Рациональная организация управленческого труда

2.3 Рациональная организация управленческого труда

Основные направления, которые будут рассмотрены в этой главе, являются важными составляющими в организации работы менеджера. Необходимо отметить также, что все советы носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает менеджер. В процессе организации работы менеджера не нужно доходить до абсурда - труд менеджера очень специфичен и неповторим. При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

Следует помнить о том, что труд руководителя не только объективно обусловлен, но и носит инициативный, творческий характер. В этой связи можно говорить о том, что принципы и правила НОТ требуют творческого осмысления для определения степени их применимости с учетом складывающейся производственной ситуации. В данном случае принципы и правила служат лишь исходным пунктом для работы руководителя над совершенствованием индивидуального рабочего стиля, навыков и методов организации своего труда.

В настоящий период 40—60% рабочего времени руководителей затрачивается на выполнение таких видов деятельности, которые могли бы выполняться специалистами более низкой квалификации. Много времени теряется на поиск необходимой информации, данных и документов. Это свидетельствует о необходимости автоматизации рутинных операций, более широкого применения в практике управленческой деятельности средств вычислительной и организационной техники. Комплексная автоматизация управленческого труда должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий, что обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов и организации[16].

Если рассматривать рабочее место менеджера, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то, как будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера.

Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга менеджера приемлемая площадь будет от 20 до 50 м² и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место где он непосредственно работает, но и, как правило, место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2. Необходимо помнить про рациональную планировку и компоновку мебели;

Цветовое оформление кабинета заключается в следующем: цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья[17].

Для менеджера также очень важно правильно организовать работу с исходящими и входящими документами.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача менеджера составить документ (менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции, и самому менеджеру просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит: регистрация поступающей корреспонденции, сортировка в зависимости от предназначения, отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции, сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у менеджера должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Следует помнить о таком важном средстве эффективности управленческого работы, оперативного делового общения, как телефон. При неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей. Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

Необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на менеджера, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время менеджера[18].

Краткость изложения и максимальная информативность являются также основными требованиями при проведении совещаний и конференций.

Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовке к совещанию необходимо:

1.         Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;

2.         Определить: можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;

3.         Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

4.         Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;

5.         Как можно раньше послать приглашение участникам;

6.         Выбрать помещение для заседаний (кабинет менеджера или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;

7.         Участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждении вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания[19].

Менеджер должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Менеджер должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате менеджер лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

Для проведения приема лучше выделить определенное время в течение рабочего дня. Оптимальным представляется время между 14⁰⁰ и 16⁰⁰. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темы разговора, во-вторых, позволит менеджеру подготовиться к предстоящей беседе и, в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.

Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.

Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии (организации), послушать выступления работников[20].

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что качество и эффективность управленческого труда руководителя зависит от состояния рабочих мест и условий, в которых работает менеджер.

Рациональная организация рабочего места менеджера создает благоприятные условия труда и повышает эффективность работы руководителя.

Заключение

В условиях перехода к системе рыночного хозяйствования в соответствии с изменениями в экономическом и социальном развитии страны существенно меняется и политика в области оплаты труда, социальной поддержки и защиты работников. Многие функции государства по реализации этой политики переданы непосредственно предприятиям, которые самостоятельно устанавливают формы, системы и размеры оплаты труда, материального стимулирования его результатов.

В современных условиях высокоразвитого производства, оснащенного сложной техникой, необходим научный подход к организации труда.

Организация труда на предприятии - это действия по установлению, упорядочению или изменению порядка осуществления трудового процесса и связанных с ним производственных взаимодействий работников со средствами производства и друг с другом.

Организация труда выполняет следующие функции: ресурсосберегающую, в том числе трудосберегающую, оптимизирующую, трудощадящую, функцию формирования эффективного работника, функцию возвышения труда.

Учитывая специфику работы руководителя как организатора жизнедеятельности предприятия, нужно иметь в виду, что выполнение им должным образом своих функций (социальной, коммуникационной, стимулирующей, кадровой, направляющей, организационной) оказывает огромное влияние в положительную сторону на организацию труда всего коллектива в целом. То есть организация труда на предприятии во многом зависит от самого руководителя.

Для более эффективной работы руководителя, а, следовательно, для наиболее эффективного функционирования предприятия, необходимо построение рациональной организации управленческого труда.

Организация процессов труда руководителя включает проектирование и внедрение рациональных систем и методов выполнения, возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств, а также предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и во времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении руководителем должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда означает установление строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда.

Библиографический список

1.       Байгот С.А. Основы менеджмента/ С.А Байгот, Е.Е. Ефимчик. – – М.: ООО Информпресс, 2000. – 464 с.

2.       Балдин И.В. Менеджмент: пособие / И.В. Балдин, Г.Е. Ясников. – М.: БГЭУ, 2007. – 306 с.

3.       Беляцкий Н.П. Управление персоналом: Учеб. пособие / Н.П. Беляцкий, С.Е. Велесько, П. А. Ройш. – М.: Книжный Дом; Экоперспектива, 2005. – 352 с.

4.       Брасс А.А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции: пособие для подготовки к экзаменам / А.А. Брасс. – М.: Соврем. шк., 2006. – 348 с.

5.       Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: учебник для ВУЗов./ Д.Д. Вачугов. – М.: Высшая школа, 2001. – 289 c.

6.       Войстрик Н. // Кадровик. Управление персоналом - 2002г. - №1. - стр.14.

7.       Воробьев Л.А. Менеджмент организации./ Л.А. Воробьев. - М.: Дизайн ПРО, 2003. – 389 с.

8.       Гончаров В.И. Менеджмент: Учебное пособие./ В.И. Гончаров. – М.: Мисанта, 2003. – 624 с.

9.       Гончаров В.И. Менеджмент предприятия. В 2 ч. Ч. 1 / В. И. Гончаров. – М.: Изд-во МИУ, 2004. – 244 с.

10.    Зубрицкий А.Ф. Практический менеджмент. Учебное пособие. В 2-х ч. Ч.1./ А.Ф. Зубрицкий. – М.: «ВУЗ-ЮНИТИ», 2004. – 56 с.

11.    Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие / Н.И. Кабушкин– М.: Новое знание, 2005. – 336 с.

12.    Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления: Учебник для вузов по специальности «Менеджмент»/ В. И. Кнорринг. - М.: Издательство НОРМА, 2002. – 568 с.

13.    Менеджмент на промышленном предприятии /Л.И. Кошкин, А.Е. Хачатуров, И.С. Булатов. – М.: Эколайн, 2000. – 358 с.

14.    Менеджмент: Учебн. пособие для ВУЗов / Под ред. Ю. В. Кузнецова, В. И. Подлесных. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2001. – 278 с.

15.    Мескон М.Х.Основы менеджмента./ М.Х. Мескон, М.Альберт, Ф. Хедоури - М.: Дело, 1995. - 704 с.

16.    Оганесян И.А. Управление персоналом организации./ И.А. Оганесян. – М.: «Алфея», 2000. – 464 с.

17.    Организация управленческого труда./ А. М. Кошечкин. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 369 с.

18.    Основы менеджмента / В.Р.Веснин. – 2-е изд., доп. и испр. – М.: ООО «Т.Д. Элит-2000», 2002. – 560 с.

19.    Основы менеджмента: современные технологии. Учебно-методическое пособие./ Под ред. проф. М.А. Чернышева. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 369 с.

20.    Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие./ В.П. Пашуто. – М.: Новое знание, 2001. – 304 с.

21.    Румянцева З.П. Менеджмент организации./ З.П. Румянцева, Н. А. Соломатин. - М.: Инфра-М, 1995. – 336 с.

22.    Семенов А.К. Основы менеджмента. Учебник/ А.К. Семенов, В. И. Набоков. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2003. – 463 с.

23.    Смирнов Е.Л. Справочное пособие по НОТ./ Е.Л. Смирнов. - М.: Экономика, 1981. - 408 с.

24.    Феденя А.К. Основы менеджмента: Учебное пособие/ А.К. Феденя. – М.: Бестпринт, 2005. – 359 с.

25.    Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации: учебно-практическое пособие./ С.В. Шекшня. – М.: ЗАО «Бизнес – школа», 2002. – 278 с.

[1] Беляцкий Н.П. Управление персоналом: Учеб. пособие / Н.П. Беляцкий, С.Е. Велесько, П. А. Ройш. – М.: Книжный Дом; Экоперспектива, 2005. с. 136.

[2] Оганесян И.А. Управление персоналом организации./ И.А. Оганесян. – М.: «Алфея», 2000. с. 116.

[3] Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации: учебно-практическое пособие./ С.В. Шекшня. – М.: ЗАО «Бизнес – школа», 2002. С 113.

[4] Воробьев Л.А. Менеджмент организации./ Л.А. Воробьев. - М.: Дизайн ПРО, 2003. с. 170

[5] Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие / Н.И. Кабушкин– М.: Новое знание, 2005. с. 248.

[6] Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: учебник для ВУЗов./ Д.Д. Вачугов. – М.: Высшая школа, 2001. с 136.

[7] Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие./ В.П. Пашуто. – М.: Новое знание, 2001. с. 384.

[8] Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие./ В.П. Пашуто. – М.: Новое знание, 2001. с 256.

[9] Балдин И.В. Менеджмент: пособие / И.В. Балдин, Г.Е. Ясников. – М.: БГЭУ, 2007. С 189.

[10] Основы менеджмента: современные технологии. Учебно-методическое пособие./ Под ред. проф. М.А. Чернышева. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. С 348.

[11] Байгот С. А. Основы менеджмента/ С. А Байгот, Е. Е. Ефимчик. – – М.: ООО Информпресс, 2000. С 245.

[12] Мескон М.Х.Основы менеджмента./ М.Х. Мескон, М.Альберт, Ф. Хедоури - М.: Дело, 1995. С 145.

[13] Семенов А.К. Основы менеджмента. Учебник/ А.К. Семенов, В. И. Набоков. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2003. С 443.

[14] Организация управленческого труда./ А. М. Кошечкин. – М.: ИНФРА-М, 2002. С 320.

[15] Организация управленческого труда./ А. М. Кошечкин. – М.: ИНФРА-М, 2002. С. 324.

[16]Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления: Учебник для вузов по специальности «Менеджмент»/ В. И. Кнорринг. - М.: Издательство НОРМА , 2002. С 387.

[17] Менеджмент на промышленном предприятии /Л.И. Кошкин, А.Е. Хачатуров, И.С. Булатов. – М.: Эколайн, 2000. С. 280.

[18] Менеджмент на промышленном предприятии /Л.И. Кошкин, А.Е. Хачатуров, И.С. Булатов. – М.: Эколайн, 2000. С. 280.

[19]Менеджмент на промышленном предприятии /Л.И. Кошкин, А.Е. Хачатуров, И.С. Булатов. – М.: Эколайн, 2000. с. 283.

[20]Менеджмент на промышленном предприятии /Л.И. Кошкин, А.Е. Хачатуров, И.С. Булатов. – М.: Эколайн, 2000. с 287