Основная цель деятельности работника, определяющая главное направление его работы при выполнении функциональных обязанностей

1.6. Основная цель деятельности работника, определяющая главное направление его работы при выполнении функциональных обязанностей.

Этот раздел может содержать дополнительные требования, устанавливаемые работодателем к должности самостоятельно с учетом специфики деятельности организации, условий труда работника [1].

1.3  Раздел «Должностные обязанности»

Наиболее важный раздел, занимающий центральное место в должностной инструкции, поскольку работодатель не в праве требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

В этот раздел включается выполнение работником обязанностей, предусмотренных как ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, так и иными локальными нормативными актами, действующими в организации. Среди локальных нормативных актов можно назвать акты, устанавливающие дисциплину труда (Правила внутреннего трудового распорядка) или (Положение о персональных данных работников организации) и т. д. В то же время с учетом специфики работы могут быть установлены и иные обязанности. Например, обязанность работника повышать свой профессиональный уровень, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя [4].

Егоршин А.П. предлагает в данном разделе определять функциональные обязанности работника, количественные показатели их выполнения и функциональные взаимосвязи с другими работниками. Представляется в табличной форме.

Исходными данными для разработки карты функциональных обязанностей являются:

- квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;

- матрица распределения функций управления между структурными подразделениями;

- положение о структурном подразделении;

- нормативы трудоемкости решения задач управления, при отсутствии нормативов трудоемкости – материалы экспертного опроса специалистов о затратах труда и сроках решения задач управления [1].

1.4  Разделы: «Права», «Ответственность»

Раздел «Права» охватывает перечень полномочий, которыми наделяется работник, в связи с исполнением трудовых обязанностей. Права характеризуют возможность использования различных ресурсов (трудовых, финансовых, материальных, технических, энергетических) для решения задач управления. Права реализуются по принципу единоначалия руководителем предприятия, который их может делегировать своим заместителям и специалистам.

Права устанавливают перечень полномочий работника, обеспечивающих реализацию возложенных на него функциональных обязанностей. Исходными данными для их разработки являются: Гражданский кодекс РФ; КЗоТ РФ; типовые правила внутреннего трудового распорядка; Философия предприятия; положение о структурном подразделении; типовые (примерные) положения и должностные инструкции.

Раздел «Ответственность» предусматривает меры юридической ответственности за несоблюдение требований должностной инструкции, установленные трудовым законодательством. Исходные данные для разработки являются: Гражданский кодекс РФ, КЗоТ РФ, устав предприятия, философия предприятия, положение об оплате труда, типовые правила внутреннего трудового распорядка, типовые (примерные) должностные инструкции, матрица распределения функций управления, положения о структурных подразделениях.

Качество выполнения функциональных обязанностей определяется по результатам деятельности структурного подразделения в целом с учетом конкретного вклада работника в общую работу.

Оценка своевременности и качества выполнения функциональных обязанностей производиться руководителем работника с применением в случае необходимости следующих форм воздействия:

- мер административного воздействия, применяемых администрацией организации в соответствии с гражданским кодексом РФ, КЗоТ РФ, философией предприятия и типовыми правилами внутреннего трудового распорядка;

- мер материального воздействия, основной формой которых является изменение должностного оклада и депремирование, т.е. полное или частичное лишение премии в соответствии с действующим положением об оплате труда [1].

1.5  Разделы «Взаимоотношения» и «Поощрения»

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и, как правило, содержит:

- перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей, которые непосредственно подчинены работнику в связи с его должностью (трудовой функцией) или которым он обязан подчинятся по работе;

- условия и порядок замещения временно отсутствующего работника. В этом разделе могут быть указаны иные дополнительные положения, уточняющие положение работника, занимающего указанную должность, регламентирующие его деятельность.

В разделе «Поощрения» указываются формы морального и материального поощрения за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей и отсутствие нарушений трудовой дисциплины:

а) Формы морального поощрения: объявить благодарность, наградить Почетной грамотой, занести на Доску почета, представить к правительственной награде.

б) Формы материального поощрения: увеличить гарантированную оплату, увеличить должностной оклад, изменить вознаграждение за результат, выдать премию, наградить ценным подарком, предоставить бесплатную путевку, предоставить беспроцентный кредит на покупку дорогостоящего товара и др.

в) Оценка эффективности работы конкретного работника осуществляется по результатам выполнения показателей, закрепленных за структурным подразделением. Оценку конкретного вклада работника определяет руководитель подразделения, а последнего директор предприятия [1].

Глава 2. Анализ должностных инструкций на примере организационно- контрольного отдела администрации центрального района г. Новосибирска

Основной задачей администрации является решение вопросов местного значения, выполнение решений городского Совета, постановлений и распоряжений мэра на территории района города с целью обеспечения жизнедеятельности населения и социально-экономического развития района.

Администрация района города Новосибирска является территориальным органом мэрии Новосибирска.

Схема структуры администрации Центрального района города Новосибирска показана в Приложении 4

Заместители главы администрации Центрального района	Деятельность, за которую несет персональную ответственность
Первый заместитель главы администрации по городскому хозяйству	Выработка и реализация решений по вопросам жизнеобеспечения района и стабильному функционированию районного хозяйства.
Заместитель главы администрации по экономике и доходам	Выработка и реализация решений по вопросам состояния и развития экономической и финансовой сфер района (в том числе бюджетной, тарифной, налоговой, промышленной и инвестиционной политики), земельных и имущественных отношений, развития на территории района сферы услуг (общественного питания, торговли, бытового обслуживания, туризма, ритуальных услуг), взаимодействия с производственными и предпринимательскими структурами, содействия развитию сферы материального производства, включая вопросы развития промышленности, науки и научного обслуживания, статистической деятельности.
Заместитель главы администрации по социальной сфере	Выработка и реализация решений по вопросам состояния и развития социальной политики, районной политики в области здравоохранения, образования, культуры, спорта и работы с молодежью
Заместитель главы администрации по организационной работе	Выработка и реализация решений по вопросам организационного обеспечения деятельности администрации, кадровой и информационной политики администрации, взаимодействия с общественными и религиозными объединениями, политическими партиями, содействия созданию и развитию территориального общественного самоуправления и иных форм участия населения в осуществлении местного самоуправления; обеспечения общественной безопасности

В состав Администрации Новосибирска входят следующие отделы:

Отдел энергетики, инженерных коммуникаций и транспорта

Отдел благоустройства и озеленения

Отдел по жилищным вопросам

Отдел архитектуры и строительства

Отдел – районная административно-техническая инспекция

Отдел образования

Отдел здравоохранения

Отдел социальной поддержки населения

Отдел пособий и компенсационных выплат

Отдел по культуре и делам молодёжи

Отдел по физической культуре и спорту

Отдел опеки и попечительства

Отдел экономического развития и трудовых отношений

Отдел торговли и защиты прав потребителей

Отдел земельных и имущественных отношений

Организационно-контрольный отдел

Хозяйственный отдел

Отдел информатизации и связи

Отдел бухгалтерского учета

Юридический отдел.

2.1 Анализ Общего положения

В общих положениях Организационно-контрольного отдела полностью указывается функция управления, которую реализует отдел в соответствии с матрицей распределения функций между остальными отделами Администрации, т.е. Организационно-контрольный отдел является структурным подразделением администрации Центрального района, входящим в структуру управления заместителя главы администрации по организационной работе.

Также указан перечень основных нормативных актов, положений и инструкций, которыми должен руководствоваться отдел при выполнении своих обязанностей, это:

Конституция Российской Федерации,

законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Новосибирской области,

Устав города Новосибирска,

Положение об администрации района,

решения городского Совета,

постановления и распоряжения мэра,

приказы главы администрации.

Однако мы видим, что не указана основная цель данного отдела, которая должна определять вектор развития и направление его работы.

2.2 Анализ Основных задач отдела

В данном разделе описываются основные обязанности отдела. Мы видим полный перечень задач, поставленных перед отделом, таких как:

- организационное обеспечение:

- деятельности администрации района,

- подготовки и проведения муниципальных выборов и местного референдума в соответствии с действующим законодательством,

- реализации кадровой политики, прохождения муниципальной службы, формирования и подготовки резерва кадров,

- системы документооборота администрации района и ее совершенствование,

- взаимодействия администрации района со средствами массовой информации.

Совершенствование системы работы по приему граждан главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации района, с письменными и устными обращениями граждан.

Обеспечение в пределах компетенции контроля исполнения правовых актов, поручений, резолюций и принятие своевременных мер по их выполнению в установленные сроки.

Создание условий для хранения архивных документов и обеспечения их учета и сохранности.

Содействие созданию и развитию территориального общественного самоуправления и иных форм участия населения в осуществлении местного самоуправления.

Оказание содействия в проведении Всероссийской переписи населения в соответствии с законодательством.

Организация работы с наказами избирателей.

Задачи, описанные в положении, полностью соответствуют действительным задачам, выполняемым отделом на практике.

2.3 Анализ Основных функций отдела

Следует отметить, что данный раздел содержит большое количество функций Организационно-контрольного отдела, некоторые из которых на практике очень редко применяются, либо не выполняются, согласно инструкции, это такие функции, как:

- Обеспечение выполнения регламента администрации,

- Организация оперативного рассмотрения, осуществление контроля исполнения в установленный срок:

- письменных и устных обращений граждан, организаций; обращений депутатов всех уровней, наказов избирателей;

- критических материалов в адрес администрации, опубликованных в средствах массовой информации, обращений граждан, поступающих на интернет-сайт мэрии;

- разработка и совершенствование системы работы по приему граждан главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации.

Подготовка главе администрации оперативной и аналитической информации, предложений о совершенствовании работы подразделений администрации на основе обобщения и анализа обращений, поступающих от граждан.

На практике никакого наблюдения за соблюдением регламента не ведётся, рассмотрение некоторых письменных и устных обращений граждан, организаций также не ведётся. Очень часто критические материалы в адрес администрации, опубликованные в средствах массовой информации, рассматриваются отделом с большим опозданием, совершенствование системы работы по приему граждан главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации отсутствует, с поправкой на нехватку времени.

Что касается предложений о совершенствовании работы подразделений администрации на основе обобщения и анализа обращений, поступающих от граждан – то, в связи с отсутствием анализа или несвоевременного анализа этих обращений данный пункт следует исключить из функций, либо направить все возможные силы на устранение данного пробела.

 Также следует отметить функции, выполняемые регулярно и должным образом. Это такие функции, как:

Организация работы по:

- Разработке регламента администрации.

- Проведению коллегий, аппаратных совещаний, Координационного совета по общественной безопасности, совещаний при главе администрации.

Подготовка, анализ и контроль своевременного выполнения мероприятий в соответствии с утвержденными ежеквартальными планами.

Разработка и внедрение мероприятий по рациональному осуществлению делопроизводства и документационного обеспечения деятельности администрации. Осуществление контроля в структурных подразделениях администрации порядка ведения делопроизводства.

Осуществление работы по:

- регистрации предложений по наказам;

- формированию сводного перечня предложений по наказам;

- подготовке мотивированного заключения об одобрении предложения по наказу и включении его в качестве наказа либо о его отклонении с указанием причины;

- предварительному рассмотрению мотивированных заключений об одобрении (отклонении) предложений по наказам с участием депутатов городского Совета;

- контролю за выполнением наказов избирателей.

Формирование дел в соответствии с номенклатурой и передача их в архив.

Создание условий для хранения архивных документов и обеспечение их учета и сохранности.

Прием, первичная обработка, регистрация и распределение поступающей в администрацию района корреспонденции, регистрация и отправление исходящей корреспонденции.

Подготовка проектов правовых актов мэра, приказов главы администрации по вопросам компетенции отдела.

Осуществление и анализ работы по:

- состоянию и движению кадров в администрации;

- формированию резерва кадров;

- переподготовке и повышению квалификации муниципальных служащих;

- обеспечению проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, аттестаций, квалификационных экзаменов муниципальных служащих.

- соблюдению работниками структурных подразделений администрации правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины.

- взаимодействие с органами ТОС при подготовке и проведении общерайонных мероприятий.

- организация консультативной и методической помощи органам ТОС.

- осуществление взаимодействия с избирательными комиссиями в ходе подготовки и организационного обеспечения выборов.

- взаимодействие с депутатами городского Совета и Новосибирского областного Совета депутатов.

- составление списков кандидатов в присяжные заседатели.

- седение учета избирателей, участников референдума, проживающих на территории района.

- создание и ведение телефонной базы данных структурных подразделений администрации района, мэрии.

- оформление наградных документов, Почетных грамот, Благодарственных писем администрации района, памятных адресов, поздравительных открыток, удостоверений.

- подготовка к публикации пресс-релизов, выступлений главы администрации; информационных, информационно-аналитических и иных материалов о деятельности администрации; о выступлениях, встречах главы администрации и его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации района; а также об общерайонных культурных, спортивных мероприятий, посвященных празднованию знаменательных дат и событий.

-взаимодействие с милицией общественной безопасности при разработке и реализации программ по обеспечению общественного порядка на территории района.

- осуществление служебных проверок в структурных подразделениях администрации, муниципальных учреждениях (предприятиях), расположенных на территории района в установленном порядке по вопросам компетенции отдела.

- осуществление иных полномочий по поручениям главы администрации, заместителя главы администрации.

2.4 Анализ Прав отдела

В данном разделе описываются основные права Организационно-контрольного отдела, среди которых характеризуется возможность запроса и получения у руководителей структурных подразделений администрации, мэрии, муниципальных предприятий и учреждений информации, необходимой для выполнения возложенных на отдел задач, но отсутствует возможность использования финансовых или материальных ресурсов.

Также отдел имеет право проводить совещания по вопросам компетенции отдела с участием представителей структурных подразделений администрации, мэрии, организаций независимо от их организационно-правовой формы.

2.5 Анализ Организации работы отдела

Организационно-контрольный отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности приказом главы администрации по представлению заместителя главы администрации. Он несет ответственность за деятельность отдела.

В этом разделе описаны функции, выполняемые непосредственно начальником отдела:

- руководство деятельностью отдела, планирует его работу, обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на отдел;

- осуществление контроля за исполнением работниками отдела своих обязанностей;

- возможность действия от имени отдела, представление его в государственных органах и иных организациях по вопросам, входящим в компетенцию;

- внесение заместителю главы администрации на рассмотрение предложений о привлечении в установленном порядке к дисциплинарной ответственности должностных лиц, не исполняющих правовые акты, поручение и резолюции мэра, главы администрации.

- подпись документов, направляемых от имени отдела;

- оказывает содействие повышению квалификации работников отдела, соблюдению ими трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

- выполнение других функций, необходимых для обеспечения деятельности отдела.

Также указывается, что отдел формируется из специалистов, выполняющих свои функциональные обязанности на основе должностных инструкций, назначаемых на должность и освобождаемых от должности приказом главы администрации, и то, что отдел является держателем печати и штампа администрации.

Мы видим, что достаточно подробно описываются функции начальника Организационно-контрольного отдела, но нет условий и порядка замещения временно отсутствующих работников, в том числе и самого начальника. Также отсутствует перечень отдельных должностей, которые непосредственно подчинены работнику в связи с его должностью (трудовой функцией) или которым он обязан подчинятся по работе.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе теоретического анализа было установлено, что должностная инструкция является основным организационно - правовым документом организации. Кроме того, должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров.

Проделанный анализ работы сотрудников, выделение основных задач, результатов, процессов, схем взаимодействия, максимально полно описывающих деятельность, позволяет облегчить процесс подбора кандидатов на ту или иную должность. Позволяет определить насколько кандидат способен выполнять предъявляемые ему функции.

Таким образом, можем сделать заключение, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающая одну из проблем эффективного управления организацией.

Что касается должностных инструкций организационно-контрольного отдела Администрации Центрального района, то как орган управления государственной власти он имеет правильно, полно изложенные и оформленные должностные инструкции. Некоторые моменты соблюдаются не так тщательно, местами, даже небрежно, но это связанно в первую очередь с большой загруженностью работой и отдела, в частности, и Администрации, в целом.

Список литературы

1.          Егоршин А.П. Управление персоналом. – Н. Новгород: НИМБ, 1999. – 624 с.

2.          Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. – М.: Экономические новости, 1999. – 400с.

3.          Кибанов А.Я. Управление персоналом в организации. – М.: Инфра – М, 2000 г.

4.          Костян И.А. Должностная инструкция: нужна или нет? // Справочник кадровика. – 2007, №3. – с.92-99.

5.          Положение об Организационно-контрольном отделе Администрации Центрального района.

Приложение 1

Характеристика персонала Организационно-контрольного отдела Администрации Центрального района г. Новосибирска

(данные за 2007 – 2008 гг.)

Характеризующий показатель	Количество человек
1. Численность работников	9
2. Количество работников женщин	8
3. Количество работников мужчин	1
4. Количество работников с высшим образованием	9
5. Работники до 25 лет	2
6. Работники от 26 до 45 лет	3
7. Работники старше 45 лет	4

АНКЕТА

Приложение 2

1.         Имя_________________________________________

2.         Фамилия_____________________________________

3.         Дата и год рождения___________________________

4.         Электронный адрес____________________________

5.         Довольны ли Вы своей работой:

А) Да

Б) Нет

В) Не уверен

6.         Сменили бы Вы работу, если бы Вам предложили лучшую зарплату:

А) Да

Б) Нет

В) Зависит от того, какая зарплата

Г) Не знаю

7.         Были бы Вы готовы переехать ради новой работы:

А) Да

Б) Нет

В) Зависит от того, как далеко переехать

8.         Что Вам нравится в вашей работе:

А) Зарплата

Б) Трудовой процесс

В) Коллектив

Г) Начальник

Д) Другое

9.         А что не нравится:

А) Я думаю, что заслуживаю большего

Б) Начальник

В) Коллеги

Г) Другое

10.        Опишите работу Вашей мечты:

_____________________________________________________

_____________________________________________________

Спасибо за участие!

Приложение 3

Результаты анкетирования Организационно-контрольного отдела Администрации Центрального района г. Новосибирска.

Число опрошенных: 100% (9 человек)

Число довольных своей работой: 89% (8 человек)

Число готовых сметить работу на более оплачиваемую:

56% (5 человек)

Число готовых переехать ради новой работы: 22% (2 человека)

Положительные отличительные стороны работы, в порядке значимости:

Коллектив – 45% (4 человека)

Трудовой процесс – 33% (3 человека)

Зарплата – 11% (1 человек)

Другое – 11% (1 человек)

Отрицательные стороны работы, в порядке значимости:

Я думаю, что заслуживаю большего – 67% (6 человек)

Другое – 33% (3 человека)

Выводы:

Анкетирование показало, что большинство опрошенных довольны своей работой, атмосферой в коллективе и в целом трудовым процессом, однако считают низкой оплату своего труда, и высока вероятность утечки кадров по это причине.