записку руководителя структурного подразделения.

При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.

При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗОТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии, имена и отчества пишут полностью.

10. Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами.

11. К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Особенности оформления и действия приказов:

- приказы оформляют на бланках формата А4;

- нумеруют приказы в течение календарного года;

- приказы визирует юрист, заместитель директора по кадрам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления;

- приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу. Например, приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено 4 ноября;

- срок хранения приказов 75 лет.

Образец приказа представлен на рис. 30.

  2.4.1.1. Выписка из приказа

Выписка из приказа (рис. 31) – копия части подлинного документа.

Заверительная надпись состоит из слова «Верно», пишется от начального поля, с большой буквы, мелко без кавычек и знаков препинания.

Наименование должности сотрудника, завершившего выписку, пишут от начального поля (не более 28 печатных знаков), личная подпись и расшифровка подписи (после 48 печатных знаков, 61 деление).

Дату заверительной надписи пишут от начального поля.

  2.4.2. Заявление

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Заявление о приеме на работу (рис. 32).

Его нужно писать на бумаге формата А4, так как это общепринятый формат документов личного дела. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника.

На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, затем издается приказ.

Если заявителю будет отказано в приеме на работу, ему могут сообщить об этом в письменной форме, устно или по телефону.

Заявление о переводе на другую должность (рис. 33).

Этот вид заявления имеет следующие особенности. В адресате сотрудник указывает занимаемую на данный момент должность, а в тексте – причины перевода.

Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за членом семьи (рис.34) и т.п.

Заявления должны содержать в тексте указания на соответствующие документы – справку с места учебы, больничный лист, справку из поликлиники и т.п. Без них решение вопроса невозможно. Документы представляют вместе с заявлением.

  2.4.3. Трудовой контракт

Трудовой контракт (договор) – соглашение между трудящимся и предприятием (учреждением, организацией), согласно которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а предприятие (учреждение, организация) обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, по соглашению сторон и предусмотренные законодательством.

Согласно КЗОТ употребляют термин «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны сами выбирают термин.

Различают основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).

Основные условия договора (контракта):

- о работе по одной или нескольким специальностям (должностям);

- о квалификации;

- о конкретной работе по профессии;

- о должности;

- о месте работы (предприятии, структурном подразделении, их местонахождении);

- о сроке действия и вида трудового договора (контракта);

- об условиях оплаты труда;

- об обязанностях предприятия по охране труда.

Дополнительные условия договора (контракта):

- о любых условиях труда;

- об испытательном сроке;

- о совмещении профессий;

- о повышении квалификации;

- о дополнительном отпуске;

- о социально-бытовом обслуживании.

В договор (контракт) могут быть включены также условия о соблюдении коммерческой тайны, достижении определенных результатов труда и т.д.

Контракты заключают:

- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

- на определенный срок, не более пяти лет;

- на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой контракт (договор) заключают в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, или интересов работника и т.д.

Срочные договоры заключают тогда, когда работа не имеет постоянного характера (замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске, в командировке и т.д.). День выхода такого работника считается днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о повременной и сезонной работе.

По статье КЗОТ трудовой контракт (договор) должен заключаться в письменном виде. Это дает гарантии сторонам в реализации достигнутых договоренностей.

В контракте (договоре) определяют обязанности или дают ссылку на должностную инструкцию.

В контракте (договоре) не могут быть установлены условия, не предусмотренные законодательством РФ.

Контракт готовят в двух экземплярах. Его подписывают руководитель и работник. Заверяют подписи печатью организации. Один экземпляр находится в организации, второй – у работника.

Трудовые контракты включают в состав личных дел. Если не заводят личные дела, контракты формируют в отдельное дело по алфавиту.

Трудовые контракты хранят 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения работника при наличии приказа по личному составу.

Примерная форма трудового контракта приведена на рис. 35.

  2.4.4. Трудовая книжка

Трудовая книжка (рис. 36, 37) – основной документ, подтверждающий рабочий стаж работника. Трудовые книжки на работников ведут на предприятии не зависимо от формы собственности.

Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку и в случае приема на работу – сдать ее.

Трудовые книжки ведут на всех работников, проработавших свыше 5 дней.

Поступающие на работу впервые предоставляют документ о последнем занятии; уволенные из рядов Вооруженных сил – военный билет.

Оформление трудовой книжки.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в «Инструкции и порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Это основной справочный материал для сотрудников, работающих с трудовыми книжками.

Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовые книжки вносят сведения:

- о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- о работе: прием, перевод, увольнение;

- о награждениях и поощрениях;

- об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобретениях и рационалистических предложениях.

Взыскания не вносят в трудовую книжку.

Все записи в трудовую книжку делают после издания приказа, не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов, должны вестись аккуратно перьевой или шариковой ручкой, черным, синим или фиолетовым цветом.

Фамилию, имя, отчество пишут полностью, на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование удостоверяют соответствующие документы – дипломы, аттестаты, удостоверения.

Запись о незаконченном образовании подтверждают справки учебного заведения, зачетная книжка.

Трудовые книжки ведут только по месту основной работы.

Работник организации своей подписью заверяет правильность внесенных сведений и ставит печать.

  2.4.4.1. Вкладыш к трудовой книжке

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, тока ее дополняют вкладышем.

Без трудовой книжки вкладыш не действителен.

При наличии вкладыша на титульном листе трудовой книжке вверху ставят штамп м надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша. Вкладыш вшивают в трудовую книжку, и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить ее владельца под расписку.

  2.4.4.2. Дубликат трудовой книжки

Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью в правом верхнем углу титульного листа «Дубликат».

При заполнении дубликата вносят записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании раннее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы, тока при заполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие. Общий стаж записывают суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения). Общий стаж, подтвержденный документами, записывают по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цех, отдел), должность, дата увольнения, причина увольнения. Указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.

Администрация обязана содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж работы до поступления в данное учреждение.

Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.п.), администрация выдает работнику дубликат. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, пишут: «Взамен выдан дубликат». Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дубликат трудовой книжки.

2.4.4.3. Внесение изменений в записи трудовой книжки

Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образования) производит администрация по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, браке, образования и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Эти изменения пишут на титульном листе книжки.

Раннее внесенная запись должна быть зачеркнута одной чертой, после чего записывают новую.

Ссылки на документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяют подписью руководителя, или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставят печать организации или отдела кадров.

Если в трудовой книжке обнаружены неправильные записи, их исправляет администрация того предприятия, где эта запись была сделана.

Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление делает организация правопреемник, а при ее отсутствии – вышестоящая организация, которой подчинялось ликвидированное предприятие.

Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказа, исправление вносят на основании других документов, подтверждающих выполнение работ.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивание неточных записей не разрешается.

  2.4.4.4. Выдача трудовой книжки при увольнении

Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивают средний заработок во время вынужденного прогула. Днем увольнения считают день выдачи трудовой книжки. Издаю новый приказ о новом дне увольнения.

При увольнении рабочего, служащего вне записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенных в трудовую книжку во время работы в организации, заверяются подписью руководителя или начальника отдела кадров (если он есть) и печатью.

Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника.

В случае смерти работника трудовую книжку выдают на руки ближайшим родственникам под расписку или высылают почтой по их требованию.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, а в журнале фиксируют дату и основание выдачи книжки.

  2.4.4.5. Учет трудовых книжек

В организации ведут документацию по учету бланков и заполненных трудовых книжек

Существует приходно-расходная книга по учету бланков и трудовых книжек и вкладышей к ним.

Приходно-расходную книгу может вести в бухгалтерии предприятия кассир.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба предприятия или лицо, ответственное за обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши, выданные вновь.

Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерии, как документы строгой отчетности и выдают по заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации. Сотрудник сам может купить трудовую книжку в канцелярском магазине.

По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляют отчет о наличии бланков и вкладышей, а также отчитываются за суммы, затраченные на их приобретение. На испорченные бланки составляют акт.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранят в течение двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек.

Невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет. По истечении этого срока, они могут быть уничтожены в установленном порядке.

  2.4.5. Личное дело

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личное дело оформляют после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, поэтому предприятия по разному решают вопросы их ведения.

Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие – на руководителей и ведущих специалистов.

В начало личного дела помещают документы, необходимые для приема на работу. Личное дело работника может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и т.д.

Каждое дело формируют в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.

Рекомендуется в личное дело включать документы в следующей последовательности:

-     внутренняя опись документов дела;

-     дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров);

-     заявление о приеме на работу;

-     анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

-     трудовой договор (если есть);

-     приказ о приеме на работу (копия);

-     документы об образовании (копия);

-     характеристики или рекомендательные письма.

В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.).

Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включают.

На документы личного дела заносят в опись отдельно. Опись составляют и подписывают работники, ведущие кадровую документацию. В ней указывают также дату формирования личного дела. Начальная дата – дата заявления о приеме на работу

  2.4.5.1.Автобиография

Автобиография (рис. 38) – документ, в котором описаны основные этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Автобиографию сотрудник пишет собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности.

В тексте автобиографии освещают следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, где, когда учился, в каком учебном заведении, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

  2.4.5.2.Резюме

Резюме – документ, содержащий сведения биографического характера, которые предоставляет лицо при трудоустройстве.

Сначала пишут свое имя, отчество, фамилию, домашний адрес, телефон, дату рождения (для женщин не обязательно). Текст излагают по разделам:

- цель резюме – место, на которое претендует составитель;

- образование (сначала указывают высшее образование – какой вуз и когда закончили, полученную специальность; затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы);

- трудовая деятельность (места работы указывают с настоящего времени до момента окончания школы, т.е. в обратном порядке; если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также здесь это указать);

- специальные знания (перечисляют различные знания – умение работать на компьютере, знание иностранных языков и т.д.; указывают все, что может заинтересовать работодателя);

- семейное положение (указать – замужем (не замужем), вдова (вдовец), есть ли дети).

Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста. Оформляют резюме на бумаге хорошего качества.

Образец резюме приведен на рис. 39.

2.4.5.3.Характеристика

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт (качеств) работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляет администрация и общественные организации (если они есть) предприятия, по просьбе работника, по запросу других организаций, по инициативе работника.

Характеристику оформляют на стандартном листе бумаги в произвольной форме. Текст характеристики, как правило, состоит из двух частей:

вводной, - указывают фамилию, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

основной – описывают деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.

Завершающая фраза – «Характеристика выдана для предоставления…»

Если характеристику утверждает общественные организации или трудовой коллектив, то дают ссылку на дату и номер протокола заседания, собрания.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяют печатью. Характеристику составляют в двух экземплярах.

  2.4.5.4.Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров (анкета) (рис. 40) – перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д.

Работник заполняет от руки анкету при поступлении на работу. Ответы на вопросы он дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов – паспорта, трудовой книжки, документов об образовании.

В графе «Образование» указывают: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «среднее» согласно документу об образовании работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» указывают сведения о работе в соответствие с трудовой книжкой. Первой записью в трудовой книжке могут быть сведения об обучении в учебном заведении, эти сведения также отмечают в данной графе. Здесь же указывают на переходы в работе и их причину – учеба, болезнь, иждивение, отпуск.

Работник, занимая различные должности на одном предприятии, должен указать время пребывания в них.

В графе «Семейное положение» указывают сведения: женат (замужем), вдовец (вдова), холост (не замужем), перечисляют членов семьи (с указанием степени родства), проживающих вместе с работниками (отец, мать, жена, сын и т.д.). Надо также указать фамилию, имя, отчество, год рождения и чем занимается каждый член семьи.

Отрицательные ответы пишут без повторения вопросов в форме – не знаю, не имею, не владею, не был.

Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности.

  2.4.5.5.Анкета

Анкета – аналогичная форма «Личного листка по учету кадров» и содержит те же графы.

В анкету можно вносит дополнительные сведения (об изменении фамилии). Анкету подписывают поступающие на работу и лицо, ответственное за документы по кадрам. Личный листок подписывает поступающий на работу.

Заполняют анкету в одном экземпляре. К ней прилагают копии документов об образовании, ученой степени и т.д., заверенные подписью и печатью, а также фотографию.

  2.4.5.6.Дополнение к личному листку

Дополнение к личному листку (анкета) – указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). Документ имеет табличную форму. В нем указывают фамилию, имя, отчество работника и два раздела.

Первый раздел дополнения к личному листу фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это.

Второй раздел дополнений к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждения, участие в выборных органах власти, повышение квалификации. Все изменения должны быть подтверждены документами – приказами по личному составу, документами Загса, учебных заведений и т.д. Дополнение к личному листку (анкете) дополняет работник, ведущий документы по кадрам.

Обязательным реквизитом «Дополнения к личному листку» является отметка о проведении проверки наличия и состоянии дела. Отметку пишут на оборотной стороне листка. Оно состоит из надписи: «Личное дело проверено», даты и подписи.

  2.4.6.Личная карточка

Личная карточка (форма Т-2) – основной учетный документ. Она имеет типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.

Личная карточка:

- заводится на всех сотрудников, принятых на работу;

- состоит из вопросов и ответов на них;

- используется для анализа состава и учета движения кадров;

- заполняется в одном экземпляре (все изменения, предусмотренные формой, должны отражаться в личной карточке своевременно);

- ставится в алфавитную картотеку работающих (при использовании компьютера, можно вводить в него данные о сотрудниках, затем делать распечатки на принтере по форме Т-2).

Личная карточка заполняется сотрудником, ответственным за документы по личному составу, после подписания приказа о приеме работника на работу.

Основанием для записей служат документы – паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д.

В обязательном порядке ставят дату заполнения карточки и личную подпись сотрудника.

Хранят карточки в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке. Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.

Срок хранения карточки Т-2 – 75 лет.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗОТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных доку­ментов на бумажных носителях//Секретарское дело, 1999, № 3.

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практичес­кое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

4. Быкова Т.А., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. посо­бие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.

5. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 76 с.

6. Володин В.В, Ермолаева А.А. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти. – Саратов, 2001.

7. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998, с.3.

8. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандартом России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р».

9. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне­цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли­хачев. — М.: Экономика, 1991, 271 с.

10. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.

11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече­ние управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.

12. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.

13. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 288 с.

14. Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион­ные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.

15. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.

16. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Ор­джоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.

17. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требо­вания к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994, 85 с.

18. РахманинЛ.В. Стилистика деловой речи и редактирование слу­жебных документов. — М.: Высшая школа, 1988, 239 с.

19. СанкинаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Госу­дарственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998, 91с.

20. Составление и оформление служебных документов. Практиче­ское пособие для коммерческих фирм, общественных организа­ций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецо­вой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999, 224с.

21. Справочник по деловой переписке. — М.: Межрегионсервис, 1996, 362 с.

22. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999, 144с.

23. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. — М.: СолСистем; Финансы и статистика, 1997, 176 с.

24. Чуковенков А.Ю., ЯнковаяВ.Ф. Оформление документов. Коммен­тарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документа­ции. Унифицированная система организационно-распорядитель­ной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Дело, 1999, 232 с.

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

Приложение 1

Примерный перечень документов,

на которых проставляется гриф утверждения

 

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, _апитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения _атериалов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

Положения (проведения работ и мероприятий, командировки и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок т.д.).

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы организации.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 2

 

Примерный перечень документов,

на которых ставится печать

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работы и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцента и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).

Положения об организациях.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.).

Спецификация (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО УТВЕРЖДАЮ

«ФАКЕЛ» Начальник АХО

ДОЛЖНОСТНАЯ подп. Б. П. Раков

ИНСТРУКЦИЯ 00.00.00.

15.06.0 №

Машинистка машинописного бюро

1. Общая часть

1.1. Осуществляет перепечатку служебных документов с оригиналами, снятие

копий для структурных подразделений.

1.2. На должность принимаются лица, имеющие среднее образование и специальное образование по специальности «Машинопись».

1.3. Подчиняется завмашбюро.

2. Обязанности

2.1. Оперативно и качественно выполнять работу.

2.2. Соблюдает требования стандартов на ОРД.

2.3. Приводит в порядок рабочее место по окончании рабочего дня.

3. Права.

3.1. требует своевременного обеспечения предметами, необходимыми для работы.

Заведующий канцелярии подпись И. И. Иванов

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела

организации труда

Н. Н. Левцов

00.00.00

Министерство образования УТВЕРЖДАЮ

Директор техникума

ТЕХНИКУМ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО И.О.Фамилия

ТРАНСПОРТА 07.11.02.

ПОЛОЖЕНИЕ

15.06.0      №15

Астрахань

Инициативные группы По экономии тепла

15..            ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.     В группу входят: инженер – технолог, старший мастер котельной, мастер депо.

1.2.     Оперативное руководство осуществляет начальник технического отдела.

2.         ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1.     Обеспечение четкого контроля за расходованием тепла.

2.2.      Выявление резервов экономии тепла.

3.         ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА

3.1.     Проводить ежемесячный осмотр тепловых сетей.

3.2.     Акты с предложениями и замечаниями направлять технического отдела.

Главный механик подпись Ф. В. Нарумов

СОГЛАСОВАНО

Заместитель директора

техникума по АХЧ

подпись О. А. Волков

00.00.00

ООО «ФАКЕЛ» УТВЕРЖДАЮ

штат в количестве _________

единиц с месячным фондом

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ заработной платы

____________ рублей

15.06.0            № 00

Руководитель предприятия

Астрахань Подпись Расшифровка

Аппарата предприятия 00.00.0000 подписи

На _________ год Печать

Код и наименование структурного подразделения	Код и наименование должности	Количество штатных единиц	Должностные оклады	Надбавки		Месячный фонд заработной платы	Примечания
				персональные	прочие

Заместитель руководителя

предприятия Подпись Расшифровка подписи

(или: Руководитель структурного

подразделения)

Главный бухгалтер

Подпись И. О. Фамилия

00.00.0000

ООО «ФАКЕЛ» УТВЕРЖДАЮ

Руководитель предприятия

Подпись Расшифровка

подписи

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ

ЧИСЛЕННОСТЬ 00.00.0000

Печать

15.06.0   № 00

Аппарата предприятия

Наименование структурных подразделений и должностей

Штатная численность

Заместитель руководителя

предприятия Подпись Расшифровка подписи

(или: Руководитель структурного

подразделения)

Главный бухгалтер

Подпись И. О. Фамилия

00.00.0000

АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

ПРИКАЗ

10.04.2002 № 32

О научно-исследовательской

работе на летний период

В соответствие с планом научно-исследовательской работы на 2002/2003 учебный год, в период каникул, необходимо направить научную экспедицию для изучения языка и фольклора народов Севера.

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Заведующую кафедрой русского языка и литературы, кандидата филологических наук, доцента Скворцову А. А. назначить руководителем экспедиции.

2. Руководителю экспедиции Скворцовой А. А. представить развернутый план _аботы экспедиции на заседании Ученого совета 18.05.2002.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря Ученого совета Коваленко Ф. П.

Ректор университета Подпись Ю. Т. Пименов

Заведующая кафедрой

Подпись А. А. Скворцова

12.04.2002

АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

10.04.2002 № 32

О научно-исследовательской

работе на летний период

В соответствие с планом научно-исследовательской работы на 2002/2003 учебный год, в период каникул, необходимо направить научную экспедицию для изучения языка и фольклора народов Севера.

ПРИКАЗЫВАЮ

2. Руководителю экспедиции Скворцовой А. А. представить развернутый план _аботы экспедиции на заседании Ученого совета 18.05.2002.

Ректор университета Подпись Ю. Т. Пименов

Верно

Секретарь Подпись О. И. Титова

00.00.0000

ОТДЕЛЕНИЕ «ИНТУРИСТ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15.06.0        № 5

Астрахань

О подготовке мероприятий

по подготовке лагеря

в поселке Яксатово

Для организации работ по подготовке лагеря в поселке Яксатово и в целях обеспечения выполнения Распоряжения Главинтуриста от 26.03.02 № 17

ОБЯЗЫВАЮ

1.   Директорам гостиниц Строганову И.П., Бетс К. Ч.:

откомандировать в лагерь на период рабочих строительных специальностей для выполнения работ с оплатой по среднему на период с 19.05.2002 по 09.06.2002.

Составить план ремонтных работ до 20.04.2002.

Обеспечить необходимое оборудование и инструмент.

15..              Главному инженеру Батурину В. Г. Обеспечить контроль за выполнением объема работ в установленные сроки.

Генеральный директор

отделения «Интурист» В. С. Иванов

Визы

В дело 00-00

Подпись исполнителя

Дата

УПРАВЛЕНИЕ МЕТРОПОЛИТЕНА

Общий отдел

УКАЗАНИЕ

10.10.2002  № 3

 

Астрахань

О порядке оформления

организационно–распорядительной

документации

В связи с вводом ГОСТ 6.38–90 «Система организационно–распорядительной документации. Основные положения» и повышения требований к оформлению документов, издаваемых и подписываемых руководством метрополитена

ОБЯЗЫВАЮ

1.   Начальников служб и отделов Управления метрополитена:

Все организационно–распорядительные документы сдавать на редактирование и инспектору канцелярии Ковригиной И. С.

Отредактированные документы предоставлять на подпись начальнику Управления метрополитена только через секретаря, на втором экземпляре документа должны быть подписи исполнителя, заинтересованных лиц и инспектора Ковригиной И. С.

2.   Инспектору канцелярии Ковригиной регулярно проверять оформление документации в службах и подразделениях Управления.

3.   Контроль за исполнением указания возложить на заведующую канцелярией Управления Апарину А. Л.

Начальник метрополитена Подпись С. Н. Никитин

Визы: начальников служб,

отделов, И.С. Ковригиной,

Л. И Апариной

В дело 00–00

Подпись, расшифровка подписи

Дата

Правительство

Московской области

 

КОМИССИЯ ПО ПРИВАТИЗАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

15.06.0                     № 15

 

Москва

О…

В связи с … комиссия по…

ПОСТАНОВЛЯЕТ

1.               Предложить правительству…:

Изменить порядок … в соответствие с решением… № ___ от _________ «О проведении…»

2.               …

Председатель комиссии Подпись И.О.Фамилия

Секретарь Подпись И.О.Фамилия

СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ

РОССИЙСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ

РЕШЕНИЕ

04.02.2002          № 4

Астрахань

О подготовке к выставке

технических достижений

и новых технологий

В Астрахани в июне 2002 года будет проводиться выставка технических достижений и новых технологий. Проанализировав работу предприятий по этим вопросам, Совет считает, что наши предприятия могут и должны принять участие в данной выставке, показать свои разработки и познакомиться с работой других организаций в этом направлении.

Исходя из вышеизложенного, Совет директоров

РЕШИЛ

1. Директора завода «Луч» Михайлова Т. П. назначить ответственным председателем на выставке.

2. Михайлову Т.П. составить список предприятий, готовых принять участие в выставке к 01.03.2002.

3. Издательству «ПРОГРЕСС» разработать и изготовить печатный материал о представленных достижениях к 03.05.2002.

4. Ответственному секретарю Совета подготовить заявку для участия в выставке.

5. Бухгалтериям предприятий произвести оплату участникам выставки за оформление выставочных павильонов до 15.05.2002.

6. Контроль за исполнением решения возложить на зам. директора фабрики «Заря» Вавилова С. В.

Председатель Совета Подпись О.П. Частов

Секретарь Подпись М.Н. Осина

Наименование УТВЕРЖДАЮ

организации Руководитель

 АКТ организации

______№_____ Личная Расшифровка

 Москва подпись подписи

О____________ Дата

Основание

Составлен комиссией:

Председатель: ________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

Члены комиссии:

1. ___________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

15..               _________________________________________________

ТЕКСТ

Составлен в _____________ экземплярах:

1-й экз. — куда, кому

2-й экз. — . . .

3-й экз. — . . .

Председатель комиссии подпись расшифровка

подписи

Члены комиссии подписи расшифровки

подписей

С актом ознакомлены:

должности подписи расшифровки

даты подписей

В дело 00-00

Подпись Дата

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

15.06.0         № 00

Москва

Производственного совещания

Председатель — Егоров А.И.

Секретарь —  Краснова Ю.И.

Присутствовали: должности, фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ

15..         Об итогах работы предприятия за I квартал 1998 г.

Доклад зам. директора Уварова Н.П.

_____________________________________________________________

(Иванов В.А., Звягина Л.С., Потапов Ю.П., Сазонов А.Б., Васильев А.В.)

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить . . .

1.2. Принять . . .

2. О перспективном плане . . . . . . . . . . .

Доклад. . .

(фамилии, инициалы выступивших)

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 ...................................................................................

2.2 ..................................................................................

Председатель подпись А.И. Егоров

Секретарь подпись Ю.И. Краснова

В дело 00-00

Подпись Дата

Наименование Директору предприятия

структурного «Контакт»

подразделения Иванову А.Б.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.00 № 00 Резолюция

О командировании

ст. специалиста

Аксеновой Е.В.

Т Е К С Т

Главный специалист подпись В.Г.Руднев

предприятия

В дело 00-00

Подпись Дата

Наименование Директору предприятия

структурного  «Контакт»

подразделения Иванову А.Б.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Резолюция

00.00.00 № 00/0

О срыве поставок

оборудования

Т Е К С Т

Ст. специалист подпись О.Н.Петров

предприятия

В дело 00-00

Подпись Дата

Заместителю директора

по АХЧ

г-ну Коломину В. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

15.06.2002

В соответствие с планом подготовки училища к новому учебному году прошу провести следующие работы в каб. 115:

- отремонтировать столы учащихся (№3, 8, 16);

- зашпаклевать поверхность подоконников;

- покрасить рамы окон и подоконников (4 рамы);

- заменить перегоревшие лампы (5 шт.).

Преподаватель истории А. И. Сазонов

Министерство высшего Директорам школ

и среднего специального и гимназий

образования

МОСКОВСКИЙ

ПОЛИГРАФИЧЕСКИЙ

ТЕХНИКУМ

Антоновой В. С.

116027, Москва Довести до сведения

ул. Зеленая, 18 учащихся школы

тел. 243-55-66 до 01.06.2002

Расчетный счет № 0000000000 Светлова 22.05.2002

22.05.2002                  № 34/01

На № от

Администрация техникума сообщает, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:

1.               Лазерные технологии в полиграфии.

2.               Юридический факультет.

Правила приема общие для всех.

Директор техникума П. П. Игнатьев

Матвеева Ольга Ивановна 22.05.2002

313 15 67 № 217

В дело 3-02

Информация

доведена до сведения

на собрании 25.05.2002

В. С. Антонова

26.05.2002

Справочные данные Главному редактору

организации – газеты «Вперед»

отправителя документа г-ну Соколову О. Б.

10.01.2002  № 9

Уважаемый Олег Борисович!

Сообщаем Вам, что заседание главных редакторов переносится на 1 февраля 2002 г. на 15.00. Повестка заседания остается без изменения.

Секретарь Совета Подпись М. Н. Козлов

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ

«ЖЕНЩИНА И УПРАВЛЕНИЕ»

Россия, 193024, Москва, Невский пр., 147, офис 405

Тел (095) 217 75 64, факс (095) 217 16 49

РУКОВОДИТЕЛЯМ

ФИРМ, ПРЕДПРИЯТИЙ, БАНКОВ И СТРАХОВЫХ КОМПАНИЙ

Международный институт «Женщина и управление» предлагает Вашему вниманию и вниманию ваших сотрудников программу:

«ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЙ ПЕРСОНАЛ И ИМИДЖ ФИРМЫ»

Цель программы: формирование положительного имиджа фирмы, приобретение сотрудниками фирмы коммуникативных и этикетных навыков.

Продолжительность курса: 48 часов.

В реализации программы участвуют: психологи, медики, культурологи, визажисты, модельеры.

Всем обучающимся будет предоставлена возможность получить индивидуальные консультации модельеров, визажистов, психологов, врачей.

Учитывая высокую степень профессиональной загрузки персонала Вашей фирмы, место, время и режим проведения занятий могут быть выбраны по согласованию руководства при формировании группы (не более 15 человек).

По окончании обучения слушателям выдается удостоверение Международного института «Женщина и управление» по программе повышения квалификации.

Надеемся на сотрудничество, понимая исключительную актуальность и важность предлагаемой нами тематики в формировании современного стиля работы, который лежит в основе каждой современной фирмы и играет приоритетную роль в повышении конкурентоспособности предприятия в условиях рыночной экономики.

ИМИДЖ ФИРМЫ В ВАШИХ РУКАХ!

Ректор Е. И. Калинина

ИНСТИТУТ Директору ЦНИИ

ТОЧНЫХ ПРИБОРОВ «Прометей»

(справочные данные Угарову К. И.

организации)

30.05.2002      № 87-30

На № 0524/141 от 24.05.2002

Уважаемый господин Угаров!

С удовлетворением подтверждаем получение оборудования для лаборатории.

Специалисты по установке и наладке должны прибыть в институт 8 июня 2002 года.

С уважением

Директор института Подпись С. Г. Воронов

Вам направлена претензия от 02.03.2002 № 8 на переплаченную по вашему счету от 12.02.2002 № 2 сумму в размере 20 000 руб.

Вторично просим перечислить указанную сумму на наш расчетный счет, не дожидаясь принудительного взыскания через суд.

Штамп бланка Директору ПТУ – 18

г-ну Тимофееву В. П.

135427, Москва

ул. Цветочная, 10

17.07.2002  № 35/02

Господин Тимофеев!

Администрация библиотеки просит изготовить 10 (десять) стеллажей для книг. Чертеж и размер прилагаем.

Оплату гарантируем.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Директор библиотеки Подпись В. И. Миронова

Главный бухгалтер Подпись С. В. Антонова

Регистрационный Фабрика «Прогресс»

штамп бланка

223445, г. Омск

ул. Речная, 26

Отдел сбыта

10.04.2002 № 63-02/23

На № от

По заключенному договору от 30.10.2001 Вы были обязаны поставить в 1 квартале 2002 года кожаной фурнитуры на общую сумму 20 000 руб. Фактически ее сдано на сумму 15 000 руб. Таким образом, Вами недопоставлено продукции на сумму 5 000 руб.

Согласно п.2 договора за недопоставку продукции уплачивается неустойка в размере 2% суммы недопоставки, т.е. 100 руб.

Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в госарбитраж.

Заместитель директора Подпись И. О. Фамилия

УПРАВЛЕНИЕ Председателю

СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА акционерного общества «Мир»

(справочная характеристика Иванову П. Н.

организации-адресанта)

03.02.2002  № 45-03

На № 67 от 01.02.2002

О поставках автомобилей

Уважаемый господин Иванов!

Сообщаем Вам, что легковые автомобили будут передаваться в хозяйства в 4 квартале 2002 года, согласно заключенного договора с автозаводом по полученным заявкам.

Начальник отдела снабжения Подпись И. О. Фамилия

Управление Администрация

книжной торговли Невского района

МАГАЗИН № 1 Отдел распределения

жилой площади

СПРАВКА

26.12.2002   № 28

Астрахань

Иванова Татьяна Александровна работает продавцом с 10 апреля 1992 года по настоящее время.

Директор магазина Подпись О. В. Носова

СРОЧНАЯ

МОСКВА МИНПРОМСТРОЙ РФ

СООБЩИТЕ ОТПРАЛЕНИЕ АСТРАХАНПРОМСТРОЮ СТРОЙМАТЕРИАЛОВ СТРОИТЕЛЬСВА ЦЕЛЛЮЛОЗНО-БУМАЖНОГО ЗАВОДА КОТЛАС 4379

СОКОЛОВ

Г. Астрахань, ул. Татищева, 18, Астраханпромтсрой

Генеральный директор Подпись П. Н. Соколов

29.02.2002             Печать

СРОЧНАЯ

ТЮМЕНЬ КОМСОМОЛЬСКАЯ 12 ГЛАВСИБПРОМСТРОЙ ВОЛКОВУ

1578 СООБЩИТЕ ВЫПОЛНЕНИЕ ПЛАНА ВТОРОГО КВАРТАЛА СТРОИТЕЛЬСТВУ НЕФТЕПРЕРАБАЬЫВАЮЩЕГО ЗАВОДА 884

ЗАЙЦЕВ

125456, Москва, Петровка, 14, Минпромстрой

Заместитель министра Подпись А. В. Зайцев

11.08.2002 Печать

КОМИТЕТ ПО ОБРАЗОВАНИЮ Директору лицея

Калинину О. В.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

№ 63

Санкт – Петербург

О прибытии делегации

Делегация представителей учебных заведений г. Брянска прибудет к Вам для ознакомления с программой обучения в лицее гуманитарным предметам 20 марта 2002 г. в 14.00.

Заместитель руководителя

комитета Д. О. Ильина

Передала – секретарь Осипова Приняла – секретарь Павлова

Тел. 223 01 05  тел. 125 06 95

Время передачи 15 час. 25 мин.

Inex-Interexport о.о.о. Генеральному директору

«Инекс+ОУ» газеты «Лидер»

господину Колесову А. И.

07.09.2002 № 127/ОР-03 тел. 238-83-26

На № _______ от __________ факс (095) 238-15-29

О размещении рекламы

АО «Индекс+ОУ»

Уважаемый господин директор!

Мы рады предложить Вашей газете для опубликования следующую рекламу:

Фирма «Инекс+ОУ» производит осеннюю распродажу товаров из Чехии, Словакии, Югославии со складов в Москве со скидкой от 20% до 40%. Вам предлагаются шоколадные изделия, вина, прохладительные напитки, мужская и женская обувь, хрустальные светильники, бытовая электротехника.

Наш адрес: Москва, Колодезный пер., д. 23.

Телефон для оптовых покупателей: (095) 964-31-95

Факс (095) 964-32-15

С уважением

Генеральный директор Подпись Миран Памул

Кутузовский проспект, 17/4, корп.6, тел.: 368-57-84, АКБ «Столичный» р/с 47389667632 к/с 56962397 в РКЦ ГУ ЦКБ РФ г. Москвы МФО 57695680, код 83, телефакс: 576-67-48

01.09.2002 10: 17 FROM: INEX 86730780 ТО: 698329 Р 01/01

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

ЗАКРЫТОГО ТИПА «ПРИБОЙ»

ПРИКАЗ

03.02.2002  № 8-к

г. Астрахань

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ

1.1. Андреева Сергея Петровича, начальником лаборатории 3 с 03.02.2002 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: Заявление Андреева Сергея Петровича от 01.02.2002 с визами.

1.2. Бахматову Ирину Ивановну, бухгалтером с 14.02.2002 с неполным рабочим днем – 6 часов с 9.00, с оплатой труда пропорционально отработанному времени из оклада согласно штатному расписанию.

Основание: Заявление Бахматовой Ирины Ивановны от 28.01.2002.

2. ПЕРЕВЕСТИ

2.1. Рязанцеву Ольгу Святославовну, нормировщицу цеха; мастером этого цеха с окладом 800 тыс. рублей в месяц с 10.02.2002

Основание: Заявление Рязанцевой Ольги Святославовны от 01.02.2002, докладная записка главного инженера.

3. ПРЕДОСТАВИТЬ

3.1. Ершовой Анастасии Васильевне, экономисту ОТиЗ, очередной отпуск с 08.02.2002 по 02.03. 2002 на 24 дня за 2001 год.

Основание: Заявление Ершовой Анастасии Васильевне от 02.03.2002

3.2. Телекову Фариду Амановичу, слесарю цеха 2, учебный отпуск на 15 дней с 10.02.2002 по 24.02.2002 для сдачи экзаменов зимней сессии в институте.

Основание: Заявление Телекова Фарида Амановича, справка-вызов на сессию МФТИ.

Директор завода Подпись М. О. Павлов

Визы: Главного инженера

Начальника ОК

Начальника цеха2

Главного бухгалтера

С приказом ознакомлены:

Подписи, расшифровка (Ф. И. О.)

Дата ознакомления с приказом

лиц, указанных в пунктах

В дело 00-00

Подпись

Дата

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

ЗАКРЫТОГО ТИПА «ПРИБОЙ»

ПРИКАЗ

03.02.2003  № 8-к

г. Астрахань

По личному составу

2. ПЕРЕВЕСТИ

2.1. Рязанцеву Ольгу Святославовну, нормировщицу цеха; мастером этого цеха с окладом 800 тыс. рублей в месяц с 10.02.2002

Основание: Заявление Рязанцевой Ольги Святославовны от 01.02.2002, докладная записка главного инженера.

Директор завода Подпись М. О. Павлов

Верно

Инспектор ОК Подпись И. О. Фамилия

00.00.0000

Принять Филиппова И. И. Директору НИИ АК

старшим инженером Иванову И. В.

с окладом согласно от Филиппова Ивана Ивановича

штатного расписания проживающего по адресу: 414025,

с 16.10.2002 Астрахань, ул. Татищева, 16, корп. 4, кв. 52

Иванов тел. 245 67 85

17.10.2002

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня старшим инженером в лабораторию химического анализа.

10.10.2002

Подпись И. И. Филиппов

Не возражаю

Заведующий лабораторией

Химического анализа

Подпись И. О. Фамилия

00.00.0000

В дело 00-00

Издан приказ № 00

Подпись

Дата

БИБЛИОТЕКА ЗАВОДА Директору завода «Прогресс»

г-ну Орлову Б.В.

 

Резолюция

руководителя

Заявление

Прошу перевести меня в филиал № 3 на должность заведующего библиотекой, в связи с уходом на пенсию Титовой Е. И.

10.08.2002

Подпись В. В. Павлова

В дело 00-00

Подпись

Дата

Директору школы № 45

Соколовой Л. Е.

Заявление

Прошу предоставить отпуск с 14.01.2002 по 24.01.2002 для ухода за больной матерью. Справку из больницы прилагаю.

Лаборант Подпись Ю. В. Козлова

13.01.2002

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

г. Астрахань «___» ______________ 200 г.

АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

(наименование вуза)

именуемый в дальнейшем «ВУЗ», в лице ректора ПИМЕНОВА ЮРИЯ ТИМОФЕЕВИЧА,

действующего на основании Устава АГТУ и коллективного договора

и __________________________________________________________________

именуемый в дальнейшем «работник» заключили договор о нижеследующем

1. «Работник» _________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

принимается в вуз на должность _________________________________

на кафедру (отдел) _____________________________________________

2. «Работник» обязуется: соблюдать требования Устава АГТУ, коллективного договора, должностных инструкций

(перечисляются обязанности)

2.1. Соблюдать правила внутреннего трудового порядка «вуза»

2.2. Своевременно оповещать администрацию вуза (кафедры, отдела) о невозможности по уважительным причинам выполнять обусловленную договором работу

3. «Работник» имеет право: _____________________________________

3.1. Пользоваться оборудованием, лабораториями, источниками информации в порядке, установленном в вузе.

3.2. __________пользоваться всеми правами работника университета__________________

(иные права)

4. Администрация вуза обязуется:

4.1. Создать условия для выполнения обусловленных договором обязанностей.

4.2. Не требовать работ, не предусмотренных договором, служебными инструкциями и должностными обязанностями без согласия «работника».

4.3. Обеспечивать условия по охране труда, предусмотренные действующими нормами и правилами.

4.4. Выплачивать должностной оклад: в соответствие со штатным расписанием (ежемесячно, по графику)

4.5. Предоставить отпуск в количестве ____________________________

(по заявлению, по графику)

4.6. Иные условия договора _____________________________________

5. Срок действия договора с «____» _____________200 г. по «____» ____________200 г.

6. Стороны оставляют за собой право на досрочное расторжение настоящего договора при невыполнении обязательств одной из стороны.

7. В спорных случаях стороны руководствуются ТК РФ.

Настоящий договор является основанием для издания приказа.

РЕКТОР АГТУ «Работник»

___________________________ ___________________________

(подпись) Руководитель подразделения (отдела)

М. П. ___________________________

 (подпись)

Рис. 35. Примерная форма трудового контракта.

Герб ТРУДОВАЯ КНИЖКА

АТ-1 № 25636415

Фамилия Кузнецов___________________________________

Имя Геннадий___________________________________

Отчество _______________________Максимович___________________

Дата рождения __________________28.11.1970____________________

(число,месяц,год)

Образование высшее____________________________________

 (н/среднее, среднее,н/высшее,высшее)

Профессия, специальность экономист____________________________

Дата заполнения «10» сентября 1993 г.____________________________

Подпись владельца книжки _________Кузнецов____________________

М. П. Подпись лица,

ответственного за выдачу

трудовых книжек

Лебедев__________________________________________________

разборчиво

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ за- пи си	Дата			Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	число	месяц	год
1	2			3	4
15 16 17	18 03 13	05 11 03	1989 1991 2000	Фирма «Агат» Принят экономистом в коммерческий отдел Переведен на должность заместителя заведующего коммерческим отделом Уволен по собственному желанию, ст. 301 КЗОТ Российской Федерации Инспектор по кадрам печать	Пр. № 18-к от 15.05.89. Пр. № 37-к от 29.10.1991 Пр. № 9-к от 09.03.2000 Личная подпись

АВТОБИОГРАФИЯ

(фамилия, имя, отчество)

Автобиография составляется по произвольной форме, собственноручно, без помарок и исправлений. В автобиографии обязательно осветить в описательной форме год и место рождения и в какой семье, когда и в каких учебных заведениях учились, какое получили образование и специальность: указать, когда, где и в какой должности работали, причины перехода с должности на должность. Дать краткие сведения о Ваших ближайших родственниках (муже, жене, детях, родителях). Находились ли Вы под судом или следствием, где, когда, за что. Ваш домашний адрес.

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Писать разборчиво, аккуратно, чернилами

РЕЗЮМЕ

22.12.2002

Джоржанова Радмила Кожамберлиевна

Ассистент кафедры «Информатика»

414025, Астрахань

ул. Татищева,16, общ. № 4., кв. 527

тел. 24 –14 –12

Дата рождения: 08. 01. 1984

Цель: получение должности старшего преподавателя кафедры «Информатика»

Образование:

2002 – настоящее время

Астраханский Государственный технический университет по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

1991 – 2001

Средняя школа с. Семибугры Камызякского района Астраханской области

Трудовая деятельность:

2002 – настоящее время

Кафедра «Информатика». Ассистент кафедры.

Специальные знания:

Владею английским языком со словарем.

Опыт работы на компьютере.

Закончила курсы секретаря – референта.

Семейное положение:

Не замужем.

Подпись Р.К. Джоржанова

[1] ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандартом России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р».

[2] Формат (от лат. – придаю форму) – размер страницы, книги, листа, карточки и т.п. Максимальный размер изделия, которое может быть получено или обработано на той или иной машине.

[3] Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97, с. 10.

[4] Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97, с. 10.

[5] ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандарта России «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

[6] ISO 8601:1988 Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Проставление дат и времени.

[7] Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. – М.: ВНИИДАД, с.14.

[8] Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1996 г. № 1239 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

[9] ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандарта России «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

[10] Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.01.95 № 24-ФЗ.

[11] ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандарта России «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

[12] Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Научная книга, 1998, с.44-47.