Поняття, єство і типи ділових нарад

Зміст

Введення......................................................................................................... 3

Розділ 1. Етапи і мета підготовки керівника до ділової наради............... 5

1.1 Поняття, єство і типи ділових нарад..................................................... 5

1.2 Підготовка наради................................................................................... 7

1.2.1 Формування порядку денного............................................................ 8

1.2.2 Визначення складу учасників наради............................................. 10

1.2.3 Підготовка документів для проведення наради............................. 11

1.2.4 Вибір і підготовка приміщення для наради...................................... 13

Розділ 2. Підготовка керівника в ріелтерскої компанії "Центр нерухомості" до ділової наради........................................................................................................... 15

2.1 Характеристика ріелтерскої компанії "Центр нерухомості"............. 15

2.2 Підготовка і планування нарад керівником ріелтерскої компанії "Центр нерухомості"................................................................................................ 16

Розділ 3. Заходи щодо вдосконалення процесу по підготовці керівника до ділової наради в ріелтерскої компанії "Центр нерухомості"................................ 20

Висновок...................................................................................................... 24

Введення

Окрім ділових бесід і комерційних переговорів в підприємницькій практиці широко поширені ділові наради, які є способом відкритого колективного обговорення тих або інших питань. Форми такого обговорення дуже різноманітні. Це з'їзди, конференції, симпозіуми, збори, засідання, семінари. Рішення, що приймаються на цих заходах, звичайно ефективно тих, що приймаються вузьким довкола управлінців. Суть ділової наради полягає в тому, щоб забезпечити вільну дискусію і виробити загальне рішення на основі обліку самих різних думок.

В багатьох організаціях однією з самих обговорюваних проблем є проблема підготовки і проведення нарад. Відсутність належної підготовки керівника до наради приводить до даремної витрати ресурсів і може стати причиною демотивації співробітників, що, у свою чергу, негативно позначиться на ефективності їх праці, тому ця тім'я дуже актуальна.

Недостатньо добре підготовлені і погано проведені наради, скликані з кожного приводу, завдають великої шкоди, оскільки на них затрачується дорогий час, відриваючи людей від основної роботи.

В загальному вигляді підготовка до проведення наради включає наступні дії: визначення тематики, формування порядку денний, визначення задач збору і його загальної тривалості, дати і часу початку, складу учасників, зразкового регламенту роботи.

Метою даної курсової роботи є аналіз підготовки керівника до ділової наради в ріелтерської компанії "Центр нерухомості" і розробка заходів щодо її вдосконалення.

Для досягнення даної мети були поставлені задачі:

Розглянути поняття, єство і типи ділових нарад;

Розібрати процес підготовки наради: формування повістки дня, визначення складу учасників наради, підготовки необхідних документів, вибору приміщення для наради;

Дати характеристику компанії "Центр нерухомості";

Оцінити підготовку і планування нарад керівником ріелтерскої компанії "Центр нерухомості";

Розробити заходи щодо вдосконалення процесу по підготовці керівника до ділової наради в компанії "Центр нерухомості".

Об'єктом дослідження виступає ріелтерска компанії "Центр нерухомості".

Предметом дослідження даної курсової роботи є підготовка керівника компанії "Центр нерухомості" до ділових нарад.

Розділ 1. Етапи і мета підготовки керівника до ділової наради 1.1 Поняття, єство і типи ділових нарад

Ділові зустрічі (наради) - одна з найважливіших форм управлінської діяльності. Під час наради відбувається обмін інформацією між підлеглими і керівником, ухвалюються управлінські рішення.

Як свідчить досвід, ділові наради далеко не завжди приносять належний ефект через те, що багато керівників неясно уявляють собі технологію їх організації і проведення.

Ділова нарада - спосіб залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень з актуальних і найскладніших питань, що виникають на підприємстві. Процес управління в цьому відношенні зводиться до трьох основних стадій:

збір і переробка інформації;

координація діяльності всіх служб фірми і всіх співробітників;

ухвалення рішення.

Окрім свого прямого призначення, кожна раціонально організована нарада вирішує і важливу учбово-виховну задачу. На нараді співробітники вчаться працювати в колективі, комплексно підходити до рішення загальних задач, Досягати компромісів, придбавають культуру спілкування і т.п.

Для деяких співробітників перебування на діловій нараді - єдина можливість бачити і чути керівників вищих рівнів управління. Крім того, на діловій нараді керівнику надається можливість показати свій талант менеджера.

Таким чином, управлінські дії керівника доповнюються колективними засіданнями (нарадами), на яких розв'язуються повсякденні ділові питання і проблеми.

Різновидами наради є:

симпозіум - розширена нарада із спеціального наукового питання;

конференція - розширена нарада, наприклад, в середовищі вчених, політичних діячів;

конгрес, з'їзд - нарада широкого складу, як правило, регіонального, загальноросійського або міжнародного масштабу.

В рамках конкретного підприємства залежно від основної задачі виділяють наступні види нарад:

оперативне;

інструктивне;

проблемне.

В основу класифікації нарад можуть бути встановлений і інші критерії, наприклад, періодичність: планові, позапланові.

Крім того, по характеру проведення наради розділяються на наступні типи:

диктаторське - властиво авторитарному типу управління, коли нарада веде і володіє фактичним правом голосу тільки керівник, решті учасників надається лише можливість задавати питання, але ніяк не виказувати власну думку;

автократичне - грунтується на питаннях керівника до учасників і їх відповідях на них, як правило, відсутні дискусії, можливий лише діалог;

сегрегативне - доклад обговорюють лише вибрані керівником учасники, інші слухають і приймають до відома представлену інформацію;

дискусійне - вільний обмін думками і вироблення загального рішення; право ухвалювати рішення в остаточному формулюванні залишається за керівником;

вільне - на ньому не приймається чіткий порядок денний, іноді відсутній і голова, іноді закінчується ухваленням рішення, але в основному зводиться до обміну думками.

Збираючись разом, учасники наради мають нагоду виказати свою точку зору по обговорюваних темах, довести інформацію, якої вони володіють, до всіх учасників наради, обговорити спірні питання, розглянути альтернативні варіанти рішень. Адже не дарма говорять, що в суперечці народжується істина.

Але нарада є дорогим заходом. Слід пам'ятати, що якщо в організації щодня проходить годинна нарада з вісьма учасниками, це означає, що один співробітник одержує зарплату тільки за участь в нарадах. Нараду не можна розглядати як спосіб інформування співробітників, воно є оптимальним засобом оцінки і ухвалення рішень. Колективно ухвалене рішення має більшу вагу, ніж одноосібне. Тому нарада ідеально там, де необхідна участь команди в обговоренні проблеми і пошуку рішень, де необхідний розгляд різних точок зору.

1.2 Підготовка наради

Успіх наради на 90% залежить від якості його підготовки. Будь-хто, навіть найкоротша нарада, від попереднього опрацьовування тільки виграє.

Керівник, відповідальний за підготовку заходу, перш за все, повинен визначити:

мета наради;

основні питання для обговорення;

склад учасників;

місце, час і форму проведення.

Відзначимо, що у ряді організацій існує певний порядок проведення нарад, який може бути закріплений в спеціальному Регламенті. В цьому випадку задача значно спрощується.

Якщо в підготовці наради беруть участь декількох чоловік, то, як правило, на підприємстві видається наказ про проведення наради, в якій визначається склад робочої групи і план його підготовки.

1.2.1 Формування порядку денний

Складання порядку денний є задачею керівника, але її документальне оформлення лягає на плечі секретаря.

Порядок денний складається тільки після визначення мети наради. При цьому мета повинна бути чітко сформульований, мати логічну завершеність і однозначне тлумачення. До порядку денного слід включати невелику кількість питань, щоб можна було докладно обговорити їх на нараді. Але, на жаль, ця вимога не завжди виконується і порядок денний перенавантажують, що позбавляє можливості підготувати і обговорити всі питання досконально. Тут діє принцип "краще менше, так краще". Тому завжди необхідно прагнути позбутися другорядних питань, які можна вирішити зовні наради.

Порядок денний звичайно складається у письмовій формі. Звичайно, наради можуть проводитися і без наперед заготовленого списку питань, але в цьому випадку вони повинні хоча б в усній формі доводитися до зведення учасників зустрічі. Думаю, ніхто не стане сперечатися з тим, що написаний порядок денний є більш ефективною формою і дозволяє кожному зосередитися на тому, що необхідно зробити: до наради, під час наради і після нього. Вона є планом проведення заходу. Наради без неї дуже часто перетворюються на обговорення загального характеру, учасники яких не зосереджуватися на ключових питаннях. Багатьом свідкам непідготовлених нарад не раз доводилося стикатися з такою ситуацією, коли хто-небудь терміново запрошував інформацію у своїх підлеглих, а інші були вимушені втрачати час на очікування. Такі недоліки негативно впливають на ритм проведення обговорення, а отже, і на його ефективність.

З приводу того, як слід розташовувати питання на порядку денному, існують два діаметрально протилежних думки.

Відповідно до першої точки зору питання слід розташовувати в порядку їх важливості і складності. Аргументи тут наступні: на початку наради співробітники є більш активними, вони ще не втомилися і, отже, найважливіші і складні питання краще обговорювати на початку.

Прихильники другої точки зору вважають, що питання, які вимагають розширеного обговорення і опрацьовування, краще всього розглядати в другій третині збору, коли фізична і розумова працездатність учасників досягає піку. Поточні питання, що не вимагають багато часу, можна вирішити в першу чергу, а на кінець залишити найлегші питання, цікаві і приємні справи.

Коли основна робота виконана і увага аудиторії слабшає, можна перейти до обговорення більш цікавих питань, що не вимагають напруги (в останній третині наради), наприклад, про організацію корпоративного заходу на честь ювілею фірми або про результати участі у виставці.

За час підготовки наради в результаті отримання більш достовірної і оперативної інформації пріоритети можуть мінятися неодноразово. Те, що було актуальне всього кілька годин тому, може стати зроблений нецікавим. Тому ніколи не слід розглядати затверджений порядок робочої наради денний як щось непорушне. На цей випадок можна рекомендувати розробити процедуру коректування повістки після її твердження, що повинне знайти своє віддзеркалення в Регламенті по проведенню нарад.

Складений порядок денний затверджується керівником. Але на практиці досить часто використовується і спрощена форма. Вона не має грифа твердження (зустрічаються навіть варіанти оформлення без підпису відповідального виконавця), але саме такі форми повісток є найпоширенішими. Перша форма більш інформативна, містить відомості про місце, дату проведення і учасників наради, має гриф твердження. Тому можна рекомендувати використовувати її для найважливіших нарад, а для проведення робітників і оперативних порядок денний може підписати і секретар після попереднього усного обговорення з головою. Порядок оформлення порядку денний закріплюється в Регламенті по проведенню нарад, якщо такий на підприємстві є.

1.2.2 Визначення складу учасників наради

Після визначення мети наради і круга питань, які будуть на ньому обговорюватися, можна перейти до вибору кандидатур учасників. На нараду слід запрошувати співробітників:

які ухвалюють ключові рішення з питань, винесених на обговорення (їх думка може бути вирішальною);

які відповідно до своїх службових обов'язків володіють певною інформацією з даних питань;

які по роду своєї діяльності повинні бути ознайомлений з інформацією, представленою на нараді;

які організовуватимуть виконання рішень наради.

Слід запрошувати людей, здатних озвучити різні точки зору і одночасно готових до плідної взаємодії.

Корисність збору обернено пропорційна числу його учасників. Рекомендоване психологами кількість для внутрішньої ділової наради - від 6 до 9 чоловік, це забезпечує високу продуктивність, люди не втрачаються в масі, і таку групу легше контролювати. На практиці наради проводяться і в менших, і у великих групах, кожна їх має свої переваги і недоліки.

До порядку денний може бути прикладений список запрошених з вказівкою їх посад. Так поступають при організації крупних нарад, на яких присутня велика кількість учасників. Це активно практикується у федеральних органах виконавської влади. В комерційних же організаціях учасників наради і запрошених краще вносити до порядку денного наради.

В крупних установах до нарад з найважливіших питань складається довідка по їх істоті, в якій указується причина і мета постановки питання на обговорення. Разом з довідкою може бути запропонований проект рішення.

Якщо в нараді бере участь велика кількість людей, керівників філіалів, дочірніх компаній або представників сторонніх організацій, то розсилаються запрошення (сповіщення) на нараду. Як правило, такий документ складається з:

обіг;

інформації про дату, місці і часі проведення;

порядки денний;

пропозиції взяти участь;

прохання про підтвердження участі в нараді.

Запрошення (сповіщення) підписують осіб, що відповідають за підготовку заходу.

Від виду наради залежить і вид документа, який повинен бути розісланий учасникам. Як правило, це:

запрошення (сповіщення) про проведення наради, оформлене на фірмовому бланку організації, або

порядок денний в тій формі, яка прийнята на підприємстві.

Порядок денний повинен розсилатися за декілька днів до початку заходу (звичайно за 3–5 днів), щоб у його учасників була можливість підготуватися. До неї прикладаються матеріали, що підлягають обговоренню (проекти докладів з кожного питання, інформаційні матеріали, представлені відповідальними виконавцями). Така супровідна документація може бути розісланий пізніше - за 1–2 дні до зустрічі. В цьому випадку слід враховувати реальне співвідношення об'єму інформації, з яким необхідно ознайомитися, і часу, що залишився.

Організаторам наради потрібно не тільки розіслати запрошення (або порядки денний) учасникам, але і підтримувати зворотний зв'язок. Слід уточнити, чи зможуть вони бути присутній, чи необхідна їм наявність технічних засобів.

1.2.3 Підготовка документів для проведення наради

Перед розсилкою учасникам матеріалів, які обговорюватимуться на нараді, слід звернути увагу на їх оформлення.

Так, 10–15 сторінок суцільного тексту, набраного дрібним шрифтом, ніхто читати не буде. Тому не варто економити на своїх співробітниках і використовувати оптимальний розмір шрифту - 12. Більш дрібний текст можна використовувати, наприклад, для посторінкових виносок. Виділяти фрагменти тексту краще різними зображеннями (курсивом, жирним) або підкресленням.

Головне, щоб вибрана логіка форматування матеріалу не порушувалася в межах одного документа, і бажано, щоб вона дотримувалася (хай навіть з невеликими відступами) в межах всього комплекту матеріалів.

Виступи учасників можуть підкріплюватися письмовими докладами. Відзначимо, що доклад є одним з найдовших ділових документів. Його написання відноситься до навиків, необхідних для успішної кар'єри. Тому можна дати декілька основоположних рекомендацій по складанню тексту докладу. Він повинен бути:

коротким, наскільки дозволяє зміст і мету;

зрозумілим (простим, а не заплутаним);

логічним;

структурованим.

Дуже часто мета написання докладу полягає в тому, щоб зробити на читачів певний вплив: переконати їх прийняти певну точку зору, змінити власну думку або зробити конкретні дії. Доклад повинен бути адресований наперед обкресленій групі, містити переконливі аргументи і передбачати можливі заперечення.

Крім докладів, до наради готуються інформаційні матеріали, які використовують виступаючі. Існує велика кількість наочних засобів. Наприклад, два прості графіки можуть бути ефективно одного складного, причому їх легше і швидше побудувати. Сучасна комп'ютерна техніка дозволяє включати в доклад безліч графічних зображень аж до кольорових ілюстрацій.

1.2.4 Вибір і підготовка приміщення для наради

Приміщення, призначене для проведення наради, повинне бути наперед підготовлено.

Його потрібно провітрити або за декілька годин включити систему кондиціонування.

Стільці слід акуратно розставити, а їх кількість повинна бути на 1–2 більше, ніж заплановане число учасників і запрошених. Адже під час обговорення може терміново знадобитися запросити кого-небудь із співробітників. Тоді їм буде куди сісти.

На столах повинні бути письмові обладнання (ручки, олівці і листи паперу формату А4 або зручні блокноти А5 або більшого формату). Вітається використовування канцтоварів з фірмовою символікою.

На столах розміщується мінеральна вода і стакани, які ставляться вверх дном на серветки, а їх кількість повинна бути на 1–2 більше, ніж присутніх.

Якщо для наочності використовуються маркерні дошки, необхідно передбачити наявність декількох різнокольорових маркерів, а також наперед просочити так звану "пралку спеціальною рідиною".

У разі використовування технічних засобів їх необхідно встановити наперед, ознайомитися з правилами експлуатації і перевірити працездатність, обов'язково слід передбачити можливість підключення ноутбуків. При використовуванні слайдів необхідно забезпечити їх наявність на нараді, розмістити проекційний екран так, щоб його було видне всім присутнім.

Може бути потрібно і більш екзотичне устаткування. Наприклад, на харчових підприємствах можливо проведення дегустації якого-небудь продукту і порівняння його з продуктами конкурентів. В цьому випадку необхідно передбачити наявність одноразового посуду для кожного учасника.

В деяких компаніях в цілях безпеки не дозволяється приносити на наради мобільні телефони. В цьому випадку слід передбачити можливість їх зберігання у секретаря керівника.

Розділ 2. Підготовка керівника в ріелтерскої компанії "Центр нерухомості" до ділової наради 2.1 Характеристика ріелтерскої компанії "Центр нерухомості"

Компанія "Центр нерухомості" працює на ринку Самари нерухомості більше 7 років. За цей час компанія міцно завоювала одну з лідируючих позицій. Колектив компанії "Центр нерухомості" - це висококваліфіковані співробітники, досвід і професіоналізм яких гарантує високу якість послуг. В даний час в місті працює шість представництв компанії. Стратегічний план розвитку компанії передбачає відкриття нових представництв. Система управління компанії збудована таким чином, що відбувається постійна взаємодія всіх структурних підрозділів здійснюється повний контроль за діями співробітників в кожному офісі.

Компанія "Центр нерухомості" входить до складу Російської гільдії ріелторів і Поволзької гільдії ріелторів, строго дотримує кодекс професійної етики. Якість послуг компанії "Центр нерухомості" підтверджена Сертифікатом відповідності, видаваним Російською гільдією ріелторів. Володарем такого документа є тільки 7 компаній в Самарі і 3 - в Тольятті. Професійна відповідальність компанії "Центр нерухомості" застрахована. Якщо клієнт цінує чіткість і ясність в питаннях, що стосуються покупки або продажу нерухомості, якщо набір вимог до якості послуг і чистоти операції високі, то "Центр нерухомості" - сама гідна компанія. Кожний об'єкт нерухомості, що знаходиться в управлінні компанії "Центр нерухомості", проходить перевірку юридичної чистоти.

Один з найважливіших принципів роботи компанії "Центр нерухомості" - це турбота про інтереси клієнтів. Саме тому більше половини клієнтів - це ті, хто звертається по рекомендаціях друзів і знайомих або ті, хто звертався раніше. "Оперативність, уміння вирішувати найскладніші задачі, пошана до клієнтів" - це відгуки більшості людей, що скористалися послугами фахівців компанії.

2.2 Підготовка і планування нарад керівником ріелтерскої компанії "Центр нерухомості"

В процесі управління компанії "Центр нерухомості" часто доводиться стикатися з такими задачами, рішення яких неможливе без залучення багатьох фахівців, обміну думками і інформацією по виникаючих проблемах. Обговорення таких питань проводиться на нарадах.

Оскільки в ухваленні рішень задіяно багато працівників, такий вид управлінської діяльності є найдорожчим. Вартість наради складається із заробітку всіх його учасників, заробітку готуючих і обслуговуючих його працівників, витрат на відрядження, витрат на орендувати приміщення, апаратуру і інших невигідних витрат.

Причини порожньої витрати часу і засобів частіше за все полягають "попросту в тому, що багато нарад незадовільно підготовлено і організовано, невміло проведені і незадовільно підсумовані".

Тому нарада повинна бути підготовлений керівником компанії "Центр нерухомості" особливо ретельно з детальним опрацьовуванням всіх організаційно-технічних заходів, як по організації, так і його проведенню.

В ріелтерської компанії "Центр нерухомості" нараді проходять не частіше, ніж 2 рази на місяць, в головному офісі, в компанії існує регламент проведення засідань, де визначена періодичність засідань і всі процедури підготовки і проведення з вказівкою посадовців, що відповідають за кожну процедуру.

Починається робота по підготовці наради з вказівки керівника про необхідність його проведення, що виносяться на нього питаннях і передбачуваних учасниках, час і місце проведення.

Призначається звичайно нарада керівником компанії "Центр нерухомості" на початок робочого дня, щоб не розбивати робочий день, ритм роботи, не примушувати людей перемикатися з одного виду діяльності на іншій. Крім того, керівник повинен відразу обдумати місце проведення наради. Оперативні наради з невеликою кількістю учасників часто проводяться в кабінеті у керівника. Якщо нарада дуже важлива і з великим числом учасником, то воно проводиться в спеціальному приймальному залі головного корпусу компанії "Центр нерухомості".

Керівника визначає порядок денний. Порядок денний - це перший документ, який складається при підготовці наради.

На порядку денному керівник указує питання, що виносяться на обговорення, прізвища, ініціали і посаду осіб, що докладають кожне питання.

Список учасників - це другий документ, який готується до наради.

В компанії "Центр нерухомості" на наради запрошуються тільки ті, без кого не можна обійтися. Це працівники, яких безпосередньо торкаються дані питання, і виконавці рішень або співробітники, що мають свій в розпорядженні спеціальні знання або мають досвід в рішенні аналогічних проблем.

Чіткої організації роботи в компанії "Центр нерухомості" сприяє складання керівником списку по певній формі, в якій наперед можна передбачити всі відомості, необхідні згодом для контролю за ходом підготовки і проведення наради.

При необхідності список можна доповнювати іншими питаннями. Коли керівником визначений порядок, список учасників, час і місце проведення наради денний, всі ці дані передаються секретарю, який повинен буде оповістити всіх учасників. Сповіщення учасників наради проводиться завчасно, щоб вони могли спланувати свій робочий день, перенести при необхідності справи, підготуватися до наради. В процесі сповіщення одночасно уточнюється і список учасників наради. В компанії "Центр нерухомості" сповіщення всіх учасників проходить по телефону.

Для успішного проведення наради в компанії "Центр нерухомості" велике значення має своєчасна підготовка, розмноження і розсилка учасникам документів, намічених для обговорення. До таких документів, перш за все, відносяться доклади або повідомлення основного керівника або іншого доповідача.

В компанії "Центр нерухомості" великі доклади практично не зачитуються. Учасникам наради роздають їх текст і, тому керівник в обмежені тимчасові рамки підкреслює лише самі основні положення свого виступу. Крім того, наперед готуються і розмножуються інформаційно-довідкові документи, що дозволяють глибше вникнути в дане питання - звіти, таблиці, графіки, довідки, економічні розрахунки, плани, огляди і т.д.

Керівнику компанії "Центр нерухомості" крім підготовки наради необхідно зібрати і проаналізувати необхідну інформацію для виступу, який він припускає зробити.

Найважливіше місце в підготовці наради в компанії "Центр нерухомості" займає складання проекту рішення з обговорюваного питання або проектів підсумкових документів. Саме для ухвалення цих рішень і затвердження підсумкових документів і збирається нарада. Наявність проектів дозволяє глибше вникнути в документи, внести правки, оперативно їх обговорити. Керівник зобов'язаний запитати проекти рішень від співробітників, що готують питання, і організувати їх оформлення.

Готуючи нараду, керівник компанії "Центр нерухомості" з'ясовує фінансові витрати, необхідні для його проведення: орендувати приміщення і демонстраційних засобів, покупка канцелярських обладнань, кольорів, води, організація кави-паузи і т.д. Розмноження інформаційних матеріалів для учасників наради також може бути істотною статтею витрати.

На підготовчому етапі керівник визначає загальний об'єм робіт під час обслуговування наради і у разі потреби вносить пропозицію про створення робочої групи по підготовці наради. Ретельно обмірковується склад групи, хто із співробітників яку роботу повинен виконати, в який час кожний з них буде задіяний в обслуговуванні наради: зустріч, реєстрація, організація кави-паузи, покупка канцелярських обладнань, води і кольорів, технічне обслуговування наради і т.д.

Для великих нарад, особливо з участю іногородніх може бути продуманий культурна програма: відвідини театрів, виставок, музеїв, екскурсії по місту, пам'ятним місцям і т.п. Програма розписується по днях наради, а кількість учасників кожного пропонованого заходу уточнюватиметься в день реєстрації. Звичайно за культурну програму відповідає спеціально виділений співробітник. Можна культурну програму запропонувати шляхом запрошення в день реєстрації виїзних театральних касирів і розвішуванням музейно-виставкових плакатів-реклам, що також треба спланувати наперед.

Таким чином, при підготовці керівника до наради в компанії "Центр нерухомості" можна виділити питання:

1 Вироблення порядку денний, визначення круга учасників і часу наради;

2 Визначення місця наради (вибір приміщення);

3 Сповіщення учасників наради:

А) складання запрошення;

Б) передача запрошення.

4 Уточнення списку учасників;

5 Підготовка матеріалів для розгляду на нараді:

А) основного повідомлення;

Б) довідково-інформаційних матеріалів;

В) проекту рішення.

6 Організація робочої групи наради і розподіл обов'язків;

7 Визначення фінансових витрат;

8 Проведення організаційних заходів;

9 Перевірка готовності приміщення (кількість місць і технічна оснащеність).

Приступаючи до підготовки наради, керівник має такий перелік під рукою, щоб не упустити яку-небудь деталь.

Розділ 3. Заходи щодо вдосконалення процесу по підготовці керівника до ділової наради в ріелтерскої компанії "Центр нерухомості"

Нарада – цей відповідальний комунікативний напрям, від уміння організувати яке залежить результат командної роботи, наради є найважливішим інструментом управління компанією. Якщо керівник хоча б раз проводив нараду, то він знає, наскільки складно не просто донести до співбесідників свої ідеї, але і добитися того, щоб після закінчення наради досягнуті домовленості і поставлені задачі не були прибрані в довгий ящик. Навіть досвідчені керівники іноді зустрічаються з необхідністю вдосконалення своїх навиків, щоб добиватися більшої результативності від роботи підлеглих. І чим глобальніші задачі, поставлені перед компанією, тим актуальніше стає питання про підвищення ефективності підготовки нарад.

Про підготовку до проведення нарад і участі в них написано немало. Але завжди є нюанси, які практично неможливо врахувати наперед. Звичайно, підготувати всі необхідні документи, підібрати необхідні аргументи для обгрунтовування своєї позиції, постаратися заздалегідь поспілкуватися з учасниками наради, з'ясувати їх думку з питань порядку денний, зрозуміти ступінь привабливості позиції для них, переконливо донести до їх свідомості свою точку зору - все це потрібно виконати якомога більш ретельно. Але є ще і прийоми роботи з ірраціональним знанням, які можна використовувати для індивідуальної підготовки. Назви прийомів не є чимось абсолютним, і цілком можливо, що пізніше придумано щось трохи краще в цьому значенні.

Напередодні важливої наради або за декілька годин до нього керівнику компанії "Центр нерухомості" бажано вибрати час, декілька хвилин, щоб ніхто не турбував, і провести майбутню нараду в думках. Представити в своїй уяві дискусії, які можуть розвернутися по ходу наради, і прийняти участь в уявних діалогах, граючи одночасно ролі всіх учасників. Це допоможе відчути слабі місця своєї позиції, відшліфувати власне аргументування, якоюсь мірою пережити можливі повороти дискусій і підготуватися до них. Найцікавіше полягає в тому, що в подібному "бою з тінями" в свідомості нерідко спливає інформація про можливі аргументи як своїх, так і навіть про аргументи інших учасників наради, яка раніше навіть не усвідомлювалася і тому не бралася до уваги. Прийом дуже нагадує мозковий штурм в індивідуальному виконанні. Але в даному випадку корисні результати можна отримати не тільки в процесі штурму, але і після нього, через деякий час.

Цей прийом не раз допомагав своєчасно знайти власні упущення і більш ефективно підготуватися до майбутнього спілкування.

У ряді систем знань вважається, що в процесі інтелектуальної роботи розум трудиться шляхом перебору раніше відомих варіантів і їх комбінацій. Якщо розум (інтелект) перестає із якої-небудь причини працювати, то з'являється можливість безпосереднього сприйняття знань по конкретній проблемі у вигляді усвідомлення якоїсь інтегральної відповіді з більш глобального інформаційного рівня.

Тому вважається, що мозковий штурм корисний не стільки генерацією варіантів рішення і їх комбінацій, скільки можливістю "натомити" розум і хоч на мить відключити його, щоб безпосереднє ірраціональне знання з більш глобальних рівнів сприйняття проникло в свідомість людини. Тобто, отримати багатство короткочасної медитації. Внаслідок чого приходить відразу або з часом "більш системне, часто нестандартне рішення" проблеми або ідея, де отримати додаткову інформацію.

Тому ще один прийом полягає в тому, щоб так само вибрати спокійний час, сісти і постаратися ці декілька хвилин не думати взагалі. Думки, які, спадатимуть на думку, треба розглядати як зовнішні, сторонні. Треба прагнути не фіксуватися на цих думках, що приходять, не утримувати їх свідомістю, а просто "краєчком" своєї свідомості пасивно спостерігати за ними. Таким чином, поступово розум стає більш спокійним, і з'являється можливість для усвідомлення нових думок, які раніше не могли пробитися в свідомість людини через постійний "шум" звичного потоку рутинних роздумів з приводу маси поточних справ.

Треба відзначити, що одержувана таким ірраціональним шляхом нова і нетривіальна інформація може прийти в голову керівника навіть після завершення цієї невеликої вправи, наприклад через годину або два, або навіть через декілька днів.

Природно, що навики, що поступово придбавалися, такого роду приносять користь не тільки для проведення нарад, але і в інших сферах повсякденного життя.

Рекомендації керівнику компанії "Центр нерухомості" по організації наради:

Сформулювати порядок денний необхідно ясно і чітко. Визначити специфічні питання, які повинні обговорюватися на нараді. Бажано при цьому уникати питань, що допускають зміни або поправки.

Визначити регламент часу для кожного пункту порядку денний і старатися строго його дотримуватися.

Обмежити число присутніх тими, хто може внести свій внесок в обговорювані питання, і тими, хто має повноваження на втілення в життя прийнятих на нараді рішень. Простіше кажучи, ніж більше людей присутні на нараді, тим довше воно триватиме.

Перенести проведення наради негайно після обіду або в кінці дня. Бажання присутніх скоріше піти додому пересилить їх прагнення до багатослівності.

Постаратися уникати планування проведення нарад в своєму власному офісі, це може привести до виникнення виправданні з приводу відволікання уваги самого керівника. Крім того, буде важчим справитися з тими, хто спробує після наради продовжити обговорення з керівником питань повістки дня або яких-небудь інших питань.

Починати нараду в призначене на порядку денному час. Очікування спізнилися може привести до тому, що вони продовжуватимуть спізнюватися і в майбутньому, крім того, це дратуватиме людей, що прийшли вчасно.

Не допускати відходу обговорень убік від питань, що стоять на порядку денний. Якщо вони (питання, які присутні намагаються обговорити) дійсно важливі, їх можна буде обговорити на наступній нараді.

Не потрібно витрачати час на обговорення питань, для яких не вистачає інформації для ухвалення по них рішення. Керівник повинен узяти на себе відповідальність за отримання і доведення бракуючої інформації до присутніх і перенести рішення з таких питань на майбутнє.

По можливості обминати обговорення яких-небудь питань, що не відносяться до порядку денний, в кінці наради. Така техніка дуже часто використовується людьми настільки ледачими, що вони не здатні належним чином підготуватися до обговорення питань, що стоять на порядку денний. Вона може привести до ухвалення неправильних рішень, заснованих на неадекватному розгляді тієї або іншої ситуації. Крім того, вона може привести до тому, що всі зусилля, зроблені з метою дотримання регламенту, будуть зведені нанівець.

Висновок

Підводячи підсумок всьому вищесказаному, хотілося б ще раз звернути увагу на актуальність розподілу робітника часу кожного керівника організації, на його уміння чітко, ясно, швидко доводити інформацію до своїх підлеглих, одержувати всі необхідні відомості від них, ухвалювати своєчасно правильне рішення. Аналізуючи ефективність підготовки до ділової наради з психологічної точки зору, Е.Г. Молл вважає, що частіше всього керівники допускають такі помилки, як відсутність системи в підготовці і проведенні нарад, зайва централізація при ухваленні рішення, перетворююча низові ланки управління у формальних виконавців і позбавляюча їх ініціативи, відсутність конкретного єства в ухвалених рішення, які проходять часто під рубрикою "розібратися", "просити" і т.п.

Як видно з курсової роботи, нарада - процес складний і при його підготовки необхідно враховувати величезна кількість психологічних закономірностей і правил. Об'єктивна ж реальність в даний час примушує всіх керівників організацій повертатися обличчям до проблеми підвищення ефективності своєї роботи, продуктивного використовування кожної хвилини робочого часу.

В ході курсової роботи були вирішені наступні задачі:

Розглянуті поняття, єство і типи ділових нарад;

Розібраний процес підготовки наради: формування повісті дня, визначення складу учасників наради, підготовки необхідних документів, вибору приміщення для наради;

Дана характеристика компанії "Центр нерухомості";

Дана оцінка підготовки і планування нарад керівником ріелторської компанії "Центр нерухомості";

Розроблені заходи щодо вдосконалення процесу по підготовці керівника до ділової наради в компанії "Центр нерухомості".

Успіх наради на 90% залежить від якості його підготовки. Будь-хто, навіть найкоротша нарада, від попереднього опрацьовування тільки виграє.