Планування особистої роботи менеджера

РЕФЕРАТ

Спеціальність: Економіка та підприємництво

Дисципліна: Організація праці менеджера

Тема:

Планування особистої роботи менеджера

Харків 2009

Зміст

Вступ

1.   Час – найцінніший ресурс в роботі менеджера

2.   Складові планування

3.   Практичне значення планування особистої роботи менеджера

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

У повсякденному житті менеджер повинен виконувати безліч робіт, які визначаються функціональними обов’язками, зумовленими посадою, різними життєвими ситуаціями. Це вимагає здійснення планування року, півріччя, місяця, тижня, дня. Найскладніше розробляти план дня, що пов’язано з необхідністю врахування обсягу діяльності, яка підлягає виконанню, відповідно до плану досягнення життєвих цілей, заходів і робіт інших сфер життя люди-ни, непрогнозованих раніше ситуацій, що потребують часу, а також дефіци том часу.

При плануванні скорочується час на виконання посадових обов’язків, організується цілеспрямована діяльність, зменшуються шанси бути захопле ним поточними подіями.

Планування особистої роботи – складний і багатогранний процес, в якому необхідно комплексно вирішувати багато завдань, здійснювати великий обсяг розрахунків і прогнозувати обстановку. Велику роль у плануванні особистої роботи відіграє правильна організація планування. На результативність планування керівника впливає грамотне використання апарату управління.

1. Час – найцінніший ресурс в роботі менеджера

Важливою якістю менеджера є вміння реагувати на зміни, які відбуваються на підприємстві і поза ним, часто за умов дефіциту інформації і часу. У зв’язку з цим виникає небезпека помилковості рішень. Менеджери діють за умов, коли вони весь час відчувають тиск власників, вищих менеджерів, підлеглих, споживачів, ділових партнерів. Як наслідок, чимало менеджерів зазнають стресів, що негативно позначається на ефективності їхньої праці.

Причиною незадовільної роботи багатьох менеджерів, особливо початківців, є невміння розпоряджатися часом. Такі менеджери прагнуть виконати усі завдання самостійно, встигнути на усі наради, прийняти всіх відвідувачів, глибоко вникнути в усі питання діяльності підприємства. Вони приїздять на роботу першими і їдуть з неї останніми. При цьому чимало справ залишаються невиконаними. Менеджер, який не вміє розпоряджатися часом, нездатний побачити перспективу за безліччю повсякденних турбот. Врешті ефективність його праці мінімальна, виникає відчуття незадоволення собою, підлеглими, невпевненість у власних силах. Причиною цього є невміння планувати роботу.

Для менеджера, що має недолік часу на вирішення виробничих, фінансових, соціальних та інших проблем, характерні:

-           безплановість у використанні робочого часу і слабке опрацювання ключових сфер діяльності;

-           нервозність, поспіх у діях;

-           нетерплячість у прийнятті рішень і ц відносинах з рівними за рангом і з підлеглими;

-           відсутність порядку на робочому місці;

-           надмірність і безсистемність роботи з документами і кореспонденцією, що надходить;

-           недостатній рівень розподілу управлінської праці в підрозділах і низький ступінь делегування функцій і відповідальності підлеглим;

-           використання принципу “що не встиг на роботі – дороблю вдома”.

Вітчизняні дослідження, в ході яких визначалися основні причини пе-ревантаження менеджерів вищого і середнього рівнів і причини неефективно-го використання робочого часу, показали такі результати:

-           недостатня кваліфікація управлінського персоналу – 66%;

-           невпорядкованість інформації – 50%;

-           низький рівень механізації праці в управлінні – 50%;

-           неорганізованість виробничих процесів – 32%;

-           нечіткий розподіл прав і обов’язків – 30%;

-           велика кількість нарад – 28%.

Аналіз використання робочого часу вітчизняними менеджерами свідчить про наступне: тривалість робочого часу перевищує норму на 3 години, а корисна зайнятість при цьому складає всього 5-6 годин; заступники директора “перепрацьовують” по 2-3 години, а корисна зайнятість відповідно складає 5-6 годин. Менеджери підрозділів використовують час приблизно так само, як і головні фахівці. Коли йдеться про корисну зайнятість, то мається на увазі перелік робіт, видів діяльності, прийняття рішень, що входять у компетенцію тільки цих менеджерів.

Особливості часу як ресурсу: незворотність, неможливість купівлі та зберігання, заміни або збільшення обсягу (обмеженість).

Таким чином, час – один з ресурсів, який не відновлюється. Брак часу на виконання поставлених завдань призводить до штучного подовження ро-бочого дня, нераціонального його використання. Брак часу – це результат відсутності чіткості, плановості та організованості роботи менеджерів. Встановлено, що непередбачена трихвилинна телефонна розмова нерідко призводить до втрати 15-20 хвилин, необхідних для того, щоб знову зосередитись і відновити початкову працездатність.

Уміння ощадливо і раціонально використовувати робочий час, постійно удосконалювати процес його планування – ознака організованого менеджера. Під плануванням робочого часу досить часто розуміють простий перелік поточних справ на наступний день. Зважаючи лише на перелік робіт і не знаючи їх тривалості, на практиці, у кращому випадку, обмежуються спробою оцінити обсяг майбутньої зайнятості без аналізу бюджету часу. Але урахування витрат робочого часу з усіх видів робіт дає можливість одержати повну картину завантаження. Планувати особистий робочий час менеджера необхідно так само, як і всі інші види діяльності підприємства та його ресурси.

Планування покликане забезпечити раціональне використання найціннішого ресурсу – часу. Чим краще розподілений (спланований) час, тим краще він може бути використаний в особистих і професійних інтересах менеджера. Планування як складова частина раціональної організації особистої роботи менеджера означає підготовку до реалізації її цілей і структурування часу. Планування щоденної роботи, середньо- і довгострокових завдань і результатів дозволяє не тільки раціонально використовувати час, але й досягти успіху і бути впевненим у собі.

Аналогічно тому, як підприємство планує стратегію своєї діяльності, кожна людина повинна думати про майбутнє і не піддаватися перебігу подій. Головна перевага планування полягає в тому, що воно приводить до значної економії часу в цілому.

Існує оптимум витрат часу на планування, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день). Такий оптимум має складати не більше 1%.

Успішна діяльність підприємства можлива лише за умови, що планування у ньому здійснюється цілеспрямовано. Проте керівництво багатьох підприємств через зайву самовпевненість не приділяє належної уваги розробці плану і тому змушене вдаватися до “вольового” управління, що призводить до аврального режиму роботи і, в кінцевому рахунку, - до заниженої якості результату. Цілі таких менеджерів, як правило, змінюються щоденно, і їхній спосіб роботи яскраво демонструє, як не потрібно реалізовувати план.

Якщо є впевненість, що задача є добре вивченою і достатньо простою для того, щоб можна було її вирішити без застосування формальних методів планування, то ця обставина виправдовує прагнення заощадити час на плануванні та використати його для організації і координації. Тому деякі підприємства можуть досягти певного рівня успіху, не докладаючи значних зусиль на формальне планування. Більш того, саме лише планування і сам план не гарантують успіху. Проте формальне планування може створити ряд цінних і істотних чинників для успіху підприємства.