Організація праці в Управлінні житлового господарства

2.2      Організація праці в Управлінні житлового господарства

Основними завданням Управління житлового господарства є виконання Загальнодержавної програми реформування і розвитку житлово-комунального господарства на 2004-2010 роки у місті Запоріжжі, та забезпечення обслуговування та утримання житлового фонду м. Запоріжжя. (Додаток А)

Обслуговуванням та утриманням житлового фонду займаються підрядні комунальні підприємства. Кожен рік на капітальний ремонт житлового фонду з місцевого та державного бюджету виділяються кошти. Контроль за використанням цих коштів виконує Управління житлового господарства. Контроль над управлінням виконує міськвиконком.

На 01.07.2007 чисельність працівників управління житлового господарства – 28 чоловік. Згідно штатного розпису Управління житлового господарства не достатньо 3 одиниці (таблиця 2.1):

Таблиця 2.1 – Штатний розпис Управління житлового господарства Запорізької міської ради з 01.09.2007

Основними напрямами організації праці є: удосконалення розподілу і кооперації праці в колективі; удосконалення організації обслуговування робочих місць; вивчення і впровадження передових прийомів і методів праці; удосконалення підбору, професійної підготовки і підвищення кваліфікації кадрів; удосконалення нормування і стимулювання праці; поліпшення умов праці та ділової робочої атмосфери у колективі; раціоналізація ре­жиму праці та відпочинку; виховання сумлінного ставлення до праці. Таким чином, організація праці на рівні підприємства — це є приведення трудової діяльності людей до системи, що забезпечує досягнення максимально можливого корисного ефекту з урахуванням конкретних умов цієї діяльності та рівня відповідальності.

Суть кожного з вказаних напрямів можна коротко сформулювати так:

-          удосконалення розподілу і кооперації праці: поліпшення технологічного, функціонального і кваліфікаційного розподілу праці; удосконалення кооперації праці;

-          удосконалення організації та обслуговування робочих місць: правильне планування робочих місць відповідно до логічного процесу; організаційно-технічна оснащеність робочих місць та розширення типізації у їх плануванні; впровадження планово-попереджувальних систем обслуговування робочих місць, забезпечення ефективного використання робочого часу основних і допоміжних робітників;

-          вивчення і впровадження передових прийомів і методів праці: раціоналізація трудових прийомів, дій та рухів; впровадження прогресивних методів організації праці; навчання працівників ефективним прийомам і методам роботи з ме­тою економії робочого часу і зростання продуктивності праці; [29]

-          удосконалення підбору, підготовки і підвищення кваліфікації кадрів: розробка планів підготовки і перепідготовки кадрів відповідно до потреб виробництва; організація менеджерами персоналу системи професійної орієнтації та професійного підбору кадрів; впровадження дійових форм і методів підвищення кваліфікації кадрів; створення умов для забезпечення стабільності кадрів на підприємстві дотримання типових програм та термінів навчання щодо професій і рівнів кваліфікації;

-          удосконалення нормування праці: розробка і впровадження технічно обґрунтованих норм часу; їх перегляд за виробничою необхідністю; удосконалення організації нормувальної роботи та поліпшення стану нормування праці робітників;

-          поліпшення умов праці: нормалізація санітарно-гігієнічних умов праці; дотримання вимог охорони праці та упорядкування побутової сфери виробництва; усунення емоційно негативних чинників праці;

-          раціоналізація режиму праці та відпочинку (внутрішньозмінного, тижневого, місячного і річного): впровадження раціональної змінності по підприємству та його підрозділах, окремих категоріях працюючих; розробка плану пропозицій щодо ефективного використання позаробочого часу;

-          виховання сумлінного ставлення до праці: формування культури виробництва; заохочення працівників до раціоналізації та винахідництва; підвищення відповідальності за результати праці та виконання режиму робочого часу.

Є різні формули розрахунку коефіцієнтів щодо кожного з напрямів організації праці, тобто складових організації праці, адже кінцевий (узагальнений) коефіцієнт (К _{у. о. п.} ) розраховується за такою формулою (2.1):

К _{у. о. п} =, (2.1)

де k₁, k₂, k₃... k_n — складові коефіцієнти, відображають рівень організації праці щодо кожного з напрямів, які аналізуються;

п — кількість оцінених напрямів організації праці.

Слід зазначити, що існує інший підхід до оцінки рівня організації праці як в цілому по підприємству, так і по окремих цехах. Він роз­раховується як середньозважена величина на базі загальних показників, отриманих по окремих робочих місцях, і розраховується за формулою (2.2):

К _{у. о. п. =}  , (2.2)

де К _у.о.пі — загальний коефіцієнт організації праці в окремих і-х відділах Управління;

Р_і — чисельність робочих на відповідних окремих виробничих ділянках, чол.

При вирішенні питань про напрямки інвестицій у зв'язку з необхідністю реконструкції, модернізації, технічного озброєння виробництва можна використовувати такий розподіл працюючих за ступенем механізації і автоматизації праці:

-               робітники, які працюють вручну без застосування техніки;

-               робітники, що виконують роботу за допомогою техніки, а також ті, що спостерігають за роботою автоматичного устаткування;

-               робітники, які виконують роботу по налагодженню та регулюванню техніки вручну.

На основі такого групування визначається коефіцієнт механізації і автоматизації праці (Км), який розраховується за формулою (2.3):

(2.3)

де Чм – чисельність робітників, які виконують роботу за допомогою машин і механізмів, а також ті, що спостерігають за роботою автоматичного устаткування, чол.;

Чсп – середньооблікова чисельність робітників.

Для делегування повноважень в Управлінні житлового господарства існує декілька відділів, кожен з яких виконує роботу відповідно до положення про відділ.

Згідно штатного розпису до складу відділу ремонту, постачання та технічної експлуатації входять: начальник відділу; заступник начальника відділу; головний спеціаліст; два спеціаліста 1 категорії. Керівництво відділу покладається на начальника відділу, який призначається та звільняється з посади міським головою. Працівники відділу також призначаються та звільняються з посади міським головою.

Начальник відділу керує роботою відділу та несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, здійснює підбір кадрів для роботи у відділі, розробляє посадові інструкції спеціалістів, діє без доручень від імені відділу, представляє його у всіх закладах та організаціях, звітує про роботу відділу перед керівництвом управління житлового господарства Запорізької міської ради. У випадках відсутності начальника відділу, роботою відділу керує заступник начальника відділу.

Основні завдання відділу:

-          організація і контроль виконання рішень органів державної виконавчої влади, міської ради з питань утримання та експлуатації житлового фонду;

-          вивчення та впровадження нових форм і методів розвитку житлово-комунального господарства та його реформування;

-          забезпечення збереження, належної експлуатації, профілактичного та поточного ремонтів житлового фонду комунальної власності;

-          створення умов для ефективної діяльності комунальних підприємств житлового господарства, надання практичної допомоги в вирішенні питань щодо експлуатації житлового фонду;

-          підготовка і надання пропозицій щодо удосконалення житлового законодавства з питань експлуатації та утримання житлового фонду;

-          дотримання правил і норм охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту.

Відділ ремонту, постачання та технічної експлуатації управління житлового господарства міської ради виконує такі функції:

-          забезпечення виконання завдань щодо участі в реалізації державної політики у галузі житлового господарства;

-          організація та участь в розробці проектів законодавчих та нормативних актів, окремих положень, комплексних програм з питань, що належать до компетенції відділу;

-          забезпечення контролю за виконанням на підвідомчих підприємствах постанов, розпоряджень, рішень і інших нормативних актів з питань експлуатації та ремонту житлового фонду;

-          розгляд скарг, заяв, пропозицій населення, прийняття заходів щодо ліквідації причин, з яких вони виникли;

-          прийняття участі в роботі комісій по обстеженню технічного стану житлового фонду комунальної власності;

-          організація обстежень технічного стану житлового фонду, відомчих підприємств і організацій, підготовка матеріалів, проектів рішень, наказів про прийняття відомчого житлового фонду до комунальної власності міста.

Для планування діяльності Управління та підпорядкованих комунальних підприємств в Управлінні житлового господарства створений відділ економічного аналізу, праці та заробітної плати. Згідно штатного розкладу УЖГ до складу відділу економічного аналізу, праці та заробітної плати входять: заступник начальника управління, начальник відділу економічного аналізу, праці та заробітної плати; головний спеціаліст; спеціаліст I категорії.

Заступник начальника управління, начальник відділу економічного аналізу, праці та заробітної плати організує, забезпечує а також контролює роботу з питань фінансово-економічної діяльності житлового господарства. Контролює складання фінансових планів підвідомчими підприємствами, виконання розрахунків тарифу по квартирній платі, визначає потребу підприємств у фінансуванні.

Головний спеціаліст здійснює контроль за формуванням штатних розписів, оплатою праці підвідомчих підприємств, готує кошторис доходів та видатків управління житлового господарства міської ради.

Спеціаліст I категорії веде облік руху житлового фонду, розглядає та готує відповіді на скарги з питань нарахування та заборгованості за житлово-комунальні послуги.

Основними завданнями відділу є проведення економічної реформи в галузі, розробки і впровадження нових методів господарювання, довготермінових нормативів, прогресивних форм організації праці. Аналіз стану житлового господарства міста та підготовка пропозицій до проекту місцевого бюджету щодо фінансування програми розвитку житлового господарства. Здійснення практичної допомоги підпорядкованим підприємствам в питаннях організації економічної діяльності підприємств і організації житлового господарства. Організація і контроль виконання рішень органів державної виконавчої влади з питань економічної діяльності житлового господарства. Дотримання правил і норм охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту.

Відділ економічного аналізу, праці та заробітної плати Управління житлового господарства відповідно з покладеними на нього завданнями виконує такі функції:

-          забезпечує організацію економічної діяльності підвідомчих підприємств;

-          забезпечує методичне керівництво і координацію діяльності підвідомчих підприємств з питань економічного і соціального розвитку;

-          визначає основи організації і нормування праці;

-          забезпечує контроль за обґрунтованістю розрахунків, покладених в основу тарифів і послуг на роботи підвідомчих підприємств;

-          здійснює аналіз фінансово-господарської діяльності підвідомчих підприємств;

-          організує розробку методичних матеріалів по економічному плануванню в умовах ринкових відносин;

-          забезпечує організацію фінансової діяльності підвідомчих підприємств;

-          визначає потребу підвідомчих підприємств в джерелах фінансування;

-          готує пропозиції щодо поліпшення фінансово-господарської діяльності підвідомчих підприємств;

-          забезпечує розробку засобів економічної оцінки виробничих діяльності підвідомчих підприємств;

-          забезпечує здійснення робіт по удосконаленню організації праці, форм і систем заробітної плати;

-          аналізує ефективність використання діючих форм і систем оплати праці, готує пропозиції по їх удосконаленню;

-          забезпечує контроль за раціональними витратами коштів на оплату праці;

-          забезпечує контроль за дотриманням на підприємствах трудового законодавства, постанов, розпоряджень, рішень і інших нормативних актів з питань організації праці і заробітної плати;

-          забезпечує ведення обліку показників по праці, встановлених ЦСУ України;

-          координує діяльність підприємств і надає допомогу в вирішенні питань організації праці і заробітної плати;

-          складає кошторис на утримання апарату управління житлового господарства;

-          розробляє штатний розпис апарату управління житлового господарства.

Відділ економічного аналізу, праці та заробітної плати Управління житлового господарства Запорізької міської ради являється структурним підрозділом і підпорядковується начальнику управління житлового господарства та заступнику начальника. Відділ співпрацює відповідно із виконуючими функціями з усіма відділами управління житлового господарства міської ради і підпорядкованими підприємствами.

Контроль за виконанням планів роботи управління на рівні управління виконує начальник управління, та відповідні заступники начальника. При необхідності вносяться необхідні корективи в відповідну програму.

Відділ бухгалтерського обліку та контролю управління житлового господарства Запорізької міської ради являється самостійним підрозділом управління і підпорядковується начальнику управління.

Згідно зі штатним розкладом управління житлового господарства до складу відділу бухгалтерського обліку та контролю входять:

-          начальник відділу, головний бухгалтер;

-          головний спеціаліст;

-          спеціаліст І категорії;

-          спеціаліст І категорії.

Начальник відділу, головний бухгалтер організує, забезпечує і контролює роботу з питань ведення бухгалтерського обліку.

Головний спеціаліст складає звіти у пенсійний фонд і фонд соціального страхування, веде головну книгу управління і меморіальні ордери.

Спеціаліст І категорії складає звіти по ф. № 2, 4, 7, 8 у Держказначейство, веде облік МБП, готує банківські документи.

Спеціаліст І категорії контролює супроводження комп’ютерної обробки документів по управлінню і підвідомчим підприємствам по збору орендної плати, плати за комунальні послуги та квартплату.

Основні задачі:

-          формування повної і достовірної інформації про фінансово-господарську діяльність в управлінні житлового господарства і підвідомчих підприємствах;

-          здійснення практичної допомоги підпорядкованим підприємствам з питань організації бухгалтерського обліку і звітності;

-          організація і контроль виконання рішень органів державної виконавчої влади з питань бухгалтерського обліку житлового господарства;

-          дотримання правил і норм охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту.

Відділ бухгалтерського обліку і контролю виконує такі функції:

-          забезпечує організацію бухгалтерського обліку в управлінні житлового господарства і підвідомчих підприємствах;

-          веде бухгалтерський облік управління житлового господарства;

-          складає річні і квартальні звіти по бухгалтерському обліку управління і зведені звіти підвідомчих підприємств;

-          здійснює перерахування грошових коштів міського бюджету на капітальний, поточний ремонт та експлуатацію житлового фонду підвідомчим підприємствам;

-          бере участь у проведенні економічного аналізу господарсько-фінансової діяльності по бухгалтерському обліку і звітності у підвідомчих підприємствах;

-          координує діяльність підприємств і надає допомогу в вирішенні питань організації бухгалтерського обліку і звітності;

-          приймає заходи по попередженню порушень фінансового і господарського законодавства;

-          забезпечує інформацію по змінам у бухгалтерській звітності підвідомчим підприємствам;

-          забезпечує контроль за впровадженням комп’ютерної системи щодо бухгалтерських документів підвідомчих підприємств;

-          здійснює прийом громадян з питань оплати за житлово-комунальні послуги;

-          готує відповіді на звернення і скарги громадян та звіти щодо цієї роботи;

-          готує звіти місячні, квартальні, річні в Держказначейство, обласне держказначейство та управління житлово-комунального господарства обласної державної адміністрації, а також у фінансовий відділ міської ради.

Відділ по роботі з нежитловим фондом комунальної власності налічує 5 спеціалістів. Начальник відділу, заступник начальника відділу, головний спеціаліст, два спеціаліста 1 категорії.

Основними завданнями відділу є оренда нежитлового фонду, що належить до комунальної власності міста, реформування та подальший розвиток житлово-комунального господарства в напрямку створення сучасних умов для розвитку малого підприємництва та ринкових відносин в цьому напрямку, контроль за виконанням усіх законодавчих актів щодо оренди нежитлових приміщень, розгляд звернень щодо перепланування квартир, прибудов балконів та вчинення інших дій, пов’язаних із зміною техніко-економічних показників житлових квартир, незалежно від форм власності.

Начальник відділу очолює керівництво відділом та несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, здійснює підбір кадрів для роботи у відділі, розробляє посадові інструкції спеціалістів, діє від імені відділу, представляє його у всіх закладах та організаціях, звітує про роботу відділу. До функцій відділу входить:

-          підготовка проектів рішень Запорізької міської ради та його виконавчого комітету з питань здачі в оренду нежитлового фонду комунальної власності, збереження соціально-економічної інфраструктури міста, орендної плати за нежитлові приміщення та її використання;

-          підготовка проектів рішень Запорізької міської ради та його виконавчого комітету з питань перепланування квартир, прибудов балконів та вчинення інших дій, пов’язаних із зміною техніко-економічних показників житлових квартир, незалежно від форм власності;

-          розробка типових проектів договорів оренди нежитлових приміщень та додаткових угод до них, а також внесення відповідних змін до них;

-          облік наявності вільних нежитлових приміщень, а також заяв і звернень юридичних осіб, організацій та підприємств про здачу в оренду нежитлових приміщень;

-          підготовка проектів відповідей на листи, заяви і звернення з питань оренди нежитлових приміщень, їх використання, а також з питань, пов’язаних з переплануванням квартир, прибудов балконів та вчинення інших дій, пов’язаних із зміною техніко-економічних показників житлових квартир, незалежно від форм власності;

-          аналіз і узагальнення ефективності використання нежитлового фонду, виконання умов договорів оренди та підготовка відповідної інформації;

-          контроль за нарахуванням та перерахуванням орендної плати за нежитлові приміщення, внесення до існуючих договорів оренди доповнень та змін;

-          проведення інвентаризації нежитлового фонду комунальної власності;

-          надання консультативно-методичної допомоги комунальним підприємствам, підпорядкованим управлінню, з питань, які стосуються компетенції відділу;

-          проведення консультативної роботи з юридичними та фізичними особами з питань оренди нежитлових приміщень комунальної власності міста, перепланування квартир, прибудов балконів та вчинення інших дій, пов’язаних із зміною техніко-економічних показників житлових квартир, незалежно від форм власності.

Спеціалісти відділу мають право запитувати та одержувати безкоштовно від місцевих органів державної виконавчої влади, органів місцевого і регіонального самоврядування, органів державної статистики, підприємств, установ та організацій звітні дані і інформаційні матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань. Керівник відділу залучає, в установленому порядку, до здійснення контролю за виконання умов договорів оренди нежитлових приміщень експертів та представників місцевих органів виконавчої влади.

Відділ з питань реформування житлового господарства управління житлового господарства міської ради (далі відділ) створений з метою впровадження концепції державної житлової політики у житловій сфері, організації роботи по створенню об’єднань співвласників багатоквартирних будинків та реорганізації існуючих ЖБК, координування роботи по забезпеченню належної експлуатації житлового фонду ЖБК, впровадження обслуговування житлового фонду недержавними підприємствами.

Основні завдання відділу:

-          реформування та подальший розвиток житлово-комунального господарства в напрямку створення сучасних ринкових відносин;

-          сприяння створенню об’єднань співвласників багатоквартирних будинків з метою найбільш ефективного управління та утримання житла і передачі цих функцій від державних органів безпосередньо до власників житла;

-          розвиток приватного утримання та управління житлом з метою створення альтернативи традиційним державним ЖЕДам, а також впровадження договірних відносин у житловому господарстві і конкурсної передачі діяльності в цій галузі приватним компаніям;

-          вивчення, узагальнювання та розповсюдження передового досвіду, утримання, експлуатації та ремонту житлового фонду;

-          координування роботи по забезпеченню належної експлуатації житлового фонду житлово-будівельних кооперативів;

-          дотримання правил і норм охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту.

Згідно штатного розпису до відділу входять:

-          начальник відділу;

-          спеціаліст І категорії;

-          спеціаліст І категорії.

Відділ з питань реформування житлового господарства очолює начальник відділу, який безпосередньо підпорядкований заступнику начальника управління, начальнику відділу з питань фінансово-економічної діяльності управління.

Працівники відділу, відповідно з покладеними на них завданнями, повинні виконувати наступні функції:

-          проводити перевірку усних та письмових заяв юридичних та фізичних осіб з питань утримання, експлуатації та ремонту житлового фонду в умовах ринкових відносин, готувати відповідні документи з виниклих питань в існуючому порядку;

-          готувати в установлені строки звіти, довідки, інформації та інші питання, віднесені до компетенції відділу;

-          організовувати загальні збори членів житлово-будівельних кооперативів та мешканців житлового фонду комунальної власності з питань створення об’єднань співвласників багатоквартирних будинків.

Співпраця, відповідно покладених функцій, з районними адміністраціями, з усіма відділами управління, підпорядкованими підприємствами, головами ЖБК.

У роботі з кадрами управління житлового господарства міської ради керується Конституцією України, Законом України “Про державну службу”, Кодексом Законів про працю України, іншими законами України, постановами Верховної ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами Головного управління державної служби України, відповідними рекомендаціями Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства юстиції України, а також цим Положенням.

Кадровою роботою на підприємстві займається головний спеціаліст з кадрової роботи, який безпосередньо підпорядкований начальнику управління. Робота з кадрами в управлінні проводиться з метою комплектування їх висококваліфікованими кадрами.

В управлінні житлового господарства розробляється річний план роботи з кадрами, який затверджується наказом начальника управління. Керівники комунальних підприємств, підпорядкованих управлінню житлового господарства затверджують аналогічні плани наказами. У плані визначаються заходи щодо добору кадрів, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації, заохочення і контролю за їх роботою, в установленому порядку ведеться облік кадрів, підготовка кадрового резерву. Начальник управління житлового господарства забезпечує прийняття працівників на державну службу у відповідності з діючим законодавством.

Кадровою службою формуються та ведуться особові справи державних службовців апарату управління житлового господарства міської ради.

Кадрова служба замість системної роботи по добору персоналу, формулювання кваліфікаційних потреб до нього, рішення питань рівномірного розподілу відповідальності в Управлінні та підготовки посадових інструкцій, планування навчання та кар’єрного зростання державних службовців, виконує сугубо технічні функції, пов’язані з організацією конкурсів та веденням кадрової документації [24].

Управління житлового господарства міської ради здійснює свою діяльність на підставі Положення про управління, затвердженого рішенням Запорізької міської ради.

Кожен відділ Управління житлового господарства також здійснює свою діяльність на підставі положення про відділ, затвердженого начальником управління.

Розподіл обов’язків між начальником та його заступниками здійснюється на підставі затверджених керівником посадових інструкцій.

Взагалі в державних установах система управління персоналом є недосконалою. За умови відсутності незалежного оцінювання особистісних та професійних якостей кандидатів на посади державних службовців проведення конкурсу на заміщення вакантних посад досить часто відбувається формально, що нажаль виявляється і в Управлінні житлового господарства; частіше за усе кадровий резерв як елемент системи просування по службі є неефективним і створює можливості для поза конкурсного призначення на посади (ефективність цього резерву в цілому по системі не перевищує 10%); чинне законодавство не передбачає оцінювання державних службовців за результатами їх роботи, яке має бути основою для кар’єрного зростання; недосконалою є система перебування на державній службі після досягнення граничного віку (Додаток Б).

Відсутність прозорого порядку вступу на державну службу і ясних кар’єрних перспектив, правова незахищеність від суб’єктивізму своїх керівників, неадекватні матеріальні стимули та низький рівень соціального захисту спричиняють непривабливість державної служби та відтік кваліфікованої молоді з державної служби. Тому важливою складовою державної політики у сфері державної служби є розроблення ефективних механізмів управління персоналом (порядок проведення конкурсів, оцінки, планування кар’єри, визначення потреб у навчанні). Визначення органами державної влади потреби в професійному навчанні державних службовців відбувається на основі суб'єктивних факторів і не базується на результатах оцінки роботи державних службовців (тобто реальних потреб у професійному навчанні). Тому зміст і організація професійного навчання не відповідає практиці ЄС, а отримане державними службовцями утворення майже не пов'язане із професійною діяльністю державного службовця [10].

Нинішня система є потужним механізмом для одержання державними службовцями академічного утворення з достатньою теоретико-методологічною базою. Разом із цим, особливо при підвищенні кваліфікації, державним службовцем більш необхідно опановувати певними практичними навичками, а саме: аналіз політики, стратегічне планування, проектний менеджмент, керування змінами, планування робочого часу, підготовка документів та ін.

В процесі спільної діяльності в Управлінні відбувається спілкування людей, це обмін ідеями, думками, почуттями, обмін інформацією. Без комунікації неможливе існування ніякої організованої групи людей.

Начальник управління житлового господарства від 50 до 90% свого часу витрачає на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що він займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистісних відносинах, інформаційному обміні та в процесі прийняття рішень, не говорячи про управлінські функції планування, організації, мотивації й контролю. Саме тому, що обмін інформації убудований в усі основні види управлінської діяльності, можна назвати комунікації сполучним процесом.

По відношенню к Управлінню житлового господарства існують зовнішні і внутрішні комунікації. УЖГ користується різноманітними засобами для комунікацій зі складового свого зовнішнього оточення.

В Управлінні існує декілька каналів надходження інформації, а саме: міськвиконком, облдержадміністрація, листи підвідомчих організацій, громадяни, депутати всіх рівнів, та інші. Інформація може поступати у такому вигляді: листи, журнали та газети, мережа Інтернет, телефон, факс. При використанні електронних засобів зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту використовується зворотний зв’язок. Зворотний зв'язок сприяє значному підвищенню ефективності обміну управлінською інформацією. Відповідно до ряду двосторонній обмін інформацією у порівнянні з однобічним (зворотний зв'язок відсутній), хоча й протікає повільніше, проте ефективніше знімає напруги, більше точний і підвищує впевненість.

Друковані повідомлення забезпечують  найкращу включеність і запам'ятовування і є більш переконливими для важких для розуміння повідомлень. Для контролю всієї вхідної та вихідної кореспонденції а також для реєстрації наказів та постанов була розроблена та впроваджена комп’ютерно-інформаційна система „Діловодство”. Програми призначені для автоматизації роботи секретаря (користувача). Використовуються секретарями для реєстрації, збереження і пошуку вхідної і вихідної пошти, а також усіма тими, хто одержує, відправляє, веде архів і взагалі працює з поштою.

Вся кореспонденція потрапляє в управління до секретаря. Секретар ставить вхідний номер та передає кореспонденцію начальнику управління або заступнику начальника у випадку коли лист адресовано відповідному заступнику. Начальник (або заступник) після ознайомлення з вхідною кореспонденцією, розписує кому на виконання (відповідний заступник начальника, або спеціаліст). Завірена пошта повертається до секретаря і секретар вносить її до комп’ютерної програми „Діловодство”.

У випадку коли для підготовки відповіді, потрібно залучити спеціалістів інших відділів, або потрібна участь кількох спеціалістів відділу, то начальник управління направляє для виконання лист декільком замам. При горизонтальних взаємодіях в середині управління спеціаліст має можливість звертатися до любого працівника з проханням надати необхідну інформацію.

Після виконання завдань указаних в листі та підготовці відповіді, відповідь направляється на підпис відповідного заступника або начальника управління.

Після підпису лист направляється секретарю і секретар реєструє відповідь в програмі „Діловодство” та відправляє пошту.

В Управлінні житлового господарства існують наступні канали надходження інформації:

-          листи організацій – накази, постанови, розпорядження, які надходять від міськвиконкому, облдержадміністрації, міністерств та відомств, місцевих рад та верховної ради;

-          офіційні друковані матеріали – журнали та газети. „Урядовий кур’єр” та інші;

-          доступ до мережі Інтернет – організовано постійний доступ до мережі Інтернет. Існує доступ до електронних сторінок сайтів Верховної ради, Головного управління державної служби, міністерств та відомств.

Доступ до інформації в управлінні організований наступним чином:

Заступники начальника, та начальники відділів мають доступ до будь якої інформації (включаючи доступ до мережі Інтернет) Спеціалісти мають доступ до потрібної для виконання їх посадових обов’язків інформації.

В Управлінні існує відділ автоматизованої обробки інформації. Вся інформація яка потрапляє до управління в електронному вигляді обробляється та зберігається у відділі.

Для систематизації та оброблення інформації яка потрапляє до Управління в паперовому виді створена та впроваджена комп’ютерна система „Діловодство”. Ця система дозволяє швидко реєструвати всі надходження, а також вихідну кореспонденцію. Система зберігає всю необхідну інформацію, яка може знадобитись управлінню для виконання покладених на нього функцій.

Розглянемо систему мотивації в Управлінні житлового господарства Запорізької міської ради. У зв’язку з тим що Управління є державною структурою всі мотиваційні фактори такі ж самі, що притаманні іншім державним установам. Мотивація буває внутрішньою та зовнішньою. [26]

Розглянемо більш детально.

Першим важливим фактором безумовно є мотивація статусом (рангом).

Згідно Закону України „Про державну службу” державним службовцям та посадовим особам органів місцевого самоврядування при прийомі на службу присвоюється категорія. Категорій існує 7. [4]

Відповідно до категорії присвоюється ранг:

-           службовцям, які займають посади, віднесені до першої категорії, може бути присвоєно 3, 2 і 1 ранг;

-           службовцям, які займають посади, віднесені до другої категорії, може бути присвоєно 5, 4 і 3 ранг;

-           службовцям, які займають посади, віднесені до третьої категорії, може бути присвоєно 7, 6 і 5 ранг;

-           службовцям, які займають посади, віднесені до четвертої категорії, може бути присвоєно 9, 8 і 7 ранг;

-           службовцям, які займають посади, віднесені до п'ятої категорії, може бути присвоєно 11, 10 і 9 ранг;

-           службовцям, які займають посади, віднесені до шостої категорії, може бути присвоєно 13, 12 і 11 ранг;

-           службовцям, які займають посади, віднесені до сьомої категорії, може бути присвоєно 15, 14 і 13 ранг.

Із наведеного видно, що в рамках однієї категорії держслужбовець може мати один з трьох рангів. При прийомі на службу автоматично присвоюється нижчий ранг відповідної категорії. В подальшому ранг підвищується до максимально можливого в даній категорії. В подальшому при займанні більш високої посади у службовця змінюється категорія і таким чином держслужбовець має можливість наступного підвищення в ранзі. Ранг залишається за службовцем назавжди. Якщо службовець звільнився, а потім прийшов на роботу на посаду меншого рангу, то у нього залишиться попередній ранг. Відмінити ранг може тільки суд.

Така структура є дуже важливою мотивацією для роботи в державних структурах. За ранг службовець отримує доплату до своєї заробітної плати.

Другим мотиваційним стимулом є мотивація за результатами роботи. Таких чинників можна виділити декілька:

1. Надбавка за вислугу років виплачується державним службовцям щомісячно у відсотках до посадового окладу з урахуванням доплати за ранг і залежно від стажу державної служби у таких розмірах: понад 3 роки - 10, понад 5 років - 15, понад 10 років - 20, понад 15 років - 25, понад 20 років - 30, понад 25 років - 40 відсотків.

2. За сумлінну безперервну працю в державних органах, зразкове виконання трудових обов'язків державним службовцям видається грошова винагорода в розмірі та порядку, що встановлюються Кабінетом Міністрів України.За особливі трудові заслуги державні службовці представляються до державних нагород та присвоєння почесних звань.

3. За високі результати праці Державним службовцям можуть установлюватися надбавки за високі досягнення у праці і виконання особливо важливої роботи, доплати за виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників та інші надбавки і доплати, а також надаватися матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових питань.

До нематеріальних стимулювань відноситься щорічна відпустка тривалістю 30 календарних днів, якщо законодавством не передбачено більш тривалої відпустки, з виплатою допомоги для оздоровлення у розмірі
посадового окладу.

Державним службовцям, які мають стаж роботи в державних органах понад 10 років, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю до 15 календарних днів. Порядок і умови надання додаткових оплачуваних відпусток встановлюються Кабінетом МіністрівУкраїни.

Зовнішня мотивація умовно поділяється на дві групи:

Похожие работы

Організація та ефективність використання митних складів при експорті-імпорті товарів

Скачать

211923

2

11

... вагою підприємств – декларантів в відповідному регіоні, але в першій п’ятірці перерозподіл йде між одними й тими ж основними митницями України. РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ПІДВИЩЕННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ ВИКОРИСТАННЯ МИТНИХ ЛІЦЕНЗІЙНИХ СКЛАДІВ ПРИ ВСТУПІ УКРАЇНИ В СВІТОВУ ОРГАНІЗАЦІЮ ТОРГІВЛІ   3.1 Перспектива митних режимів контролю при вступі України в СОТ Сьогодні набуття членства у Світовій організації ...

Організація виробництва в підприємствах агропромислового комплексу

Скачать

626537

17

17

... коштів є важливим чинником у зниженні собівартості продукції чи виконаної роботи. Раціональне використання оборотних коштів залежить від правильного їхнього формування і ефективної організації виробництва. Зосередження н підприємствах зайвих оборотних коштів приводить до їхнього заморожування. Це завдає шкоди економіці господарства. Щоб уникнути такого положення, оборотні кошти нормуються, що є ...

Обов’язки та права державних службовців

Скачать

58457

1

0

... і, суб’єктам інформаційних відносин шляхом ухилення чи утримання від ужиття заходів щодо охорони державної таємниці та іншої інформації з обмеженим доступом. Конкретні обов’язки та права державних службовців визначаються на основі типових професійно-кваліфікаційних характеристик і відображаються у посадових інструкціях, що затверджуються керівниками відповідних державних органів у межах закону та ...

Організація діяльності юридичної служби в процесі здійснення кадрової роботи митних органів

Скачать

106194

0

0

... і державою, хто готовий зробити все для того, щоб бути на рівні цієї відповідальності.[2;55] Розділ ІІІ. Діяльність юридичної служби в процесі здійснення кадрової роботи митних органів:   3.1 Правове забезпечення дотримання законодавства в процесі трудової та службової діяльності   Правову базу забезпечення дотримання законодавства в процесі трудової та службової діяльності в митних органах ...