Разработка базы данных

3.1 Разработка базы данных

Целью разработки любой базы данных является хранение и использование информации о какой-либо предметной области. Для реализации этой цели имеются следующие инструменты:

-          Реляционная модель данных - удобный способ представления данных предметной области.

-          Язык SQL - универсальный способ манипулирования такими данными.

Очевидно, что для одной и той же предметной области реляционные отношения можно спроектировать множеством различных способов. Далее определим критерии качественности базы данных[24]:

-          Адекватность базы данных предметной области;

-          Легкость разработки и сопровождения базы данных;

-          Скорость выполнения операций обновления данных (вставка, обновление, удаление кортежей);

-          Скорость выполнения операций выборки данных.

База данных должна адекватно отражать предметную область. Это означает, что должны выполняться следующие условия[25]:

1.         Состояние базы данных в каждый момент времени должно соответствовать состоянию предметной области.

2.         Изменение состояния предметной области должно приводить к соответствующему изменению состояния базы данных

3.         Ограничения предметной области, отраженные в модели предметной области, должны некоторым образом отражаться и учитываться базе данных.

Практически любая база данных, за исключением совершенно элементарных, содержит некоторое количество программного кода в виде триггеров и хранимых процедур. Очевидно, что чем больше программного кода в виде триггеров и хранимых процедур содержит база данных, тем сложнее ее разработка и дальнейшее сопровождение.

Основными операциями, изменяющими состояние базы данных, являются операции вставки, обновления и удаления записей. В базах данных, требующих постоянных изменений производительность определяется скоростью выполнения большого количества небольших операций вставки, обновления и удаления. Одно из назначений базы данных - предоставление информации пользователям.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержки. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные запросы, позволяющие отображать нужную информацию. В запросах может выводиться подмножество данных или комбинированные данные из нескольких таблиц, например сведения о заказах совместно со сведениями о заказчиках.

База данных проектируемой Автоматизированной Системы Управления документооборотом Департамента Аренды (далее и везде АСУ Департамента Аренды) содержит 3 основных таблицы (Clients, Objects, Operations) на основании которых можно получить полную информацию по требуемым отчётам.

Таблица «Clients» является хранилищем информации о клиентах, обратившихся с заявками в Департамент Аренды, структура таблицы «Clients» приведена ниже.

  Таблица 7  Структура таблицы «clients»

Название поля	Тип	Описание поля
docid	integer	Номер документа
clientid	integer	Идентификатор клиента
clientname	varchar (150)	Наименование клиента
objectkat	char	Требуемая категория объекта (А, Б, В)
clientinput	datetime	Дата заявки
clientprice	integer	Цена
clientstatus	char	Отметка: заявка в работе/заявка на оформлении/заявка выполнена
clientmanager	varchar(40)	Ответственный сотрудник (исполнитель операции)

Внесем необходимые пояснения по описанию:

-          Идентификатор клиента это уникальный индивидуальный номер клиента, под которым он внесен в базу данных;

-          Наименование клиента по юридическому статусу (ООО либо ОАО/ЗАО в случае если клиент корпоративный), либо имя клиента, в том случае если клиент – частное лицо;

-          Требуемая категория объекта и цена: в данном случае указывается, какой именно категории объект и по какой цене интересует клиента;

-          Дата заявки – фактический день обращения клиента в Департамент Аренды;

-          Отметка описывает процесс работы с клиентом (заявка в работе – клиенту предложены объекты из категории, идет практический выбор объекта; заявка в оформлении – клиент определил объект, идет оформление сопроводительной документации; заявка выполнена – сопроводительные документы оформлены, счет за услуги оплачен/оплачивается);

-          Ответственный сотрудник – фамилия ответственного сотрудника Департамента Аренды, назначенного к данному клиенту руководителем клиентского отдела.

«Objects» – таблица служит хранилищем информации об объектах недвижимости, которые имеются в каталоге Департамента Аренды, структура таблицы «Objects» приведена ниже.

  Таблица 8  Структура таблицы «obects»

Название поля	Тип	Описание поля
docid	integer	Номер документа
objectid	integer	Идентификатор объекта
objectname	varchar (150)	Наименование объекта
objectkat	char	Категория объекта (А, Б, В)
objectinput	datetime	Дата постановки объекта в базу
objectprice	integer	Цена
objectstatus	char	Отметка: сдан/не сдан/резерв/оформляется
objectmanager	varchar(40)	Ответственный сотрудник (исполнитель операции)

Внесем необходимые пояснения по описанию:

-          Идентификатор объекта это уникальный индивидуальный номер объекта, под которым он внесен в базу данных;

-          Наименование объекта – фактическое название объекта;

-          Категория объекта вносится в соответствие с принятой градацией объектов недвижимости (категория А – объекты, стоимость аренды которых составляет от 1 млн. руб.; категория В – объекты, стоимость аренды которых составляет от 500 тыс. руб. до 1 млн. руб.; категория С – объекты, стоимость аренды которых составляет до 500 тыс. руб.);

-          Дата постановки объекта в базу – фактический день внесения объекта в базу;

-          Цена – фактическая стоимость аренды объекта, определенная Департаментом Эксплуатации;

-          Отметка описывает процесс работы с объектом аналогично отметке по клиенту;

-          Ответственный сотрудник – фамилия ответственного сотрудника Департамента Аренды, за которым закреплен конкретный объект руководителем клиентского отдела.

«Operations» - таблица содержит информацию обо всех сделках с объектами недвижимости и клиентами за определенный период.

Внесем необходимые пояснения по описанию:

-          Идентификатор объекта или клиента – уникальный номер, присваиваемый объекту или клиенту при внесении в базу;

-          Дата совершения операции – фактический день заключения договора аренды с клиентом;

-          Отметка расчета по операции ставится исходя из фактических расчетов уже произведенных клиентом (наличные денежные средства либо безналичные), в том случае если клиент не оплатил выставленный счет, ставится отметка «не определен»;

  Таблица 9  Структура таблицы «Operations»

Название	Тип	Описание поля
docid	integer	Номер документа
objectid/clientid	integer	Идентификатор объекта или клиента
operationdate	datetime	Дата совершения операции
operationcurrency	char	Расчёт по операции (нал, безнал, не определён)
operationincome	integer	Приход денежных средств
operationdebt	integer	Дебиторская задолженность
operationmanager	varchar(40)	Ответственный сотрудник (исполнитель операции)

Приход денежных средств отражает фактическую суммы оплаты счета клиентом;

-          Дебиторская задолженность возникает в том случае, если клиент не оплатил счет, фактически показывает, какой размер дебиторской задолженности числится за данным клиентом и/или объектом;

-          Ответственный сотрудник – фамилия ответственного сотрудника Департамента Аренды, за которым закреплен конкретный объект или клиент руководителем клиентского отдела.

Связь таблиц 8, 9 и 10 осуществляется по ключевому полю docid*, slitset таблица срезов, которые указывают на один аналитический счет в таблице account (ключ id). Программный код файла data.cpp, который отвечает за выполнение операций исполнения документов и функционирование АСУ Департамента Аренды в целом приведен в приложении А.

Далее на основании разработанной базы данных необходимо формализовать бизнес-процессы, с этой целью разработаем функциональную модель бизнес-процесса предоставления услуг (т.е. основного бизнес-процесса Департамента Аренды). В приложении 5 представлена функциональная модель бизнес-процесса предоставления услуг в соответствие с проектируемой АСУ документооборотом.

Итак, в соответствие с проектируемой АСУ, процесс предоставления услуги начинается с регистрации заявки клиента в Журнале заявок АСУ (сфера ответственности и доступ – руководители клиентских отделов), факторы влияния – сформированный необходимый каталог объектов от Департамента Эксплуатации и внешняя конъюнктура рынка, на последний фактор Департамент Аренды не может оказывать влияние, но должен его учитывать при формировании предложения.

Сотрудники, ежедневно просматривая Журнал заявок, отбирают новых клиентов, закрепленных за ними. Формирование предложения идет на основании прайс-листа Департамента Аренды, который формируется в АСУ по категориям объектов и предлагается для изучения непосредственно клиенту.

Далее, клиент выбирает наиболее подходящий ему объект (объекты), основная задача операционного сотрудника на данном этапе это проставить отметку о процессе взаимодействия в Журнале клиентов (см. табл. 8 описание поля «отметка») и организовать непосредственный просмотр выбранного объекта (объектов).

После того, как клиент определил необходимый ему объект и готов заключить сделку, ответственный операционный сотрудник проставляет необходимые отметки в АСУ, как в Журнале клиентов, так и в Объектах (см. табл. 8 и 9 описание полей «отметка»), кроме этого, ответственный сотрудник предоставляет клиенту пакет документов по сделке, в соответствие с правилами заключения сделок и условиями договора клиенту выставляется счет или счет-фактура на оплату услуг Департамента Аренды, при этом также проставляются необходимые отметки в АСУ.

После того, как договор заключен и произведена (либо производится) оплата услуг, часть оформленного пакета документов передается клиенту, часть передается руководителю клиентского отдела, который делает необходимые отметки в АСУ, передает первичные бухгалтерские документы в соответствующий отдел, в автоматизированном режиме формирует отчетность для управленческих бизнес-процессов собственно Департамента Аренды и для Департамента Эксплуатации.

3.2 Разработка интерфейса пользовательской части

Прежде чем перейти непосредственно к разработке пользовательского интерфейса (ПИ), определим основные требования, предъявляемые к разработке интерфейса пользователя.

Разработка пользовательского интерфейса (ПИ) ведется параллельно разработке архитектуры Автоматизированной Системы Управления документооборотом и разработке баз данных в целом и в основном предшествует её имплементации. Процесс разработки ПИ разбивается на этапы жизненного цикла[26]:

1.         Анализ трудовой деятельности пользователя, объединение бизнес-функций в роли.

2.         Построение пользовательской модели данных, привязка объектов к ролям и формирование рабочих мест.

3.         Формулировка требований к работе пользователя и выбор показателей оценки пользовательского интерфейса.

4.         Разработка обобщенного сценария взаимодействия пользователя с программным модулем (функциональной модели) и его предварительная оценка пользователями и Заказчиком.

5.         Корректировка и детализация сценария взаимодействия, выбор и дополнение стандарта (руководства) для построения прототипа.

6.         Разработка макетов и прототипов ПИ и их оценка в деловой игре, выбор окончательного варианта.

7.         Имплементация ПИ, создание тестовой версии.

8.         Разработка средств поддержки пользователя (пользовательские словари, подсказки, сообщения, помощь и пр.) и их встраивание в АСУ.

9.         Usability тестирование тестовой версии ПИ по набору раннее определенных показателей.

10.      Подготовка пользовательской документации и разработка программы обучения.

Т.к. проектируемая АСУ разрабатывается для обеспечения работы пользователя, т.е. для того чтобы он с помощью компьютерной программы быстрее и качественнее решал свои функциональные задачи. С этой точки зрения, один из важнейших этапов проектирования – создать такой пользовательский интерфейс, который сделает работу эффективной и производительной, а также обеспечит удовлетворенность пользователя от работы с программой.

Эффективность работы означает обеспечение точности, функциональной полноты и завершенности при выполнении заданий на рабочем месте пользователя. Последовательность действий и набор инструментальных средств пользователя в ПИ должны быть подчинены технологическому процессу выполнения производственного задания.

Основное и наиважнейшее требование: необходимо избегать создания такого интерфейса, который не соответствует алгоритму решения пользовательских задач[27].

Перед началом разработки пользовательского интерфейса проектируемой АСУ были получены ответы на следующее вопросы:

-          Какая информация необходима пользователю для решения задачи? (для операционных сотрудников основная информация заключается в данных по новым заявкам клиентов и фактического состояния каталога объектов; для руководителей клиентских отделов наиболее важна информация для составления отчетности: движение объектов и клиентов в базе);

-          Какую информацию пользователь может игнорировать (не учитывать)? (соответственно операционные сотрудники могут не учитывать информацию за прошедший период, их интересует только фактическое состояние клиентов и объектов в базе данных; в свою очередь руководители клиентских отделов при стратегическом планировании о составлении отчетности могут игнорировать информацию о состоянии «сегодняшнем дне», для оперативного контроля руководителям клиентских отделов не обязательно учитывать информацию за прошедший период);

-          Какие решения пользователю необходимо принимать в процессе работы с АСУ? (в данной части решения строятся как по стратегическому планированию, так и по оперативному планированию – рядовые сотрудники принимают только оперативные решения текущего характера, руководители клиентских отделов принимают как оперативные, так и стратегические решения);

-          Может ли пользователь совершать несколько различных действий одновременно? (в данной части необходимо отметить, что проектируемая АСУ дает возможность решать несколько задач одновременно, следовательно, ответ на данный вопрос – положительный);

-          Какие типовые операции использует пользователь при решении задачи? (типовые операции перечислены в п. 3.1. при проектировании таблиц баз данных).

Дизайн пользовательского интерфейса должен обеспечивать минимизацию усилий пользователя при выполнении работы и приводить к[28]:

-          сокращению длительности операций чтения, редактирования и поиска информации,

-          уменьшению времени навигации и выбора команды,

-          повышению общей продуктивности пользователя, заключающейся в объеме обработанных данных за определенный период времени.

-          увеличению длительности устойчивой работы пользователя и др.

Удовлетворенность пользователя от работы тесно связана с комфортностью его взаимодействия с проектируемой АСУ, и способствует сохранению профессиональных кадров на предприятии за счет привлекательности работы на данном рабочем месте.

Требования к удобству и комфортности интерфейса возрастают с увеличением сложности работ и ответственности пользователя за конечный результат. Высокая удовлетворенность от работы достигается в случае[29]:

-          Прозрачной для пользователя навигации и целевой ориентации в программе.

-          Ясности и четкости понимания пользователем текстов и значения кнопок. В программе должны быть те слова и графические образы, которые пользователь знает или обязан знать по характеру его работы или занимаемой должности.

-          Быстроты обучения при работе с программой, для чего необходимо использовать преимущественно стандартные элементы взаимодействия, их традиционное или общепринятое их расположение.

-          Наличия вспомогательных средств поддержки пользователя (поисковых, справочных, нормативных – руководство пользователя), в том числе и для принятия решения в неопределенной ситуации.

Удобный интерфейс помогает пользователю справиться с усталостью и напряжением при работе в условиях высокой ответственности за результат, поэтому основные принципы создания интерфейса пользовательской части базируются на следующих условиях[30]:

-          Совместное наращивание функциональности: возможность развивать проектируемую АСУ без разрушения (т.е. оставаясь в рамках) существующего интерфейса.

-          Масштабируемость: возможность легко настраивать и расширять как интерфейс, так и собственно проектируемую АСУ при увеличении числа пользователей, рабочих мест, объема и характеристик данных.

-          Адаптивность к действиям пользователя: проектируемая АСУ должна допускать возможность ввода данных и команд множеством разных способов (клавиатура, мышь, другие устройства) и многовариативность доступа к прикладным функциям, кроме того проектируемая АСУ должна учитывать возможность перехода и возврат от окна к окну, от режима к режиму, и правильно обрабатывать такие ситуации.

-          Независимость в ресурсах: для создания пользовательского интерфейса должны предоставляться отдельные ресурсы, направленные на хранение и обработку данных, необходимых для поддержки пользователя (пользовательские словари, контекстно-зависимые списки, наборы данных по умолчанию или по последнему запросу, истории запросов и пр.)

-          Переносимость: при переходе на другую аппаратную (программную) платформу, должен осуществляется автоматически перенос и пользовательского интерфейса, и конечного приложения.

В соответствие с заявленными выше принципами, требованиями и условиями, интерфейс пользовательской части АСУ Департамента Аренды разрабатывался в среде Borland С++ Builder 6. Структура интерфейса пользовательской части представлена в приложении 6. Очевидно, что в структуре интерфейса проектируемой АСУ реализованы справочники и собственно отчеты. При этом очевидно, что в справочнике «Экспозиция» имеется только опция просмотра, иных опций не предусмотрено, т.к. любые изменения в этом справочнике приведут к изменениям в других справочниках, что может вызвать нарушение объективности и релевантности данных.

В справочниках «Журнал», «Объекты», «Операции» предусмотрены возможности редактирования и правки, т.к. это необходимо для описания функциональных процессов в проектируемой АСУ.

Для того чтобы начать работу с АСУ Департамента аренды, необходимо запустить находящийся на рабочем столе файл ASU_DA.exe, после чего загрузиться основная форма системы, которая выглядит так, как представлено в приложении 7.

На основной форме находятся 5 основных пунктов меню: «Журнал», «Объекты», «Операции», «Экспозиция», «Выход».

Пункты меню «Журнал», «Объекты», «Операции», как уже было показано выше, содержат 4 подпункта, вызываемые через контекстное меню (правая кнопка мыши):

-          Просмотр,

-          Правка,

-          Добавить,

-          Удалить.

При выборе пункта «Журнал», откроется форма, которая имеет вид, представленный в приложении 8. В левой части расположены данные о клиентах Департамента Аренды: Наименование клиента и Идентификатор клиента согласно уникальному номеру клиента в базе. В правой части расположены данные по параметрам заявка клиента (требуемая категория объекта и цена), а также данные об ответственном лице, которое закреплено для взаимодействия с этим клиентом.

При выборе пункта меню «Объекты», откроется форма, представленная в приложении 9. В левой части расположены данные об объектах Департамента Аренды: Наименование объекта и Идентификатор объекта согласно уникальному номеру объекта в базе. В правой части расположены данные по параметрам указанного объекта, а также данные об ответственном лице, которое закреплено за указанным объектом.

При выборе пункта меню «Операции» имеется возможность просмотреть все операции, осуществленные как с клиентами, так и с объектами за определенный период (приложение 10 и приложение 11). Задача пункта меню «Операции» предоставлять детализированные отчеты по операциям, согласно условиям отбора, заданным пользователем.

Отбор в отчете «Клиенты» (приложение 10) идет по типу клиента, типу взаиморасчетов, с детализацией информации по каждому клиенту. В отчете «Объекты» имеется возможность, как детализировать информацию по каждому объекту (по аналогии с отчетом «Клиенты»), либо получать совокупную информацию по типу категории объектов за период (так, как представлено в приложении 11).

Пункт меню «Экспозиция» предназначен для получения данных по сроку нахождения объекта в базе и взаимосвязанной с ним информации, экранная форма представлена в приложении 12.

Каждый отчет может быть выведен на печать, как посредством контекстного меню, так и посредством кнопок, расположенных в нижней части пользовательского интерфейса. Подробное руководство с описанием всех форм интерфейса и назначений кнопок панели управления приведены в приложении 13 «Руководство пользователя».

Представленный интерфейс пользовательской части в полной мере отвечает целям и задачам создания автоматизированной системы управления документооборотом в Департаменте Аренды, в пользовательском интерфейсе реализованы все необходимые функции, которые выполняет как операционный персонал, так и управленческий персонал.

Автоматизированная система управления документооборотом будет внедрена в Департаменте Аренды, в течение предыдущего полугодия проектируемая АСУ проходила тестирование у разработчика, то есть без привлечения пользователей, на этом этапе исправлялись ошибки, которые были допущены в процессе разработки АСУ.

Все сотрудники филиала, имеющие отношение к работе с проектируемой АСУ (операционный персонал, руководители клиентских отделов, системный администратор, а также руководитель Департамента Аренды) прошли обучение.

За ввод информации отвечают руководители клиентских отделов и операционные сотрудники, в свою очередь руководитель Департамента Аренды просматривал отчеты и проводил контроль за работой подчинённых, принимая управленческие решения, используя полученные данные.

Внедрение Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды позволит:

-          Автоматизировать процесс распределения заявок клиентов (снизить уровень хождения бумажных документов);

-          Вести учет и мониторинг объектов недвижимости (в режиме on-line без обращения к бумажным носителям);

-          Контролировать время экспозиции объектов недвижимости;

-          Автоматически формировать и выдавать на печать отчёты, необходимые как для управленческой, так и для операционной деятельности;

-          Хранить в базе данных информацию, как по клиентам, так и по объектам.

Глава 4. Анализ эффективности внедрения АСУ в Департаменте Аренды

Сокращение непроизводственных затрат и усилий пользователя - важная составляющая качества проектируемой АСУ, далее представлены основные преимущества внедряемой АСУ:

-          Заявка клиента регистрируется в АСУ (ранее заявка регистрировалась на бумажном носителе, что обуславливало высокую вероятность полной или частичной утраты документов);

-          Сейчас все операции по взаимодействию с клиентами и объектами будут отражаться в АСУ (бумажные носители будут использоваться операционными сотрудниками или руководителями отделов по собственному желанию);

-          В АСУ в автоматизированном режиме формируются все необходимые отчеты для управленческих и обеспечивающих бизнес-процессов;

-          Операционные сотрудники в любой момент времени получают релевантную и объективную информацию для выполнения своих непосредственных обязанностей;

-          Операционные сотрудники освобождаются от обязанности составления отчетов о проделанной работе на бумажных носителях. Соответственно высвобождается время на поиск и обслуживание клиентов, мониторинг объектов, увеличивается производительность труда;

-          Руководители клиентских отделов и руководитель Департамента Аренды имеют полную информацию в любой момент времени по всем проведенным операциям за произвольно выбранный период;

-          Руководителям клиентских отделов более нет необходимости в ручном режиме сводить в единую форму отчетности отчеты о проделанной работе полученные от каждого отдельно взятого сотрудника;

-          Имеется очевидная дополнительная экономия рабочего времени руководителей клиентских отделов, соответственно появляется реальная возможность уделять больше времени стратегическому планированию и развитию деятельности Департамента Аренды.

Как уже неоднократно подчеркивалось в работе – основное назначение внедряемой АСУ это, во-первых, снизить бумажный документооборот, и, во-вторых, автоматизировать документооборот в Департаменте Аренды, что позволит повысить производительность труда сотрудников Департамента Аренды. В свою очередь снижение объемов бумажной документации позволяет снизить риски утраты документов и как следствие снизить риски потери информации и вероятность выхода стратегической информации во внешнюю среду.

В первой главе данного дипломного проекта были представлены данные о производительности труда в Департаменте Аренды и данные о затратах рабочего времени на выполнение отдельных функций операционным персоналом. Предлагаемая АСУ позволяет сократить затраты рабочего времени на неосновные бизнес-процессы как минимум на 50%, следовательно операционный персонал не будет тратить рабочее время на следующие операции:

-          Получение заявки клиента на бумажном носителе (все заявки можно просматривать в автоматизированном режиме);

-          Выбор объектов для составления предложения клиенту (достаточно открыть пункт меню «Объекты», где все имеющиеся для предложения объекты разнесены по категориям, имеется возможность распечатать предложение для клиента на бумажном носителе или сохранить в файл и переслать по электронной почте)

-          Составление и предоставление отчетности по проделанной работе – на данные операции тратится более всего времени, в АСУ этого выполнять не требуется, руководитель клиентского отдела может это сделать в любой момент времени.

Таким образом, высвобождается более от 32% до 40% рабочего времени операционного персонала, соответственно именно в равной степени должна увеличиться производительность труда (т.е. количество сданных объектов и полученных доходов Департаментом Аренды) без увеличения продолжительности рабочего дня.

Сравним показатели по имеющейся в настоящем производительности труда и показатели по планируемой производительности труда (таблица 11).

Очевидно, что при снижении затрат фактически отработанного времени на 8,2% производительность труда будет увеличена на 31,2% в основном за счет увеличения среднечасовой выработки (стоимость влияния фактора +4357,4 тыс. руб.). Кроме этого увеличивать численность персонала не планируется, следовательно все фактические затраты на персонал остаются на прежнем уровне. В свою очередь увеличение объемов сбыта, которое планируется получить по итогам внедрения Автоматизированной Системы Управления Документооборотом в Департаменте Аренды, позволит в дальнейшем увеличить материальное стимулирование сотрудников, что так же является немаловажным фактором социальной эффективности внедрения проектируемой АСУ.

Кроме этого внедрение проектируемой АСУ дает непосредственную возможность увеличить уровень умений и навыков персонала, что в дальнейшем при расширении уровня применяемых информационных технологий окажет существенное влияние и на увеличение конкурентных преимуществ ООО «Анелик» в целом и Департамента Аренды в частности.

Таблица 11. Анализ производительности труда персонала Департамента Аренды, после внедрения АСУ

Показатель	2008 год	проект	(+,-)	%
среднегодовая численность персонала Департамента Аренды	59	59	0,0	0,0
среднегодовая численность операционного персонала (ЧР)	28	28	0,0	0,0
удельный вес операционного персонала в общей численности (Уд)	0,47	0,47	0,0	0,0
отработано одним рабочим дней за год (Д)	216	216	0,0	0,0
отработано часов всеми сотрудниками	51408	47174,4	-4233,6	-8,2
средняя продолжительность рабочего дня (П), ч	8,5	7,8	-0,7	-8,2
реализовано услуг, тыс. руб.	23276	30540,9	7264,9	31,2
выработка на одного операционного сотрудника
среднегодовая (ГВ), тыс. руб.	831,3	1090,7	259,5	31,2
среднедневная (ДВ), тыс. руб.	107,8	141,4	33,6	31,2
среднечасовая (ЧВ), тыс. руб.	12,7	18,1	5,4	43,0
∆ГВуд = ∆Уд*Д0*П0*ЧВ0, тыс. руб.	0,0
∆ ГВд = Уд1*∆Д*П0*ЧВ0, тыс. руб.	0,0
∆ГВп = Уд1*Д1*∆П*ЧВ0, тыс. руб.	-909,7
∆ГВчв = Уд1*Д1*П1*∆ЧВ, тыс. руб.	4357,4

Далее проанализируем эффективность внедрения проектируемой АСУ с точки зрения инвестиций развитие информационных технологий Департамента Аренды.

Итак, совокупные затраты на приобретение оборудования и СУБД MS SQL Server 2005 составят в среднем 1 100 тыс. руб. (в затраты включена дополнительная оплата сотрудников отдела IT Департамента Эксплуатации, затраты на обучение пользователей и формализацию бизнес-процессов). Срок внедрения проектируемой АСУ в Департаменте Аренды составляет 1 год. Планируемые доходы составляют, как было показано выше 4357,4 тыс. руб.

Экономическую эффективность внедрения Автоматизированной системы управления документооборотом целесообразно оценивать по следующим показателям[31]:

-          чистый дисконтированный доход;

-          индекс доходности;

-          рентабельность инвестиций;

Чистый дисконтированный доход (ЧДД) – рассчитывается как разность накопленного дисконтированного дохода от реализации проекта и дисконтированных единовременных затрат[32].

где Di – доходы i-го периода (сальдо),

Ki – единовременные затраты i-го периода;

n – количество периодов реализации проекта;

d – ставка дисконтирования.

Обычно ставку дисконтирования принимают равной альтернативному вложению капитала, например ставки по ГКО – 10,3%. Т.к. внедрение проектируемой АСУ будет реализовано в течение одного года, то ставка дисконтирования не изменится.

Критерием экономической эффективности инвестиционного проекта по внедрению АСУ является положительное значение ЧДД (таблица 12).

Таблица 12. Расчет Чистого Дисконтированного Дохода (ЧДД) от внедрения АСУ в Департаменте Аренды

квартал	расходы, тыс. руб.	доходы, тыс. руб.	Коэффициент дисконтирования k = 0,103	Дисконтированные расходы, тыс. руб.	Дисконтированные доходы, тыс. руб.	ЧДД
1	275	0	0,897	246,7	0,0	-246,7
2	275	0	0,897	246,7	0,0	-246,7
3	275	2178,7	0,897	246,7	1954,3	1707,6
4	275	2178,7	0,897	246,7	1954,3	1707,6
итого	1100	4357,4		986,7	3908,6	2921,9

В нашем случае, очевидно, что предлагаемые мероприятия имеют высокую эффективность, т.к. очевидно, что ЧДД имеет положительное значение, в том случае если бы величина ЧДД была равна 0, можно было говорить, что вложение средств в Автоматизированную Систему Управления документооборотом в Департаменте Аренды равно альтернативному вложению капитала.

Индекс доходности проекта (ИД) – это отношение суммарного дисконтированного дохода к суммарным дисконтированным единовременным затратам[33].

Норма индекса доходности должна превышать единицу, в данном проекте индекс доходности составляет значение 3,96. Что является гарантией экономической эффективности данного проекта по внедрению Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды.

Далее необходимо рассчитать рентабельность инвестиций в создание Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды. Критерием экономической эффективности инвестиционного проекта является значение индекса доходности, превышающее единицу.

Рентабельность проекта (среднегодовая рентабельность инвестиций) – является разновидностью индекса доходности, соотнесенного со сроком реализации проекта. Она показывает, какой доход приносит каждый вложенный в проект рубль инвестиций[34].

Ri =

где n – количество периодов, в течение которых реализуется проект.

Критерием экономической эффективности внедрения проекта новой системы подбора персонала является положительная рентабельность проекта.

Исходя из того, что индекс доходности составляет значение 3,96, были проведены необходимые расчеты по вышеуказанной формуле Ri, значение рентабельности инвестиций в проект по созданию Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды составляет 70%. Необходимо отметить, что срок реализации проекта составляет 1 год или 4 квартала, при этом окупаемость проекта составляет период два квартала, т.к. затраты на создание проекта гораздо ниже, чем планируемые доходы.

Помимо повышения общей культуры управления, увеличения производительности труда, проектируемая АСУ в Департаменте Аренды помогает построить взаимоотношения с потенциальными партнерами, инвесторами и аудиторами.

Общеизвестен факт, когда держателям кредитных ресурсов выгодно, чтобы инвестиции в определенном объеме расходовались на технологии, позволяющие прояснить ситуацию на предприятии, помочь получить достоверную финансовую и аналитическую отчетность[35].

Таким образом, при внедрении АСУ в целом увеличивается ликвидность предприятия за счет изменения структуры активов, происходит уменьшение долговой нагрузки предприятия. Отмечается так же снижение потребности предприятия в оборотных средствах за счет повышения ритмичности работы, уменьшения расходов на основные и обеспечивающие бизнес-процессы и внедрение прогрессивных методов их планирования и контроля. Это основные элементы, определяющие прямой экономический эффект от внедрения АСУ[36] кроме приведенных выше рассчитанных финансовых результатов.

В данном конкретном примере, приведенном в рамках данного дипломного проекта, четко показано, что внедрение АСУ дает возможность значительно снизить временные и финансовые затраты на обработку заявок от клиентов, на выполнение непосредственных функций операционных сотрудников и руководителей. В данном случае была проанализирована возможность автоматизации только суммы бизнес-процессов, касающихся предоставления услуг в Департаменте Аренды. В дальнейшем внедрение Автоматизированной Системы Управления документооборотом Департамента Аренды позволит провести следующие этапы автоматизации, касающиеся бизнес-процессов взаиморасчетов, интеграции проектируемой АСУ в КИС Департамента Аренды.

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. В настоящее время существует большое количество информационных систем, призванных улучшить бизнес процессы компании, оптимизировать время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые возможности в бизнесе. Для определения какой-либо информационной системы предлагается использовать несколько основополагающих качеств:

-          Функционал - набор возможностей, которые предлагает система;

-          Бизнес процессы, которые данная система призвана улучшить;

-          Стоимость системы;

-          Сроки внедрения системы.

Это важные критерии, определяющие информационную систему. Важно знать о том, какие бизнес процессы позволит улучшить данная система, сколько времени займет внедрение системы и какова будет конечная стоимость системы для компании.

Создание Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды ООО «Анелик» приносит тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов, связанных с:

-          освобождением физического места для хранения документов;

-          снижением временных затрат на обеспечивающие бизнес-процессы;

-          уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;

-          снижением расходов на персонал и оборудование и др.

К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

-          значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

-          повышение безопасности информации за счет того, что работа в АСУ с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю АСУ назначаются свои полномочия доступа к информации;

-          повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

-          улучшение контроля над исполнением непосредственных обязанностей операционных сотрудников Департамента Аренды.

Итак, в ходе проведенного исследования, установлено, что на сегодняшний день создание и внедрение АСУ в Департаменте Аренды необходимо. Это обусловливается тем, что, во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утрата информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Процесс создания АСУ состоит их нескольких этапов. Основными этапами являются следующие:

-          Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ;

-          Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;

-          Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;

-          Установка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация;

-          Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;

-          Обучение персонала организации.

Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для организации, будет малоэффективна. Для успешного обучения персонала Департамента Аренды было создано Руководство пользователя к программе.

Основные результаты дипломного проекта:

-          Определено понятие корпоративной информационной системы;

-          Выявлены основные этапы жизненного цикла информационных систем;

-          Определены задачи моделирования бизнес-процессов на основе применения CASE- средств;

-          Проанализирована организационная структура, направления деятельности компании ООО «Анелик» в целом и Департамента Аренды в частности;

-          Построена модель «как есть». На этой модели была отработана методика построения структурных моделей бизнес-процессов для данного предприятия на базе методологии ARIS и IDEF0;

-          Рассмотрены существующие архитектуры информационных систем и выбрана подходящая для реализации АСУ;

-          Разработана и внедрена АСУ в Департаменте Аренды.

Внедрение АСУ позволило:

-          Автоматизировать процесс создания заявки клиента;

-          Вести учет объектов недвижимости;

-          Контролировать время экспозиции объекта недвижимости в базе Департамента Аренды;

-          Формировать отчеты в соответствие с потребностями пользователей;

-          Выдавать на печать отчёты;

-          Хранить в базе данных всю информацию по клиентам и объектам Департамента Аренды.

Кроме этого в рамках главе третьей данного дипломного проекта обоснована экономическая эффективность внедрения проектируемой АСУ как с точки зрения влияния на производительность труда сотрудников Департамента Аренды, так и точки зрения эффективности инвестиционного проекта.

 

Список литературы и источников

1.         Гражданский кодекс Российской Федерации (в четырех частях). – М., Ось-89, 2009.

2.         Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

3.         Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08 февраля 1998 года (в редакции от 27.10.2008 N 175-ФЗ)

4.         ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело

5.         ГОСТ 24.703-85 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Типовые проектные решения в АСУ. Основные положения

6.         ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные ​системы документации

7.         РД 50-680-88 Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения.

8.         Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Киселев А.Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA. М.: Эксмо, 2007

9.         Антикризисное управление: уч. пособие по единой программе подготовки арбитражных управляющих. М.: Инфра-М, 2008

10.      Дафт Р. Менеджмент. Издание 6-е. СПб: Питер, 2008

11.      Деминг Э. Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007

12.      Гританс Я.М. Организационное проектирование и реструктуризация (реинжиниринг) предприятий и холдингов: экономические, управленческие и правовые аспекты (2-е издание). М.: Волтерс Клувер, 2008 г.

13.      Григорьев Ю.А., Ревунков Г.И. Банки данных: Учеб. для вузов. М: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2002.

14.      Ильин В.В. Реинжиниринг бизнес-процессов с использованием ARIS. М.:ИД Вильямс, 2008

15.      Инструментарий ARIS. Методы. Версия 4.1 М.: Весть-Мета Технология, 2000

16.      Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г.

17.      Каменнова М., Громов А., Ферапонтов М., Шматалюк А. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство. М.: Весть-Мета Технология, 2001

18.      Крылова И. Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. М.: Бизнес-пресса, 2007

19.      Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Ростов-на-Дону: Феникс, 2005

20.      Новые тенденции в управлении. Дайджест McKinsey. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007

21.      Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. М.: Омега-Л, 2009

22.      Оболенски Н. Практический реинжиниринг бизнеса: Инструменты и методы для эффективного изменения. М.: Лори, 2005

23.      Орлов С.А. Технологии разработки программного обеспечения: Учебник для вузов. ‑3-е издание. СПб.: Питер, 2004.

24.      Савицкая Г.В. Методика комплексного анализа хозяйственной деятельности. М.: Инфра-М, 2007

25.      Сертифицированный курс Microsoft «М 2781 Разработка серверных решений в Microsoft SQL Server 2005»

26.      Торрес Дж. Р. Практическое руководство по проектированию и разработке пользовательского интерфейса. М.: Вильямс, 2002

27.      Хаммер М., Чампи Д. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006

28.      Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. 4-е изд., доп. и перераб. СПб: КОРОНА принт, 2004

29.      Фрост Р., Дей Дж., Ван К., Базы данных. Проектирование и разработка. М.: NT Пресс, 2007

Приложение 1. Функциональная модель бизнес-процессов

Приложение 2. Модель основного бизнес-процесса, сформированная с помощью ARIS

Приложение 3. Объекты системы маршрутизации документооборота

Приложение 4. Структура сети

Приложение 5. Функциональная модель бизнес-процесса предоставления услуг в проектируемой АСУ

Приложение 6. Структура интерфейса пользовательской части

Приложение 7. Основная форма АСУ Департамента Аренды

Приложение 8. Экранная форма «Журнал»

Приложение 9. Экранная форма «Объекты»

Приложение 10. Экранная форма отчета «Клиенты»

Приложение 11. Экранная форма отчета «Объекты»

Приложение 12. Экранная форма «Экспозиция»

[1] ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств, Издание официальное - М.: Госстандарт России, 1999.

[2] Ивлев В. Процессная организация деятельности предприятия [Электронный ресурс] / «АКДИ Экономика и жизнь», Электрон. дан. Режим доступа: http://www.akdi.ru/avt-upr/UPR/ivlev2.htm, свободный.

[3] Ивлев В. Процессная организация деятельности предприятия [Электронный ресурс] / «АКДИ Экономика и жизнь», Электрон. дан. Режим доступа: http://www.akdi.ru/avt-upr/UPR/ivlev2.htm, свободный

[4] Ковалев С. М. Технология структуризации и описания организации – шаг за шагом [Электронный ресурс] / «Консультант директора» Электрон. дан. М., 2004. №8 Режим доступа: http://www.betec.ru/index.php?id=36&sid=03, свободный.

[5] Ковалев С. М. Технология структуризации и описания организации – шаг за шагом [Электронный ресурс] / «Консультант директора» Электрон. дан. М., 2004. №8 Режим доступа: http://www.betec.ru/index.php?id=36&sid=03, свободный.

[6] Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г

[7] Там же

[8] Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г

[9] Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г

[10] Там же

[11] Орлов С.А. Технологии разработки программного обеспечения: Учебник для вузов. ‑3-е издание. – СПб.: Питер, 2004.

[12] Там же

[13] Каменнова М., Громов А., Ферапонтов М., Шматалюк А. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство. М.: Весть-Мета Технология, 2001; Орлов С.А. Технологии разработки программного обеспечения: Учебник для вузов. ‑3-е издание. – СПб.: Питер, 2004; Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. 4-е изд., доп. и перераб. - СПб.: КОРОНА принт, 2004

[14]Дафт Р. Менеджмент. Издание 6-е. СПб: Питер, 2008

[15] Хаммер М., Чампи Д. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006

[16] Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. 4-е изд., доп. и перераб. СПб.: КОРОНА принт, 2004

[17] Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. 4-е изд., доп. и перераб. СПб: КОРОНА принт, 2004

[18] Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. 4-е изд., доп. и перераб. - СПб.: КОРОНА принт, 2004

[19] Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. 4-е изд., доп. и перераб. - СПб.: КОРОНА принт, 2004.

[20] Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. 4-е изд., доп. и перераб. - СПб.: КОРОНА принт, 2004

[21] Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. - 4-е изд., доп. и перераб. - СПб.: КОРОНА принт, 2004. с 382-383

[22] Сертифицированный курс Microsoft «М 2781 Разработка серверных решений в Microsoft SQL Server 2005»

[23] Там же

[24] Фрост Р., Дей Дж., Ван К., Базы данных. Проектирование и разработка. М.: NT Пресс, 2007

[25] Там же

[26] Торрес Дж. Р. Практическое руководство по проектированию и разработке пользовательского интерфейса. М.: Вильямс, 2002

[27] Торрес Дж. Р. Практическое руководство по проектированию и разработке пользовательского интерфейса. М.: Вильямс, 2002

[28] Торрес Дж. Р. Практическое руководство по проектированию и разработке пользовательского интерфейса. М.: Вильямс, 2002

[29] Торрес Дж. Р. Практическое руководство по проектированию и разработке пользовательского интерфейса. М.: Вильямс, 2002

[30] Торрес Дж. Р. Практическое руководство по проектированию и разработке пользовательского интерфейса. М.: Вильямс, 2002

[31] Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г

[32] Там же

[33] Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г

[34] Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007 г

[35] Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Киселев А.Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA. М.: Эксмо, 2007

[36] Там же