Управление внутренней средой организации

1.2 Управление внутренней средой организации

Современная коммерческая организация – это, как правило, сложная органическая система. Все, что находится внутри такой системы, называется внутренней средой организации. Из данного определения логически следуют необходимость и значимость анализа внутренней среды организации с целью конечного выхода на ее эффективную конкурентоспособную стратегию.

«Югория» является государственной страховой компанией, обладающей мощной региональной страховой структурой, защищающей интересы клиентов.

Целью страховой компании является извлечение прибыли.

Миссия Государственной страховой компании «Югория» состоит в развитии страховой культуры в стране, обеспечении надежной страховой защиты государственным и частным предприятиям и организациям, в предоставлении корпоративным и индивидуальным клиентам широкого спектра услуг и обслуживания высокого класса.

В ГСК «Югория» разработана определенная специфика страхования, которая включает:

1    грамотную гибкую тарифную политику;

2    рост качества обслуживания;

3    разработку новых видов страхования.

Компания ставит перед собой задачу внести достойный вклад в формирование цивилизованных экономических отношений в нашей стране — возродить традиции страхования, вернуть людям уверенность в завтрашнем дне, создать надежную и устойчивую среду, необходимую для экономического развития России.

Далее логично было бы провести метод, который используют для диагностики внутренних проблем, под названием управленческое обследование. Оно основано на комплексном исследовании различных функциональных зон организации, которых всего пять: маркетинговая, кадровая, финансовая, производственная и организационная культура или имидж организации.

Начнем с маркетинговой функциональной зоны.

Центральное место в анализе функций маркетинга занимает реклама и продвижение услуг, поэтому в ГСК «Югория» уделяется особенное внимание страховым агентам, которые и делают рекламу, и осуществляют продвижение услуг своей компании на страховой рынок. А также осуществляется обширная рекламная компания не только по телевидению, но и в печатных изданиях.

Что касается конкурентоспособности ГСК «Югория», то уже отмечалось, что страховая компания успешно конкурирует с крупными компаниями и даже входит в число пятидесяти самых крупнейших компаний России.

Разнообразие и качество оказываемых услуг. ГСК «Югория» имеет право осуществлять 49 видов страховых услуг – это достаточное количество для удовлетворения основных потребностей клиентов. Кроме того, компания гарантирует выплатить денежные средства при наступлении страхового случая в течение двух-четырех недель, исходя из размера выплачиваемой суммы. При этом решать все проблемы, связанные с денежными выплатами от компании, обязуется тот страховой агент, который принимал непосредственное участие в страховании. Не было ни одного случая, чтобы «Югория» не выплатила оговоренную сумму при наступлении страховых событий.

Рыночная демография. Благодаря росту страхового сознания население осознает выгодность страхования и поэтому число потенциальных клиентов с каждым годом увеличивается. Ну и конечно не последнюю роль играет доступность страхования для каждого гражданина страны, не смотря на уровень доходов.

Рыночные исследования и разработки. Маркетинговый отдел компании регулярно изучает потребности клиентов в новых видах страхования, разрабатывает их и вводит в применении с выгодными условиями для клиентов.

Естественно, что обобщающим показателем работы является прибыль, поэтому ниже приводятся конкретные цифры за 2005 год.

Уставный капитал компании на 1 апреля 2005 года составил 1 327 349 тысяч рублей, страховые резервы – 771 966 тысяч рублей, а размер собственных средств на 1 Марта 2005 года – 1 412 581 тысяч рублей.

Большой объем уставного капитала, а также размера страховых резервов говорит об успешном финансовом развитии компании.

Финансовая функциональная зона.

Финансовому состоянию страховой компании ничто не угрожает, поэтому продолжается финансовый рост денежных капиталов и увеличение размера страховых резервов.

Производственная функциональная зона.

Так как компания «Югория» осуществляет только страховые услуги, то их деятельность напрямую зависит от разработчиков страховых программ – андеррайтеров, с помощью которых вводятся новые виды страхования и благодаря которым удовлетворяются основные потребности клиентов. А страховые агенты впоследствии вводят разработанные виды страхования в деятельность.

Кадровая функциональная зона.

Коллектив ГСК «Югория» молод, так как средний возраст составляет 35 лет. Поэтому люди в компании энергичные, целеустремленные, предприимчивые. Для еще более эффективной и успешной работы страховых агентов регулярно направляют на подготовительные профессиональные курсы, а также многие получают второе высшее образование.

При приеме на работу в компанию агенты проходят испытательный срок в течение месяца. И вообще следует отметить, что система отбора персонала достаточно емкая и разнообразная, и полностью подходит для выяснения профессиональной пригодности претендента.

Также в ГСК «Югория» персоналу уделяют особое внимание, потому что именно страховые агенты являются лицом компании и полностью отражают ее имидж и организационную культуру.

Для более эффективной активизации деятельности персонала необходимо разработать мотивационную политику, которая будет включать:

-        материальное поощрение за эффективную работу сотрудников;

-        новые карьерные ступени для агентов;

-        регулярное подведение итогов работы и выявления лучшего страхового агента месяца;

-        льготное обучение;

-        своевременную профессиональную аттестацию специалистов;

-        тренинги и тестирования для развития творческого потенциала коллектива;

-        повышение и совершенствование стандартов работы в компании.

Для выявления сильных и слабых сторон организации, а также ее возможностей и опасных ситуаций для бизнеса будет использован метод SWOT-анализ.

SWOT – это аббревиатура четырех английских слов: S – Strengths – сильные стороны, W – Weaknesses – слабые стороны, O – Opportunities – возможности, T – Threats – угрозы.

Сильные стороны предприятия:

1          Высокая квалификация и профессионализм сотрудников.

2          Хорошая рекламная политика.

3          Сбалансированный страховой портфель.

4          Широкий спектр страховых услуг.

5          Гибкая тарифная политика.

6          Устойчивое финансовое положение.

Слабые стороны предприятия:

1          Необоснованное штатное расписание.

2          Отсутствие должного контроля за использованием внутренних ресурсов.

3          Стоимость страховых тарифов в компании превышает стоимость тарифов конкурентов.

Возможности:

1          Расширение клиентского поля.

2          Выход на международный рынок страховых услуг.

Угрозы

1          Активные действия со стороны конкурентов.

2          Финансово – экономический крах страны.

Таким образом, исходя из проведенного анализа, видно, что сильными сторонами ГСК «Югория» являются высокий профессионализм сотрудников, эффективная рекламная политика, сбалансированный страховой портфель, гибкая тарифная политика, а также устойчивое финансовое положение. Все это позволяет расширить уровень клиентского поля и дает возможность выйти на международный страховой рынок.

Слабыми сторонами страховой компании являются несогласованное штатное расписание, превышение стоимости страховых тарифов над стоимостью тарифов конкурентных компаний, что вполне может привести к еще более активным действиям со стороны конкурентов.

Также государственная страховая компания ОАО «Югория» в своей практике использует различные методы управления, которые позволяют мотивировать, организовать и усовершенствовать трудовую деятельность в организации.

К социально – психологическим методам, применяемым на ГСК «Югория» относятся:

-        Моральное стимулирование: грамоты, благодарственные письма, присвоение квалификации, звание лучшего страхового агента месяца и т.д.

-        Контроль межличностных и межгрупповых отношений: между сотрудниками проводятся рабочие и неформальные мероприятия, с целью сплочения коллектива.

К экономическим методам управления относится:

-        Материальное стимулирование: льготное обучение, материальное вознаграждение сотрудников в зависимости от уровня и объемов их трудовой деятельности (премии, повышение заработной платы, определенные бонусы).

Административно – правовые методы управления для руководства компании неприемлемы, да и не было случаев для их применения.

Таким образом, рассмотрев основные аспекты внутренней среды и благодаря проведению управленческого обследования с подробным изучением пяти функциональных зон, следует отметить, что у государственной страховой компании ОАО «Югория» есть все необходимые внутренние резервы, а также кадровые и финансовые перспективы для дальнейшего успешного развития страхового бизнеса.

 

1.3 Стратегические альтернативы и выбор стратегии

2001 год. ГСК «Югория» выходит в лидеры страхового рынка России.

Стратегия в управлении – это масштабный, неограниченный временными рамками прогноз в отношении совершенствования конкурентной позиции, выбора рынка, видов услуг, а также путей достижения поставленных целей.

То есть стратегия представляет собой план действий, включающий в себя понятие о том, когда, как, зачем и что компания собирается предпринять.

Все стратегии, которые организации применяют в реальной жизни, являются модификациями нескольких базовых стратегий. Поэтому выделяют четыре базовых стратегии:

1          Ограниченный рост – эту стратегию выбирает большинство организаций в сложившихся отраслях. Цели развития устанавливаются от достигнутого и корректируются на изменяющиеся условия. Это простой, наименее рискованный путь.

2          Рост – применяется в динамично развивающихся отраслях. Для нее характерно повышение уровня развития над уровнем предыдущего года.

3          Сокращение – к этой стратегии прибегают, когда показатели ухудшаются.

4          Комбинированная стратегия – это любое сочетание альтернатив.

Выбор стратегии является центральным моментом стратегического управления, поэтому в государственной страховой компании ОАО «Югория» выделяют три основных стадии:

-     на первой стадии создается стратегия, то есть здесь важно разработать больше стратегий;

-     на второй стадии формируется общая стратегия, то есть разрабатывается комплексная программа действий, касающаяся деятельности всего предприятия;

-     на третьей стадии общая стратегия наполняется конкретным содержанием, по отдельным функциональным зонам разрабатываются частные стратегии, то есть происходит детализация стратегии для каждого отдела.

Выбор стратегии в основном зависит от внешних и внутренних характеристик предприятия, поэтому можно сделать вывод, что страховой компании «Югория» присуще стратегия роста, так как страховой бизнес – это динамично развивающийся и совершенствующийся бизнес. При этом компания постоянно расширяет ассортимент оказываемых услуг, а именно новых видов страхования, преследует цель получения больших объемов прибыли и, следовательно, увеличения страховых резервов.

Формирование стратегии роста компании также включает:

-          выявление видов страхования, которые компания хотела бы внедрить в будущем;

-          определение сфер направления своих усилий при различных вариантах роста по трем уровням. На первом уровне выявляются возможности, которыми компания может воспользоваться при нынешних масштабах деятельности. Это, например, более глубокое внедрение с уже существующими видами страхования на старый рынок, либо расширение границ отработанного рынка, либо совершенствование видов страхования, но на отработанном рынке. На втором уровне выявляются возможности интеграции с другими элементами маркетинговой системы отрасли (например, ужесточение политики с конкурентами). На третьем уровне выявляются возможности, открывающиеся за пределами отрасли (например, освоение совершенно новых видов страхования).

Так вот ГСК «Югория» на данный момент находится на первом уровне, то есть использует возможности интенсивного роста.

Одно из стратегических направлений компании – развитие бизнеса на федеральном рынке страховых услуг. ГСК «Югория» стремится создать разветвленную сеть филиалов в стране, совершенствуя уже функционирующие структуры в центральном регионе. Стратегическая задача - стать крупнейшей компанией федерального уровня.

«Югория» является Государственной страховой компанией, поэтому ее деятельность абсолютно прозрачна. У компании имеются достаточные финансовые и людские ресурсы для реализации поставленных задач. Десятилетний опыт работы не пропал даром. ГСК «Югория» строит разветвленную сеть продаж в стране. Основные усилия будут направляться на укрепление тех филиалов, которые уже открыты в крупных городах. В первую очередь – в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Новосибирске, Краснодаре и Самаре.

В компании активно строится система современного управления бизнесом. Все составляющие для успешного его развития имеются. А если к ним прибавить еще и желание коллектива - то цель будет достигнута.

Руководство ГСК «Югория» используют стратегию роста, то есть это:

1       рост уставного капитала;

2       увеличение страховых резервов;

3       расширение филиальной сети в стране;

4       укрепление позиций на рынке страховых услуг;

5       увеличение объёмов страховых сборов;

6       выход на международный рынок страховых услуг.

Являясь активным участником страхового рынка, ГСК «Югория» осуществляет деятельность по десяткам видов добровольного страхования, а также имеет лицензию на проведение обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств. Приоритетными в деятельности компании стали классические виды страхования.

Основные виды страховой деятельности можно объединить в следующие отрасли страхования:

• имущественное страхование;

• страхование ответственности;

• личное страхование.

Осуществляя свою деятельность по вышеупомянутым направлениям, «Югория» имеет лицензии на следующие виды страхования:

-     добровольное медицинское страхование;

-     страхование жизни с выплатой страховой ренты;

-     добровольное страхование от несчастных случаев и болезней;

-     страхование детей от несчастного случая;

-     коллективное страхование работников от несчастных случаев и болезней за счет средств предприятий;

-     страхование работников детективных (охранных) служб от несчастных случаев;

-     страхование судей всех судов общей юрисдикции Российской Федерации;

-     страхование граждан, выезжающих за границу;

-     комплексное страхование граждан, выезжающих за пределы постоянного места жительства;

-     обязательное личное страхование пассажиров (туристов, экскурсантов) автомобильного, внутреннего водного транспорта;

-     добровольное страхование домашнего имущества граждан;

-     добровольное страхование автотранспортных средств;

-     добровольное страхование строений граждан;

-     комплексное ипотечное страхование;

-     страхование имущества предприятий;

-     страхование имущества юридических лиц от огня и других опасностей;

-     страхование контейнеров;

-     страхование грузов;

-     страхование воздушных судов;

-     страхование водного транспорта;

-     страхование сельскохозяйственных животных;

-     страхование урожая сельскохозяйственных культур;

-     страхование лесного фонда;

-     страхование газо- и нефтепродуктопроводов;

-     страхование гражданской ответственности при осуществлении работ в области недропользования;

-     страхование инженерных сетей;

-     страхование строительно-монтажных работ;

-     страхование инвестиций;

-     страхование дополнительной пенсии;

-     страхование банковских вкладов и других инвестиций;

-     страхование непредвиденных расходов;

-     страхование рисков, связанных с использованием пластиковых карточек;

-     страхование риска неуплаты банковского кредита (страхование банковских ссуд);

-     страхование неисполнения договорных обязательств;

-     страхование ответственности финансовых институтов за причинение убытков;

-     страхование гражданской ответственности изготовителей и продавцов товара, исполнителей работ и услуг;

-     страхование профессиональной ответственности строителей;

-     страхование профессиональной ответственности риэлтеров;

-     страхование профессиональной ответственности нотариусов;

-     страхование ответственности юристов и адвокатов;

-     страхование ответственности медицинских учреждений и частнопрактикующих врачей;

-     страхование ответственности таможенных перевозчиков;

-     страхование гражданской ответственности владельцев воздушных судов и авиаперевозчиков;

-     страхование гражданской ответственности автоперевозчиков (аэровокзала) за причинение вреда жизни, здоровью и имуществу пассажиров;

-     страхование гражданской ответственности предприятий - источников повышенной опасности;

-     страхование гражданской ответственности организаций, эксплуатирующих опасные производственные объекты, за причинение вреда жизни, здоровью или имуществу третьих лиц окружающей природной среде в результате аварии на опасном производственном объекте;

-     страхование гражданской ответственности устроителей зрелищных, спортивных, оздоровительных культурных и общественных мероприятии;

-     страхование общегражданской ответственности физических юридических лиц;

-     обязательное страхование автогражданской ответственности.

Таким образом, стратегия роста идеально подходит для такой динамично развивающейся компании, как «Югория». Но для наиболее эффективной деятельности компании, руководителям рекомендуется применять стратегические альтернативы, то есть набор различных стратегий, в которые обязательно нужно включить стратегию управления персоналом. Так как продажа страховых услуг проходит с помощью страховых агентов, то на их развитие требуется обратить повышенное внимание.

 

1.4 Принятие управленческих решений. Роль делового общения в принятии управленческих решений

Импульсом управленческого решения является необходимость ликвидации, уменьшения актуальности или решения проблемы, то есть приближение в будущем действительных параметров объекта (явления) к желаемым, прогнозным.

Решения в ГСК «Югория» группируются по нескольким признакам:

1          По содержанию:

-     экономические (предоставления финансового отчета о деятельности определенного филиала компании, снижение или повышение тарифных ставок каких-либо видов страхования, в связи со сложившейся экономической ситуацией в стране и другие виды решений);

-     информационные (решения, связанные с обучением персонала, с изучением новых видов страхования и т.д.);

-     организационные (спонсирование развлекательных мероприятий, экстремальных видов спорта: велогонки, внедорожное ралли).

2          По уровню управления:

-     решения общего собрания акционеров (изменение состава совета директоров, переизбрание ревизионной комиссии, реорганизация, либо ликвидация компании, увеличение уставного капитала и т.д.);

-     решения совета директоров (избрание генерального директора, утверждение решения о выпуске ценных бумаг, создание и ликвидация филиалов и т.д.);

-     решения ревизионной комиссии (вопросы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью компании);

-     решения исполнительного органа компании. Сюда входят решения генерального директора, руководителя филиала и управляющего, то есть устранение всех проблем, связанных с руководством текущей деятельности компании.

3          По срокам:

-     долгосрочные решения;

-     краткосрочные решения.

Существует три основных метода принятия решений, направленных на достижение намеченных целей, которые эффективно применяют сотрудники страховой компании «Югория», это:

-     метод, основанный на интуиции сотрудника, которая обусловлена наличием у него ранее накопленного опыта и суммы знаний в конкретной области деятельности, что помогает выбрать и принять правильное решение;

-     метод, основанный на понятии «здравого смысла», когда управляющий, принимая решения, обосновывает их последовательными доказательствами, содержание которых опирается на накопленный им практический опыт;

-     метод, основанный на научно-практическом подходе, предполагающий выбор оптимальных решений на основе переработки больших количеств информации, помогающий обосновать принимаемые решения. Этот метод применения современных технических средств и, прежде всего, электронно-вычислительной техники.

Процесс принятия решения в компании включает в себя следующие операции:

-        подготовка к работе;

-        выявление проблемы и формулирование целей;

-        поиск информации и последующая ее обработка;

-        выявление возможностей ресурсного обеспечения;

-        ранжирование целей;

-        формулирование решения;

-        оформление необходимых документов;

-        реализация принятого решения.

В страховой компании «Югория» для решения конкретной проблемы чаще всего используется метод «мозгового штурма». То есть собирают весь коллектив в конференц-зале, при этом все участники собрания уже осведомлены о наличии определенной проблемы, каждому предоставляется право высказать свое мнение насчет сложившейся ситуации. После обсуждения выбирается наиболее правильное и рациональное решение.

Также довольно актуально в компании принимать решения с помощью метода Дельфи, так как сбор коллектива практически невозможен, ведь деятельность агентов заключается в постоянных встречах с клиентами и регулярным отсутствием на рабочем месте. Поэтому каждому сотруднику предоставляют листок бумаги с вопросами об определенной проблеме, все сотрудники отвечают на них независимо и анонимно, после чего все листы с ответами передаются руководителю филиала, пройдя обработку, выносится решение.

Таким образом, руководство компании может принимать решения с помощью двух основных методов, выбор которых зависит от возникшей проблемы.

Во время прохождения практики в страховой компании ОАО «Югория» Барнаульского филиала решался вопрос об официальном принятии нового страхового агента Перминовой Анны Александровны, которая проработала в компании на испытательном сроке 1 месяц.

Для принятия данного решения руководитель, специалист отдела ведущих продаж, Логвин Марина Ивановна применила метод Дельфи, ориентируясь на возможность давать ответы на интересующие вопросы анонимно и независимо от мнения окружающих. Результат письменного опроса был вынесен в конце рабочего дня: Перминова Анна Александровна принята на работу в страховую компанию ОАО «Югория» страховым агентом.

При этом важно добавить, что задавались не только вопросы, связанные с личными симпатиями сотрудников, но и предлагалось оценить по десятибалльной шкале уровень профессионализма новичка, и отмеченные баллы были достаточно высокими, так как средний балл составил 8,4.

Каждый руководитель в своей работе использует те или иные методы работы. Обычно к этим методам работы руководитель приходит опытным путем, через длительную работу и методом проб и ошибок. Поэтому для Логвин Марины Ивановны для определения уровня ее профессионализма были проведены тестирование «Эффективный ли вы руководитель?» (ПРИЛОЖЕНИЕ А) и методика «Формула темперамента» (ПРИЛОЖЕНИЕ Б), так как сложившийся психологический климат во многом зависит от самого руководителя.

 В результате проведенного тестирования выяснилось, что Марина Ивановна, является эффективным руководителем, благодаря своим лидерским качествам, то есть она готова идти навстречу своим подчиненным, стремится сотрудничать с новыми людьми, завязывать новые знакомства; в своей работе использует новейшие достижения профессиональной деятельности. В процесс обсуждения вовлекает всех исполнителей задания, поощряет сотрудников за хорошо выполненную работу. Отношения с подчиненными достаточно доверительные, в коллективе ее все очень уважают. Марина Ивановна является коммуникабельным, грамотным, начитанным, уверенным в себе человеком: она постоянно изучает специальную литературу, проходит дополнительные курсы, тренинги и посещает профессиональные мероприятия. При принятии решений использует оригинальный, творческий подход.

Что касается темперамента, то Логвин Марине Ивановне свойственен сангвинический тип. То есть она, умеет быстро принимать решения, хорошо контролировать свои эмоции, может тормозить гнев, раздражение и концентрировать усилия на необходимом деле.

Такие качества, как у Логвин Марины Ивановны идеально подходят для эффективного руководства в компании.

Итак, принятие управленческого решения – это действительно очень трудоемкая и ответственная работа, поэтому к разработке и принятию решений нужно подходить очень серьезно, так как каждое правильно принятое решение приводит компанию к маленькой победе, в результате чего достигаются главные цели фирмы.